excel izvještaj. Kako sam vodio upravljačko računovodstvo u Excel-u

Ovaj članak je malo zastario. Predlažem da ga pogledate nova verzija, što uključuje nova iskustva stečena za Prošle godine rad. Novi članak.

Na poslu svakodnevno viđamo mnogo izvještaja koji izgledaju djetinjasto ili nekvalitetno. Kako bi vaši izvještaji izgledali profesionalno, nudim vam jednu od opcija za pripremu takvih izvještaja. U početku je razvijen za analizu finansijskih izvještaja velikog preduzeća - izašlo je oko 30 stranica teksta, dijagrama i dijagrama. Uprava je bila veoma zadovoljna izvještajem.

Predlažem da pogledate primjer takvog izvještaja u priloženom fajlu na ovom linku. Kako ga pripremiti u Microsoft Excel bez pribjegavanja skupim softver, kao što je Adobe InDesign.

Da bismo to uradili, moramo da iskoristimo nekoliko stvari: (1) prikaz u režimu „Izgled stranice“ (možete ga uključiti klikom na traku pogled na dugme Izgled stranice iz sekcije prikazi radne sveske, o ovom pogledu i kako optimizirati izvještaj za štampanje, pogledajte ovaj članak), (2) naučni pristup.

Ako je s prvom točkom sve jasno, onda je za drugu potrebno neko objašnjenje.

Opći savjeti

Priprema izvještaja treba započeti ne obradom informacija i ne nacrtima, već sa potpuno druge strane – naime, izradom šablona za prezentaciju izvještaja. Izvještaj će izgledati profesionalno samo ako je istog tipa od odjeljka do odjeljka. Zato vam je potreban predložak koji ćete kopirati kao novi list za novi odjeljak i popuniti ga.

Šablon ne bi trebao biti šikantan. Predlažem da koristite boje standardne teme Microsoft Excel 2007-2010. Vrlo su udobne za korisničku percepciju vašeg izvještaja: bilo da se radi o vašem menadžeru, finansijskom direktoru, izvršnom direktoru, dioničarima ili klijentima kompanije. Na primjer, koristio sam plavu. Zelena takođe izgleda dovoljno dobro. Ako postoji neki odjeljak na koji biste željeli da se pozovete Posebna pažnja, možete ga napraviti u crvenoj boji, glavna stvar nije da odaberete električnu crvenu, već udobnu crvenu.

Gradijentne karte su veoma pozitivno percipirane od strane menadžmenta. Obično za menadžment ovo je vrhunsko, a od vas ne zahtijeva gotovo nikakav napor.

Takav izvještaj (naročito kada se sastoji od pedeset stranica) izgledat će vrlo dobro odštampan na štampaču u boji s obje strane i ukoričen. Naš kontrolor je imao desetak ovih izvještaja koje je na sastancima dijelio zainteresiranima.

Ako ga namjeravate distribuirati elektronskim putem, MORATE ga prevesti pdf format. Mnogo je čitljiviji, iako gubi neke karakteristike. Po mom mišljenju, najpogodniji način da ga konvertujete u ovaj format nije korišćenje pdf štampača, već ugrađene funkcionalnosti Microsoft Excel 2007-2010 (File => Sačuvaj kao => izaberite pdf format).

Postoji nekoliko tačaka na koje bih vam skrenuo pažnju.

(1) Na listu šablona, ​​krajnja desna kolona je vrlo uska (bukvalno nekoliko piksela). Ona nije samo tamo. Ako ga ne dodate i umetnete grafička i tekstualna polja "povlačeći" ih do ruba ćelija, onda će se ona desno sa svojim rubom (čak i ako je providna) "popeti" na susjednu stranicu, prisiljavajući Excel da odštampati praznu stranicu.

(2) "Povucite" tekstualna polja i grafiku na rubove ćelije. Tada će svi biti strogo okomito jedan ispod drugog. Veličina grafikona i polja paralelno s njim mogu se mijenjati istovremeno rastezanjem linije za koju su pričvršćeni. Da biste veličinu objekta "prikačili" na ivicu ćelije, prilikom promjene veličine ovog objekta kliknite na alt na tastaturi. Usput, ako pritisnete Shift, tada će se njegove dimenzije mijenjati striktno u jednom smjeru - okomito ili vodoravno.

Pogovor

Izrada ovog izveštaja je u velikoj meri inspirisana formatom publikacija koje je pripremio KPMG. Možete ih pogledati na njihovoj službenoj web stranici. Ne znam u čemu ih rade, ali imaju najažurnije i najprofesionalnije izvještaje od svih G4.

Podaci Excel radnog lista moraju biti u formatu liste sa naslovom kolone u prvom redu. Ostali redovi bi trebali sadržavati slične objekte u jednoj koloni, bez praznih redova ili kolona unutar raspona podataka.

1. U prozoru otvorenog lista odaberite bilo koju ćeliju u rasponu podataka.
2. Idite na karticu "Insert" i u grupi "Tabele" proširite meni dugmeta "Pivot Table".
3. Na listi komandi izaberite stavku "Pivot Table" (slika 5.59).
4. U prozoru „Kreiranje zaokretne tabele“ (Sl. 5.60), u koloni „Tabela ili opseg“ biće prikazana adresa izabranog opsega analiziranih podataka.






Ako trebate promijeniti raspon, odaberite novi raspon na listu bez zatvaranja prozora "Kreiraj zaokretnu tablicu". Opseg ćelija koji se nalazi na drugom listu radne knjige ili u drugoj radnoj knjizi unosi se na sljedeći način: ([naziv knjige]ime lista!opseg) .

5. U grupi "Odredi gdje postaviti izvještaj zaokretne tabele" odaberite:
   • "Na novi list" - za postavljanje izvještaja izvedene tabele na dodatni list u knjizi.
   • "Na postojeći list" - za postavljanje izvješća zaokretne tablice u isti list kao i izvorni podaci.

Prilikom odabira ovog položaja, morate samostalno naznačiti ćeliju za izvještaj u stavci "Raspon" na listu.

6. Zatvorite prozor tipkom OK.
7. Na listu će se pojaviti prazna zaokretna tabela (nova ili postojeća) u obliku skice izgleda, a oblast „Lista polja zaokretne tabele“ će se otvoriti na desnoj strani lista za kreiranje izveštaja (slika 5.61). Može se umetnuti pivot table nova polja, kreirajte izgled i prilagodite izvještaj.



8. Provjerite u prozoru "Lista polja" nazive kolona da biste kreirali pivot tablicu.

Da biste sakrili prozor "Lista polja", kliknite na bilo koju slobodnu ćeliju na radnom listu. Alternativno, na kartici Opcije, u grupi Prikaži/sakrij, isključite Popis polja.

Izvještavanje menadžmenta i vlasnika kompanije važna je komponenta u radu plansko-ekonomskog odjela. Izvještaji trebaju biti jasni i koncizni, a mjerila trebaju biti predstavljena u detaljnoj analitici. Ako trebate pripremiti polugodišnje izvještaje uzimajući u obzir takve zahtjeve, preporučujemo da se upoznate s materijalom u ovom članku. Naučićete kako napraviti polugodišnje izvještaje u Excelu u grafičkom obliku, istaknuti ključne indikatore u njima.

PRIPREMA POLUGODIŠNJEG IZVJEŠTAJA U EXCEL-u

Prilikom pripreme polugodišnjih izvještaja, stručnjaci se suočavaju sa sljedećim problemima:

• veliki broj pozicija u izvještaju;
• obimni izvještaji - svaki indikator mora biti prikazan u mjesečnoj dinamici;
• rasuti vrednosti indikatora, različit redosled brojeva.

U cilju uspješnog rješavanja ovih problema, za pripremu jasnih i razumljivih polugodišnjih izvještaja za menadžment, predlažemo korištenje grafičke forme. Za obimne tabele, detaljnu analitiku, informativno je primeniti sparkline i uslovno formatiranje, a za kompaktne tabele i odabrane ključne indikatore optimalno je koristiti grafikone.

Sparklines inexcel

U polugodišnjem izvještaju uobičajeno je da se prikazuje mjesečna dinamika indikatora. Govorimo o takvim pokazateljima kao što su prihod, obim prodaje, cijena koštanja, obim kupovine i dobiti, profitabilnost. Lista nomenklature u praksi je uvijek široka. U ovom slučaju, zgodno je umetnuti grafikone direktno u tablicu s indikatorima, što će vam omogućiti da procijenite ne samo pojedinačne pokazatelje, već i njihovu dinamiku i uporedite rezultate. Za ovu grupu indikatora preporučljivo je primijeniti sparklines(Sl. 1).

Podatke vizualiziramo u tabeli. 1 "Analizirajte prodaju sa Sparklines" tako što ćete učiniti sljedeće:

1. U tablici 1 kreiramo stupac ili red za smještaj sljedećih grafičkih informacija:

• "Dinamika za prvu polovinu godine";
• "Analiza prihoda po grupama proizvoda";
• Analiza profitabilnosti po grupama proizvoda.

2. Izvršavamo naredbu: Insert → Sparklines → Raspored(vidi sliku 1). u prozoru" Kreiranje Sparklines» postavite raspon podataka i raspon lokacije (slika 2).

3. Kopirajte grafički element na željeni broj ćelija. Ako je potrebno, uredite grafikon koristeći Konstruktor (slika 3). Na primjer, označimo oznaku maksimalnog broja bodova ili markera zastavicom, promijenimo boju grafikona.

4. Za "Analizu prihoda po grupama proizvoda" i "Analizu profitabilnosti po grupama proizvoda" koristimo tip "Kolona" sparkline.

Tab Dopunjen sparklines. 1 je dostupan u Form Service (pristupni kod na str. 119). Iz tabele se može vidjeti da samo prihod od boja opada, ima opadajući trend na sparkline grafikonu. Za ostale proizvode i kompaniju u cjelini prihod raste (kolona „Dinamika za prvu polovicu godine“).

Linija "Analiza prihoda po grupama proizvoda" pokazuje da kompanija prima najveći iznos prihoda od prodaje standardne glatke cigle - 4003,9 od 42 068,82 hiljade rubalja.

Spraklin stupca u redu „Analiza profitabilnosti po grupama proizvoda“ pokazuje da teksturirana cigla ima maksimalnu profitabilnost - od 40 do 42,9%. Do skoka profitabilnosti došlo je u aprilu (videti na grafikonu u koloni „Dinamika za prvu polovinu godine“). U aprilu je negativna rentabilnost zabilježena za standardne opeke i smanjena (11,1%) za glatke opeke sa visokim sadržajem pigmenata.

Važna tačka: u izvještaju morate navesti razlog vizualiziranih promjena. Mogući razlog promjene u predmetu koji se razmatra: na početku prodajne sezone (proljeće) omogućeni su promotivni popusti kako bi se stimulirao obim prodaje i privukli novi kupci.

BILJEŠKA

Prilikom kopiranja tablice sa sparklines iz Excela u word dokument grafikoni možda neće biti vidljivi. U tom slučaju koristite umetak u formatu slike.

Uslovno formatiranje

Kada je u pitanju potrošnja, menadžment često zahtijeva detaljnu analitiku. To mogu biti budžeti potrošnje u različitim oblastima, detaljan izvještaj o fondu platnog spiska, plaćanja dobavljačima. Izvještaji bi trebali istaknuti važna informacija i nestandardne vrijednosti. Percepcija podataka će se poboljšati ako koristite histograme, skale boja, skupove ikona.

Hajde da pripremimo sto. 2 „Proračun opštih fabričkih troškova za prvu polovinu godine (stvarni)“ predati upravi koristeći funkcije uslovnog formatiranja:

1. U tabeli biramo opseg, čije informacije treba jasnije predstaviti (u primjeru kolone januar-mart). postavljamo: Dom → Uslovno formatiranje → Skala boja. Odaberimo informativnu skalu boja "zeleno-bijelo" (slika 4). Korisnici mogu odabrati skalu boja po svom izboru.

Visoka potrošnja postala je privlačno zelena:

• troškovi za platni fond sa odbitcima - 250, 240 i 236 hiljada rubalja;
• troškovi gostoprimstva u martu - 300 hiljada rubalja.

Što je veći iznos troška, ​​to je bogatija boja u ćeliji.

1. Dopunjavamo tabelu. 2 vizualizacija konačnih indikatora po stavkama rashoda. Odaberimo brojeve u koloni činjenica za pola godine i izvršimo sljedeće radnje: Dom → Uslovno formatiranje → Setovi ikona → Druga pravila. Napravimo individualna podešavanja (slika 5).

Odaberite "Formatiraj sve ćelije na osnovu njihovih vrijednosti", a zatim odgovarajuću "Ikonu". U našem slučaju to su histogrami. Definirajte "Vrijednost" i "Tip":

• popunjen histogram (četiri podjele) - za vrijednosti preko 500 hiljada rubalja;
• histogrami sa tri podjele - od 100 do 500 hiljada rubalja;
• histogram s jednom podjelom - sve vrijednosti manje od 100 hiljada rubalja.

Ekonomista postavlja parametre na osnovu njihove disperzije, prosječnih vrijednosti i pravila koja su usvojena u kompaniji.

Budžet za opšte fabričke troškove koji se šalju menadžmentu je sledeći (Tabela 2).

Na primjeru tabele „Obaveze na kraju perioda“ razmotrit ćemo još jedan način za zgodno predstavljanje indikatora.

E. S. Panchenko, poslovni konsultant

Materijal je djelimično objavljen. U cijelosti možete pročitati u časopisu.

Pogledajte video za članak:

Standardni izvještaji uključeni u naše moduli poslovne inteligencije (BI) ključ u ruke omogućavaju vam da odgovorite na 99% najpopularnijih upita korisnika.

Ali po želji, analitičari ili bilo koji drugi korisnici mogu napraviti svoje izvještaje u Excelu na OLAP kockama.

Hvala za u srcu svakog od naših modula poslovne inteligencije (BI) je OLAP kocka, povezujući se na koji korisnici mogu lako napraviti bilo koji izvještaj u Excel-u koristeći zaokretne tablice.

Također, izvještaji izgrađeni u Excelu na OLAP kockama mogu se sačuvati, a kada se ponovo otvore, automatski će se ažurirati najnovijim podacima iz sistem korporativne poslovne inteligencije (BI). .

Primjeri izvještaja izgrađenih na OLAP kockama:

Opis izvještaja:

(Pogledajte video za ovaj članak za proces izrade izvještaja)

1. Izvještaj o prodaji u rubljama i jedinicama:

• period: za tekuću godinu
• indikatori: činjenica o prodaji
• detaljima: kolone/kvart, mjesec
• detaljima: prodajne linije/kanali, kupci, brendovi, proizvodi

2. Izvještaj o strukturi prodaje u rubljama i jedinicama (filter):

• period: za tekuću godinu
• indikatori: stvarna prodaja, stvarna prodaja u postocima
• detaljima: kolone/kvart, mjesec
• detaljima: prodajne linije/kanali, brendovi

3. Izvještaj o realizaciji plana prodaje u rubljama i jedinicama (filter):

• period: za tekuću godinu
• indikatori: plan prodaje, činjenica o prodaji, izvršenje plana
• detaljima: kolone/kvart, mjesec
• detaljima: prodajne linije/kanali, kupci, kategorije, proizvodi

4. Izvještaj o rastu prodaje u rubljama i jedinicama (filter):

• period
• indikatori
• detaljima: linije/savezni okruzi, regije, kategorije, proizvodi

5. Izvještaj o rastu prodaje po vremenu u rubljama i jedinicama (filter):

• period: za tekuću godinu u odnosu na prethodnu
• indikatori: prodaja prethodne godine, plan prodaje, stvarna prodaja, realizacija plana, rast prodaje u apsolutnom i relativnom iznosu u odnosu na prethodnu godinu
• detaljima: redovi/kvart, mjesec, kategorije, proizvodi

6. Izvještaj o potraživanjima:

• period: za trenutni datum
• indikatori: iznos dokumenta, ukupna potraživanja, tekuća potraživanja, dospjela potraživanja po periodima - do 15 dana, do 30 dana, do 60 dana, do 90 dana, do 180 dana, do 365 dana ili više, struktura potraživanja
• detaljima: prodajne linije/kanali, druga strana, datum plaćanja dokumenta, datum dokumenta, dokument

7. Izvještaj o dinamici potraživanja:

• period: za tekuću godinu
• indikatori: ukupna potraživanja, tekuća potraživanja, dospjela potraživanja, struktura potraživanja
• detaljima: redovi/godina, sedmica, račun

8. Izvještaj o uplati prema datumu dokumenta:

• period: za tekuću godinu
• indikatori: iznos dokumenta, iznos plaćanja dokumenta, odstupanja plaćanja u apsolutnom i relativnom iznosu
• detaljima: redovi/godina, mjesec, druga strana, vrsta dokumenta, datum dokumenta, broj dokumenta

9. Izvještaj o uplati prema datumu plaćanja:

• period: za tekuću godinu
• indikatori: iznos plaćanja, iznos raspodjele plaćanja, odstupanja raspodjele u apsolutnom i relativnom iznosu
• detaljima: redovi/godina, mjesec, druga strana, vrsta plaćanja, datum plaćanja, broj plaćanja

10. Izvještaj o inventuri:

• period: za trenutni datum
• indikatori: stanje proizvoda, preostali rok trajanja u procentima (prema DSO), stanje proizvoda po datumu isteka - rok 0%, rok 10-30%, rok 40-60%, rok 70-90%, rok 99%
• detaljima: linije/kategorija, proizvod, status, skladište, datum dokumenta prijema

Zdravo svima! Današnji materijal je za one koji nastavljaju da savladavaju rad sa aplikativnim programima i ne znaju kako napraviti stožernu tablicu u excelu.

Nakon kreiranja zajedničke tablice, u bilo kojoj od tekstualni dokumenti, možete ga analizirati tako što ćete napraviti pivot tabele u Excelu.

Za kreiranje pivot Excel tabele potrebno je ispuniti određene uslove:

1. Podaci se uklapaju u tabelu, gde se nalaze kolone i liste sa imenima.
2. Nema praznih obrazaca.
3. Nema skrivenih objekata.

Kako napraviti zaokretnu tablicu u Excelu: upute korak po korak

Za kreiranje pivot table potrebno vam je:

Kreiran je prazan list na kojem možete vidjeti liste područja i polja. Naslovi su postali polja u našoj novoj tabeli. Zaokretna tabela će se formirati prevlačenjem polja.

Oni će biti označeni kvačicom, a radi lakšeg analiziranja, zamijenit ćete ih u područjima tabele.


Odlučio sam da radim analizu podataka kroz filter po prodavcima, kako bi bilo jasno ko je i za koji iznos svakog mjeseca prodavao i koji proizvod.

Odabiremo određenog prodavca. Držimo pritisnut miš i pomeramo polje "Prodavac" u "Filter za prijavu". Novo polje je označeno kvačicom i prikaz tabele se neznatno menja.


Stavićemo kategoriju "Proizvodi" u obliku nizova. U "Imeni linija" prenosimo polje koje nam je potrebno.


Za prikaz padajuće liste važno je kojim redoslijedom navedemo ime. Ako na početku u redovima napravimo izbor u korist proizvoda, a zatim naznačimo cijenu, onda će proizvodi biti samo padajuće liste, i obrnuto.

Kolona "Jedinice", koja se nalazi u glavnoj tabeli, prikazuje količinu robe koju je prodao određeni prodavac po određenoj ceni.


Da biste prikazali prodaju, na primjer, za svaki mjesec, trebate staviti polje "Datum" umjesto "Imena kolona". Odaberite naredbu "Grupa" klikom na datum.


Odredite periode datuma i korak. Potvrđujemo izbor.

Vidimo takav sto.


Pomerimo polje "Iznos" u oblast "Vrijednosti".


Prikaz brojeva je postao vidljiv, a potreban nam je upravo format broja


Da biste popravili, odaberite ćelije pozivanjem prozora mišem, odaberite "Format broja".

Odaberemo numerički format za sljedeći prozor i označimo "Razdjelnik cifara". Potvrdite tipkom "OK".

Dizajn zaokretne tablice

Ako označimo kućicu koja potvrđuje odabir više objekata odjednom, moći ćemo obraditi podatke za nekoliko prodavača odjednom.


Primjena filtera je moguća za stupce i redove. Označavanjem jedne od varijanti proizvoda možete saznati koliko ga proda jedan ili više prodavača.


Parametri polja se također posebno konfigurišu. U primjeru vidimo da je određeni romski prodavač prodao košulje za određeni iznos u određenom mjesecu. Klikom miša u retku “Iznos po polju...” pozivamo meni i biramo “Parametri polja vrijednosti”.


Zatim, da biste sumirali podatke u polju, odaberite "Količina". Potvrđujemo izbor.

Pogledaj sto. Jasno pokazuje da je u jednom od mjeseci prodavac prodao košulje u količini od 2 komada.


Sada mijenjamo tabelu i činimo da filter radi po mjesecima. Polje „Datum“ prenosimo u „Filter izveštaja“, a tamo gde je „Nazivi kolona“ biće „Prodavac“. Tabela prikazuje cijeli period prodaje ili za određeni mjesec.

Odabirom ćelija u zaokretnoj tabeli pojavit će se kartica pod nazivom Alati za zaokretnu tablicu s još dvije kartice, Opcije i Dizajn.


Zapravo, o postavkama zaokretnih tabela možete pričati jako dugo. Napravite promjene po svom ukusu, postižući zgodnu upotrebu za vas. Nemojte se bojati gurati i eksperimentirati. Uvijek možete promijeniti bilo koju radnju pritiskom na kombinaciju tipki Ctrl + Z.

Nadam se da ste naučili sav materijal, a sada znate kako da napravite stožernu tabelu u excelu.