Рассылка расчетных листков по электронной почте правомерно. Официальная позиция: электронный расчетный листок – блажь или необходимость? Процедура подтверждения возможна с помощью

В соответствии с ч. 1 ст. 136 ТК РФ при выплате заработной платы работодатель обязан извещать каждого работника в письменной форме:

О составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;

О размерах иных сумм, начисленных работнику, в т. ч. денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и др.;

О размерах и об основаниях произведенных удержаний;

Об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Сведения о составных частях заработной платы должны быть доведены до сведения работника посредством предоставления ему расчетного листка. Форма этого документа разрабатывается работодателем самостоятельно (с учетом требований ч. 1 ст. 136 ТК РФ) и утверждается с учетом мнения представительного органа работников (при его наличии) (ч. 2 ст. 136 ТК РФ).

Форма расчетного листка может быть утверждена приказом работодателя или являться приложением к локальному нормативному акту, которым установлена система оплаты труда в организации (например, к положению об оплате труда работников).

Работодатель обязан представлять работникам расчетные листки, чтобы обеспечить им возможность получения достоверной информации о своей заработной плате. Целью является контроль за соблюдением работодателем условий труда, предусмотренных трудовым договором.

КАК ВЫДАВАТЬ РАСЧЕТНЫЕ ЛИСТКИ?

Можно рассылать по электронной почте

Порядок выдачи работникам расчетных листков при выплате заработной платы трудовым законодательством не установлен. Поэтому работодатель должен самостоятельно определить его и закрепить в своих внутренних документах.

Например, такой порядок можно установить в локальном нормативном акте, определяющем форму расчетного листка. Это подтверждают в своих разъяснениях и специалисты Роструда .

Если все работники организации имеют свои адреса рабочей (корпоративной) электронной почты, то расчетные листки можно высылать для ознакомления на них.

Специалисты Минтруда России считают это возможным. По их мнению, порядок извещения работников о составных частях заработной платы необходимо закрепить:

1) в трудовом договоре;

2) коллективном договоре;

3) локальном нормативном акте работодателя (например, в приказе руководителя организации, положении о выдаче расчетных листков работникам).

Если закрепленный порядок предусматривает направление расчетных листков работникам по электронной почте, это не нарушает положений ст. 136 ТК РФ (пример 1).

Судебная практика также подтверждает правомерность применения такого способа извещения работников о составных частях их заработной платы. Судьи не видят нарушения в рассылке расчетных листков по электронной почте .

Порядок выдачи расчетных листков работникам можно прописать в локальном нормативном акте или коллективном договоре более подробно.

Возможна ситуация, когда в организации трудятся работники, не связанные с работой за компьютером (например, обслуживающий персонал — ремонтники, уборщики производственных и служебных помещений и т. п.). В этом случае можно предусмотреть разные способы выдачи расчетных листков (пример 2).

С локальным нормативным актом, коллективным договором, устанавливающим порядок выдачи расчетных листков, работники должны быть ознакомлены под роспись (ч. 2 ст. 22, ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Можно ознакомить с помощью специальной программы

В связи с тем, что трудовым законодательством не регламентирован порядок извещения работников о составных частях заработной платы, работодатели могут использовать различные способы представления работникам расчетных листков.

Организация может воспользоваться такими вариантами ознакомления работников с расчетными листками:

а) предоставление доступа к специальной программе, для чего каждому работнику выдается логин и пароль;

б) предоставление доступа в личный рабочий кабинет работника в интернете.

Не признано судами нарушением также размещение расчетных листков по заработной плате в электронном виде:

В личном рабочем кабинете работника в интернете (Апелляционное определение Верховного суда Республики Коми от 18.02.2013 по делу № 33-1073/2013);

На личной странице работника в интернет-банке (Апелляционное определение Новосибирского областного суда от 05.06.2014 по делу № 33-4700/2014).

Указанные способы извещения работников суды признали соответствующими требованиям трудового законодательства.

Бумажные расчетные листки можно не заполнять. Письмом № 14-1/ООГ-1560 Минтруд разрешил выдавать работникам электронные листки. Например, по почте и скайпу. Таким образом, теперь работодатель вправе не выдавать расчетный листок на бумаге. В статье есть бланк и образец листка.

Как правильно выдавать расчетные листки в 2019 году

Минтруд в письме сказал, что закон не запрещает выдавать расчетные листки в электронном виде. Но чтобы применять такой способ, бухгалтерия должна выпустить ряд документов. Расскажем обо всем по порядку.

  • Статья дня:

Трудовой кодекс обязывает работодателя письменно сообщать работнику (ч. 1 ст. 136 ТК РФ):

  1. о составных частях заработной платы и других начислениях;
  2. размере и основаниях удержаний из зарплаты;
  3. сумме к выплате на руки.

Форма извещения о зарплате - расчетный листок. Если бухгалтер не выдает работникам листки при выплате зарплаты, трудовая инспекция начислит компании штраф до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 ТК РФ).

Трудовой кодекс не определяет, каким способом передать документ работнику. Вы вправе его распечатать на бумаге или направить в электронном виде. Второй способ экономит время. Вам не надо распечатывать, приглашать в бухгалтерию работников и выдавать каждому документ.

Расчетный листок в электронном виде можно:

  1. отправить по электронной почте;
  2. открыть в специальной программе;
  3. выложить в личном кабинете или на личной странице работника в Интернете.

Заполнить листок бесплатно онлайн вы можете в нашей программе Бухсофт . Она позволяет вести налоговый и бухгалтерский учет и готовит первичные документы и отчетность в один клик. Кстати, программа сама заполняет документ и отправляет их работникам на электронную почту и СМС. Возьмите пробный доступ к программе на 365 дней. Для пользователей доступна консультация по всем бухгалтерским вопросам 24 часа в сутки 7 дней в неделю.

  • Новость дня:

Как направить расчетный лист по электронной почте

Компания вправе установить, что работники будут получать листки по электронной почте. Этот способ пропишите в том локальном нормативном акте, который утвердил форму. Так рекомендует Роструд в письме от 27.12.2016 № ПГ/36563-6-1.

Порядок извещения нужно закрепить в одном из документов:

  • в трудовом договоре;
  • коллективном договоре;
  • локальном нормативном акте работодателя.

Формулировка в договоре может быть такая:

«Работодатель в день выплаты зарплаты за вторую половину месяца высылает на корпоративный адрес электронный почту работника листов по форме, который установлен в приложении X к настоящим Правилам».

Бланк и образец

Ниже приводим бланк и образец заполнения листка. Эту форму можно отправлять по электронной почте. Также вы можете отправлять по электронной почте выписку из бухгалтерских программ по зарплате, например, из 1С.

Образец расчетного листка

Новые штрафы за невыдачу расчетных листков

Ранее были установлены штрафы за расчетные листки. Новые штрафы смотрите в таблице.

Нарушение, норма закона

Наказание для…

Бухгалтеров

Предпринимателей

Компаний

Невыдача расчетных листков;

(ч. 1-2 ст. 5.27 КоАП РФ)

Первое нарушение

штраф от 1000 до 5000 руб.

штраф от 1000 до 5000 руб.

штраф от 30 000 до 50 000 руб.

Повторное нарушение*

штраф от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на 1-3 года

штраф от 10 000 до 20 000 руб.


Электронная газета

Компания вправе отправлять расчетные листки по электронной почте сотрудникам. Такой порядок не нарушит Трудовой кодекс.

Как отправлять расчетные листки по электронной почте

Главное прописать новый способ извещения во внутреннем документе, трудовом или коллективном договоре. Такой вывод впервые сделал Минтруд в письме от 21.02.17 № 14–1/ООГ-1560 (ответ на частный запрос).

  • Важная статья:

Работодатель обязан сообщать сотрудникам о составных частях зарплаты. Для этого бухгалтерия выдает расчетные листки (ст. 136 ТК РФ). Если компания не извещает работников, трудинспекторы вправе оштрафовать на 50 тыс. рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). Причем оспорить штраф не удается даже в суде (решение Свердловского областного суда от 20.01.16 № 72–98/2016).

Как выдавать листок. В кодексе сказано, что сообщить работникам о составных частях зарплаты нужно письменно. Других требований нет. Если отправить листок по электронке, работники смогут ознакомиться с документом и распечатать его. Требование о письменной форме работодатель выполнит. Поэтому в письме № 14–1/ООГ-1560 Минтруд пришел к выводу, что компания вправе передавать листки по электронной почте.

Еще один способ не тратиться на бумагу - отправлять листки личным сообщением на корпоративном сайте компании или предоставить работникам доступ к программе, где они смогут просматривать свои документы. Такие способы поддерживают судьи (апелляционное определение Новосибирского областного суда от 05.06.14 № 33–4700/2014).

Пропишите во внутренних документах, что компания отправляет листки на электронную почту. Например, закрепите такие правила в положении, которым компания утвердила форму самого расчетного листка (письмо Роструда от 18.03.10 № 739 6 1). Изменения внесите приказом и ознакомьте с ним работников (см. образец).

Образец. Как изменить порядок выдачи расчетных листков (фрагмент)

Предупреждать сотрудников о поправках за два месяца не надо, изменения не ухудшают их положения (ст. 74 ТК РФ).

Не у всех работников есть электронная почта и доступ в интернет. Поэтому полностью исключать бумажные документы не стоит. Оставьте оба способа извещения. Это тоже не противоречит кодексу.

Расчетные листки по электронной почте: как подтвердить получение

На трудовой проверке работодатель должен подтвердить, что выдавал расчетные листки. Для этого настройте отправку сообщений с подтверждением о прочтении. Когда сотрудник получит такое письмо и откроет, вам придет электронное подтверждение. Сохраняйте архив отправленных сообщений с расчетными листками. В таком случае вы сможете быстро найти нужное письмо.

28.11.2017 10:51:00

<Скудутис М. Электронные больничные. Плюсы и минусы // Расчет. 2016. № 3. С. 23-25>. А на сегодняшний день в электронном виде можно купить авиабилеты, подать иск, ставить подписи, вести учет выдачи средств индивидуальной защиты, подавать декларации соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда и даже получить административный штраф (п. 5.1 ст. 29.10 КоАП РФ). Расчетный листок в электронном виде сегодня доступен лишь дистанционным работникам <часть 5 статьи 312.1 Трудового кодекса РФ> <Мошкович М.Г. Тайны расчетного листка // Главная книга. 2014. № 23. С. 23>.

Листки нетрудоспособности скоро будут выдавать в электронном виде <Скудутис М. Электронные больничные. Плюсы и минусы // Расчет. 2016. № 3. С. 23-25>. А на сегодняшний день в электронном виде можно купить авиабилеты, подать иск, ставить подписи, вести учет выдачи средств индивидуальной защиты, подавать декларации соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда и даже получить административный штраф (п. 5.1 ст. 29.10 КоАП РФ).

Расчетный листок в электронном виде сегодня доступен лишь дистанционным работникам <часть 5 статьи 312.1 Трудового кодекса РФ>. Всем остальным категориям работников часть 1 статьи 136 Трудового кодекса РФ (далее - ТК РФ) предписывает выдавать расчетные листки исключительно в бумажном виде, используя рассылку расчетных листков по электронной почте лишь как дополнительный способ <Мошкович М.Г. Тайны расчетного листка // Главная книга. 2014. № 23. С. 23>.

Но как проинформировать работника о причитающихся ему выплатах, если тот, к примеру, заболел или в день выдачи зарплаты находится в пути, является высококвалифицированным иностранным специалистом, не владеющим русским языком, либо не сможет вовсе прочитать его, так как имеет ограниченные возможности по состоянию здоровья? Попробуем разобраться, почему же расчетный листок остается «обездоленным» в век информационных технологий, ведь требований к нему куда меньше, чем к тому же авиабилету или постановлению об административном правонарушении.

ПЕРСОНАЛЬНЫЕ ДАННЫЕ - НАДЕЖНАЯ ЗАЩИТА

Обратимся к норме закона. Часть 1 ст. 136 ТК РФ обязывает работодателя при выплате заработной платы извещать в письменной форме каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, о размерах иных сумм, начисленных работнику, о размерах и об основаниях произведенных удержаний и об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Первое преимущество электронного расчетного листа заключается в необязательности указания персональных данных работников. Обратите внимание: закон не требует указывать в расчетном листке фамилию, имя и отчество работника. Поэтому при утверждении формы расчетного листка работодателю достаточно под личную подпись довести до сведения сотрудника то, что в расчетном листке будет указываться вместо Ф.И.О. его табельный номер, и в случае утери листка это не повлечет за собой разглашение персональных данных вследствие их обезличивания. А с учетом возможного ужесточения административного наказания за нарушение законодательства о персональных данных данный вопрос становится еще актуальнее <Федеральный закон от 07.02.2017 № 13-ФЗ «О внесении изменений в Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях»>.

Особенно удобен этот прием для гражданского персонала различных силовых структур: как правило, там действуют довольно строгие правила в отношении даже весьма простых документов. Конечно, многие специалисты могут возразить, ведь всю информацию о заработной плате, включая Ф.И.О. работника, легко можно «зашить», к примеру, в QR-код. Но также у многих есть телефоны, которые подобный код могут прочитать на раз-два, а вот табельный номер работника знает он сам и ограниченный круг его коллег, которые несут ответственность за разглашение персональных данных. А в случае возникновения споров, касающихся неправомерных действий (бездействия) работодателя при обработке и защите персональных данных работника, такие конфликты будет рассматривать суд, так как согласно ст. 391 ТК РФ подобные споры рассматриваются непосредственно судом.

Пример 1. Работодатель выдавал расчетные листки работникам в запечатанных конвертах, аналогичных тем, в которых банки выдают ПИН-код к банковским карточкам. Однако человеческий фактор никуда не денешь: конверты перепутали, вследствие чего два работника узнали размер заработной платы друг друга и «закатили» скандал, которого можно было избежать, если бы в расчетных листках стояли не фамилии, а номера и выдавались они в электронном виде на адрес электронной почты сотрудника.

ЭКОНОМИЯ ДЕНЕГ

Следующее преимущество выдачи расчетного листка в электронном виде состоит в экономии бумаги. Да-да, не смейтесь. Особенно это актуально для крупных организаций. Попробуйте посчитать в уме количество работников в вашей компании, умножьте на двенадцать - количество бумаги, необходимое для распечатки данных. Результат получится далеко не скромным. Для маленьких компаний это не проблема, а вот для больших (особенно «зеленых») это нововведение будет спасением от рутины бумажной работы и даст неплохую возможность сэкономить.

Сошлемся на письмо от 14.04.2016 № 02-06-05/21573, где Минфин России разъясняет, что формирование и хранение вторых экземпляров расчетных листов нормативными актами не предусмотрено <см. раздел «Применение и заполнение карточки-справки (форма 0504417)» Методических указаний по применению форм первичных учетных документов и формированию регистров бухгалтерского учета органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, утвержденных Приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н» (далее - Приказ № 52н)>. В нем же сообщается, что расчетные листы по заработной плате работников формируются на основании форм документов, установленных Приказом № 52н.

Действительно, в Приказе № 52н, равно как и в ТК РФ, нет указания на обязанность работодателя хранить расчетные листки. Однако эта обязанность имеется в Указаниях по применению и заполнению форм первичной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 (далее - Постановление Госкомстата № 1). Так, экземпляр распечатки расчетного листа с данными о составных частях заработной платы, размерах и основаниях произведенных удержаний, об общей денежной сумме, подлежащей выплате, вкладывается (вклеивается) ежемесячно в лицевой счет работника на бумажном носителе (форма № Т-54а, утвержденная Постановлением Госкомстата № 1).

Вместе с тем необходимость вкладывать (вклеивать) в лицевые счета работников распечатки расчетных листков за весь период работы отпала с 1 января 2013 года <Письмо Роструда от 23.01.2013 № ПГ/10659-6-1>.

Действующая редакция ст. 136 ТК РФ прямо указывает, что расчетный листок выдается в письменной форме, а легальное определение понятия «письменная форма» содержится в ч. 2 ст. 434 ГК РФ, согласно которой договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена письмами, телеграммами, телексами, телефаксами и иными документами, в том числе электронными документами, передаваемыми по каналам связи, позволяющими достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору. На практике же проверяющие непреклонны: расчетные листки должны выдаваться исключительно на бумаге (за исключением дистанционных работников).

При этом Минфин России выразил в письме абсолютно верную позицию: законодательством не предусмотрено ни формирование, ни хранение вторых экземпляров расчетных листков. По сути, при проверках и при требовании работников о повторной выдаче расчетных листков они просто заново распечатываются.

На деле получается занимательная вещь: расчетный листок выдан работнику, второй экземпляр расчетного листка работодатель хранить не обязан, однако в случае невозможности подтвердить выдачу листка работнику он может схлопотать штраф, причем на основании акта проверки и постановления по делу об административном правонарушении, составленных в форме электронного документа. Ирония судьбы, да и только. К счастью, совсем недавно лед тронулся. В рамках Российского инвестиционного форума «Сочи-2017» состоялась сессия «Трудовые отношения в цифровой экономике», на которой глава Роструда Всеволод ВУКОЛОВ отметил, что возможность оформления трудовых договоров в электронном виде является одной из ключевых задач на сегодня. Это не только поможет дистанционным работникам, вахтовикам оформить свои трудовые отношения, но и снизит издержки компаний, которые вкладывают большие средства в бумажный документооборот < http://www.rostrud.ru/press_center/novosti/549002/>.

Данная инициатива является весьма актуальной и своевременной и позволит одновременно с воплощением в жизнь идеи электронных трудовых договоров решить вопрос в отношении «бедного родственника» трудового договора - расчетного листка, а именно о возможности выдачи расчетных листков в электронной форме. Выражу уверенность, что это значительно упростит задачу реализации поручения главы государства по созданию единого пространства цифровой экономики.


ФОРМА РАСЧЕТНОГО ЛИСТКА


Рекомендованной (унифицированной) формы расчетного листка нет, что отрицательным образом сказывается на исполнении работодателем обязанности по ее утверждению. Нередки случаи, когда информация, включенная в расчетный лист, абсолютно не нужна работнику или составные части заработной платы преподносятся в форме аббревиатур, разгадать которые могут только посвященные.

На мой взгляд, оформление и последующая выдача расчетного листка в электронной форме позволят профсоюзам (либо производственным советам на локальном уровне) на уровне отраслевых соглашений закреплять его рекомендуемую форму для всех работодателей определенной отрасли и размещать ее в открытом доступе в целях оптимального соблюдения требований трудового законодательства, касающихся оплаты труда работников, и существенно снизят риск привлечения работодателя к административной ответственности за применение неутвержденной формы расчетного листка <Постановление ВС РФ от 23.12.2010 № 75-АД10-3>.

Пример 2. Пунктом 3.2.12 Отраслевого соглашения по угольной промышленности Российской Федерации в настоящее время установлена обязанность работодателя выплачивать работникам, за исключением работников, получающих оклад (должностной оклад), за нерабочие праздничные дни, в которые они не привлекались к работе, дополнительное вознаграждение в размере 1/21 от МРОТ с начислением на него районного коэффициента и северных надбавок.

<Соглашение о продлении срока действия Дополнительного соглашения к Федеральному отраслевому соглашению по угольной промышленности Российской Федерации на период с 01.04.2013 по 31.03.2016 о мерах по стабилизации и оздоровлению социально-экономической ситуации в организациях угольной промышленности и реализации ФОС в 2015 году (продлено до 31.12.2018) (утв. Общероссийским отраслевым объединением работодателей угольной промышленности, Российским независимым профсоюзом работников угольной промышленности 26.10.2015) >.

Размещение на сайтах профсоюзов или объединений работодателей утвержденной формы расчетного листка с конкретными составными частями зарплаты (в том числе и самым малоизвестным в России дополнительным вознаграждением, предусмотренным ч. 3 ст. 112 ТК РФ), выдаваемого в электронном виде, поможет работодателям эффективно информировать работников о причитающихся им выплатах, а работникам - непосредственно участвовать в управлении организацией согласно положениям ст. 53 ТК РФ.

Добавим, что существующие программно-технические средства позволяют создавать и направлять расчетные листки на электронную почту и мобильные устройства; составлять графики, показывающие рост либо уменьшение заработной платы в динамике; привязывать данные об удержаниях налогов к личному кабинету налогоплательщика и прочее. Возможностей не счесть. Например, концепция синхронного платежа в соответствующие фонды и выплаты заработной платы, что положительно скажется на уровне социальной защищенности работников .

При этом необходимо понимать, что электронный и бумажный способы информирования работников станут равнозначными лишь после соответствующих изменений в трудовом законодательстве, необходимость которых давно назрела. На самом деле ничего кардинального предпринимать не придется. В ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ весьма подробно изложены особенности одновременного применения первичных документов как в бумажной, так и в электронной форме. В случае возникновения споров между работником и работодателем в суд расчетные листки представляются, как правило, на бумажном носителе <Апелляционное определение ВС Республики Башкортостан от 29.05.2014 № 33-5719/2014>.

При проведении проверки инспекцией труда расчетные листки могут быть представлены в форме электронных документов (ч. 6 ст. 11 Федерального закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» от 26.12.2008 № 294-ФЗ). Причем начиная с 10.01.2016 такие электронные документы должны быть подписаны работодателем усиленной квалифицированной электронной подписью (ранее можно было представлять в виде электронных документов).

Оперативное предоставление работодателем электронных документов при проведении проверки, выявившей нарушения в сфере оплаты труда, позволит существенно снизить штрафные санкции. Согласно п. 4 ч. 1 ст. 4.2 КоАП РФ это будет расценено как оказание содействия в установлении обстоятельств правонарушения и позволит (в случае отсутствия спора) исполнить предписание до рассмотрения дела об административном правонарушении, что существенно смягчит административную ответственность, предусмотренную ч. 1 и 6 ст. 5.27 КоАП РФ.

Пример. Работодатель нарушил сроки выплаты заработной платы и при проведении проверки представил инспектору труда в течение 1 - 2 дней после начала документарной проверки расчетные листки работников в электронной форме, в которых отражены суммы денежной компенсации за задержку заработной платы, выплаченные работникам (соблюдение требований ч. 1 ст. 136 и 236 ТК РФ), тем самым оказав содействие и добровольно устранив последствия выявленного нарушения. При таких обстоятельствах сумма штрафа будет минимальной, а некоторые суды (учитывая характер правонарушения и имущественное положение правонарушителя) и вовсе могут назначить меру административного наказания в виде предупреждения <Решения мирового судьи судебного участка № 9 Октябрьского района г. Улан-Удэ № 5-333/2016, 5-334/2016 от 15.06.2016>.

ПОСЛЕСЛОВИЕ

Возможность представления расчетных листков в виде электронного документа для проверяющего наиболее ярко подчеркивает объективно сложившуюся картину, позволяющую осуществлять информирование работников о заработной плате в электронной форме без проведения различных экспериментов, публичных обсуждений законопроектов и «обкатки» в пилотных регионах. Если закон позволяет направлять расчетные листки в электронной форме инспектору труда, то и в отношении работников можно быть не столь щепетильным.

С учетом изменений законодательства, а именно введения профессиональных стандартов, бухгалтеру необходимо знать основы информатики и вычислительной техники. Поэтому выдачу расчетных листков в электронной форме не должна затронуть проблема «последней мили», и в ближайшее время она позволит избавить работодателей от проблем, связанных с фиксацией выдачи расчетного листка на бумажном носителе и защитой персональных данных работника.

Подводя итоги, можно с уверенностью заявить, что извещение работника о заработной плате в электронной форме влечет за собой больше плюсов, чем минусов. Современные технологии позволят с легкостью перевести информацию, содержащуюся в расчетном листке, на любой язык (подойдет как для иностранных рабочих, так и граждан России, желающих получать расчетный листок на национальном языке субъекта РФ), озвучивать ее для лиц с ограниченными возможностями здоровья, а также избавить от головной боли работодателей, чьи работники находятся вне постоянного места работы (вахтовики, командированные, работники частных агентств занятости). А учитывая недавнюю инициативу Пенсионного фонда России, выраженную в информационном письме Пенсионного фонда России и Федерации независимых профсоюзов РФ от 28 декабря 2016 г. № АД-25-26/19130, 101-114/237 «О сотрудничестве Пенсионного фонда Российской Федерации с Федерацией Независимых Профсоюзов России по вопросу подготовки документов для назначения пенсии работникам», можно с определенной долей уверенности заявить, что электронный расчетный листок получит свое законное место под солнцем.
www.consultant.ru .

Перешли на электронные расчетные листки? А ничего при этом не нарушили? 10.07.2017

Практика применения расчетных листков в электронном виде не нова. Их и прежде применяли многие, однако Гострудинспекции не всегда соглашались с правомерностью электронной формы расчетного листка, ибо ст. 136 Трудового кодекса РФ говорит о «письменной форме» расчетного листка (ниже мы приведем пример известного судебного решения об этом).

После недавно появившихся в сети разъяснений Минтруда РФ, давшего зеленый свет электронным расчетным листкам, на предприятиях начались переходы на такую форму извещения работниках о составных частях зарплаты. При этом нередко работодатели допускают досадные ошибки, которые грозят им штрафом. Поговорим о них.

  1. 1.Форма расчетного листка должна быть утверждена (ч. 2 ст. 136 ТК РФ). Даже если расчетный листок будет отныне в электронной форме приходить на электронную почту работника или как-то иначе ему доставляться, его форму все равно нужно утвердить.
  2. 2.Утверждается форма расчетного листка работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов. Если, конечно, в компании нет представительного органа работников, то, думается, работодатель может сам утвердить форму расчетного листка. Традиционно это делается приказом.
  3. 3.Форма расчетного листка должна позволять внести в него сведения, установленные кодексом :
    • о составных частях заработной платы, причитающейся работнику за соответствующий период;
    • о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику; о размерах и об основаниях произведенных удержаний;
    • об общей денежной сумме, подлежащей выплате.
  • Если не окажется в расчетном листке хотя бы одного из этих пунктов – ГИТ может оштрафовать.
  • 4.Наверняка в локальных нормативных актах работодателя упоминался расчетный листок не в электронной форме и устанавливался иной порядок его вручения работнику. Значит, нужно внести в локальные нормативные акты изменения . Эти изменения обычно вносятся в том же порядке, в каком данный документ принимается. Так, если порядок выдачи и форма расчетного листка оговаривались у Вас в положении об оплате труда и премировании (локальном нормативном акте, устанавливающем системы оплаты труда), то согласно ст. 135 ТК РФ «локальные нормативные акты, устанавливающие системы оплаты труда, принимаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников». Если же форма расчетного листка и порядок выдачи упоминались в правилах внутреннего трудового распорядка, то согласно ст. 190 ТК РФ «правила внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов».
  • 5.Нередко условие о выдаче расчетных листков включают в трудовые договоры. На всякий случай проверьте их. Изменения в трудовой договор вносить лучше по соглашению сторон - согласно ст. 72 ТК РФ «изменение определенных сторонами условий трудового договора… допускается только по соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом. Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме». Вносить изменения в трудовые договоры в одностороннем порядке на основании ст. 74 ТК РФ не рекомендуем. Если работник не согласится на электронную форму извещения его о составных частях зарплаты, то увы – продолжайте вручать ему письменный расчетный листок.
  • 6.Далее – коллективный договор . Если он у Вас есть, просмотрите его – что там сказано о расчетных листках? Возможно, и в него придется внести изменения в связи с новым порядком выдачи расчетных листков.
  • 7.Подготовьтесь в случае появления у Вас на пороге Гострудинспекции подтвердить, доказать, что расчетные листки работникам Вы выдаете, а они их получают….
  • 8.Сомневаетесь в правоте Минтруда? Специалистов, не согласных с Минтруда, не мало. Опять же потому, что кодекс говорит о «письменной» форме извещения работника. А электронную форму не все считают относящейся к письменной. Конкретно возможность уведомления работников именно электронными расчетными листками о составных частях заработной платы ТК РФ прямо не предусмотрена. Кроме того, письма Минтруда РФ не являются нормативными актами. Это разъяснения, их мнение на сегодняшний день. Ознакомьтесь со спором по этому вопросу между Гострудинспекцией и работодателем.
    1. Пример
    2. Гострудинспекция провела проверку Банка и оштрафовала за то, что работникам расчетные листки в печатном виде не выдавались. Уведомление сотрудников осуществлялось посредством прямого доступа каждого сотрудника к своему расчетному листку на компьютеризированном рабочем месте в любое время.
    3. Банк не согласился с наказанием и обратился в суд.
    4. Апелляционное определение Омского областного суда от 24.07.2013 по делу N 33-4740/2013 (выдержка):
    5. «... Из материалов дела следует, что 15.02.2013 Государственным инспектором труда Государственной инспекции труда … на основании проведенной проверки соблюдения трудового законодательства в адрес … вынесено предписание N * (л.д. 6-7), согласно которому установлена обязанность Банка принять меры к исполнению требования ч. 1 ст. 136 ТК РФ, ежемесячно производить извещение работников в письменном виде о составных частях заработной платы, причитающейся работникам за определенный период; о размерах иных сумм, начисленных работникам, в том числе денежной компенсации за нарушением работодателя установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работникам; об общей денежной сумме, подлежащей выплате со сроком исполнения 15.03.2013 года (п. 2).
    6. При рассмотрении дела судом установлено, что 07.11.2011 заявителем был издан приказ N * "Об утверждении Порядка, регламентирующего процесс информирования сотрудников ОАО "*" о своих доходах, причитающихся за соответствующий период, размерах произведенных удержаний и общей сумме, подлежащей выплате" (л.д. 9-10), согласно которому сотрудникам Банка, имеющим компьютеризированное рабочее место, обеспечен доступ для просмотра личного расчетного листка в ПК "Кадры-Зарплата", AC IBSO. Для сотрудников Банка, не имеющих компьютеризированного рабочего места обеспечено предоставление логинов и доступа для просмотра личного расчетного листка через существующие "киоски" (компьютеры общего пользования) или через компьютеризированные рабочие места коллег. Предоставляется возможность распечатать расчетный листок за счет работодателя.
    7. 13.12.2011 распоряжением N 1462 "Об утверждении Технологической схемы процесса формирования и обеспечения сотрудников ОАО "*" расчетными листками в электронном виде" данная схема действует с 01.01.2012 (л.д. 12). Обозначенная схема содержит общие правила информирования сотрудников Банка о своих доходах, причитающихся за соответствующий период, размерах произведенных удержаний и общей сумме подлежащей выплате посредством обеспечения доступа сотрудников Банка к базе данных для формирования расчетных листков в электронном виде (л.д. 15-18).
    8. Не согласившись с данным предписанием, ОАО "*" обратился в суд, указав на отсутствие каких-либо нарушений трудового законодательства в части информирования работников о начислении заработной платы.
    9. Разрешая спор, суд правильно определил все обстоятельства, имеющие значение для дела, применил нормы материального права, дал надлежащую оценку представленным доказательствам в их совокупности в соответствии с требованиями ст. 67 ГПК РФ, и пришел к законному и обоснованному выводу о том, что заявленные требования о признании незаконным п. 2 предписания Государственного инспектора труда Государственной инспекции труда в Омской области от 15.02.2013 N *, выданного Омскому отделению ОАО "*", подлежат удовлетворению.
    10. Судебная коллегия соглашается с данным выводом суда по следующим основаниям.
    11. В соответствии со ст. 21 ТК РФ работник имеет право на своевременную и в полном объеме выплату заработной платы в соответствии со своей квалификацией, сложностью труда, количеством и качеством выполненной работы, а также на полную достоверную информацию об условиях труда.
    12. Положения ст. 136 ТК РФ устанавливают, что при выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника: о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период; о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику; о размерах и об основаниях произведенных удержаний; об общей денежной сумме, подлежащей выплате.
    13. Форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.
    14. Из анализа приведенных норм закона в их взаимосвязи следует, что возложение законодателем на работодателя вышеуказанной обязанности связано с обеспечением права работника на достоверную информацию о своей заработной плате с целью осуществления контроля за соблюдением работодателем предусмотренных трудовым договором условий труда.
    15. Факт соблюдения заявителем возложенной на него как на работодателя ч. 1 ст. 136 ТК РФ обязанности подтверждается представленными стороной заявителя доказательствами: распечаткой пошагового открытия программы "Узнай свой доход" на АРМ сотрудников * (л.д. 32-35), распечаткой расчетного листка Б.Л.Р. за 1 квартал (л.д. 20), распечаткой расчетного листка Г.А.Ф. за период с 01.01.2013 года по 19.04.2013 (л.д. 21), которые были получены с рабочего компьютера, в том числе и показаниями допрошенных в судебном заседании свидетелей Б.Т.В. и Т.С.С.
    16. Между тем, согласно ст. 249 ГПК РФ, обязанности по доказыванию обстоятельств, послуживших основанием для принятия решения государственного инспектора, его законности, возлагаются на орган, принявший оспариваемое решение.
    17. При таких обстоятельствах суд первой инстанции обоснованно пришел к выводу о том, что при принятии Государственным инспектором труда Государственной инспекции труда … предписания от 15.02.2013 N * в отношении …, а именно п. 2 данного предписания государственный инспектор не верно установил нарушение ст. 136 ТК РФ.
    18. …Приказом N 257-0 от 07.11.2011 "Об утверждении Порядка, регламентирующего процесс информирования сотрудников ОАО "*" в эксплуатацию введена система электронного документооборота по ознакомлению сотрудников Банка личного расчетного листка в ПК "Кадры-Зарплата", AC IBSO, приравнивающая ознакомление с документами на бумажном носителе и ознакомление в электронном формате, обеспечивающая идентификацию пользователя индивидуальным паролем. При рассмотрении дела установлено, что сотрудники Банка используют указанную систему для ознакомления с расчетными листками. Более того, для сотрудников Банка, не имеющих компьютеризированного рабочего места, обеспечено предоставление логинов и доступа для просмотра личного расчетного листка через существующие "киоски" (компьютеры общего пользования) или через компьютеризированные рабочие места коллег. Предоставляется возможность распечатать расчетный листок за счет работодателя, что подтверждается пояснения заявителя, допрошенными в судебном заседании свидетелями.
    19. При этом судебная коллегия отмечает, что расчетный листок возможно просматривать и распечатывать неоднократно, в любое время, и сравнивать суммы с иными периодами, что наоборот расширяет возможности работника при осуществлении своих прав, предусмотренных ст. 136 ТК РФ. Из пояснений представителя заявителя следует, что в современных условиях указанной формой ознакомления с составными частями заработной платы могут воспользоваться все работники банка. Иное ни в суде первой инстанции, ни в суде апелляционной инстанции не доказано…»
    • Проверьте себя - списки наиболее частых нарушений, допускаемых работодателями -


    Загрузка...
    Top