Catatan singkat tentang topik pembatasan ukuran maksimum aturan di Outlook. Aturan Outlook adalah alat canggih yang memungkinkan Anda mengatur dan mengotomatiskan pekerjaan pengguna di Outlook.
Berkat aturan, Anda dapat mengonfigurasi pergerakan, penerusan, penghapusan korespondensi masuk dan keluar, mengatur penyortiran dan kategorisasi surat, dan banyak lagi... Namun, Anda tidak dapat membuat aturan dalam jumlah tak terbatas, karena ukuran maksimum aturan terbatas - dan ini bukan batasan Outlook itu sendiri, tetapi server email Exchange tempat kotak surat pengguna disimpan.
Dalam beberapa kasus, saat membuat atau mengedit aturan di Outlook, kotak pesan mungkin muncul yang menunjukkan bahwa aturan tersebut tidak dapat ditulis ke server:
Satu atau lebih aturan tidak dapat dikirimkan ke server Exchange dan telah dinonaktifkan. Beberapa pengaturan mungkin tidak didukung, atau mungkin tidak tersedia cukup ruang untuk menyimpan semua aturan Anda.
Di Outlook versi bahasa Inggris, kesalahannya terlihat seperti ini:
Ini berarti bahwa di dalam kotak Anda aktif server surat Exchange kehabisan ruang untuk menyimpan aturan. Jumlah ruang yang dialokasikan untuk aturan bergantung pada Versi Microsoft Menukarkan:
- Pertukaran 2003– 32 KB dialokasikan untuk aturan (rata-rata cukup untuk menyimpan 20 – 25 aturan)
- Pertukaran 2007/ Pertukaran 2010/ Pertukaran 2013/2016– 64 KB dialokasikan untuk aturan
Di Exchange 2003, batas ukuran aturan maksimum bersifat tetap dan tidak dapat diubah. Di versi Exchange yang lebih baru, jumlah memori untuk menyimpan aturan dapat ditingkatkan hingga 256 KB. Batas aturan ditetapkan secara individual untuk setiap pengguna melalui atribut khusus AturanKuota.
Anda dapat mengetahui ukuran kuota aturan Exchange saat ini untuk pengguna tertentu dengan menjalankan perintah berikut di Konsol Manajemen Exchange:
Dapatkan nama pengguna Kotak Surat | nama kaki, RulesQuota
Untuk menambah memori sebuah kotak:
Set-Kotak Surat -identitas nama pengguna -RulesQuota 256Kb
Catatan. Kuota ukuran aturan dapat diatur ke nilai berikut: 64 KB, 128 KB, atau 256 KB.
Jika Anda perlu meningkatkan batas aturan untuk semua kotak surat sekaligus, perintah ini akan membantu Anda:
Dapatkan-Kotak Surat | Set-Kotak Surat -RulesQuota 128KB
Jika ruang untuk menyimpan aturan ini tidak cukup, pengguna disarankan untuk melakukan manipulasi berikut:
- Hapus aturan yang tidak perlu
- Aturan penggabungan (misalnya, memindahkan email ke folder yang sama)
- Kecilkan nama aturan
- Jika salah satu aturan memindahkan email ke file folder.pst pribadi, Anda perlu memindahkan arsip ke direktori dengan jalur yang lebih pendek. Misalnya, dari folder C:\Documents and Settings\winitpro\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\mymail2013.pst ke folder C:\mail\mymail2013.pst
Gunakan aturan kotak masuk untuk eksekusi otomatis tindakan tertentu dengan pesan yang sampai padanya.
Untuk informasi tentang cara menggunakan Arsip, Pembersihan, dan alat lainnya, lihat Mengatur kotak masuk Anda dengan Arsip, Pembersihan, dan alat lainnya di Outlook.com.
Buat Aturan Kotak Masuk
Aturan berlaku untuk pesan masuk dan dapat dibuat di folder mana pun.
Untuk membuat aturan dengan cepat yang memindahkan semua pesan dari pengirim atau kumpulan pengirim tertentu ke folder, dalam daftar pesan, klik klik kanan arahkan mouse ke huruf yang ingin Anda buat aturannya dan pilih perintah Buat aturan.
Pilih folder tempat Anda ingin memindahkan semua pesan dari pengirim atau kumpulan pengirim ini, dan klik OKE.
Klik tombolnya OKE.
Jika Anda ingin melakukan apa pun selain memindahkan pesan dari pengirim atau kumpulan pengirim tertentu ke folder, pilih Opsi tambahan.
Setiap aturan harus memiliki setidaknya tiga elemen: nama, kondisi, dan tindakan. Aturan juga dapat berisi pengecualian terhadap ketentuan. Di setiap tahap, Anda dapat menambahkan beberapa kondisi, tindakan, atau pengecualian menggunakan tombol Tambahkan kondisi, Tambahkan tindakan Dan Tambahkan pengecualian.
Jika Anda tidak ingin aturan lain diproses setelah ini, pilih kotak centang Hentikan pemrosesan aturan lebih lanjut. informasi tambahan Lihat Berhenti memproses aturan tingkat lanjut di Outlook.com.
Mengubah aturan kotak masuk
Catatan: Beberapa aturan yang dibuat di versi Outlook lainnya tidak diproses di Outlook.com. Aturan ini tidak dapat dijalankan atau diubah di Outlook.com.
Hapus aturan Kotak Masuk
Penting juga untuk mengetahui...
Anda mungkin telah membuat aturan untuk meneruskan atau mengalihkan pesan yang Anda terima ke alamat lain Surel. Dalam hal ini, penting untuk mengetahui perbedaan antara pengalihan dan pengalihan.
Penerusan melibatkan pengiriman email yang Anda terima ke penerima lain. Jika penerima merespons, responsnya akan dikirim ke alamat asal penerusan pesan di atas.
Pesan yang diteruskan membuat pengirim aslinya tetap berada di baris Dari. Ketika penerima yang menerima pesan tersebut merespons, respons mereka akan kembali ke pengirim aslinya.
Ada pertanyaan tambahan?
Korespondensi bisnis melalui Internet sudah menjadi hal yang lumrah saat ini. Melalui email massa yang dibutuhkan dipindahkan dan informasi penting, dokumen dikirim dan bahkan kesepakatan dibuat. Apa yang harus dilakukan jika pekerjaan Anda berhubungan langsung dengan email, tetapi karena alasan tertentu (liburan, perjalanan bisnis) Anda tidak dapat mengakses akun email? Outlook memungkinkan Anda tetap berhubungan dengan penerima bahkan dari jarak jauh.
Cara membuat balasan otomatis di Outlook: templat dan aturan
Ada dua opsi yang tersedia untuk pengguna Outlook tindakan otomatis atas pesan masuk dan keluar: templat dan aturan.
Templat menyederhanakan proses pembuatan dan pengiriman pesan, yang teksnya sering diulang, hanya berbeda dalam beberapa data (secara harfiah beberapa kata atau angka). Pada intinya, templat adalah pesan yang disimpan di mana data baru dimasukkan segera sebelum dikirim.
Aturan di Microsoft Outlook- ini adalah tindakan yang dilakukan secara otomatis pada pesan, dibuat berdasarkan template yang ada atau kondisi tertentu.
Mari kita lihat langkah demi langkah proses pembuatan template dan aturan, serta perbedaan di antara keduanya versi yang berbeda Pandangan.
Buat templat untuk versi Outlook 2003 dan 2007
Kecil kemungkinannya ada orang lain yang menggunakan “dinosaurus” dunia email ini, tetapi jika Anda cukup beruntung bisa mendapatkannya tempat kerja hanya dengan perangkat lunak seperti itu, maka petunjuk ini cocok untuk Anda.
Buat templat untuk versi Outlook 2010–2016
Algoritme tindakan di versi yang lebih baru jauh lebih disederhanakan, tetapi fungsionalitas baru telah ditambahkan dalam pengaturan.
Buat aturan untuk versi Outlook 2007 dan 2003
Untuk membuat aturan di Outlook versi 2003 dan 2007, lakukan hal berikut:
Apa perbedaan settingan versi 2010, 2013, 2016
Tidak ada perbedaan mendasar dalam pengaturannya. Ada sedikit perbaikan dalam prosesnya.
Video: Cara mengaktifkan autoresponder di Outlook 2013
Cara menonaktifkan balasan otomatis
Ini bahkan lebih sederhana daripada saat mengatur penyertaan. Di versi 2010–2016, saat berikutnya Anda masuk ke Outlook dengan balasan otomatis diaktifkan, Anda akan melihat peringatan terkait (“Untuk ini akun balasan otomatis sedang dikirim"). Klik tombol "Nonaktifkan" dan semua opsi akan dinonaktifkan.
Pada versi 2007 dan 2003, Anda harus masuk ke menu "Layanan", ke item "Deputi" dan pilih sub-item "Saya sedang bekerja".
Buka layanan Deputi dan matikan balasan otomatis Surat Klien Outlook membuat bekerja dengan email menjadi lebih mudah. Tak ayal, mesin penjawab saat berlibur merupakan barang yang tak tergantikan bagi seseorang yang pekerjaannya selalu melibatkan korespondensi. Yang tersisa hanyalah mengonfigurasi parameter "wakil" pribadi Anda dengan benar dan menjalankan bisnis Anda dengan hati nurani yang bersih atau santai saja!
Jadi, kami melihat aspek utama bekerja dengan email: membuat pesan, mengirim dan menerima, serta membalas, meneruskan, dan mengatur parameter email. Semua ini, tidak diragukan lagi, memungkinkan Anda mengatur aktivitas komunikasi Anda pada tingkat yang layak. Namun kemampuan Outlook yang dibahas di bawah ini memungkinkan Anda tidak hanya mengatur proses ini, tetapi juga mengoptimalkannya, yang menjadikan Microsoft Outlook pemimpin di antara email perangkat lunak.
Aturan Guru adalah alat Outlook khusus yang membantu Anda memproses email. Aturan menentukan tindakan yang harus dilakukan secara otomatis untuk pesan tertentu. Begitu aturan ini berlaku program Microsoft Outlook ke pesan masuk atau keluar.
Aturan Pandangan
Aturan - itu adalah serangkaian kondisi, tindakan, dan pengecualian untuk memproses dan memesan pesan. Setiap aturan terdiri dari tiga elemen: satu atau lebih kondisi yang menjelaskan pesan yang menerapkan aturan tersebut; satu atau lebih tindakan yang menentukan operasi yang akan dilakukan pada pesan yang memenuhi ketentuan, dan satu atau lebih pengecualian yang menentukan pesan mana yang tidak boleh diterapkan pada pesan tersebut. Misalnya, Anda dapat secara otomatis memindahkan semua pesan yang diterima dari manajer Anda (kondisi), kecuali pesan-pesan yang sangat penting (pengecualian), ke folder terpisah (tindakan).
Tabel 9.7 menunjukkan jenis peraturan standar dan deskripsinya.
| Jenis aturan | Deskripsi aturan |
| Memeriksa pesan setelah menerima | Terapkan aturan ini saat pesan diterima |
| Memeriksa pesan setelah dikirim | Terapkan aturan ini saat pesan dikirim |
| Pindahkan pesan baru dari seseorang | Terapkan aturan ini ketika pesan diterima dari<отправители или список рассылки>Pindah ke% FOLDER<имя> |
| Pemberitahuan saat menerima pesan penting | Terapkan aturan ini ketika pesan diterima yang ditujukan kepada saya dan sangat penting. Beritahu saya menggunakan notifikasi<текст> |
| Pindahkan pesan berdasarkan konten | <текст>dalam teks atau di bidang Subjek. Pindah ke% FOLDER<имя> |
| Hapus diskusi | Terapkan aturan ini ketika pesan berisi<текст>di bidang Subjek. Hapus mereka |
| Tandai pesan dari seseorang | Terapkan aturan ini ketika pesan diterima dari pengirim atau milis. Beri tanda pada mereka<действие и срок> |
| Menentukan kategori pesan terkirim | <получатель или список рассылки>. Tempatkan mereka dalam sebuah kategori<имя> |
| Mendefinisikan kategori berdasarkan konten | Terapkan aturan ini ketika pesan berisi<текст>dalam teks atau di bidang Subjek. Tempatkan mereka dalam sebuah kategori<имя> |
| Memindahkan pesan terkirim | Terapkan aturan ini ketika pesan ditujukan kepada<получатель или список рассыл-ки>. Pindahkan salinan ke folder<имя> |
| Hentikan pemrosesan semua aturan berikut | Terapkan aturan ini ketika pesan diterima. Hentikan pemrosesan aturan lebih lanjut |
Tabel 9.7. Jenis aturan standar dan deskripsinya
Buat aturan
Mari kita lihat cara kerja Rules Wizard menggunakan contoh berikut. Katakanlah Anda adalah pelanggan Internet dan setiap hari Anda menerima pesan dari server berlangganan (dalam kasus saya, ini adalah berita hari ini dari CityCat). Keinginan alaminya adalah memindahkan berita secara otomatis ke folder yang khusus dibuat untuknya. Namun katakanlah selain berita dari CityCat, Anda juga menerima laporan cuaca. Apalagi jika pesan (berita) itu ada lampirannya, saya tidak ingin meletakkannya di folder ini.
Dengan demikian, Anda dapat menetapkan aturan berikut: "Pindahkan pesan baru ke folder KotaKucing dengan syarat pengirimnya adalah CityCat dan subjek pesan berisi teks "berita", kecuali pesan tersebut berisi lampiran."
Contoh 9.31. Buat aturan
> Layanan > Panduan Aturan...
Membuat...
Buat aturan berdasarkan template
Jenis aturan Memindahkan pesan baru dari seseorang
Deskripsi aturan
Nama Kucing Kota
Nama:= <Имя папки>
Tempatkan di Kotak Masuk
<Текст>
Tambahkan baru:=<текст>(Gbr. 9.47)
Nama Aturan:= <Имя правила>
Jalankan aturan ini pada pesan yang sudah ada di Kotak Masuk
Setelah menekan tombol Siap(Selesai) aturan untuk item folder akan diluncurkan Properti Pengguna(Folder Pribadi). Sekarang aturan tersebut benar-benar siap digunakan.
Bekerja dengan aturan
Semua aturan yang dibuat ada dalam daftar Terapkan aturan dalam urutan berikut(Terapkan aturan dalam urutan berikut) kotak dialog Aturan Guru(Penyihir Aturan). Anda dapat membuat, mengubah, mengganti nama, dan menghapus aturan menggunakan tombol yang sesuai.
Jika perlu, Anda dapat menonaktifkan atau mengaktifkan mode eksekusi aturan. Untuk melakukan ini, hapus centang atau centang kotak di sebelah nama mode.
Jika ada lebih dari satu aturan, Anda dapat mengubah urutan pelaksanaannya menggunakan tombol Ke atas(Pindah ke Bawah) dan Turun(Pindah ke Atas). Dalam beberapa kasus, urutan pelaksanaan aturan sangat penting.
Selain itu, selain otomatis, Rule Wizard mendukung eksekusi manual dari aturan yang dibuat.
Contoh 9.32. Eksekusi aturan "Manual".
Menjalankan...
Termasuk subfolder
Terapkan ke Semua pesan
Menjalankan
Sebagai penutup bagian ini, saya ingin memberikan sejumlah komentar dan tip untuk bekerja dengan Rules Wizard.
- Pikirkan baik-baik tentang bagaimana Anda akan menyusun pesan Anda. Penting untuk memahami dengan jelas cara kerja Outlook dengan struktur yang Anda pilih. Jadi, misalnya, Anda dapat membuat folder dengan jenis yang sama untuk setiap kontak Anda, yang berisi subfolder: Kotak masuk(Kotak Masuk) - untuk pesan yang diterima dari kontak, dan Terkirim(Item Terkirim) - untuk yang dikirimkan kepadanya.
- Saat membuat aturan, pikirkan keseluruhan algoritmanya. Pastikan aturan tersebut tidak tumpang tindih dengan aturan lain atau bertentangan dengan aturan tersebut, agar nantinya Anda tidak mencari pesan yang sebenarnya tidak ada. Terkadang dalam kasus seperti itu, Rules Wizard mengeluarkan peringatan tentang ketidakcocokan.
- Jika sebuah pesan tidak memenuhi aturan apa pun, pesan itu ditempatkan di folder Kotak masuk(Kotak Masuk)
- Jangan lupakan cara umum lainnya untuk menyusun struktur - Kategori(Kategori). Buat aturan kategori untuk pesan umum.
Menggunakan aturan untuk Pesan Outlook memungkinkan Anda menghemat waktu yang seharusnya dihabiskan untuk proses rutin dan secara signifikan meningkatkan produktivitas pekerjaan Anda. Cukup dengan mengonfigurasi aturan satu kali dan di masa mendatang kondisi yang ditentukan akan diterapkan secara otomatis. Aturan paling populer, yang mungkin digunakan oleh semua pengguna Outlook, adalah mengurutkan email ke dalam folder. Tanpa penyortiran ini, laci saya akan kacau balau. Aturan apa lagi yang bisa dikonfigurasi di Outlook?
Aturan di Outlook terbagi dalam dua kategori: aturan untuk tetap teratur dan aturan untuk tetap mendapat informasi. Anda juga dapat membuat aturan kosong untuk menyesuaikannya sesuai keinginan.
- Organisasi. Aturan ini membantu menyimpan dan melacak pesan. Misalnya, Anda dapat membuat aturan untuk pesan dari pengirim tertentu, seperti Egor Tribalov, sehingga pesan dengan kata "laporan" di baris Subjek ditandai untuk dieksekusi, ditetapkan kategori "Laporan" dan dipindahkan ke folder bernama "Laporan Egor" ".
- Kesadaran. Aturan-aturan ini memastikan bahwa pengguna diberitahu dengan satu atau lain cara ketika pesan tertentu telah diterima. Misalnya, Anda dapat membuat aturan untuk telepon genggam Pengguna secara otomatis dikirimi pesan ketika menerima pesan dari manajernya.
- Mulailah dengan aturan kosong. Aturan ini dibuat oleh pengguna tanpa bantuan templat aturan, sehingga memungkinkan Anda mengembangkan aturan kustom sepenuhnya.
Buat templat aturan bawaan untuk skenario standar
Di tab Mengajukan pilih barang Kelola Aturan dan Peringatan.
Di kotak dialog Aturan dan Peringatan di tab Aturan Email klik tombolnya Baru.
Di Grup Langkah 1 pilih template yang diinginkan dari koleksi template Organisasi atau Kesadaran.
Di Grup Langkah 2 Klik nilai yang digarisbawahi. Saat Anda memilih tautan penerima atau kelompok masyarakat, buku alamat akan terbuka.
Di jendela Langkah 1: Pilih kondisi filter, pilih kondisi yang harus dipenuhi pesan agar aturan dapat diterapkan.
Di Grup Langkah 1 pilih tindakan yang Anda inginkan untuk diambil aturan ketika kondisi yang ditentukan terpenuhi.
Di Grup Langkah 1 pilih pengecualian terhadap aturan tersebut lalu klik Lebih jauh.
Di jendela Langkah 1 masukkan nama untuk aturan tersebut.
Di Grup Langkah 2 Centang kotak untuk opsi yang Anda inginkan.
Jika Anda ingin menerapkan aturan ini pada pesan yang sudah ada di folder tersebut Kotak masuk, centang kotaknya Jalankan aturan ini untuk pesan yang sudah ada di kotak masuk Anda.
Membuat aturan dari sebuah pesan
Anda juga dapat dengan cepat membuat aturan berdasarkan pesan yang sudah Anda terima. Penerapan paling logis dari aturan ini adalah memindahkan pesan dari grup pengirim/pengirim tertentu ke dalam satu folder.
Klik pesan yang ingin Anda buatkan aturannya, lalu pada tab rumah di Grup Bergerak klik Aturan.
Aturan yang disarankan ditampilkan berdasarkan pengirim dan penerima pesan.
Lakukan salah satu hal berikut:
- Klik salah satu aturan yang disarankan, pilih folder tujuan, dan klik OKE.
- Untuk melihat opsi aturan lainnya berdasarkan pengirim, penerima, atau subjek pesan, pilih Buat aturan.
Sebuah kotak dialog akan terbuka Buat aturan.
- Di lapangan Ketika Anda menerima pesan yang memenuhi ketentuan berikut: Centang kotak untuk kondisi yang diperlukan.
- Di lapangan Ikuti langkah ini Pilih kotak centang untuk tindakan yang Anda inginkan agar diambil aturan ketika kondisi yang ditentukan terpenuhi.
- Centang kotaknya Pindahkan item ke folder.
Klik folder yang ada atau klik Membuat untuk membuat folder untuk menyimpan pesan tertentu.
Untuk menambahkan ketentuan, tindakan, atau pengecualian tambahan pada aturan, klik Selain itu dan ikuti instruksi lebih lanjut di panduan aturan.
Memuat...