έκθεση excel. Πώς έκανα τη λογιστική διαχείρισης στο Excel

Αυτό το άρθρο είναι λίγο ξεπερασμένο. Σας προτείνω να το ρίξετε μια ματιά νέα έκδοση, το οποίο περιλαμβάνει νέα εμπειρία που αποκτήθηκε για Πέρυσιδουλειά. Νέο άρθρο.

Στη δουλειά, καθημερινά βλέπουμε πολλά ρεπορτάζ που φαίνονται παιδικά ή κακής ποιότητας. Για να κάνετε τις αναφορές σας να φαίνονται επαγγελματικές, σας προσφέρω μία από τις επιλογές για την προετοιμασία τέτοιων αναφορών. Αρχικά, αναπτύχθηκε για την ανάλυση των οικονομικών καταστάσεων μιας μεγάλης επιχείρησης - βγήκαν περίπου 30 σελίδες κειμένου, διαγραμμάτων και διαγραμμάτων. Η διοίκηση ήταν πολύ ευχαριστημένη με την έκθεση.

Σας προτείνω να δείτε ένα παράδειγμα τέτοιας αναφοράς στο συνημμένο αρχείο σε αυτόν τον σύνδεσμο. Πώς να το ετοιμάσετε σε Microsoft Excelχωρίς να καταφεύγουν σε ακριβά λογισμικό, όπως το Adobe InDesign.

Για να γίνει αυτό, πρέπει να λάβουμε υπόψη μερικά πράγματα: (1) την προβολή στη λειτουργία "Διάταξη σελίδας" (μπορείτε να την ενεργοποιήσετε κάνοντας κλικ στην κορδέλα θέαστο κουμπί Διάταξη σελίδαςαπό το τμήμα προβολές βιβλίου εργασίας, σχετικά με αυτήν την προβολή και πώς να βελτιστοποιήσετε μια αναφορά για εκτύπωση, δείτε αυτό το άρθρο), (2) μια επιστημονική προσέγγιση.

Εάν όλα είναι ξεκάθαρα με το πρώτο σημείο, τότε το δεύτερο απαιτεί κάποια εξήγηση.

Γενικές Συμβουλές

Η προετοιμασία μιας έκθεσης θα πρέπει να ξεκινά όχι με την επεξεργασία πληροφοριών και όχι με περιγράμματα, αλλά από μια εντελώς διαφορετική πλευρά - δηλαδή, με την ανάπτυξη ενός προτύπου παρουσίασης αναφοράς. Μια αναφορά θα φαίνεται επαγγελματική μόνο εάν είναι του ίδιου τύπου από ενότητα σε ενότητα. Γι' αυτό χρειάζεστε ένα πρότυπο που θα αντιγράψετε ως νέο φύλλο για μια νέα ενότητα και θα το συμπληρώσετε.

Το πρότυπο δεν πρέπει να είναι φανταχτερό. Σας προτείνω να χρησιμοποιήσετε τα χρώματα του τυπικού θέματος Microsoft Excel 2007-2010. Είναι πολύ άνετα για την αντίληψη του χρήστη για την έκθεσή σας: είτε πρόκειται για τον διευθυντή, τον οικονομικό διευθυντή, τον εκτελεστικό διευθυντή, τους μετόχους ή τους πελάτες της εταιρείας σας. Για παράδειγμα, χρησιμοποίησα μπλε. Το πράσινο φαίνεται επίσης αρκετά καλό. Εάν υπάρχει κάποια ενότητα στην οποία θα θέλατε να ανατρέξετε Ιδιαίτερη προσοχή, μπορείτε να το φτιάξετε σε κόκκινο, το κύριο πράγμα δεν είναι να επιλέξετε ηλεκτρικό κόκκινο, αλλά άνετο κόκκινο.

Τα διαγράμματα κλίσης γίνονται πολύ θετικά αντιληπτά από τη διοίκηση. Συνήθως για διαχείριση αυτό είναι κορυφαίο, ενώ δεν απαιτεί σχεδόν καμία προσπάθεια από εσάς.

Μια τέτοια αναφορά (ειδικά όταν αποτελείται από πενήντα σελίδες) θα φαίνεται πολύ καλή εκτυπωμένη σε έγχρωμο εκτυπωτή και στις δύο πλευρές και δεμένη. Ο ελεγκτής μας είχε μια ντουζίνα από αυτές τις αναφορές, τις οποίες μοίραζε στα ενδιαφερόμενα μέρη σε συναντήσεις.

Εάν σκοπεύετε να το διανείμετε ηλεκτρονικά, ΠΡΕΠΕΙ να το μεταφράσετε σε μορφή pdf. Είναι πολύ πιο ευανάγνωστο, αν και χάνει κάποια χαρακτηριστικά. Κατά τη γνώμη μου, ο πιο βολικός τρόπος για να το μετατρέψετε σε αυτήν τη μορφή δεν είναι η χρήση εκτυπωτών pdf, αλλά η ενσωματωμένη λειτουργικότητα του Microsoft Excel 2007-2010 (Αρχείο => Αποθήκευση ως => επιλέξτε μορφή pdf).

Υπάρχουν πολλά σημεία στα οποία θα ήθελα να επιστήσω την προσοχή σας.

(1) Στο φύλλο προτύπου, η δεξιά στήλη είναι πολύ στενή (κυριολεκτικά μερικά pixel). Δεν είναι μόνο εκεί. Εάν δεν το προσθέσετε και δεν εισαγάγετε γραφικά και πεδία κειμένου «τραβώντας» τα στην άκρη των κελιών, τότε αυτά που βρίσκονται στα δεξιά με το περίγραμμά τους (ακόμα και αν είναι διαφανές) θα «σκαρφαλώσουν» στη διπλανή σελίδα, αναγκάζοντας το Excel να εκτυπώστε μια κενή σελίδα.

(2) "Τραβήξτε" πεδία κειμένου και γραφικά στις άκρες των κελιών. Τότε θα είναι όλα αυστηρά κάθετα το ένα κάτω από το άλλο. Το μέγεθος του γραφήματος και του πεδίου που είναι παράλληλο σε αυτό μπορούν να αλλάξουν ταυτόχρονα τεντώνοντας τη γραμμή στην οποία είναι προσαρτημένα. Για να "επισυνάψετε" το μέγεθος ενός αντικειμένου στην άκρη ενός κελιού, ενώ αλλάζετε το μέγεθος αυτού του αντικειμένου, κάντε κλικ στο altστο πληκτρολόγιο. Παρεμπιπτόντως, αν πατήσετε Βάρδια, τότε οι διαστάσεις του θα αλλάξουν αυστηρά προς μία κατεύθυνση - κάθετα ή οριζόντια.

Επίλογος

Η ανάπτυξη αυτής της έκθεσης εμπνεύστηκε σε μεγάλο βαθμό τη μορφή των δημοσιεύσεων που ετοίμασε η KPMG. Μπορείτε να τα δείτε στην επίσημη ιστοσελίδα τους. Δεν ξέρω σε τι τους κάνουν, αλλά έχουν τις πιο ενημερωμένες και επαγγελματικές αναφορές από όλα τα G4.

Τα δεδομένα του φύλλου εργασίας του Excel πρέπει να είναι σε μορφή λίστας με την επικεφαλίδα της στήλης στην πρώτη σειρά. Οι υπόλοιπες σειρές θα πρέπει να περιέχουν παρόμοια αντικείμενα σε μία στήλη, χωρίς κενές γραμμές ή στήλες εντός της περιοχής δεδομένων.

Στο ανοιχτό παράθυρο του φύλλου, επιλέξτε οποιοδήποτε κελί στην περιοχή δεδομένων.
Μεταβείτε στην καρτέλα "Εισαγωγή" και στην ομάδα "Πίνακες", αναπτύξτε το μενού κουμπιών "Συγκεντρωτικός πίνακας".
Στη λίστα εντολών, επιλέξτε το στοιχείο "Συγκεντρωτικός Πίνακας" (Εικ. 5.59).
Στο παράθυρο "Δημιουργία συγκεντρωτικού πίνακα" (Εικ. 5.60), στη στήλη "Πίνακας ή Εύρος", θα εμφανιστεί η διεύθυνση του επιλεγμένου εύρους δεδομένων που αναλύθηκαν.

Εάν πρέπει να αλλάξετε την περιοχή, επιλέξτε μια νέα περιοχή στο φύλλο χωρίς να κλείσετε το παράθυρο "Δημιουργία Συγκεντρωτικού Πίνακα". Ένα εύρος κελιών που βρίσκεται σε άλλο φύλλο ενός βιβλίου εργασίας ή σε άλλο βιβλίο εργασίας εισάγεται ως εξής: ([bookname]sheetname!range) .

Στην ομάδα "Καθορίστε πού θα τοποθετηθεί η αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα", επιλέξτε:
- "Σε νέο φύλλο" - για να τοποθετήσετε την αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα σε ένα επιπλέον φύλλο του βιβλίου.
- "Σε ένα υπάρχον φύλλο" - για να τοποθετήσετε την αναφορά συγκεντρωτικού πίνακα στο ίδιο φύλλο με τα δεδομένα προέλευσης.

Όταν επιλέγετε αυτήν την τοποθέτηση, πρέπει να υποδείξετε ανεξάρτητα το κελί για την αναφορά στο στοιχείο "Εύρος" στο φύλλο.

Κλείστε το παράθυρο με το κουμπί ΟΚ.
Ένας κενός συγκεντρωτικός πίνακας θα εμφανιστεί στο φύλλο (νέος ή υπάρχων) με τη μορφή περιγράμματος διάταξης και η περιοχή "Λίστα πεδίων συγκεντρωτικού πίνακα" θα ανοίξει στα δεξιά του φύλλου για να δημιουργήσετε μια αναφορά (Εικ. 5.61). Μπορεί να εισαχθεί σε συγκεντρωτικός πίνακαςνέα πεδία, δημιουργήστε μια διάταξη και προσαρμόστε την αναφορά.

Ελέγξτε στο παράθυρο "Λίστα πεδίων" τα ονόματα των στηλών για να δημιουργήσετε έναν συγκεντρωτικό πίνακα.

Για να αποκρύψετε το παράθυρο "Λίστα πεδίων", κάντε κλικ σε οποιοδήποτε ελεύθερο κελί στο φύλλο εργασίας. Εναλλακτικά, στην καρτέλα Επιλογές, στην ομάδα Εμφάνιση/Απόκρυψη, απενεργοποιήστε τη Λίστα πεδίων.

Η αναφορά προς τη διοίκηση και τους ιδιοκτήτες της εταιρείας είναι ένα σημαντικό συστατικό στο έργο του τμήματος σχεδιασμού και οικονομικής δραστηριότητας. Οι αναφορές πρέπει να είναι σαφείς και συνοπτικές και τα σημεία αναφοράς θα πρέπει να παρουσιάζονται σε λεπτομερή αναλυτικά στοιχεία. Εάν χρειάζεται να συντάσσετε εξαμηνιαίες εκθέσεις λαμβάνοντας υπόψη τέτοιες απαιτήσεις, σας συνιστούμε να εξοικειωθείτε με το υλικό αυτού του άρθρου. Θα μάθετε πώς να κάνετε εξαμηνιαίες αναφορές στο Excel σε γραφική μορφή, να επισημάνετε βασικούς δείκτες σε αυτές.

ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑ ΕΞΑΜΗΝΙΑΙΟΥ ΑΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ ΣΕ EXCEL

Κατά την προετοιμασία εξαμηνιαίων εκθέσεων, οι ειδικοί αντιμετωπίζουν τα ακόλουθα ζητήματα:

μεγάλος αριθμός θέσεων στην έκθεση·
ογκώδεις αναφορές - κάθε δείκτης πρέπει να παρουσιάζεται σε μηνιαία δυναμική.
διασπορά τιμών δεικτών, διαφορετική σειρά αριθμών.

Προκειμένου να αντιμετωπιστούν με επιτυχία αυτά τα προβλήματα, να προετοιμαστούν σαφείς και κατανοητές εξαμηνιαίες εκθέσεις για τη διαχείριση, προτείνουμε να χρησιμοποιήσετε μια γραφική φόρμα. Για ογκώδεις πίνακες, λεπτομερή αναλυτικά στοιχεία, είναι κατατοπιστική η εφαρμογή sparklines και μορφοποίησης υπό όρους· για συμπαγείς πίνακες και επιλεγμένους βασικούς δείκτες, είναι βέλτιστο να χρησιμοποιείτε γραφήματα.

Σπινθήρες μέσαπροέχω

Στην εξαμηνιαία έκθεση, συνηθίζεται να εμφανίζεται η μηνιαία δυναμική των δεικτών. Μιλάμε για δείκτες όπως έσοδα, όγκος πωλήσεων, τιμή κόστους, όγκος αγορών και κερδών, κερδοφορία. Ο κατάλογος της ονοματολογίας στην πράξη είναι πάντα ευρύς. Σε αυτήν την περίπτωση, είναι βολικό να εισάγετε γραφήματα απευθείας στον πίνακα με δείκτες, οι οποίοι θα σας επιτρέψουν να αξιολογήσετε όχι μόνο μεμονωμένους δείκτες, αλλά και τη δυναμική τους και να συγκρίνετε τα αποτελέσματα. Για αυτήν την ομάδα δεικτών, συνιστάται η εφαρμογή σπινθήρες(Εικ. 1).

Οπτικοποιούμε τα δεδομένα στον πίνακα. 1 "Ανάλυση πωλήσεων με το Sparklines" κάνοντας τα εξής:

Στον πίνακα 1, δημιουργούμε μια στήλη ή μια σειρά για να φιλοξενήσει τις ακόλουθες γραφικές πληροφορίες:

"Δυναμική για το πρώτο εξάμηνο του έτους"?
"Ανάλυση εσόδων ανά ομάδες προϊόντων"
Ανάλυση κερδοφορίας ανά ομάδες προϊόντων.

2. Εκτελούμε την εντολή: Εισάγετε → Σπινθήρες → Πρόγραμμα(βλ. εικ. 1). στο παράθυρο" Δημιουργία Sparklines» ορίστε το εύρος δεδομένων και το εύρος τοποθεσίας (Εικ. 2).

3. Αντιγράψτε το στοιχείο γραφικών στον επιθυμητό αριθμό κελιών. Εάν είναι απαραίτητο, επεξεργαστείτε το γράφημα χρησιμοποιώντας το Constructor (Εικ. 3). Για παράδειγμα, σημειώνουμε το σημάδι των μέγιστων πόντων ή δεικτών με μια σημαία, αλλάζουμε το χρώμα του γραφήματος.

4. Για "Ανάλυση εσόδων ανά ομάδες προϊόντων" και "Ανάλυση κερδοφορίας ανά ομάδες προϊόντων" χρησιμοποιούμε τον τύπο sparkline "Στήλη".

Καρτέλα Συμπληρωμένο με sparklines. 1 είναι διαθέσιμο στην υπηρεσία φόρμας (κωδικός πρόσβασης στη σελ. 119). Από τον πίνακα φαίνεται ότι μόνο τα έσοδα από βαφές μειώνονται, έχει πτωτική τάση στο διάγραμμα sparkline. Για τα υπόλοιπα προϊόντα και για την εταιρεία συνολικά, τα έσοδα αυξάνονται (στήλη «Δυναμική για το πρώτο εξάμηνο»).

Η γραμμή "Ανάλυση εσόδων ανά ομάδες προϊόντων" δείχνει ότι η εταιρεία λαμβάνει το μεγαλύτερο ποσό εσόδων από την πώληση τυπικών λείων τούβλων - 4003,9 από 42.068,82 χιλιάδες ρούβλια.

Η στήλη sprakline στη γραμμή "Ανάλυση κερδοφορίας ανά ομάδες προϊόντων" δείχνει ότι το ανάγλυφο τούβλο έχει τη μέγιστη κερδοφορία - από 40 έως 42,9%. Το άλμα στην κερδοφορία σημειώθηκε τον Απρίλιο (μπορεί να φανεί στο γράφημα στη στήλη "Δυναμική για το πρώτο εξάμηνο του έτους"). Τον Απρίλιο, αρνητική κερδοφορία καταγράφηκε για τα τυπικά τούβλα και μειωμένη (11,1%) για λεία τούβλα με υψηλή περιεκτικότητα σε χρωστικές ουσίες.

Σημαντικό σημείο:στην αναφορά, πρέπει να υποδείξετε τον λόγο για τις οπτικοποιημένες αλλαγές. Πιθανή αιτίααλλαγές στην υπό εξέταση περίπτωση: στην αρχή της σεζόν εκπτώσεων (άνοιξη), χορηγήθηκαν εκπτώσεις προώθησης για την τόνωση του όγκου των πωλήσεων και την προσέλκυση νέων πελατών.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ

Κατά την αντιγραφή πίνακα με sparklines από το Excel σε έγγραφο του Wordτα γραφήματα μπορεί να μην είναι ορατά. Σε αυτήν την περίπτωση, χρησιμοποιήστε το ένθετο στη μορφή του σχήματος.

Μορφοποίηση υπό όρους

Όταν πρόκειται για δαπάνες, η διαχείριση απαιτεί συχνά λεπτομερείς αναλύσεις. Αυτά μπορεί να είναι προϋπολογισμοί δαπανών σε διαφορετικούς τομείς, λεπτομερής αναφορά για το ταμείο μισθοδοσίας, πληρωμές σε προμηθευτές. Οι αναφορές πρέπει να τονίζουν σημαντικές πληροφορίεςκαι μη τυπικές τιμές. Η αντίληψη των δεδομένων θα βελτιωθεί εάν χρησιμοποιείτε ιστογράμματα, κλίμακες χρωμάτων, σύνολα εικονιδίων.

Ας ετοιμάσουμε ένα τραπέζι. 2 «Προϋπολογισμός γενικών εργοστασιακών δαπανών για το πρώτο εξάμηνο (πραγματικά)» που θα παραδοθεί στη διαχείριση με χρήση συναρτήσεων μορφοποίησης υπό όρους:

Επιλέγουμε το εύρος στον πίνακα, οι πληροφορίες του οποίου πρέπει να παρουσιάζονται πιο ξεκάθαρα (στο παράδειγμα, οι στήλες Ιανουαρίου-Μαρτίου). Ορίζουμε: Σπίτι → Μορφοποίηση υπό όρους → Χρωματικές κλίμακες. Ας επιλέξουμε μια ενημερωτική χρωματική κλίμακα "πράσινο-λευκό" (Εικ. 4). Οι χρήστες μπορούν να επιλέξουν τη χρωματική κλίμακα της επιλογής τους.

Οι υψηλές δαπάνες έγιναν εντυπωσιακές πράσινες:

δαπάνες για το ταμείο μισθών με κρατήσεις - 250, 240 και 236 χιλιάδες ρούβλια.
έξοδα φιλοξενίας τον Μάρτιο - 300 χιλιάδες ρούβλια.

Όσο υψηλότερο είναι το ποσό της δαπάνης, τόσο πιο πλούσιο είναι το χρώμα στο κελί.

Συμπληρώνουμε τον πίνακα. 2 απεικόνιση των τελικών δεικτών ανά στοιχεία δαπανών. Ας επιλέξουμε τους αριθμούς στη στήλη γεγονότων για το εξάμηνο και ας εκτελέσουμε τις ακόλουθες ενέργειες: Σπίτι → Μορφοποίηση υπό όρους → Σύνολα εικονιδίων → Άλλοι κανόνες. Ας κάνουμε μεμονωμένες ρυθμίσεις (Εικ. 5).

Επιλέξτε "Μορφοποίηση όλων των κελιών με βάση τις τιμές τους" και, στη συνέχεια, το κατάλληλο "Εικονίδιο". Στην περίπτωσή μας, αυτά είναι ιστογράμματα. Ορισμός "Τιμή" και "Τύπος":

γεμάτο ιστόγραμμα (τέσσερις διαιρέσεις) - για τιμές άνω των 500 χιλιάδων ρούβλια.
ιστογράμματα με τρεις διαιρέσεις - από 100 έως 500 χιλιάδες ρούβλια.
ιστόγραμμα με μία διαίρεση - όλες οι τιμές είναι λιγότερο από 100 χιλιάδες ρούβλια.

Ο οικονομολόγος ορίζει τις παραμέτρους με βάση τη διασπορά τους, τις μέσες τιμές και τους κανόνες που υιοθετούνται στην εταιρεία.

Ο προϋπολογισμός για τα γενικά έξοδα του εργοστασίου που θα σταλούν στη διαχείριση είναι ο ακόλουθος (Πίνακας 2).

Χρησιμοποιώντας το παράδειγμα του πίνακα «Λογαριασμοί πληρωτέοι στο τέλος της περιόδου», θα εξετάσουμε έναν άλλο τρόπο για να παρουσιάσουμε βολικά τους δείκτες.

E. S. Panchenko, σύμβουλος επιχειρήσεων

Το υλικό δημοσιεύεται εν μέρει. Μπορείτε να το διαβάσετε ολόκληρο στο περιοδικό.

Δείτε το βίντεο για το άρθρο:

Τυπικές αναφορές που περιλαμβάνονται στο δικό μας λειτουργικές μονάδες επιχειρηματικής ευφυΐας (BI) με το κλειδί στο χέρι σας επιτρέπει να απαντάτε στο 99% των πιο δημοφιλών ερωτημάτων χρηστών.

Ωστόσο, εάν το επιθυμείτε, οι αναλυτές ή άλλοι χρήστες μπορούν να κάνουν τις αναφορές τους στο Excel σε κύβους OLAP.

Χάρη σε Στην καρδιά κάθε ενότητας Business Intelligence (BI) βρίσκεται ένας κύβος OLAP, σύνδεση στο οποίο οι χρήστες μπορούν εύκολα να δημιουργήσουν οποιαδήποτε αναφορά στο Excel χρησιμοποιώντας Συγκεντρωτικούς Πίνακες.

Επίσης, οι αναφορές που είναι ενσωματωμένες στο Excel σε κύβους OLAP μπορούν να αποθηκευτούν και όταν ανοίξουν ξανά, θα ενημερωθούν αυτόματα με τα πιο πρόσφατα δεδομένα από σύστημα εταιρικής επιχειρηματικής ευφυΐας (BI). .

Παραδείγματα αναφορών που έχουν δημιουργηθεί σε κύβους OLAP:

Περιγραφή αναφορών:

(Δείτε το βίντεο αυτού του άρθρου για τη διαδικασία δημιουργίας αναφορών)

1. Αναφορά πωλήσεων σε ρούβλια και μονάδες:

περίοδος: για το τρέχον έτος
δείκτες: γεγονός πωλήσεων
λεπτομέρεια: στήλες/τρίμηνο, μήνας
λεπτομέρεια: γραμμές/κανάλια πωλήσεων, πελάτες, μάρκες, προϊόντα

2. Έκθεση σχετικά με τη δομή των πωλήσεων σε ρούβλια και μονάδες (φίλτρο):

περίοδος: για το τρέχον έτος
δείκτες: πραγματικές πωλήσεις, πραγματικές πωλήσεις ως ποσοστό
λεπτομέρεια: στήλες/τρίμηνο, μήνας
λεπτομέρεια: γραμμές/κανάλια πωλήσεων, μάρκες

3. Έκθεση σχετικά με την εφαρμογή του σχεδίου πωλήσεων σε ρούβλια και μονάδες (φίλτρο):

περίοδος: για το τρέχον έτος
δείκτες: σχέδιο πωλήσεων, γεγονός πωλήσεων, εκτέλεση σχεδίου
λεπτομέρεια: στήλες/τρίμηνο, μήνας
λεπτομέρεια: γραμμές/κανάλια πωλήσεων, πελάτες, κατηγορίες, προϊόντα

4. Αναφορά αύξησης πωλήσεων σε ρούβλια και μονάδες (φίλτρο):

περίοδος
δείκτες
λεπτομέρεια: γραμμές/ομοσπονδιακές περιφέρειες, περιοχές, κατηγορίες, προϊόντα

5. Αναφορά για την αύξηση των πωλήσεων ανά χρόνο σε ρούβλια και μονάδες (φίλτρο):

περίοδος: για το τρέχον έτος σε σύγκριση με το προηγούμενο
δείκτες: πωλήσεις του προηγούμενου έτους, σχέδιο πωλήσεων, πραγματικές πωλήσεις, υλοποίηση του σχεδίου, αύξηση πωλήσεων σε απόλυτους και σχετικούς όρους σε σύγκριση με το προηγούμενο έτος
λεπτομέρεια: σειρές/τρίμηνο, μήνας, κατηγορίες, προϊόντα

6. Έκθεση εισπρακτέων λογαριασμών:

περίοδος: για την τρέχουσα ημερομηνία
δείκτες: ποσό παραστατικού, συνολικές απαιτήσεις, τρέχουσες απαιτήσεις, ληξιπρόθεσμες απαιτήσεις κατά περιόδους - έως 15 ημέρες, έως 30 ημέρες, έως 60 ημέρες, έως 90 ημέρες, έως 180 ημέρες, έως 365 ημέρες ή περισσότερες, δομή απαιτήσεων
λεπτομέρεια: γραμμές/κανάλια πωλήσεων, αντισυμβαλλόμενος, ημερομηνία πληρωμής παραστατικού, ημερομηνία παραστατικού, έγγραφο

7. Έκθεση για τη δυναμική των απαιτήσεων:

περίοδος: για το τρέχον έτος
δείκτες: συνολικές απαιτήσεις, τρέχουσες απαιτήσεις, ληξιπρόθεσμες απαιτήσεις, δομή εισπρακτέων
λεπτομέρεια: σειρές/έτος, εβδομάδα, λογαριασμός

8. Έκθεση απόδειξης πληρωμής κατά ημερομηνία παραστατικού:

περίοδος: για το τρέχον έτος
δείκτες: ποσό παραστατικού, ποσό πληρωμής παραστατικού, αποκλίσεις πληρωμής σε απόλυτους και σχετικούς όρους
λεπτομέρεια: γραμμές/έτος, μήνας, αντισυμβαλλόμενος, τύπος εγγράφου, ημερομηνία εγγράφου, αριθμός εγγράφου

9. Έκθεση απόδειξης πληρωμής κατά ημερομηνία πληρωμής:

περίοδος: για το τρέχον έτος
δείκτες: ποσό πληρωμής, ποσό διανομής πληρωμής, αποκλίσεις διανομής σε απόλυτους και σχετικούς όρους
λεπτομέρεια: γραμμές/έτος, μήνας, αντισυμβαλλόμενος, τύπος πληρωμής, ημερομηνία πληρωμής, αριθμός πληρωμής

10. Έκθεση αποθέματος:

περίοδος: για την τρέχουσα ημερομηνία
δείκτες: υπόλοιπο προϊόντος, υπολειπόμενη διάρκεια ζωής σε ποσοστό (σύμφωνα με το DSO), υπόλοιπο προϊόντος κατά ημερομηνία λήξης - Διάρκεια 0%, Διάρκεια 10-30%, Διάρκεια 40-60%, Διάρκεια 70-90%, Διάρκεια 99%
λεπτομέρεια: γραμμές/κατηγορία, προϊόν, κατάσταση, αποθήκη, ημερομηνία παραστατικού παραλαβής

Γεια σε όλους! Το σημερινό υλικό απευθύνεται σε όσους συνεχίζουν να εργάζονται με προγράμματα εφαρμογών και δεν ξέρουν πώς να φτιάξουν έναν πίνακα περιστροφής στο excel.

Έχοντας δημιουργήσει έναν κοινό πίνακα, σε οποιοδήποτε από τα έγγραφα κειμένου, μπορείτε να το αναλύσετε δημιουργώντας συγκεντρωτικούς πίνακες στο Excel.

Η δημιουργία ενός συγκεντρωτικού πίνακα Excel απαιτεί να πληρούνται ορισμένες προϋποθέσεις:

Τα δεδομένα χωρούν στον πίνακα, όπου υπάρχουν στήλες και λίστες με ονόματα.
Δεν υπάρχουν κενές φόρμες.
Χωρίς κρυφά αντικείμενα.

Πώς να φτιάξετε έναν πίνακα περιστροφής στο excel: οδηγίες βήμα προς βήμα

Για να δημιουργήσετε έναν συγκεντρωτικό πίνακα χρειάζεστε:

Έχει δημιουργηθεί ένα κενό φύλλο, όπου μπορείτε να δείτε τις λίστες περιοχών και πεδίων. Οι επικεφαλίδες έχουν γίνει πεδία στον νέο μας πίνακα. Ο συγκεντρωτικός πίνακας θα σχηματιστεί σύροντας τα πεδία.

Θα επισημαίνονται με ένα σημάδι επιλογής και για ευκολία ανάλυσης, θα τα ανταλλάξετε στις περιοχές του πίνακα.

Αποφάσισα να κάνω ανάλυση δεδομένων μέσω φίλτρου ανά πωλητές, ώστε να είναι ξεκάθαρο από ποιον και για τι ποσό κάθε μήνα πωλούνταν και ποιο προϊόν.

Επιλέγουμε συγκεκριμένο πωλητή. Κρατάμε πατημένο το ποντίκι και μετακινούμε το πεδίο «Πωλητής» στο «Φίλτρο αναφοράς». Το νέο πεδίο επισημαίνεται με ένα σημάδι επιλογής και η προβολή πίνακα αλλάζει ελαφρώς.

Θα βάλουμε την κατηγορία «Προϊόντα» σε μορφή χορδών. Στα «Ονόματα Γραμμών» μεταφέρουμε το πεδίο που χρειαζόμαστε.

Για να εμφανιστεί μια αναπτυσσόμενη λίστα, έχει σημασία με ποια σειρά καθορίζουμε το όνομα. Εάν αρχικά στις γραμμές κάνουμε μια επιλογή υπέρ του προϊόντος και στη συνέχεια υποδείξουμε την τιμή, τότε τα προϊόντα θα είναι απλώς αναπτυσσόμενες λίστες και το αντίστροφο.

Η στήλη "Μονάδες", που βρίσκεται στον κύριο πίνακα, εμφανίζει την ποσότητα των αγαθών που πωλούνται από έναν συγκεκριμένο πωλητή σε μια συγκεκριμένη τιμή.

Για να εμφανίσετε πωλήσεις, για παράδειγμα, για κάθε μήνα, πρέπει να βάλετε το πεδίο "Ημερομηνία" στη θέση "Ονόματα στηλών". Επιλέξτε την εντολή «Ομάδα» κάνοντας κλικ στην ημερομηνία.

Καθορίστε περιόδους ημερομηνίας και βήμα. Επιβεβαιώνουμε την επιλογή.

Βλέπουμε ένα τέτοιο τραπέζι.

Ας μετακινήσουμε το πεδίο "Ποσό" στην περιοχή "Τιμές".

Η εμφάνιση των αριθμών έγινε ορατή και χρειαζόμαστε ακριβώς τη μορφή αριθμού

Για να διορθώσετε, επιλέξτε τα κελιά καλώντας το παράθυρο με το ποντίκι, επιλέξτε "Μορφή αριθμού".

Επιλέγουμε την αριθμητική μορφή για το επόμενο παράθυρο και τσεκάρουμε το "Διαχωριστικό ψηφίων". Επιβεβαιώστε με το κουμπί "OK".

Σχεδιασμός συγκεντρωτικού πίνακα

Εάν επιλέξουμε το πλαίσιο που επιβεβαιώνει την επιλογή πολλών αντικειμένων ταυτόχρονα, θα μπορούμε να επεξεργαστούμε δεδομένα για πολλούς πωλητές ταυτόχρονα.

Η εφαρμογή φίλτρου είναι δυνατή για στήλες και γραμμές. Επιλέγοντας μία από τις ποικιλίες του προϊόντος, μπορείτε να μάθετε πόσο από αυτό πωλείται από έναν ή περισσότερους πωλητές.

Οι παράμετροι πεδίου διαμορφώνονται επίσης ξεχωριστά. Στο παράδειγμα, βλέπουμε ότι ένας συγκεκριμένος πωλητής Ρομά πούλησε πουκάμισα για ένα συγκεκριμένο ποσό σε έναν συγκεκριμένο μήνα. Κάνοντας κλικ με το ποντίκι, στη γραμμή "Ποσό ανά πεδίο ..." καλούμε το μενού και επιλέγουμε "Παράμετροι πεδίων τιμών".

Στη συνέχεια, για να συνοψίσετε τα δεδομένα στο πεδίο, επιλέξτε "Ποσότητα". Επιβεβαιώνουμε την επιλογή.

Κοίτα το τραπέζι. Δείχνει ξεκάθαρα ότι σε έναν από τους μήνες ο πωλητής πούλησε πουκάμισα σε ποσότητα 2 τεμαχίων.

Τώρα αλλάζουμε τον πίνακα και κάνουμε το φίλτρο να λειτουργεί κατά μήνες. Μεταφέρουμε το πεδίο "Ημερομηνία" στο "Φίλτρο αναφοράς" και όπου είναι "Ονόματα στηλών", θα υπάρχει "Πωλητής". Ο πίνακας εμφανίζει ολόκληρη την περίοδο πωλήσεων ή για έναν συγκεκριμένο μήνα.

Η επιλογή κελιών σε έναν Συγκεντρωτικό Πίνακα θα εμφανίσει μια καρτέλα που ονομάζεται Εργαλεία Συγκεντρωτικού Πίνακα με δύο ακόμη καρτέλες, τις Επιλογές και το Σχέδιο.

Στην πραγματικότητα, μπορείτε να μιλήσετε για τις ρυθμίσεις των συγκεντρωτικών πινάκων για πολύ μεγάλο χρονικό διάστημα. Κάντε αλλαγές στο γούστο σας, επιτυγχάνοντας μια βολική χρήση για εσάς. Μην φοβάστε να πιέσετε και να πειραματιστείτε. Μπορείτε πάντα να αλλάξετε οποιαδήποτε ενέργεια πατώντας το συνδυασμό πλήκτρων Ctrl + Z.

Ελπίζω να έχετε μάθει όλο το υλικό και τώρα ξέρετε πώς να φτιάξετε έναν πίνακα περιστροφής στο excel.