· Комуникация- е процес на комуникация и предаване на информация между хора или техните групи под формата на устни и писмени съобщения, език на тялото и параметри на речта.
· Относно организацията комуникацията може да бъде външна и вътрешна.
· Външна комуникацияТова е комуникацията между организацията и външната среда. Задачата на външните комуникации е да задоволят информационните нужди на организацията, да установят връзки с държавните агенции, обществеността, доставчиците и клиентите.
· Вътрешни комуникацииса част от производствените и икономическите дейности: комуникация между отделите, отчети на търговския отдел или инвентарни записи и др. Комуникацията в организацията включва инструктаж, информация, обучение, управление по метода на разговора. Най-важната цел на вътрешната комуникация в една организация е да създаде подкрепа сред служителите за целите и политиките, следвани от ръководството на организацията. С помощта на комуникацията служителите получават необходимите знания и мотивация, стават най-добрите защитници и популяризатори на плановете на компанията.
· Комуникационна мрежа- това е връзка на индивиди, участващи в комуникационния процес по определен начин с помощта на информационни потоци. Мрежите не разглеждат индивидите като такива, а комуникационните взаимоотношения между тях. Комуникационната мрежа включва поток от съобщения или сигнали между две или повече лица. Той се фокусира върху моделите на организацията на тези потоци. Комуникационната мрежа обаче може да има ефект на стесняване или разширяване на разликата между изпратените и получените стойности.
· Създадената от мениджъра мрежа се състои от вертикални, хоризонтални и диагонални връзки. Мрежата от тези връзки създава истинската структура на организацията. Задачата на формалната организационна структура е да даде правилната посока на комуникационните потоци. Размерът на отделите в една организация ограничава възможностите за развитие на комуникационна мрежа. Ако размерът на групата нараства експоненциално, тогава броят на възможните комуникационни взаимоотношения нараства експоненциално. В зависимост от това как са изградени комуникационните мрежи, дейностите на групата могат да бъдат повече или по-малко ефективни.
Общият брой комуникационни канали в комуникационните мрежи може да се определи по следните формули: за серийни и вентилаторни комуникационни мрежи:
· L min \u003d P - 1;
за кръгови:
· L max \u003d P * (P - 1) / 2,
където L е броят на каналите в комуникационната мрежа,
P е броят на служителите (подразделения).
· Има три вида комуникационни мрежи: отворени, затворени и комбинирани.
Отворените се характеризират с две характеристики:
- първо, наличието на "задънени улици", т.е. субекти, на които веригата от комуникации е прекратена, тъй като няма с кого да взаимодействат по-нататък;
- второ, "контрольорите" имат способността, поради позицията си, да възпрепятстват комуникациите (спират, изкривяват съдържанието, променят посоката).
В затворени мрежи задънени краища и контролери или липсват, или могат да бъдат заобиколени.
Комбинираните мрежи се комбинират различни опцииелементи от предишните.
Комуникационните мрежи могат да бъдат едностепенни, осигуряващи хоризонтално взаимодействие, и многостепенни, чрез които се осъществяват вертикални контакти.
· Първични комуникационни мрежи.
· Тип мрежа "змия" (верига).
Характеризира се с това, че субектите в краищата на веригата, които обединява, са в задънена улица, а субектите в средата не само играят ролята на посредник на комуникациите, но могат и да ги контролират.
На практика такава структура рядко съществува като самостоятелна структура; по-често е елемент от по-сложни образувания, в които служи като инструмент за неформални комуникации на субекти от същото ниво.
Звездна мрежа.
Такава мрежа позволява например на субект А да изпраща незабавно необходимите заповеди до субекти B, C, D, които не са свързани помежду си, да регулира, координира и контролира техните действия. Тук е лесно да се поддържа ред, тъй като няма посредници и неформални канали в комуникацията, които често създават различни видове „смущения“.
Предимствата на "звездата" са следните:
1) има признат лидер, който отговаря за работата на мрежата. Тук връзките между началник и подчинен са силни;
2) "звездата" е по-стабилна от другите мрежи, цялата официална информация идва от центъра и отива в центъра;
3) ви позволява бързо да започнете да изпълнявате задачи, тъй като информацията и инструкциите от центъра могат да се изпращат едновременно до всички членове на групата;
4) тук повече ред, точност при изпълнение на задачите, тъй като центърът контролира цялата мрежа. Но ако в центъра има некомпетентен човек, "звездата" става неефективна. Затова изборът на лидер е от първостепенно значение в "звездата". Основният недостатък на "звездата" е нейната твърдост, невъзможността да се прояви инициативата на подчинените. В никоя друга мрежа командната верига не е толкова ясно изразена и за да върви работата тук безпроблемно, тя трябва да се спазва стриктно. Следователно качеството на такава мрежа се определя в центъра. Не може да бъде по-високо от нивото на работа на главата.
Zvezda е централизирана мрежа и е най-ефективна за решаване на прости, текущи задачи. За по-големи организации обаче такава комуникационна мрежа е неподходяща. Тук централната връзка A вече не е в състояние самостоятелно да разработва и съобщава на субектите C, D, E всички решения. Той е подпомаган от посредник Б, който ги определя.Такава мрежа се нарича "шпор".
Шпорна мрежа.
Играейки второстепенни роли, субектът (посредникът) всъщност има огромна власт, тъй като контролира взаимодействието на всички субекти и може неусетно да наложи волята си на центъра.
В мрежите "звезда" и "шпор" броят на комуникационните канали, които се събират към него, на практика не може да надвишава нормите за контрол. Това поставя естествена граница на развитието на управленските структури, а оттам и на самите организации, нарастването на мащаба на тяхната дейност.
Следователно големите мултидисциплинарни организации се нуждаят от комуникационни структури с хоризонтални канали на едно или повече нива (т.нар. вторични комуникационни мрежи).
· Ориз. 1. Видове комуникационни мрежи: кръг; верига; "V" (многоканална мрежа); колело.
· Кръгова мрежа.
· Мрежата от комуникации под формата на кръг е активна, без лидер, неорганизирана, нестабилна.
Предимствата на "кръга" са, че той:
1) формира по-благоприятен морален и психологически климат в групата и осигурява по-висока мотивация и активност на нейните членове;
2) възпитава лидери, тъй като способностите на всеки човек са видими и той се интересува да се покаже от най-добрата страна;
3) ограничава "отсяването" на информацията;
4) благоприятства творческата работа;
· 5) има повече контролни точки, тъй като информацията идва от всички участници в мрежата.
Недостатъци на "кръга":
1) може да възникне феноменът „групово мислене“;
· 2) евентуално увеличаване на гъвкавостта може да застраши стабилността и реда;
· 3) възможната печалба от непълното пресяване на информацията и по-голям брой контролни точки може да се постигне чрез намаляване на контролните функции на каналите.
· „Кръгът” е най-ефективен за решаване на сложни творчески задачи.
· Колесна мрежа.
· В големите организации творческите групи могат да бъдат свързани помежду си и тогава комуникационната мрежа придобива формата на „пчелни пити“, представляващи единството на отворена „змия“ и затворени „колела“ и „кръгове“.
· Клетъчна мрежа.
Такава структура предполага, че един субект участва едновременно в две групи, следователно изпълнява функциите на „свързващо звено“ по отношение на тях. Комуникационният процес тук може да има задънена улица и връзките лесно могат да се превърнат в контрольори.
· Вторични комуникационни мрежи.
· Ориз. 2. Вторични комуникационни мрежи: "шатра", "палатка" и "къща".
· Палаткова мрежа.
· "Палатка" е много често срещана, силна и стабилна, като "звезда" комуникационна мрежа. Има минимален брой неофициални взаимодействия със служители.
· Палаткова мрежа.
„Палатката“ възниква от „палатката“, когато се установи канал B-C. „Палатката“ се формира, когато мениджър А реши, че неговите старши подчинени трябва да координират своите действия и въпроси от взаимен интерес, преди да ги предадат на него. Такава мрежа може да бъде много ефективна и ефективна структура, ако правата и задълженията на B и C са ясно определени.
· домашна мрежа.
· Когато в "палатката" се появи нов официален канал b - c, се получава "къща". Това е напълно затворена система, където всеки може да комуникира с всяка друга точка чрез няколко канала, без да се налага да следва обичайната установена командна верига. Тук има три комуникационни кръга: голям, обединяващ всички членове на мрежата, и два малки.
· От организационна гледна точка „домът“ може да бъде най-опасната от всички информационни мрежи поради множеството официални канали, по които информацията се предава от една на друга. Може да възникне претоварване с информация. Трудностите се генерират от погрешната идея, че колкото по-голямо е количеството на предаваната информация и колкото по-лесно е директното й обработване, толкова по-добре.
· Познаването на видовете комуникационни мрежи е особено важно за разбирането на отношенията на власт и контрол в организациите. Известно е, че скриването или централизирането на информация поддържа властови отношения.
· Характерът на взаимозависимостта на работните места и хората в група или организация определя вида на по-ефективната комуникационна мрежа. Простата взаимозависимост позволява използването на централизирани мрежи. Сложната взаимозависимост изисква "екипен" подход за изграждане на комуникационни мрежи. Една сложна мрежа обаче може да не реши прост проблем.
Обект на нашия анализ в тази тема ще бъдат комуникационните отношения между индивидите, а не самите комуникации. Ще разгледаме резултатите от два основни вида мрежови изследвания: лабораторни експерименти с изкуствено изградени мрежи и социометрични изследвания на комуникационни мрежи в организации. Оказва се, че лабораторните изследвания са по-малко полезни при изучаване на комуникацията в една организация, отколкото социометричните изследвания.
Нет-- е структурирана група, заемаща по своя размер междинно положение между индивида и организацията. Ако броят на хората в организацията е достатъчно голям и им е трудно да комуникират едновременно с всички останали, тогава скоро ще се оформят комуникационни мрежи. Съществува естествена тенденция за формиране на подсистеми, в рамките на една от които индивидите влизат в контакт един с друг по-често, отколкото с индивиди от други подсистеми. Излишно е да казвам, че има много мрежи в голяма организация от хиляда индивида. На практика комуникационната система на една организация може да се разглежда като колекция от голям брой мрежи, припокриващи се и свързани помежду си. Тогава организационната комуникационна система е мрежа от по-малки мрежи.
Мрежовият анализ използва подход, който не предполага ясно разграничение между източника и получателя на съобщенията. Информационните потоци се движат през посредници, които са едновременно източници и получатели на съобщения.
Терминът "мрежа" е комуникационен аналог на социологическото понятие "група". Мрежата обаче се различава от групата по това, че обхваща редица индивиди, взаимодействащи последователно помежду си в съответствие с установени комуникационни модели. Мрежите не винаги могат да се наблюдават визуално, но многобройни изследвания на комуникацията категорично показват, че социометричните модели на мрежите са съвсем реални.
Мрежата се състои от индивиди, свързани помежду си чрез подредени потоци от съобщения. Когато става въпрос за мрежи, ние изследваме подредени неформални групи от индивиди в рамките на официална система. Всяка мрежа е малка група от хора, които комуникират интензивно помежду си, или набор от такива групи, свързани чрез потоци от съобщения, предавани един на друг.
Терминът "мрежа" всъщност се използва от организационните учени за означаване на три различни концепции:
1. Мрежа от цялостна система, обхващаща стабилни комуникационни модели на всички индивиди в система, например в организация. В голяма организация тази мрежа може да включва хиляди хора.
2. Групова мрежа, дефинирана като подсистема, чиито елементи взаимодействат помежду си по-често, отколкото с други елементи на комуникационната система. Повечето групи обикновено включват между 5 и 25 души.
3. Лична мрежа, която е стабилна схема на комуникационни потоци на даден индивид с всякакви други индивиди. Всеки човек има лична мрежа, която го свързва с тези, с които постоянно контактува по определени въпроси. Личностната мрежа отчасти обяснява поведението на индивида.
Трябва да се разграничат два вида мрежи на личността: радиални и взаимосвързани. Радиалната личностна мрежа е мрежа, в която индивид взаимодейства с индивиди, които не са в контакт помежду си. Взаимосвързана личностна мрежа е мрежа, в която тези, които са свързани с индивид, също взаимодействат помежду си. Повечето личностни мрежи са отчасти радиални и отчасти взаимосвързани (Фигура 1).
Ориз. 1, която показва взаимосвързаната личностна мрежа на индивид 1 от лявата страна и радиалната от дясната страна.
Формираните стабилни комуникационни връзки във взаимосвързана персонална мрежа допринасят за ефективния обмен на информация между нейните членове, но могат да образуват бариери предотвратяване на потока на нова информация в тази мрежа. Близките приятели рядко си казват нещо фундаментално ново. Следователно във взаимосвързаната личностна мрежа не влиза много нова информация.
Комуникацията между хората обикновено води до баланс между новост и сходство на съобщенията, предавани един на друг. Изследователите на междуличностните мрежи са изправени пред проблем, т.нар „Силите на слабите връзки“.Резултатите от техните изследвания могат да бъдат изразени по следния начин: информационната сила на комуникационните взаимоотношения между двама индивиди е обратно пропорционална на близостта социален статусмежду източника и получателя на информация (фиг. 2).
Ориз. 2,
което демонстрира това нова идея се съобщава на повече хора и изминава по-голямо социално разстояние, ако преминава през слаби връзки в радиални личностни мрежи (вдясно), отколкото през силни връзки във взаимосвързани мрежи (вляво).
Следователно взаимосвързаните мрежи на личността имат малка информативна сила. На пръв поглед слабите връзки в радиалните лични мрежи позволяват на новата информация да се разпространява широко от група на група чрез „конектори“ и „мостове“.
Изучаването на комуникационната мрежа на група в лабораторията беше често срещан подход през 50-те и 60-те години. Бяха поставени въпроси: как структурата на групата влияе върху ефективността на комуникацията, как позицията на индивида в структурата на групата влияе върху неговото поведение и удовлетворение от работата?
Изследването на комуникационната мрежа на групата в лабораторията е извършено в помещение, разделено с прегради с прозорци, през които се осъществява комуникацията. Членовете на групата бяха помолени да общуват помежду си само чрез писмени съобщения. На всеки човек от групата беше предоставена определена информация, която трябваше да бъде предадена на останалите, за да изпълни възложената задача. Според условията на експеримента всеки участник трябваше в крайна сметка да знае решението, в противен случай задачата се считаше за неизпълнена. Параметрите на експеримента бяха: времето, изразходвано за намиране на правилното решение; броя на съобщенията, разменени между участниците; броя на допуснатите грешки; избор на лидер; удовлетворение от работата. Взаимодействието на членовете на тези групи беше изследвано в условията на такива комуникационни структури като "кръг", "колело", "верига" и "силно свързана графа".
Ориз. 3,
върху който последователно е изобразен "кръгът",
„колело“, „верига“ и „силно свързан граф“.
Изследователите заключават, че силно централизираните мрежи "колело" са за предпочитане при изпълнение на рутинни задачи, при които грешките са допустими; децентрализираната кръгова мрежа е по-ефективна при задачи, които изискват креативност. Ако такова задание позволяваше само мрежата на концентратора, заданието рядко успяваше. Резултатите са подобрени при използване на структури без център от типа "кръг". „Силно свързаната графика“ обаче беше по-малко ефективна. Освен това в структурата на „волана“ задачите бяха изпълнени много по-бързо, отколкото в структурата на „кръг“. Във волана обаче бяха направени повече грешки, тъй като само участникът успя да дешифрира информацията и да коригира грешката. 1 , докато в „кръга“ и петимата му участници можеха правилно да дешифрират информацията и следователно да проверят конкретно решение.
По време на експериментите изследователите въведоха нови параметри: "независимост" и "насищане". Независимостта - степента на свобода на индивида в група - се оказа по-висока в мрежи без център като "кръг" или "силно свързана графика" за какъвто и да е проблем, който се решава. Независимостта е положително свързана с удовлетворението от работата. Индикаторът "насищане" характеризира степента на информационно претоварване сред членовете на групата. Претоварването беше най-голямо при индивида 1 в "волана".
Експериментите позволиха да се разкрият следните характеристики на тези комуникационни структури:
1. Комуникационната мрежа под формата на кръг е активна, без лидер, неорганизирана, нестабилна. Ефективен е при изпълнение на нерутинни задачи, изискващи творчески подход.
2. Мрежата под формата на волан е по-малко активна, има определен лидер, добре и стабилно е организирана, по-рационализирана. Предпочита се при изпълнение на рутинни задачи, при които грешките са допустими. С тази мрежова структура задачите се изпълняват много по-бързо, отколкото с „кръговата“ структура, но се допускат повече грешки.
3. Мрежата под формата на верига се характеризира с висока точност на трансфер на информация, но доста средна скорост на такъв трансфер, както и средни показатели за удовлетвореност от работата.
4. Мрежа под формата на силно свързана графа, напротив, се характеризира със средна точност и висока скорост на предаване на информация.
Експериментите с малки групи доведоха до следните заключения:
1. Централизацията в мрежата, която е характерна за структурата тип „колело“, допринася за бързото изпълнение на задачите (особено простите), но в същото време процентът на грешки е висок. Това се дължи на слаба комуникация в обратната връзка. Колкото по-силна е взаимовръзката в мрежата, толкова по-вероятно е да бъде решен проблем, който изисква интегриране на информация, която има всеки от елементите на мрежата.
2. Ниската централизация, високата независимост (в структури от типа "кръг") допринасят за по-голяма удовлетвореност на индивидите.
3. Структурата на мрежата влияе на статуса в групата. Така изследователите не назначават лидер в лабораторните експерименти, а индивида 1 в „волана” той винаги се оказва лидер (според участниците). В "кръга" участниците рядко посочват лидера по време на експеримента, а в случаите, когато се изискваше да посочат лидера, те с различна вероятност посочваха който и да е член на групата.
4. Ключовата позиция на лидера в мрежата води до нейното информационно претоварване, тъй като всички съобщения трябва да преминават през нея.
Недостатъци на експериментите с малки групи:
1. Индивидите бяха поставени в експерименталните условия като напълно непознати, за да изпълняват задачи, далеч от живота. Условията на експериментите не отразяват реалните житейски ситуации в организациите.
2. Използването на изключително малък брой независими променливи в хода на експериментите. Основните променливи бяха размерът, структурата на мрежата и лекотата на задачата. Освен това беше необходимо да се проучи влиянието на други променливи, например личностни черти на членовете на групата, шум и изкривяване на съобщенията, пространствено разпределение на членовете на организацията и т.н.
Социометричен метод за анализ на комуникационни мрежие метод, чрез който се анализират социометрични данни за потоци от съобщения или стабилни комуникационни модели, като се разглеждат междуличностните отношения като обект на анализ. Използва се за идентифициране на структурата на комуникацията в системата. Може да се използва за пресъздаване на потока от съобщения в системата и за налагане на социалната структура на организацията върху тези потоци. Мрежовият анализ позволява разбирането на динамиката на организационната структура, тъй като определя потока от съобщения между звена и позиции в организационната йерархия.
Как се извършва социометричен анализ? Всички респонденти са помолени да посочат колко често говорят с всеки друг член на тяхната организация по бизнес въпроси. След това тези данни се анализират по метода на матричната алгебра. В съответствие с тази техника имената на всички членове на организацията се поставят в редовете на матрицата (кой отчита), а те в същата последователност в колоните на матрицата (пред кого отчитат). Тази комуникационна матрица е допълнително пренаредена, така че индивидите, които взаимодействат по-често, са разположени по-близо един до друг в матрицата. Така постепенно в матрицата се формират подгрупи, които изграждат неформалната структура на организацията. „Циментът“, който свързва тези подгрупи, са хора, които действат като „свързващи“ или „мостове“.
Основното значение на приложението на социометричния анализ се крие във факта, че подобни изследвания на междуличностните контакти в една организация доведоха до постепенно осъзнаване на важната функция на комуникацията в организациите, което беше основата за прехода от обичайния анализ, фокусиран върху изолирани индивиди, до изследване на взаимоотношенията между тях, включително общуването.
Спецификата на социометричния анализ като изследователски метод е, че мрежовият анализ изисква нова процедура за събиране на данни. По този начин се предполага, че се събират данни от всички респонденти, представляващи интерес за изследователя, за разлика от използваните преди това методи на произволна извадка, базирани на анализ на данни за отделни индивиди като елементи от по-представителна обща съвкупност. Това намали възможността за обобщаване на резултатите, които дадоха вероятностните методи, но позволи по-добро разбиране на връзката между организационната структура и комуникацията.
Анализът на комуникационните мрежи е свързан с редица трудности. Една от тях е, че процесът на обмен на съобщения между елементите на системата е толкова динамичен, че е невъзможно комуникационните мрежи да се изобразят графично. Представете си, че се опитвате да покажете със стрелки и числа всички човешки взаимодействия, които се случват дори в малка организация за един ден. Това е изключително трудно. В система от 100 души, всеки от 100-те може да се свърже с 99 други, така че има 9900 възможни комуникационни отношения. В система от 200 души са възможни 39 800 комуникационни диади, а в система от 5 000 индивида – почти 25 милиона. Социометричните данни всъщност отразяват само най-очевидното комуникационно поведение, основните линии на комуникация, използвани най-често и интензивно. Слабите връзки, които се осъществяват в организацията, малко използваните потоци от съобщения рядко се съобщават от респондентите в организационните проучвания и следователно тези връзки и потоци рядко се анализират в изследването на мрежите.
Общият подход към мрежовия анализ включва следните стъпки:
1. Събират се социометрични данни за всеки член на организацията по отношение на междуличностните потоци от съобщения, свързани с производствените дейности. Тези данни могат да бъдат получени чрез анализ на въпросници, интервюта, наблюдения.
2. Идентифицират се групи, в които индивидите общуват предимно помежду си. За да направят това, те чертаят комуникационни схеми, изграждат социограми и отделят индивиди, които най-често взаимодействат.
3. Идентифицираните групи се сравняват с организационната схема, за да се определи степента на тяхното съответствие. Предполага се, че схемата на формалната структура отразява очакваните модели на комуникация, докато социометричните данни характеризират истинското състояние на нещата.
4. Оценете адекватността на формалната организационна структура на комуникационната система, за да направите препоръки относно промени в схемата (т.е. реорганизации). Например мрежовият анализ може да покаже, че една организация съдържа „изолати“, които не взаимодействат с никого в своята организация. Може да се окаже, че в определени звена няма "посланици" и "мостове" и че е подходящо да се въведат такива комуникационни роли.
Основните положения на темата:
1. В сравнение с формалната комуникационна система в една организация, неформалните комуникационни мрежи са по-малко рационализирани и следователно по-малко предвидими.
2. Информационната стойност на сдвоените комуникационни отношения е обратно пропорционална на близостта на социалния статус и силата на взаимодействие между източници и получатели на съобщения.
3. Теорията на отворените системи доведе до изместване на вниманието на изследователите на организационната комуникация от индивида като единица за анализ към двойки или други видове взаимоотношения, в които комуникационните връзки са основният обект на изследване, и към системни явления , често включително мрежов анализ.
4. Централизирането на комуникационните мрежи в малки групи (както например в мрежи от типа „волан“, за разлика от „кръга“) води до повишаване на ефективността на груповите дейности, но в същото време увеличава броя на грешките в комуникационния процес и намалява удовлетворението на участниците от задачата.
5. Лабораторни експерименти върху комуникационни мрежи в малки групи предоставиха известна информация за ефекта на структурата върху потоците в комуникационните мрежи, но точната природа на връзката между изследваните променливи остава до голяма степен неясна.
6. Повечето от членовете на неформалните групи в комуникационната мрежа на организацията са разположени относително близо един до друг във формалната йерархия, което показва частично съвпадение на формалните и неформалните комуникационни системи в организацията.
ЛИТЕРАТУРА
Кордонски М. Б., Ланцберг В. И.групова технология. Мозир, 1999 г.
Роджърс Е., Агарвала-Роджърс Р.Комуникации в организациите. М., 1980. С. 110-142.
Комуникационната мрежа е връзка на индивиди, участващи в комуникационния процес по определен начин с помощта на информационни потоци (фиг. 5). В този случай не се разглеждат индивидите като такива, а комуникационни отношениямежду индивиди. Комуникационната мрежа включва поток от съобщения или сигнали между две или повече лица. Комуникационната мрежа се фокусира върху моделите на организацията на тези потоци, а не върху това дали значението или значението на съобщението е било предадено. Комуникационната мрежа обаче може да има ефект на стесняване или разширяване на разликата между изпратената и получената стойност.
Ориз. 5.
Мрежата, създадена от мениджъра, се състои от вертикални, хоризонтални и диагонални връзки. Вертикални връзкисе изграждат по линията на лидерство от шефа към подчинените. Хоризонтални връзкиизвършва се между равни нива на лица или части от организацията: между заместници, между ръководители на отдели, между подчинени . Диагоналните връзки са връзки с други началници и с други подчинени. Мрежата от тези връзки създава истинската структура на организацията. Задачата на формалната организационна структура е да даде правилната посока на комуникационните потоци. Размерът на отделите в една организация ограничава възможностите за развитие на комуникационна мрежа. Ако размерът на групата нараства експоненциално, тогава броят на възможните комуникационни взаимоотношения нараства експоненциално. Следователно комуникационната мрежа в група от 12 е по-разнообразна и сложна, отколкото в група от трима. В зависимост от това как са изградени комуникационните мрежи, дейностите на групата могат да бъдат повече или по-малко ефективни.
Съществуват добре установени модели на комуникационни мрежи за групи с еднакъв или различен размер (фиг. 6). В кръговите мрежи членовете на групата могат да общуват само с тези, които се намират до тях. В колелните мрежи съществува формална, централизирана йерархия на властта, в която подчинените комуникират помежду си чрез своя шеф. Обективната основа на подобна ситуация е, че лицето, което е bцентърът на "колелото", има повече комуникационни връзки от останалите членове на групата. Той получава повече съобщения, по-често се разпознава от другите членове на групата като човек, изпълняващ лидерски функции, има по-голямо социално влияние върху другите членове на групата, обикновено има по-голяма отговорност за предаване на информация, от него се очаква повече от другите да реши окончателно проблемът.
Ориз. 6.
Подобна картина се наблюдава в мрежи от тип "Y". Такива мрежи се наричат централизирани и могат да бъдат ефективни, ако прости проблеми. Друг вид властова йерархия е представена от „верижни” мрежи, в които се появяват хоризонтални връзки – елемент на децентрализация. „Омниканалните“ мрежи представляват напълно децентрализирани групи. Това обикновено се изисква, когато е необходимо всички да бъдат включени в решаването на сложни проблеми. Този подход се нарича още отворени комуникации.
Познаването на видовете комуникационни мрежи е особено важно за разбирането на отношенията на власт и контрол в една организация. Известно е, че скриването или централизирането на информация поддържа властови отношения.
Характерът на взаимозависимостта на работните места и хората в група или организация ще определи вида на по-ефективната комуникационна мрежа. Простата взаимозависимост позволява използването на централизирани мрежи. Сложната взаимозависимост изисква "екипен" подход за изграждане на комуникационни мрежи. Една сложна мрежа обаче може да не реши прост проблем.
При организирането на комуникационните мрежи в предприятието е необходимо да се вземат предвид спецификите различни видовеи комуникационни канали на всеки етап от комуникационния процес.
Много важна характеристика на всяка форма на комуникация е нейната податливост на всякакви смущения. Под смущения се разбират препятствия, бариери, които възникват по време на формирането, предаването и приемането на информация и нарушават комуникацията.
Основните комуникационни бариери са интерференция, свързана със съдържанието на съобщението, формата на съобщението, средствата за комуникация, организацията на съобщението.
Смущения, свързани със съдържанието на съобщението:
- 1. Език вербален (свързан с реч, думи). На първо място, това са семантични намеси, причинени от неразбиране на значението на думите (например поради лош превод), недостатъчна професионална подготовка (неразбиране на специални термини), лошо произношение и др.
- 2. Лингвистични невербални (свързани с езика на тялото, движенията на тялото, изражението на лицето). Това са препятствията, които възникват по време на преговори, когато различните страни влагат различно значение в едни и същи жестове (например кимане с глава при българите не означава съгласие, както ние, а отказ).
- 3. Логическа намеса . Тук е бариерата различна системадоказателства, приети от страните, различни виждания за едни и същи обстоятелства, различни принципи и нагласи. Така логиката на богатите се различава от логиката на бедните, логиката на смелите - от логиката на предпазливите, логиката на купувача - от логиката на продавача и т.н.
- 4. Перцептивна интерференция . Бариерата може да бъде средата, в която се възприема информацията (например недружелюбна атмосфера), предубедено отношение към получената информация, липса на доверие, противоречия с предишни съобщения, липса на готовност за възприемане (например поради до пренебрегване на необходимата подготвителна работа).
Смущението, свързано със съдържанието на съобщението, може да бъде до голяма степен неутрализирано чрез:
- - задълбочена подготовка за формиране, предаване и приемане на информация;
- - участие в създаването на съобщението и в приемането му на специалисти;
- - обучение на персонала на организацията в комуникационни процеси;
- - създаване на среда, благоприятна за комуникационни дейности.
Смущения, свързани с формата на съобщението:
- 1. Сложността на формата . Тук намесата възниква поради трудността при разбиране на съобщението (например при злоупотреба със специални термини, изобилие от цифрови данни и т.н.).
- 2. Необичайна форма. Намесата се появява например, когато заповедта е дадена по нетрадиционен начин (например с необичайна формулировка).
- 3. Несъответствие на формата със съдържанието на информацията . Например повикването за помощ трябва да бъде предадено в кратко съобщение, а финансовата информация трябва да бъде изчерпателна.
- 4. Неоправдано посредничество при предаването и тълкуването на информация. Смущенията възникват поради неизбежните изкривявания на всеки етап от предаването и приемането на съобщение (ефектът на "развален телефон").
Пречките, свързани с формата на съобщението, могат да бъдат преодолени чрез:
- - придаване на съобщението в разбираема форма и достъпна форма;
- - спазване на установените и договорени правила за предоставяне на информация;
- - осигуряване на съответствие на формата на съобщението с неговото съдържание;
- - изключване на необосновани междинни инстанции при предаване и приемане на информация.
Смущения, свързани със средствата за комуникация:
- 1. Ниска ефективност на трансфера на информация . Например кодирането на информацията, изисквана от това средство, което води до забавяне на нейното предаване.
- 2. Означава ниска производителност . Това причинява информационно претоварване, например, когато организацията няма необходимото офис оборудване за обработка и предаване на съобщението.
- 3. Несъответствие на средствата с характера на предаваната информация. Например, липсата на видео оборудване ни принуждава да се ограничим до аудио оборудване, чиито възможности са много по-ниски.
- 4. Слаба устойчивост на шум и ниско качество на комуникационните средства. Това води до нарушаване на комуникационния процес и драстично намалява неговото качество. Смущенията, свързани със средствата за комуникация, могат да бъдат значително намалени чрез отделяне на допълнителни средства за оборудване на комуникациите с модерни технологии.
Намеса, свързана с организацията на съобщението:
- 1. Лошо Обратна връзкаили липсата му. Това увеличава шансовете за изкривяване на информацията, лишава организацията от възможността да контролира процеса на управление.
- 2. Забавяне на информацията . Това драстично намалява стойността на информацията и ефективността на нейното използване.
- 3. Неуспешен подбор на партньори в комуникационния процес. Това увеличава възможността за изкривяване на съобщенията и в някои случаи може да доведе до прекъсване на комуникацията.
- 4. Неудачен избор на време и среда за общуване. Това намалява стойността на посланието и ефективността на неговото прилагане.
Смущението, свързано с организирането на съобщение, може да бъде значително намалено чрез:
- - Задължително установяване на постоянна и стабилна обратна връзка;
- - осигуряване на своевременно предаване на информация;
- - внимателен подбор на участниците в комуникационния процес;
- - обмислен избор на време и комуникационна среда.
Комуникационната мрежа е връзка на лица, участващи в комуникационния процес по определен начин с помощта на информационни потоци. В този случай не се разглеждат индивидите като такива, а комуникационните отношения между индивидите. Комуникационната мрежа включва поток от съобщения или сигнали между две или повече лица. Комуникационната мрежа се фокусира върху моделите на организацията на тези потоци. И не дали е възможно да се предаде значението или значението на съобщението.
В предприятията комуникационните канали се комбинират в мрежи, които свързват елементите на управленската структура в едно цяло. Те съчетават формални и неформални комуникационни канали, като се дублират и допълват взаимно.
Въз основа на вътрешния и чуждия опит, три
видове комуникационни мрежи:
отворени, в тези мрежи движението на команда или информация може да бъде спряно, тъй като попадне в задънена улица, т.е. към контролния структурен елемент в края на канала. В същото време движението може да срещне препятствие под формата на посредник или контролер, но което по някаква причина предотвратява това движение (спира, изкривява, насочва в другата посока) и което не може да бъде заобиколено.
затворени, задънени краища и контролери или липсват, или могат да бъдат прескочени.
комбинираните мрежи съчетават двата принципа на изграждане и са присъщи на големите многостепенни предприятия.
Нека разгледаме по-подробно всеки от видовете мрежи, техните предимства и недостатъци, като помним, че говорим за техните схематични диаграми, а не за "портрети" на определени реални организации или отдели.
Най-простият тип отворена комуникационна мрежа е линейната, наречена змия (фиг. 2). Той характеризира елементите на контролната структура на A и B, които, когато са свързани, са в задънена улица, а C играе ролята не само на посредник на комуникациите, но може да ги контролира. Такава мрежа свързва служители от едно и също ниво на управление, най-често с неформален характер, или е елемент от по-сложна мрежа.
Фигура.2
Ако броят на връзките, принадлежащи към по-ниското ниво на йерархията на управленската структура, не надхвърля обхвата на контрол, най-подходящата за него е комуникационна мрежа, наречена звезда, която ви позволява бързо да получавате информация, да я концентрирате в централната връзка A и възможно най-скоро го изпратете на изпълнители B, C. D (фиг. 3). За връзка А е лесно да поддържа ред в управлението, тъй като няма посредници и неформални канали в комуникациите, което прави невъзможно появата на различни видове „смущения“. Подобна комуникационна мрежа обаче е неподходяща за големи административни структури. Централната връзка А вече не е в състояние самостоятелно да разработва всички решения и да ги предава на изпълнителите. В този случай се появява асистент (посредник) B, който задава команди и разпространява информация между изпълнителите C, D, E. Като представител на средното ниво на управление и играе второстепенни роли, той всъщност получава огромна власт, тъй като контролира информация и може да наложи волята си на първото лице. Такава мрежа се нарича шпора (фиг. 4).
Фигура.3
Фигура.4
В звездни и шпионски мрежи броят на комуникационните канали, събиращи се към централен елемент, може на практика да расте неограничено и в крайна сметка да надхвърли способността на индивида да ги контролира. Това обстоятелство поставя естествена граница на развитието на управленските структури, следователно възпрепятства разрастването на самите предприятия, поради нарастването на мащаба на производството.
Следователно, за големи мултидисциплинарни функционални структури са характерни други комуникационни мрежи, например тента и нейните модификации. Същността на тези модификации, наречени палатка (фиг. 5) и къща (фиг. 6), е официалното допускане, заедно с вертикални хоризонтални комуникационни канали, чрез които подчинените могат директно да решават много второстепенни проблеми сами, което позволява ръководството да не се разсейва от тях и да се фокусира върху основното.
Фигура.5
Фигура.6
В "шатрата" се допуска едно ниво на хоризонтална комуникация - между вторите лица; в "къщата" такива канали са възможни на всички нива на управленската структура, което й придава характер на затворена мрежа. Практиката обаче показва, че поради относително свободното използване на комуникационните канали тук могат да възникнат определени целенасочени деформации, с помощта на които отделни субекти на управленската структура могат първо да бъдат изключени от комуникационната система, а след това отстранени от нея.
Например, въз основа на предварително споразумение субектът D може да изпрати информация до A чрез B и D, заобикаляйки C, което той трябва да направи в съответствие с официални инструкции. След известно време няма да е трудно да се докаже фундаменталната безполезност на Б и възможността той да бъде изключен от управленската структура.
Като цяло отворените комуникационни структури са присъщи на бюрократичните структури, където има стриктно подчинение на едни връзки на други и преобладават формалните връзки. В рамките на такива предприятия обаче могат да съществуват и гъвкави структури - консултативни и консултативни (комитети, комисии, специални творчески групи), които се основават главно на неформални или полуформални вътрешни комуникации и принципи на самоуправление. Комуникацията тук се осъществява чрез затворени мрежи, в които посредници.
В големите предприятия това може да бъде сложно, включващо допълнителни комуникационни канали, които свързват всеки с всеки. „Кръгът” е характерен за структури с благоприятен морален и психологически климат (фиг. 7). Спомага за сближаването на хората, улеснява обмена на информация и идеи, стимулира творческите процеси.
Фигура.7
Фигура.9
В големите предприятия творческите групи могат да бъдат свързани помежду си и тогава комуникационната структура придобива формата на "пчелни пити" (фиг. 8). Това е комбинирана мрежа, тя е единство от отворена „змия“ и затворено „колело“ (фиг. 9) или „кръг“. Комуникационният процес вече има своите задънени улици и връзките лесно се превръщат в контрольори. Тези блокирания, ако е необходимо, могат да бъдат преодолени чрез затваряне на самата "змия", използвайки принципа на "свързващата връзка".
Фигура 8
Комуникационната мрежа на една организация определя кой с кого взаимодейства.
Официалната структура на организацията, от друга страна, определя разделението на отговорностите и нивата на власт. По този начин формалната структура на организацията предоставя само част от информацията за това как протичат процесите на взаимодействие в организацията и по-специално не обяснява взаимодействието на вътрешно ниво. Затова са необходими допълнителни изследвания.
Ако въз основа на резултатите от изследването съставим определена схема на взаимодействие в организацията, тогава можем да забележим някои интересни характеристики. Първо, взаимодействието е много по-интензивно вътре в единиците, отколкото между тях. Второ, във всички подразделения това взаимодействие се осъществява по различен начин. В някои подразделения всички индивиди инициират и получават взаимодействие, докато в някои има хора, които нито инициират, нито приемат взаимодействия (изолирани) или такива, през които, напротив, преминава почти цялата информация („вратари“); те обикновено са началници на отдели, въпреки че не са единствените.
От особен интерес бяха проучванията в лаборатории за научноизследователска и развойна дейност, които са по-малко формализирани от други части на организацията и следователно където неформалните комуникационни мрежи имат особено силно въздействие върху производителността. Установено е, че работниците с най-висока комуникационна активност са и най-продуктивните работници. В същото време обаче остава неясно дали високата комуникативна активност е причина или следствие от високата продуктивност. Друг факт, отбелязан от изследователите, е, че много голяма част от взаимодействието се осъществява между служители не от един и същ, а от различни отдели, но включени в една и съща организация.
Определящи фактори на комуникационните мрежи. Както беше отбелязано по-рано, формалната структура на организацията има решаващо влияние върху взаимодействието между организационните единици и различните йерархични нива.
Степента на централизация също влияе върху характера на комуникациите. В по-централизирани организации, висока степенвертикални комуникации, докато при по-слабо централизираните доминират хоризонталните. Естеството на комуникациите се влияе от задачата, която се изпълнява чрез разпределението в групата на ролите, свързани с нейното изпълнение. Комуникацията в групата е толкова по-интензивна, колкото по-сплотена е групата и статусът на всеки от нейните членове определя мястото му в комуникационния процес по такъв начин, че членът с най-висок статус участва в него в най-голяма степен, а членът с най-нисък статус - на най-малък. И накрая, чисто физическото относително положение на работниците (например близостта на техните офиси) влияе върху интензивността на комуникацията. Забелязано е, че отворените офиси (с ниски прегради вместо стени) намаляват нивото на комуникация.
Още по-изненадващо е, че отворените офиси бяха въведени специално за стимулиране на комуникацията.
Последици от комуникационните мрежи. Истинското значение на комуникационните мрежи не се крие във факторите, които определят тяхната форма, а в последствията, които всяка от тези форми носи на организацията. Например, в процеса на изследване беше направено разграничение между централизирани и децентрализирани комуникационни мрежи. В случай на централизирани мрежи, човекът, който е в центъра, получава повече съобщения от колегите си, получава повече удовлетворение от работата си, е по-вероятно да бъде избран от останалата част от групата като лидер на групата и има повече обществено влияние над останалата част от групата.
производителност различни видовемрежи зависи от вида на изпълняваната работа. Така че за сложни задачи децентрализираните мрежи са за предпочитане, тъй като ви позволяват да изпълните задачата по-бързо и с по-малко грешки; в същото време, за по-прости задачи, централизираните мрежи са за предпочитане. Недостатъците на централизирана мрежа при решаването на сложни проблеми произтичат от факта, че лидерът се претоварва и останалата част от групата не може да допринесе достатъчно за решаването на проблема.
Комуникационните мрежи се състоят от комуникационни канали, чиято конфигурация определя типологията на мрежата. Комуникационните канали се различават по своите технически спецификации: пропускателна способност(обемът и скоростта на комуникационните действия, извършвани за единица време), стойността възможни загубии провали. Важна характеристика на комуникационните канали е посоката на комуникацията. В допълнение, каналите за комуникация в рамките на една организация могат да бъдат формален И неофициален.
Ако комуникационните канали свързват елементи от управленската структура, принадлежащи към различните й нива, то те са вертикален, и ако до един, тогава хоризонтална. Наричат се комуникационни канали, които свързват елементи, свързани не само с различни нива, но и с различни части на структурата диагонал.
Комуникационните канали се комбинират в мрежи, които свързват елементите на управленската структура в едно цяло. Мрежите съчетават формални и неформални комуникационни канали, като се дублират и допълват взаимно.
Има три вида комуникационни мрежи: отворени, затворени и комбинирани. IN отворен мрежи, движението на информация може да бъде спряно чрез попадане в задънена улица, тоест до елемент от структурата за управление, разположен в края на канала, или чрез блъскане в "посредник" ("контролер") - междинен връзка в мрежата, която не може да бъде заобиколена (има способността да предотврати това движение: да спре, изкриви или насочи в другата посока). IN затворен мрежови блокирания и контролери липсват или могат да бъдат прескочени. Комбиниран мрежите съчетават и двата принципа на изграждане и са по-присъщи на големите многостепенни организации.
Най-простият тип отворена комуникационна мрежа е линеен (фиг. 15.4). Елементите A и C на тази контролна структура са в задънена улица, а B играе ролята не само на посредник на комуникациите, но може да ги контролира. Този тип мрежа понякога се нарича "змия".
Мрежа от типа "(d U> (p (5 p. 5) (3) може бързо да бъде получена от централната връзка възможно най-скоро, за да се изпрати на изпълнители B, C и G. Лесно е връзката A да поддържа ред в управлението, тъй като няма посредници и неформалност в комуникациите 1/^> канали.
Ориз. 15.4. Линейна мрежа
Ориз. 15.5. Звездна мрежа
Централната връзка A не винаги е в състояние сама да разработи всички решения и да ги доведе до изпълнителите, така че се появява посредник B, който уточнява командите и споделя информация между изпълнителите C, D и E. Представител на средното ниво на управление и играе второстепенни роли, всъщност той получава власт, тъй като контролира информацията и може да наложи своето първо лице. Тази мрежа беше наречена "Spur".
Ориз. 15.6. Мрежа "Spur".
За големи мултидисциплинарни функционални структури са характерни други комуникационни мрежи (фиг. 15.7). Основният тип такава мрежа е типът "Палатка", а нейните модификации "Палатка" и "Къща" се различават по това, че наред с вертикалните са разрешени и хоризонтални комуникационни канали, чрез които подчинените могат директно да решават много второстепенни проблеми на собствените си, което позволява на ръководството да не ги разсейва и да се съсредоточи върху най-важното. Имайте предвид, че комуникационната мрежа тип "Къща" има затворен характер.
Като цяло отворените комуникационни мрежи са присъщи на бюрократичните организации със строга субординация на връзките и преобладаване на формалните връзки. въпреки това
Ориз. 15.7. Тип мрежа:А - "Палатка"; б - "Палатка"; V - "Къща"
Основата на затворените мрежи е мрежа от тип "кръг" (фиг. 15.8). Този тип в големите организации може да бъде сложен, включващ допълнителни комуникационни канали, които свързват всеки с всеки. Имайте предвид, че този тип комуникационна мрежа е типичен за структури с благоприятен морален и психологически климат,
Фиг.15.10.
Комуникационният процес има своите задънени улици и връзките лесно се превръщат в контрольори. Тези блокирания, ако е необходимо, могат да бъдат преодолени чрез затваряне на самата "Змия", използвайки принципа "Свързваща връзка".
Зареждане...