Документацията и документооборотът са важни спомагателни процедури на системата за управление на компанията, които всъщност формират структурата на нейните управленски процеси, които пряко засягат работата на организацията като цяло. Въпреки това, за внедряване на пълноценна система за електронно управление на документи са необходими специализирани сървъри, подходяща инфраструктура и персонал, което може да бъде скъпо за компаниите. Моделът на услугата и облаците позволяват значително разширяване целева аудиторияелектронни системи за управление на документи. Повечето производители на системи за управление на електронни документи (EDMS) са фокусирани върху компании и организации с подчертано териториално разпределение и доста голям брой работни места. Именно тези компании имат остра нужда от оптимизиране на документооборота и организиране на електронно взаимодействие. Въпреки това, не всяка компания има достатъчно ресурси, за да плати "входния билет" за процеса на внедряване на EDMS. Предоставянето на услуги за управление на документи, базирани на модела SaaS (Software as a Servise), е напълно приемливо за организации от всякакъв размер и профил с различни изисквания за защита на информацията.
EDMS функционалност
По функционалност EDMS могат да бъдат разделени на (фиг. 1): класически решения за автоматизация на работния процес, които се търсят главно от държавни клиенти - функционалността и интерфейсите отдавна са дефинирани тук; системи за управление на документация (отраслови, регулаторни, административни); инструменти за групова работа с документи; стандартни системи за управление на процеси (автоматизация на работния процес); системи за управление на произволни процеси.
Облачна EDMS архитектура
Всяка съвременна EDMS, независимо на каква концепция се основава методологията на продажбите и какви процеси автоматизира (офис работа, управление на документи, информационна поддръжка на модели за управление), се изгражда на базата на тристепенна архитектура (фиг. 2). В основата е СУБД и при необходимост системата криптографска защита. Второто и третото ниво са заети от системни и приложни услуги, както и от сървъра за приложения. Има и четвърто ниво, което включва интерфейсни решения, които ви позволяват да създадете най-функционалния интерфейс за конкретно устройство(настолен компютър, компютър таблет, мобилен телефони т.н.).
Базиран е на индустриална СУБД от Microsoft, IBM или Oracle. Неговите задачи включват сигурно съхранение на електронна документация, организация на достъпа до нея, включително йерархичен (IBM Лотос Домино/бележки). В допълнение към СУБД, по-ниското ниво на класическата тристепенна архитектура на ЕДМС може да включва информационна и транспортна инфраструктура, както и система за поддръжка. информационна сигурностс поддръжка на криптографски процедури, електронен подпис.
В облачна система съхранението на данни може да се извършва както в едно специално хранилище, така и разпределено, например на мястото, където документите се въвеждат в системата, което може да бъде особено важно при облачна автоматизация на документния поток на организация с голям брой офиси, разположени в различни региони.
Като основа за модерна EDMS могат да се използват специфични документно-ориентирани решения за управление. корпоративно съдържание. Значителен дял от тази част от пазара е платформата Lotus. Ако разгледаните по-горе СУБД представляват релационен подход за управление на бази данни и информацията в тях е представена под формата на правоъгълни таблици, тогава данните в Lotus Domino се съхраняват йерархично, тоест в структура, подобна на обичайното съхранение на документи в организация. Този подход значително подобрява процедурите за управление на документацията, което позволи на тази технология да заеме видно място на съвременния пазар на EDMS решения.
Малко отделно в тази група е решението на Microsoft, предназначено повече за управление на корпоративно съдържание - SharePoint. Като ECM платформа SharePoint намира много фенове, особено в средните предприятия, тъй като системите, изградени на нейна база, могат лесно да се мащабират както по обем, така и по функционалност в зависимост от текущите нужди на бизнеса, но базираните на SharePoint подходи все още практически не са реализирани под формата на облачно базирани EDMS.
Много местни разработчици на EDMS, които взаимодействат особено тясно с доставчиците, имат няколко индустриални решения едновременно, създадени както като част от обща тристепенна архитектура, така и като добавка към среда, ориентирана към документи, която ви позволява ефективно да управлявате документирайте данните сами.
Второто и третото ниво на тристепенната архитектура реализират сървъра на приложения и различни системни услуги, ресурсите на които се използват от приложните модули на EDMS - софтуерен пакет, който осигурява основната функционалност на EDMS. Например, в процедурата за обработка на входяща кореспонденция, такъв универсален комплекс осигурява на системата следната функционалност: номериране на документи; съхранение на съдържанието на документа (изображение, текст); автоматизация на стандартни процедури (координация, одобрение или подписване).
Разбира се, има много повече задачи, решавани от сървъра на приложения, но те трябва да се разглеждат единствено в контекста на функционалността, която предоставят.
EDMS в "облачната" версия не е фундаментално различна. По този начин за тази категория потребители архитектурните аспекти на решението, както и аспектите на управлението на лицензите, не са важни.
Четвъртото ниво се отличава в архитектурата, която разгледахме, което е нивото на потребителските интерфейси (UI), предназначени да организират удобно и пълноценно взаимодействие на крайния потребител с EDMS като такъв, както и периферно оборудване, което в допълнение към EDMS, е включен в комплекса на работното място на потребителя (скенер, принтер, скенер за баркод и др.).
Слой на потребителския интерфейсмогат да бъдат категоризирани според типовете използвани интерфейси:
. "Дебел" клиент. Най-старият EDMS, който обаче осигурява пълнофункционално взаимодействие на потребителя с EDMS. Обикновено се представя като софтуерен модул, инсталиран директно на потребителската станция, което показва основните му недостатъци: разходите за внедряване и по-нататъшна работа. Дебелите клиенти зависят от типа на операционната система на приложението. Този подход се счита за доста остарял и базираните на него решения за облачно базирани EDMS не се използват.
. Тънък клиент. Модерен EDMS, който взаимодейства с потребителя чрез уеб интерфейс с помощта на интернет браузър. Освен това това взаимодействие може да се организира както вътре локална мрежаорганизации и чрез vpn и интернет. Следователно, лекотата на разгръщане и поддръжка е очевидна. Функционалността на такава система може да се актуализира без масово пренареждане на клиентските приложения, което също значително намалява разходите. В съвременните "облачни" EDMS този тип интерфейс, който не зависи от платформата на работното място, е основният.
. Мобилен клиент, предназначен за работа на съвременни мобилни бизнес ориентирани платформи: Apple iOS, RiM BlackBerry, Google Androidи MS Windows телефон. Само решенията, базирани на iOS и BlackBerry OS, осигуряват адекватно ниво на сигурност при прехвърляне на данни към и от вашия телефон.
Съвременните електронни системи за управление на документи продължават да се развиват, завладявайки нови пазарни сектори и предоставяйки услуги в рамките на нови бизнес модели, основният от които е SaaS.
Голям брой архитектурни аспекти са еднакви както за класическите, така и за базираните в облак EDMS. Облачните решения в областта на управлението на документи обаче имат и много разлики от конвенционалните корпоративни информационни системи, които на практика изключват възможността за преработване на класическо EDMS решение в облачно, което към момента обяснява явно слабото представяне на облачните решения в сектор на системи за управление на електронни документи на вътрешния пазар. Миналата година най-малко три такива системи бяха официално пуснати в търговска експлоатация; през 2012 г. разработчиците обещават поне пет базирани на облак решения, ориентирани към документи. Новите решения трябва да донесат както технически, така и правни нови подходи към възможностите за лицензиране и таксуване, както и да осигурят взаимовръзка с правителствени портални решения, системи за междуведомствено електронно взаимодействие (SMEV) и междуведомствено електронно управление на документи (MEDO).
Проблеми с избора
Ако за една компания задачата за избор на облачен работен процес съвпада с първата автоматизация на работния процес като цяло, т.е. компанията е изправена пред избора „дали да внедри класически EDMS или просто да се свърже със съществуващо облачно решение“, финансовата полза на „облачната опция“ е ясно забележима. Но въпросът за доверието в доставчика на облачно решение може да бъде доста остър. И тук е необходимо да се отговори на редица въпроси: ще осигури ли доставчикът реална, а не декларирана конфиденциалност на съхраняваните в системата документи, ще архивиранеданни и др.
Един от основните документи, определящи правните отношения между доставчика и клиента, е SLA (Service Level Agreement). Споразумението за SLA, за разлика от обикновеното споразумение за услуга, предполага не само и не толкова списък на работата, извършена от доставчика, но определя всички облачни EDMS услуги, които ще бъдат предоставени на клиента по време на срока на споразумението, както и срокове, в които тези услуги ще бъдат предоставени в необходимия обем и качество. Договорът ясно определя всички срокове за разрешаване на възникнали инциденти и проблеми, определя дисциплинарни мерки за доставчика в случай на неизпълнение или неправилно изпълнение на задълженията.
Cloud SED или не?
Въпреки факта, че подходът SaaS работи добре в много ситуации и има голям брой аргументи „за“, внедряването на „облачната“ EDMS в компанията все още се съпротивлява. Какви критерии могат да предложат как да автоматизирате работния процес?
Критерий 1. Бързо нарастване на обема на работния процес.
За малка или средна компания подобен знак е първият сигнал, че е време да се мисли за автоматизиране на тази група процеси. Бързото нарастване на обема на съдържание както в рамките на предприятието, така и между компаниите, наложи въвеждането на ефективни системи и технологии за управление на документи. Уеб услугите позволяват на много компании бързо да автоматизират управлението на съдържанието, с предимства като значително по-ниски разходи за придобиване и по-лесно администриране на ИТ система. Доставчикът е отговорен за управлението на инфраструктурата и поддръжката на услугата, потребителят не трябва да купува, поддържа или управлява нищо.
Смята се, че в повечето случаи големите предприятия могат потенциално да спестят повече от 50% от разходите за инфраструктура и управление в сравнение с традиционното внедряване. софтуерен продукткато изберете SaaS модел за управление на документи. За малките компании автоматизирането на работния процес чрез "облака" EDMS ще бъде дори по-евтино, защото. относителните разходи за инфраструктура, както и разходите за администрация, са значително намалени.
Критерий 2. Компанията има ли нужда от едно приложение или от система от няколко взаимосвързани модула?
Някои компании се нуждаят от множество функции като възможност за получаване и изпращане на поща от приложението; разпознаване на текст за конвертиране на факсове и сканирани документи текстови документи, други функции за по-добра организация на съдържанието. Такива важни малки неща са много по-евтини и по-качествени могат да бъдат изпълнени само от доставчика.
Критерий 3. Каква е необходимата скорост на изпълнение?
Традиционно етапът на закупуване на стандарт софтуер, което включва търг, разработване на задание, тестване и преговори, може да отнеме месец, след което идва крайният срок за завършване на работата, което в средна организация с 50-100 работни места в EDMS е още няколко месеца . При избора на облачно базирана EDMS, клиентът ще види приложението в действие още по време на периода на тестова експлоатация, а възвръщаемостта на инвестицията ще дойде много по-рано.
Критерий 4. Има ли удобни инструменти за мигриране на данни към облачна система от EDMS, която вече работи в предприятието. Каква е вероятността някои или всички данни да бъдат повредени или загубени? От своя страна вече трябва да оцените рисковете, които възникват както по време на миграцията, така и по време на работата на система за управление на документи в облачна платформа.
Критерий 5. Имате ли ограничен бюджет на проекта? С въвеждането на „облачните“ EDMS, началните разходи са значително намалени и са съизмерими с разходите за експлоатация. Искате ли да намалите началните си разходи?
Придобиването на общ софтуер често води до високи разходи за лицензиране. Експертна оценка на цената на типичен софтуерен пакет е приблизително 15% от цената на притежаване и работа с това приложение за 5 години. С облачно решение цената на притежание може да се разглежда като малка месечна такса, а не като огромна капиталова инвестиция.
Критерий 6. Имате ли нужда от непрекъснато подобряваща се ECM система?
Ако основната дейност на компанията се развива бързо, тогава използването на модифициран "облачен" EDMS може значително да намали разходите на компанията за управление на софтуера: промените в такава система се извършват едновременно за всички, докато инсталирането на допълнителен софтуер е изключено. В резултат на това доставчикът на решение извършва актуализации на сървъра, които са незабавно достъпни чрез уеб достъп, така че надграждането на версията е прозрачно за оператора и не трябва да се заплаща допълнително.
Критерий 7. Можете ли да оцените рисковете, които ще възникнат, когато даден доставчик на информационна система напусне пазара? До голяма степен отговорът на този въпрос е технически решения, което ви позволява да мигрирате данни както от самия облак, така и от резервни копия. От друга страна, вероятността от дискредитиране на документи, която възниква при смяна на доставчика на системата поради предимно политически причини за такива действия, може да бъде сведена до минимум чрез използване криптографски средствазащита на информацията с подходяща твърдост.
Критерий 8. Можете ли да управлявате бизнеса си на принципа на Парето, когато основните характеристики на продукта могат да решат максимално възложените му задачи? Ако отговорът е да, тогава внедряването, базирано на "облачната" EDMS, е подходящо за въпросната организация, но ако функционалността е по-фрагментирана и има задачи, които изобщо не могат да бъдат решени с негова помощ, тогава внедряването на целите, базирани на избрания "облак" EDMS най-вероятно е съмнително и е необходим допълнителен анализ за приемане управленско решениеотносно автоматизацията на работния процес по този начин. Това е така, защото повечето добре проектирани облачни системи предлагат големи функционалност. Някои специализирани функции обаче не могат да бъдат предоставени. Поради това много компании се страхуват, че ще загубят гъвкавост. Но при по-ефективно използване е разрешено решение, при което EDMS ще предоставя само стандартна функционалност. Допълнително могат да бъдат внедрени други функционалности, изисквани от компанията.
В Русия наскоро настъпиха значителни промени в областта на автоматизацията на документооборота и офис работата. Експертите отбелязват активния интерес на държавните органи към използването на предимствата на електронния документооборот. Налице е и увеличение на популярността мобилни решенияза организиране на EDMS. Въпреки това една също толкова важна тенденция, която сега се наблюдава от всички експерти и която оказва значително влияние върху местната индустрия за автоматизация на управление на документи, е SaaS EDMS.
Доскоро у нас, според експерти, ръстът в навлизането на "облачните" услуги до голяма степен беше възпрепятстван от факта, че нивото на развитие на инфраструктурата и пропускателна способносткомуникационните канали не позволиха предоставянето на "облачни" услуги на правилното ниво. Но нещата се променят бързо: бързото подобряване на покритието и спецификацииинфраструктурата, необходима за организиране на достъп до мрежата, води до факта, че все по-голям интерес и по-широко разпространение получават решенията, базирани на „облачни“ технологии.
Сред тях е възможността за внедряване на EDMS услуги, базирани на принципа SaaS, при който потребителят получава достъп до продукти на базата на абонамент и заплаща не за закупуване на лиценз за съответния софтуер, а за използване на продукта до степента, в която се нуждае .
Тенденцията за „отиване“ към „облаците“ на услуги за организиране на управление на електронни документи и по-специално предоставянето на решения по модела SaaS се превърна в една от основните в разглежданата индустрия. Това направление, разбира се, има своите безспорни предимства както за тези, които предоставят тези услуги, така и за потребителите на услуги, организирани по този модел. В същото време експертите казват, че все още остават много въпроси относно това как да се организира схема за продажба на услуги, използвайки модела SaaS, как да се определи цена за този модел на работа и т.н.
Отбелязвайки съществуващите аспекти, които трябва да бъдат преодолени за успешното развитие на такъв модел на потребление на услуги като SaaS, във връзка директно с EDMS, участниците на пазара посочват следното: „Ние, като производител и доставчик на решения, сме изправени пред важен въпрос, как да организираме оптималното ниво техническа поддръжкатака че потребителите да могат да използват нашите решения продуктивно. Ние се стремим да опростим работата с продуктите както чрез типични настройкирешения и приятелски интерфейс, както и чрез формиране на методически препоръки и материали, които позволяват на потребителя самостоятелно да решава проблеми, възникващи при организиране на управление на документи в електронна форма “, казва изпълнителен директоркомпания EOS PV Яковенко Виталий.
Експертите също така казват, че при работа със софтуерни продукти по модела SaaS има трудност, свързана с необходимостта да се осигури толерантност на системата към грешки на ниво инфраструктура, за да се осигури правилна работа на продукта в "облачната" среда. Има и определени бариери от страна на самите потребители, въпреки че в много отношения тези бариери са психологически по природа. Често за потребителите е трудно да приемат, че вътрешната информация в електронния бизнес се съхранява „на неизвестни сървъри“. Въпросът за безопасността на информацията и нейната недостъпност за трети страни при условие, че работят в "облаците" днес е може би основната грижа на потенциалните потребители на "облачни" услуги. В същото време експертите казват, че осигуряването на достатъчно ниво на сигурност в "облачната" среда е напълно възможно (например чрез организиране на VPN на ниво комуникационни канали и сключване на SLA с оператор, за да се минимизират рисковете на изтичане или загуба на информация).
Уеб услугите, които активно се разпространяват в корпоративния сектор, започват да влияят върху развитието на сферата на електронното управление на документи. Въпреки факта, че все още не е много голям процент от бизнес субектите, които използват системи за електронно управление на документи, базирани на SaaS, за някои организации облачните EDMS се превръщат в единствения начин за разумно управление на ресурсите и разходите.
Според експерти, тенденцията за поставяне на EDMS в "облаците" в близко бъдеще ще се увеличи, особено сред средния и малък бизнес. Такива организации не трябва да организират свои собствени сървъри, центрове за данни, да обучават потребители и дори не е необходимо да внедряват нищо. Разходите в този случай са пропорционални на употребата. Можете да промените броя на потребителите и други настройки на решението по всяко време. EDMS от "облака" в тези случаи може да бъде идеален вариант.
Що се отнася до големите компании, експертите са сигурни, че техните EDMS ще бъдат разработени в така наречените „частни“ облаци, което ще позволи централизиране на инструментите за управление на документи на географски разпределени компании в един център за данни.
Законодателната дейност в областта на електронното управление на документи и интересът към тази тема от страна на ръководството на страната също имат положителен ефект върху развитието на технологиите за защитен обмен на документи, включително тези, базирани на „облачни технологии“. Фактът, че страната е законово утвърдила възможността за издаване и получаване на електронни фактури, ще доведе до появата на нова „облачна“ услуга, представлявана от EDMS оператори, които ще контролират процеса на движение на документи и ще имат правомощия да заверяват фактури.
Въпреки това, докато процесът на развитие облачни услуги”, включително в областта на управлението на документи, се забавя от факта, че потребителите все още изпитват страхове и съмнения за своята сигурност.
Всъщност повечето от причините, поради които компаниите се изключват от използването на уеб услуги, нямат логическа основа.
Например, мнозина смятат, че „облачните изчисления“ са ново явление и следователно малко проучени и опасни. Всъщност развитието на "облаците" започва в онези далечни години, когато компютрите бяха огромни машини и заемаха няколко стаи и дори етажи. През цялото това време тези услуги се наричаха онлайн услуги и се използваха за комуникация, съхраняване на различна информация, снимки, видеоклипове, архивиране на данни. Но възникналата отнякъде метафора „облак“ обърка потребителите и породи недоверие към вече изпитаните във времето услуги.
Друга причина за нежеланието за използване на „облачни услуги“ в дейността на компанията често е увереността в уникалността на техните бизнес процеси и невъзможността те да бъдат автоматизирани с помощта на „облаците“. Тук има 2 решения:
- Анализ на бизнес процесите с цел установяване на какво се дължи тяхната "уникалност". Често причината бизнес процесите на една организация да се различават от стандарта е спазването на традициите, което на практика означава, че бизнес процесите не са преразглеждани и оптимизирани дълго време.
- Вторият вариант включва персонализиране на облачната услуга. По този начин използването на инфраструктурата като услуга ви позволява да създадете виртуален пул от ресурси, на който можете да инсталирате обичайния софтуер. Или софтуерна платформа може да се използва като услуга, като необходимото приложение в този случай е проектирано в съответствие с индивидуалните характеристики на бизнес процесите на организацията.
Друг комплекс от страхове е свързан с въпроса за контрола върху информацията, съхранявана в „облака“: данните се съхраняват на неразбираемо място, могат да бъдат загубени, да станат достъпни за конкуренти, да бъдат откраднати.
Всъщност всички въпроси, свързани с информационната сигурност, могат да бъдат решени чрез подчертаването им в договор, наредба, споразумение или друг документ, който определя обхвата на предоставяните услуги (SLA - споразумение за ниво на обслужване). Той също така може да определи нивото на предоставяне на услугата, отговорността на оператора за нарушения на процедурата за предоставяне на услугата и стандартите за възстановяване на данни след повреда. Освен това често се случва облачните доставчици да осигурят много по-бързо възстановяване на системата от специалистите по ИТ услуги на дадена компания. Отговорността за предоставяните услуги от доставчика на услуги се определя на ниво юридическо лице, а важна част от сигурността е Споразумението за неразкриване на информация, което законово защитава данните. Той разписва задълженията на страните и отговорността за разкриване на данни. Естествено, доставчиците на услуги, които са инвестирали много в организацията на бизнеса, ще избегнат нарушенията на всяка цена, тъй като всичките им дейности се основават на доверие.
Що се отнася до проблемите с достъпа до данните на други потребители, тук си струва да попитате оператора как е организиран споделянересурси. Има много опции за изпълнение. И всъщност най-често потребителите имат възможност да контролират своите данни, най-важното, компетентно да упражняват този контрол.
В допълнение, традиционните решения не са застраховани срещу такива заплахи като кражба на данни, DDoS атаки и умишлен "срив" на услугата и няма голяма разлика дали сървърът е инсталиран в офиса на клиента или в центъра за данни. Но когато се опитват да получат достъп до данни, съхранявани от доставчик на услуги, нападателите ще се сблъскат с професионален хардуер и софтуер за сигурност (например устройства Cisco ASA 5500 Series и IronPort), специализирани решения за сигурност на ниво приложение, опитни системни администратори, които се занимават изключително със сигурността въпроси.
Проблемът с недоверието към оператора може да бъде решен например с помощта на независимо сертифициране на облачни решения. Процедурата може да бъде както доброволна, така и задължителна. И така, в САЩ има няколко стандарта за сертифициране, използвани за осигуряване на съответствие с изискванията за управление на организацията, сигурност, наличност на услугата, целостта на обработката на данни, поверителност. Глобалният характер на Интернет предполага, че един доставчик може да бъде юридически и физически разположен навсякъде по света, стига неговите условия да отговарят на изискванията на клиента. Следователно съответствието на оператора със строгия облачен стандарт на друга държава може да се счита за негово конкурентно предимство.
Ако говорим за онези проблеми, които реално могат да възникнат при използването на облачни решения, то тук могат да се направят поне 2 забележки.
1. Не всички информационни системи могат да бъдат прехвърлени в облака. Облачната версия на съществуване за някои от тях е просто непрактична. Тези системи включват: системи, които работят с производствено и друго специфично оборудване, включително системи в реално време, високо интегрирани системи, персонализирани системи, разработени преди 15-30 години. Тези системи може да използват наследен хардуер, операционни системи и платформи, които вече не се поддържат. Често самият разработчик вече е спрял да ги поддържа; системи, които осигуряват живота на предприятието. Това са системи, чийто престой може да доведе до катастрофални последици или загуба на бизнес. Например за една банка такава система е ABS.
2. Проблемът с надеждността на връзката с интернет доставчика. При използване на онлайн услуги компанията става зависима от наличността, скоростта и надеждността на интернет връзката. За да се оцени този риск, трябва да се определят неговата вероятност и щети (например чрез оценка на статистически данни и минали проблеми). Най-очевидният вариант за минимизиране на този риск е организирането на резервна връзка.
Всъщност си струва да обмислите използването на уеб услуга за работа с документация, ако:
- Обемът на документооборота в организацията бързо нараства. Онлайн услугиви позволяват бързо и ефективно да автоматизирате управлението на документния поток с предимства като по-ниски разходи за придобиване и по-лесно администриране на ИТ система. Доставчикът е отговорен за управлението на инфраструктурата и поддръжката на услугата, потребителят не трябва да купува, поддържа или управлява нищо. Смята се, че в повечето случаи големите предприятия могат потенциално да спестят повече от 50% от разходите за инфраструктура и управление в сравнение с внедряването на традиционния софтуерен продукт, като изберат SaaS модел за управление на документи. За малките компании автоматизирането на работния процес чрез "облака" EDMS ще бъде дори по-евтино, защото. относителните разходи за инфраструктура, както и разходите за администрация, са значително намалени.
- Бизнес линията на компанията се развива бързо. Използването на EDMS от „облака“ може значително да намали разходите на компанията за управление на софтуера: промените в системата се случват едновременно за всички, без да се инсталира допълнителен софтуер. Доставчикът на решение прави актуализации на сървъра, които са незабавно достъпни чрез уеб достъп, така че версията е прозрачна за оператора и не изисква допълнително заплащане.
- Не искате да харчите пари и време за процедури за възлагане на обществени поръчки, преговори, тестване, внедряване и конфигуриране. Избирайки облачно базирана EDMS, клиентът ще види приложението в действие още по време на периода на тестова експлоатация, времето за внедряване ще бъде много по-кратко и изплащането ще дойде много по-рано.
- вашата организация има доста голям брой транзакции. "Облачните" системи за управление на документи обикновено ви позволяват да автоматизирате не само вътрешния документооборот на организацията, но и движението на документи между различни организации, което е доста актуално в наше време. Ако една компания работи активно с клиенти, доставчици, партньори, уеб услугата за работа с документи може да бъде идеален вариант за нея.
По един или друг начин преходът към използването на „облачни решения“ трябва да бъде еволюция за компанията, а не революция: винаги има избор дали да инсталирате сървъри и софтуер у дома, да използвате „облачна“ услуга или да изберете хибриден модел.
Управление на документи в "облака" - решаване на проблемите на средния и малък бизнес
Проблемът с организирането на електронно управление на документи е от значение за компания от всякакъв размер. Въпреки това, представените на пазара решения са предназначени предимно за големи и среден бизнеси не може да помогне на SMB. Малките предприятия се нуждаят от "леки", прости и евтини EDMS. Време е да се обърнем към "облаците".
Внедряване съвместна работас документи за малкия бизнес е същата важна задача като за средния и големия. Често това се усложнява от факта, че някои от служителите на такива компании (например счетоводител) са „отдалечени“ и нямат работа в офиса. Случва се да няма офис като такъв и всички служители работят от вкъщи. В същото време е очевидно, че преобладаващите на пазара големи системи със скъпо внедряване не са подходящи за SMBs - няма смисъл ръководителят на малко предприятие да плаща за допълнителна функционалност, няма сайт с мощен сървър и администратори, които са готови да конфигурират и поддържат такъв EDMS.
SMB трябваше да се задоволи с работа с документи, използвайки обикновени офис редактори и електронна поща. Изпращането, съвместното разработване и одобряването на документи по този начин обаче не само не помага за решаването на основните задачи на малкия бизнес, но и значително ги усложнява. Мениджърът няма ясно разбиране къде и в какво състояние се намира необходимото издание на документа, кога и какви промени са направени в него. Всичко това генерира хаос и ни принуждава да отделяме допълнително време за подреждане и контрол.
Благодарение на развитието на облачните услуги на руския пазар започнаха да се появяват системи, предназначени да решат проблема с организирането на съвместна работа с документи специално за малкия бизнес. Едно такова решение е облачната система за управление на електронни документи Docloud.
Как облаците променят SED
Облачни технологии(на английски cloud computing, използва се и терминът „cloud computing“) е технология за обработка на данни, при която компютърните ресурси и капацитет се предоставят на потребителя като услуга, достъпна през интернет. Потребителят има достъп до собствените си данни и в същото време не трябва да се притеснява за инфраструктурата, операционната система и реалния софтуер, с който работи.
По отношение на EDMS това означава, че за да се използва системата, не е необходимо да се закупува скъпо оборудване, да се внедрява и да се изпращат служители на обучение. За достъп до всички характеристики и функции на услугата е достатъчно да се регистрирате в сайта. Потребителят плаща само за количеството ресурси, което му е необходимо, и може да влезе в системата от компютър, таблет или смартфон по всяко време, където и да се намира.
Какво може да направи облачният EDMS
Помислете за основните функционални характеристики на системата.
Нека започнем с факта, че системата ви позволява да съхранявате и организирате всякакви документи по вид или посока. За да направите това, просто трябва да ги прехвърлите от компютър или от скенер в системата и, ако е необходимо, да добавите коментари или да посочите допълнителни метаданни. Трябва да се отбележи, че вложените файлове на основния текстови формати(TXT, RTF, DOC) могат да се гледат директно от системата, без да се изтеглят на устройството и без софтуера, необходим за преглед на файлове от този тип. Например от смартфон, който няма инсталирани файлови програми, можете да преглеждате word и excel файлове. Това значително улеснява работата с таблети и мобилни устройства.
Също така мениджърът може бързо и лесно да конфигурира настройките за достъп, като определя кои служители могат да виждат или редактират определени документи.
За да се опрости работата със стандартни документи, системата предвижда създаване на шаблони. С тяхна помощ можете значително да улесните процеса на създаване и попълване на такива често търсени документи като "фактура" или "акт".
Важна функция на организацията на работния процес е координирането и одобрението на документа, така че неговото изпълнение трябва да бъде ясно и просто. В Docloud документът може да бъде изпратен за одобрение веднага след създаването, като се посочват служителите, които трябва да одобряват или правят промени, цялата информация за движението на документа, неговата текуща версия и статус е винаги достъпна за всички потребители, работещи с него.
Бързо и удобно пълнотекстово търсеневи позволява да намерите необходимите документи по съдържанието на прикачените към тях файлове, а параметричното търсене в папки ви позволява да избирате според необходимите параметри.
Какво предоставя базираната в облак EDMS?
Помислете за предимствата на облачните решения за малки и средни предприятия. Първо, когато се използва такъв софтуер, компанията не трябва да плаща за внедряването на системата. Docloud вече предоставя решение, което съдържа всичко необходимо. След като влезе в системата, потребителят ще намери папки, конфигурирани за дейността на компанията, ще види основните, често използвани типове документи и удобно решение за прегледа им. Всички вече включени в системата документи покриват голяма част от нуждите на всяка малка фирма и при необходимост могат да бъдат коригирани.
Второ, интерфейсът на Docloud позволява на всеки потребител незабавно да започне работа със системата - той може да научи всички основни стъпки за работа с документи в първите дни на работа.
Трето, когато използват облачен софтуер, компаниите не трябва да плащат за поддръжка или наемане системен администратор, тъй като този видуслугата вече е включена в цената на лиценза. Ако възникнат проблеми, потребителят може бързо да получи отговор от специалисти, както и да разгледа форума за техническа поддръжка и да се запознае с възможностите за решаване на проблема от потребители, които вече са го срещнали.
Четвърто, няма нужда да надплащате за периода на използване на системата. Гъвкавата лицензионна политика ще ви помогне да изберете вашия тип абонамент и да посочите необходимия брой потребители. В случай на проблеми, мениджърът може да спре работа до шест месеца, за да се върне към нея по-късно. В този случай всички настройки и документи за него ще бъдат запазени.
Как "облаците" примамват гиганти
Разгледахме ползите от използването на облачно базирани EDMS за мениджъри на малки компании, но тази функционалност може да представлява интерес не само за тях.
Представете си ръководител на един от отделите на голяма компания - неговият отдел се нуждаеше от евтина и проста система за вътрешна координация на документи, но EDMS, инсталиран в неговата организация, е твърде претоварен с функционалност или не може да му позволи да се отдели от цялостна структура. В този случай за него е подходящ Docloud, в който той може да изпълнява задачите си, без да разполага допълнителни системи в офисите на предприятието и без да харчи много пари за това от бюджета на отдела.
Или си представете проектен екип, състоящ се от служители на няколко различни организации, които трябва да координират документите помежду си. В такава ситуация не е възможно да се внедри локално решение и можете да използвате системата Docloud. Те не трябва да купуват това решениев дългосрочен план - като изберат оптималната тарифа за живота на проекта, те могат да спрат да използват системата веднага след нейното завършване.
Експертите отбелязват, че ако говорим за "облаци" във връзка с областта на управлението на документи, то облачните технологии не са нещо съвсем ново. Днес всеки знае основните принципи, върху които се изгражда работата при внедряването на модела "облак", както и ползите, за които говорят доставчиците на облачни услуги. Сред тези предимства те отбелязват намаляването на капиталовите инвестиции в инфраструктурата, разходите за нейната поддръжка, специалисти и др.
„Сега в много страни властите обмислят възможността за организиране на управление на документи в държавните структури с помощта на облачни технологии. В същото време органите, които отговарят за осигуряването на управлението на документи на държавно ниво (предимно Националните архиви), разработват насоки и стандарти за работа с документи в облачни среди. Въпреки това, в Русия разработването на такива стандарти в момента не е в ход. Следователно, когато решавате да преминете към облаците, трябва да разберете, че съществуват определени рискове в облачните среди и тези рискове могат да ви попречат да станете реални съществуващи ползиот използването на облачни технологии“, казва Наталия Храмцовская, водещ експерт по управление на документи в EOS, член на Гилдията на мениджърите на документи и ARMA International.
Според г-жа Храмцовская ползите от „облаците“ се проявяват най-пълно в публичния облак. Но днес нито един от националните архиви на страните, където се разработват "облачни" стандарти, не препоръчва правителствени агенцииизползвайте обществени облаци. Препоръки към държавните агенции – да се създадат „частни облаци“ (private cloud), които да държат документите и „облака“ под пълен контрол. Въпреки това, този модел значително намалява ефективността на използването на "облака" и нивото на спестяване на разходи.
Също така е важно да се има предвид, че в Русия има неравномерно развитие на областта на автоматизацията на управлението на документи. Този компонент е по-добре развит в големите държавни структури на федерално ниво, отколкото на ниво местни власти. Експертите отбелязват, че слабите по информатизация държавни структури ще спечелят най-осезаемо от въвеждането на "облачни" технологии в офис автоматизацията. За федералните органи, много от които имат свои собствени центрове за данни и уникални разработване на софтуер, ползите от преместването на съществуващата инфраструктура в „облака“ може да са много по-малко.
Въпросите на информационната сигурност и управлението на риска са едни от ключовите при прехода към „облаците“. Това се отнася еднакво както за държавните органи, така и за търговските структури, и експерти от всички страни, включително руските, единодушно говорят за това. Ето някои от основните от тези „облачни“ рискове: първият е възможността да изпаднете в зависимост от доставчик на облачни услуги. Съществуват и рискове, свързани с възможността за изтичане на вътрешна информация, тъй като клиентът не може да контролира кои специалисти работят с неговите данни от страна на оператора. Важен е и рискът от загуба на информация и проблемът с изпълнението на изискванията на закона относно управлението на документи.
Въпроси за надеждно разпределение на ресурсите между различни потребители„облаци“, защитата на личните данни и правилната работа на мрежата за пренос на данни също са сред онези рискове за информационната сигурност, които трябва да бъдат взети предвид.
Може да изглежда, че броят на рисковете е твърде висок и използването на "облаци" е неподходящо, но това не е така. Първо, нека отново да си припомним ползите от прехвърлянето на инфраструктурата за управление на документи в „облака“: в „облачния“ модел потребителят плаща само за обема услуги, които консумира, без да харчи пари за изграждане и поддръжка на инфраструктура и персонал заплати . Намаляването на разходите е важен въпрос за търговските компании, които искат да бъдат успешни. В случая с държавните агенции (особено регионалните структури) често няма друга възможност освен използването на „облака“, тъй като няма бюджет за организация на инфраструктурата и за заплащане на ИТ специалист на пълен работен ден.
Освен това нека поясним, че рисковете и неизбежните събития са различни понятия. Рисковете могат и трябва да бъдат взети предвид. Ако подходите към този въпрос по балансиран начин, тогава няма да има повече проблеми при използването на „облаците“ и най-вероятно дори по-малко, отколкото когато работите „по старомодния начин“. В крайна сметка собствената им физическа инфраструктура също периодично се проваля и никой не е застрахован от заплахата от изтичане на вътрешна информация.
Преди да решите да прехвърлите електронното управление на документи в „облака“, експертите съветват да помислите за начините за решаване на няколко основни проблема: „Първото нещо, което трябва да определите за себе си, е каква корпоративна или друга информация ще се съхранява, използва и ще бъде достъпна чрез "облачната" среда. Необходимо е също така да се отговори на въпроса как предварително ще се извърши процесът на осигуряване на режима на сигурност за документи, които имат ограничения за достъп (например документи, представляващи търговска тайна, лични данни и др.). Вторият сериозен проблем е необходимостта от проследяване на сроковете за съхранение и унищожаване на документи след изтичане на давностния срок, както и унищожаването на копия от информация. Също така отбелязвам: желателно е сървърите, където се съхранява информация в "облака", да са в Руска федерация. Ако се намират извън страната ни, в случай на правни конфликти, собствениците на центрове за данни ще бъдат подчинени на законите на държавата, в която се намират. Мисля, че малко хора искат достъпът до корпоративни данни или данни на руски държавни агенции да бъде получен от трета страна със съдебно решение в друга държава, тъй като сървъри с облачни данни се намират на нейна територия“, казва Наталия Храмцовская.
Към горното трябва да се добави, че потребителят трябва внимателно да подхожда към избора на оператор на "облачни" услуги. Първият аспект тук е как е организирана системата за информационна сигурност при доставчика на "облачни" услуги. Трябва да обърнете внимание на това как доставчикът набира персонал, да разберете дали служителите на доставчика преминават проверки за сигурност, да разберете как се контролира достъпът до информация и какви системи за проследяване и контрол използва доставчикът.
Когато преговаряте с доставчик на "облачни" услуги, експертите съветват да се обърне внимание на правата и задълженията на страните, предписани в SLA. Например Наталия Храмцовская говори за следните „подводни камъни“: „Първото нещо, на което трябва да обърнете внимание, е наличието в договора на така наречените изкупни плащания, тоест определената сума, която се начислява от потребителя за изтегляне на информация преди крайния срок, посочен в договора. Ако има такава точка, тогава организацията може да има затруднения, ако реши да премине към услуга с друг доставчик на услуги. В договора трябва ясно да бъдат посочени конкретните размери на глобите и санкциите, които ще бъдат наложени на доставчика на „облачни“ услуги в случай на загуба или повреда на съхраняваната от него информация. Необходимо е също така ясно да се оценят, очертаят и фиксират в договора задължителните политики за сигурност по отношение на различни видовесъхранявани електронни документи, както и определяне и предписване на размера на щетите в случай на изтичане на поверителни или други важна информация. Също така е необходимо предварително да се определят в договора възможните щети поради неунищожаването на документите от доставчика на услугата след изтичане на срока за съхранение при сключване на SLA.
Експертите идентифицират няколко основни движещи сили, които ще допринесат за активния преход към електронни документи и използването на "облачни" модели в индустрията. Първото е желанието на обществото, потребителите. Наталия Храмцовская посочва следното: „Вече е възможно да се каже с пълна увереност, че хората възприемат информационни технологиине като нещо необичайно, а като нещо, което трябва да съществува "по подразбиране". В тази връзка отношението към документите е показателно. Хората не искат да знаят в кой архив трябва да отидат, за да се запознаят с определени документи. Днес те искат да знаят къде в интернет може да се намери правилната документация. Според мен тази година индустрията за електронен документооборот у нас ще продължи да се развива.”
За развитието на индустрията е важно и разбирането на ситуацията и съответното желание от страна на ръководството на страната. Има обаче редица проблеми, които предстои да бъдат разрешени. Сред тях г-жа Храмцовская на първо място отбелязва организационните. В Русия днес има електронни документи, включително и с постоянен срок на съхранение, но до момента няма нито един държавен електронен архив. Освен това в Русия няма официален нормативен документ, който ще регламентира съхранението на електронни документи.
18 юни 2012 г. 18:40 чНа Docflow 2012 беше отделено много внимание на дискусиите за "облачните решения", както се оказа - това е може би най-популярната тема сред експертите днес.
Попитах един от тях какво е „облак“, те ми обясниха, че „облачните решения“ всъщност са възможността за дистанционна работа.
Въображението веднага нарисува картина на "облаци" във връзка с електронното управление на документи, където малка компания реши да инсталира EDMS. И за да не привлича допълнителен IT персонал, да не закупува допълнително оборудване или да надгражда текущото, той наема сървър. Например фирма, доставяща система за електронно управление на документи.
Въпреки това, след като прочетете редица статии по темата за облачните технологии, става ясно, че в съвременния свят понятието "облак" се тълкува много по-широко. И в мрежата има много статии по тази тема и, както правилно каза авторът на една от тях: - "... изобилието от публикувани материали не само не изяснява разглеждания въпрос, но и усложнява разбиране на облачните концепции."
И така, къде свършва отдалеченият достъп и започва облачното изчисление?
Нека започнем с преглед на дефинициите за „облак“ и „облачни технологии“, които са доста:
Облаците, накратко, са внедряване на динамична виртуализирана инфраструктура.
Облакът не е нищо повече от голям център за данни (или мрежа от взаимосвързани сървъри).
Облачните технологии са технологии за обработка на данни, при които компютърните ресурси се предоставят на интернет потребител като онлайн услуга. Думата "облак" присъства тук като метафора, олицетворяваща сложна инфраструктура, която крие всички технически детайли зад себе си ... Това е една голяма концепция, която включва много различни концепции, които предоставят услуги. Например софтуер, инфраструктура, платформа, данни, работно мястои така нататък.
Напоследък проблемите, свързани с изграждането на облачни системи, започват да привличат не само големи компании, но и държавни агенции в различни страни по света. Съвсем наскоро група експерти публикуваха документ, предназначен за Европейската комисия, в който беше направен опит да се систематизира съвременният опит в областта на изграждането на облачни системи и да се разработят препоръки за развитието на ИТ системите в Европейския съюз.
Според този документ „облакът е динамично разширяващ се Информационна система, който, ако е необходимо, предоставя на потребителите ИТ услуги с определени характеристики и ви позволява да контролирате качеството на предоставяне на услуги в съответствие с установените показатели.
Най-важното в това определение е, че облачните системи са ориентирани към услуги: тяхната основна задача е да предоставят на потребителя качествена услуга.
Съответно има няколко модела за предоставяне на услуги:
- инфраструктура като услуга (IaaS)
Обикновено моделът IaaS включва предоставяне виртуален сървър, съхранение, мрежова инфраструктура;
- платформа като услуга (PaaS)
- осигуряване на достъп до софтуерна платформа. Потребителите могат да създават и хостват свои собствени приложения, базирани на тази платформа, имат достъп до управление на ресурсите от по-ниско ниво (операционна система, хранилища за данни и др.);
- Софтуер като услуга (SaaS)
— предоставяне на софтуер. При този модел потребителите получават достъп само до функционалността на необходимия софтуер през мрежата. *
Според концепцията SaaS не плащате наведнъж, когато купувате продукт, а сякаш го наемате. Освен това използвате точно функциите, от които се нуждаете (и съответно плащате за тях).
С дефиниции и модели на услуги подредени малко.
Сега нека се опитаме да разберем същността на работата на облачните изчисления.
Да вземем прост пример за компютърни игри, « тогава технически изглежда така: самата игра се намира на отдалечен сървър и там се обработват графиките, които се доставят на компютъра на крайния потребител вече в „готов“ вид. Просто казано, изчисленията, които видеокартата и процесорът извършват по време на нормална игра на компютър, вече се извършват на сървъра тук и вашият компютър се използва само като монитор. *
С кого започнаха такива страхотни услуги?
Публичната история на самите облачни изчисления в съвременната им реализация започва около 2006 г. Тогава Amazon, който не се нуждае от представяне, представи своята инфраструктура за уеб услуги, предоставяйки не само хостинг, но и предоставяща отдалечена изчислителна мощност на клиента. След Amazon, подобни услуги бяха представени от Google, Sun и IBM. И през 2008 г. Microsoft обяви плановете си в тази област. Освен това Microsoft обяви не просто услуга, а пълноценна облачна операционна система. Windows системаЛазурно.
Сега нека се обърнем към областта на интерес, пряко свързана с EDMS. Какво означава за нея „облачна технология“?
Отдалеченият достъп до EDMS предоставя на служителя актуална информация за взетите решения в компанията, дава възможност за участие в обсъжданията и приемането на тези решения, независимо къде се намира служителят. Разбира се, на първо място, това е от значение за мениджърите, тъй като нито едно важно решение не се взема без съгласие с тях. Мениджърите от средно ниво обаче също могат да оценят възможностите отдалечен достъпкъм SED. Например ръководители на производствени отдели на големи компании, които са постоянно на място, или мениджъри по продажбите, които често трябва да пътуват до срещи, благодарение на тази възможност те ще могат да преглеждат и съгласуват документите, изготвени от бек офиса за клиенти в време.
Как облачните изчисления могат да помогнат на бизнеса?
Първо, потребителят не трябва да се тревожи за производителността на своя компютър, няма нужда да се тревожи за свободно пространствона дисково пространство.
Второ, потребителят плаща само за услугата, предоставените функции и само за специфични функции.
Трето, облачните технологии помагат на бизнеса в сезонен смисъл. Например, ако една компания продава подаръци за Международния ден на жената, което, както всички знаят, само веднъж годишно, през останалото време (зима, лято, есен) никой няма да има нужда от нейните услуги. И точно в този момент компанията няма да поеме разходите за поддържане на тази огромна функционалност, от която се нуждае само през пиковия период.
Така, използвайки облачните технологии, компанията избягва проблемите, свързани със закупуването на допълнителни лицензи, инсталирането и конфигурирането на приложения на всеки компютър и намирането на нов ИТ служител чрез онлайн опцията. необходимия софтуер, плащайки само за времето, през което служителите са използвали този софтуер.
Глобално казано, всички опции за облачните технологии предполагат абонаментен модел на плащане (напр реална употреба). При това не само по отношение на софтуера, но и по отношение на хардуерните ресурси. И това се нарича условно Плащайте в движение. Е, за тези, които не се нуждаят от хардуерни ресурси, те могат просто да наемат необходимите приложения (и тук се връщаме към концепцията за софтуер като услуга (SaaS).
Зареждане...