Poslovna komunikacija je svoj svijet sa svojim zakonima. Mnogo toga zavisi od toga kako se pridržavamo ovih zakona: utisak koji ostavljamo na kolege i partnere, produktivnost rada, pa čak i napredovanje u karijeri.
Posebno mjesto u poslovnoj komunikaciji zauzima poslovna korespondencija, koja je svakodnevna obaveza većine kancelarijskih radnika i ne samo. Sposobnost pravilnog vođenja poslovne korespondencije može biti dobra pomoć za sklapanje profitabilnih poslova i izgradnju vašeg poslovnog imidža.
Pogledajmo neke od karakteristika poslovnog pisma. Dakle, poslovna korespondencija je:
- upotreba formulaičnih fraza i klišea
- emocionalna neutralnost,
- semantička tačnost i konciznost prezentacije,
- dobro struktuiran argument.
poslovna korespondencija na engleski jezik je isti skup pravila i klišea, od kojih neke preporučujemo svima koji rade sa stranim partnerima ili u međunarodnim kompanijama. Predstavljamo vam nekoliko korisnih fraza koje će ukrasiti vašu poslovnu korespondenciju. Ove fraze će naglasiti vašu profesionalnost i pomoći u oblikovanju imidža poslovne osobe. Početak? m!
1. Molimo pronađite u prilogu
Počnimo s klasicima. Često morate uz pismo priložiti razne dokumente ili druge datoteke. Ova fraza je savršena da biste obavijestili primatelja o prisutnosti priloga. Na kraju krajeva, riječ “Attachment” u prijevodu znači “investicija”. Frazu treba koristiti na kraju pisma.
Evo nekoliko primjera upotrebe:
- U prilogu pogledajte moj portfolio.
- U prilogu pogledajte kopiju ugovora/ugovora.
2. Proslijedio sam
Ova fraza se može koristiti ako trebate proslijediti e-poštu drugim primaocima. Da biste o tome obavijestili primatelja, savršena je fraza „Proslijedio sam“. Na primjer:
- Proslijedio sam vam Anin CV.
- Proslijedio sam vam Johnov email.
3. cc'ed
Osoba koja nije upućena u sve tajne posebnosti poslovne korespondencije možda neće shvatiti šta znači ova čudna skraćenica. Ali mi smo profesionalci. "I've cc'ed" je skraćenica koja znači da sam kopirao. Fraza znači "stavite nekoga na kopiju da prima pisma."
Dakle, ako trebate nekome obavijestiti da ste stavili druge primaoce u kopiju, slobodno upotrijebite ovu frazu. npr.:
- Poslao sam kopiju Sare na ovu e-poštu.
- Poslao sam kopiju Jacku i Jimmyju na ove mejlove.
Što se tiče skraćenica koje se ne mogu koristiti u poslovnoj korespondenciji, u ovom slučaju se obično pravi izuzetak.
4. Za više detalja
Ova fraza je dokazan način da ljubazno završite svoje pismo na engleskom. "Za više detalja" znači "za više detaljne informacije", "u detaljima". Primjeri korištenja:
- Za više detalja kontaktirajte me u bilo koje vrijeme.
- Za više detalja pišite našem menadžeru prodaje.
Još jedna fraza koja će vam pomoći da završite uljudno je "Ako imate bilo kakvih pitanja, ne ustručavajte se da me kontaktirate." U prijevodu to znači "Ako imate bilo kakvih pitanja, slobodno mi pišite."
5. Radujem se
Izraz "očekivati naprijed" znači "radovati se". Dakle, ako se radujete odgovoru ili nekoj drugoj akciji od strane adresata, onda bi bilo sasvim prikladno koristiti ovu frazu. npr.:
- Radujem se vašem odgovoru.
- Radujem se vašem odgovoru.
Frazu je najbolje koristiti na kraju pisma.
Kada pišete pismo, morate biti ljubazni čak i kada vam se to baš i ne sviđa. Sposobnost sastavljanja kompetentnih pisama u svakoj situaciji odražava vaš profesionalizam, dobar odgoj i poznavanje poslovne etike. U zaključku, podsjećamo da u poslovnoj korespondenciji morate pokazati tačnost riječi i besprijekornu pismenost. Također je neprihvatljivo koristiti skraćenice (uz rijetke izuzetke).
Pišite ispravno mejlove na engleskom, dragi prijatelji! Sretno!
"Komercijalna ponuda", "Novosti", "Za vas" ili jednostavno "Re:" - ako je takvo pismo stiglo s nepoznate adrese, onda će najvjerovatnije izgledati kao neželjena pošta. Nekoliko riječi u naslovu e-pošte može privući pažnju primaoca ili ga natjerati da pošalje e-poštu u smeće. Predmet je prva stvar koju će primalac e-pošte pročitati. Zato je toliko važno to formulisati.
U naslovu pisma ukratko formulirajte njegov glavni sadržaj. Preporučljivo je da pišete što je moguće konkretnije, ne "O problemima", već "Problemi u snabdevanju lekovima apoteke u Seleznjevoj ulici". Ako se prijavljujete za saradnju, onda u naslovu naznačite šta utiče na interese primaoca. Na primjer, ne napišite "Prijedlog za saradnju", već "Nudimo zajedničku promociju za povećanje prodaje". Ili: "Za kompaniju Alfa: ekskluzivni popust za oglašavanje u Beta poslovnicama". Primalac bi trebao odmah shvatiti kako će mu vaše pismo biti korisno. Osim toga, ako ga želi pronaći na listi primljenih nakon nekog vremena, moći će podesiti ključne riječi koje ste naveli u temi za pretragu. Kada je primalac pisma potencijalni poslodavac, zgodna opcija za naslov bi bila: "Životopis I. A. Ivanove za radno mjesto farmaceuta."
Nikada ne šaljite fajlove bez propratnog pisma. To je kao da uđete u kancelariju poslovnog partnera bez pozdrava i samo bacite potrebna dokumenta na sto. Započnite svoje propratno pismo ljubaznim apelom: imenom i patronimom - onima koji su stariji od vas, zauzimaju rukovodeću poziciju ili jednostavno više vole takav poziv sebi; po imenu - onima koji se uvek samo na ovaj način predstavljaju i ne nude da se zovu po patronimu. Ako ne znate kako se najbolje obraćati, oslovljavajte se imenom i prezimenom. Idite na poznatiju adresu po imenu, primalac će vas sam predložiti. Ako je naziv nepoznat, možete koristiti generalizovane riječi: "Poštovane kolege!", "Poštovani menadžment kompanije!", "Poštovani dobavljači/klijenti/budući partneri!" Na kraju, ako apsolutno ne znate kako se obratiti - samo ostavite riječ "Zdravo!"
Na početku pisma najbolje je podsjetiti primaoca kako ste započeli saradnju, upoznali se. Na primjer: "Tokom konferencije u Moskvi sastali smo se i razgovarali o mogućnostima dalje saradnje." Ovom frazom podsjećate osobu ko ste i zašto joj uopće pišete. Ne bi bilo suvišno izraziti zahvalnost, ako postoji nešto za to, na primjer: "Izražavamo vam našu duboku zahvalnost što ste nam pomogli oko reklamne kampanje."
Zatim odmah prijeđite na glavni sadržaj pisma. Preporučljivo je formulirati razlog za žalbu bez predgovora u jednoj rečenici: "Predlažem da se organizuje sastanak i razgovaramo o otvaranju nove podružnice." Zapamtite da je tekst na ekranu za većinu ljudi teži za čitanje nego ukucani tekst. Stoga je važno da osoba što prije shvati šta želite od njega. Osim toga, prve fraze se najbolje pamte. A ako "sakrijete" glavnu ideju u sredini pisma, onda je primalac možda jednostavno neće shvatiti. Pokušajte logički razbiti cijeli tekst pisma na pasuse. Svaki od njih počinje glavnom idejom fragmenta. Ako predlažete da razgovarate o nekoliko pitanja, onda se oni mogu numerisati. Izbjegavajte preduge mejlove. Ako je izjava o problemu zauzela veliku količinu, bolje je kopirati je zaseban fajl i priložiti uz pismo. Zatim, ako je potrebno, primatelju će biti zgodnije da sačuva datoteku u zasebnoj mapi ili je odštampa.
Na kraju pisma uobičajeno je izraziti nadu u dalju saradnju, zahvaliti se ili na neki drugi način ukazati na dobronamjeran odnos prema primaocu pisma. Na primjer: "Nadam se da će sve poteškoće u našoj saradnji biti prevaziđene i uspostaviti što efikasniju interakciju!", "Izražavamo zahvalnost na dugoj i plodnoj saradnji i podršci našem projektu!"
Na kraju pisma navedite svoje puno ime, poziciju, naziv kompanije i kontakt podatke. Preporučljivo je navesti sve kontakte koji bi primaocu mogli biti potrebni: poštanska adresa, telefoni, faks, e-mail, adresa web stranice. Ako koristite Skype i ICQ u poslovne svrhe, navedite ih. U ovom slučaju, poželjno je ne naznačiti "dodatne" kontakte. Na primjer, ne biste trebali navoditi nekoliko adresa e-pošte - bolje je napisati jednu na koju se pošta najpouzdanije isporučuje.
Potpišite svako svoje pismo. Izuzetno je nezgodno kada osoba s vremena na vrijeme ukazuje na kontakte, a da biste je nazvali morate pregledati nekoliko njegovih pisama u potrazi za telefonskim brojem. Koristite automatski potpis u programima za poštu i na stranicama za poštu. Zbog ove funkcije, program za poštu automatski dodaje autopotpis svakom slovu koje kreira.
Ako vam je potrebno više opcija potpisa - na primjer, s različitim kontakt detaljima za regionalne i savezne partnere - možete kreirati više opcija automatskog potpisa.
"Oh, zaboravio sam da priložim fajl. Šaljem ga" - ovo je možda najčešća fraza koja se može naći u pismima sa priloženim fajlovima. Takav zaborav izgleda kao sitnica. Ali zbog toga dolazi do značajnih kašnjenja u poslovnim procesima. Poslali ste fajl i čekate odgovor. Nazovite sutradan i saznajte da fajl nije primljen jer ste ga zaboravili priložiti. Da biste izbjegli ovu situaciju, stvorite naviku da prilikom slanja datoteka prvo priložite datoteke uz pismo, a zatim napišite propratno pismo.
Još jedan savjet je da imenujete datoteke na način da ih primalac može razumjeti. Ako je vaš adresat potencijalni poslodavac, onda se fajl ne bi trebao zvati "Životopis", već "Ivanova I. A. Životopis za radno mjesto ljekarnika" ili "Farmaceut. Ivanova". Ako je primalac poslovni partner, onda i dokument pogledajte njegovim očima. Naziv ne: "Komercijalna ponuda kompanije Alpha", već "Komercijalna ponuda kompanije Beta". Ne: "Cijena", već "Cijena. Oglašavanje na novčićima. Kompanija "Reklamist"". U tom slučaju, primalac će brzo sačuvati pismo u svom folderu i neće ga morati posebno preimenovati.
Preporučljivo je poslati pismo osobi čija nadležnost zaista uključuje rješavanje pitanja postavljenih u pismu. Ako šaljete životopis, prvo morate saznati e-mail HR menadžera ili menadžera. Ako se pošalje prijedlog saradnje, onda je on obavezan za onoga ko odlučuje o tim pitanjima, bilo da je to menadžer nabavke, stručnjak za oglašavanje ili direktor.
Dešava se da je jedina dostupna adresa opšta adresa kompanije kao što je [email protected] ili [email protected] Ako pišete na takvu adresu, lako možete ostati neprimijećeni, jer prima puno neželjene pošte. Stoga je preporučljivo u predmetu pisma navesti ime zaposlenika kompanije kojoj je pismo namijenjeno ili naziv firme kojoj se obraćate. Također, ključne riječi koje se odnose na aktivnosti kompanije pomoći će privlačenju pažnje. Na primjer: "Problemi s isporukom drva iz kompanije" Ogrevno drvo Sibira " - takva formulacija će privući pažnju menadžera odgovarajuće kompanije.
Drugi tipična greška pošiljaoci - želja da se svi obaveste o sadržaju njihovog pisma. Naznačuju adrese svih manje ili više zainteresovanih tako da dobiju kopije. Nepotrebna pisma iritiraju primaoce, odvlače pažnju od posla, uključujući i vas, kada vas počnu zvati za pojašnjenje.
Postoji pravilo: ako navedete sve primaoce odvojene zarezima, onda očekujete odgovor od svakog od njih, a ako navedete dio adresa u redu "Kopija pisma", onda ne očekujete odgovor od ove primaoce, samo ih obavještavajući. Međutim, ovo pravilo ne poštuju svi. A sa stalnim adresatima bolje je posebno dogovoriti takvo pravilo.
Još jedna zgodna funkcija za slanje kopija je " Skrivena kopija". Ako u ovaj red unesete adresu drugog primaoca, prvi neće znati da ste obavijestili nekog drugog.
Koristite obavještenje o isporuci za važne poruke e-pošte. Ne pokušavajte da ga uključite u svako pismo. Možete koristiti i napomenu da je pismo posebno važno. Samo nemojte to zloupotrebljavati. A onda neki pošiljaoci pisama vole da označe kao posebno važna sva pisma u nizu, pa od toga njihova pisma uglavnom prestaju da se doživljavaju kao značajna.
Za rad sa primljenim pismima, funkcija sortiranja primljenih pisama u fascikle je vrlo zgodna. U programu za poštu možete kreirati određena pravila prema kojima će se dolazna pisma distribuirati u foldere od određenog primatelja, s određenom ključnom riječi i tako dalje. Pisma se mogu sortirati po gotovo bilo kojem parametru: po važnosti, veličini, datumu, listi adresa i tako dalje. Korištenje sortiranja je posebno zgodno ako se pretplatite na bilo koju mailing listu ili ako primate veliku količinu pisama. U ovom slučaju, na primjer, vijesti koje dolaze sa mailing liste padaju u poseban folder i moći ćete ih čitati kada dođe vrijeme, a ne svaki put kada stigne takvo pismo.
Nije uobičajeno koristiti emotikone u poslovnim pismima. Izrazite emocije riječima: „divan“, „veoma srećan“, „divim se“. Izuzetak je dopisivanje sa poslovnim partnerima s kojima ste prešli na "ti", već ste više puta zajedno popili kafu i uglavnom održavate neformalne odnose. Neki pokušavaju da budu originalni u svojim pismima. Na primjer, smišljaju nestandardne potpise i završne fraze: "Najkreativniji direktor", " Najbolji menadžer o prodaji", "S poštovanjem i ljubavlju prema vama", "Radujem se Vašem odgovoru".
Za zaposlenika turističke agencije, dizajnerskog studija čiji rad uključuje kreativan pristup, nestandardne formulacije će biti samo plus, ali ako računovođa ili menadžer počne biti originalan, malo je vjerojatno da će to biti prihvaćeno s razumijevanjem.
Kada odgovarate na e-poštu, najbolje je zadržati kopiju u tijelu e-pošte. dolazna pošta, takođe je zgodnije ostaviti temu isto kao i onu koju je naveo pošiljalac. Tada će za oboje biti zgodno da pratite napredak rješavanja problema. Ali način je krajnje nezgodan kada autor, prvi put šaljući pismo na neku novu temu, napusti temu koja je sačuvana u nekom starom dolaznom pismu. Primite pismo na proleće sa temom "Re: Sretna Nova godina!" nije baš lepo i udobno. Biće nemoguće odmah shvatiti o čemu će pismo biti. Pronađite ga preko "Traži" uključenog ključne riječi takođe ne uspeva kasnije.
Ako idete na odmor ili na poslovno putovanje na neko vrijeme - koristite funkciju "Automatski odgovor u odsutnosti". U tom slučaju, prilikom vašeg odlaska, svi koji vam šalju pisma dobiće standardni odgovor koji ćete sami napisati. U ovom automatskom odgovoru preporučljivo je da navedete kog datuma ćete se vratiti na posao, kao i koga možete kontaktirati tokom vašeg odsustva.
Ovakav vid poslovne korespondencije sve se manje koristi u našim životima, zamijenio ju je e-mail. Međutim, postoje situacije kada su papirna pisma efikasnija od elektronskih. Na primjer, kada trebate pozvati rukovodioca na posebno značajan događaj ili kada želite lično uručiti visokokvalitetnu štampanu komercijalnu ponudu. U ovom slučaju, činjenica da je pošiljalac potrošio vrijeme na štampanje i slanje pisma će naglasiti poštovanje prema primaocu.
Preporuke za pisanje papirnih pisama uglavnom su iste kao i za elektronska. Potrebno je s poštovanjem se obratiti primatelju, na samom početku formulirati glavnu ideju pisma (na primjer: "Pozivamo vas na svečano uručenje nagrada"), strukturirati glavni sadržaj i naznačiti sve što je potrebno kontakti.
Za kreiranje pisma i štampanje koverte važno je koristiti kvalitetan papir i čist štampač. Samo u ovom slučaju papirnato pismo će zaista naglasiti da je njegov primalac izuzetno važna osoba za pošiljaoca.
Pišite pisma samo kada je to zaista neophodno. Važan uslov poslovne korespondencije, kao i poslovne komunikacije uopšte, jeste poštovanje prema vremenu partnera. Uštedite vrijeme primatelja e-pošte tako što ćete pažljivo formulirati svoja pitanja i izbaciti nepotrebne detalje. Tada će se vaše poruke uvijek doživljavati kao važne i informativne, a na njih ćete dobiti odgovore.
Tekst: Irina Kurivchak
Šta je e-pošta? U današnjem poslovnom svijetu ovo je:
- Tvoje lice. Uz pomoć e-pošte možete stvoriti pozitivnu sliku u očima druge strane ili pokvariti prvi utisak.
- Vaš radni alat. Mnogo komunikacije s vanjskim svijetom odvija se putem e-pošte. Stoga, ako dobro vladate ovim alatom, možete sebi znatno olakšati život.
- Moćna distrakcija. Vanjski svijet pokušava da vas uhvati, odvrati i odvede na krivi put putem e-pošte.
Sa ovih pozicija gledajte i na rad sa e-poštom. Počnimo jednostavno.
Dizajn slova
Koristim Mozilla Thunderbird mail klijent, pa ću koristiti njegov primjer. Kreirajmo novo slovo i idemo odozgo prema dolje kroz listu polja.
Kome. Kopiraj. Skrivena kopija
Možda neko ne zna, ali "Za" u Mozili se može promijeniti u "Cc" ili "Bcc".
- Kome: pišemo glavnog primaoca ili nekoliko primalaca odvojenih tačkom i zarezom.
- Kopiraj: pišemo nekome ko treba da pročita pismo, ali od koga ne očekujemo reakciju.
- Skrivena kopija: pišemo nekoga ko treba da pročita pismo, ali da ostane nepoznat ostalim primaocima pisma. Posebno je prikladno koristiti za masovno slanje poslovnih pisama, kao što su obavijesti.
Pogrešno V masovno slanje pošte navedite primaoce kroz polja "Cc" ili "To". Nekoliko puta godišnje dobijam pisma koja u polju "Cc" navode 50-90 primalaca. Došlo je do povrede privatnosti. Ne moraju svi vaši primaoci znati s kim još radite na sličnoj temi. Dobro je ako su to ljudi koji se poznaju. A ako na listi postoje konkurentske kompanije koje ne znaju jedna za drugu? U najmanju ruku, morate biti spremni na nepotrebna objašnjenja, a u najmanju ruku prekinuti saradnju sa jednim od njih. Nemojte to raditi na ovaj način.
Predmet pisma
Profesionalni servisi za slanje pošte često pišu o važnosti teme (ponekad razumno) u svojim korporativnim blogovima. Ali tu je najčešće riječ o prodajnim pismima, gdje tema pisma rješava problem „treba otvoriti e-poštu“.
Razgovaramo o svakodnevnoj poslovnoj korespondenciji. Ovdje tema rješava problem "pismo i njegov autor treba lako identificirati i zatim pronaći." Štoviše, vaša marljivost će vam se vratiti u obliku karme brojnih odgovornih pisama, samo s prefiksima Re: ili fwd, među kojima ćete morati tražiti željeno slovo na temu.
Dvadeset pisama je obim jednodnevne prepiske srednjeg menadžera. O poduzetnicima i vlasnicima biznisa uopće ne govorim, njihov broj pisama ponekad prelazi 200 i više dnevno. pa još jednom: ne šaljite e-poruke s praznim naslovom.
Dakle, kako pravilno formulirati temu pisma?
Greška #1 : samo naziv kompanije u predmetu. Na primjer, "Sky" i sve. Prvo, vjerovatno niste iz svoje kompanije koja komunicira sa ovom drugom stranom. Drugo, takva tema nema nikakvog smisla, jer se naziv vaše kompanije već vidi sa adrese. Treće, pogodite kako će izgledati vaše vlastito poštansko sanduče s ovim pristupom prepisci? Otprilike ovako.
Je li zgodno pretraživati takve teme?
Greška #2 : blještavo, prodajni naslov. Odlično je ako znaš pisati takve naslove. Ali da li je prikladno koristiti ove vještine u poslovnoj korespondenciji? Zapamtite svrhu naslova poslovnog pisma: ne da proda, već da omogući identifikaciju i pretragu.
Tekst pisma
Postoji mnogo vodiča za pisanje tekstova za različite prilike. Na primjer, Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin i drugi majstori riječi imaju puno korisnih informacija. Savjetujem vam da pročitate njihove članke barem kako biste poboljšali opću pismenost i poboljšali cjelokupni stil pisanog govora.
U procesu pisanja pisma moramo dosledno donositi nekoliko odluka.
Stvar ljubaznosti . Na početku pisma možete se zamutiti u ljubaznosti ili čak nježnosti u duhu „Dragi moj Rodja, već više od dva mjeseca nisam s tobom razgovarao pismeno, od čega sam i sam patio, a čak nisam ni spavao noć, razmišljanje.” Vrlo ljubazno i veoma skupo, kako u smislu vremena za sastavljanje ovakvog uvoda, tako i u smislu vremena sagovornika da ga pročita. Prepiska je posao, sjećaš se? Ne pisanje epistolarnog žanra za takmičenje i ne pismo njegove majke Raskoljnikovu, već poslovnu prepisku.
Poštujemo svoje vrijeme i primaoca!
Predstaviti se i prisjetiti se okolnosti svog poznanstva ima smisla samo u prvom pismu poslanom nakon kratkotrajnog susreta na izložbi. Ako je ovo nastavak saradnje ili tekuće prepiske, u prvom slovu dana pišemo: “Zdravo Ivane”, u drugom i sljedećim: “Ivane, ...”.
Žalba . Uvijek me je brinulo pitanje kome se obratiti u pismu ako ima više primalaca. Nedavno sam napisao pismo naslovljeno na tri djevojke po imenu Anna. Bez imalo oklijevanja sam napisao "Zdravo, Ana" i nisam se kupao u parnom kupatilu. Ali to nije uvijek slučaj.
Šta ako ima tri ili čak sedam primalaca, a nemaju isto ime? Možete navesti poimence: "Dobar dan, Rodion, Pulherija, Avdotja i Pjotr Petrovič." Ali to je dugo i treba vremena. Možete napisati: "Zdravo, kolege!".
Za sebe koristim pravilo da se imenom oslovljavam sa onim ko je u polju "Za". A onima koji su u kopiji ne kontaktirajte nikako. Ovo pravilo vam u isto vrijeme omogućava da preciznije odredite (jedan!) adresata pisma i svrhu ovog pisma.
Citiranje . Prepiska je često lanac pisama s pitanjima i odgovorima – jednom riječju, dijalog. Smatra se dobrom formom da ne brišete istoriju dopisivanja i napišete svoj odgovor na vrhu citiranog teksta, tako da kada se vratite na ovu prepisku za nedelju dana, lako možete pročitati dijalog od vrha do dna po silaznim datumima.
Iz nekog razloga, zadana postavka u Mozilli je "Postavi kursor nakon citiranog teksta." Preporučujem da ga promijenite u meniju "Alati" → "Opcije račun» → «Sastav i adresiranje». Mora da je tako.
Svrha pisma . Poslovna pisma su dvije vrste:
- kada jednostavno obavestimo sagovornika (na primer, izveštaj o obavljenom radu za mesec);
- i kada želimo nešto od sagovornika. Na primjer, tako da pristane na priloženi račun za plaćanje.
Po pravilu je mnogo više podsticajnih pisama nego prijavnih. Ako želimo nešto da postignemo od sagovornika, veoma je važno da to kažemo pismom u otvorenom tekstu. Poziv na akciju treba da prati ime i da bude poslednja rečenica pisma.
Pogrešno : "Porfirije Petroviču, znam ko je ubio staricu."
U redu : "Porfirije Petroviču, ja sam ubio staricu, postupite po mom hapšenju, umoran sam od patnje!"
Zašto bi dopisnik mislio umjesto vas šta da radi sa ovim pismom? Na kraju krajeva, može donijeti pogrešnu odluku.
Potpis u tekstu . Mora biti. Štaviše, svi klijenti e-pošte omogućavaju vam da postavite automatsku zamjenu potpisa, na primjer, klasični "S poštovanjem, ...". U Mozili se to radi u meniju "Alati" → "Opcije naloga".
Pisati ili ne pisati kontakte u potpisu je lična stvar svakoga. Ali ako ste nekako povezani sa prodajom - obavezno napišite. Čak i ako se transakcija ne izvrši na osnovu rezultata komunikacije, ubuduće ćete biti lako pronađeni koristeći kontakte iz potpisa.
Konačno, još jedna karakteristika tijela pisma za one sagovornike koji ne vole (ne mogu, ne žele, nemaju vremena) da odgovaraju na vaša pisma. Navedite zadanu vrijednost u tekstu pisma. Na primjer, „Porfirije Petroviču, ako ne dođete da me uhapsite prije 12:00 u petak, smatram da sam amnestiran.“ Naravno, rok mora biti realan (nemojte slati tekst iz primjera u petak u 11:50). Primalac mora biti fizički sposoban da pročita i odluči o vašem pismu. Takvo "ćutanje" oslobađa vas odgovornosti za neodgovaranje sagovornika. Kao i uvijek, korištenju ovog čipa mora se pristupiti mudro. Ako osoba odgovara na vaša pisma na vrijeme i redovno, takav ultimatum može, ako ga ne uvrijediti, onda malo napregnuti ili dovesti do odluke da ne odgovara na pismo odmah, već da vas natjera da čekate petak.
Prilozi
Pisma često dolaze s prilozima: životopisi, komercijalne ponude, procjene, rasporedi, skenirani dokumenti - vrlo zgodan alat i ujedno izvor popularnih grešaka.
Greška : Ogromna veličina ulaganja. Često primamo e-poruke s prilozima veličine do 20 MB. U pravilu se radi o skeniranju nekih dokumenata u TIFF formatu, rezolucije 600dpi. Program za poštu dopisnika će gotovo sigurno visjeti nekoliko minuta u uzaludnim pokušajima preuzimanja pregleda ovog priloga. I ne daj Bože da primalac pokuša pročitati ovo pismo na pametnom telefonu ...
Lično, takva pisma odmah brišem. Ne želite da vaša e-pošta završi u smeću prije nego što je pročitana? Kontrolirajte veličinu priloga. Preporučuje se da ne bude veći od 3 MB.
Šta ako premaši?
- Pokušajte ponovo konfigurirati svoj skener za drugačiji format i rezoluciju. Na primjer, u PDF-u i 300dpi dobijaju se prilično čitljivi skenovi.
- Uzmite u obzir programe poput WinRar arhiver ili 7zip. Neki fajlovi se savršeno kompresuju.
- Šta ako je prilog ogroman i ne možete ga komprimirati? Na primjer, skoro prazna računovodstvena baza podataka teška je 900 MB. U pomoć će priskočiti Cloud skladišta informacija: Dropbox, Google Drive i slično. Neke usluge, kao što je Mail.ru, automatski pretvaraju ogromne priloge u veze za skladištenje u oblaku. Ali više volim da sam upravljam svojim informacijama pohranjenim u oblaku, tako da ne pozdravljam automatizaciju od Mail.ru.
I još jedna ne baš očigledna preporuka o investicijama - njihova Ime . Mora biti razumljivo i prihvatljivo primaocu. Jednom smo u kompaniji pripremali komercijalnu ponudu upućenu ... neka to bude Fjodor Mihajlovič Dostojevski. Dobio sam pismo od direktora sa nacrtom CP na odobrenje, au prilogu je bio fajl pod nazivom "DlyaFedi.docx". Sa menadžerom koji mi je ovo poslao, vođen je dijalog sledećeg sadržaja:
Poštovani upravniče, da li ste lično spremni da priđete ovoj uvaženoj osobi i nazovete ga Fjodor u lice?
Nekako ne, poštovana osoba, svi ga zovu imenom i patronimom.
Zašto ste prilog nazvali “Za Fedija”? Ako mu ga odmah pošaljem, mislite li da će kupiti sjekire kod nas u ovoj KP?
Hteo sam da preimenujem...
Zašto pripremati tempiranu bombu - odbijanje potencijalnog klijenta - ili stvarati dodatni posao za sebe preimenovanjem datoteke? Zašto ne biste odmah ispravno nazvali prilog: "Za Fedora Mihajloviča.docx" ili još bolje - "KP_Sky_Axes.docx".
Dakle, sa e-poštom kao "licem" manje-više sređeno. Pređimo na gledanje e-pošte kao alata. efikasan rad i razgovarajte o njegovoj komponenti koja ometa.
Rad sa slovima
E-pošta je moćna distrakcija. Kao i kod svake ometanja, pošta se mora rješavati pooštravanjem pravila i primjenom rasporeda rada.
U najmanju ruku, trebate isključiti SVA obavještenja putem pošte. Ako je mail klijent konfiguriran po defaultu, bit ćete obaviješteni i zvučni signal, i trepnite ikonicu pored sata i prikažite pregled slova. Jednom riječju, učinit će sve da vas prvo otrgnu od mukotrpnog rada, a zatim strmoglave u ponor nepročitanih pisama i nepregledanih mailova - minus sat-dva života.
Za neke, moćna snaga volje omogućava vam da vas ne ometaju obavijesti, a za obične je bolje da ne iskušavaju sudbinu i ne isključuju ih. U Mozilla Thunderbirdu, to se radi preko menija "Alati" → "Postavke" → "Opšte" → "Kada se pojave nove poruke".
Ako nema obavještenja, kako razumjeti da je pismo stiglo?
Veoma jednostavno. Vi sami, svjesno, izdvajate vrijeme za raščlanjivanje pošte, otvarate mail klijent i vidite sve nepročitane poruke. To se može učiniti dva puta dnevno, na primjer u vrijeme ručka i uveče, ili tokom prisilnog zastoja, na primjer, u saobraćajnim gužvama.
Ljudi često pitaju, šta je sa vremenom odgovora i hitnim e-porukama? Odgovaram: nemate hitna pisma na mail. Osim ako ne radite u odjelu korisničke podrške (takvo odjeljenje ima svoja pravila za rad s poštom).
Ako postoje hitna pisma, pošiljalac će vas o tome obavijestiti putem drugih kanala - telefona, SMS-a, Skypea. Tada ćete svjesno ući u mail klijent i obraditi hitnu poštu. Svi gurui upravljanja vremenom (na primjer, Gleb Arkhangelsky sa svojim "Time Drive") proglašavaju standard za odgovaranje na e-poštu do 24 sata. Ovo je normalno pravilo dobre forme - ne očekujte trenutne odgovore od sagovornika putem mejla. Ako postoji hitno pismo, obavijestite o tome putem bržih kanala komunikacije.
Dakle, isključili smo obavještenja i sada uključujemo mail klijent prema našem rasporedu.
Šta da radimo kada smo ušli u poštu i uključili se u aktivnost koja se zove "parsing email"? Gdje je početak i kraj ovog rada?
Čuo sam dosta o sistemu zero inboxa, ali, nažalost, nisam sreo nijednu osobu koja ga koristi. Morao sam ponovo da izmislim svoj točak. Na Lifehackeru postoje članci na ovu temu. Na primjer, " ". U nastavku ću govoriti o nultom inbox sistemu u svojoj interpretaciji. Bit ću zahvalan ako će GTD gurui biti navedeni u komentarima, dopuniti ili poboljšati opisani sistem.
Važno je razumjeti i prihvatiti da e-pošta nije planer zadataka ili arhiva vaših aktivnosti. Prema tome, folder Inbox bi uvijek trebao biti prazan. Ako ste se bavili analizom inboxa, nemojte stati i ništa vas ne ometa dok ne ispraznite ovaj folder.
Šta raditi sa mejlovima u inboxu? Morate proći kroz svako slovo uzastopno i izbrisati ga. Da, samo odaberite i pritisnite Delete na tastaturi. Ako se ne možete natjerati da izbrišete e-poštu, morat ćete donijeti odluku o tome šta ćete s njom.
- Možete li odgovoriti za tri minuta? Da li je potrebno odgovoriti? Da, hoćete, a odgovor će trajati najviše tri minute, a zatim odgovorite odmah.
- Morate odgovoriti, ali priprema odgovora će trajati više od tri minute. Ako koristite planer zadataka koji vam omogućava da pretvorite e-poštu u zadatak, pretvorite svoju e-poštu u zadatak i zaboravite na to na neko vrijeme. Na primjer, koristim apsolutno divnu uslugu Doit.im. Omogućava vam da generišete ličnu adresu e-pošte: prosledite joj pismo i ono se pretvara u zadatak. Ali ako nemate planer zadataka, premjestite slovo u podmapu "0_Run".
- Nakon brzog odgovora na pismo, pretvaranja ga u zadatak ili samo čitanja, morate odlučiti što ćete sljedeće učiniti s ovom porukom: izbrisati je ili poslati u jednu od mapa za dugotrajno skladištenje.
Evo foldera za dugotrajno skladištenje koje imam.
- 0_Run. Ja nemam takav folder, ali ako nemate planer, ponavljam, ovdje možete dodati slova koja zahtijevaju detaljno proučavanje. Ovaj folder također treba redovno čistiti, ali uz promišljen pristup u vrijeme koje je za to posebno određeno.
- 1_Referenca Odavde sam stavio pisma pozadinske informacije: pisma dobrodošlice sa prijavama sa raznih web servisa, kartama za nadolazeće letove i tako dalje.
- 2_Projekti. Ovdje je pohranjena arhiva korespondencije o partnerima i projektima sa kojima postoji trenutna veza. Naravno, postoji posebna fascikla za svaki projekat ili partnera. U fasciklu partnera stavljam pisma ne samo njegovih zaposlenih, već i pisma zaposlenih u "Skyu" povezanih sa ovim partnerom. Vrlo zgodno: ako je potrebno, sva korespondencija o projektu je pri ruci u nekoliko klikova.
- 3_Muzej. Evo bacam ona pisma koja je šteta obrisati, a koristi od njih nisu očigledne. Ovdje se migriraju i folderi sa zatvorenim projektima iz "2_Projects". Jednom riječju, prvi kandidati za brisanje pohranjeni su u "Muzeju".
- 4_Dokumenti. Evo pisama sa elektronskim uzorcima dokumenata koji mogu biti korisni u budućnosti za računovodstvo, na primjer, akti pomirenja kupaca, karte za putovanja. Fascikla ima dosta zajedničkog sa fasciklama "2_Projects" i "1_Sprav", samo što čuva računovodstvene informacije, au folderu "2_Projects" - informacije o upravljanju. U "4_Documents" - mrtve informacije, au "2_Projects" - uživo.
- 5_Znanje. Ovdje stavljam samo zaista korisne poruke na koje se želim vratiti nakon nekog vremena radi inspiracije ili traženja rješenja.
Postoje i druga podešavanja mail klijent važno za rad ovog sistema. Prvo, po defaultu, Thunderbird ima potvrdni okvir "Označi poruke kao pročitane". Radije to radim svjesno, tako da je zastava isključena! Da biste to uradili, idite na meni „Alati” → „Podešavanja” → „Napredno” → „Čitanje i prikaz”.
Drugo, koristimo filteri . Ranije sam aktivno koristio filtere koji su automatski prosljeđivali pisma u odgovarajuće mape na osnovu adrese pošiljaoca. Na primjer, pisma advokata su premeštena u fasciklu "Advokat". Ovaj pristup sam napustio iz nekoliko razloga. Prvo: pisma advokata u 99% slučajeva se odnose na projekat ili partnera, što znači da se moraju premestiti u fasciklu ovog partnera ili projekta. Drugo: odlučio sam da dodam svijest. Vi sami morate odlučiti gdje će se određeno pismo pohraniti, a zgodnije je tražiti neobrađene poruke samo na jednom mjestu - u inboxu. Sada koristim filtere samo za sortiranje u foldere iz kojih automatski dolaze redovna pisma razni sistemi, odnosno pisma koja ne zahtijevaju od mene da donosim odluke. Filteri u Mozilla Thunderbirdu su konfigurisani u meniju "Alati" → "Filteri poruka".
Dakle, u pravi pristup e-mail bi trebao trajati od 10 do 60 minuta dnevno, u zavisnosti od obima korespondencije.
Da, i još nešto. Jeste li već isključili obavještenja za nove e-mailove? ;)
Vjerovatno ste to već primijetiliprilikom primanja pisama od nekih autorau odeljku "za" nalazi se lista od nekoliko desetina mejlova različitih ljudi. Štaviše, ni vi ni ovi ljudi niste dali saglasnost na činjenicu da su ovi mejlovi „razotkriveni“. Naravno, jedan od primalaca će otkazati pretplatu na ovu e-poštu (svi smo umorni od priliva neželjene pošte na naše mailove). Ali jedno je sigurno - svi će primaoci tretirati autora mailing liste kao neprofesionalnu osobu. I malo je vjerovatno da će pristati da prihvate njegov prijedlog.
Kako to učiniti, da ne pošaljete pismo svakom primaocu posebno i da pritom "ne blistate svi pred svima"?
Gotovo svaka poštanska usluga vam to dozvoljava.
Razmotrimo ovu mogućnost na primjeru najpopularnijeg emaila za poslovnu poštu gmail.com
Obično koristite prozor za pisanje da biste poslali pismo. Klikom na njega vidite novi prozor "Nova poruka" u koji ubacujete sve što vam je potrebno za kreiranje i slanje samog pisma.
U prozoru "Primaoci" obično ubacujemo e-poštu naših primalaca.
Kopija znači "tačna kopija". Ovo polje se koristi kada samo želite da pošaljete e-poštu nekome ko nije primarni primalac. Na ovaj način možete držati osobu u toku, a istovremeno joj dati do znanja da ne mora odgovarati na e-poštu. Ali svi primaoci ovog pisma vide jedni druge adrese (pa čak i imena).
Bcc, s druge strane, znači "tačna skrivena kopija". Radi isto kao i Cc, ali ovo polje skriva sve adrese primatelja.
Stoga je korištenje ovog polja jedno od bolje načine pošaljite pismo velikom broju ljudi i čuvajte povjerljivost. Dakle, nemojte kvariti odnos s njima. Koristeći ovu funkciju, možete umetnuti do 30 e-poruka. To znači da klikom na dugme možete poslati ovo pismo odmah do 30 primalaca bez pokazivanja njihove e-pošte.
I, ako je potrebno, možete umetnuti sliku u tijelo slova ( 4 ) ili priložite fajl ( 5 ).
Ova pošta daje maksimalni iznos opcije uređivanja.
Slično tome, možete poslati pismo nekoliko primalaca u isto vrijeme poštom yandex.ru.
Kliknite na "Write", a zatim u prozor "To" ( 1 ) zalijepite email adresu prvog primatelja, a zatim odaberite funkciju "Kopiraj" ( 2 ) ili Bcc ( 3 ). U zavisnosti od toga da li želite da svi primaoci vašeg pisma vide sve e-poruke ili zadržite svoje pravo na povjerljivost adresa, odaberite jednu od funkcija. Da biste svaki naredni email dodali na listu, morate kliknuti na dugme sa slikom muškarca sa znakom plus ispred sebe ( 4 ). Zatim možete odabrati svoje stalne primaoce sa padajuće liste ili ručno uneti njihove e-mailove.
Slike se mogu preuzeti sa Yandex diska, a datoteke se takođe mogu priložiti, kao i obično.
Kliknite na dugme "Napiši", pojavljuje se prozor u kojem, kada kliknete mišem u prozoru "Za" ( 1 ), pojavljuje se padajuća lista sa listom vaših stalnih primalaca ( 2 ). Sa ove liste možete izabrati šta želite. Ili jednostavno zalijepite željeni email odredište ručno.
Učitavanje...