Eine kleine Anmerkung zum Thema Beschränkungen auf maximale Größe Regeln in Outlook. Outlook Rules ist ein leistungsstarkes Tool, mit dem Sie die Arbeit des Benutzers in Outlook organisieren und automatisieren können.
Dank der Regeln können Sie das Verschieben, Weiterleiten, Löschen von eingehender und ausgehender Korrespondenz einrichten, das Sortieren und Kategorisieren von Briefen organisieren und vieles mehr ... Sie können jedoch nicht unendlich viele Regeln erstellen, da die maximale Größe der Regeln ist begrenzt - und das ist keine Begrenzung von Outlook selbst, sondern des Exchange-Mailservers, auf dem die Benutzerbox gespeichert ist.
In einigen Fällen wird beim Erstellen oder Bearbeiten von Regeln in Outlook möglicherweise ein Fenster mit einer Meldung angezeigt, dass die Regel nicht auf den Server geschrieben werden kann:
Mindestens eine Regel konnte nicht an den Exchange-Server übergeben werden und wurde deaktiviert. Möglicherweise werden einige Optionen nicht unterstützt oder es ist nicht genügend Speicherplatz vorhanden, um alle Ihre Regeln zu speichern.
In der englischen Version von Outlook sieht der Fehler so aus:
Dies bedeutet, dass in Ihrer Box auf Mail-Server Exchange hat keinen Platz mehr, um Regeln zu speichern. Die Größe des für Regeln zugewiesenen Speicherplatzes hängt von ab Microsoft-Versionen Austausch:
- Austausch 2003- 32 Kb werden für die Regeln zugewiesen (im Durchschnitt reicht dies aus, um 20 - 25 Regeln zu speichern)
- Austausch 2007/ Austausch 2010/ Austausch 2013/2016- 64 Kb werden den Regeln zugewiesen
In Exchange 2003 ist die maximale Regelgröße festgelegt und kann nicht geändert werden. In neueren Versionen von Exchange kann die Speichermenge zum Speichern von Regeln auf bis zu 256 KB erhöht werden. Das Regellimit wird für jeden Benutzer individuell durch ein spezielles Attribut festgelegt RegelnQuote.
Das aktuelle Exchange-Regelkontingent für einen bestimmten Benutzer finden Sie, indem Sie den folgenden Befehl in der Exchange-Verwaltungskonsole ausführen:
Get-Mailbox-Benutzername | ft-Name, RulesQuota
So erhöhen Sie den Speicher für eine Box:
Set-Mailbox -identity Benutzername -RulesQuota 256Kb
Notiz. Das Regelgrößenkontingent kann auf die folgenden Werte festgelegt werden: 64 KB, 128 KB oder 256 KB.
Wenn Sie das Limit für die Regeln für alle Postfächer auf einmal erhöhen müssen, hilft Ihnen der Befehl:
Postfach abrufen | Set-Mailbox-RulesQuota 128KB
Für den Fall, dass dieser Platz zum Speichern von Regeln nicht ausreicht, wird dem Benutzer empfohlen, auf die folgenden Manipulationen zurückzugreifen:
- Entfernen Sie unnötige Regeln
- Zusammenführungsregeln (z. B. E-Mails in denselben Ordner verschieben)
- Regelnamen reduzieren
- Wenn eine der Regeln E-Mails in eine persönliche Ordner.pst-Datei verschiebt, müssen Sie das Archiv in ein Verzeichnis mit einem kürzeren Pfad verschieben. Beispielsweise von C:\Dokumente und Einstellungen\winitpro\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook\mymail2013.pst zu C:\mail\mymail2013.pst
Verwenden Sie Posteingangsregeln, um automatische Ausführung bestimmte Aktionen mit den empfangenen Nachrichten.
Informationen zur Verwendung von Archivierungs-, Bereinigungs- und anderen Tools finden Sie unter Organisieren Ihres Posteingangs mit Archivierungs-, Bereinigungs- und anderen Tools in Outlook.com.
Erstellen Sie eine Posteingangsregel
Regeln gelten für eingehende Nachrichten und können in jedem Ordner erstellt werden.
Um schnell eine Regel zu erstellen, die alle Nachrichten von einem bestimmten Absender oder einer Gruppe von Absendern in einen Ordner verschiebt, klicken Sie in der Nachrichtenliste auf Rechtsklick Klicken Sie auf die Nachricht, für die Sie eine Regel erstellen möchten, und wählen Sie den Befehl aus Regel erstellen.
Wählen Sie den Ordner aus, in den Sie alle Nachrichten dieses Absenders oder dieser Gruppe von Absendern verschieben möchten, und klicken Sie auf OK.
Drück den Knopf OK.
Wenn Sie etwas anderes tun möchten, als eine Nachricht von einem bestimmten Absender oder einer Gruppe von Absendern in einen Ordner zu verschieben, wählen Sie aus Zusätzliche Optionen.
Jede Regel muss mindestens drei Elemente haben: einen Namen, eine Bedingung und eine Aktion. Regeln können auch Ausnahmen von Bedingungen enthalten. In jeder Phase können Sie mithilfe der Schaltflächen mehrere Bedingungen, Aktionen oder Ausnahmen hinzufügen Bedingung hinzufügen, Aktion hinzufügen Und Fügen Sie eine Ausnahme hinzu.
Wenn Sie nicht möchten, dass andere Regeln nach dieser Regel verarbeitet werden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Stoppen Sie die weitere Regelverarbeitung. Weitere Informationen Weitere Informationen finden Sie unter Beenden der Verarbeitung zusätzlicher Regeln in Outlook.com.
Bearbeiten einer Posteingangsregel
Notiz: Einige Regeln, die in anderen Versionen von Outlook erstellt wurden, werden von Outlook.com nicht verarbeitet. Eine solche Regel kann in Outlook.com nicht ausgeführt oder geändert werden.
Löschen Sie eine Posteingangsregel
Es ist auch gut zu wissen...
Möglicherweise haben Sie eine Regel erstellt, um empfangene Nachrichten an eine andere Adresse weiterzuleiten oder umzuleiten Email. In diesem Fall ist es wichtig, den Unterschied zwischen einer Weiterleitung und einer Weiterleitung zu kennen.
Die Weiterleitung besteht darin, den von Ihnen erhaltenen Brief an einen anderen Empfänger zu senden. Wenn der Empfänger antwortet, wird seine Antwort an die Adresse gesendet, von der die obige Nachricht weitergeleitet wurde.
Die weitergeleitete Nachricht behält den ursprünglichen Absender in der "Von"-Zeile. Wenn der Empfänger, an den die Nachricht weitergeleitet wurde, antwortet, geht seine Antwort an den ursprünglichen Absender.
Haben Sie weitere Fragen?
Geschäftskorrespondenz im Internet ist in unserer Zeit alltäglich geworden. Durch E-Mails die Masse der erforderlichen und wichtige Informationen, Dokumente werden verschickt und sogar Geschäfte abgeschlossen. Was tun, wenn Ihre Arbeit direkt mit E-Mail zu tun hat, Sie aber aus irgendeinem Grund (Urlaub, Geschäftsreise) nicht auf Ihre zugreifen können? E-mail Konto? Mit Outlook können Sie auch aus der Ferne mit Empfängern in Kontakt bleiben.
So erstellen Sie eine automatische Antwort in Outlook: Vorlagen und Regeln
Für einen Outlook-Benutzer stehen zwei Optionen zur Verfügung automatische Aktionenüber eingehende und ausgehende Nachrichten: Vorlagen und Regeln.
Vorlagen vereinfachen das Erstellen und Versenden von Nachrichten, deren Text oft wiederholt wird und sich nur in wenigen Daten (buchstäblich ein paar Wörter oder Zahlen) unterscheidet. Vorlagen sind im Kern gespeicherte Nachrichten, in die kurz vor dem Versenden neue Daten eingefügt werden.
Regeln ein Microsoft Outlook- Dies sind Aktionen, die automatisch an Nachrichten ausgeführt werden, die auf der Grundlage einer vorhandenen Vorlage oder bestimmter Bedingungen erstellt wurden.
Gehen wir durch den Prozess der Erstellung von Vorlagen und Regeln sowie die Unterschiede für verschiedene Versionen Ausblick.
Erstellen Sie eine Vorlage für Outlook 2003 und 2007
Es ist unwahrscheinlich, dass jemand anderes diese "Dinosaurier" der E-Mail-Welt verwendet, aber wenn Sie das Glück hatten, sie zu bekommen Arbeitsplatz mit einer solchen Software, dann ist diese Anleitung für Sie.
Erstellen Sie eine Vorlage für Outlook 2010-2016-Versionen
Der Aktionsalgorithmus in späteren Versionen wurde stark vereinfacht, aber gleichzeitig wurden neue Funktionen in den Einstellungen hinzugefügt.
Erstellen Sie eine Regel für Outlook 2007 und 2003
Gehen Sie wie folgt vor, um eine Regel in den Outlook-Versionen 2003 und 2007 zu erstellen:
Was sind die Unterschiede in den Einstellungen für die Versionen 2010, 2013, 2016
Es gibt keinen grundsätzlichen Unterschied in den Einstellungen. Es gibt kleine Verbesserungen im Prozess.
Video: So aktivieren Sie die automatische Antwort in Outlook 2013
So deaktivieren Sie die automatische Antwort
Es ist immer noch einfacher als beim Einstellen der Inklusion. In den Versionen 2010-2016 erhalten Sie bei der nächsten Anmeldung bei Outlook mit aktivierten automatischen Antworten eine entsprechende Warnung („For this Konto automatische Antworten werden gesendet). Klicken Sie auf die Schaltfläche „Deaktivieren“ und alle Optionen werden deaktiviert.
In den Versionen 2007 und 2003 müssen Sie im Menü "Service" zum Punkt "Stellvertreter" gehen und den Unterpunkt "Ich bin bei der Arbeit" auswählen.
Gehen Sie zum Dienst "Stellvertreter" und deaktivieren Sie die automatische Antwort Post Outlook-Client vereinfacht die Arbeit mit E-Mail erheblich. Ohne Zweifel ist ein Anrufbeantworter während der Ferien für eine Person, deren Arbeit ständig mit Korrespondenz verbunden ist, unverzichtbar. Es bleibt nur, die Parameter Ihres persönlichen "Stellvertreters" richtig zu konfigurieren und mit gutem Gewissen Ihren Geschäften nachzugehen oder einfach nur zu entspannen!
Damit haben wir die wichtigsten Aspekte der Arbeit mit E-Mail behandelt: Erstellen einer Nachricht, Senden und Empfangen sowie Beantworten, Weiterleiten und Einstellen von E-Mail-Optionen. All dies ermöglicht es Ihnen zweifellos, Ihre Kommunikationsaktivitäten auf einem anständigen Niveau zu organisieren. Aber die unten besprochenen Funktionen von Outlook ermöglichen es nicht nur, diesen Prozess zu organisieren, sondern ihn auch zu optimieren, was Microsoft Outlook zum Marktführer unter den E-Mail-Programmen macht Software.
Regelmeister ist ein spezielles Outlook-Tool, mit dem Sie E-Mails verarbeiten können. Regeln definieren Aktionen, die für bestimmte Nachrichten automatisch ausgeführt werden sollen. knallt diese Regel angewandt Microsoft-Programm Outlook zu eingehenden oder ausgehenden Nachrichten.
Outlook-Regeln
Regeln - Es handelt sich um eine Reihe von Bedingungen, Aktionen und Ausnahmen zum Verarbeiten und Sortieren von Nachrichten. Jede Regel besteht aus drei Elementen: einer oder mehreren Bedingungen, die die Nachrichten beschreiben, für die die Regel gilt; eine oder mehrere Aktionen, die die Operationen angeben, die für Nachrichten ausgeführt werden sollen, die die Bedingungen erfüllen, und eine oder mehrere Ausnahmen, die angeben, für welche Nachrichten diese Regel nicht gelten soll. Beispielsweise können Sie alle Nachrichten, die Sie von Ihrem Vorgesetzten erhalten (Bedingung), mit Ausnahme der Nachrichten mit hoher Wichtigkeit (Ausnahme), automatisch in einen separaten Ordner verschieben (Aktion).
Tabelle 9.7 zeigt die Standardtypen von Regeln und ihre Beschreibung.
| Regeltyp | Regelbeschreibung |
| Überprüfen von Nachrichten nach Erhalt | Wenden Sie diese Regel an, wenn Nachrichten empfangen werden |
| Überprüfen von Nachrichten nach dem Senden | Wenden Sie diese Regel an, wenn Nachrichten gesendet werden |
| Neue Nachrichten von jemandem verschieben | Wenden Sie diese Regel an, wenn Nachrichten von empfangen werden<отправители или список рассылки>in den Ordner verschieben<имя> |
| Benachrichtigung beim Empfang wichtiger Nachrichten | Wenden Sie diese Regel an, wenn Nachrichten empfangen werden, die an mich adressiert und von hoher Wichtigkeit sind. Benachrichtigen Sie mich mit einer Benachrichtigung<текст> |
| Verschieben Sie Nachrichten basierend auf dem Inhalt | <текст>im Text oder im Feld Betreff. In den Ordner verschieben<имя> |
| Löschen einer Diskussion | Wenden Sie diese Regel an, wenn Nachrichten enthalten<текст>im Feld Betreff. Lösche sie |
| Nachrichten von jemandem markieren | Wenden Sie diese Regel an, wenn Nachrichten von Absendern oder Mailinglisten empfangen werden>. Setzen Sie ihnen ein Zeichen<действие и срок> |
| Bestimmen von Kategorien gesendeter Nachrichten | <получатель или список рассылки>. Ordnen Sie sie einer Kategorie zu<имя> |
| Definition einer Kategorie anhand des Inhalts | Wenden Sie diese Regel an, wenn Nachrichten enthalten<текст>im Text oder im Feld Betreff. Ordnen Sie sie einer Kategorie zu<имя> |
| Gesendete Nachrichten verschieben | Wenden Sie diese Regel an, wenn gesendete Nachrichten adressiert sind<получатель или список рассыл-ки>. Kopie in Ordner verschieben<имя> |
| Stoppen Sie die Verarbeitung aller folgenden Regeln | Wenden Sie diese Regel an, wenn eine Nachricht empfangen wird. Stoppen Sie die weitere Regelverarbeitung |
Tabelle 9.7. Standardtypen von Regeln und ihre Beschreibung
Erstellen Sie eine Regel
Sehen wir uns anhand des folgenden Beispiels an, wie der Regelassistent funktioniert. Angenommen, Sie sind Internet-Abonnent und erhalten jeden Tag Nachrichten vom Abonnementserver (in meinem Fall sind dies die Nachrichten des Tages von CityCat). Der natürliche Wunsch besteht darin, die Nachrichten automatisch in einen speziell für sie erstellten Ordner zu verschieben. Aber nehmen wir an, dass zusätzlich zu den Nachrichten von CityCat auch Wetterberichte reinkommen. Außerdem würde ich, wenn die Nachricht (News) einen Anhang haben wird, ihn nicht in diesem Ordner ablegen wollen.
So können Sie die folgende Regel festlegen: „Neue Nachrichten in den Ordner verschieben stadt katze vorausgesetzt, dass der Absender CityCat ist und der Betreff der Nachricht den Text „news“ enthält, es sei denn, die Nachricht enthält einen Anhang.“
Beispiel 9.31. Erstellen Sie eine Regel
> Extras > Regelassistent...
Erstellen...
Regel aus Vorlage erstellen
Regeltyp Neue Nachrichten von jemandem verschieben
Regelbeschreibung
Name stadt katze
Name:= <Имя папки>
Im Posteingang platzieren
<Текст>
Neu hinzufügen:=<текст>(Abb. 9.47)
Name der Regel:= <Имя правила>
Führen Sie diese Regel für Nachrichten aus, die sich bereits im Posteingang befinden
Nach dem Drücken der Taste Bereit(Fertigstellen) Die Regel für Ordnerelemente wird ausgeführt Benutzereigenschaften(Persönliche Ordner). Jetzt ist die Regel vollständig betriebsbereit.
Arbeiten mit Regeln
Alle erstellten Regeln befinden sich in der Liste Wenden Sie die Regeln in der folgenden Reihenfolge an(Regeln in der folgenden Reihenfolge anwenden) Dialogfeld Regelmeister(Regelassistent). Über die entsprechenden Schaltflächen können Sie Regeln erstellen, ändern, umbenennen und löschen.
Bei Bedarf können Sie den Regelausführungsmodus deaktivieren oder aktivieren. Deaktivieren oder aktivieren Sie dazu das Kontrollkästchen neben dem Modusnamen.
Wenn es mehr als eine Regel gibt, können Sie die Reihenfolge ihrer Ausführung mit den Schaltflächen ändern Hoch(Nach unten bewegen) und Runter(Nach oben bewegen) In einigen Fällen ist die Reihenfolge wichtig, in der die Regeln ausgeführt werden.
Zusätzlich zur automatischen unterstützt der Regelassistent auch die manuelle Ausführung der erstellten Regeln.
Beispiel 9.32. „Manuelle“ Ausführung von Regeln
Laufen...
Einschließlich Unterordner
Auf alle Nachrichten anwenden
Laufen
Zum Abschluss dieses Abschnitts möchte ich einige Hinweise und Tipps für die Arbeit mit dem Rules Wizard geben.
- Überlegen Sie genau, wie Sie Ihre Nachrichten strukturieren. Es ist wichtig, ein klares Verständnis dafür zu haben, wie Outlook mit der von Ihnen gewählten Struktur funktioniert. So können Sie beispielsweise für jeden der Kontakte denselben Ordnertyp erstellen, der Unterordner enthält: Posteingang(Posteingang) - für vom Kontakt empfangene Nachrichten und Gesendet(Gesendete Elemente) - für an ihn gesendet.
- Denken Sie beim Erstellen einer Regel über den gesamten Algorithmus nach. Achten Sie darauf, dass sich die Regel nicht mit anderen überschneidet und sich nicht widerspricht, damit Sie später nicht nach einer Nachricht suchen, wo sie nicht existiert. Manchmal gibt der Regelassistent in solchen Fällen eine Warnung über Inkompatibilität aus.
- Wenn die Nachricht keiner der Regeln entspricht, wird sie in den Ordner gestellt Posteingang(Posteingang)
- Vergessen Sie nicht ein weiteres allgemeines Strukturierungswerkzeug - Kategorien(Kategorie). Erstellen Sie Kategorisierungsregeln für typische Nachrichten.
Verwenden von Regeln für Outlook-Nachrichten ermöglicht es Ihnen, Zeit zu sparen, die Sie für Routineprozesse aufwenden könnten, und erhöht die Produktivität Ihrer Arbeit erheblich. Es reicht aus, die Regeln einmal festzulegen, und in Zukunft werden die festgelegten Bedingungen automatisch angewendet. Die beliebteste Regel, die wahrscheinlich von allen Outlook-Benutzern verwendet wird, ist das Sortieren von E-Mails in Ordner. Ohne diese Sortierung wäre mein Postfach im totalen Chaos. Welche anderen Regeln können in Outlook konfiguriert werden?
Regeln in Outlook fallen in zwei Kategorien: organisierte Regeln und informierte Regeln. Alternativ können Sie eine leere Regel erstellen, um sie nach Belieben anzupassen.
- Organisation. Diese Regeln helfen beim Speichern und Verfolgen von Nachrichten. Sie können beispielsweise eine Regel für Nachrichten von einem bestimmten Absender wie Yegor Tribalov erstellen, sodass seine Nachrichten mit dem Wort „Bericht“ in der Betreffzeile zur Nachverfolgung markiert, als „Berichte“ kategorisiert und verschoben werden einen Ordner mit dem Namen "Egors Berichte". ".
- Bewusstsein. Diese Regeln stellen sicher, dass der Benutzer auf die eine oder andere Weise benachrichtigt wird, wenn eine bestimmte Nachricht empfangen wird. Beispielsweise können Sie eine Regel erstellen Handy Dem Benutzer wurde automatisch eine Nachricht gesendet, wenn er eine Nachricht von seinem Vorgesetzten erhielt.
- Beginnen Sie mit einer leeren Regel. Diese Regeln werden vom Benutzer ohne die Hilfe einer Regelvorlage erstellt, sodass Sie vollständig benutzerdefinierte Regeln entwickeln können.
Erstellen Sie integrierte Regelvorlagen für Standardszenarien
Auf der Registerkarte Datei Menüpunkt wählen Verwalten Sie Regeln und Warnungen.
Im Dialogfeld Regeln und Warnungen Tab E-Mail-Regeln Drücken Sie den Knopf Neu.
In einer Gruppe Schritt 1 Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus der Sammlung von Vorlagen aus Organisation oder Bewusstsein.
In einer Gruppe Schritt 2 Klicken Sie auf den unterstrichenen Wert. Bei der Auswahl eines Links Empfänger oder öffentliche Gruppe, das Adressbuch wird geöffnet.
Wählen Sie im Fenster Schritt 1. Filterbedingungen auswählen die Bedingungen aus, die Nachrichten erfüllen müssen, damit die Regel angewendet wird.
In einer Gruppe Schritt 1 Wählen Sie die Aktion aus, die für die Regel ausgeführt werden soll, wenn die angegebenen Bedingungen erfüllt sind.
In einer Gruppe Schritt 1 Ausnahmen von der Regel auswählen und dann auf die Schaltfläche klicken Weiter.
Im Fenster Schritt 1 Geben Sie einen Namen für die Regel ein.
In einer Gruppe Schritt 2 Aktivieren Sie die Kontrollkästchen für die gewünschten Optionen.
Wenn Sie diese Regel auf Nachrichten anwenden möchten, die sich bereits im Ordner befinden Posteingang, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Führen Sie diese Regel für Nachrichten aus, die sich bereits im Posteingang befinden.
Erstellen Sie Regeln aus einer Nachricht
Darüber hinaus können Sie schnell eine Regel basierend auf bereits erhaltenen Nachrichten erstellen. Die logischste Anwendung dieser Regel besteht darin, Nachrichten von einem bestimmten Absender/einer Gruppe von Absendern in einen einzigen Ordner zu verschieben.
Klicken Sie auf die Nachricht, für die Sie eine Regel erstellen möchten, und dann auf die Registerkarte heim in einer Gruppe Umzug klicken Regeln.
Regelvorschläge werden je nach Absender und Empfänger der Nachricht angezeigt.
Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
- Klicken Sie auf eine der vorgeschlagenen Regeln, wählen Sie einen Zielordner aus und klicken Sie dann auf OK.
- Um andere Regeloptionen basierend auf Absender, Empfänger oder Betreff der Nachricht anzuzeigen, wählen Sie aus Regel erstellen.
Ein Dialogfeld wird geöffnet Erstellen Sie eine Regel.
- Auf dem Feld Wenn Sie eine Nachricht erhalten, die die folgenden Bedingungen erfüllt Aktivieren Sie die Kontrollkästchen für die gewünschten Bedingungen.
- Auf dem Feld Mach Folgendes Aktivieren Sie die Kontrollkästchen für die Aktion, die die Regel ausführen soll, wenn die angegebenen Bedingungen erfüllt sind.
- Kontrollkästchen aktivieren Element in Ordner verschieben.
Klicken Sie auf einen vorhandenen Ordner oder klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen zum Erstellen eines Ordners zum Speichern der angegebenen Nachrichten.
Um der Regel zusätzliche Bedingungen, Aktionen oder Ausnahmen hinzuzufügen, klicken Sie auf Zusätzlich und folgen Sie den weiteren Anweisungen im Regelassistenten.
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