ระบบคลาวด์สำหรับการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เทคโนโลยีคลาวด์: ข้อดี ความเสี่ยง อนาคต

เอกสารและการหมุนเวียนเอกสารเป็นขั้นตอนเสริมที่สำคัญของระบบการจัดการของ บริษัท ซึ่งสร้างโครงสร้างของกระบวนการจัดการที่ส่งผลโดยตรงต่องานขององค์กรโดยรวม อย่างไรก็ตาม เพื่อปรับใช้ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เต็มรูปแบบ จำเป็นต้องมีเซิร์ฟเวอร์เฉพาะ โครงสร้างพื้นฐานที่เหมาะสม และบุคลากร ซึ่งอาจมีราคาแพงสำหรับบริษัทต่างๆ รูปแบบการบริการและคลาวด์ช่วยให้สามารถขยายได้อย่างมาก กลุ่มเป้าหมายระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ผู้ผลิตระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDMS) ส่วนใหญ่มุ่งเน้นไปที่บริษัทและองค์กรที่มีการกระจายพื้นที่อย่างชัดเจนและมีงานจำนวนมากพอสมควร บริษัทเหล่านี้ต้องการการเพิ่มประสิทธิภาพโฟลว์เอกสารและจัดระเบียบการโต้ตอบทางอิเล็กทรอนิกส์อย่างมาก อย่างไรก็ตาม ไม่ใช่ทุกบริษัทที่มีทรัพยากรเพียงพอที่จะจ่ายค่า "บัตรผ่านประตู" ในกระบวนการดำเนินการ EDMS การให้บริการจัดการเอกสารตามโมเดล SaaS (Software as a Servise) ค่อนข้างเป็นที่ยอมรับสำหรับองค์กรทุกขนาดและโปรไฟล์ที่มีข้อกำหนดที่แตกต่างกันสำหรับการปกป้องข้อมูล

ฟังก์ชั่น EDMS

ตามฟังก์ชันการทำงาน EDMS สามารถแบ่งออกได้เป็น (รูปที่ 1): โซลูชันเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติแบบคลาสสิกที่เป็นที่ต้องการของลูกค้าภาครัฐเป็นหลัก - ฟังก์ชันและอินเทอร์เฟซได้รับการกำหนดไว้ที่นี่มานานแล้ว ระบบการจัดการเอกสาร (อุตสาหกรรม กฎระเบียบ การบริหาร); เครื่องมือสำหรับการทำงานกลุ่มกับเอกสาร ระบบควบคุมกระบวนการมาตรฐาน (ระบบเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ); ระบบควบคุมกระบวนการตามอำเภอใจ

สถาปัตยกรรม Cloud EDMS

EDMS สมัยใหม่ใดๆ โดยไม่คำนึงว่าวิธีการขายนั้นอิงตามแนวคิดใดและกระบวนการใดที่ทำให้เป็นอัตโนมัติ (งานในสำนักงาน การจัดการเอกสาร การสนับสนุนข้อมูลสำหรับโมเดลการจัดการ) จะถูกสร้างขึ้นบนพื้นฐานของสถาปัตยกรรมสามชั้น (รูปที่ 2) ที่ฐานคือ DBMS และระบบหากจำเป็น การป้องกันการเข้ารหัส. ระดับที่สองและสามถูกครอบครองโดยบริการระบบและแอปพลิเคชัน รวมถึงเซิร์ฟเวอร์แอปพลิเคชัน นอกจากนี้ยังมีระดับที่สี่ซึ่งรวมถึงโซลูชันอินเทอร์เฟซที่ช่วยให้คุณสร้างอินเทอร์เฟซที่ใช้งานได้ดีที่สุดสำหรับ อุปกรณ์เฉพาะ(คอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะ, คอมพิวเตอร์แท็บเล็ต, โทรศัพท์มือถือฯลฯ).

มันขึ้นอยู่กับ DBMS อุตสาหกรรมจาก Microsoft, IBM หรือ Oracle งานของบริษัทประกอบด้วยการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ปลอดภัย การจัดการการเข้าถึง รวมถึงลำดับชั้น (IBM โลตัสโดมิโน/หมายเหตุ). นอกจาก DBMS แล้ว ระดับล่างของสถาปัตยกรรมสามชั้นแบบคลาสสิกของ EDMS อาจรวมถึงข้อมูลและโครงสร้างพื้นฐานด้านการขนส่ง ตลอดจนระบบสนับสนุน ความปลอดภัยของข้อมูลด้วยการสนับสนุนขั้นตอนการเข้ารหัส ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์
ในระบบคลาวด์ การจัดเก็บข้อมูลสามารถทำได้ทั้งในที่เดียว พื้นที่จัดเก็บเฉพาะ และแบบกระจาย ตัวอย่างเช่น ในสถานที่ที่มีการป้อนเอกสารลงในระบบ ซึ่งอาจมีความสำคัญอย่างยิ่งในระบบอัตโนมัติบนคลาวด์ของโฟลว์เอกสารของ องค์กรที่มีสำนักงานจำนวนมากตั้งอยู่ในภูมิภาคต่างๆ

ตามพื้นฐานสำหรับ EDMS สมัยใหม่ สามารถใช้โซลูชันการจัดการเชิงเอกสารเฉพาะได้ เนื้อหาขององค์กร. ส่วนแบ่งที่สำคัญของส่วนนี้ของตลาดคือแพลตฟอร์มของโลตัส หาก DBMS ที่กล่าวถึงก่อนหน้านี้แสดงถึงวิธีการเชิงสัมพันธ์ในการจัดการฐานข้อมูล และข้อมูลในนั้นถูกนำเสนอในรูปแบบของตารางสี่เหลี่ยม ดังนั้นข้อมูลใน Lotus Domino จะถูกจัดเก็บตามลำดับชั้น นั่นคือในโครงสร้างที่คล้ายกับการจัดเก็บเอกสารตามปกติใน องค์กร แนวทางนี้ช่วยปรับปรุงขั้นตอนการจัดการเอกสารอย่างมีนัยสำคัญ ซึ่งทำให้เทคโนโลยีนี้มีความโดดเด่นในตลาดสมัยใหม่สำหรับโซลูชัน EDMS

ความแตกต่างเล็กน้อยในกลุ่มนี้คือโซลูชันของ Microsoft ที่ออกแบบมาสำหรับการจัดการเนื้อหาขององค์กร - SharePoint ในฐานะที่เป็นแพลตฟอร์ม ECM SharePoint พบว่ามีแฟนๆ จำนวนมาก โดยเฉพาะในธุรกิจขนาดกลาง เนื่องจากระบบที่สร้างขึ้นบนพื้นฐานนั้นสามารถปรับขนาดทั้งปริมาณและฟังก์ชันได้อย่างง่ายดาย ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความต้องการในปัจจุบันของธุรกิจ อย่างไรก็ตาม แนวทางที่ใช้ SharePoint นั้นยังนำไปใช้ไม่ได้จริง ดำเนินการในรูปแบบของ EDMS บนคลาวด์

นักพัฒนา EDMS ในประเทศจำนวนมากซึ่งมีปฏิสัมพันธ์อย่างใกล้ชิดเป็นพิเศษกับผู้ขาย มีโซลูชันทางอุตสาหกรรมหลายตัวพร้อมกัน ซึ่งสร้างขึ้นโดยเป็นส่วนหนึ่งของสถาปัตยกรรมสามชั้นทั่วไปและเป็นส่วนเสริมของสภาพแวดล้อมที่เน้นเอกสารซึ่งช่วยให้คุณจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพ เอกสารข้อมูลด้วยตัวคุณเอง

ระดับที่สองและสามของสถาปัตยกรรมสามระดับใช้เซิร์ฟเวอร์แอปพลิเคชันและบริการระบบที่หลากหลาย ทรัพยากรที่ใช้โดยโมดูลแอปพลิเคชันของ EDMS ซึ่งเป็นชุดซอฟต์แวร์ที่ให้ฟังก์ชันพื้นฐานของ EDMS ตัวอย่างเช่น ในขั้นตอนการประมวลผลการติดต่อขาเข้า Universal Complex ดังกล่าวทำให้ระบบมีฟังก์ชันต่อไปนี้: การกำหนดหมายเลขเอกสาร การจัดเก็บเนื้อหาเอกสาร (รูปภาพ ข้อความ); ระบบอัตโนมัติของขั้นตอนมาตรฐาน (การประสานงาน การอนุมัติ หรือการลงนาม)

แน่นอนว่ามีงานอีกมากมายที่แก้ไขโดยเซิร์ฟเวอร์แอปพลิเคชัน แต่ควรพิจารณาเฉพาะในบริบทของฟังก์ชันที่มีให้เท่านั้น

EDMS ในเวอร์ชัน "คลาวด์" ไม่แตกต่างกันโดยพื้นฐาน ดังนั้น สำหรับผู้บริโภคประเภทนี้ มุมมองด้านสถาปัตยกรรมของโซลูชัน ตลอดจนแง่มุมของการจัดการสิทธิ์ใช้งานจึงไม่สำคัญ
ระดับที่สี่มีความโดดเด่นในสถาปัตยกรรมที่เราพิจารณา ซึ่งเป็นระดับของส่วนต่อประสานผู้ใช้ (UI) ที่ออกแบบมาเพื่อจัดระเบียบการโต้ตอบที่สะดวกและเต็มรูปแบบของผู้ใช้ปลายทางด้วย EDMS เช่นเดียวกับอุปกรณ์ต่อพ่วงที่นอกเหนือจากนั้น ไปยัง EDMS ซึ่งรวมอยู่ในคอมเพล็กซ์สถานที่ทำงานของผู้ใช้ (เครื่องสแกน เครื่องพิมพ์ เครื่องสแกนบาร์โค้ด ฯลฯ)

ชั้นส่วนติดต่อผู้ใช้สามารถแบ่งตามประเภทของอินเทอร์เฟซที่ใช้:

. ลูกค้า "อ้วน" อย่างไรก็ตาม EDMS ที่เก่าแก่ที่สุดมีการโต้ตอบกับผู้ใช้ที่มีคุณสมบัติครบถ้วนด้วย EDMS โดยปกติจะแสดงเป็นโมดูลซอฟต์แวร์ที่ติดตั้งโดยตรงบนสถานีผู้ใช้ ซึ่งบ่งชี้ถึงข้อเสียเปรียบหลัก: ค่าใช้จ่ายในการปรับใช้และการดำเนินการเพิ่มเติม ไคลเอนต์แบบหนาขึ้นอยู่กับประเภทของระบบปฏิบัติการของแอปพลิเคชัน วิธีการนี้ถือว่าค่อนข้างล้าสมัยและไม่ได้ใช้โซลูชันสำหรับ EDMS บนคลาวด์
. ไคลเอนต์แบบบาง EDMS สมัยใหม่ที่โต้ตอบกับผู้ใช้ผ่านเว็บอินเตอร์เฟสโดยใช้อินเทอร์เน็ตเบราว์เซอร์ นอกจากนี้ยังสามารถจัดระเบียบการโต้ตอบนี้ได้ทั้งภายใน เครือข่ายท้องถิ่นองค์กรและผ่าน VPN และอินเทอร์เน็ต ดังนั้น ความง่ายในการใช้งานและการบำรุงรักษาจึงชัดเจน ฟังก์ชันการทำงานของระบบดังกล่าวสามารถอัปเดตได้โดยไม่ต้องจัดเรียงแอปพลิเคชันไคลเอนต์ใหม่จำนวนมาก ซึ่งยังช่วยลดต้นทุนได้อย่างมาก ใน EDMS "คลาวด์" ที่ทันสมัย ​​อินเทอร์เฟซประเภทนี้ซึ่งไม่ได้ขึ้นอยู่กับแพลตฟอร์มในที่ทำงานเป็นอินเทอร์เฟซหลัก
. ไคลเอนต์มือถือออกแบบมาเพื่อการทำงานบนแพลตฟอร์มที่มุ่งเน้นธุรกิจมือถือสมัยใหม่: Apple iOS, RiM BlackBerry, กูเกิล แอนดรอยด์และ มสธ วินโดวส์โฟน. เฉพาะโซลูชันที่ใช้ iOS และ BlackBerry OS เท่านั้นที่มีความปลอดภัยในระดับที่เพียงพอเมื่อถ่ายโอนข้อมูลไปยังและจากโทรศัพท์ของคุณ

ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์สมัยใหม่ยังคงพัฒนาอย่างต่อเนื่อง ดึงดูดตลาดใหม่ๆ และให้บริการในรูปแบบธุรกิจใหม่ ซึ่งหลักๆ คือ SaaS
ลักษณะทางสถาปัตยกรรมจำนวนมากเหมือนกันสำหรับทั้ง EDMS แบบคลาสสิกและแบบคลาวด์ อย่างไรก็ตาม โซลูชันระบบคลาวด์ในด้านการจัดการเอกสารยังมีข้อแตกต่างมากมายจากระบบข้อมูลองค์กรทั่วไป ซึ่งแทบไม่มีความเป็นไปได้ในการออกแบบโซลูชัน EDMS แบบคลาสสิกใหม่ให้เป็นโซลูชันระบบคลาวด์ ภาคส่วนระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของตลาดในประเทศ . ปีที่แล้ว ระบบดังกล่าวอย่างน้อยสามระบบถูกนำไปใช้งานเชิงพาณิชย์อย่างเป็นทางการ และในปี 2555 นักพัฒนาให้คำมั่นสัญญากับโซลูชันที่เน้นเอกสารบนคลาวด์อย่างน้อยห้ารายการ โซลูชันใหม่ควรนำแนวทางใหม่ทั้งด้านเทคนิคและกฎหมายมาสู่ความสามารถในการออกใบอนุญาตและการเรียกเก็บเงิน ตลอดจนสร้างความมั่นใจในการเชื่อมต่อกับโซลูชันพอร์ทัลของรัฐบาล ระบบการโต้ตอบทางอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก (SMEV) และการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก (MEDO)

ปัญหาทางเลือก

หากงานในการเลือกเวิร์กโฟลว์บนคลาวด์สำหรับบริษัทหนึ่งๆ เกิดขึ้นพร้อมกับระบบเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติโดยทั่วไปเป็นครั้งแรก นั่นคือ บริษัทต้องเผชิญกับทางเลือก "ว่าจะใช้ EDMS แบบคลาสสิก หรือเพียงเชื่อมต่อกับโซลูชันระบบคลาวด์ที่มีอยู่" ผลประโยชน์ทางการเงิน ของ “ตัวเลือกคลาวด์” ได้อย่างชัดเจน แต่คำถามเกี่ยวกับความไว้วางใจในผู้ให้บริการโซลูชันคลาวด์นั้นค่อนข้างรุนแรง และที่นี่จำเป็นต้องตอบคำถามหลายข้อ: ผู้ให้บริการจะรับประกันความลับของเอกสารที่จัดเก็บในระบบจริงและไม่เปิดเผยหรือไม่ การสำรองข้อมูลข้อมูล ฯลฯ
หนึ่งในเอกสารสำคัญที่กำหนดความสัมพันธ์ทางกฎหมายระหว่างผู้ให้บริการและลูกค้าคือ SLA (ข้อตกลงระดับบริการ) ข้อตกลง SLA ซึ่งไม่เหมือนกับข้อตกลงในการให้บริการทั่วไป ไม่เพียงแต่หมายถึงรายการงานที่ดำเนินการโดยผู้ให้บริการเท่านั้น แต่ยังกำหนดบริการ cloud EDMS ทั้งหมดที่จะมอบให้แก่ลูกค้าในช่วงระยะเวลาของข้อตกลง ตลอดจน กำหนดเวลาในการให้บริการเหล่านี้ในปริมาณและคุณภาพที่เหมาะสม สัญญากำหนดระยะเวลาทั้งหมดอย่างชัดเจนสำหรับการแก้ไขเหตุการณ์และปัญหาที่เกิดขึ้นใหม่ กำหนดมาตรการทางวินัยสำหรับผู้ให้บริการในกรณีที่ไม่ปฏิบัติตามหรือปฏิบัติตามข้อผูกพันที่ไม่เหมาะสม

Cloud SED หรือไม่?

แม้ว่าวิธีการของ SaaS จะทำงานได้ดีในหลาย ๆ สถานการณ์ และมีข้อโต้แย้งจำนวนมากว่า "เพื่อ" การนำ EDMS แบบ "คลาวด์" ไปใช้ในบริษัทยังคงขัดขืน เกณฑ์ใดที่สามารถแนะนำวิธีการทำให้เวิร์กโฟลว์เป็นแบบอัตโนมัติ

เกณฑ์ 1. ปริมาณเวิร์กโฟลว์ที่เพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว
สำหรับบริษัทขนาดเล็กหรือขนาดกลาง สัญญาณดังกล่าวเป็นสัญญาณแรกว่าถึงเวลาที่จะต้องคิดเกี่ยวกับการทำให้กระบวนการกลุ่มนี้เป็นไปโดยอัตโนมัติ ปริมาณเนื้อหาที่เพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็วทั้งภายในองค์กรและระหว่างบริษัทต่างๆ ทำให้จำเป็นต้องมีระบบและเทคโนโลยีการจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพ บริการบนเว็บช่วยให้หลายบริษัทจัดการเนื้อหาโดยอัตโนมัติได้อย่างรวดเร็ว พร้อมประโยชน์ต่างๆ เช่น ต้นทุนการจัดซื้อที่ลดลงอย่างมาก และการดูแลระบบไอทีที่ง่ายขึ้น ผู้ให้บริการมีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดการโครงสร้างพื้นฐานและการบำรุงรักษาบริการ ผู้ใช้ไม่ต้องซื้อ บำรุงรักษา หรือจัดการใดๆ
เชื่อกันว่าในกรณีส่วนใหญ่ องค์กรขนาดใหญ่สามารถประหยัดค่าใช้จ่ายด้านโครงสร้างพื้นฐานและการจัดการได้มากกว่า 50% เมื่อเทียบกับการใช้งานแบบดั้งเดิม ผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์โดยเลือกรูปแบบ SaaS สำหรับการจัดการเอกสาร สำหรับบริษัทขนาดเล็ก การทำงานอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ผ่าน EDMS "ระบบคลาวด์" จะมีราคาถูกกว่าด้วยซ้ำเพราะ ค่าใช้จ่ายสัมพัทธ์ของโครงสร้างพื้นฐานรวมถึงค่าใช้จ่ายในการบริหารจัดการจะลดลงอย่างเห็นได้ชัด

หลักเกณฑ์ 2. บริษัทต้องการแอปพลิเคชันเดียวหรือระบบของโมดูลที่เชื่อมต่อกันหลายโมดูลหรือไม่?
บางบริษัทต้องการฟีเจอร์หลายอย่าง เช่น ความสามารถในการรับและส่งเมลจากภายในแอปพลิเคชัน การรู้จำข้อความเพื่อแปลงแฟกซ์และเอกสารที่สแกน เอกสารข้อความคุณสมบัติอื่นๆ เพื่อการจัดระเบียบเนื้อหาที่ดียิ่งขึ้น สิ่งเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่สำคัญเช่นนี้มีราคาถูกกว่ามากและมีคุณภาพดีกว่าเท่านั้นที่ผู้ให้บริการสามารถนำไปใช้ได้

หลักเกณฑ์ที่ 3 ความเร็วในการดำเนินการที่จำเป็นคืออะไร?
ตามเนื้อผ้าขั้นตอนของการซื้อมาตรฐาน ซอฟต์แวร์ซึ่งรวมถึงการประกวดราคา การพัฒนาเงื่อนไขการอ้างอิง การทดสอบ และการเจรจา อาจใช้เวลาหนึ่งเดือน หลังจากนั้นจะถึงเส้นตายสำหรับการทำงานให้เสร็จ ซึ่งในองค์กรโดยเฉลี่ยที่มีงาน 50-100 งานใน EDMS จะใช้เวลาอีกสองสามเดือน . เมื่อเลือก EDMS บนคลาวด์ ลูกค้าจะเห็นแอปพลิเคชันที่ทำงานอยู่ในระหว่างช่วงดำเนินการทดสอบ และผลตอบแทนจากการลงทุนจะมาเร็วกว่านี้มาก

เกณฑ์ 4. มีเครื่องมือที่สะดวกสำหรับการย้ายข้อมูลไปยังระบบคลาวด์จาก EDMS ที่ดำเนินการอยู่แล้วในองค์กรหรือไม่ ความน่าจะเป็นที่ข้อมูลบางส่วนหรือทั้งหมดอาจเสียหายหรือสูญหายมีเท่าใด ในทางกลับกัน คุณต้องประเมินความเสี่ยงที่เกิดขึ้นทั้งระหว่างการย้ายข้อมูลและระหว่างการทำงานของระบบจัดการเอกสารบนแพลตฟอร์มคลาวด์

หลักเกณฑ์ 5. คุณมีงบประมาณโครงการจำกัดหรือไม่? ด้วยการแนะนำ EDMS "ระบบคลาวด์" ค่าใช้จ่ายในการเริ่มต้นจะลดลงอย่างมากและสอดคล้องกับต้นทุนการดำเนินการ คุณต้องการลดค่าใช้จ่ายในการเริ่มต้นหรือไม่?
การได้มาซึ่งซอฟต์แวร์ทั่วไปมักทำให้ต้นทุนลิขสิทธิ์สูง ประมาณการโดยผู้เชี่ยวชาญเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายของแพ็คเกจซอฟต์แวร์ทั่วไปคือประมาณ 15% ของค่าใช้จ่ายในการเป็นเจ้าของและใช้งานแอปพลิเคชันนี้เป็นเวลา 5 ปี ด้วยโซลูชันระบบคลาวด์ คุณสามารถมองว่าต้นทุนการเป็นเจ้าของเป็นค่าบริการรายเดือนเพียงเล็กน้อย แทนที่จะเป็นการลงทุนขนาดใหญ่

เกณฑ์ 6. คุณต้องการระบบ ECM ที่ปรับปรุงตลอดเวลาหรือไม่?
หากสายธุรกิจหลักของบริษัทมีการพัฒนาอย่างรวดเร็ว การใช้ EDMS แบบ "คลาวด์" ที่ปรับเปลี่ยนแล้วสามารถลดค่าใช้จ่ายของบริษัทในการจัดการซอฟต์แวร์ได้อย่างมาก: การเปลี่ยนแปลงในระบบดังกล่าวจะเกิดขึ้นพร้อมกันสำหรับทุกคน ในขณะที่ไม่รวมการติดตั้งซอฟต์แวร์เพิ่มเติม ด้วยเหตุนี้ ผู้ให้บริการโซลูชันจึงทำการอัปเดตบนเซิร์ฟเวอร์ ซึ่งพร้อมใช้งานทันทีผ่านการเข้าถึงเว็บ ดังนั้นการอัปเกรดเวอร์ชันจึงโปร่งใสสำหรับผู้ให้บริการและไม่ต้องชำระเงินเพิ่มเติม

เกณฑ์ 7. คุณสามารถประเมินความเสี่ยงที่จะเกิดขึ้นเมื่อผู้ให้บริการระบบสารสนเทศออกจากตลาดได้หรือไม่? คำตอบสำหรับคำถามนี้คือ โซลูชั่นทางเทคนิคทำให้คุณสามารถย้ายข้อมูลได้ทั้งจากระบบคลาวด์เองและจาก การสำรองข้อมูล. ในทางกลับกัน โอกาสในการเสื่อมเสียชื่อเสียงของเอกสารที่เกิดขึ้นเมื่อผู้ให้บริการระบบถูกเปลี่ยนด้วยเหตุผลทางการเมืองเป็นหลักสำหรับการกระทำดังกล่าวสามารถลดลงได้โดยใช้ หมายถึงการเข้ารหัสการปกป้องข้อมูลอย่างแน่นหนาเหมาะสม

เกณฑ์ 8. คุณสามารถจัดการธุรกิจของคุณบนพื้นฐาน Pareto เมื่อคุณสมบัติหลักของผลิตภัณฑ์สามารถแก้ไขงานสูงสุดที่ได้รับมอบหมายได้หรือไม่? ถ้าใช่ การใช้งานตาม EDMS "คลาวด์" นั้นเหมาะสำหรับองค์กรที่มีปัญหา แต่ถ้าฟังก์ชันมีการแยกส่วนมากขึ้นและมีงานที่ไม่สามารถแก้ไขได้ด้วยความช่วยเหลือเลย การดำเนินการตามเป้าหมาย บน EDMS "ระบบคลาวด์" ที่เลือกนั้นมีแนวโน้มว่าจะน่าสงสัยมากที่สุด และจำเป็นต้องมีการวิเคราะห์เพิ่มเติมเพื่อการยอมรับ การตัดสินใจของฝ่ายบริหารเกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติด้วยวิธีนี้ เนื่องจากระบบคลาวด์ที่ออกแบบมาอย่างดีส่วนใหญ่มีขนาดใหญ่ ฟังก์ชันการทำงาน. อย่างไรก็ตาม ไม่สามารถจัดเตรียมฟังก์ชันพิเศษบางอย่างได้ ดังนั้นหลายบริษัทจึงกลัวว่าจะสูญเสียความยืดหยุ่น แต่ด้วยการใช้งานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น โซลูชันจะได้รับอนุญาตโดยที่ EDMS จะมีฟังก์ชันการทำงานมาตรฐานเท่านั้น ฟังก์ชันอื่นๆ ที่บริษัทต้องการสามารถนำไปใช้เพิ่มเติมได้

ในรัสเซียมีการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญเมื่อเร็ว ๆ นี้ในด้านระบบอัตโนมัติของการหมุนเวียนเอกสารและงานในสำนักงาน ผู้เชี่ยวชาญทราบถึงความสนใจอย่างแข็งขันของหน่วยงานของรัฐในการใช้ข้อได้เปรียบที่ได้รับจากการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ได้รับความนิยมเพิ่มขึ้นด้วย โซลูชั่นมือถือสำหรับองค์กรของ EDMS อย่างไรก็ตาม แนวโน้มที่สำคัญพอๆ กันซึ่งขณะนี้ผู้เชี่ยวชาญทุกคนสังเกตเห็นและมีผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญต่ออุตสาหกรรมการจัดการเอกสารอัตโนมัติในประเทศคือ SaaS EDMS

จนกระทั่งเมื่อเร็ว ๆ นี้ ผู้เชี่ยวชาญในประเทศของเรากล่าวว่าการเติบโตของการรุกของบริการ "คลาวด์" นั้นถูกขัดขวางอย่างมากจากข้อเท็จจริงที่ว่าระดับของการพัฒนาโครงสร้างพื้นฐานและ ปริมาณงานช่องทางการสื่อสารไม่อนุญาตให้มีการให้บริการ "คลาวด์" ในระดับที่เหมาะสม แต่สิ่งต่าง ๆ กำลังเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว: การปรับปรุงอย่างรวดเร็วในด้านความครอบคลุมและ ข้อมูลจำเพาะโครงสร้างพื้นฐานที่จำเป็นสำหรับการจัดระเบียบการเข้าถึงเครือข่ายนำไปสู่ความจริงที่ว่าความสนใจมากขึ้นเรื่อย ๆ และแพร่หลายมากขึ้นคือโซลูชันที่ใช้เทคโนโลยี "คลาวด์"

ในหมู่พวกเขามีความเป็นไปได้ในการใช้บริการ EDMS ตามหลักการ SaaS ซึ่งผู้ใช้สามารถเข้าถึงผลิตภัณฑ์ตามการสมัครสมาชิกและไม่จ่ายเงินสำหรับการซื้อใบอนุญาตสำหรับซอฟต์แวร์ที่เกี่ยวข้อง แต่สำหรับการใช้ผลิตภัณฑ์ในขอบเขตที่เขาต้องการ .

แนวโน้มของการ "ไป" สู่ "คลาวด์" ของบริการสำหรับการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ขององค์กรและโดยเฉพาะอย่างยิ่งการจัดหาโซลูชันในรูปแบบ SaaS ได้กลายเป็นหนึ่งในสิ่งหลักในอุตสาหกรรมที่อยู่ระหว่างการพิจารณา แน่นอนว่าทิศทางนี้มีข้อดีที่ปฏิเสธไม่ได้ทั้งสำหรับผู้ที่ให้บริการเหล่านี้และสำหรับผู้ใช้บริการที่จัดตามแบบจำลองนี้ ในขณะเดียวกัน ผู้เชี่ยวชาญกล่าวว่ายังมีคำถามอีกมากเกี่ยวกับวิธีจัดรูปแบบการขายบริการโดยใช้โมเดล SaaS วิธีกำหนดราคาสำหรับโมเดลงานนี้ และอื่นๆ

เมื่อสังเกตถึงแง่มุมที่มีอยู่ซึ่งจำเป็นต้องเอาชนะเพื่อพัฒนาโมเดลการใช้บริการเช่น SaaS ที่ประสบความสำเร็จ ซึ่งเกี่ยวข้องโดยตรงกับ EDMS ผู้เข้าร่วมตลาดระบุสิ่งต่อไปนี้: “เราในฐานะผู้ผลิตและผู้ให้บริการโซลูชัน เผชิญกับคำถามสำคัญ วิธีจัดระดับที่เหมาะสม การสนับสนุนทางเทคนิคเพื่อให้ผู้ใช้สามารถใช้โซลูชันของเราได้อย่างมีประสิทธิผล เรามุ่งมั่นที่จะทำให้การทำงานง่ายขึ้นด้วยผลิตภัณฑ์ทั้งทาง การตั้งค่าทั่วไปโซลูชั่นและส่วนต่อประสานที่เป็นมิตรตลอดจนการก่อตัวของคำแนะนำวิธีการและวัสดุที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นเมื่อจัดการเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างอิสระ” กล่าว ผู้บริหารสูงสุดบริษัท EOS PV Yakovenko Vitaly

ผู้เชี่ยวชาญยังกล่าวด้วยว่าเมื่อทำงานกับผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ในโมเดล SaaS มีความยุ่งยากที่เกี่ยวข้องกับความจำเป็นในการตรวจสอบความทนทานต่อข้อผิดพลาดของระบบที่ระดับโครงสร้างพื้นฐาน เพื่อให้มั่นใจว่าผลิตภัณฑ์ทำงานได้อย่างถูกต้องในสภาพแวดล้อม "คลาวด์" นอกจากนี้ยังมีสิ่งกีดขวางบางอย่างในส่วนของผู้ใช้เอง แม้ว่าในหลายๆ ทางสิ่งกีดขวางเหล่านี้จะเป็นลักษณะทางจิตวิทยา บ่อยครั้งที่ผู้บริโภคยอมรับว่าข้อมูลภายในใน e-business นั้นถูกเก็บไว้ “นอกนั้นบนเซิร์ฟเวอร์ที่ไม่รู้จัก” บ่อยครั้ง ปัญหาความปลอดภัยของข้อมูลและการไม่สามารถเข้าถึงบุคคลที่สามภายใต้เงื่อนไขของการทำงานใน "คลาวด์" ในปัจจุบันอาจเป็นข้อกังวลหลักของผู้บริโภคที่มีศักยภาพของบริการ "คลาวด์" ในขณะเดียวกัน ผู้เชี่ยวชาญกล่าวว่าการรับรองระดับความปลอดภัยที่เพียงพอในสภาพแวดล้อม "คลาวด์" นั้นเป็นไปได้ค่อนข้างมาก (ตัวอย่างเช่น โดยการจัด VPN ที่ระดับของช่องทางการสื่อสารและสรุป SLA กับผู้ให้บริการเพื่อลดความเสี่ยง ของการรั่วไหลหรือสูญหายของข้อมูล)

บริการบนเว็บที่แพร่หลายในภาคธุรกิจเริ่มมีอิทธิพลต่อการพัฒนาขอบเขตการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ แม้จะมีความจริงที่ว่าองค์กรธุรกิจยังไม่ใช้ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้ SaaS มากนัก แต่สำหรับบางองค์กร EDMS บนคลาวด์กำลังกลายเป็นวิธีเดียวในการจัดการทรัพยากรและต้นทุนอย่างชาญฉลาด

ผู้เชี่ยวชาญกล่าวว่าแนวโน้มของการวาง EDMS ใน "คลาวด์" ในอนาคตอันใกล้นี้จะเพิ่มขึ้นโดยเฉพาะในธุรกิจขนาดกลางและขนาดเล็ก องค์กรดังกล่าวไม่จำเป็นต้องจัดระเบียบเซิร์ฟเวอร์ ศูนย์ข้อมูล ฝึกอบรมผู้ใช้ และไม่ต้องดำเนินการใดๆ เลยด้วยซ้ำ ค่าใช้จ่ายในกรณีนี้เป็นสัดส่วนกับการใช้งาน คุณสามารถเปลี่ยนจำนวนผู้ใช้และการตั้งค่าโซลูชันอื่นๆ ได้ตลอดเวลา EDMS จาก "คลาวด์" ในกรณีเหล่านี้อาจเป็นตัวเลือกที่เหมาะสมที่สุด

สำหรับบริษัทขนาดใหญ่ ผู้เชี่ยวชาญมั่นใจว่า EDMS ของพวกเขาจะได้รับการพัฒนาในระบบคลาวด์ที่เรียกว่า "ส่วนตัว" ซึ่งจะช่วยให้รวมศูนย์เครื่องมือการจัดการเอกสารของบริษัทที่กระจายตามพื้นที่ทางภูมิศาสตร์ไว้ในศูนย์ข้อมูลแห่งเดียว

กิจกรรมทางกฎหมายในด้านการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และความสนใจในหัวข้อนี้ในส่วนของผู้นำของประเทศมีผลในเชิงบวกต่อการพัฒนาเทคโนโลยีการแลกเปลี่ยนเอกสารที่ปลอดภัยรวมถึงเทคโนโลยีที่ใช้ "เทคโนโลยีคลาวด์" ความจริงที่ว่าประเทศได้อนุมัติความเป็นไปได้ทางกฎหมายในการออกและรับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะนำไปสู่การเกิดขึ้นของบริการ "คลาวด์" ใหม่ที่แสดงโดยผู้ให้บริการ EDMS ซึ่งจะควบคุมกระบวนการเคลื่อนย้ายเอกสารและมีอำนาจในการรับรองใบแจ้งหนี้

อย่างไรก็ตามในขณะที่กระบวนการพัฒนา บริการคลาวด์” รวมถึงในด้านการจัดการเอกสาร ชะลอตัวลงเนื่องจากข้อเท็จจริงที่ว่าผู้ใช้ยังมีความกลัวและสงสัยเกี่ยวกับความปลอดภัยของตน

อันที่จริงแล้ว เหตุผลส่วนใหญ่ที่ทำให้บริษัทต่างๆ ปิดตัวเองจากการใช้บริการเว็บนั้นไม่มีเหตุผลใดๆ

ตัวอย่างเช่น หลายคนเชื่อว่า "คลาวด์คอมพิวติ้ง" เป็นปรากฏการณ์ใหม่ ดังนั้นจึงมีการศึกษาน้อยและไม่ปลอดภัย ในความเป็นจริง การพัฒนา "คลาวด์" เริ่มขึ้นในช่วงหลายปีที่ห่างไกล เมื่อคอมพิวเตอร์เป็นเครื่องจักรขนาดใหญ่และครอบครองห้องหลายห้องและแม้แต่ชั้นต่างๆ ตลอดเวลาที่ผ่านมาบริการเหล่านี้ถูกเรียกว่าบริการออนไลน์และใช้ในการสื่อสาร เก็บข้อมูล รูปภาพ วิดีโอ การสำรองข้อมูลต่างๆ แต่คำเปรียบเปรย "คลาวด์" ที่เกิดขึ้นจากผู้ใช้ที่สับสนและก่อให้เกิดความไม่ไว้วางใจในบริการที่ผ่านการทดสอบตามเวลาแล้ว

อีกเหตุผลหนึ่งที่ทำให้ไม่อยากใช้ "บริการระบบคลาวด์" ในกิจกรรมของบริษัทมักเกิดจากความมั่นใจในความเป็นเอกลักษณ์ของกระบวนการทางธุรกิจและความเป็นไปไม่ได้ที่จะทำให้กระบวนการเหล่านั้นเป็นไปโดยอัตโนมัติโดยใช้ "ระบบคลาวด์" มี 2 ​​วิธีแก้ไขที่นี่:

• การวิเคราะห์กระบวนการทางธุรกิจเพื่อหาสาเหตุของ "เอกลักษณ์" ของพวกเขา บ่อยครั้งที่เหตุผลที่กระบวนการทางธุรกิจขององค์กรแตกต่างจากมาตรฐานคือการยึดมั่นในประเพณี ซึ่งในทางปฏิบัติหมายความว่ากระบวนการทางธุรกิจไม่ได้รับการตรวจสอบและปรับให้เหมาะสมมาเป็นเวลานาน
• ตัวเลือกที่สองเกี่ยวข้องกับการปรับแต่งบริการคลาวด์ ดังนั้นการใช้โครงสร้างพื้นฐานเป็นบริการช่วยให้คุณสร้างแหล่งทรัพยากรเสมือนซึ่งคุณสามารถติดตั้งซอฟต์แวร์ปกติได้ หรือสามารถใช้แพลตฟอร์มซอฟต์แวร์เป็นบริการได้ และแอปพลิเคชันที่จำเป็นในกรณีนี้ได้รับการออกแบบตามลักษณะเฉพาะของกระบวนการทางธุรกิจขององค์กร

ความกลัวที่ซับซ้อนอีกประการหนึ่งเกี่ยวข้องกับปัญหาการควบคุมข้อมูลที่เก็บไว้ใน "คลาวด์": ข้อมูลถูกจัดเก็บไว้ในที่ที่เข้าใจยาก อาจสูญหาย พร้อมใช้งานสำหรับคู่แข่ง และอาจถูกขโมยได้

ในความเป็นจริง ปัญหาทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับความปลอดภัยของข้อมูลสามารถแก้ไขได้โดยการเน้นย้ำในสัญญา ข้อบังคับ ข้อตกลง หรือเอกสารอื่น ๆ ที่กำหนดขอบเขตของบริการที่มีให้ (SLA - ข้อตกลงระดับบริการ) นอกจากนี้ยังสามารถกำหนดระดับของการให้บริการ ความรับผิดชอบของผู้ดำเนินการสำหรับการละเมิดขั้นตอนการให้บริการ และมาตรฐานสำหรับการกู้คืนข้อมูลหลังจากความล้มเหลว ยิ่งไปกว่านั้น บ่อยครั้งที่ผู้ให้บริการคลาวด์สามารถให้การกู้คืนระบบได้เร็วกว่าผู้เชี่ยวชาญด้านบริการไอทีของบริษัทใดบริษัทหนึ่ง ความรับผิดชอบต่อการให้บริการของผู้ให้บริการจะพิจารณาที่ระดับ นิติบุคคลและส่วนสำคัญของการรักษาความปลอดภัยคือข้อตกลงไม่เปิดเผยข้อมูล ซึ่งคุ้มครองข้อมูลตามกฎหมาย กำหนดภาระหน้าที่ของคู่สัญญาและความรับผิดชอบในการเปิดเผยข้อมูล โดยปกติแล้ว ผู้ให้บริการที่ลงทุนมหาศาลในองค์กรธุรกิจจะหลีกเลี่ยงการละเมิดในทุกวิถีทาง เนื่องจากกิจกรรมทั้งหมดของพวกเขาสร้างขึ้นจากความไว้วางใจ

สำหรับปัญหาการเข้าถึงข้อมูลของผู้ใช้รายอื่นควรถามผู้ดำเนินการว่ามีการจัดระเบียบอย่างไร การแบ่งปันทรัพยากร. มีตัวเลือกการใช้งานมากมาย และในความเป็นจริง บ่อยครั้ง ผู้ใช้มีความสามารถในการควบคุมข้อมูลของตน ที่สำคัญที่สุดคือใช้การควบคุมนี้อย่างเหมาะสม

นอกจากนี้ โซลูชันแบบดั้งเดิมไม่ได้รับการประกันจากภัยคุกคามต่างๆ เช่น การโจรกรรมข้อมูล การโจมตี DDoS และการจงใจ "ทำลาย" ของบริการ และไม่มีความแตกต่างกันมากนักไม่ว่าจะติดตั้งเซิร์ฟเวอร์ในสำนักงานของลูกค้าหรือในศูนย์ข้อมูล แต่เมื่อพยายามเข้าถึงข้อมูลที่จัดเก็บโดยผู้ให้บริการ ผู้โจมตีจะพบฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์รักษาความปลอดภัยระดับมืออาชีพ (เช่น Cisco ASA 5500 Series และอุปกรณ์ IronPort) โซลูชันการรักษาความปลอดภัยระดับแอปพลิเคชันเฉพาะ ผู้ดูแลระบบที่มีประสบการณ์ซึ่งเกี่ยวข้องกับการรักษาความปลอดภัยโดยเฉพาะ ปัญหา.

ปัญหาความไม่ไว้วางใจของผู้ปฏิบัติงานสามารถแก้ไขได้ เช่น การรับรองโซลูชันระบบคลาวด์ที่เป็นอิสระ ขั้นตอนสามารถเป็นได้ทั้งโดยสมัครใจหรือบังคับ ดังนั้น ในสหรัฐอเมริกาจึงมีมาตรฐานการรับรองหลายมาตรฐานที่ใช้เพื่อให้มั่นใจว่าเป็นไปตามข้อกำหนดของการจัดการองค์กร ความปลอดภัย ความพร้อมใช้งานของบริการ ความสมบูรณ์ของการประมวลผลข้อมูล การรักษาความลับ ลักษณะทั่วไปของอินเทอร์เน็ตบ่งบอกว่าผู้ให้บริการสามารถอยู่ได้ทุกที่ในโลกทั้งทางกฎหมายและทางกายภาพ ตราบใดที่เงื่อนไขเป็นไปตามข้อกำหนดของลูกค้า ดังนั้นการที่ผู้ให้บริการปฏิบัติตามมาตรฐานระบบคลาวด์ที่เข้มงวดของประเทศอื่นจึงถือเป็นข้อได้เปรียบในการแข่งขัน

หากเราพูดถึงปัญหาที่อาจเกิดขึ้นจริงเมื่อใช้โซลูชันระบบคลาวด์ คุณสามารถแสดงความคิดเห็นอย่างน้อย 2 ข้อได้ที่นี่

1. ไม่สามารถถ่ายโอนระบบข้อมูลทั้งหมดไปยังคลาวด์ได้ การดำรงอยู่ในเวอร์ชันคลาวด์สำหรับบางคนนั้นไม่สามารถทำได้ ระบบเหล่านี้รวมถึง: ระบบที่ทำงานร่วมกับการผลิตและอุปกรณ์เฉพาะอื่นๆ รวมถึงระบบเรียลไทม์ ระบบที่มีการบูรณาการสูง ระบบแบบกำหนดเองที่พัฒนาขึ้นเมื่อ 15-30 ปีก่อน ระบบเหล่านี้อาจใช้ฮาร์ดแวร์ ระบบปฏิบัติการ และแพลตฟอร์มรุ่นเก่าที่ไม่ได้รับการสนับสนุนอีกต่อไป บ่อยครั้งที่ผู้พัฒนาเองก็หยุดสนับสนุนพวกเขาไปแล้ว ระบบที่รับประกันชีวิตขององค์กร สิ่งเหล่านี้คือระบบที่มีการหยุดทำงานซึ่งอาจนำไปสู่ผลที่ตามมาอย่างหายนะหรือความสูญเสียทางธุรกิจ ตัวอย่างเช่น สำหรับธนาคาร ระบบดังกล่าวคือ ABS

2. ปัญหาความน่าเชื่อถือของการเชื่อมต่อกับผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ต เมื่อใช้บริการออนไลน์ บริษัทจะขึ้นอยู่กับความพร้อมใช้งาน ความเร็ว และความน่าเชื่อถือของการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต ในการประเมินความเสี่ยงนี้ จะต้องพิจารณาความน่าจะเป็นและความเสียหาย (เช่น โดยการประเมินสถิติและปัญหาที่ผ่านมา) ตัวเลือกที่ชัดเจนที่สุดในการลดความเสี่ยงนี้คือการจัดระเบียบการเชื่อมต่อสำรอง

อันที่จริง คุณควรพิจารณาใช้บริการเว็บเพื่อทำงานกับเอกสารประกอบหาก:

• ปริมาณการหมุนเวียนเอกสารเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็วในองค์กร บริการออนไลน์ช่วยให้คุณจัดการโฟลว์เอกสารโดยอัตโนมัติได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพพร้อมประโยชน์ต่างๆ เช่น ต้นทุนการจัดซื้อที่ลดลง และการดูแลระบบไอทีที่ง่ายขึ้น ผู้ให้บริการมีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดการโครงสร้างพื้นฐานและการบำรุงรักษาบริการ ผู้ใช้ไม่ต้องซื้อ บำรุงรักษา หรือจัดการใดๆ เชื่อกันว่าในกรณีส่วนใหญ่ องค์กรขนาดใหญ่สามารถประหยัดค่าใช้จ่ายด้านโครงสร้างพื้นฐานและการจัดการได้มากกว่า 50% เมื่อเทียบกับการใช้ผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์แบบดั้งเดิม โดยเลือกรูปแบบ SaaS สำหรับการจัดการเอกสาร สำหรับบริษัทขนาดเล็ก การทำงานอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ผ่าน EDMS "ระบบคลาวด์" จะมีราคาถูกกว่าด้วยซ้ำเพราะ ค่าใช้จ่ายสัมพัทธ์ของโครงสร้างพื้นฐานรวมถึงค่าใช้จ่ายในการบริหารจัดการจะลดลงอย่างเห็นได้ชัด
• สายธุรกิจของบริษัทมีการพัฒนาอย่างรวดเร็ว การใช้ EDMS จาก "คลาวด์" สามารถลดต้นทุนการจัดการซอฟต์แวร์ของบริษัทได้อย่างมาก: การเปลี่ยนแปลงในระบบจะเกิดขึ้นพร้อมๆ กันสำหรับทุกคนโดยไม่ต้องติดตั้งซอฟต์แวร์เพิ่มเติม ผู้ให้บริการโซลูชันทำการอัปเดตบนเซิร์ฟเวอร์ซึ่งพร้อมใช้งานทันทีผ่านการเข้าถึงเว็บ ดังนั้นการกำหนดเวอร์ชันจึงโปร่งใสสำหรับผู้ให้บริการและไม่ต้องชำระเงินเพิ่มเติม
• คุณไม่ต้องการใช้เงินและเวลาไปกับขั้นตอนการจัดซื้อจัดจ้าง การเจรจา การทดสอบ การนำไปใช้งาน และการกำหนดค่า การเลือก EDMS บนระบบคลาวด์ ลูกค้าจะเห็นแอปพลิเคชันที่ทำงานอยู่ในระหว่างช่วงการทดสอบ เวลาในการดำเนินการจะสั้นลงมาก และการคืนทุนจะเร็วกว่ามาก
• องค์กรของคุณมีธุรกรรมจำนวนมากพอสมควร ระบบการจัดการเอกสาร "คลาวด์" มักจะช่วยให้คุณดำเนินการอัตโนมัติไม่เพียง แต่การไหลของเอกสารภายในขององค์กรเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการเคลื่อนย้ายเอกสารระหว่างองค์กรต่าง ๆ ซึ่งค่อนข้างเกี่ยวข้องในยุคของเรา หากบริษัทกำลังทำงานกับลูกค้า ซัพพลายเออร์ คู่ค้า บริการเว็บสำหรับการทำงานกับเอกสารอาจเป็นตัวเลือกที่เหมาะสม

ไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง การเปลี่ยนไปใช้ "โซลูชันคลาวด์" ควรเป็นวิวัฒนาการสำหรับบริษัท ไม่ใช่การปฏิวัติ มีตัวเลือกเสมอว่าจะติดตั้งเซิร์ฟเวอร์และซอฟต์แวร์ที่บ้าน ใช้บริการ "คลาวด์" หรือเลือก รุ่นไฮบริด

การจัดการเอกสารใน "คลาวด์" - การแก้ปัญหาของธุรกิจขนาดกลางและขนาดเล็ก

ปัญหาของการจัดระเบียบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์นั้นเกี่ยวข้องกับบริษัททุกขนาด อย่างไรก็ตาม โซลูชันที่นำเสนอในตลาดส่วนใหญ่ออกแบบมาสำหรับขนาดใหญ่และ ธุรกิจขนาดกลางและไม่สามารถช่วยเอสเอ็มอีได้ ธุรกิจขนาดเล็กต้องการ EDMS ที่ "เบา" เรียบง่ายและราคาไม่แพง ได้เวลาหันไปหา "เมฆ"

การดำเนินการ ทำงานร่วมกันด้วยเอกสารสำหรับธุรกิจขนาดเล็กเป็นงานที่สำคัญเช่นเดียวกับธุรกิจขนาดกลางและขนาดใหญ่ บ่อยครั้งที่มันซับซ้อนเนื่องจากพนักงานบางคนของ บริษัท ดังกล่าว (เช่นนักบัญชี) นั้น "ห่างไกล" และไม่มีงานทำในสำนักงาน มันเกิดขึ้นที่ไม่มีสำนักงานและพนักงานทุกคนทำงานจากที่บ้าน ในขณะเดียวกัน เป็นที่ชัดเจนว่าระบบขนาดใหญ่ที่มีอยู่ในตลาดที่มีการใช้งานที่มีราคาแพงนั้นไม่เหมาะสำหรับ SMB - มันไม่สมเหตุสมผลเลยที่หัวหน้าขององค์กรขนาดเล็กจะจ่ายเงินสำหรับฟังก์ชันพิเศษ ไม่มีไซต์ใดที่มีเซิร์ฟเวอร์ที่ทรงพลังและ ผู้ดูแลระบบที่พร้อมกำหนดค่าและรองรับ EDMS ดังกล่าว

SMB ต้องพอใจกับการทำงานกับเอกสารโดยใช้ตัวแก้ไขสำนักงานทั่วไปและ อีเมล. อย่างไรก็ตาม การส่ง การพัฒนาร่วมกัน และการอนุมัติเอกสารด้วยวิธีนี้ ไม่เพียงแต่ไม่ช่วยแก้ปัญหางานหลักของธุรกิจขนาดเล็กเท่านั้น แต่ยังทำให้งานเหล่านี้ยุ่งยากขึ้นอย่างมาก ผู้จัดการไม่มีความเข้าใจอย่างชัดเจนว่าเอกสารฉบับที่จำเป็นนั้นอยู่ที่ใดและในสภาพใด มีการเปลี่ยนแปลงเมื่อใดและอย่างไร ทั้งหมดนี้สร้างความโกลาหลและบังคับให้เราใช้เวลามากขึ้นในการสั่งซื้อและควบคุม

ด้วยการพัฒนาบริการคลาวด์ระบบจึงเริ่มปรากฏในตลาดรัสเซียซึ่งออกแบบมาเพื่อแก้ปัญหาการจัดระเบียบงานร่วมกับเอกสารโดยเฉพาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก หนึ่งในโซลูชั่นดังกล่าวคือ Docloud ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์บนคลาวด์

เมฆกำลังเปลี่ยนแปลง SED อย่างไร

เทคโนโลยีคลาวด์(คลาวด์คอมพิวติ้งในภาษาอังกฤษ คำว่า "คลาวด์คอมพิวติ้ง" ยังใช้) เป็นเทคโนโลยีการประมวลผลข้อมูลที่ทรัพยากรและความสามารถของคอมพิวเตอร์ถูกจัดเตรียมให้กับผู้ใช้ในรูปแบบบริการที่เข้าถึงได้ทางอินเทอร์เน็ต ผู้ใช้สามารถเข้าถึงข้อมูลของตนเองและในขณะเดียวกันก็ไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับโครงสร้างพื้นฐาน ระบบปฏิบัติการ และซอฟต์แวร์ที่ใช้งานจริง

สำหรับ EDMS หมายความว่าในการใช้งานระบบ ไม่จำเป็นต้องซื้ออุปกรณ์ราคาแพง ใช้งาน และส่งพนักงานไปฝึกอบรม ในการเข้าถึงคุณลักษณะและฟังก์ชันทั้งหมดของบริการ ก็เพียงพอแล้วที่จะลงทะเบียนบนเว็บไซต์ ผู้ใช้จ่ายตามจำนวนทรัพยากรที่ต้องการเท่านั้นและสามารถเข้าสู่ระบบจากคอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต หรือสมาร์ทโฟนได้ตลอดเวลาไม่ว่าจะอยู่ที่ไหน

Cloud EDMS ทำอะไรได้บ้าง

พิจารณาคุณสมบัติการทำงานหลักของระบบ

เริ่มจากความจริงที่ว่าระบบอนุญาตให้คุณจัดเก็บและจัดระเบียบเอกสารตามประเภทหรือทิศทาง ในการทำเช่นนี้ คุณเพียงแค่ต้องถ่ายโอนจากพีซีหรือจากสแกนเนอร์ไปยังระบบ และถ้าจำเป็น ให้เพิ่มความคิดเห็นหรือระบุข้อมูลเมตาเพิ่มเติม ควรสังเกตว่าไฟล์ที่ซ้อนกันของไฟล์หลัก รูปแบบข้อความ(TXT, RTF, DOC) สามารถดูได้โดยตรงจากระบบโดยไม่ต้องดาวน์โหลดลงในอุปกรณ์และไม่มีซอฟต์แวร์ที่จำเป็นในการดูไฟล์ประเภทนี้ ตัวอย่างเช่น จากสมาร์ทโฟนที่ไม่ได้ติดตั้งโปรแกรมไฟล์ คุณสามารถดูไฟล์ word และ excel ได้ สิ่งนี้ทำให้การทำงานกับแท็บเล็ตและอุปกรณ์มือถือง่ายขึ้นอย่างมาก

นอกจากนี้ ผู้จัดการยังสามารถกำหนดการตั้งค่าการเข้าถึงได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย โดยกำหนดว่าพนักงานคนใดสามารถดูหรือแก้ไขเอกสารบางอย่างได้

เพื่อลดความซับซ้อนในการทำงานกับเอกสารมาตรฐาน ระบบมีการสร้างเทมเพลต ด้วยความช่วยเหลือของพวกเขา คุณสามารถอำนวยความสะดวกอย่างมากในกระบวนการสร้างและกรอกเอกสารที่ร้องขอบ่อยเช่น "ใบแจ้งหนี้" หรือ "พระราชบัญญัติ"

หน้าที่สำคัญขององค์กรเวิร์กโฟลว์คือการประสานงานและการอนุมัติเอกสาร ดังนั้นการนำไปปฏิบัติควรมีความชัดเจนและเรียบง่าย ใน Docloud สามารถส่งเอกสารเพื่อขออนุมัติได้ทันทีหลังจากสร้าง โดยระบุพนักงานที่ต้องอนุมัติหรือทำการเปลี่ยนแปลง ข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับความเคลื่อนไหวของเอกสาร เวอร์ชันปัจจุบันและสถานะของเอกสารจะพร้อมใช้งานเสมอสำหรับผู้ใช้ทุกคนที่ทำงานด้วย

สะดวกรวดเร็ว ค้นหาข้อความแบบเต็มช่วยให้คุณค้นหาเอกสารที่จำเป็นได้จากเนื้อหาของไฟล์ที่แนบมา และการค้นหาแบบพารามิเตอร์ในโฟลเดอร์ทำให้สามารถเลือกตามพารามิเตอร์ที่จำเป็นได้

EDMS บนคลาวด์ให้อะไร

พิจารณาประโยชน์ของโซลูชันระบบคลาวด์สำหรับ SMB ประการแรก เมื่อใช้ซอฟต์แวร์ดังกล่าว บริษัทไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายสำหรับการติดตั้งระบบ Docloud มีโซลูชันที่มีทุกสิ่งที่คุณต้องการอยู่แล้ว หลังจากเข้าสู่ระบบ ผู้ใช้จะพบโฟลเดอร์ที่กำหนดค่าสำหรับกิจกรรมของบริษัท ดูประเภทเอกสารหลักที่ใช้บ่อย และวิธีแก้ปัญหาที่สะดวกสำหรับการดู เอกสารทั้งหมดที่รวมอยู่ในระบบครอบคลุมความต้องการส่วนใหญ่ของบริษัทขนาดเล็ก และหากจำเป็นก็สามารถปรับเปลี่ยนได้

ประการที่สอง อินเทอร์เฟซ Docloud ช่วยให้ผู้ใช้เริ่มทำงานกับระบบได้ทันที - เขาสามารถเรียนรู้ขั้นตอนพื้นฐานทั้งหมดสำหรับการทำงานกับเอกสารในวันแรกของการทำงาน

ประการที่สาม เมื่อใช้ซอฟต์แวร์ระบบคลาวด์ บริษัทไม่จำเป็นต้องจ่ายเงินสำหรับการสนับสนุนหรือจ้าง ผู้ดูแลระบบ, เพราะว่า ประเภทนี้บริการรวมอยู่ในราคาใบอนุญาตแล้ว หากมีปัญหาใด ๆ เกิดขึ้น ผู้ใช้สามารถรับคำตอบจากผู้เชี่ยวชาญได้อย่างรวดเร็ว รวมทั้งดูฟอรัมการสนับสนุนทางเทคนิคและทำความคุ้นเคยกับตัวเลือกสำหรับการแก้ปัญหาจากผู้ใช้ที่เคยพบปัญหาแล้ว

ประการที่สี่ ไม่จำเป็นต้องจ่ายเงินมากเกินไปสำหรับช่วงเวลาที่ใช้ระบบ นโยบายการให้สิทธิ์ที่ยืดหยุ่นจะช่วยคุณเลือกประเภทการสมัครและระบุจำนวนผู้ใช้ที่ต้องการ ในกรณีที่มีปัญหา ผู้จัดการสามารถพักงานได้นานถึงหกเดือนเพื่อกลับมาทำงานใหม่ในภายหลัง ในกรณีนี้การตั้งค่าและเอกสารทั้งหมดจะถูกบันทึกไว้

"เมฆ" ล่อยักษ์ได้อย่างไร

เราได้พิจารณาถึงประโยชน์ของการใช้ EDMS บนระบบคลาวด์สำหรับผู้จัดการของบริษัทขนาดเล็ก แต่ฟังก์ชันนี้อาจไม่เพียงเป็นที่สนใจสำหรับพวกเขาเท่านั้น

ลองนึกภาพหัวหน้าแผนกหนึ่งของ บริษัท ขนาดใหญ่ - แผนกของเขาต้องการระบบที่ไม่แพงและเรียบง่ายสำหรับการประสานงานภายในของเอกสาร แต่ EDMS ที่ติดตั้งในองค์กรของเขามีการใช้งานมากเกินไปหรือไม่สามารถแยกออกจาก โครงสร้างโดยรวม. ในกรณีนี้ Docloud เหมาะสำหรับเขาซึ่งเขาสามารถใช้งานโดยไม่ต้องใช้ระบบเพิ่มเติมในสำนักงานขององค์กรและไม่ต้องใช้เงินจำนวนมากจากงบประมาณของแผนก

หรือจินตนาการถึงทีมงานโครงการที่ประกอบด้วยพนักงานขององค์กรต่างๆ หลายแห่งที่ต้องประสานงานเอกสารระหว่างกัน ในสถานการณ์ดังกล่าว คุณไม่สามารถปรับใช้โซลูชันภายในเครื่องได้ และคุณสามารถใช้ระบบ Docloud ได้ พวกเขาไม่ต้องซื้อ การตัดสินใจครั้งนี้ในระยะยาว - ด้วยการเลือกอัตราค่าไฟฟ้าที่เหมาะสมที่สุดสำหรับอายุของโครงการ พวกเขาสามารถหยุดใช้ระบบได้ทันทีหลังจากเสร็จสิ้น

ผู้เชี่ยวชาญทราบว่าหากเราพูดถึง "คลาวด์" ที่เกี่ยวข้องกับการจัดการเอกสาร เทคโนโลยีคลาวด์ก็ไม่ใช่สิ่งใหม่ทั้งหมด ทุกวันนี้ ทุกคนรู้หลักการพื้นฐานเกี่ยวกับงานที่สร้างขึ้นเมื่อใช้โมเดล "คลาวด์" รวมถึงประโยชน์ที่ผู้ให้บริการคลาวด์พูดถึง ในข้อดีเหล่านี้ พวกเขาสังเกตเห็นการลดลงของการลงทุนในโครงสร้างพื้นฐาน ค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษา ผู้เชี่ยวชาญ และอื่นๆ

“ขณะนี้ในหลายประเทศ ทางการกำลังพิจารณาความเป็นไปได้ในการจัดการเอกสารในโครงสร้างของรัฐบาลโดยใช้เทคโนโลยีคลาวด์ ในขณะเดียวกัน หน่วยงานที่มีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดการเอกสารในระดับรัฐ (โดยหลักแล้วคือหอจดหมายเหตุแห่งชาติ) กำลังพัฒนาแนวทางและมาตรฐานสำหรับการทำงานกับเอกสารในสภาพแวดล้อมแบบคลาวด์ อย่างไรก็ตาม การพัฒนามาตรฐานดังกล่าวในรัสเซียไม่ได้อยู่ในระหว่างดำเนินการ ดังนั้น เมื่อตัดสินใจย้ายไปที่คลาวด์ คุณต้องเข้าใจว่าความเสี่ยงบางอย่างมีอยู่ในสภาพแวดล้อมคลาวด์ และความเสี่ยงเหล่านี้สามารถป้องกันไม่ให้คุณรู้ความจริง ประโยชน์ที่มีอยู่จากการใช้เทคโนโลยีคลาวด์” Natalya Khramtsovskaya ผู้เชี่ยวชาญชั้นนำด้านการจัดการเอกสารที่ EOS ซึ่งเป็นสมาชิกของ Guild of Document Managers และ ARMA International กล่าว

จากข้อมูลของ Ms. Khramtsovskaya ประโยชน์ของ "คลาวด์" นั้นแสดงให้เห็นอย่างเต็มที่ในระบบคลาวด์สาธารณะ แต่ปัจจุบันไม่มีหอจดหมายเหตุแห่งชาติของประเทศใดที่พัฒนามาตรฐาน "คลาวด์" แนะนำ เจ้าหน้าที่รัฐบาลใช้คลาวด์สาธารณะ คำแนะนำสำหรับหน่วยงานภาครัฐ - ให้สร้าง "คลาวด์ส่วนตัว" (private cloud) เพื่อให้เอกสารและ "คลาวด์" อยู่ภายใต้การควบคุมเต็มรูปแบบ อย่างไรก็ตามโมเดลนี้ลดประสิทธิภาพการใช้ "คลาวด์" และระดับการประหยัดต้นทุนลงอย่างมาก

สิ่งสำคัญคือต้องคำนึงถึงว่าในรัสเซียมีการพัฒนาด้านการจัดการเอกสารอัตโนมัติที่ไม่สม่ำเสมอ องค์ประกอบนี้ได้รับการพัฒนาให้ดีขึ้นในโครงสร้างของรัฐขนาดใหญ่ในระดับรัฐบาลกลางมากกว่าในระดับหน่วยงานท้องถิ่น ผู้เชี่ยวชาญทราบว่าโครงสร้างของรัฐบาลที่อ่อนแอในแง่ของการให้ข้อมูลจะได้รับประโยชน์อย่างเห็นได้ชัดที่สุดจากการนำเทคโนโลยี "คลาวด์" มาใช้ในสำนักงานอัตโนมัติ สำหรับหน่วยงานรัฐบาลกลางหลายแห่งมีศูนย์ข้อมูลของตนเองและไม่ซ้ำกัน การพัฒนาซอฟต์แวร์ประโยชน์ของการย้ายโครงสร้างพื้นฐานที่มีอยู่ไปยัง "คลาวด์" อาจน้อยกว่ามาก

ประเด็นด้านความปลอดภัยของข้อมูลและการจัดการความเสี่ยงเป็นหนึ่งในประเด็นสำคัญ ซึ่งขึ้นอยู่กับการเปลี่ยนผ่านไปสู่ ​​"ระบบคลาวด์" สิ่งนี้นำไปใช้อย่างเท่าเทียมกันทั้งกับหน่วยงานของรัฐและโครงสร้างเชิงพาณิชย์ และผู้เชี่ยวชาญจากทุกประเทศรวมถึงชาวรัสเซียพูดถึงเรื่องนี้อย่างเป็นเอกฉันท์ ต่อไปนี้คือความเสี่ยงหลักบางประการของ "ระบบคลาวด์" ประการแรกคือความเป็นไปได้ที่จะพึ่งพาผู้ให้บริการระบบคลาวด์ นอกจากนี้ยังมีความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับความเป็นไปได้ที่ข้อมูลภายในจะรั่วไหล เนื่องจากลูกค้าไม่สามารถควบคุมได้ว่าผู้เชี่ยวชาญคนใดจะทำงานกับข้อมูลของเขาในฝั่งของผู้ปฏิบัติงาน ความเสี่ยงของการสูญหายของข้อมูลและปัญหาในการปฏิบัติตามข้อกำหนดของกฎหมายเกี่ยวกับการจัดการเอกสารก็มีความสำคัญเช่นกัน

ปัญหาของการแบ่งทรัพยากรที่เชื่อถือได้ระหว่าง ผู้ใช้ที่หลากหลาย"คลาวด์" การปกป้องข้อมูลส่วนบุคคล และการทำงานที่ถูกต้องของเครือข่ายการรับส่งข้อมูลก็เป็นหนึ่งในความเสี่ยงด้านความปลอดภัยของข้อมูลที่ต้องพิจารณาเช่นกัน

อาจดูเหมือนว่าจำนวนความเสี่ยงสูงเกินไปและการใช้ "คลาวด์" ไม่เหมาะสม แต่ก็ไม่เป็นเช่นนั้น อันดับแรก ให้เรานึกถึงประโยชน์ของการถ่ายโอนโครงสร้างพื้นฐานการจัดการเอกสารไปยัง "คลาวด์" อีกครั้ง: ในรูปแบบ "คลาวด์" ผู้บริโภคจ่ายเฉพาะสำหรับปริมาณบริการที่เขาใช้ โดยไม่ต้องเสียเงินไปกับการสร้างและบำรุงรักษาโครงสร้างพื้นฐานและพนักงาน เงินเดือน . การลดต้นทุนเป็นเรื่องสำคัญสำหรับบริษัทการค้าที่ต้องการประสบความสำเร็จ ในกรณีของหน่วยงานรัฐบาล (โดยเฉพาะโครงสร้างระดับภูมิภาค) มักจะไม่มีตัวเลือกอื่นนอกจากการใช้ "คลาวด์" เนื่องจากไม่มีงบประมาณสำหรับองค์กรโครงสร้างพื้นฐานและสำหรับการจ่ายเงินให้ผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีเต็มเวลา

นอกจากนี้ ขอชี้แจงว่าความเสี่ยงและเหตุการณ์ที่หลีกเลี่ยงไม่ได้นั้นเป็นคนละแนวคิดกัน ความเสี่ยงสามารถและควรคำนึงถึง หากคุณจัดการกับปัญหานี้อย่างสมดุล ก็จะไม่มีปัญหาอีกต่อไปเมื่อใช้ "คลาวด์" และน่าจะน้อยกว่าเมื่อใช้งาน "แบบเก่า" ในท้ายที่สุด โครงสร้างพื้นฐานทางกายภาพของพวกเขาเองก็ล้มเหลวเป็นระยะ และไม่มีใครปลอดภัยจากการคุกคามของการรั่วไหลของข้อมูลภายใน

ก่อนตัดสินใจถ่ายโอนการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไปยัง "คลาวด์" ผู้เชี่ยวชาญแนะนำให้คิดถึงวิธีแก้ปัญหาพื้นฐานหลายประการ: "สิ่งแรกที่คุณต้องพิจารณาด้วยตัวคุณเองคือข้อมูลองค์กรหรือข้อมูลอื่น ๆ ที่จะจัดเก็บ ใช้ และจะพร้อมใช้งาน ผ่านสภาพแวดล้อม "คลาวด์ » นอกจากนี้ ยังจำเป็นต้องตอบคำถามเกี่ยวกับวิธีการดำเนินการเพื่อให้มั่นใจว่าระบบรักษาความปลอดภัยสำหรับเอกสารที่มีการจำกัดการเข้าถึง (เช่น เอกสารที่เป็นความลับทางธุรกิจ ข้อมูลส่วนบุคคล และอื่นๆ) จะต้องดำเนินการล่วงหน้าอย่างไร ประเด็นสำคัญประการที่สองคือความจำเป็นในการติดตามข้อกำหนดในการจัดเก็บและการทำลายเอกสารหลังจากสิ้นสุดระยะเวลาจำกัด เช่นเดียวกับการทำลายสำเนาข้อมูล ฉันทราบด้วย: เป็นที่พึงปรารถนาที่จะมีเซิร์ฟเวอร์ที่เก็บข้อมูลไว้ใน "คลาวด์" สหพันธรัฐรัสเซีย. หากพวกเขาตั้งอยู่นอกประเทศของเรา ในกรณีที่มีข้อขัดแย้งทางกฎหมาย เจ้าของศูนย์ข้อมูลจะต้องอยู่ภายใต้กฎหมายของประเทศที่พวกเขาอาศัยอยู่ ฉันคิดว่ามีเพียงไม่กี่คนที่ต้องการเข้าถึงข้อมูลองค์กรหรือข้อมูลของหน่วยงานรัฐบาลรัสเซียที่บุคคลที่สามได้รับจากการตัดสินของศาลในประเทศอื่น เนื่องจากเซิร์ฟเวอร์ที่มีข้อมูลคลาวด์ตั้งอยู่ในอาณาเขตของตน” นาตาเลีย ครามซอฟสกายากล่าว

จากที่กล่าวมาข้างต้น ผู้บริโภคควรระมัดระวังในการเลือกผู้ให้บริการ "คลาวด์" ประเด็นแรกคือวิธีการจัดระเบียบระบบรักษาความปลอดภัยข้อมูลที่ผู้ให้บริการ "คลาวด์" คุณควรใส่ใจกับวิธีที่ซัพพลายเออร์สรรหาบุคลากร ดูว่าพนักงานของซัพพลายเออร์ผ่านการตรวจสอบความปลอดภัยหรือไม่ ดูว่าการเข้าถึงข้อมูลถูกควบคุมอย่างไร และระบบติดตามและควบคุมใดที่ซัพพลายเออร์ใช้

เมื่อเจรจากับผู้ให้บริการ "คลาวด์" ผู้เชี่ยวชาญแนะนำให้ให้ความสนใจกับสิทธิและหน้าที่ของฝ่ายต่างๆ ที่กำหนดภายใต้ SLA ตัวอย่างเช่น Natalya Khramtsovskaya พูดถึง "ข้อผิดพลาด" ต่อไปนี้: "สิ่งแรกที่คุณควรใส่ใจคือการมีอยู่ของสิ่งที่เรียกว่าการชำระเงินไถ่ถอนนั่นคือจำนวนเงินที่กำหนดซึ่งเรียกเก็บจากผู้บริโภคสำหรับ การถอนข้อมูลก่อนกำหนดในสัญญา หากมีประเด็นดังกล่าว องค์กรอาจประสบปัญหาหากตัดสินใจเปลี่ยนไปใช้บริการกับผู้ให้บริการรายอื่น สัญญาควรระบุจำนวนค่าปรับและบทลงโทษที่จะบังคับใช้กับผู้ให้บริการ "คลาวด์" อย่างชัดเจนในกรณีที่ข้อมูลที่เขาเก็บไว้สูญหายหรือเสียหาย นอกจากนี้ยังจำเป็นต้องประเมิน อธิบาย และแก้ไขอย่างชัดเจนในสัญญาเกี่ยวกับนโยบายความปลอดภัยที่บังคับใช้ หลากหลายชนิดจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ตลอดจนกำหนดและกำหนดจำนวนความเสียหายในกรณีที่ความลับรั่วไหลหรืออื่น ๆ ข้อมูลสำคัญ. นอกจากนี้ยังจำเป็นต้องกำหนดล่วงหน้าในข้อตกลงถึงความเสียหายที่อาจเกิดขึ้นเนื่องจากการไม่ทำลายเอกสารโดยผู้ให้บริการหลังจากสิ้นสุดระยะเวลาการจัดเก็บเมื่อสรุป SLA

ผู้เชี่ยวชาญระบุแรงผลักดันหลักหลายประการที่จะนำไปสู่การเปลี่ยนผ่านไปยังเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และการใช้โมเดล "คลาวด์" ในอุตสาหกรรม ประการแรกคือความต้องการของสังคมผู้ใช้ Natalya Khramtsovskaya ชี้ให้เห็นสิ่งต่อไปนี้:“ เป็นไปได้ที่จะพูดด้วยความมั่นใจอย่างเต็มที่ว่าผู้คนรับรู้ เทคโนโลยีสารสนเทศไม่ใช่สิ่งที่ผิดปกติ แต่เป็นสิ่งที่ควรมีอยู่ "โดยปริยาย" ในเรื่องนี้ทัศนคติต่อเอกสารบ่งชี้ ผู้คนไม่ต้องการทราบว่าต้องไปที่คลังข้อมูลใดเพื่อทำความคุ้นเคยกับเอกสารบางอย่าง วันนี้พวกเขาต้องการทราบว่าจะพบเอกสารที่ถูกต้องได้จากที่ใดบนอินเทอร์เน็ต ในความเห็นของฉัน ปีนี้อุตสาหกรรมการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในประเทศของเราจะยังคงพัฒนาต่อไป”

นอกจากนี้ยังเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการพัฒนาอุตสาหกรรมเพื่อทำความเข้าใจสถานการณ์และความปรารถนาที่สอดคล้องกันในส่วนของความเป็นผู้นำของประเทศ อย่างไรก็ตาม มีปัญหาหลายอย่างที่ยังคงต้องได้รับการแก้ไข ในบรรดาคนเหล่านี้ Mrs. Khramtsovskaya เป็นคนแรกในองค์กร ในรัสเซียวันนี้มี เอกสารอิเล็กทรอนิกส์รวมถึงผู้ที่มีระยะเวลาการจัดเก็บถาวร แต่จนถึงขณะนี้ยังไม่มีการเก็บถาวรทางอิเล็กทรอนิกส์สถานะเดียว นอกจากนี้ในรัสเซียไม่มีเจ้าหน้าที่ เอกสารเชิงบรรทัดฐานซึ่งจะควบคุมการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

18 มิถุนายน 2555 18:40 น

ที่ Docflow 2012 ได้รับความสนใจอย่างมากจากการอภิปรายเกี่ยวกับ "โซลูชันระบบคลาวด์" ซึ่งอาจเป็นหัวข้อที่ได้รับความนิยมมากที่สุดในหมู่ผู้เชี่ยวชาญในปัจจุบัน

ฉันถามคนหนึ่งว่า "คลาวด์" คืออะไร พวกเขาอธิบายให้ฉันฟังว่า "โซลูชันคลาวด์" คือความสามารถในการทำงานจากระยะไกล

จินตนาการได้วาดภาพ "เมฆ" ทันทีที่เกี่ยวข้องกับการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งบริษัทเล็กๆ แห่งหนึ่งตัดสินใจติดตั้ง EDMS และเพื่อไม่ให้ดึงดูดพนักงานไอทีเพิ่มเติม ไม่ต้องซื้ออุปกรณ์เพิ่มเติมหรืออัปเกรดอุปกรณ์ปัจจุบัน เขาจึงเช่าเซิร์ฟเวอร์ ตัวอย่างเช่น บริษัทจัดหาระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

อย่างไรก็ตาม หลังจากอ่านบทความจำนวนหนึ่งในหัวข้อเทคโนโลยีคลาวด์ เป็นที่ชัดเจนว่าในโลกสมัยใหม่ แนวคิดของ "คลาวด์" นั้นตีความได้กว้างกว่ามาก และมีบทความมากมายบนเครือข่ายในหัวข้อนี้และตามที่ผู้เขียนคนหนึ่งพูดอย่างถูกต้อง: - "... สื่อสิ่งพิมพ์ที่มีอยู่มากมายไม่เพียง แต่จะไม่ชี้แจงปัญหาที่กำลังพิจารณา แต่ยังทำให้ซับซ้อน ความเข้าใจเกี่ยวกับแนวคิดของคลาวด์"

ดังนั้น การเข้าถึงระยะไกลจะสิ้นสุดและการประมวลผลแบบคลาวด์เริ่มต้นที่ใด

เริ่มจากภาพรวมของคำจำกัดความของ "คลาวด์" และ "เทคโนโลยีคลาวด์" ซึ่งมีค่อนข้างมาก:

สรุปแล้วคลาวด์คือการนำโครงสร้างพื้นฐานเสมือนจริงแบบไดนามิกมาใช้

คลาวด์ไม่มีอะไรมากไปกว่าศูนย์ข้อมูลขนาดใหญ่ (หรือเครือข่ายของเซิร์ฟเวอร์ที่เชื่อมต่อถึงกัน)

เทคโนโลยีคลาวด์เป็นเทคโนโลยีการประมวลผลข้อมูลที่จัดหาทรัพยากรคอมพิวเตอร์ให้กับผู้ใช้อินเทอร์เน็ตเป็นบริการออนไลน์ คำว่า "คลาวด์" เป็นคำอุปมาอุปไมยที่แสดงถึงโครงสร้างพื้นฐานที่ซับซ้อนซึ่งซ่อนรายละเอียดทางเทคนิคทั้งหมดไว้เบื้องหลัง ... นี่เป็นแนวคิดใหญ่ที่รวมแนวคิดต่างๆ มากมายที่ให้บริการ ตัวอย่างเช่น ซอฟต์แวร์ โครงสร้างพื้นฐาน แพลตฟอร์ม ข้อมูล สถานที่ทำงานและอื่น ๆ

เมื่อเร็ว ๆ นี้ ประเด็นที่เกี่ยวข้องกับการสร้างระบบคลาวด์ไม่เพียงเริ่มดึงดูดบริษัทขนาดใหญ่เท่านั้น แต่ยังรวมถึงหน่วยงานรัฐบาลในประเทศต่าง ๆ ทั่วโลกด้วย เมื่อไม่นานมานี้ กลุ่มผู้เชี่ยวชาญได้เผยแพร่เอกสารสำหรับคณะกรรมาธิการยุโรป ซึ่งมีความพยายามที่จะจัดระบบประสบการณ์สมัยใหม่ในด้านการสร้างระบบคลาวด์และพัฒนาคำแนะนำสำหรับการพัฒนาระบบไอทีในสหภาพยุโรป

ตามเอกสารนี้ “คลาวด์คือการขยายตัวแบบไดนามิก ระบบข้อมูลซึ่งถ้าจำเป็นจะให้บริการด้านไอทีแก่ผู้บริโภคด้วยคุณสมบัติเฉพาะและช่วยให้คุณควบคุมคุณภาพของการให้บริการตามตัวชี้วัดที่กำหนด

สิ่งที่สำคัญที่สุดในคำจำกัดความนี้คือระบบคลาวด์นั้นมุ่งเน้นการบริการ: ภารกิจหลักของพวกเขาคือการให้บริการที่มีคุณภาพแก่ผู้บริโภค

ดังนั้นจึงมีหลายรุ่นสำหรับการให้บริการ:

• โครงสร้างพื้นฐานเป็นบริการ (IaaS)

โดยทั่วไปแล้ว โมเดล IaaS เกี่ยวข้องกับการจัดหา เซิร์ฟเวอร์เสมือน, ที่เก็บข้อมูล, โครงสร้างพื้นฐานของเครือข่าย;

• แพลตฟอร์มเป็นบริการ (PaaS)

- ให้การเข้าถึง แพลตฟอร์มซอฟต์แวร์. ผู้ใช้สามารถสร้างและโฮสต์แอปพลิเคชันของตนเองตามแพลตฟอร์มนี้ ผู้ใช้สามารถเข้าถึงการจัดการทรัพยากรระดับล่าง (ระบบปฏิบัติการ ที่เก็บข้อมูล ฯลฯ)

• ซอฟต์แวร์เป็นบริการ (SaaS)

— การจัดหาซอฟต์แวร์ ในรุ่นนี้ ผู้ใช้จะสามารถเข้าถึงฟังก์ชันการทำงานของซอฟต์แวร์ที่จำเป็นผ่านทางเครือข่ายเท่านั้น *

ตามแนวคิดของ SaaS คุณไม่ต้องจ่ายเงินเมื่อซื้อผลิตภัณฑ์ แต่จ่ายเหมือนกับการเช่า ยิ่งไปกว่านั้น คุณใช้ฟังก์ชั่นที่คุณต้องการ (และตามนั้น จ่ายสำหรับมัน)

ด้วยคำจำกัดความและรูปแบบการบริการที่แยกย่อยออกไปเล็กน้อย

ตอนนี้ เรามาทำความเข้าใจสาระสำคัญของวิธีการทำงานของคลาวด์คอมพิวติ้งกัน

ยกตัวอย่างง่ายๆ ของเกมคอมพิวเตอร์ « ในทางเทคนิคแล้วจะมีลักษณะดังนี้: ตัวเกมตั้งอยู่บนเซิร์ฟเวอร์ระยะไกลและกราฟิกได้รับการประมวลผลที่นั่นซึ่งถูกส่งไปยังคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้ปลายทางในรูปแบบ "พร้อม" แล้ว พูดง่ายๆ ก็คือ การคำนวณที่การ์ดแสดงผลและโปรเซสเซอร์ดำเนินการในระหว่างเกมปกติบนคอมพิวเตอร์นั้นดำเนินการบนเซิร์ฟเวอร์แล้วที่นี่ และคอมพิวเตอร์ของคุณใช้เป็นจอภาพเท่านั้น *

บริการที่ยอดเยี่ยมดังกล่าวเริ่มต้นขึ้นกับใคร?

ประวัติสาธารณะของคลาวด์คอมพิวติ้งในการนำไปใช้งานสมัยใหม่เริ่มขึ้นในราวปี 2549 ในตอนนั้นเองที่ Amazon ซึ่งไม่ต้องการการแนะนำใดๆ ได้นำโครงสร้างพื้นฐาน Web Services มาใช้ ซึ่งไม่เพียงแต่ให้บริการโฮสติ้งเท่านั้น แต่ยังให้พลังการประมวลผลระยะไกลแก่ไคลเอ็นต์อีกด้วย หลังจาก Amazon Google, Sun และ IBM ได้แนะนำบริการที่คล้ายกัน และในปี 2551 Microsoft ได้ประกาศแผนในด้านนี้ ยิ่งกว่านั้น Microsoft ได้ประกาศไม่ใช่แค่บริการ แต่เป็นระบบปฏิบัติการคลาวด์เต็มรูปแบบ ระบบวินโดวส์อาซัวร์.

ตอนนี้เรามาดูพื้นที่ที่น่าสนใจที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับ EDMS "เทคโนโลยีคลาวด์" มีความหมายกับเธออย่างไร?

การเข้าถึง EDMS จากระยะไกลช่วยให้พนักงานได้รับข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับการตัดสินใจในบริษัท ทำให้สามารถมีส่วนร่วมในการอภิปรายและยอมรับการตัดสินใจเหล่านี้ได้ ไม่ว่าพนักงานจะอยู่ที่ใด แน่นอนว่าประการแรกสิ่งนี้เกี่ยวข้องกับผู้จัดการเนื่องจากไม่มีการตัดสินใจที่สำคัญเพียงครั้งเดียวโดยปราศจากข้อตกลงกับพวกเขา อย่างไรก็ตาม ผู้บริหารระดับกลางสามารถชื่นชมโอกาสได้เช่นกัน การเข้าถึงระยะไกลถึง SED ตัวอย่างเช่น หัวหน้าแผนกการผลิตของบริษัทขนาดใหญ่ที่ต้องประจำที่ไซต์งานตลอดเวลา หรือผู้จัดการฝ่ายขายที่ต้องเดินทางไปประชุมบ่อยครั้ง ด้วยโอกาสนี้ พวกเขาจะสามารถดูและตกลงเกี่ยวกับเอกสารที่จัดเตรียมโดยแบ็คออฟฟิศสำหรับลูกค้าใน เวลา.

คลาวด์คอมพิวติ้งสามารถช่วยธุรกิจได้อย่างไร?

ประการแรก ผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องกังวลเกี่ยวกับประสิทธิภาพของพีซี ไม่จำเป็นต้องกังวลเกี่ยวกับ ที่ว่างบนพื้นที่ดิสก์

ประการที่สอง ผู้ใช้จ่ายเฉพาะค่าบริการ คุณลักษณะที่มีให้ และเฉพาะคุณลักษณะเฉพาะเท่านั้น

ประการที่สาม เทคโนโลยีคลาวด์ช่วยธุรกิจตามฤดูกาล ตัวอย่างเช่น หากบริษัทขายของขวัญสำหรับวันสตรีสากล ซึ่งทุกคนทราบดีว่ามีเพียงปีละครั้ง เวลาที่เหลือ (ฤดูหนาว ฤดูร้อน ฤดูใบไม้ร่วง) จะไม่มีใครต้องการบริการจากบริษัท และในเวลานี้บริษัทจะไม่ต้องแบกรับค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาฟังก์ชันขนาดใหญ่ที่จำเป็นเฉพาะในช่วงที่มีการใช้งานสูงสุดเท่านั้น

ดังนั้น ด้วยการใช้เทคโนโลยีคลาวด์ บริษัทจึงหลีกเลี่ยงปัญหาที่เกี่ยวข้องกับการซื้อใบอนุญาตเพิ่มเติม การติดตั้งและกำหนดค่าแอปพลิเคชันในคอมพิวเตอร์แต่ละเครื่อง และการค้นหาพนักงานไอทีคนใหม่โดยใช้ตัวเลือกออนไลน์ ซอฟต์แวร์ที่จำเป็นโดยจ่ายเฉพาะเวลาที่พนักงานใช้ซอฟต์แวร์นี้เท่านั้น

พูดกันทั่วโลก ตัวเลือกทั้งหมดสำหรับเทคโนโลยีคลาวด์บ่งบอกถึงรูปแบบการชำระเงินแบบสมัครสมาชิก (สำหรับ การใช้งานจริง). ยิ่งไปกว่านั้น ไม่เพียงแต่เกี่ยวข้องกับซอฟต์แวร์เท่านั้น แต่ยังรวมถึงทรัพยากรฮาร์ดแวร์ด้วย และสิ่งนี้เรียกว่าแบบมีเงื่อนไข จ่ายเท่าที่คุณไป. สำหรับผู้ที่ไม่ต้องการทรัพยากรด้านฮาร์ดแวร์ ก็สามารถเช่าแอปพลิเคชันที่ต้องการได้ (และในที่นี้เราจะกลับไปที่แนวคิดของ Software as a Service (SaaS)