Dokumen dan sirkulasi dokumen adalah prosedur tambahan penting dari sistem manajemen perusahaan, yang sebenarnya membentuk struktur proses manajemennya yang secara langsung mempengaruhi pekerjaan organisasi secara keseluruhan. Namun, untuk menggunakan sistem manajemen dokumen elektronik yang lengkap, server khusus, infrastruktur dan personel yang sesuai diperlukan, yang bisa mahal bagi perusahaan. Model layanan dan cloud memungkinkan perluasan yang signifikan khalayak sasaran sistem manajemen dokumen elektronik. Sebagian besar produsen sistem manajemen dokumen elektronik (EDMS) berfokus pada perusahaan dan organisasi dengan distribusi teritorial yang jelas dan jumlah pekerjaan yang cukup besar. Perusahaan-perusahaan inilah yang sangat membutuhkan pengoptimalan aliran dokumen dan pengaturan interaksi elektronik. Namun, tidak setiap perusahaan memiliki sumber daya yang cukup untuk membayar "tiket masuk" ke proses penerapan EDMS. Penyediaan layanan manajemen dokumen berdasarkan model SaaS (Software as a Servise) cukup dapat diterima untuk organisasi dengan berbagai ukuran dan profil dengan persyaratan berbeda untuk perlindungan informasi.
fungsionalitas EDMS
Berdasarkan fungsionalitas, EDMS dapat dibagi menjadi (Gbr. 1): solusi otomatisasi alur kerja klasik yang diminati terutama oleh pelanggan pemerintah - fungsionalitas dan antarmuka telah lama ditentukan di sini; sistem manajemen dokumentasi (industri, peraturan, administrasi); alat untuk kerja kelompok dengan dokumen; sistem kontrol proses standar (otomatisasi alur kerja); sistem kontrol proses sewenang-wenang.
arsitektur Cloud EDMS
Setiap EDMS modern, terlepas dari konsep apa yang menjadi dasar metodologi penjualan dan proses apa yang diotomatisasi (pekerjaan kantor, manajemen dokumen, dukungan informasi untuk model manajemen), dibangun berdasarkan arsitektur tiga tingkat (Gbr. 2). Di dasarnya adalah DBMS dan, jika perlu, sistemnya perlindungan kriptografi. Level kedua dan ketiga ditempati oleh layanan sistem dan aplikasi, serta server aplikasi. Ada juga tingkat keempat, yang mencakup solusi antarmuka yang memungkinkan Anda membuat antarmuka paling fungsional untuk perangkat tertentu(PC desktop, komputer tablet, telepon genggam dll.).
Ini didasarkan pada DBMS industri dari Microsoft, IBM atau Oracle. Tugasnya meliputi penyimpanan dokumentasi elektronik yang aman, pengorganisasian akses ke sana, termasuk hierarki (IBM Domino Teratai/ catatan). Selain DBMS, tingkat yang lebih rendah dari arsitektur tiga tingkat klasik EDMS dapat mencakup infrastruktur informasi dan transportasi, serta sistem pendukung. informasi keamanan dengan dukungan prosedur kriptografi, tanda tangan elektronik.
Dalam sistem cloud, penyimpanan data dapat dilakukan baik dalam satu penyimpanan khusus, dan didistribusikan, misalnya, di tempat dokumen dimasukkan ke dalam sistem, yang dapat menjadi sangat penting dalam otomatisasi cloud dari aliran dokumen suatu organisasi dengan sejumlah besar kantor yang berlokasi di berbagai daerah.
Sebagai dasar untuk EDMS modern, solusi manajemen berorientasi dokumen khusus dapat digunakan. konten perusahaan. Bagian signifikan dari bagian pasar ini adalah platform Lotus. Jika DBMS yang dibahas sebelumnya mewakili pendekatan relasional untuk manajemen basis data, dan informasi di dalamnya disajikan dalam bentuk tabel persegi panjang, maka data di Lotus Domino disimpan secara hierarkis, yaitu dalam struktur yang mirip dengan penyimpanan dokumen biasa di sebuah organisasi. Pendekatan ini secara signifikan meningkatkan prosedur manajemen dokumentasi, yang memungkinkan teknologi ini mengambil tempat terkemuka di pasar modern untuk solusi EDMS.
Sedikit terpisah dalam grup ini adalah solusi Microsoft, yang dirancang lebih untuk manajemen konten perusahaan - SharePoint. Sebagai platform ECM, SharePoint menemukan banyak penggemar, terutama di bisnis menengah, karena sistem yang dibangun di atasnya dapat dengan mudah menskalakan volume dan fungsionalitas tergantung pada kebutuhan bisnis saat ini, namun, pendekatan berbasis SharePoint secara praktis masih belum. diimplementasikan dalam bentuk EDMS berbasis cloud.
Banyak pengembang EDMS domestik, yang berinteraksi sangat dekat dengan vendor, memiliki beberapa solusi industri pada saat yang sama, dibuat baik sebagai bagian dari arsitektur tiga tingkat umum dan sebagai tambahan untuk lingkungan berorientasi dokumen yang memungkinkan Anda mengelola secara efektif mendokumentasikan data sendiri.
Tingkat kedua dan ketiga dari arsitektur tiga tingkat mengimplementasikan server aplikasi dan berbagai layanan sistem, yang sumber dayanya digunakan oleh modul aplikasi EDMS - paket perangkat lunak yang menyediakan fungsionalitas dasar EDMS. Misalnya, dalam prosedur pemrosesan korespondensi yang masuk, kompleks universal semacam itu menyediakan sistem dengan fungsionalitas berikut: penomoran dokumen; penyimpanan konten dokumen (gambar, teks); otomatisasi prosedur standar (koordinasi, persetujuan atau penandatanganan).
Tentu saja, ada lebih banyak tugas yang diselesaikan oleh server aplikasi, tetapi tugas tersebut harus dipertimbangkan hanya dalam konteks fungsionalitas yang disediakannya.
EDMS dalam versi "cloud" pada dasarnya tidak berbeda. Dengan demikian, untuk kategori konsumen ini, aspek solusi arsitektur, serta aspek manajemen lisensi, tidak menjadi penting.
Tingkat keempat menonjol dalam arsitektur yang telah kami pertimbangkan, yaitu tingkat antarmuka pengguna (UI) yang dirancang untuk mengatur interaksi pengguna akhir yang nyaman dan lengkap dengan EDMS, serta peralatan periferal yang, sebagai tambahan, ke EDMS, termasuk dalam kompleks tempat kerja pengguna (pemindai, printer, pemindai kode batang, dll.).
Lapisan antarmuka pengguna dapat dikategorikan menurut jenis antarmuka yang digunakan:
. Klien "Gemuk". EDMS tertua, yang, bagaimanapun, menyediakan interaksi pengguna berfitur lengkap dengan EDMS. Biasanya disajikan sebagai modul perangkat lunak yang diinstal langsung di stasiun pengguna, yang menunjukkan kelemahan utamanya: biaya penerapan dan pengoperasian lebih lanjut. Klien tebal bergantung pada jenis sistem operasi aplikasi. Pendekatan ini dianggap cukup usang, dan solusi yang didasarkan padanya untuk EDMS berbasis cloud tidak digunakan.
. Klien kurus. EDMS modern yang berinteraksi dengan pengguna melalui antarmuka web menggunakan browser Internet. Apalagi interaksi ini bisa diatur baik di dalam jaringan lokal organisasi, dan melalui vpn dan Internet. Oleh karena itu, kemudahan penerapan dan pemeliharaan terlihat jelas. Fungsionalitas sistem semacam itu dapat diperbarui tanpa penataan ulang massal aplikasi klien, yang juga mengurangi biaya secara signifikan. Dalam EDMS "awan" modern, jenis antarmuka ini, yang tidak bergantung pada platform tempat kerja, adalah yang utama.
. Klien seluler yang dirancang untuk beroperasi pada platform berorientasi bisnis seluler modern: Apple iOS, RiM BlackBerry, Google Android dan MS Windows Phone. Hanya solusi berbasis iOS dan BlackBerry OS yang memberikan tingkat keamanan yang memadai saat mentransfer data ke dan dari ponsel Anda.
Sistem manajemen dokumen elektronik modern terus berkembang, menangkap sektor pasar baru dan menyediakan layanan dalam model bisnis baru, yang utamanya adalah SaaS.
Sejumlah besar aspek arsitektur sama untuk EDMS klasik dan berbasis cloud. Namun, solusi cloud di bidang manajemen dokumen juga memiliki banyak perbedaan dari sistem informasi perusahaan konvensional, yang secara praktis mengecualikan kemungkinan untuk mendesain ulang solusi EDMS klasik menjadi solusi cloud, yang saat ini menjelaskan representasi solusi cloud yang jelas lemah di sektor sistem manajemen dokumen elektronik di pasar domestik. . Tahun lalu, setidaknya tiga sistem seperti itu secara resmi dioperasikan secara komersial, pada 2012, pengembang menjanjikan setidaknya lima solusi berorientasi dokumen berbasis cloud. Solusi baru harus membawa pendekatan teknis dan hukum baru untuk kemampuan perizinan dan penagihan, serta memastikan interkoneksi dengan solusi portal pemerintah, sistem interaksi elektronik antardepartemen (SMEV) dan manajemen dokumen elektronik antardepartemen (MEDO).
Masalah pilihan
Jika bagi perusahaan tugas memilih alur kerja cloud bertepatan dengan otomatisasi alur kerja pertama secara umum, yaitu, perusahaan menghadapi pilihan "apakah akan mengimplementasikan EDMS klasik, atau hanya terhubung ke solusi cloud yang ada", keuntungan finansial dari "opsi cloud" terlihat jelas. Tetapi pertanyaan tentang kepercayaan pada penyedia solusi cloud bisa sangat akut. Dan di sini perlu untuk menjawab sejumlah pertanyaan: apakah penyedia akan memastikan kerahasiaan dokumen yang nyata, dan tidak dinyatakan, disimpan dalam sistem, akankah itu cadangan data, dll.
Salah satu dokumen utama yang menentukan hubungan hukum antara penyedia dan klien adalah SLA (Perjanjian Tingkat Layanan). Perjanjian SLA, tidak seperti perjanjian layanan reguler, menyiratkan tidak hanya dan tidak begitu banyak daftar pekerjaan yang dilakukan oleh penyedia, tetapi menentukan semua layanan cloud EDMS yang akan diberikan kepada klien selama jangka waktu perjanjian, serta batas waktu di mana layanan ini akan diberikan dalam jumlah dan kualitas yang tepat. Kontrak dengan jelas mendefinisikan semua batas waktu untuk menyelesaikan insiden dan masalah yang muncul, menentukan tindakan disipliner untuk penyedia jika tidak terpenuhi atau pemenuhan kewajiban yang tidak tepat.
Cloud SED atau tidak?
Terlepas dari kenyataan bahwa pendekatan SaaS bekerja dengan baik dalam banyak situasi, dan ada banyak argumen "untuk", implementasi EDMS "cloud" di perusahaan masih ditolak. Kriteria apa yang dapat menyarankan cara mengotomatiskan alur kerja?
Kriteria 1. Peningkatan pesat dalam volume alur kerja.
Untuk perusahaan kecil atau menengah, tanda seperti itu adalah sinyal pertama bahwa sudah waktunya memikirkan untuk mengotomatiskan grup proses ini. Peningkatan pesat dalam volume konten baik di dalam perusahaan maupun di antara perusahaan telah mengharuskan pengenalan sistem dan teknologi manajemen dokumen yang efektif. Layanan web memungkinkan banyak perusahaan mengotomatisasi manajemen konten dengan cepat, dengan manfaat seperti biaya akuisisi yang jauh lebih rendah dan administrasi sistem TI yang lebih mudah. Penyedia bertanggung jawab atas pengelolaan infrastruktur dan pemeliharaan layanan, pengguna tidak perlu membeli, memelihara, atau mengelola apa pun.
Dipercaya bahwa dalam banyak kasus, perusahaan besar berpotensi menghemat lebih dari 50% biaya infrastruktur dan manajemen dibandingkan dengan implementasi tradisional. produk perangkat lunak dengan memilih model SaaS untuk manajemen dokumen. Untuk perusahaan kecil, otomatisasi alur kerja melalui EDMS "cloud" akan lebih murah, karena. biaya relatif infrastruktur, serta biaya administrasi, berkurang secara nyata.
Kriteria 2. Apakah perusahaan memerlukan satu aplikasi atau sistem dari beberapa modul yang saling berhubungan?
Beberapa perusahaan membutuhkan banyak fitur seperti kemampuan untuk menerima dan mengirim email dari dalam aplikasi; pengenalan teks untuk mengonversi faks dan dokumen yang dipindai dokumen teks, fitur lain untuk pengaturan konten yang lebih baik. Hal-hal kecil yang penting seperti itu jauh lebih murah dan kualitas yang lebih baik hanya dapat diterapkan oleh penyedia.
Kriteria 3. Berapa kecepatan implementasi yang dibutuhkan?
Secara tradisional, tahap pembelian standar perangkat lunak, yang meliputi tender, pengembangan kerangka acuan, pengujian dan negosiasi, dapat memakan waktu satu bulan, setelah batas waktu penyelesaian pekerjaan datang, yang dalam organisasi rata-rata dengan 50-100 pekerjaan di EDMS adalah beberapa bulan lagi . Saat memilih EDMS berbasis cloud, pelanggan akan melihat aplikasi sudah beroperasi selama periode uji coba, dan pengembalian investasi akan datang jauh lebih awal.
Kriteria 4. Apakah ada alat yang mudah digunakan untuk memigrasikan data ke sistem cloud dari EDMS yang sudah beroperasi di perusahaan. Berapa probabilitas sebagian atau semua data dapat rusak atau hilang? Pada gilirannya, Anda sudah perlu menilai risiko yang muncul selama migrasi dan selama pengoperasian sistem manajemen dokumen di platform cloud.
Kriteria 5. Apakah Anda memiliki anggaran proyek yang terbatas? Dengan diperkenalkannya EDMS "cloud", biaya start-up berkurang secara signifikan dan sepadan dengan biaya operasi. Apakah Anda ingin memangkas biaya awal?
Akuisisi perangkat lunak generik seringkali memerlukan biaya lisensi yang tinggi. Perkiraan ahli tentang biaya paket perangkat lunak tipikal adalah sekitar 15% dari biaya kepemilikan dan pengoperasian aplikasi ini selama 5 tahun. Dengan solusi cloud, biaya kepemilikan dapat dilihat sebagai biaya bulanan yang kecil daripada investasi modal yang besar.
Kriteria 6. Apakah Anda memerlukan sistem ECM yang terus berkembang?
Jika lini bisnis utama perusahaan berkembang pesat, maka penggunaan EDMS "awan" yang dimodifikasi dapat secara signifikan mengurangi biaya perusahaan untuk manajemen perangkat lunak: perubahan dalam sistem seperti itu terjadi secara bersamaan untuk semua orang, sementara menginstal perangkat lunak tambahan tidak termasuk. Akibatnya, penyedia solusi melakukan pembaruan di server, yang tersedia secara instan melalui akses Web, sehingga peningkatan versi transparan bagi operator dan tidak perlu membayar tambahan.
Kriteria 7. Apakah Anda dapat menilai risiko yang akan timbul ketika penyedia sistem informasi meninggalkan pasar? Untuk sebagian besar, jawaban untuk pertanyaan ini adalah solusi teknis, memungkinkan Anda memigrasikan data baik dari cloud itu sendiri maupun dari backup. Di sisi lain, kemungkinan mendiskreditkan dokumen yang terjadi ketika penyedia sistem diubah terutama karena alasan politis untuk tindakan tersebut dapat diminimalkan dengan menggunakan sarana kriptografi perlindungan informasi dari ketegasan yang tepat.
Kriteria 8. Bisakah Anda mengelola bisnis Anda secara Pareto, ketika fitur utama produk dapat menyelesaikan tugas maksimum yang diberikan padanya? Jika ya, maka implementasi berdasarkan EDMS "cloud" cocok untuk organisasi yang bersangkutan, tetapi jika fungsionalitasnya lebih terfragmentasi, dan ada tugas yang sama sekali tidak dapat diselesaikan dengan bantuannya, maka implementasi berdasarkan tujuan pada EDMS "awan" yang dipilih kemungkinan besar diragukan dan analisis lebih lanjut diperlukan untuk penerimaan keputusan manajemen tentang otomatisasi alur kerja dengan cara ini. Ini karena sebagian besar sistem cloud yang dirancang dengan baik menawarkan besar Kegunaan. Namun, beberapa fungsi khusus tidak dapat disediakan. Oleh karena itu, banyak perusahaan takut kehilangan fleksibilitas. Tetapi dengan penggunaan yang lebih efisien, solusi diperbolehkan di mana EDMS hanya akan menyediakan fungsionalitas standar. Fungsionalitas lain yang dibutuhkan oleh perusahaan dapat diimplementasikan sebagai tambahan.
Di Rusia, perubahan signifikan baru-baru ini terjadi di bidang otomatisasi sirkulasi dokumen dan pekerjaan kantor. Para ahli mencatat minat aktif badan-badan negara dalam menggunakan keuntungan yang diberikan oleh manajemen dokumen elektronik. Ada juga peningkatan popularitas solusi seluler untuk penyelenggaraan EDMS. Namun, tren yang sama pentingnya, yang sekarang diamati oleh semua ahli dan berdampak signifikan pada industri otomasi manajemen dokumen dalam negeri, adalah SaaS EDMS.
Hingga saat ini, di negara kita, menurut para ahli, pertumbuhan penetrasi layanan "cloud" sebagian besar terhambat oleh fakta bahwa tingkat pembangunan infrastruktur dan throughput saluran komunikasi tidak mengizinkan penyediaan layanan "awan" pada tingkat yang tepat. Tetapi banyak hal berubah dengan cepat: peningkatan pesat dalam cakupan dan spesifikasi infrastruktur yang diperlukan untuk mengatur akses ke Jaringan, mengarah pada fakta bahwa semakin banyak minat dan semakin tersebar luas solusi berdasarkan teknologi "awan".
Diantaranya adalah kemungkinan penerapan layanan EDMS berdasarkan prinsip SaaS, di mana pengguna mendapatkan akses ke produk berdasarkan langganan dan membayar bukan untuk membeli lisensi untuk perangkat lunak yang sesuai, tetapi untuk menggunakan produk sejauh yang dia butuhkan. .
Kecenderungan "pergi" ke "awan" layanan untuk organisasi manajemen dokumen elektronik dan, khususnya, penyediaan solusi pada model SaaS telah menjadi salah satu yang utama dalam industri yang dipertimbangkan. Arah ini, tentu saja, memiliki keuntungan yang tak terbantahkan baik bagi mereka yang menyediakan layanan tersebut maupun bagi pengguna layanan yang diatur menurut model ini. Pada saat yang sama, para ahli mengatakan bahwa masih banyak pertanyaan yang tersisa mengenai bagaimana mengatur skema penjualan layanan menggunakan model SaaS, bagaimana menetapkan harga model kerja ini, dan sebagainya.
Memperhatikan aspek-aspek yang ada yang perlu diatasi untuk keberhasilan pengembangan model konsumsi layanan seperti SaaS, terkait langsung dengan EDMS, pelaku pasar menunjukkan hal berikut: “Kami, sebagai produsen dan penyedia solusi, menghadapi pertanyaan penting, bagaimana mengatur level yang optimal dukungan teknis sehingga pengguna dapat menggunakan solusi kami secara produktif. Kami berusaha untuk menyederhanakan pekerjaan dengan produk baik melalui pengaturan khas solusi dan antarmuka yang ramah, serta melalui pembentukan rekomendasi metodologis dan materi yang memungkinkan pengguna untuk secara mandiri menyelesaikan masalah yang muncul saat mengatur manajemen dokumen dalam bentuk elektronik, ”kata CEO perusahaan EOS PV Yakovenko Vitaly.
Para ahli juga mengatakan bahwa ketika bekerja dengan produk perangkat lunak pada model SaaS, ada kesulitan yang terkait dengan kebutuhan untuk memastikan toleransi kesalahan sistem pada tingkat infrastruktur untuk memastikan pengoperasian produk yang benar di lingkungan "awan". Ada juga hambatan tertentu dari pihak pengguna itu sendiri, meskipun dalam banyak hal hambatan ini bersifat psikologis. Seringkali sulit bagi konsumen untuk menerima bahwa informasi internal dalam e-bisnis disimpan “di luar sana di server yang tidak dikenal”. Masalah keamanan informasi dan tidak dapat diaksesnya pihak ketiga dalam kondisi bekerja di "cloud" saat ini mungkin menjadi perhatian utama calon konsumen layanan "cloud". Pada saat yang sama, para ahli mengatakan bahwa sangat mungkin untuk memastikan tingkat keamanan yang memadai di lingkungan "awan" (misalnya, dengan mengatur VPN di tingkat saluran komunikasi dan membuat SLA dengan operator untuk meminimalkan risiko. kebocoran atau hilangnya informasi).
Layanan web yang aktif menyebar di sektor korporasi mulai mempengaruhi perkembangan bidang manajemen dokumen elektronik. Terlepas dari kenyataan bahwa persentase entitas bisnis yang menggunakan sistem manajemen dokumen elektronik berbasis SaaS belum terlalu besar, untuk beberapa organisasi, EDMS berbasis cloud menjadi satu-satunya cara untuk mengelola sumber daya dan biaya dengan bijak.
Menurut para ahli, tren menempatkan EDMS di "awan" dalam waktu dekat akan meningkat, terutama di kalangan usaha menengah dan kecil. Organisasi semacam itu tidak perlu mengatur server mereka sendiri, pusat data, melatih pengguna, dan bahkan tidak perlu mengimplementasikan apa pun. Biaya dalam hal ini sebanding dengan penggunaan. Anda dapat mengubah jumlah pengguna dan pengaturan solusi lainnya kapan saja. EDMS dari "cloud" dalam kasus ini bisa menjadi pilihan yang ideal.
Sedangkan untuk perusahaan besar, para ahli yakin bahwa EDMS mereka akan dikembangkan dalam apa yang disebut cloud "pribadi", yang akan memungkinkan pemusatan alat manajemen dokumen perusahaan yang didistribusikan secara geografis dalam satu pusat data.
Kegiatan legislatif di bidang manajemen dokumen elektronik dan minat kepemimpinan negara terhadap topik ini juga berdampak positif pada pengembangan teknologi pertukaran dokumen yang aman, termasuk yang berbasis "teknologi cloud". Fakta bahwa negara tersebut telah menyetujui secara hukum kemungkinan untuk menerbitkan dan menerima faktur elektronik akan menyebabkan munculnya layanan "cloud" baru yang diwakili oleh operator EDMS yang akan mengontrol proses pemindahan dokumen dan memiliki wewenang untuk mengesahkan faktur.
Namun, saat proses pembangunan layanan awan”, termasuk di bidang pengelolaan dokumen, diperlambat oleh fakta bahwa pengguna masih memiliki ketakutan dan keraguan tentang keamanannya.
Faktanya, sebagian besar alasan mengapa perusahaan menutup diri dari penggunaan layanan web tidak memiliki dasar yang logis.
Misalnya, banyak yang percaya bahwa "komputasi awan" adalah fenomena baru, dan karenanya sedikit dipelajari dan tidak aman. Nyatanya, perkembangan "awan" dimulai pada tahun-tahun yang jauh itu, ketika komputer adalah mesin besar dan menempati beberapa ruangan, bahkan lantai. Selama ini layanan tersebut disebut layanan online dan digunakan untuk berkomunikasi, menyimpan berbagai informasi, foto, video, backup data. Tetapi metafora "awan" yang muncul dari suatu tempat membingungkan pengguna dan menimbulkan ketidakpercayaan pada layanan yang sudah teruji oleh waktu.
Alasan lain keengganan untuk menggunakan "layanan cloud" dalam aktivitas perusahaan seringkali adalah kepercayaan pada keunikan proses bisnis mereka dan ketidakmungkinan untuk mengotomatiskannya menggunakan "cloud". Ada 2 solusi disini:
- Analisis proses bisnis untuk menentukan apa yang menyebabkan "keunikan" mereka. Seringkali alasan mengapa proses bisnis suatu organisasi berbeda dari standar adalah kepatuhan terhadap tradisi, yang dalam praktiknya berarti bahwa proses bisnis belum ditinjau dan dioptimalkan untuk waktu yang lama.
- Opsi kedua melibatkan penyesuaian layanan cloud. Dengan demikian, penggunaan infrastruktur sebagai layanan memungkinkan Anda membuat kumpulan sumber daya virtual tempat Anda dapat menginstal perangkat lunak biasa. Atau, platform perangkat lunak dapat digunakan sebagai layanan, dan aplikasi yang diperlukan dalam hal ini dirancang sesuai dengan karakteristik individu dari proses bisnis organisasi.
Kompleks ketakutan lainnya terkait dengan masalah kontrol atas informasi yang disimpan di "awan": data disimpan di tempat yang tidak dapat dipahami, dapat hilang, tersedia untuk pesaing, dapat dicuri.
Faktanya, semua masalah yang terkait dengan keamanan informasi dapat diselesaikan dengan menyorotinya dalam kontrak, peraturan, perjanjian, atau dokumen lain yang menentukan ruang lingkup layanan yang diberikan (SLA - perjanjian tingkat layanan). Itu juga dapat menentukan tingkat penyediaan layanan, tanggung jawab operator atas pelanggaran prosedur penyediaan layanan, dan standar pemulihan data setelah kegagalan. Selain itu, seringkali penyedia cloud dapat memberikan pemulihan sistem yang jauh lebih cepat daripada spesialis layanan TI dari perusahaan tertentu. Tanggung jawab atas layanan yang diberikan oleh penyedia layanan ditentukan di tingkat badan hukum, dan bagian penting dari keamanan adalah Perjanjian Kerahasiaan, yang secara hukum melindungi data. Ini mengatur kewajiban para pihak dan tanggung jawab untuk mengungkapkan data. Secara alami, penyedia layanan yang telah banyak berinvestasi dalam organisasi bisnis akan menghindari pelanggaran dengan segala cara, karena semua aktivitas mereka dibangun atas dasar kepercayaan.
Mengenai masalah akses ke data pengguna lain, di sini ada baiknya menanyakan kepada operator bagaimana pengaturannya membagikan sumber daya. Ada banyak opsi implementasi. Dan faktanya, paling sering, pengguna memiliki kemampuan untuk mengontrol data mereka, yang terpenting, menjalankan kontrol ini secara kompeten.
Selain itu, solusi tradisional tidak diasuransikan terhadap ancaman seperti pencurian data, serangan DDoS, dan "kerusakan" layanan yang disengaja, dan tidak ada perbedaan besar apakah server dipasang di kantor pelanggan atau di pusat data. Tetapi ketika mencoba untuk mendapatkan akses ke data yang disimpan oleh penyedia layanan, penyerang akan menghadapi perangkat keras dan perangkat lunak keamanan profesional (misalnya, perangkat Cisco ASA 5500 Series dan IronPort), solusi keamanan tingkat aplikasi khusus, administrator sistem berpengalaman yang berurusan secara eksklusif dengan keamanan masalah.
Masalah ketidakpercayaan operator dapat diselesaikan, misalnya dengan bantuan sertifikasi independen untuk solusi cloud. Prosedurnya bisa sukarela atau wajib. Jadi, di AS ada beberapa standar sertifikasi yang digunakan untuk memastikan kepatuhan terhadap persyaratan manajemen organisasi, keamanan, ketersediaan layanan, integritas pemrosesan data, kerahasiaan. Sifat global Internet menyiratkan bahwa penyedia dapat secara legal dan fisik berlokasi di manapun di dunia, selama kondisinya memenuhi persyaratan klien. Oleh karena itu, kepatuhan operator terhadap standar cloud yang ketat di negara lain dapat dianggap sebagai keunggulan kompetitifnya.
Jika kita berbicara tentang masalah yang sebenarnya dapat muncul saat menggunakan solusi cloud, setidaknya ada 2 komentar yang dapat dibuat di sini.
1. Tidak semua sistem informasi dapat ditransfer ke cloud. Versi cloud keberadaan untuk beberapa dari mereka tidak praktis. Sistem ini meliputi: sistem yang bekerja dengan produksi dan peralatan khusus lainnya, termasuk sistem real-time, sistem yang sangat terintegrasi, sistem kustom yang dikembangkan 15-30 tahun yang lalu. Sistem ini mungkin menggunakan perangkat keras lama, sistem operasi, dan platform yang tidak lagi didukung. Seringkali pengembang sendiri sudah berhenti mendukung mereka; sistem yang menjamin kehidupan perusahaan. Ini adalah sistem yang waktu hentinya dapat menyebabkan konsekuensi bencana atau hilangnya bisnis. Misalnya, untuk bank, sistem seperti itu adalah ABS.
2. Masalah keandalan koneksi dengan penyedia Internet. Saat menggunakan layanan online, perusahaan menjadi tergantung pada ketersediaan, kecepatan, dan keandalan koneksi Internet. Untuk menilai risiko ini, probabilitas dan kerusakannya harus ditentukan (misalnya, dengan menilai statistik dan masalah masa lalu). Opsi paling jelas untuk meminimalkan risiko ini adalah mengatur koneksi cadangan.
Bahkan, ada baiknya mempertimbangkan menggunakan layanan web untuk bekerja dengan dokumentasi jika:
- Volume sirkulasi dokumen meningkat pesat dalam organisasi. Pelayanan online memungkinkan Anda mengotomatiskan manajemen aliran dokumen dengan cepat dan efisien dengan manfaat seperti biaya akuisisi yang lebih rendah dan administrasi sistem TI yang lebih mudah. Penyedia bertanggung jawab atas pengelolaan infrastruktur dan pemeliharaan layanan, pengguna tidak perlu membeli, memelihara, atau mengelola apa pun. Dipercaya bahwa dalam banyak kasus, perusahaan besar berpotensi menghemat lebih dari 50% biaya infrastruktur dan manajemen dibandingkan dengan implementasi produk perangkat lunak tradisional dengan memilih model SaaS untuk manajemen dokumen. Untuk perusahaan kecil, otomatisasi alur kerja melalui EDMS "cloud" akan lebih murah, karena. biaya relatif infrastruktur, serta biaya administrasi, berkurang secara nyata.
- Lini bisnis perusahaan berkembang pesat. Penggunaan EDMS dari "cloud" dapat secara signifikan mengurangi biaya perusahaan untuk manajemen perangkat lunak: perubahan dalam sistem terjadi pada satu waktu untuk semua orang tanpa menginstal perangkat lunak tambahan. Penyedia solusi membuat pembaruan di server, yang langsung tersedia melalui akses Web, sehingga pembuatan versi transparan bagi operator dan tidak memerlukan pembayaran tambahan.
- Anda tidak ingin menghabiskan uang dan waktu untuk prosedur pengadaan, negosiasi, pengujian, implementasi, dan pekerjaan konfigurasi. Memilih EDMS berbasis cloud, pelanggan akan melihat aplikasi sudah beroperasi selama periode operasi pengujian, waktu implementasi akan jauh lebih singkat, dan pengembalian akan datang jauh lebih awal.
- organisasi Anda memiliki jumlah transaksi yang cukup besar. Sistem manajemen dokumen "Cloud" biasanya memungkinkan Anda untuk mengotomatiskan tidak hanya aliran dokumen internal organisasi, tetapi juga perpindahan dokumen antar organisasi yang berbeda, yang cukup relevan di zaman kita. Jika sebuah perusahaan secara aktif bekerja dengan klien, pemasok, mitra, layanan web untuk bekerja dengan dokumen bisa menjadi pilihan ideal untuk itu.
Dengan satu atau lain cara, transisi ke penggunaan "solusi cloud" harus menjadi evolusi bagi perusahaan, bukan revolusi: selalu ada pilihan apakah akan menginstal server dan perangkat lunak di rumah, menggunakan layanan "cloud" atau memilih model hibrida.
Manajemen dokumen di "awan" - memecahkan masalah usaha menengah dan kecil
Masalah pengorganisasian manajemen dokumen elektronik relevan untuk perusahaan dengan ukuran berapa pun. Namun, solusi yang disajikan di pasar terutama dirancang untuk skala besar dan bisnis menengah dan tidak dapat membantu SMB. Bisnis kecil membutuhkan EDMS yang "ringan", sederhana, dan murah. Saatnya beralih ke "awan".
Penerapan kerja sama dengan dokumen untuk usaha kecil adalah tugas penting yang sama dengan usaha menengah dan besar. Seringkali diperumit oleh fakta bahwa beberapa karyawan perusahaan semacam itu (misalnya, seorang akuntan) "jauh", dan mereka tidak memiliki pekerjaan di kantor. Kebetulan tidak ada kantor seperti itu, dan semua karyawan bekerja dari rumah. Pada saat yang sama, jelas bahwa sistem besar yang berlaku di pasar dengan implementasi yang mahal tidak cocok untuk UKM - tidak masuk akal bagi kepala perusahaan kecil untuk membayar fungsionalitas tambahan, tidak ada situs dengan server yang kuat dan administrator yang siap untuk mengonfigurasi dan mendukung EDMS tersebut.
SMB harus puas bekerja dengan dokumen menggunakan editor kantor biasa dan Surel. Namun, pengiriman, pengembangan bersama, dan persetujuan dokumen dengan cara ini tidak hanya membantu menyelesaikan tugas utama usaha kecil, tetapi juga memperumitnya secara signifikan. Manajer tidak memiliki pemahaman yang jelas tentang di mana dan dalam kondisi apa edisi dokumen yang diperlukan berada, kapan dan perubahan apa yang dilakukan padanya. Semua ini menimbulkan kekacauan dan memaksa kita menghabiskan waktu ekstra untuk mengatur dan mengontrol.
Berkat pengembangan layanan cloud, sistem mulai muncul di pasar Rusia yang dirancang untuk memecahkan masalah pengorganisasian kerja sama dengan dokumen khusus untuk usaha kecil. Salah satu solusi tersebut adalah sistem manajemen dokumen elektronik berbasis cloud Docloud.
Bagaimana awan mengubah SED
teknologi awan(Komputasi awan bahasa Inggris, istilah "komputasi awan" juga digunakan) adalah teknologi pemrosesan data di mana sumber daya dan kapasitas komputer disediakan untuk pengguna sebagai layanan yang dapat diakses melalui Internet. Pengguna memiliki akses ke datanya sendiri dan pada saat yang sama tidak perlu mengkhawatirkan infrastruktur, sistem operasi, dan perangkat lunak sebenarnya yang digunakannya untuk bekerja.
Berkenaan dengan EDMS, ini berarti bahwa untuk menggunakan sistem tidak perlu membeli peralatan yang mahal, mengimplementasikannya, dan mengirim karyawan untuk pelatihan. Untuk mengakses semua fitur dan fungsi layanan, cukup mendaftar di situs. Pengguna hanya membayar jumlah sumber daya yang dia butuhkan, dan dapat masuk ke sistem dari komputer, tablet, atau smartphone kapan saja, di mana pun dia berada.
Apa yang dapat dilakukan cloud EDMS
Pertimbangkan fitur fungsional utama sistem.
Mari kita mulai dengan fakta bahwa sistem memungkinkan Anda menyimpan dan mengatur dokumen apa pun berdasarkan jenis atau arah. Untuk melakukan ini, Anda hanya perlu mentransfernya dari PC atau dari pemindai ke sistem dan, jika perlu, menambahkan komentar atau menentukan metadata tambahan. Perlu dicatat bahwa file bersarang dari main format teks(TXT, RTF, DOC) dapat dilihat langsung dari sistem tanpa mengunduh ke perangkat dan tanpa perangkat lunak yang diperlukan untuk melihat file jenis ini. Misalnya, dari ponsel cerdas yang tidak menginstal program file, Anda dapat melihat file word dan excel. Ini sangat menyederhanakan pekerjaan dengan tablet dan perangkat seluler.
Selain itu, manajer dapat mengonfigurasi pengaturan akses dengan cepat dan mudah dengan menentukan karyawan mana yang dapat melihat atau mengedit dokumen tertentu.
Untuk menyederhanakan pekerjaan dengan dokumen standar, sistem menyediakan pembuatan template. Dengan bantuan mereka, Anda dapat sangat memudahkan proses pembuatan dan pengisian dokumen yang sering diminta seperti "faktur" atau "tindakan".
Fungsi penting dari organisasi alur kerja adalah koordinasi dan persetujuan dokumen, sehingga pelaksanaannya harus jelas dan sederhana. Di Docloud, dokumen dapat dikirim untuk persetujuan segera setelah pembuatan, menentukan karyawan yang diminta untuk menyetujui atau membuat perubahan, semua informasi tentang pemindahan dokumen, versi dan statusnya saat ini selalu tersedia untuk semua pengguna yang bekerja dengannya.
Cepat dan nyaman pencarian teks lengkap memungkinkan Anda menemukan dokumen yang diperlukan berdasarkan konten file yang dilampirkan padanya, dan pencarian parametrik di folder memungkinkan untuk memilih sesuai dengan parameter yang diperlukan.
Apa yang disediakan EDMS berbasis cloud?
Pertimbangkan manfaat solusi cloud untuk UKM. Pertama, saat menggunakan perangkat lunak semacam itu, perusahaan tidak perlu membayar untuk implementasi sistem. Docloud sudah menyediakan solusi yang berisi semua yang Anda butuhkan. Setelah masuk, pengguna akan menemukan folder yang dikonfigurasi untuk aktivitas perusahaan, melihat jenis dokumen utama yang sering digunakan, dan solusi mudah untuk melihatnya. Semua dokumen yang sudah termasuk dalam sistem mencakup sebagian besar kebutuhan perusahaan kecil mana pun, dan jika perlu, dapat disesuaikan.
Kedua, antarmuka Docloud memungkinkan setiap pengguna untuk segera mulai bekerja dengan sistem - dia dapat mempelajari semua langkah dasar untuk bekerja dengan dokumen di hari-hari pertama bekerja.
Ketiga, saat menggunakan perangkat lunak cloud, perusahaan tidak perlu membayar untuk dukungan atau perekrutan administrator sistem, karena spesies ini layanan sudah termasuk dalam harga lisensi. Jika ada masalah yang muncul, pengguna dapat dengan cepat menerima tanggapan dari spesialis, serta melihat forum dukungan teknis dan berkenalan dengan opsi untuk menyelesaikan masalah dari pengguna yang telah mengalaminya.
Keempat, tidak perlu membayar lebih untuk jangka waktu penggunaan sistem. Kebijakan lisensi yang fleksibel akan membantu Anda memilih jenis langganan dan menentukan jumlah pengguna yang diperlukan. Jika ada masalah, manajer dapat menangguhkan pekerjaan hingga enam bulan, untuk kembali lagi nanti. Dalam hal ini, semua pengaturan dan dokumen untuk itu akan disimpan.
Bagaimana "awan" memikat raksasa
Kami telah mempertimbangkan manfaat menggunakan EDMS berbasis cloud untuk manajer perusahaan kecil, tetapi fungsi ini mungkin menarik tidak hanya untuk mereka.
Bayangkan kepala salah satu departemen sebuah perusahaan besar - departemennya membutuhkan sistem yang murah dan sederhana untuk koordinasi dokumen internal, tetapi EDMS yang dipasang di organisasinya terlalu kelebihan beban fungsi atau tidak memungkinkannya untuk berpisah dari struktur keseluruhan. Dalam hal ini, Docloud cocok untuknya, di mana dia dapat mengimplementasikan tugasnya tanpa menerapkan sistem tambahan di kantor perusahaan dan tanpa mengeluarkan banyak uang dari anggaran departemen untuk itu.
Atau bayangkan sebuah tim proyek yang terdiri dari karyawan dari beberapa organisasi berbeda yang perlu mengoordinasikan dokumen di antara mereka sendiri. Dalam situasi seperti itu, tidak mungkin menerapkan solusi lokal dan Anda dapat menggunakan sistem Docloud. Mereka tidak harus membeli keputusan ini untuk jangka panjang - dengan memilih tarif optimal selama masa proyek, mereka dapat berhenti menggunakan sistem segera setelah selesai.
Para ahli mencatat bahwa jika kita berbicara tentang "awan" dalam kaitannya dengan bidang pengelolaan dokumen, maka teknologi awan bukanlah sesuatu yang sepenuhnya baru. Saat ini, semua orang tahu prinsip dasar pekerjaan yang dibangun saat mengimplementasikan model "cloud", serta manfaat yang dibicarakan oleh penyedia layanan cloud. Di antara keunggulan tersebut, mereka mencatat pengurangan investasi modal dalam infrastruktur, biaya pemeliharaannya, spesialis, dan sebagainya.
“Sekarang di banyak negara, pihak berwenang sedang mempertimbangkan kemungkinan mengatur manajemen dokumen dalam struktur pemerintahan menggunakan teknologi cloud. Pada saat yang sama, otoritas yang bertanggung jawab untuk memastikan pengelolaan dokumen di tingkat negara bagian (terutama Arsip Nasional) sedang mengembangkan pedoman dan standar untuk bekerja dengan dokumen di lingkungan cloud. Namun, di Rusia pengembangan standar tersebut saat ini tidak dilakukan. Oleh karena itu, saat memutuskan untuk pindah ke cloud, Anda perlu memahami bahwa risiko tertentu ada di lingkungan cloud, dan risiko ini dapat menghalangi Anda untuk menjadi nyata. manfaat yang ada dari penggunaan teknologi cloud,” kata Natalya Khramtsovskaya, pakar terkemuka dalam manajemen dokumen di EOS, anggota Guild of Document Managers dan ARMA International.
Menurut Ms Khramtsovskaya, manfaat dari "awan" yang paling terwujud di awan publik. Tetapi hari ini, tidak ada Arsip Nasional negara tempat standar "awan" sedang dikembangkan yang merekomendasikan agensi pemerintahan menggunakan cloud publik. Rekomendasi untuk lembaga pemerintah - untuk membuat "awan pribadi" (awan pribadi) untuk menyimpan dokumen dan "awan" di bawah kendali penuh. Namun, model ini secara signifikan mengurangi efisiensi penggunaan "cloud" dan tingkat penghematan biaya.
Penting juga untuk diperhatikan bahwa di Rusia terdapat perkembangan yang tidak merata di bidang otomatisasi manajemen dokumen. Komponen ini lebih baik dikembangkan dalam struktur negara besar di tingkat federal daripada di tingkat otoritas lokal. Para ahli mencatat bahwa struktur pemerintah yang lemah dalam hal informatisasi akan mendapat manfaat paling nyata dari pengenalan teknologi "awan" dalam otomatisasi kantor. Untuk otoritas federal, banyak yang memiliki pusat data sendiri dan unik pengembangan perangkat lunak, manfaat memindahkan infrastruktur yang ada ke "awan" mungkin jauh lebih sedikit.
Masalah keamanan informasi dan manajemen risiko adalah salah satu masalah utama, tunduk pada transisi ke "awan". Ini sama-sama berlaku untuk otoritas publik dan struktur komersial, dan para ahli dari semua negara, termasuk Rusia, dengan suara bulat membicarakan hal ini. Berikut adalah beberapa risiko utama "cloud" ini: yang pertama adalah kemungkinan ketergantungan pada penyedia layanan cloud. Ada juga risiko yang terkait dengan kemungkinan kebocoran orang dalam, karena pelanggan tidak dapat mengontrol spesialis mana yang bekerja dengan datanya di pihak operator. Risiko kehilangan informasi dan masalah pemenuhan persyaratan undang-undang tentang pengelolaan dokumen juga penting.
Masalah pembagian sumber daya yang andal antara berbagai pengguna"awan", perlindungan data pribadi, dan pengoperasian yang benar dari jaringan transmisi data juga termasuk di antara risiko keamanan informasi yang perlu dipertimbangkan.
Tampaknya jumlah risikonya terlalu tinggi dan penggunaan "awan" tidak tepat, tetapi sebenarnya tidak demikian. Pertama, mari kita sekali lagi mengingat manfaat mentransfer infrastruktur manajemen dokumen ke "cloud": dalam model "cloud", konsumen hanya membayar untuk volume layanan yang dia konsumsi, tanpa mengeluarkan uang untuk membangun dan memelihara infrastruktur dan staf gaji . Pengurangan biaya merupakan isu penting bagi perusahaan komersial yang ingin sukses. Dalam kasus lembaga pemerintah (terutama struktur regional), seringkali tidak ada pilihan lain selain menggunakan "awan", karena tidak ada anggaran untuk organisasi infrastruktur dan untuk membayar spesialis TI penuh waktu.
Selain itu, mari kita perjelas bahwa risiko dan peristiwa yang tak terhindarkan adalah konsep yang berbeda. Risiko dapat dan harus diperhitungkan. Jika Anda mendekati masalah ini secara seimbang, maka tidak akan ada lagi masalah saat menggunakan "awan", dan kemungkinan besar bahkan lebih sedikit daripada saat bekerja "dengan cara lama". Ujung-ujungnya, infrastruktur fisik mereka sendiri juga secara berkala gagal, dan tidak ada yang selamat dari ancaman kebocoran informasi orang dalam.
Sebelum memutuskan untuk mentransfer manajemen dokumen elektronik ke "awan", para ahli menyarankan untuk memikirkan cara untuk menyelesaikan beberapa masalah dasar: "Hal pertama yang perlu Anda tentukan sendiri adalah informasi perusahaan atau lainnya yang akan disimpan, digunakan, dan akan tersedia melalui" awan » lingkungan. Penting juga untuk menjawab pertanyaan tentang bagaimana proses memastikan rezim keamanan untuk dokumen yang memiliki batasan akses (misalnya, dokumen yang merupakan rahasia bisnis, data pribadi, dan sebagainya) akan dilakukan terlebih dahulu. Masalah serius kedua adalah perlunya melacak ketentuan penyimpanan dan pemusnahan dokumen setelah berakhirnya periode pembatasan, serta pemusnahan salinan informasi. Saya juga mencatat: diinginkan bahwa server tempat informasi disimpan di "awan" ada di dalamnya Federasi Rusia. Jika mereka berada di luar negara kita, jika terjadi konflik hukum, pemilik pusat data akan tunduk pada hukum negara tempat mereka berada. Saya pikir hanya sedikit orang yang menginginkan akses ke data perusahaan atau data lembaga pemerintah Rusia diperoleh pihak ketiga melalui keputusan pengadilan di negara lain karena server dengan data cloud terletak di wilayahnya,” kata Natalia Khramtsovskaya.
Di atas, harus ditambahkan bahwa konsumen harus mendekati pilihan operator layanan "cloud" dengan hati-hati. Aspek pertama di sini adalah bagaimana sistem keamanan informasi diatur pada penyedia layanan "awan". Anda harus memperhatikan bagaimana pemasok merekrut, mencari tahu apakah karyawan pemasok lulus pemeriksaan keamanan, mencari tahu bagaimana akses ke informasi dikontrol dan sistem pelacakan dan kontrol apa yang digunakan pemasok.
Saat bernegosiasi dengan penyedia layanan "cloud", para ahli menyarankan untuk memperhatikan hak dan kewajiban para pihak yang ditentukan berdasarkan SLA. Misalnya, Natalya Khramtsovskaya berbicara tentang “jebakan” berikut: “Hal pertama yang harus Anda perhatikan adalah adanya apa yang disebut pembayaran penebusan dalam kontrak, yaitu jumlah yang ditetapkan yang dibebankan dari konsumen untuk penarikan informasi sebelum batas waktu yang ditentukan dalam kontrak. Jika ada poin seperti itu, maka organisasi mungkin mengalami kesulitan jika memutuskan untuk beralih ke layanan dengan penyedia layanan lain. Kontrak harus secara jelas menjabarkan jumlah spesifik denda dan sanksi yang akan dikenakan pada penyedia layanan "cloud" jika terjadi kehilangan atau kerusakan pada informasi yang disimpannya. Penting juga untuk secara jelas menilai, menggambarkan, dan memperbaiki kebijakan keamanan wajib dalam kontrak terkait berbagai jenis menyimpan dokumen elektronik, serta menentukan dan menentukan besarnya kerugian jika terjadi kebocoran rahasia atau lainnya informasi penting. Penting juga untuk menentukan terlebih dahulu dalam perjanjian kemungkinan kerusakan akibat tidak hancurnya dokumen oleh penyedia layanan setelah berakhirnya periode penyimpanan saat menyelesaikan SLA.
Para ahli mengidentifikasi beberapa kekuatan pendorong utama yang akan berkontribusi pada transisi aktif ke dokumen elektronik dan penggunaan model "awan" di industri. Yang pertama adalah keinginan masyarakat, pengguna. Natalya Khramtsovskaya menunjukkan hal berikut: “Sudah mungkin untuk mengatakan dengan penuh keyakinan apa yang dirasakan orang teknologi Informasi bukan sebagai sesuatu yang tidak biasa, tetapi sebagai sesuatu yang seharusnya ada "secara default". Dalam hal ini, sikap terhadap dokumen bersifat indikatif. Orang tidak ingin tahu arsip mana yang harus mereka kunjungi untuk mengenal dokumen tertentu. Hari ini mereka ingin tahu di mana dokumentasi yang tepat dapat ditemukan di Internet. Menurut saya, tahun ini industri pengelolaan dokumen elektronik di negara kita akan terus berkembang.”
Penting juga bagi perkembangan industri untuk memahami situasi dan keinginan yang sesuai dari pihak kepemimpinan negara. Namun, ada sejumlah masalah yang masih harus diselesaikan. Di antara itu, Ny. Khramtsovskaya pertama-tama mencatat yang bersifat organisasi. Di Rusia hari ini ada dokumen elektronik, termasuk yang memiliki masa penyimpanan permanen, namun hingga saat ini belum ada satu pun arsip elektronik negara. Selain itu, di Rusia tidak ada pejabat dokumen normatif, yang akan mengatur penyimpanan dokumen elektronik.
18 Juni 2012 18:40Di Docflow 2012, banyak perhatian diberikan pada diskusi tentang "solusi cloud", ternyata - ini mungkin topik paling populer di kalangan pakar saat ini.
Saya bertanya kepada salah satu dari mereka apa itu "cloud", mereka menjelaskan kepada saya bahwa "solusi cloud" sebenarnya adalah kemampuan untuk bekerja dari jarak jauh.
Imajinasi segera menggambarkan "awan" dalam kaitannya dengan manajemen dokumen elektronik, di mana sebuah perusahaan kecil memutuskan untuk memasang EDMS. Dan agar tidak menarik staf TI tambahan, tidak membeli peralatan tambahan atau memutakhirkan yang sekarang, dia menyewa server. Misalnya, perusahaan pemasok sistem manajemen dokumen elektronik.
Namun, setelah membaca sejumlah artikel dengan topik teknologi cloud, menjadi jelas bahwa di dunia modern konsep "cloud" diartikan lebih luas. Dan ada banyak sekali artikel di jaringan tentang topik ini, dan, seperti yang dikatakan oleh penulis salah satunya: - "... banyaknya materi yang diterbitkan tidak hanya tidak memperjelas masalah yang sedang dipertimbangkan, tetapi juga memperumit pemahaman tentang konsep awan."
Jadi, di mana akses jarak jauh berakhir dan komputasi awan dimulai?
Mari kita mulai dengan ikhtisar definisi "cloud" dan "teknologi cloud", yang jumlahnya cukup banyak:
Singkatnya, cloud adalah implementasi dari infrastruktur virtual yang dinamis.
Cloud tidak lebih dari pusat data besar (atau jaringan server yang saling terhubung).
Teknologi cloud adalah teknologi pemrosesan data di mana sumber daya komputer disediakan untuk pengguna Internet sebagai layanan online. Kata "cloud" hadir di sini sebagai metafora, mempersonifikasikan infrastruktur kompleks yang menyembunyikan semua detail teknis di baliknya ... Ini adalah satu konsep besar yang mencakup banyak konsep berbeda yang menyediakan layanan. Misalnya, perangkat lunak, infrastruktur, platform, data, tempat kerja dan seterusnya.
Baru-baru ini, masalah terkait pembangunan sistem cloud mulai menarik tidak hanya perusahaan besar, tetapi juga lembaga pemerintah di berbagai negara di dunia. Baru-baru ini, sekelompok ahli merilis dokumen yang ditujukan untuk Komisi Eropa, di mana upaya dilakukan untuk mensistematisasikan pengalaman modern di bidang membangun sistem cloud dan mengembangkan rekomendasi untuk pengembangan sistem TI di Uni Eropa.
Menurut dokumen ini, “awan adalah perluasan yang dinamis Sistem Informasi, yang, jika perlu, menyediakan layanan TI kepada konsumen dengan karakteristik tertentu dan memungkinkan Anda mengontrol kualitas penyediaan layanan sesuai dengan metrik yang ditetapkan.
Hal terpenting dalam definisi ini adalah bahwa sistem cloud berorientasi pada layanan: tugas utama mereka adalah menyediakan layanan berkualitas kepada konsumen.
Dengan demikian, ada beberapa model penyediaan layanan:
- infrastruktur sebagai layanan (IaaS)
Biasanya, model IaaS melibatkan penyediaan server virtual, penyimpanan, infrastruktur jaringan;
- platform sebagai layanan (PaaS)
- menyediakan akses ke platform perangkat lunak. Pengguna dapat membuat dan menghosting aplikasi mereka sendiri berdasarkan platform ini, mereka memiliki akses ke manajemen sumber daya tingkat rendah (sistem operasi, penyimpanan data, dll.);
- Perangkat Lunak sebagai Layanan (SaaS)
- penyediaan perangkat lunak. Dalam model ini, pengguna hanya mendapatkan akses ke fungsionalitas perangkat lunak yang diperlukan melalui jaringan. *
Menurut konsep SaaS, Anda tidak membayar sekaligus saat membeli suatu produk, tetapi seolah-olah menyewanya. Selain itu, Anda menggunakan fungsi yang Anda butuhkan (dan, karenanya, membayarnya).
Dengan definisi dan model layanan disortir sedikit.
Sekarang mari kita coba memahami esensi cara kerja cloud computing.
Untuk mengambil contoh sederhana dari permainan komputer, « maka secara teknis terlihat seperti ini: gim itu sendiri terletak di server jarak jauh dan grafik diproses di sana, yang dikirimkan ke komputer pengguna akhir dalam bentuk "siap". Sederhananya, perhitungan yang dilakukan kartu video dan prosesor selama permainan normal di komputer sudah dilakukan di server di sini, dan komputer Anda hanya digunakan sebagai monitor. *
Dengan siapa layanan luar biasa itu dimulai?
Sejarah publik komputasi awan itu sendiri dalam implementasi modern dimulai sekitar tahun 2006. Saat itulah Amazon, yang tidak memerlukan pengenalan, memperkenalkan infrastruktur Layanan Webnya, tidak hanya menyediakan hosting, tetapi juga menyediakan daya komputasi jarak jauh untuk klien. Mengikuti Amazon, layanan serupa diperkenalkan oleh Google, Sun dan IBM. Dan pada tahun 2008, Microsoft mengumumkan rencananya di bidang ini. Selain itu, Microsoft tidak hanya mengumumkan layanan, tetapi juga sistem operasi cloud yang lengkap. sistem jendela Biru langit.
Sekarang mari beralih ke bidang minat yang terkait langsung dengan EDMS. Apa arti "teknologi cloud" baginya?
Akses jarak jauh ke EDMS memberi karyawan informasi terkini tentang keputusan yang dibuat di perusahaan, memungkinkan untuk berpartisipasi dalam diskusi dan adopsi keputusan ini, di mana pun karyawan tersebut berada. Tentu saja, pertama-tama, ini relevan bagi manajer, karena tidak ada satu pun keputusan penting yang dibuat tanpa kesepakatan dengan mereka. Namun, manajer menengah juga dapat menghargai peluang akses jarak jauh ke SED. Misalnya, kepala departemen produksi perusahaan besar yang selalu berada di lokasi, atau manajer penjualan yang sering harus melakukan perjalanan ke rapat, berkat kesempatan ini, mereka dapat melihat dan menyetujui dokumen yang disiapkan oleh kantor belakang untuk pelanggan di waktu.
Bagaimana komputasi awan dapat membantu bisnis?
Pertama, pengguna tidak perlu khawatir dengan performa PC-nya, tidak perlu khawatir ruang bebas pada ruang disk.
Kedua, pengguna hanya membayar untuk layanan, fitur yang disediakan, dan hanya untuk fitur tertentu.
Ketiga, teknologi cloud membantu bisnis dalam arti musiman. Misalnya, jika sebuah perusahaan menjual hadiah untuk Hari Perempuan Internasional, yang, seperti yang diketahui semua orang, hanya setahun sekali, di sisa waktu (musim dingin, musim panas, musim gugur) tidak ada yang membutuhkan layanannya. Dan pada saat inilah perusahaan tidak akan menanggung biaya pemeliharaan fungsionalitas besar yang hanya dibutuhkan selama periode puncak.
Jadi, dengan menggunakan teknologi cloud, perusahaan menghindari masalah yang terkait dengan membeli lisensi tambahan, menginstal dan mengonfigurasi aplikasi di setiap komputer, dan menemukan karyawan TI baru menggunakan opsi online. perangkat lunak yang diperlukan, membayar hanya untuk waktu karyawan menggunakan perangkat lunak ini.
Berbicara secara global, semua opsi untuk teknologi cloud menyiratkan model pembayaran berlangganan (untuk penggunaan sebenarnya). Selain itu, tidak hanya dalam kaitannya dengan perangkat lunak, tetapi juga dalam hal sumber daya perangkat keras. Dan ini disebut kondisional Bayar sesuai yang anda pakai. Nah, bagi yang tidak membutuhkan resource hardware, cukup menyewa aplikasi yang dibutuhkan (dan disini kita kembali ke konsep Software as a Service (SaaS).
Memuat...