Malá poznámka k téme obmedzenia maximálna veľkosť pravidlá v programe Outlook. Pravidlá programu Outlook sú výkonný nástroj, ktorý vám umožňuje organizovať a automatizovať prácu používateľa v programe Outlook.
Vďaka pravidlám si môžete nastaviť pohyb, preposielanie, mazanie došlej a odoslanej korešpondencie, organizovať triedenie a kategorizáciu listov a mnoho iného... Pravidiel však nemôžete vytvárať nekonečné množstvo, pretože maximálna veľkosť pravidiel je obmedzená – a nejde o obmedzenie samotného Outlooku, ale mailového servera Exchange, na ktorom je schránka uložená.
V niektorých prípadoch sa pri vytváraní alebo úprave pravidiel v programe Outlook môže zobraziť okno so správou, že pravidlo nemožno zapísať na server:
Jedno alebo viac pravidiel sa nepodarilo odovzdať na server Exchange a boli zakázané. Možno niektoré možnosti nie sú podporované alebo nie je dostatok miesta na uloženie všetkých vašich pravidiel.
V anglickej verzii Outlooku chyba vyzerá takto:
To znamená, že vo vašej krabici na poštový server Exchange nemá miesto na uloženie pravidiel. Množstvo priestoru prideleného pravidlám závisí od Verzie spoločnosti Microsoft Výmena:
- Výmena 2003- pravidlám je pridelených 32 kb (v priemere to stačí na uloženie 20 - 25 pravidiel)
- Výmena 2007/ Výmena 2010/ Výmena 2013/2016- Pre pravidlá je vyčlenených 64 Kb
V Exchange 2003 je limit maximálnej veľkosti pravidla pevný a nemožno ho zmeniť. V novších verziách Exchange je možné veľkosť pamäte na ukladanie pravidiel zvýšiť až na 256 KB. Limit pravidla sa nastavuje individuálne pre každého používateľa prostredníctvom špeciálneho atribútu PravidláKvóta.
Aktuálnu kvótu pravidiel Exchange pre konkrétneho používateľa možno nájsť spustením nasledujúceho príkazu v konzole Exchange Management Console:
Používateľské meno Get-Mailbox | názov ft, RulesQuota
Ak chcete zväčšiť pamäť pre box:
Set-Mailbox -identity username -RulesQuota 256Kb
Poznámka. Kvótu veľkosti pravidla možno nastaviť na nasledujúce hodnoty: 64 KB, 128 KB alebo 256 KB.
Ak potrebujete zvýšiť limit pre pravidlá pre všetky poštové schránky naraz, príkaz vám pomôže:
Získať poštovú schránku | Set-Mailbox -RulesQuota 128KB
V prípade, že toto miesto na ukladanie pravidiel nestačí, používateľovi sa odporúča uchýliť sa k nasledujúcim manipuláciám:
- Odstráňte zbytočné pravidlá
- Pravidlá zlučovania (napr. presúvanie e-mailov do rovnakého priečinka)
- Znížte názvy pravidiel
- Ak jedno z pravidiel presúva e-maily do súboru personal folders.pst, musíte presunúť archív do adresára s kratšou cestou. Napríklad z C:\Documents and Settings\winitpro\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\mymail2013.pst do C:\mail\mymail2013.pst
Na to použite pravidlá doručenej pošty automatické vykonávanie určité akcie so správami, ktoré dostane.
Informácie o používaní nástrojov na archiváciu, vymazanie a ďalších nástrojov nájdete v téme Usporiadanie doručenej pošty pomocou nástrojov na archiváciu, vymazanie a ďalších nástrojov v službe Outlook.com.
Vytvorte pravidlo doručenej pošty
Pravidlá platia pre prichádzajúce správy a môžu byť vytvorené v ľubovoľnom priečinku.
Ak chcete rýchlo vytvoriť pravidlo, ktoré presunie všetky správy od konkrétneho odosielateľa alebo skupiny odosielateľov do priečinka, v zozname správ kliknite na kliknite pravým tlačidlom myši kliknite na správu, pre ktorú chcete vytvoriť pravidlo, a vyberte príkaz Vytvoriť pravidlo.
Vyberte priečinok, do ktorého chcete presunúť všetky správy od tohto odosielateľa alebo skupiny odosielateľov, a kliknite OK.
Kliknite na tlačidlo OK.
Ak chcete urobiť niečo iné, než presunúť správu od konkrétneho odosielateľa alebo skupiny odosielateľov do priečinka, vyberte Extra možnosti.
Každé pravidlo musí mať aspoň tri prvky: názov, podmienku a akciu. Pravidlá môžu obsahovať aj výnimky z podmienok. V každej fáze môžete pomocou tlačidiel pridať viacero podmienok, akcií alebo výnimiek Pridať podmienku, Pridať akciu A Pridajte výnimku.
Ak nechcete, aby sa po tomto pravidle spracovávali ďalšie pravidlá, začiarknite políčko Zastaviť ďalšie spracovanie pravidiel. Ďalšie informácieĎalšie informácie nájdete v téme Zastavenie spracovania ďalších pravidiel v službe Outlook.com.
Úprava pravidla doručenej pošty
Poznámka: Niektoré pravidlá vytvorené v iných verziách Outlooku nespracováva Outlook.com. Takéto pravidlo nie je možné vykonať ani upraviť v službe Outlook.com.
Odstráňte pravidlo doručenej pošty
Tiež je dobré vedieť...
Možno ste vytvorili pravidlo na preposielanie alebo presmerovanie prijatých správ na inú adresu Email. V tomto prípade je dôležité poznať rozdiel medzi presmerovaním a presmerovaním.
Preposielanie spočíva v odoslaní vami prijatého listu inému príjemcovi. Ak príjemca odpovie, jeho odpoveď bude zaslaná na adresu, z ktorej bola preposlaná vyššie uvedená správa.
Preposlaná správa ponechá pôvodného odosielateľa v riadku „Od“. Keď príjemca, ktorému bola správa preposlaná, odpovie, jeho odpoveď sa dostane pôvodnému odosielateľovi.
Máte ďalšie otázky?
Obchodná korešpondencia na internete sa v našej dobe stala samozrejmosťou. Cez e-maily hmotnosť požadovaného a dôležitá informácia, odosielajú sa dokumenty a dokonca sa uzatvárajú obchody. Čo robiť, ak vaša práca priamo súvisí s e-mailom, ale z nejakého dôvodu (dovolenka, služobná cesta) nebudete mať prístup k svojmu poštový účet? Outlook vám umožňuje zostať v kontakte s príjemcami aj na diaľku.
Ako urobiť automatickú odpoveď v programe Outlook: šablóny a pravidlá
Používateľ programu Outlook má k dispozícii dve možnosti automatické akcie cez prichádzajúce a odchádzajúce správy: šablóny a pravidlá.
Šablóny zjednodušujú proces vytvárania a odosielania správ, ktorých text sa často opakuje, líšia sa len v niekoľkých údajoch (doslova v niekoľkých slovách alebo číslach). Vo svojom jadre sú šablóny uložené správy, do ktorých sa tesne pred odoslaním vkladajú nové údaje.
Pravidlá v Microsoft Outlook- sú to akcie automaticky vykonávané na správach, vytvorených na základe existujúcej šablóny alebo zadaných podmienok.
Poďme si prejsť procesom vytvárania šablón a pravidiel, ako aj rozdielov pre rôzne verzie výhľad.
Vytvorte šablónu pre Outlook 2003 a 2007
Je nepravdepodobné, že by niekto iný používal týchto „dinosaurov“ zo sveta e-mailov, ale ak ste mali to šťastie, pracovisko s takýmto softvérom, potom je tento návod určený pre vás.
Vytvorte šablónu pre verzie programu Outlook 2010 – 2016
Algoritmus akcií v neskorších verziách je výrazne zjednodušený, no zároveň bola do nastavení pridaná nová funkcionalita.
Vytvorte pravidlo pre Outlook 2007 a 2003
Ak chcete vytvoriť pravidlo v programe Outlook verzie 2003 a 2007, postupujte takto:
Aké sú rozdiely v nastaveniach pre verzie 2010, 2013, 2016
V nastaveniach nie je žiadny zásadný rozdiel. V procese sú malé vylepšenia.
Video: Ako zapnúť automatickú odpoveď v programe Outlook 2013
Ako vypnúť automatickú odpoveď
Stále je to jednoduchšie ako pri nastavovaní inklúzie. Vo verziách 2010 – 2016 sa pri ďalšom prihlásení do Outlooku s povolenými automatickými odpoveďami zobrazí príslušné upozornenie („Pre toto účtu odosielajú sa automatické odpovede). Kliknite na tlačidlo "Zakázať" a všetky možnosti budú vypnuté.
Vo verziách 2007 a 2003 budete musieť prejsť do ponuky „Servis“, do položky „Zástupca“ a vybrať podpoložku „Som v práci“.
Prejdite do služby „Zástupca“ a vypnite automatickú odpoveď Mail Outlook klient výrazne zjednodušuje prácu s e-mailom. Neodmysliteľnou vecou je bezpochyby záznamník počas sviatkov pre človeka, ktorého práca je neustále spojená s korešpondenciou. Zostáva len správne nakonfigurovať parametre vášho osobného „zástupcu“ a s čistým svedomím sa venovať svojmu podnikaniu alebo len relaxovať!
Prebrali sme teda hlavné aspekty práce s e-mailom: vytváranie správ, odosielanie a prijímanie, ako aj odpovedanie, preposielanie a nastavenie možností e-mailu. To všetko vám nepochybne umožňuje organizovať svoje komunikačné aktivity na slušnej úrovni. Funkcie programu Outlook uvedené nižšie však umožňujú nielen organizovať tento proces, ale aj ho optimalizovať, vďaka čomu je Microsoft Outlook lídrom medzi poštou. softvér.
Majster pravidiel je špeciálny nástroj Outlooku, ktorý vám pomôže spracovať e-maily. Pravidlá definujú akcie, ktoré by sa mali automaticky vykonať pre určité správy. puká toto pravidlo aplikované program Microsoft Outlook pre prichádzajúce alebo odchádzajúce správy.
Pravidlá programu Outlook
Pravidlá - ide o súbor podmienok, úkonov a výnimiek pre spracovanie a objednávanie správ. Každé pravidlo pozostáva z troch prvkov: jednej alebo viacerých podmienok, ktoré popisujú správy, na ktoré sa pravidlo vzťahuje; jedna alebo viac akcií, ktoré určujú operácie, ktoré sa majú vykonať so správami, ktoré spĺňajú podmienky, a jedna alebo viac výnimiek, ktoré určujú, na ktoré správy by sa toto pravidlo nemalo vzťahovať. Napríklad všetky správy prijaté od vášho manažéra (podmienka), okrem správ, ktoré sú veľmi dôležité (výnimka), môžete automaticky presunúť do samostatného priečinka (akcia).
Tabuľka 9.7 zobrazuje štandardné typy pravidiel a ich popis.
| Typ pravidla | Popis pravidla |
| Kontrola správ po prijatí | Toto pravidlo použite pri prijímaní správ |
| Kontrola správ po odoslaní | Toto pravidlo použite pri odosielaní správ |
| Presuňte nové správy od kohokoľvek | Toto pravidlo použite pri prijímaní správ od<отправители или список рассылки>premiestni do priečinku<имя> |
| Upozornenie pri prijímaní dôležitých správ | Použiť toto pravidlo pri prijímaní správ, ktoré sú adresované mne a sú veľmi dôležité. Upozorniť ma pomocou upozornenia<текст> |
| Presuňte správy na základe obsahu | <текст>v texte alebo v poli Predmet. Premiestni do priečinku<имя> |
| Odstránenie diskusie | Toto pravidlo použite, keď správy obsahujú<текст>v poli Predmet. Vymažte ich |
| Označte správy od niekoho | Použiť toto pravidlo pri prijímaní správ od odosielateľov alebo zoznamu adries>. Stanovte im známku<действие и срок> |
| Určenie kategórií odosielaných správ | <получатель или список рассылки>. Zaraďte ich do kategórie<имя> |
| Definovanie kategórie na základe obsahu | Toto pravidlo použite, keď správy obsahujú<текст>v texte alebo v poli Predmet. Zaraďte ich do kategórie<имя> |
| Presúvanie odoslaných správ | Toto pravidlo použite pri odosielaní správ adresovaných adresátovi<получатель или список рассыл-ки>. Presuňte kópiu do priečinka<имя> |
| Zastavte spracovanie všetkých nasledujúcich pravidiel | Toto pravidlo použite pri prijatí správy. Zastaviť ďalšie spracovanie pravidiel |
Tabuľka 9.7. Štandardné typy pravidiel a ich popis
Vytvorte pravidlo
Pozrime sa, ako funguje Sprievodca pravidlami na nasledujúcom príklade. Povedzme, že ste predplatiteľom internetu a každý deň dostávate správy z predplatiteľského servera (v mojom prípade ide o správy dňa od CityCat). Prirodzenou túžbou je automaticky presúvať správy do priečinka špeciálne vytvoreného pre nich. Povedzme však, že okrem správ od CityCat prichádzajú aj správy o počasí. Navyše, ak správa (novinky) bude mať prílohu, nechcel by som ju dávať do tohto priečinka.
Môžete teda nastaviť nasledujúce pravidlo: „Presunúť nové správy do priečinka mestská mačka za predpokladu, že odosielateľom je CityCat a predmet správy obsahuje text „novinky“, pokiaľ správa neobsahuje prílohu.“
Príklad 9.31. Vytvorte pravidlo
> Nástroje > Sprievodca pravidlami...
Vytvoriť...
Vytvorte pravidlo zo šablóny
Typ pravidla Presuňte nové správy od niekoho
Popis pravidla
názov mestská mačka
Meno:= <Имя папки>
Umiestnite do doručenej pošty
<Текст>
Pridať nový:=<текст>(Obr. 9.47)
Názov pravidla:= <Имя правила>
Spustite toto pravidlo na správy, ktoré sa už nachádzajú v priečinku Doručená pošta
Po stlačení tlačidla Pripravený(Dokončiť) pravidlo pre položky priečinka sa spustí Vlastnosti používateľa(Osobné priečinky). Teraz je pravidlo úplne pripravené na prácu.
Práca s pravidlami
Všetky vytvorené pravidlá sú v zozname Aplikujte pravidlá v nasledujúcom poradí dialógové okno (Použiť pravidlá v nasledujúcom poradí). Majster pravidiel(Sprievodca pravidlami). Pravidlá môžete vytvárať, upravovať, premenovávať a mazať pomocou príslušných tlačidiel.
V prípade potreby môžete zakázať alebo povoliť režim vykonávania pravidiel. Ak to chcete urobiť, zrušte začiarknutie alebo začiarknutie políčka vedľa názvu režimu.
Ak existuje viac ako jedno pravidlo, môžete zmeniť postupnosť ich vykonávania pomocou tlačidiel Hore(Posunúť nadol) a Dole(Posunúť hore) V niektorých prípadoch je dôležité poradie, v ktorom sa pravidlá vykonávajú.
Sprievodca pravidlami okrem automatického podporuje aj manuálne spustenie vytvorených pravidiel.
Príklad 9.32. "Manuálne" vykonávanie pravidiel
Utekaj...
Vrátane podpriečinkov
Použiť na všetky správy
Bežať
Na záver tejto časti by som chcel uviesť niekoľko poznámok a tipov na prácu so Sprievodcom pravidlami.
- Veľmi dobre si premyslite, ako budete svoje správy štruktúrovať. Je dôležité jasne pochopiť, ako Outlook pracuje so štruktúrou, ktorú si vyberiete. Môžete napríklad vytvoriť rovnaký typ priečinkov pre každý z kontaktov obsahujúcich podpriečinky: Doručená pošta(Prijaté) – pre správy prijaté od kontaktu a Odoslané(Odoslané položky) – za odoslané mu.
- Pri vytváraní pravidla si premyslite celý jeho algoritmus. Dbajte na to, aby sa pravidlo neprelínalo s ostatnými a neodporovalo si, aby ste neskôr nehľadali správu tam, kde neexistuje. Niekedy v takýchto prípadoch vydá Sprievodca pravidlami varovanie o nekompatibilite.
- Ak správa nezodpovedá žiadnemu z pravidiel, umiestni sa do priečinka Doručená pošta(Doručená pošta)
- Nezabudnite na ďalší všeobecný štruktúrovací nástroj - Kategórie(Kategória). Vytvorte pravidlá kategorizácie pre typické správy.
Používanie pravidiel pre Správy programu Outlook umožňuje ušetriť čas, ktorý by ste mohli venovať rutinným procesom a výrazne zvyšuje produktivitu vašej práce. Stačí raz nastaviť pravidlá a v budúcnosti sa zadané podmienky budú uplatňovať automaticky. Najpopulárnejším pravidlom, ktoré používajú snáď všetci používatelia Outlooku, je triedenie emailov do priečinkov. Bez tohto triedenia by bola moja schránka v totálnom chaose. Aké ďalšie pravidlá je možné nakonfigurovať v programe Outlook?
Pravidlá v programe Outlook spadajú do dvoch kategórií: organizované pravidlá a informované pravidlá. Prípadne môžete vytvoriť prázdne pravidlo a prispôsobiť ho tak, ako chcete.
- Organizácia. Tieto pravidlá pomáhajú ukladať a sledovať správy. Môžete napríklad vytvoriť pravidlo pre správy od konkrétneho odosielateľa, ako je Yegor Tribalov, takže jeho správy so slovom „správa“ v riadku predmetu budú označené na sledovanie, kategorizované ako „Správy“ a presunuté na priečinok s názvom „Egorove správy“.
- Povedomie. Tieto pravidlá zaisťujú, že používateľ bude tým či oným spôsobom upozornený na prijatie konkrétnej správy. Môžete napríklad vytvoriť pravidlo pre mobilný telefón používateľovi bola automaticky odoslaná správa, keď dostal správu od svojho manažéra.
- Začnite s prázdnym pravidlom. Tieto pravidlá vytvára používateľ bez pomoci šablóny pravidiel, čo vám umožňuje vytvoriť úplne vlastné pravidlá.
Vytvorte vstavané šablóny pravidiel pre štandardné scenáre
Na karte Súbor vybrať položku Spravujte pravidlá a upozornenia.
V dialógovom okne Pravidlá a upozornenia tab Pravidlá e-mailu stlač tlačidlo Nový.
V skupine Krok 1 vyberte požadovanú šablónu z kolekcie šablón Organizácia alebo Povedomie.
V skupine Krok 2 kliknite na podčiarknutú hodnotu. Pri výbere odkazu príjemcov alebo verejnej skupiny, otvorí sa adresár.
V okne Krok 1. Výber podmienok filtra vyberte podmienky, ktoré musia správy spĺňať, aby sa pravidlo uplatnilo.
V skupine Krok 1 vyberte akciu, ktorá sa má vykonať pre pravidlo, keď sú splnené špecifikované podmienky.
V skupine Krok 1 vyberte výnimky z pravidla a potom kliknite na tlačidlo Ďalej.
V okne Krok 1 zadajte názov pravidla.
V skupine Krok 2 začiarknite políčka pri požadovaných možnostiach.
Ak chcete toto pravidlo použiť na správy, ktoré sa už v priečinku nachádzajú Doručená pošta, začiarknite políčko Spustite toto pravidlo na správy, ktoré sa už nachádzajú v doručenej pošte.
Vytvorte pravidlá zo správy
Okrem toho môžete rýchlo vytvoriť pravidlo na základe už prijatých správ. Najlogickejšou aplikáciou tohto pravidla je presun správ od daného odosielateľa/skupiny odosielateľov do jedného priečinka.
Kliknite na správu, pre ktorú chcete vytvoriť pravidlo, a potom na kartu Domov v skupine Pohybujte sa kliknite pravidlá.
Navrhované pravidlá sa zobrazujú v závislosti od odosielateľa a príjemcov správy.
Vykonajte jeden z nasledujúcich krokov:
- Kliknite na jedno z navrhovaných pravidiel, vyberte cieľový priečinok a potom kliknite OK.
- Ak chcete zobraziť ďalšie možnosti pravidiel podľa odosielateľa, príjemcov alebo predmetu správy, vyberte Vytvoriť pravidlo.
Otvorí sa dialógové okno Vytvorte pravidlo.
- V teréne Keď dostanete správu, ktorá spĺňa nasledujúce podmienky začiarknite políčka pre požadované podmienky.
- V teréne Urobte nasledovné začiarknite políčka pre akciu, ktorú má pravidlo vykonať, keď sú splnené špecifikované podmienky.
- Zaškrtávacie políčko Presuňte položku do priečinka.
Kliknite na existujúci priečinok alebo kliknite na tlačidlo Vytvorte na vytvorenie priečinka na ukladanie určených správ.
Ak chcete k pravidlu pridať ďalšie podmienky, akcie alebo výnimky, kliknite Okrem toho a postupujte podľa ďalších pokynov v sprievodcovi pravidlami.
Načítava...