Tento článok je trochu zastaraný. Navrhujem, aby ste sa na to pozreli Nová verzia, ktorá zahŕňa nové skúsenosti získané za Minulý rok práca. Nový článok.
V práci sa každý deň stretávame s množstvom správ, ktoré vyzerajú detinsky alebo nekvalitne. Aby Vaše reporty vyzerali profesionálne, ponúkam Vám jednu z možností prípravy takýchto reportov. Spočiatku bol vyvinutý na analýzu finančných výkazov veľkého podniku - vyšlo asi 30 strán textu, diagramov a diagramov. Manažment bol so správou veľmi spokojný.
Odporúčam vám pozrieť si príklad takejto správy v priloženom súbore na tomto odkaze. Ako ho pripraviť v Microsoft Excel bez toho, aby ste sa uchýlili k drahým softvér, ako je napríklad Adobe InDesign.
Aby sme to dosiahli, musíme uviesť do prevádzky niekoľko vecí: (1) zobrazenie v režime „Rozloženie stránky“ (môžete ho zapnúť kliknutím na pásku vyhliadka na tlačidle Rozloženie stránky zo sekcie zobrazenia zošita, o tomto zobrazení a o tom, ako optimalizovať zostavu pre tlač, nájdete v tomto článku), (2) vedecký prístup.
Ak je všetko jasné s prvým bodom, potom druhý vyžaduje určité vysvetlenie.
Všeobecné tipy
Príprava správy by sa mala začať nie spracovaním informácií a nie náčrtmi, ale z úplne inej strany - konkrétne vypracovaním šablóny prezentácie správy. Správa bude vyzerať profesionálne iba vtedy, ak bude v jednotlivých sekciách rovnakého typu. Preto potrebujete šablónu, ktorú skopírujete ako nový hárok pre novú sekciu a vyplníte ju.
Šablóna by nemala byť krikľavá. Odporúčam vám použiť farby štandardnej témy Microsoft Excel 2007-2010. Sú veľmi pohodlné pre užívateľské vnímanie vašej správy: či už ide o vášho manažéra, finančného riaditeľa, výkonného riaditeľa, akcionárov alebo klientov spoločnosti. Napríklad som použil modrú. Zelená tiež vyzerá dosť dobre. Ak existuje nejaká sekcia, na ktorú by ste sa chceli odvolať Osobitná pozornosť, môžete si ho vyrobiť v červenej farbe, hlavnou vecou nie je zvoliť elektrickú červenú, ale pohodlnú červenú.
Gradientové grafy sú manažmentom vnímané veľmi pozitívne. Pre manažment je to zvyčajne prvotriedne, pričom to od vás nevyžaduje takmer žiadne úsilie.
Takáto správa (najmä keď má päťdesiat strán) bude vyzerať veľmi dobre vytlačená na farebnej tlačiarni obojstranne a zviazaná. Náš kontrolór mal k dispozícii tucet týchto správ, ktoré rozdával záujemcom na stretnutiach.
Ak ho chcete distribuovať elektronicky, MUSÍTE ho preložiť do vo formáte pdf. Je oveľa čitateľnejší, aj keď stráca niektoré funkcie. Podľa môjho názoru je najpohodlnejším spôsobom prevodu do tohto formátu nie pomocou tlačiarní pdf, ale vstavanej funkcionality programu Microsoft Excel 2007-2010 (Súbor => Uložiť ako => vybrať formát pdf).
Je niekoľko bodov, na ktoré by som chcel upozorniť.
(1) Na hárku šablón je stĺpec úplne vpravo veľmi úzky (doslova niekoľko pixelov). Nie je tam len tak. Ak ho nepridáte a vložíte grafické a textové polia "pritiahnutím" k okraju buniek, potom tie napravo s ich okrajom (aj keď je priehľadný) "prelezú" na susednú stranu, čím Excel prinúti vytlačiť prázdnu stranu.
(2) "Vytiahnite" textové polia a grafiku k okrajom buniek. Potom budú všetky prísne vertikálne pod sebou. Veľkosť grafu a pole rovnobežné s ním je možné zmeniť súčasne natiahnutím čiary, ku ktorej sú pripojené. Ak chcete „pripojiť“ veľkosť objektu k okraju bunky, pri zmene veľkosti tohto objektu kliknite na alt na klávesnici. Mimochodom, ak stlačíte Shift, potom sa jeho rozmery zmenia striktne v jednom smere - vertikálne alebo horizontálne.
Doslov
Vypracovanie tejto správy bolo do značnej miery inšpirované formátom publikácií pripravených KPMG. Môžete si ich pozrieť na ich oficiálnej stránke. Neviem v čom ich robia, ale zo všetkých G4 majú najaktuálnejšie a profesionálne vyzerajúce reporty.
Údaje pracovného hárka programu Excel musia byť vo formáte zoznamu s hlavičkou stĺpca v prvom riadku. Zvyšné riadky by mali obsahovať podobné objekty v jednom stĺpci bez prázdnych riadkov alebo stĺpcov v rozsahu údajov.
- V otvorenom okne hárka vyberte ľubovoľnú bunku v rozsahu údajov.
- Prejdite na kartu „Vložiť“ a v skupine „Tabuľky“ rozbaľte ponuku tlačidiel „Kontingenčná tabuľka“.
- V zozname príkazov vyberieme položku "Kontingenčná tabuľka" (obr. 5.59).
- V okne „Vytvorenie kontingenčnej tabuľky“ (obr. 5.60) sa v stĺpci „Tabuľka alebo rozsah“ zobrazí adresa zvoleného rozsahu analyzovaných údajov.
- V skupine „Určite, kam umiestniť zostavu kontingenčnej tabuľky“ vyberte:
- "Do nového hárka" - umiestnenie zostavy kontingenčnej tabuľky na ďalší hárok v knihe.
- "Do existujúceho hárka" - umiestni zostavu kontingenčnej tabuľky do rovnakého hárka ako zdrojové údaje.
- Zatvorte okno tlačidlom OK.
- Na hárku sa objaví prázdna kontingenčná tabuľka (nová alebo existujúca) vo forme osnovy rozloženia a na pravej strane hárka sa otvorí oblasť „Zoznam polí kontingenčnej tabuľky“ na vytvorenie zostavy (obr. 5.61). Dá sa vložiť do kontingenčnej tabuľky nové polia, vytvorte rozloženie a prispôsobte zostavu.
- Ak chcete vytvoriť kontingenčnú tabuľku, skontrolujte v okne „Zoznam polí“ názvy stĺpcov.
Ak potrebujete zmeniť rozsah, vyberte nový rozsah na hárku bez zatvorenia okna „Vytvoriť kontingenčnú tabuľku“. Rozsah buniek, ktorý je na inom hárku zošita alebo v inom zošite, sa zadáva takto: ([názov knihy]názov hárku!rozsah) .
Pri výbere tohto umiestnenia musíte nezávisle uviesť bunku pre zostavu v položke "Rozsah" na hárku.
Ak chcete skryť okno "Zoznam polí", kliknite na ľubovoľnú voľnú bunku v pracovnom hárku. Prípadne na karte Možnosti v skupine Zobraziť/skryť vypnite zoznam polí.
Podávanie správ vedeniu a majiteľom spoločnosti je dôležitou súčasťou práce plánovacieho a ekonomického oddelenia. Správy by mali byť jasné a stručné a referenčné hodnoty by mali byť prezentované v podrobnej analýze. Ak potrebujete pripraviť polročné správy zohľadňujúce takéto požiadavky, odporúčame vám oboznámiť sa s materiálom v tomto článku. Naučíte sa robiť polročné výkazy v Exceli v grafickej podobe, zvýrazniť v nich kľúčové ukazovatele.
PRÍPRAVA POLROČNÝCH SPRÁV V EXCEL
Pri príprave polročných správ sa špecialisti stretávajú s nasledujúcimi problémami:
- veľký počet pozícií v správe;
- objemné správy - každý ukazovateľ musí byť prezentovaný v mesačnej dynamike;
- rozptyl hodnôt ukazovateľov, rôzne poradie čísel.
Pre úspešné zvládnutie týchto problémov, prípravu jasných a zrozumiteľných polročných správ pre manažment odporúčame použiť grafickú formu. Pri objemných tabuľkách, podrobných analýzach je informatívne použitie sparklines a podmieneného formátovania, pri kompaktných tabuľkách a vybraných kľúčových ukazovateľoch je optimálne použiť grafy.
Sparklines inexcel
V polročnej správe je zvykom uvádzať mesačnú dynamiku ukazovateľov. Hovoríme o takých ukazovateľoch, ako sú výnosy, objem predaja, nákladová cena, objem nákupov a ziskov, ziskovosť. Zoznam nomenklatúry v praxi je vždy široký. V tomto prípade je vhodné priamo do tabuľky s ukazovateľmi vkladať grafy, ktoré vám umožnia hodnotiť nielen jednotlivé ukazovatele, ale aj ich dynamiku a porovnávať výsledky. Pre túto skupinu ukazovateľov je vhodné aplikovať sparklines(obr. 1).
Údaje vizualizujeme v tabuľke. 1 „Analyzujte predaj pomocou sparklines“ takto:
- V tabuľke 1 vytvoríme stĺpec alebo riadok na umiestnenie nasledujúcich grafických informácií:
- "Dynamika za prvý polrok";
- "Analýza príjmov podľa skupín výrobkov";
- Analýza ziskovosti podľa skupín produktov.
2. Vykonáme príkaz: Vložiť → Sparklines → Rozvrh(pozri obr. 1). V okne" Vytváranie Sparklines» nastavte rozsah údajov a rozsah umiestnenia (obr. 2).
3. Skopírujte grafický prvok do požadovaného počtu buniek. V prípade potreby upravte graf pomocou Konštruktora (obr. 3). Napríklad značku maximálneho počtu bodov alebo značiek označíme vlajkou, zmeníme farbu grafu.
4. Pre „Analýzu výnosov podľa skupín produktov“ a „Analýzu ziskovosti podľa skupín produktov“ používame typ krivky „Stĺpec“.
Tab.Doplnená o sparklines. 1 je dostupný vo formulárovej službe (prístupový kód na s. 119). Z tabuľky je vidieť, že klesajú len príjmy z farbív, majú klesajúci trend v grafe sparkline. Pre zvyšok produktov a pre spoločnosť ako celok tržby rastú (stĺpec „Dynamika za prvý polrok“).
Riadok „Analýza tržieb podľa skupín výrobkov“ ukazuje, že spoločnosť dostáva najväčšie príjmy z predaja štandardných hladkých tehál - 4 003,9 z 42 068,82 tisíc rubľov.
Stĺpec v riadku „Analýza ziskovosti podľa skupín produktov“ ukazuje, že textúrovaná tehla má maximálnu ziskovosť - od 40 do 42,9%. Skok v ziskovosti nastal v apríli (je to vidieť na grafe v stĺpci „Dynamika za prvý polrok“). V apríli bola zaznamenaná negatívna rentabilita štandardných tehál a znížená (11,1 %) hladká tehla s vysokým obsahom pigmentov.
Dôležitý bod: v správe musíte uviesť dôvod vizualizovaných zmien. Možný dôvod zmeny v posudzovanom prípade: na začiatku predajnej sezóny (jar) boli poskytnuté propagačné zľavy na stimuláciu objemu predaja a prilákanie nových zákazníkov.
POZNÁMKA
Pri kopírovaní tabuľky s krivkami z Excelu do wordový dokument grafy nemusia byť viditeľné. V tomto prípade použite vložku vo formáte obrázku.
Podmienené formátovanie
Pokiaľ ide o výdavky, manažment často vyžaduje podrobnú analýzu. Môžu to byť rozpočty výdavkov v rôznych oblastiach, podrobná správa o mzdovom fonde, platby dodávateľom. Správy by mali zdôrazniť dôležitá informácia a neštandardné hodnoty. Vnímanie údajov sa zlepší, ak použijete histogramy, farebné škály, sady ikon.
Pripravíme si stôl. 2 „Rozpočet všeobecných výrobných nákladov na prvý polrok (skutočný)“, ktorý sa má odovzdať vedeniu pomocou funkcií podmieneného formátovania:
- V tabuľke vyberieme rozsah, ktorého informácie je potrebné prezentovať prehľadnejšie (v príklade stĺpce január – marec). Nastavili sme: Domov → Podmienené formátovanie → Farebné škály. Vyberme si informatívnu farebnú škálu „zeleno-biela“ (obr. 4). Používatelia si môžu vybrať farebnú škálu podľa vlastného výberu.
Vysoké výdavky sa zmenili na pútavú zelenú:
- výdavky na mzdový fond so zrážkami - 250, 240 a 236 tisíc rubľov;
- výdavky na pohostinstvo v marci - 300 tisíc rubľov.
Čím vyššia je suma nákladov, tým sýtejšia je farba v bunke.
- Tabuľku dopĺňame. 2 vizualizácia konečných ukazovateľov podľa výdavkových položiek. Vyberme čísla v stĺpci faktov za polrok a vykonajte nasledujúce akcie: Domov → Podmienené formátovanie → Sady ikon → Iné pravidlá. Urobme individuálne nastavenia (obr. 5).
Vyberte „Formátovať všetky bunky na základe ich hodnôt“ a potom príslušnú „Ikonu“. V našom prípade ide o histogramy. Definujte "Hodnotu" a "Typ":
- vyplnený histogram (štyri divízie) - pre hodnoty nad 500 tisíc rubľov;
- histogramy s tromi divíziami - od 100 do 500 tisíc rubľov;
- histogram s jednou divíziou - všetky hodnoty menej ako 100 000 rubľov.
Ekonóm nastavuje parametre na základe ich rozptylu, priemerných hodnôt a pravidiel prijatých v spoločnosti.
Rozpočet všeobecných továrenských nákladov, ktorý sa má poslať manažmentu, je nasledovný (tabuľka 2).
Na príklade tabuľky „Účty splatné na konci obdobia“ zvážime iný spôsob, ako pohodlne prezentovať ukazovatele.
E. S. Panchenko, obchodný poradca
Materiál je publikovaný čiastočne. Celý si ho môžete prečítať v časopise.
Pozrite si video k článku:
Štandardné prehľady zahrnuté v našom moduly business intelligence (BI) na kľúč vám umožní odpovedať na 99 % najpopulárnejších používateľských otázok.
Ale ak je to potrebné, analytici alebo iní používatelia môžu vytvárať svoje správy v Exceli na kockách OLAP.
Vďaka Srdcom každého z našich modulov Business Intelligence (BI) je kocka OLAP, ku ktorému môžu používatelia jednoducho zostaviť ľubovoľnú zostavu v Exceli pomocou kontingenčných tabuliek.
Taktiež je možné uložiť zostavy vytvorené v Exceli na kockách OLAP a po opätovnom otvorení sa automaticky aktualizujú najnovšími údajmi z systém podnikovej obchodnej inteligencie (BI). .
Príklady zostáv vytvorených na kockách OLAP:
Popis správ:
(Pozrite si video k tomuto článku o procese vytvárania správ)
1. Správa o predaji v rubľoch a jednotkách:
- obdobie: za aktuálny rok
- ukazovatele: predajný fakt
- detailovanie: stĺpce/štvrťrok, mesiac
- detailovanie: predajné linky/kanály, zákazníci, značky, produkty
2. Správa o štruktúre predaja v rubľoch a jednotkách (filter):
- obdobie: za aktuálny rok
- ukazovatele: skutočný predaj, skutočný predaj v percentách
- detailovanie: stĺpce/štvrťrok, mesiac
- detailovanie: predajné linky/kanály, značky
3. Správa o realizácii plánu predaja v rubľoch a jednotkách (filter):
- obdobie: za aktuálny rok
- ukazovatele: plán predaja, skutočnosť predaja, realizácia plánu
- detailovanie: stĺpce/štvrťrok, mesiac
- detailovanie: predajné linky/kanály, zákazníci, kategórie, produkty
4. Správa o raste predaja v rubľoch a jednotkách (filter):
- obdobie
- ukazovatele
- detailovanie: linky/federálne okresy, regióny, kategórie, produkty
5. Správa o raste predaja podľa času v rubľoch a jednotkách (filter):
- obdobie: za aktuálny rok v porovnaní s predchádzajúcim
- ukazovatele: tržby za predchádzajúci rok, plán predaja, skutočné tržby, plnenie plánu, rast tržieb v absolútnom a relatívnom vyjadrení v porovnaní s predchádzajúcim rokom
- detailovanie: riadky/štvrťrok, mesiac, kategórie, produkty
6. Prehľad pohľadávok:
- obdobie: pre aktuálny dátum
- ukazovatele: suma dokladu, celkové pohľadávky, aktuálne pohľadávky, pohľadávky po lehote splatnosti podľa období - do 15 dní, do 30 dní, do 60 dní, do 90 dní, do 180 dní, do 365 dní a viac, štruktúra pohľadávok
- detailovanie: predajné linky/kanály, protistrana, dátum platby dokladu, dátum dokladu, doklad
7. Správa o dynamike pohľadávok:
- obdobie: za aktuálny rok
- ukazovatele: pohľadávky celkom, bežné pohľadávky, pohľadávky po lehote splatnosti, štruktúra pohľadávok
- detailovanie: riadky/rok, týždeň, úč
8. Správa o prijatí platby podľa dátumu dokumentu:
- obdobie: za aktuálny rok
- ukazovatele: suma dokladu, suma platby dokladu, odchýlky platby v absolútnom a relatívnom vyjadrení
- detailovanie: riadky/rok, mesiac, protistrana, typ dokladu, dátum dokladu, číslo dokladu
9. Správa o prijatí platby podľa dátumu platby:
- obdobie: za aktuálny rok
- ukazovatele: čiastka platby, čiastka rozdelenia platby, odchýlky rozdelenia v absolútnom a relatívnom vyjadrení
- detailovanie: riadky/rok, mesiac, protistrana, typ platby, dátum platby, číslo platby
10. Správa o inventúre:
- obdobie: pre aktuálny dátum
- ukazovatele: zostatok produktu, zostávajúca trvanlivosť v percentách (podľa DSO), zostatok produktu podľa dátumu spotreby - Termín 0%, Termín 10-30%, Termín 40-60%, Termín 70-90%, Termín 99%
- detailovanie: riadky/kategória, produkt, stav, sklad, dátum príjmového dokladu
Ahojte všetci! Dnešný materiál je pre tých, ktorí naďalej ovládajú prácu s aplikačnými programami a nevedia, ako urobiť kontingenčnú tabuľku v exceli.
Po vytvorení spoločnej tabuľky v ktorejkoľvek z textové dokumenty, môžete ho analyzovať vytvorením kontingenčných tabuliek v Exceli.
Vytvorenie kontingenčnej tabuľky v Exceli vyžaduje splnenie určitých podmienok:
- Údaje sa zmestia do tabuľky, kde sú stĺpce a zoznamy s názvami.
- Žiadne prázdne formuláre.
- Žiadne skryté predmety.
Ako vytvoriť kontingenčnú tabuľku v programe Excel: pokyny krok za krokom
Na vytvorenie kontingenčnej tabuľky potrebujete:
Vytvoril sa prázdny hárok, kde vidíte zoznamy oblastí a polí. Nadpisy sa stali poľami v našej novej tabuľke. Kontingenčná tabuľka sa vytvorí ťahaním polí.
Budú označené značkou začiarknutia a pre uľahčenie analýzy ich vymeníte v oblastiach tabuľky. 
Rozhodol som sa, že urobím analýzu dát cez filter podľa predajcov, aby bolo jasné, kto a za akú sumu to každý mesiac predal a aký produkt.
Vyberáme konkrétneho predajcu. Podržíme stlačenú myš a presunieme pole „Predajca“ do „Filter prehľadov“. Nové pole je označené začiarknutím a zobrazenie tabuľky sa mierne zmení. 
Kategóriu "Produkty" dáme vo forme reťazcov. V "Názvy riadkov" prenesieme pole, ktoré potrebujeme. 
Pre zobrazenie rozbaľovacieho zoznamu je dôležité, v akom poradí zadáme názov. Ak sa na začiatku v riadkoch rozhodneme v prospech produktu a potom uvedieme cenu, produkty budú iba rozbaľovacími zoznamami a naopak.
Stĺpec "Jednotky" v hlavnej tabuľke zobrazoval množstvo tovaru predaného určitým predajcom za konkrétnu cenu. 
Ak chcete napríklad zobraziť predaje za každý mesiac, musíte umiestniť pole „Dátum“ namiesto „Názvy stĺpcov“. Kliknutím na dátum vyberte príkaz „Skupina“. 
Zadajte obdobia dátumu a krok. Potvrdíme výber. 
Vidíme takúto tabuľku. 
Presuňme pole "Suma" do oblasti "Hodnoty". 
Zobrazenie čísel sa stalo viditeľným a potrebujeme presne ten formát čísel 
Ak chcete opraviť, vyberte bunky vyvolaním okna myšou, vyberte "Formát čísla".
Vyberieme číselný formát pre ďalšie okno a zaškrtneme "Oddeľovač číslic". Potvrďte tlačidlom „OK“. 
Dizajn kontingenčnej tabuľky
Ak zaškrtneme políčko, ktoré potvrdí výber viacerých objektov naraz, budeme môcť spracovávať údaje za viacerých predajcov naraz. 
Použitie filtra je možné pre stĺpce a riadky. Zaškrtnutím jedného z druhov produktov môžete zistiť, koľko z nich predáva jeden alebo viac predajcov. 
Parametre poľa sa tiež konfigurujú samostatne. Na príklade vidíme, že istý rómsky predajca predal v konkrétnom mesiaci košele za konkrétnu sumu. Kliknutím myšou v riadku „Čiastka podľa poľa ...“ vyvoláme ponuku a vyberieme „Parametre polí hodnôt“. 
Ďalej, ak chcete zhrnúť údaje v poli, vyberte "Množstvo". Potvrdíme výber. 
Pozrite sa na tabuľku. Z toho jednoznačne vyplýva, že v jednom z mesiacov predávajúci predal košele v množstve 2 kusy. 
Teraz zmeníme tabuľku a necháme filter fungovať po mesiacoch. Pole „Dátum“ prenesieme do „Filter prehľadov“ a tam, kde sú „Názvy stĺpcov“, bude „Predajca“. Tabuľka zobrazuje celé obdobie predaja alebo za konkrétny mesiac.
Výberom buniek v kontingenčnej tabuľke sa zobrazí karta s názvom Nástroje kontingenčnej tabuľky s ďalšími dvoma kartami Možnosti a Návrh. 
V skutočnosti sa o nastaveniach kontingenčných tabuliek dá rozprávať veľmi dlho. Urobte zmeny podľa svojho vkusu, aby ste dosiahli pohodlné používanie. Nebojte sa tlačiť a experimentovať. Každú akciu môžete kedykoľvek zmeniť stlačením kombinácie klávesov Ctrl + Z.
Dúfam, že ste sa naučili všetok materiál a teraz viete, ako vytvoriť kontingenčnú tabuľku v programe Excel.
Načítava...