A papírmunka és az iratforgalom a vállalatirányítási rendszer fontos kiegészítő eljárásai, amelyek tulajdonképpen a szervezet egészének munkáját közvetlenül befolyásoló irányítási folyamatainak struktúráját alkotják. A teljes értékű elektronikus dokumentumkezelő rendszer kiépítéséhez azonban dedikált szerverek, megfelelő infrastruktúra és személyzet szükséges, ami költséges lehet a cégek számára. A szolgáltatási modell és a felhők jelentős bővülést tesznek lehetővé célközönség elektronikus dokumentumkezelő rendszerek. Az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek (EDMS) legtöbb gyártója olyan vállalatokra és szervezetekre összpontosít, amelyek területi megoszlása és meglehetősen sok munkahelye van. Éppen ezeknek a cégeknek van nagy szükségük a dokumentumfolyam optimalizálására és az elektronikus interakció megszervezésére. Azonban nem minden vállalat rendelkezik elegendő forrással az EDMS bevezetési folyamatának „belépőjegyének” kifizetéséhez. A SaaS (Software as a Servise) modellen alapuló dokumentumkezelési szolgáltatások nyújtása bármilyen méretű és profilú, eltérő információvédelmi követelményekkel rendelkező szervezet számára teljesen elfogadható.
EDMS funkció
Funkcionalitás szerint az EDMS a következőkre osztható (1. ábra): klasszikus munkafolyamat-automatizálási megoldások, amelyekre főként kormányzati ügyfelek keresnek - a funkcionalitás és az interfészek itt már régóta definiáltak; dokumentációkezelő rendszerek (ipari, szabályozási, adminisztratív); eszközök a dokumentumokkal végzett csoportmunkához; szabványos folyamatirányító rendszerek (munkafolyamat automatizálás); tetszőleges folyamatirányító rendszerek.
Felhő EDMS architektúra
Bármely modern EDMS, függetlenül attól, hogy az értékesítési módszertan milyen koncepción alapul és milyen folyamatokat automatizál (irodai munka, dokumentumkezelés, menedzsment modellek információs támogatása), háromszintű architektúrára épül (2. ábra). Az alap a DBMS és szükség esetén a rendszer kriptográfiai védelem. A második és harmadik szintet a rendszer- és alkalmazásszolgáltatások, valamint az alkalmazásszerver foglalja el. Van egy negyedik szint is, amely olyan interfész megoldásokat tartalmaz, amelyek lehetővé teszik a legfunkcionálisabb felület létrehozását konkrét eszköz(asztali PC, táblagép, mobiltelefon stb.).
A Microsoft, az IBM vagy az Oracle ipari DBMS-én alapul. Feladatai közé tartozik az elektronikus dokumentáció biztonságos tárolása, a hozzáférés megszervezése, beleértve a hierarchikus (IBM Lotus Domino/jegyzetek). Az EDMS klasszikus háromszintű architektúrájának alsó szintje a DBMS mellett információs és szállítási infrastruktúrát, valamint támogató rendszert is tartalmazhat. információ biztonság titkosítási eljárások támogatásával, elektronikus aláírással.
Felhőrendszerben az adattárolás történhet egyetlen, dedikált tárolóban és elosztva, például ott, ahol a dokumentumokat beviszik a rendszerbe, ami különösen fontos lehet a dokumentumfolyamat felhőalapú automatizálásában. szervezet számos különböző régióban található irodával.
A modern EDMS alapjaként speciális dokumentum-orientált kezelési megoldások használhatók. vállalati tartalom. A piac ezen részének jelentős része a Lotus platform. Ha a korábban tárgyalt DBMS-ek az adatbázis-kezelés relációs megközelítését képviselik, és a bennük lévő információk téglalap alakú táblák formájában jelennek meg, akkor a Lotus Domino adatai hierarchikusan, azaz a dokumentumok szokásos tárolásához hasonló struktúrában tárolódnak. egy szervezet. Ez a megközelítés jelentősen javítja a dokumentációkezelési eljárásokat, ami lehetővé tette, hogy ez a technológia előkelő helyet foglaljon el az EDMS megoldások modern piacán.
Ettől a csoporttól egy kicsit különálló a Microsoft megoldása, amelyet inkább vállalati tartalomkezelésre terveztek – a SharePoint. ECM platformként a SharePoint sok rajongóra talál, különösen a középvállalkozásokban, mivel az erre épülő rendszerek az üzlet aktuális igényeitől függően mind mennyiségben, mind funkcionalitásban könnyen skálázhatók, azonban a SharePoint alapú megközelítések gyakorlatilag még mindig nem felhő alapú EDMS formájában valósul meg.
Sok hazai EDMS fejlesztő, akik különösen szorosan együttműködnek a szállítókkal, egyszerre több ipari megoldással is rendelkeznek, amelyeket egy közös háromszintű architektúra részeként és egy dokumentum-orientált környezet kiegészítőjeként hoztak létre, amely lehetővé teszi a hatékony kezelést. saját maga dokumentálja az adatokat.
A háromszintű architektúra második és harmadik szintje az alkalmazásszervert és számos rendszerszolgáltatást valósít meg, amelyek erőforrásait az EDMS - az EDMS alapvető funkcióit biztosító szoftvercsomag - alkalmazásmoduljai használják fel. Például a bejövő levelezés feldolgozásának eljárásában egy ilyen univerzális komplexum a következő funkciókkal látja el a rendszert: dokumentumszámozás; dokumentumtartalmak (kép, szöveg) tárolása; szabványos eljárások automatizálása (koordináció, jóváhagyás vagy aláírás).
Természetesen sokkal több feladatot old meg az alkalmazásszerver, de ezeket kizárólag az általuk nyújtott funkcionalitás összefüggésében érdemes figyelembe venni.
Az EDMS a "felhő" verzióban alapvetően nem különbözik. Így a fogyasztók ezen kategóriája számára a megoldás építészeti szempontjai, valamint a licenckezelés szempontjai nem fontosak.
A negyedik szint kiemelkedik az általunk vizsgált architektúrában, amely a felhasználói interfészek (UI) szintje, amely a végfelhasználó kényelmes és teljes értékű interakcióját hivatott megszervezni az EDMS-sel, mint olyannal, valamint a perifériás berendezésekkel. az EDMS-hez, benne van a felhasználó munkahelyi komplexumában (szkenner, nyomtató, vonalkód-leolvasó stb.).
Felhasználói felület réteg osztályozható a használt interfész típusa szerint:
. "kövér" kliens. A legrégebbi EDMS, amely azonban teljes körű felhasználói interakciót biztosít az EDMS-sel. Általában közvetlenül a felhasználói állomásra telepített szoftvermodulként jelenítik meg, ami jelzi a fő hátrányait: a telepítés és a további üzemeltetés költségeit. A vastag kliensek az alkalmazás operációs rendszerének típusától függenek. Ez a megközelítés meglehetősen elavultnak tekinthető, és a felhő alapú EDMS-re épülő megoldásokat nem használják.
. Vékony kliens. Modern EDMS, amely internetes felületen keresztül, internetböngésző segítségével lép kapcsolatba a felhasználóval. Sőt, ez az interakció mind belül megszervezhető helyi hálózat szervezetek, valamint a VPN és az internet segítségével. Ezért a telepítés és a karbantartás egyszerűsége nyilvánvaló. Egy ilyen rendszer funkcionalitása a kliens alkalmazások tömeges átrendezése nélkül frissíthető, ami szintén jelentősen csökkenti a költségeket. A modern "felhő" EDMS-ben ez a fajta interfész, amely nem függ a munkahelyi platformtól, a fő.
. Mobil kliensek, amelyeket modern mobil üzleti célú platformokon való működésre terveztek: Apple iOS, RiM BlackBerry, Google Androidés MS Windows telefon. Csak az iOS és BlackBerry OS alapú megoldások biztosítanak megfelelő szintű biztonságot a telefonra és a telefonról történő adatátvitel során.
A modern elektronikus dokumentumkezelő rendszerek tovább fejlődnek, új piaci szektorokat ragadnak meg, és új üzleti modelleken belül nyújtanak szolgáltatásokat, amelyek közül a legfontosabb a SaaS.
Számos építészeti szempont megegyezik a klasszikus és a felhőalapú EDMS-rel. A felhőalapú megoldások azonban a dokumentumkezelés területén is sok eltérést mutatnak a hagyományos vállalati információs rendszerektől, ami gyakorlatilag kizárja annak lehetőségét, hogy egy klasszikus EDMS-megoldást felhővé alakítsanak át, ami jelenleg magyarázza a felhőmegoldások egyértelműen gyenge reprezentációját a az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek szektora a hazai piacon. Tavaly legalább három ilyen rendszert hivatalosan is kereskedelmi forgalomba helyeztek, 2012-re legalább öt felhőalapú dokumentum-orientált megoldást ígérnek a fejlesztők. Az új megoldásoknak új technikai és jogi megközelítéseket kell hozniuk az engedélyezési és számlázási képességek terén, valamint biztosítaniuk kell az összekapcsolást a kormányzati portálmegoldásokkal, a tárcaközi elektronikus interakciós rendszerekkel (SMEV) és a tárcaközi elektronikus dokumentumkezeléssel (MEDO).
Választási problémák
Ha egy vállalat számára a felhőalapú munkafolyamat kiválasztásának feladata általában egybeesik az első munkafolyamat-automatizálással, vagyis a vállalat előtt a választás előtt kell állnia, hogy „egy klasszikus EDMS-t épít be, vagy egyszerűen csatlakozik egy meglévő felhőmegoldáshoz”, akkor az anyagi előny a „felhő opció” egyértelműen észrevehető. De a felhőmegoldás szolgáltatójába vetett bizalom kérdése meglehetősen akut lehet. És itt meg kell válaszolni számos kérdést: vajon a szolgáltató biztosítja-e a rendszerben tárolt dokumentumok valós és nem bejelentett titkosságát, vajon biztonsági mentés adatok stb.
A szolgáltató és az ügyfél közötti jogviszonyt meghatározó egyik legfontosabb dokumentum az SLA (Service Level Agreement). Az SLA-szerződés – a szokásos szolgáltatási szerződéstől eltérően – nemcsak és nem annyira a szolgáltató által elvégzett munkák listáját foglalja magában, hanem meghatározza az összes felhő EDMS-szolgáltatást, amelyet a szerződés időtartama alatt az ügyfélnek nyújtanak, valamint a határidők, amelyek alatt ezeket a szolgáltatásokat megfelelő mennyiségben és minőségben nyújtják. A szerződés egyértelműen meghatároz minden határidőt a felmerülő események és problémák megoldására, fegyelmi intézkedéseket határoz meg a szolgáltatóval szemben a kötelezettségek nem teljesítése vagy nem megfelelő teljesítése esetén.
Cloud SED vagy sem?
Annak ellenére, hogy a SaaS megközelítés sok helyzetben jól működik, és számos „mellett” érv szól, a „felhős” EDMS bevezetése a vállalatnál továbbra is ellenáll. Milyen kritériumok javasolják a munkafolyamat automatizálását?
1. kritérium. A munkafolyamat volumenének gyors növekedése.
Egy kis- vagy középvállalat számára egy ilyen jel az első jelzés, hogy ideje elgondolkodni ezen folyamatcsoport automatizálásán. A tartalom mennyiségének gyors növekedése mind a vállalaton belül, mind a vállalatok között hatékony dokumentumkezelő rendszerek és technológiák bevezetését tette szükségessé. A webszolgáltatások lehetővé teszik számos vállalat számára, hogy gyorsan automatizálják a tartalomkezelést, olyan előnyökkel, mint a lényegesen alacsonyabb beszerzési költségek és az informatikai rendszer-adminisztráció. Az infrastruktúra kezeléséért és a szolgáltatás karbantartásáért a szolgáltató a felelős, a felhasználónak nem kell semmit sem vásárolnia, sem karbantartani, sem kezelni.
Úgy gondolják, hogy a legtöbb esetben a nagyvállalatok az infrastrukturális és irányítási költségek több mint 50%-át megtakaríthatják a hagyományos megvalósításhoz képest. szoftver termék SaaS modell kiválasztásával a dokumentumkezeléshez. A kisvállalatok számára a munkafolyamat automatizálása a "felhő" EDMS-en keresztül még olcsóbb lesz, mert. az infrastruktúra relatív költsége, valamint az adminisztráció költsége jelentősen csökken.
2. kritérium. Egyetlen alkalmazásra vagy több, egymással összefüggő modulból álló rendszerre van szüksége a vállalatnak?
Egyes vállalatoknak több szolgáltatásra van szükségük, például az alkalmazáson belüli levelek fogadására és küldésére; szövegfelismerés a faxok és szkennelt dokumentumok konvertálásához szöveges dokumentumok, egyéb funkciók a jobb tartalomszervezés érdekében. Az ilyen fontos apróságok sokkal olcsóbbak és jobb minőséget csak a szolgáltató tud megvalósítani.
3. kritérium. Mi a szükséges megvalósítási sebesség?
Hagyományosan a szabvány beszerzési szakasza szoftver, amely pályázatot, feladatmeghatározás kidolgozást, tesztelést és egyeztetést tartalmaz, egy hónapig tarthat, utána jön a munkavégzés határideje, ami egy átlagos, 50-100 állást foglalkoztató szervezetben az EDMS-ben még pár hónap. . A felhő alapú EDMS választása esetén az ügyfél már a tesztüzemi időszakban működés közben látja az alkalmazást, és a befektetés megtérülése jóval korábban meg fog jönni.
4. kritérium. Vannak-e kényelmes eszközök az adatok felhőrendszerbe történő migrálásához a vállalatnál már működő EDMS-ből? Mi a valószínűsége annak, hogy az adatok egy része vagy mindegyike megsérül vagy elveszik? Viszont már fel kell mérni azokat a kockázatokat, amelyek mind a migráció során, mind a dokumentumkezelő rendszer felhőplatformon történő üzemeltetése során felmerülnek.
5. kritérium. Korlátozott a projekt költségvetése? A "felhő" EDMS bevezetésével az indítási költségek jelentősen csökkennek, és arányosak az üzemeltetési költségekkel. Csökkenteni szeretné indulási költségeit?
Az általános szoftverek beszerzése gyakran magas licencköltséggel jár. Egy tipikus szoftvercsomag szakértői becslése szerint az alkalmazás 5 éves birtoklási és üzemeltetési költségeinek körülbelül 15%-a. A felhőmegoldásnál a birtoklási költség inkább egy kis havi díjnak tekinthető, semmint hatalmas tőkebefektetésnek.
6. kritérium. Szüksége van egy folyamatosan fejlődő ECM rendszerre?
Ha a cég fő üzletága rohamosan fejlődik, akkor a módosított „felhős” EDMS alkalmazása jelentősen csökkentheti a vállalat szoftverkezelési költségeit: egy ilyen rendszerben mindenkinél egyszerre történnek változások, míg további szoftverek telepítése kizárt. Ennek eredményeként a megoldásszolgáltató frissítéseket hajt végre a szerveren, amelyek webes eléréssel azonnal elérhetőek, így a verziófrissítés átlátható az üzemeltető számára, és nem kell külön fizetni.
7. kritérium. Fel tudja-e mérni azokat a kockázatokat, amelyek akkor merülnek fel, amikor egy információs rendszerszolgáltató kilép a piacról? Erre a kérdésre nagyrészt az a válasz műszaki megoldások, amely lehetővé teszi az adatok migrálását a felhőből és a felhőből egyaránt biztonsági mentések. Másrészt a dokumentumok hiteltelenítésének valószínűsége, amely akkor következik be, amikor a rendszerszolgáltatót elsősorban politikai okok miatt változtatják meg, minimálisra csökkenthető kriptográfiai eszközök megfelelő szilárdságú információk védelme.
8. kritérium. Tudja-e irányítani vállalkozását Pareto alapon, amikor a termék főbb tulajdonságai a rábízott feladatok maximumát képesek megoldani? Ha igen, akkor a "felhő" EDMS-re épülő megvalósítás megfelelő az adott szervezet számára, de ha a funkcionalitás széttagoltabb, és vannak olyan feladatok, amelyeket a segítségével egyáltalán nem lehet megoldani, akkor a célok megvalósítása alapú. A kiválasztott "felhő" EDMS valószínűleg kétséges, és további elemzésre van szükség az elfogadáshoz vezetői döntést a munkafolyamatok automatizálásáról ilyen módon. Ennek az az oka, hogy a legtöbb jól megtervezett felhőrendszer nagy méretű funkcionalitás. Néhány speciális funkció azonban nem biztosítható. Ezért sok cég attól tart, hogy elveszíti rugalmasságát. Hatékonyabb használat esetén azonban megengedett egy olyan megoldás, amelyben az EDMS csak szabványos funkcionalitást biztosít. A vállalat által megkívánt egyéb funkciók is megvalósíthatók.
Oroszországban a közelmúltban jelentős változások történtek az okmányforgalom és az irodai munka automatizálása terén. A szakértők megjegyzik az állami szervek aktív érdeklődését az elektronikus dokumentumkezelés előnyeinek kihasználása iránt. Nőtt a népszerűség is mobil megoldások az EDMS megszervezéséhez. Ugyanilyen jelentős trend azonban, amelyet ma már minden szakértő megfigyel, és amely jelentős hatással van a hazai dokumentumkezelés automatizálási iparágára, a SaaS EDMS.
A közelmúltig hazánkban a szakértők szerint a "felhő" szolgáltatások penetrációjának növekedését nagymértékben hátráltatta, hogy az infrastruktúra fejlettségi, ill. áteresztőképesség a kommunikációs csatornák nem tették lehetővé a "felhő" szolgáltatások megfelelő szintű biztosítását. De a dolgok gyorsan változnak: a lefedettség gyors javulása és specifikációk A Hálózathoz való hozzáférés megszervezéséhez szükséges infrastruktúra oda vezet, hogy egyre nagyobb az érdeklődés és elterjedtebbek a "felhő" technológián alapuló megoldások.
Ezek közé tartozik az EDMS-szolgáltatások SaaS-elven alapuló megvalósításának lehetősége, amelyben a felhasználó előfizetéses alapon jut hozzá a termékekhez, és nem a megfelelő szoftver licencének megvásárlásáért, hanem a termék igény szerinti használatáért fizet. .
Az elektronikus dokumentumkezelés megszervezésére és különösen a SaaS-modell megoldásainak biztosítására szolgáló szolgáltatások „felhőibe” való „menés” tendenciája a vizsgált iparágban az egyik fő irányzattá vált. Ennek az iránynak természetesen megvannak a maga tagadhatatlan előnyei mind a szolgáltatásokat nyújtók, mind az e modell szerint szervezett szolgáltatások felhasználói számára. Ugyanakkor a szakértők azt mondják, hogy még mindig sok kérdés maradt azzal kapcsolatban, hogyan kell megszervezni egy sémát a SaaS-modell segítségével történő szolgáltatások értékesítésére, hogyan kell meghatározni ennek a munkamodellnek az árát, és így tovább.
Figyelembe véve azokat a meglévő szempontokat, amelyeket le kell küzdeni egy ilyen szolgáltatásfogyasztási modell, mint például a SaaS, az EDMS-hez közvetlenül kapcsolódó sikeres fejlesztéséhez, a piaci szereplők a következőket jelzik: „Gyártóként és megoldásszállítóként fontos kérdés előtt állunk, hogyan szervezzük meg az optimális szintet technikai támogatás hogy a felhasználók eredményesen használhassák megoldásainkat. Arra törekszünk, hogy mind a termékekkel egyszerűsítsük a munkát tipikus beállítások megoldások és barátságos felület, valamint olyan módszertani ajánlások és anyagok kialakítása, amelyek lehetővé teszik a felhasználó számára, hogy önállóan oldja meg a dokumentumkezelés elektronikus formában történő megszervezése során felmerülő problémákat” – mondja vezérigazgató cég EOS PV Yakovenko Vitaly.
A szakértők azt is elmondják, hogy a SaaS-modell szoftvertermékeivel végzett munka során nehézséget okoz a rendszer hibatűrésének biztosítása az infrastruktúra szintjén annak érdekében, hogy a termék megfelelően működjön a "felhő" környezetben. Vannak bizonyos akadályok maguk a felhasználók részéről is, bár ezek a korlátok sok tekintetben pszichológiai jellegűek. A fogyasztók gyakran nehezen fogadják el, hogy az e-business belső információit „kint, ismeretlen szervereken” tárolják. Az információ biztonságának és harmadik felek számára való hozzáférhetetlenségének kérdése a „felhőkben” való munkavégzés feltétele mellett ma talán a „felhő” szolgáltatások potenciális fogyasztóinak fő aggodalma. Ugyanakkor a szakértők azt mondják, hogy a "felhő" környezetben a megfelelő szintű biztonság biztosítása teljesen lehetséges (például VPN-szervezéssel a kommunikációs csatornák szintjén, és SLA-t kötnek egy operátorral a kockázatok minimalizálása érdekében információ kiszivárgása vagy elvesztése).
A vállalati szektorban aktívan terjedő webszolgáltatások kezdik befolyásolni az elektronikus dokumentumkezelési szféra fejlődését. Annak ellenére, hogy a gazdasági társaságok még nem túl nagy százaléka használ SaaS-alapú elektronikus dokumentumkezelő rendszereket, egyes szervezetek számára a felhő alapú EDMS válik az erőforrások és költségek ésszerű kezelésének egyetlen módjává.
Szakértők szerint az EDMS „felhőkbe” helyezésének tendenciája a közeljövőben erősödni fog, különösen a közép- és kisvállalkozások körében. Az ilyen szervezeteknek nem kell saját szervereiket, adatközpontjaikat megszervezniük, felhasználókat képezniük, és még semmit sem kell megvalósítaniuk. A költségek ebben az esetben arányosak a felhasználással. A felhasználók számát és a megoldás egyéb beállításait bármikor módosíthatja. Az EDMS a „felhőből” ezekben az esetekben ideális megoldás lehet.
Ami a nagyvállalatokat illeti, a szakértők biztosak abban, hogy EDMS-üket az úgynevezett "privát" felhőkben fejlesztik majd, ami lehetővé teszi a földrajzilag elosztott cégek dokumentumkezelési eszközeinek egyetlen adatközpontban való központosítását.
Az elektronikus dokumentumkezelés területén folyó jogalkotási tevékenység és az ország vezetésének e téma iránti érdeklődése is pozitív hatással van a biztonságos dokumentumcsere-technológiák fejlődésére, beleértve a „felhőtechnológiákon” alapulókat is. Az a tény, hogy az ország jogilag jóváhagyta az elektronikus számla kiállításának és fogadásának lehetőségét, egy új „felhő” szolgáltatás megjelenését fogja eredményezni, amelyet az EDMS üzemeltetői képviselnek, akik irányítják az iratmozgatás folyamatát, és rendelkeznek számla hitelesítési jogkörrel.
Míg azonban a fejlesztési folyamat felhő szolgáltatások”, így a dokumentumkezelés területén is lassítja, hogy a felhasználóknak még mindig vannak félelmei és kétségei a biztonságukat illetően.
Valójában a legtöbb ok, amiért a vállalatok elzárkóznak a webszolgáltatások használatától, nincs logikus alapon.
Például sokan úgy vélik, hogy a „cloud computing” új jelenség, ezért kevéssé tanulmányozott és nem biztonságos. Valójában a "felhők" kialakulása azokban a távoli években kezdődött, amikor a számítógépek hatalmas gépek voltak, és több helyiséget, sőt emeletet is elfoglaltak. Ezeket a szolgáltatásokat mindeddig online szolgáltatásoknak hívták, és kommunikációra, különféle információk, fényképek, videók, adatmentések tárolására szolgáltak. A valahonnan felbukkanó „felhő” metafora azonban megzavarta a felhasználókat, és bizalmatlanságra adott okot a már jól bevált szolgáltatások iránt.
A másik oka annak, hogy a vállalat tevékenységei során vonakodnak a „felhőszolgáltatások” igénybevételétől, gyakran az üzleti folyamataik egyediségébe vetett bizalom és az, hogy lehetetlen automatizálni azokat a „felhők” segítségével. Itt 2 megoldás van:
- Az üzleti folyamatok elemzése annak meghatározása érdekében, hogy mi okozza azok "egyediségét". Sokszor a hagyományokhoz való ragaszkodás az oka annak, hogy egy szervezet üzleti folyamatai eltérnek a szabványtól, ami a gyakorlatban azt jelenti, hogy az üzleti folyamatok hosszú ideje nem kerültek áttekintésre és optimalizálásra.
- A második lehetőség a felhőszolgáltatás testreszabását jelenti. Így az infrastruktúra szolgáltatásként való használata lehetővé teszi egy virtuális erőforráskészlet létrehozását, amelyre a szokásos szoftvereket telepítheti. Illetve egy szoftverplatform is használható szolgáltatásként, és a szükséges alkalmazás ebben az esetben a szervezet üzleti folyamatainak egyedi jellemzőinek megfelelően kerül kialakításra.
A félelmek másik komplexuma a „felhőben” tárolt információk feletti kontroll kérdéséhez kapcsolódik: az adatok érthetetlen helyen tárolódnak, elveszhetnek, a versenytársak számára elérhetővé válhatnak, ellophatják.
Valójában minden információbiztonsággal kapcsolatos kérdés megoldható úgy, hogy azokat egy szerződésben, rendeletben, megállapodásban vagy egyéb, a nyújtott szolgáltatások körét meghatározó dokumentumban kiemeljük (SLA - service level agreement). Meghatározhatja továbbá a szolgáltatásnyújtás színvonalát, az üzemeltető felelősségét a szolgáltatásnyújtási eljárás megsértéséért, valamint a meghibásodás utáni adat-helyreállítás normáit. Sőt, gyakran előfordul, hogy a felhőszolgáltatók sokkal gyorsabb rendszer-helyreállítást tudnak biztosítani, mint egy adott cég IT-szolgáltatói. A szolgáltató által nyújtott szolgáltatásokért a felelősséget szinten határozzák meg jogalany, a biztonság fontos része pedig a Titoktartási Megállapodás, amely jogilag védi az adatokat. Előírja a felek kötelezettségeit és az adatszolgáltatás felelősségét. Természetes, hogy a vállalkozásszervezésbe sokat fektetett szolgáltatók minden áron elkerülik a jogsértéseket, hiszen minden tevékenységük a bizalomra épül.
Ami a többi felhasználó adataihoz való hozzáférés kérdéseit illeti, itt érdemes megkérdezni az üzemeltetőt, hogy ez hogyan szerveződik megosztás erőforrások. Számos megvalósítási lehetőség létezik. Valójában leggyakrabban a felhasználók képesek ellenőrizni adataikat, ami a legfontosabb, hogy kompetensen gyakorolják ezt az ellenőrzést.
Ráadásul a hagyományos megoldások nincsenek biztosítva olyan fenyegetésekkel szemben, mint az adatlopás, a DDoS támadások és a szolgáltatás szándékos "lebontása", és nincs nagy különbség, hogy a szervert az ügyfél irodájában vagy az adatközpontban telepítik. Amikor azonban egy szolgáltató által tárolt adatokhoz próbálnak hozzáférni, a támadók professzionális biztonsági hardverekkel és szoftverekkel (például Cisco ASA 5500 Series és IronPort eszközök), speciális alkalmazásszintű biztonsági megoldásokkal, tapasztalt rendszergazdákkal találkozhatnak, akik kizárólag biztonsággal foglalkoznak. problémák.
Az üzemeltetővel szembeni bizalmatlanság problémája megoldható például a felhőmegoldások független tanúsításával. Az eljárás lehet önkéntes vagy kötelező. Tehát az USA-ban számos tanúsítási szabványt alkalmaznak a szervezetirányítási, biztonsági, szolgáltatási rendelkezésre állási, adatfeldolgozási integritási, bizalmassági követelmények betartására. Az Internet globális jellege azt jelenti, hogy egy szolgáltató jogilag és fizikailag bárhol elhelyezkedhet a világon, amennyiben feltételei megfelelnek az ügyfél követelményeinek. Ezért versenyelőnyének tekinthető, ha az üzemeltető megfelel egy másik ország szigorú felhőszabványának.
Ha azokról a problémákról beszélünk, amelyek ténylegesen felmerülhetnek a felhőmegoldások használatakor, akkor itt legalább 2 megjegyzés tehető.
1. Nem minden információs rendszer vihető át a felhőbe. Egyesek számára a létezés felhőalapú változata egyszerűen nem praktikus. Ezek a rendszerek a következőket foglalják magukban: termelési és egyéb speciális berendezésekkel működő rendszerek, ideértve a valós idejű rendszereket, erősen integrált rendszereket, 15-30 évvel ezelőtt kifejlesztett egyedi rendszereket. Ezek a rendszerek olyan régebbi hardvert, operációs rendszereket és platformokat használhatnak, amelyek már nem támogatottak. Gyakran maga a fejlesztő már abbahagyta a támogatást; rendszerek, amelyek biztosítják a vállalkozás életét. Ezek olyan rendszerek, amelyek leállása katasztrofális következményekhez vagy üzletvesztéshez vezethet. Például egy bank számára ilyen rendszer az ABS.
2. Az internetszolgáltatóval való kapcsolat megbízhatóságának problémája. Az online szolgáltatások igénybevételekor a vállalat függővé válik az internetkapcsolat elérhetőségétől, sebességétől és megbízhatóságától. Ennek a kockázatnak a felméréséhez meg kell határozni annak valószínűségét és kárát (például statisztikák és múltbeli problémák értékelésével). A legkézenfekvőbb lehetőség ennek a kockázatnak a minimalizálására a tartalék kapcsolat megszervezése.
Valójában érdemes megfontolni egy webszolgáltatás használatát a dokumentációval való munkához, ha:
- Az iratforgalom volumene rohamosan növekszik a szervezetben. Online szolgáltatások lehetővé teszi a dokumentumfolyam-kezelés gyors és hatékony automatizálását olyan előnyökkel, mint az alacsonyabb beszerzési költségek és az informatikai rendszer egyszerűbb adminisztrációja. Az infrastruktúra kezeléséért és a szolgáltatás karbantartásáért a szolgáltató a felelős, a felhasználónak nem kell semmit sem vásárolnia, sem karbantartani, sem kezelni. Úgy gondolják, hogy a legtöbb esetben a nagyvállalatok az infrastrukturális és felügyeleti költségek több mint 50%-át takaríthatják meg a hagyományos szoftvertermékek megvalósításához képest, ha SaaS-modellt választanak dokumentumkezelésre. A kisvállalatok számára a munkafolyamat automatizálása a "felhő" EDMS-en keresztül még olcsóbb lesz, mert. az infrastruktúra relatív költsége, valamint az adminisztráció költsége jelentősen csökken.
- A cég üzletága rohamosan fejlődik. Az EDMS „felhőből” használata jelentősen csökkentheti a vállalat szoftverkezelési költségeit: a rendszerben egy időben, további szoftverek telepítése nélkül történnek változások a rendszerben. A megoldásszolgáltató frissítéseket készít a szerveren, amelyek webes eléréssel azonnal elérhetőek, így a verziószámítás átlátható az üzemeltető számára, és nem igényel külön fizetést.
- Nem szeretne pénzt és időt költeni beszerzési eljárásokra, tárgyalásokra, tesztelésre, megvalósításra és konfigurációs munkákra. Felhőalapú EDMS-t választva az ügyfél már a tesztüzemi időszakban működés közben látja az alkalmazást, a megvalósítási idő jóval rövidebb lesz, a megtérülés pedig sokkal hamarabb megtörténik.
- szervezetének meglehetősen nagy számú tranzakciója van. A "felhő" dokumentumkezelő rendszerek általában lehetővé teszik, hogy ne csak egy szervezet belső dokumentumfolyamát automatizálják, hanem a dokumentumok különböző szervezetek közötti mozgását is, ami korunkban igencsak releváns. Ha egy cég aktívan együttműködik az ügyfelekkel, beszállítókkal, partnerekkel, akkor számára ideális megoldás lehet egy webszolgáltatás a dokumentumok kezeléséhez.
Így vagy úgy, de a „felhőmegoldások” használatára való áttérés egy evolúció kell legyen a vállalat számára, nem pedig forradalom: mindig van választás, hogy otthoni szervereket és szoftvereket telepítünk, „felhő” szolgáltatást használunk, vagy egy hibrid modell.
Dokumentumkezelés a "felhőben" - közép- és kisvállalkozások problémáinak megoldása
Az elektronikus dokumentumkezelés megszervezésének problémája bármilyen méretű cég számára aktuális. A piacon bemutatott megoldások azonban elsősorban nagy és közepes üzletés nem tud segíteni az SMB-nek. A kisvállalkozásoknak „könnyű”, egyszerű és olcsó EDMS-re van szükségük. Ideje a „felhőkhöz” fordulni.
Végrehajtás közös munka a kisvállalkozások dokumentumaival ugyanolyan fontos feladat, mint a közép- és nagyvállalatok számára. Gyakran bonyolítja a helyzetet, hogy az ilyen cégek alkalmazottainak egy része (például egy könyvelő) "távoli", és nincs munkahelye az irodában. Előfordul, hogy nincs iroda, és minden alkalmazott otthonról dolgozik. Ugyanakkor nyilvánvaló, hogy a piacon uralkodó nagy rendszerek költséges megvalósítással nem alkalmasak a kis- és középvállalkozások számára - nincs értelme egy kisvállalkozás vezetőjének extra funkcionalitásért fizetni, nincs olyan oldal, ahol erős szerver és rendszergazdák, akik készek egy ilyen EDMS konfigurálására és támogatására.
Az SMB-nek meg kellett elégednie azzal, hogy a dokumentumokat közönséges irodai szerkesztőkkel és Email. A dokumentumok ilyen módon történő megküldése, közös fejlesztése és jóváhagyása azonban nemcsak nem segíti a kisvállalkozások fő feladatainak megoldását, hanem jelentősen meg is bonyolítja azokat. A vezetőnek nincs világos megértése arról, hogy hol és milyen állapotban található a dokumentum szükséges kiadása, mikor és milyen változtatásokat hajtottak végre rajta. Mindez káoszt generál, és arra kényszerít bennünket, hogy több időt fordítsunk a rendelésre és az ellenőrzésre.
A felhőszolgáltatások fejlesztésének köszönhetően olyan rendszerek kezdtek megjelenni az orosz piacon, amelyek célja a kifejezetten kisvállalkozások számára készült dokumentumokkal való közös munka megszervezésének problémája. Ilyen megoldás a felhő alapú Docloud elektronikus dokumentumkezelő rendszer.
Hogyan változtatják a felhők a SED-et
Felhőtechnológiák(angolul cloud computing, a "cloud computing" kifejezést is használják) egy olyan adatfeldolgozó technológia, amelyben számítógépes erőforrásokat és kapacitásokat biztosítanak a felhasználónak az interneten keresztül elérhető szolgáltatásként. A felhasználó hozzáfér a saját adataihoz, ugyanakkor nem kell aggódnia az infrastruktúra, az operációs rendszer és a tényleges szoftver miatt, amellyel dolgozik.
Az EDMS tekintetében ez azt jelenti, hogy a rendszer használatához nem szükséges drága berendezések beszerzése, bevezetése, munkatársak képzésre küldése. A szolgáltatás összes szolgáltatásának és funkciójának eléréséhez elegendő regisztrálni az oldalon. A felhasználó csak annyi erőforrásért fizet, amennyire szüksége van, és számítógépről, táblagépről vagy okostelefonról bármikor bejelentkezhet a rendszerbe, bárhol is van.
Mire képes a felhőalapú EDMS?
Vegye figyelembe a rendszer fő funkcionális jellemzőit.
Kezdjük azzal, hogy a rendszer lehetővé teszi bármilyen dokumentum tárolását és rendszerezését típus vagy irány szerint. Ehhez csak át kell vinnie őket számítógépről vagy szkennerről a rendszerre, és szükség esetén megjegyzéseket kell hozzáadnia vagy további metaadatokat kell megadnia. Meg kell jegyezni, hogy a beágyazott fájlok a fő szöveges formátumok(TXT, RTF, DOC) közvetlenül a rendszerről tekinthetők meg anélkül, hogy letöltenék a készülékre, és az ilyen típusú fájlok megtekintéséhez szükséges szoftverek nélkül. Például egy olyan okostelefonról, amelyre nincs telepítve fájlprogram, megtekinthet Word és Excel fájlokat. Ez nagyban leegyszerűsíti a táblagépekkel és mobileszközökkel végzett munkát.
Ezenkívül a vezető gyorsan és egyszerűen konfigurálhatja a hozzáférési beállításokat, ha meghatározza, hogy mely alkalmazottak láthatnak vagy szerkeszthetnek bizonyos dokumentumokat.
A szabványos dokumentumokkal való munka egyszerűsítése érdekében a rendszer sablonok létrehozását biztosítja. Segítségükkel nagymértékben megkönnyítheti az olyan gyakran kért bizonylatok elkészítésének és kitöltésének folyamatát, mint a "számla" vagy az "okmány".
A munkafolyamat megszervezésének fontos funkciója a dokumentum koordinálása és jóváhagyása, ezért annak végrehajtása legyen világos és egyszerű. A Docloudban a létrehozás után azonnal el lehet küldeni egy dokumentumot jóváhagyásra, megadva a jóváhagyásra vagy módosításra kötelezett munkatársakat, a dokumentum mozgásával, aktuális verziójával és állapotával kapcsolatos minden információ mindig elérhető minden vele dolgozó felhasználó számára.
Gyors és kényelmes teljes szöveges keresés lehetővé teszi a szükséges dokumentumok megtalálását a hozzájuk csatolt fájlok tartalma alapján, a paraméteres keresés a mappákban pedig a szükséges paraméterek szerinti kiválasztást.
Mit nyújt a felhő alapú EDMS?
Fontolja meg a felhőalapú megoldások előnyeit a kis- és középvállalkozások számára. Először is, ilyen szoftverek használatakor a vállalatnak nem kell fizetnie a rendszer megvalósításáért. A Docloud már kínál olyan megoldást, amely mindent tartalmaz, amire szüksége van. A felhasználó bejelentkezés után megtalálja a cég tevékenységéhez konfigurált mappákat, megtekintheti a főbb, gyakran használt dokumentumtípusokat és kényelmes megoldást azok megtekintésére. A rendszerben már szereplő összes dokumentum lefedi bármely kis cég igényeinek nagy részét, és szükség esetén módosítható.
Másodszor, a Docloud felület lehetővé teszi bármely felhasználó számára, hogy azonnal elkezdjen dolgozni a rendszerrel - a munka első napjaiban megtanulhatja a dokumentumokkal való munka összes alapvető lépését.
Harmadszor, a felhőszoftverek használatakor a vállalatoknak nem kell fizetniük a támogatásért vagy a bérlésért rendszergazda, mert a ezt a fajt a szolgáltatás már benne van a licenc árában. Ha bármilyen probléma merül fel, a felhasználó gyorsan választ kaphat a szakemberektől, valamint megtekintheti a technikai támogatási fórumot, és megismerkedhet a probléma megoldásának lehetőségeivel azoktól a felhasználóktól, akik már találkoztak vele.
Negyedszer, nem kell túlfizetni a rendszer használatának időtartamáért. A rugalmas licencelési szabályzat segít kiválasztani az előfizetés típusát és meghatározni a szükséges számú felhasználót. Probléma esetén a vezető akár hat hónapra felfüggesztheti a munkát, hogy később visszatérhessen hozzá. Ebben az esetben az összes beállítás és dokumentum mentésre kerül.
Hogyan csalogatják a „felhők” az óriásokat
Megfontoltuk a felhő alapú EDMS használatának előnyeit a kisvállalatok vezetői számára, de ez a funkció nem csak őket érdekelheti.
Képzelje el egy nagy cég egyik osztályának vezetőjét - osztályának egy olcsó és egyszerű rendszerre volt szüksége a dokumentumok belső koordinációjához, de a szervezetében telepített EDMS túlságosan túlterhelt a funkcionalitással, vagy nem engedi, hogy elkülönüljön átfogó szerkezet. Ebben az esetben a Docloud megfelelő neki, amelyben anélkül tudja végrehajtani feladatait, hogy további rendszereket telepítsen a vállalat irodáiba, és anélkül, hogy sok pénzt költene rá az osztály költségvetéséből.
Vagy képzeljünk el egy projektcsapatot, amely több különböző szervezet alkalmazottaiból áll, akiknek egymás között össze kell hangolniuk a dokumentumokat. Ilyen helyzetben nem lehet helyi megoldást telepíteni, és használhatja a Docloud rendszert. Nem kell vásárolniuk ezt a döntést hosszú távra - a projekt élettartamára optimális tarifa kiválasztásával a rendszer használatát annak befejezése után azonnal leállíthatják.
A szakértők megjegyzik, hogy ha a dokumentumkezelés területén "felhőkről" beszélünk, akkor a felhőtechnológiák nem valami teljesen újdonság. Ma már mindenki ismeri azokat az alapelveket, amelyekre a munka épül a „felhő” modell megvalósítása során, valamint azokat az előnyöket, amelyekről a felhőszolgáltatók beszélnek. Ezen előnyök között megjegyzik az infrastrukturális beruházások csökkentését, a fenntartási költségeket, a szakembereket stb.
„Most sok országban a hatóságok fontolgatják a kormányzati struktúrák dokumentumkezelésének felhőtechnológiák segítségével történő megszervezésének lehetőségét. Ugyanakkor azok a hatóságok (elsősorban az Országos Levéltár), amelyek felelősek a dokumentumok állami szintű kezeléséért, irányelveket és szabványokat dolgoznak ki a felhőkörnyezetben történő dokumentumokkal való munkavégzéshez. Oroszországban azonban jelenleg nem folyik ilyen szabványok kidolgozása. Ezért, amikor úgy dönt, hogy a felhőbe költözik, meg kell értenie, hogy bizonyos kockázatok léteznek a felhőkörnyezetekben, és ezek a kockázatok megakadályozhatják, hogy valóra váljon. meglévő juttatások a felhőtechnológiák használatától” – mondja Natalya Hramtsovskaya, az EOS vezető dokumentumkezelési szakértője, a Dokumentumkezelők Céhe és az ARMA International tagja.
Khramtsovskaya asszony szerint a „felhők” előnyei a legteljesebben a nyilvános felhőben nyilvánulnak meg. De ma már egyetlen olyan ország Nemzeti Levéltára sem ajánlja, ahol a "felhő" szabványokat dolgozzák ki kormányzati szervek használj nyilvános felhőket. Javaslatok kormányzati szervek számára - "privát felhők" (privát felhő) létrehozása a dokumentumok és a "felhő" teljes ellenőrzése alatt tartása érdekében. Ez a modell azonban jelentősen csökkenti a „felhő” használatának hatékonyságát és a költségmegtakarítás mértékét.
Azt is fontos figyelembe venni, hogy Oroszországban a dokumentumkezelés automatizálása terén egyenetlen fejlődés tapasztalható. Ez az összetevő jobban fejlett a nagy állami struktúrákban szövetségi szinten, mint a helyi hatóságok szintjén. A szakértők megjegyzik, hogy az informatizáltság szempontjából gyenge kormányzati struktúrák profitálnak leginkább a "felhő" technológiák bevezetéséből az irodaautomatizálásban. A szövetségi hatóságok számára, amelyek közül sok saját adatközponttal és egyedi szoftverfejlesztés, a meglévő infrastruktúra „felhőbe” való áthelyezésének előnyei sokkal kisebbek lehetnek.
Az információbiztonság és a kockázatkezelés kérdései az egyik kulcsfontosságúak, a „felhőkbe” való átállás függvényében. Ez egyaránt vonatkozik a hatóságokra és a kereskedelmi struktúrákra, és minden ország szakértői, köztük az oroszok is, egyöntetűen beszélnek erről. Íme néhány a főbb „felhő” kockázatok közül: az első a felhőszolgáltatótól való függés lehetősége. A bennfentes szivárgás lehetőségével is jár kockázat, hiszen az ügyfél nem tudja ellenőrizni, hogy az üzemeltetői oldalon mely szakemberek dolgoznak az adataival. Fontos még az információvesztés veszélye és az iratkezelésre vonatkozó jogszabályi követelmények teljesítésének problémája.
Az erőforrások megbízható megosztásának kérdései között különféle felhasználók A „felhők”, a személyes adatok védelme és az adatátviteli hálózat megfelelő működése is azok közé az információbiztonsági kockázatok közé tartozik, amelyeket figyelembe kell venni.
Úgy tűnhet, hogy a kockázatok száma túl magas, és a „felhők” használata nem megfelelő, de ez nem így van. Először is emlékeztessük még egyszer a dokumentumkezelési infrastruktúra „felhőbe” való áthelyezésének előnyeit: a „felhő” modellben a fogyasztó csak az általa elfogyasztott szolgáltatások mennyiségéért fizet, anélkül, hogy pénzt költene az infrastruktúra és a személyzet kiépítésére és karbantartására. fizetések. A költségcsökkentés fontos kérdés azoknak a kereskedelmi cégeknek, amelyek sikeresek akarnak lenni. Az állami szerveknél (főleg a regionális struktúráknál) sokszor nincs más lehetőség, mint a „felhő”, hiszen nincs keret az infrastruktúra szervezésére és egy főállású informatikus fizetésére.
Ezenkívül tisztázzuk, hogy a kockázatok és az elkerülhetetlen események különböző fogalmak. A kockázatokat lehet és kell is számolni. Ha kiegyensúlyozottan közelíti meg ezt a kérdést, akkor nem lesz több probléma a "felhők" használatakor, és valószínűleg még kevesebb, mint a "régi módon" történő munkavégzés során. Végül a saját fizikai infrastruktúrájuk is időnként meghibásodik, és senki sincs biztonságban a bennfentes információk kiszivárgásának veszélyétől.
Mielőtt úgy döntene, hogy az elektronikus dokumentumkezelést a „felhőbe” helyezi, a szakértők azt tanácsolják, hogy gondolják át számos alapvető probléma megoldásának módjait: „Az első dolog, amit magának kell meghatároznia, hogy milyen vállalati vagy egyéb információkat tárolnak, használnak és lesznek elérhetők. a "felhő" környezeten keresztül. Azt a kérdést is meg kell válaszolni, hogy a hozzáférési korlátozásokkal rendelkező dokumentumok (például üzleti titkot képező dokumentumok, személyes adatok stb.) biztonsági rendszerének biztosításának folyamata miként valósul meg előre. A második komoly probléma az, hogy nyomon kell követni a dokumentumok tárolásának és megsemmisítésének idejét az elévülési idő lejárta után, valamint az információmásolatok megsemmisítését. Megjegyzem még: kívánatos, hogy azok a szerverek, ahol a "felhőben" tárolódnak az információk Orosz Föderáció. Ha országunkon kívül helyezkednek el, jogi ütközések esetén az adatközpontok tulajdonosaira annak az országnak a törvényei vonatkoznak, ahol találhatók. Azt hiszem, kevesen akarnak hozzáférni a vállalati adatokhoz vagy az orosz kormányhivatalok adataihoz, hogy egy harmadik fél egy másik országban bírósági határozattal hozzáférjen, mert a felhőadatokkal rendelkező szerverek az ország területén találhatók” – mondja Natalia Hramtsovskaya.
A fentiekhez hozzá kell tenni, hogy a fogyasztónak körültekintően kell megközelítenie a „felhő” szolgáltatások üzemeltetőjének megválasztását. Az első szempont itt az, hogy a "felhő" szolgáltatónál hogyan szerveződik az információbiztonsági rendszer. Figyelni kell arra, hogy a beszállító hogyan toboroz, megtudja, hogy a beszállító alkalmazottai átmennek-e a biztonsági ellenőrzéseken, megtudja, hogyan szabályozzák az információkhoz való hozzáférést, és milyen nyomon követési és ellenőrzési rendszereket használ a szállító.
A "felhő" szolgáltatókkal folytatott tárgyalások során a szakértők azt tanácsolják, hogy ügyeljenek a felek SLA-ban előírt jogaira és kötelezettségeire. Például Natalya Khramtsovskaya a következő „csapdákról” beszél: „Az első dolog, amire figyelni kell, az az úgynevezett visszaváltási kifizetések jelenléte a szerződésben, vagyis az a kikötött összeg, amelyet a fogyasztótól felszámítanak. információk visszavonása a szerződésben meghatározott határidő előtt. Ha van ilyen pont, akkor a szervezetnek nehézségei adódhatnak, ha úgy dönt, hogy másik szolgáltatónál vált szolgáltatásra. A szerződésnek egyértelműen meg kell határoznia a bírságok konkrét összegét és azokat a szankciókat, amelyeket a „felhő” szolgáltatóval szemben kiszabnak az általa tárolt információk elvesztése vagy megsérülése esetén. Szükséges továbbá a vonatkozó kötelező biztonsági szabályzatok egyértelműen felmérése, körülhatárolása és a szerződésben rögzítése különféle típusok tárolt elektronikus dokumentumokat, valamint meghatározza és előírja a kár mértékét bizalmas vagy egyéb kiszivárgás esetén fontos információ. Az SLA megkötésekor a megőrzési idő lejárta után a dokumentumoknak a szolgáltató általi meg nem semmisítéséből eredő esetleges károkat is a megállapodásban előre meg kell határozni.
A szakértők több fő hajtóerőt azonosítanak, amelyek hozzájárulnak az elektronikus dokumentumokra való aktív átálláshoz és a "felhő" modellek használatához az iparágban. Az első a társadalom, a felhasználók vágya. Natalja Hramcovszkaja rámutat a következőkre: „Már most is teljes bizalommal kijelenthetjük, hogy az emberek érzékelik információs technológia nem mint valami szokatlant, hanem mint olyasmit, aminek "alapértelmezés szerint" léteznie kellene. Ebben a tekintetben a dokumentumokhoz való hozzáállás jelzésértékű. Az emberek nem akarják tudni, hogy melyik archívumba kell menniük ahhoz, hogy bizonyos dokumentumokat megismerjenek. Ma azt szeretnék tudni, hol található a megfelelő dokumentáció az interneten. Megítélésem szerint az idei évben az elektronikus dokumentumkezelési ipar hazánkban tovább fejlődik.”
Az ipar fejlődése szempontjából is fontos, hogy megértsük a helyzetet és az ország vezetésének ennek megfelelő vágyát. Számos probléma van azonban még megoldásra vár. Ezek közül Khramcovszkaja asszony mindenekelőtt a szervezeti szempontokat jegyzi meg. Oroszországban ma van elektronikus dokumentumokat, beleértve az állandó tárolási idővel rendelkezőket is, de egyelőre egyetlen állami elektronikus archívum sincs. Ráadásul Oroszországban nincs hivatalos normatív dokumentum, amely az elektronikus dokumentumok tárolását szabályozná.
2012. június 18. 18:40A 2012-es Docflow-n nagy figyelmet fordítottak a "felhőmegoldásokról" szóló vitákra, mint kiderült - ez ma talán a legnépszerűbb téma a szakértők körében.
Megkérdeztem egyiküket, hogy mi az a „felhő”, elmagyarázták nekem, hogy a „felhőmegoldások” valójában a távoli munkavégzés lehetősége.
Az Imagination azonnal megrajzolta a "felhők" képét az elektronikus dokumentumkezelés kapcsán, ahol egy kis cég egy EDMS telepítése mellett döntött. És hogy ne vonzzon további informatikai személyzetet, ne vásároljon további berendezéseket vagy frissítse a jelenlegit, szervert bérel. Például egy elektronikus dokumentumkezelő rendszert szállító cég.
A felhőtechnológiák témájával foglalkozó számos cikk elolvasása után azonban világossá válik, hogy a modern világban a "felhő" fogalmát sokkal tágabban értelmezik. A hálózaton pedig nagyon sok cikk található ebben a témában, és ahogy az egyik szerzője helyesen mondta: - "...a publikált anyagok bősége nemcsak hogy nem tisztázza a vizsgált kérdést, hanem bonyolítja is a a felhő fogalmainak megértése."
Tehát hol ér véget a távoli hozzáférés és hol kezdődik a számítási felhő?
Kezdjük a "felhő" és a "felhőtechnológiák" definícióinak áttekintésével, amelyek meglehetősen sokak:
A felhők röviden egy dinamikus virtualizált infrastruktúra megvalósítását jelentik.
A felhő nem más, mint egy nagy adatközpont (vagy összekapcsolt szerverek hálózata).
A felhőtechnológiák olyan adatfeldolgozási technológiák, amelyekben számítógépes erőforrásokat online szolgáltatásként biztosítanak az internetfelhasználók számára. A "felhő" szó itt metaforaként jelenik meg, egy összetett infrastruktúrát megszemélyesítve, amely minden technikai részletet rejt magában... Ez egy nagy fogalom, amely számos különféle szolgáltatást nyújtó fogalmat tartalmaz. Például szoftver, infrastruktúra, platform, adatok, munkahely stb.
Az utóbbi időben a felhőrendszerek építésével kapcsolatos kérdések nemcsak a nagyvállalatokat, hanem a kormányhivatalokat is vonzzák a világ különböző országaiban. Egészen a közelmúltban egy szakértői csoport nyilvánosságra hozott egy, az Európai Bizottságnak szánt dokumentumot, amelyben a felhőrendszerek építése terén szerzett modern tapasztalatok rendszerezésére és az Európai Unió informatikai rendszerek fejlesztésére vonatkozó ajánlások kidolgozására törekedtek.
E dokumentum szerint „a felhő dinamikusan bővülő Tájékoztatási rendszer, amely szükség esetén meghatározott jellemzőkkel rendelkező informatikai szolgáltatásokat nyújt a fogyasztóknak, és lehetővé teszi a szolgáltatásnyújtás minőségének ellenőrzését a megállapított mérőszámoknak megfelelően.
Ebben a definícióban a legfontosabb, hogy a felhő rendszerek szolgáltatásorientáltak: fő feladatuk, hogy minőségi szolgáltatást nyújtsanak a fogyasztónak.
Ennek megfelelően számos szolgáltatásnyújtási modell létezik:
- infrastruktúra mint szolgáltatás (IaaS)
Az IaaS-modell általában magában foglalja a biztosítását virtuális szerver, tárolás, hálózati infrastruktúra;
- platform mint szolgáltatás (PaaS)
- hozzáférés biztosítása szoftver platform. A felhasználók erre a platformra alapozva saját alkalmazásokat hozhatnak létre és hosztolhatnak, alacsonyabb szintű erőforrás-kezeléshez (operációs rendszer, adattárak stb.) férnek hozzá;
- Szoftver mint szolgáltatás (SaaS)
— szoftver biztosítása. Ebben a modellben a felhasználók csak a szükséges szoftver funkcióihoz férnek hozzá a hálózaton keresztül. *
A SaaS koncepciója szerint a termék vásárlásakor nem egyszerre kell fizetni, hanem úgy, mintha bérelné. Ezenkívül pontosan azokat a funkciókat használja, amelyekre szüksége van (és ennek megfelelően fizet értük).
A definíciók és a szolgáltatások modelljei egy kicsit rendezve.
Most próbáljuk megérteni a számítási felhő működésének lényegét.
Hogy egy egyszerű példát vegyünk a számítógépes játékokra, « akkor technikailag a következőképpen néz ki: maga a játék egy távoli szerveren található és ott kerül feldolgozásra a grafika, ami már „kész” formában kerül a végfelhasználó számítógépére. Egyszerűen fogalmazva, azokat a számításokat, amelyeket a videokártya és a processzor egy normál játék során a számítógépen végez, már az itteni szerveren hajtják végre, és a számítógépet csak monitorként használják. *
Kivel kezdődtek ezek a mesés szolgáltatások?
Maga a számítási felhő nyilvános története a modern megvalósításban 2006 körül kezdődik. Ekkor vezette be a bemutatásra nem szoruló Amazon a webszolgáltatások infrastruktúráját, amely nemcsak tárhelyet, hanem távoli számítási teljesítményt is biztosít az ügyfélnek. Az Amazont követően hasonló szolgáltatásokat vezetett be a Google, a Sun és az IBM. 2008-ban pedig a Microsoft bejelentette terveit ezen a területen. A Microsoft ráadásul nem csupán egy szolgáltatást, hanem egy teljes értékű felhő operációs rendszert is bejelentett. Windows rendszerÉgszínkék.
Most térjünk rá az EDMS-hez közvetlenül kapcsolódó érdeklődési területre. Mit jelent számára a „felhőtechnológia”?
Az EDMS-hez való távoli hozzáférés naprakész tájékoztatást ad a munkavállalónak a cégben hozott döntésekről, lehetővé teszi, hogy a munkavállaló tartózkodási helyétől függetlenül részt vegyen a döntések megvitatásában és meghozatalában. Természetesen ez elsősorban a vezetők számára releváns, mivel egyetlen fontos döntést sem hoznak meg velük való megegyezés nélkül. A lehetőségeket azonban a középvezetők is tudják értékelni távoli hozzáférés a SED-hez. Például a nagyvállalatok termelési részlegének vezetői, akik folyamatosan a helyszínen vannak, vagy értékesítési vezetők, akiknek gyakran kell megbeszélésekre utazniuk, ennek a lehetőségnek köszönhetően megtekinthetik és egyeztethetik a back office által az ügyfelek számára készített dokumentumokat. idő.
Hogyan segíthet a felhőalapú számítástechnika a vállalkozásoknak?
Először is, a felhasználónak nem kell aggódnia a számítógépe teljesítménye miatt, nem kell aggódnia szabad hely lemezterületen.
Másodszor, a felhasználó csak a szolgáltatásért, a nyújtott szolgáltatásokért és csak bizonyos szolgáltatásokért fizet.
Harmadszor, a felhőtechnológiák szezonális értelemben segítik az üzletet. Például, ha egy cég nemzetközi nőnap alkalmából árul ajándékot, amit, mint mindenki tudja, évente csak egyszer, a többi időben (télen, nyáron, ősszel) senkinek nem lesz szüksége a szolgáltatásaira. És ebben az időben a vállalat nem fogja viselni annak a hatalmas funkcionalitásnak a fenntartásának költségeit, amelyre csak a csúcsidőszakban van szüksége.
Így a felhőtechnológiák használatával a vállalat elkerüli a további licencek vásárlásával, az alkalmazások telepítésével és konfigurálásával járó problémákat az egyes számítógépeken, valamint az online lehetőség segítségével új IT-alkalmazott keresését. szükséges szoftver, csak azért fizet, ameddig az alkalmazottak ezt a szoftvert használták.
Globálisan szólva, a felhőtechnológiák minden opciója előfizetéses fizetési modellt foglal magában (az tényleges használat). Sőt, nem csak a szoftverrel kapcsolatban, hanem a hardver erőforrások tekintetében is. És ezt feltételesen hívják Fizessen menet közben. Nos, akinek nincs szüksége hardver erőforrásokra, egyszerűen bérelheti a szükséges alkalmazásokat (és itt térünk vissza a Szoftver mint szolgáltatás (SaaS) koncepciójához).
Betöltés...