Образователни презентации за ms access. Презентация на тема: ACCESS база данни

Главна информация. Най-важният и неразделен компонент Създаване на таблици за нова базаТаблиците с данни са основен и неразделен компонент на всяка база данни. Този курс, който ви превежда през създаването на таблици за нова база данни стъпка по стъпка, изисква само ниво на опит за начинаещи.

Цели на курса 1. Създаване на електронни таблици в режим на електронни таблици; 2.задайте типове данни за полета в таблицата; 3.създайте таблици в режим на проектиране, задайте първичен ключ и типове данни за таблицата; 4. създаване на справочни полета със списък с възможности за избор; 5. Променете стойностите в съществуващите полета за справка в изгледа за проектиране. Създаване на таблици за нова база данни

Създаване на таблици Създаване на таблици за нова база данни Начини за създаване на таблици. В този курс ще създадете база данни за проследяване на активи, което ще премахне тромавите електронни таблици. Предишният курс обхващаше проектиране на таблици за нова база данни (полета, типове данни, първични и външни ключове). Сега е време да започнете да създавате таблици.

Създаване на таблици Създаване на таблици за нова база данни Начини за създаване на таблици. В релационна база данни цялата информация се съхранява изключително в таблици, което я прави ключов компонент на базата данни. Без таблици означава липса на база данни. Този курс се фокусира върху основните инструменти за създаване на таблици в табличен и дизайнерски режими.

Създаване на таблици Създаване на таблици за нова база данни Начини за създаване на таблици. Ето описание на процеса: В изглед на лист с данни трябва да щракнете върху заглавието, за да създадете таблица празно поле, изберете тип данни и въведете име на поле. Така че е достатъчно просто да кликнете върху полетата в таблицата и да въведете текст, който ще бъде демонстриран по-нататък. За някои таблици можете да спестите време, като използвате полетата в раздела Бърз старт, предварително дефинирани набори от полета, които отговарят на някои основни бизнес нужди, като например съхраняване на адреси, начални дати и крайни дати. Просто трябва да изберете подходящия набор от полета в менюто.

Създаване на таблици Създаване на таблици за нова база данни Начини за създаване на таблици. Ето описание на процеса: За разлика от Datasheet View, Design View ви позволява да манипулирате всички полета и свойства на таблица. Този курс ще създаде таблица в изглед за проектиране и ще промени стойностите в поле за справка (поле, което съдържа списък с възможности за избор). Имайте предвид, че в база данни, която е предназначена за публикуване в среда на SharePoint, таблиците могат да се създават само в изглед на лист с данни.

Създаване на таблица в изглед на лист с данни Създаване на таблици за нова база данни Процес в изглед на лист с данни. Table View е визуален инструмент за създаване на таблици. Независимо дали създавате нова празна база данни или добавяте таблица към съществуваща, новата таблица се отваря в изглед на лист с данни. Моля, обърнете внимание: новата таблица съдържа полето "Код". Това е първичният ключ, така че не е необходимо да го създавате повече.

Създаване на таблица в изглед на лист с данни Създаване на таблици за нова база данни Процес в изглед на лист с данни. Table View е визуален инструмент за създаване на таблици. За да добавите полета, щракнете върху заглавието на първото празно поле (думите Щракнете за добавяне). Появява се менюто за тип данни, което ви позволява да изберете типа данни за полето. След това също е възможно да промените заглавието на полето.

Създаване на таблица в изглед на лист с данни Създаване на таблици за нова база данни Процес в изглед на лист с данни. Table View е визуален инструмент за създаване на таблици. Въведете име за полето и след това натиснете ENTER. Фокусът ще се премести в следващото поле, за което трябва да повторите същата процедура. Не забравяйте, че в имената на полета, състоящи се от няколко думи, не трябва да използвате интервали между тях.

Създаване на таблица в изглед на лист с данни Създаване на таблици за нова база данни Процес в изглед на лист с данни. Table View е визуален инструмент за създаване на таблици. Когато приключите със създаването на полетата, натиснете CTRL+S или натиснете бутона Запиши на панела бърз достъп. Отваря се диалоговият прозорец Запазване, който ви подканва да въведете име за таблицата и да я запишете.

Спестете време с полета от Quick Start Създайте таблици за нова база данни Добавете полета от Quick Start към вашата таблица. Полетата в секцията Бърз старт ви позволяват бързо да създавате отделни сегменти на таблица. Тези полета съхраняват стандартни бизнес данни и всички имена на полета и типове данни вече са дефинирани.

Спестете време с полета от Quick Start Създайте таблици за нова база данни Добавете полета от Quick Start към вашата таблица. Отворете таблицата в изглед на лист с данни и в раздела Полета, в групата Добавяне/премахване изберете Още полета. Ще се отвори списък. Превъртете надолу до раздела Бърз старт и изберете типа поле, който искате (например Адрес или Име). В резултат на това полетата, заедно с техните имена и типове данни, ще бъдат автоматично добавени към таблицата от Access.

Спестете време с полета от Quick Start Създайте таблици за нова база данни Добавете полета от Quick Start към вашата таблица. Новите полета могат да се използват веднага, като започнете да въвеждате данни в тях, или да ги преименувате или изтривате. Може да изглежда, че има интервали в имената на полетата. Това всъщност не са имена, а надписи, показващи приятелски текст, свързан с всяко име на поле.

Създаване на таблица в режим на проектиране Създаване на таблици за нова база данни Използване на режим на проектиране. В изгледа за проектиране можете да създавате таблици от нулата, както и да задавате и променяте свойствата на всяко от полетата. Можете също да отваряте съществуващи таблици в изглед за проектиране, за да добавяте, премахвате и редактирате полета.

Създаване на таблица в режим на проектиране Създаване на таблици за нова база данни Използване на режим на проектиране. В раздела Създаване, в групата Таблици щракнете върху бутона Дизайн на таблица. В колоната Име на полето на дизайнера въведете имената на полетата на таблицата. Обикновено първото създадено поле е полето за първичен ключ. Запомнете това на този етапняма нужда да добавяте външни ключове: това може да се направи при създаване на връзки.

Създаване на таблица в режим на проектиране Създаване на таблици за нова база данни Използване на режим на проектиране. В колоната Тип данни изберете типа данни за полето в списъка до името на полето. Както винаги, запазете промените си и дайте на новата таблица име, което описва данните, които съдържа. В областта Свойства на полето можете да зададете свойства за отделни полета.

Добавяне и записване на данни Създаване на таблици за нова база данни Процесът на записване на данни. След като приключите със създаването на таблици, можете да добавите множество записи. Това е най-лесният начин да тествате таблици и да се уверите, че съхраняват данните, които искате. В този случай трябва да запомните някои правила.

Добавяне и записване на данни Създаване на таблици за нова база данни Процесът на записване на данни. Когато въвеждате или променяте данни, не е необходимо да щракнете върху бутона Запиши, за да ги поставите в базата данни. Достатъчно е да преместите фокуса върху друг запис. За да направите това, в таблица или така наречената многоелементна форма можете да щракнете върху друг ред. Можете също да преместите фокуса към следващия запис, като използвате клавиша Tab или клавишите със стрелки. Всички тези действия водят до запазване на нови данни.

Използване на бутони за навигация на запис Създаване на таблици за нова база данни Бутони за навигация на запис в Access. След като създадете таблици, трябва да научите как да използвате бутоните за навигация на записите. Те се намират в долния ляв ъгъл на таблиците, както и в резултатите от заявките и в повечето формуляри.

Използване на бутони за навигация на запис Създаване на таблици за нова база данни Бутони за навигация на запис в Access. Използвайте тези бутони, за да навигирате до желаните данни. Бутонът Първи запис навигира до първия запис в таблицата или резултатите от заявката. Бутонът Предишен запис ви позволява да отидете до предишния запис. Полето Current Record съдържа записите в последователен ред и също така показва избрания запис. Бутонът Следващ запис ви позволява да преминете към следващия запис.

Добавяне на поле за справка към таблица Създаване на таблици за нова база данни с помощта на съветника за справка. Можете също да използвате поле за справка вместо таблица. Да приемем, че искате да съберете информация за местоположението на активите на компанията. Ако имате голям брой местоположения, като стаи на няколко етажа, можете да създадете таблица за тези данни, за да улесните работата с тях. Въпреки това, ако има само няколко местоположения, има смисъл да съхранявате информация за тях в поле за справка.

Добавяне на поле за справка към таблица Създаване на таблици за нова база данни с помощта на съветника за справка. Списъкът с възможности за избор може да се съхранява в самото поле за търсене или да се зареди от поле в друга таблица. Ето как да създадете поле за справка с вътрешен списък с възможности за избор (наречен списък със стойности в Access).

Добавяне на поле за справка към таблица Създаване на таблици за нова база данни с помощта на съветника за справка. Отворете таблицата в изглед на лист с данни и в раздела Полета, в групата Добавяне/премахване изберете Още полета. Изберете Заместване и връзка от менюто. Помощникът за търсене ще започне. На първата страница на съветника изберете опцията Ще бъде въведен фиксиран набор от стойности и след това щракнете върху Напред.

Добавяне на поле за справка към таблица Създаване на таблици за нова база данни с помощта на съветника за справка. На следващата страница на съветника въведете 1 в полето Брой колони и след това въведете изборите в таблицата (по един на ред). На третата страница на съветника въведете име за новото поле и щракнете върху Готово.

Предложения за упражнения 1. Създайте таблицата Suppliers в изглед на лист с данни. 2. Създайте таблицата "Поддръжка" в режим на проектиране. 3. Създайте таблицата с активи. 4. Създайте полета за справка в изглед на лист с данни. 5. Създайте справочни полета в изглед за проектиране. Създаване на таблици за нова база данни Интерактивни упражнения Интерактивни упражнения (Изисква Access 2010)

Въпрос 1 от теста Създаване на таблици за нова база данни Правилно. Полето "Код" се използва като първичен ключ в новата таблица. Можете да промените името му или да го замените с различен първичен ключ, но новата таблица винаги съдържа първичен ключ. Когато създавате таблица в изглед на лист с данни, трябва да посочите поле за първичен ключ. Отговор: 2. Невярно.

Тестови въпрос 3 Създаване на таблици за нова база данни Можете да промените типовете данни, ако е необходимо, но те вече са зададени. Когато създавате таблица с помощта на полетата в секцията Бърз старт, трябва да посочите типове данни за тях. Отговор: 2. Невярно.

Тестови въпрос 4 Изберете синтактично правилния списък със стойности от опциите по-долу. (Изберете един отговор.) Създаване на таблици за нова база данни 1."Вариант 1", "Вариант 2", "Вариант 3" 2."Вариант 1"; "Вариант 2"; "Вариант 3" 3."Вариант 1" :"Вариант 2":"Вариант 3"

Въпрос за тест 4 Създаване на таблици за нова база данни Изборите са оградени в двойни кавички и разделени с точка и запетая. Изберете синтактично правилен списък със стойности от опциите по-долу. Отговор: 2. "Вариант 1"; "Вариант 2"; "Вариант 3"

Интерфейс за достъп до MS Office

Microsoft Office Access 2010

Базата данни в Access е набор от всички таблици, заявки, формуляри, отчети, макроси и модули, които изграждат цялостна система.

DB обекти - таблици, заявки, форми, отчети, макроси и модули. Освен това приложението на Access съдържа няколко други обекта, включително релации, свойства на база данни и спецификации за импортиране и експортиране.

Можете да използвате Access, за да управлявате всички данни в един файл. Можете да използвате следните елементи във файл на база данни на Access:

таблици за запис на данни;

заявки за търсене и извличане само на необходимите данни;

форми за преглед, добавяне и промяна на данни в таблици;

отчети за анализиране и отпечатване на данни в определен формат.

Файлове с бази данни на Microsoft Access

Формуляр за отчет

Файлове с бази данни на Microsoft Access

1. Данните се съхраняват веднъж в една таблица, но се разглеждат от различни места. Когато данните се променят, те се актуализират автоматично, където и да се показват.

4. Показването и отпечатването на данни се извършва с помощта на отчет.

Таблици и връзки

Таблица - съхранение на данни; това е началната точка при създаване на приложение. Независимо дали данните се съхраняват в база данни на Access или са посочени от приложение чрез свързване на външни таблици, всички други обекти на Access препращат директно или косвено към таблици.

Заявки

Заявка ви помага да намерите и извлечете данни, които отговарят на определени условия, включително данни от множество таблици. Заявката може също да се използва за актуализиране или изтриване на множество записи наведнъж и за извършване на предварително зададени или персонализирани изчисления въз основа на данни.

Бази данни: понятие, основни елементи. Базата данни е информационен модел, което ви позволява да съхранявате данни по подреден начин.Софтуерът, предназначен да работи с бази данни, се нарича система за управление на бази данни (СУБД). В йерархична база данни записите са подредени в определена последователност, като стъпала на стълба, и данните могат да се търсят чрез последователно „спускане“ от стъпало на стъпало. Релационната база данни е двумерна таблица. Елементи на релационна база данни: Колоните на таблицата се наричат полета: всяко поле се характеризира със своето име и тип данни (текст, число, дата, булева стойност, брояч) Редовете на таблицата са записи за даден обект. Записът в базата данни е ред от таблица, съдържащ набор от стойности за определено свойство, Класификация на базите данни: По естеството на съхраняваната информация: - Фактически (картотеки), - Документални (архиви) По метода на съхранение на данни: - Централизирано (съхранява се на един компютър), - Разпределено (използвано в локални и глобални компютърни мрежи). Според структурата на организацията на данните: - таблична (релационна), - йерархична,

Дефиниране на програмата;
Предназначение и функции;
Обекти;
Типове данни;
Програмно меню;
Начини за създаване на обекти;
Примери за обекти.

В съвременните персонални компютри релационните СУБД са най-широко използвани. ДОСТЪП.

Приложение Microsoft Accessе десктоп система за управление на релационни бази данни ( СУБД), проектиран да работи самостоятелно персонален компютър(PC) или местно компютърна мрежасемейно управление операционна система Microsoft Windows).

СУБД Microsoft Accessима мощни, удобни и гъвкави средства за визуално проектиране на обекти с помощта на Wizards, което позволява на потребителя с минимум предварителна подготовкадоста бързо създайте пълен информационна системана ниво таблици, заявки, формуляри и отчети.

Базите данни имат разширение  .mdb.

ОСНОВНИ БД ОБЕКТИ

Таблица – обект, предназначен да съхранява данни под формата на записи и полета.

форма – обект, предназначен да улесни въвеждането на данни.

Заявка – обект, който ви позволява да получите необходимите данни от една или повече таблици.

Докладвай – обект за отпечатване на данни.

ВСЯКА ТАБЛИЦА МОЖЕ ДА БЪДЕ ПРЕДСТАВЕНА В ДВА РЕЖИМА:

В режим маси, предназначен за въвеждане, преглед и редактиране на данни.

В режим конструктор , предназначени за създаване на структура на таблица, промяна на типа данни, промяна на структурата на таблицата (добавяне и изтриване на полета).

ОРГАНИЗАЦИЯ НА РАБОТА С ТАБЛИЦИ

Таблица- основният (основен) обект на база данни. Всички останали обекти се създават въз основа на съществуващи таблици.

IN масивсички налични данни в базата данни се съхраняват; И маси
IN масивсички налични данни в базата данни се съхраняват;
И масисъхранява структурата на базата данни (полета, техните типове и свойства)

Има следните режими за създаване на заявка:

В главен режим.
В режим на конструктор.

В режим конструктор.На екрана се появява прозорец, нова заявка, в който са изброени всички начини за създаване на заявка. Това:

Конструктор.
Проста молба.
Кръстосано искане.
Повтарящи се записи.
Записи без подчинени.

ОРГАНИЗАЦИЯ НА РАБОТА СЪС ЗАЯВКИ

Заявкае обект на база данни, който ви позволява да извършвате основни операции за обработка на данни:

сортиране
филтриране,
комбиниране на данни от различни източници,
трансформация на данни
запишете резултатите с определено име, за да ги използвате по-късно, ако е необходимо.

формае най-удобното средство за преглед и въвеждане на данни.
формасе създава на базата на вече разработени таблици и може да включва не само една, но и няколко свързани таблици.

Повечето бърз начинсъздаване форми- с помощта на магьосник.

формамогат да имат табличен изглед, но най-често използват лентов - всеки обект има отделна карта.

Докладвай– възможност за създаване на различни форми на представяне на изходна информация.

Удобство на компютъра докладисе крие във факта, че ви позволяват да групирате информация според зададени критерии, да въведете крайните полета за преброяване на записи по групи в цялата база данни.

Докладвайе удобна форма за представяне на информация за печат.

ЗАЩИТА НА БАЗИ ДАННИ

Достъпът има най-доброто система за защита сред всички настолни СУБД. Вграденият съветник ви позволява да създавате групи, потребители, да присвоявате права за достъп до всички обекти, включително модули. Всеки потребител може да получи индивидуална парола.

Системата за защита е достъпна както визуално, така и програмно.

Microsoft Accessе най-популярната настолна система за управление на бази данни днес. Успехът й има много общо с включването й в семейството. Microsoft офис. Това софтуерПредназначен както за начинаещи, така и за напреднали потребители

Описание на презентацията на отделни слайдове:

1 слайд

Описание на слайда:

Система за управление на базата Данни на MicrosoftДОСТЪП Изпълнител: Павлова А.А. Гр. 331-LD Проверен от: Тунакова Г.А. Презентация

2 слайд

Описание на слайда:

СУБД обекти Достъп до таблициса основните обекти на всяка база данни. Таблиците съхраняват: всички налични данни в базата данни, структурата на базата данни (полета, техните типове и свойства). Обект таблица (таб) Методи за създаване

3 слайд

Описание на слайда:

Access DBMS обекти Заявките са обекти, които се използват за извличане на данни от таблици и предоставянето им на потребителя в удобна форма. С помощта на заявки се извършват операции като избор на данни по зададен критерий, сортиране и филтриране. С помощта на заявки можете да извършвате трансформация на данни според даден алгоритъм, да създавате нови таблици, автоматично да попълвате таблици с данни, импортирани от други източници, да извършвате прости изчисления в таблици и много други. Заявки за обект (таб).

4 слайд

Описание на слайда:

Обекти на СУБД за достъп Формулярите са средство за въвеждане на данни или преглед на данни. Осигурете на потребителя средства за попълване само на тези полета, които той трябва да попълни. В същото време специални контроли (броячи, падащи списъци, радио бутони, квадратчета за отметка и други) могат да бъдат поставени във формата за автоматизиране на въвеждането. Раздел Формуляри

5 слайд

Описание на слайда:

Достъп до СУБД обекти Отчетите са предназначени за извеждане на данни към печатащо устройство (например принтер). Те полагат специални грижи за групирането на изходни данни и за показване специални елементитипичен за печатните документи дизайн (горен и долен колонтитул, номера на страници, служебна информация за времето на създаване на отчета и др.). Макросите автоматизират изпълнението на конкретна операция в базата данни без програмиране. Модулите съдържат програми на езика Visual Basicизползвани за конфигуриране, проектиране и разширяване на базата данни. Страниците на Access са предназначени за преглед и работа през Интернет с данни, съхранявани в MS Access или MS SQL Server бази данни.

6 слайд

Описание на слайда:

Типове данни на Microsoft Access Text е тип данни, използван за съхраняване на обикновен, неформатиран текст с ограничен размер (до 255 знака). Мемо поле - специален типданни за съхраняване на големи количества текст (до 65 535 знака). Текстът не се съхранява физически в полето. Той се съхранява на друго място в базата данни и в полето се съхранява указател към него, но такова разделяне не винаги се забелязва от потребителя. Numeric - тип данни за съхраняване на реални числа. Дата/Час е тип данни за съхраняване на календарни дати и текущия час.

7 слайд

Описание на слайда:

Типове данни на Microsoft Access Monetary е тип данни за съхраняване на парични суми. Теоретично за записването им могат да се използват и полета от числов тип, но за паричните суми има някои функции (например свързани с правилата за закръгляване), които правят по-удобно използването на специален тип данни, вместо да задавате числов тип . Брояч - специален тип данни за уникални (неповтарящи се в полето) естествени числа с автоматично нарастване. Естествената употреба е за последователно номериране на записи. Boolean - тип за съхраняване на логически данни (може да приема само две стойности, например Да или Не).

8 слайд

Описание на слайда:

Поле за типове данни на Microsoft Access OLE обект- специален тип данни, предназначен да съхранява обекти, като мултимедия, вмъкнати чрез вграждане или свързване (OLE). В действителност, разбира се, такива обекти не се съхраняват в таблицата. Както в случая с MEMO полетата, те се съхраняват на друго място във вътрешната структура на файла на базата данни, а в таблицата се съхраняват само указатели към тях (в противен случай работата с таблици би била изключително бавна). Хипервръзката е специално поле за съхраняване на URL адресите на интернет уеб обекти. Щракването върху връзка автоматично стартира браузъра и показва обекта в неговия прозорец. Главният справочник не е специален тип данни. Това е обект, който може да бъде конфигуриран да автоматизира въвеждането на данни в полето, така че да не се въвеждат ръчно, а да се избират от падащ списък.

9 слайд

Описание на слайда:

Инструменти за създаване на обект на база данни на Microsoft Достъп до СУБД Microsoft Access предоставя няколко инструмента за създаване на основни обекти: ръчно - разработване на обекти в режим на проектиране; автоматизирано - разработка с помощта на помощници; автоматичен - средство за ускорено развитие на най-простите обекти.

10 слайд

Описание на слайда:

Инструменти за създаване на обекти от бази данни Microsoft Access СУБД Препоръки за използване на инструментите за създаване на обекти: При разработване на обучителни таблици и заявки се препоръчва използването на ръчни инструменти - работа в режим на проектиране. Използването на помощници ускорява работата, но не допринася за развитието на концепции и методи. Когато проектирате формуляри за обучение, отчети и страници за достъп, най-добре е да използвате автоматизираните инструменти, предоставени от съветниците. Дизайнът на тези обекти отнема много време, така че е по-добре да го поверите на програмата, а ученикът да се съсредоточи върху съдържанието на работата.

11 слайд

Описание на слайда:

12 слайд

Описание на слайда:

Създаване на структурата на таблиците на базата данни В прозореца на базата данни изберете обекта Таблици Изберете елемента Създаване на таблица в режим на проектиране В прозореца за проектиране посочете името на полето и типа на данните Дефинирайте първичния ключ на таблицата

13 слайд

Описание на слайда:

14 слайд

Описание на слайда:

Установяване на релации между таблици Меню Инструменти - Схема на данни Добавяне на таблици, включени в релации и затваряне на прозореца Добавяне Плъзнете полето на таблицата Студент към съответното поле на таблицата Книги.

15 слайд