ملاحظة صغيرة حول موضوع القيود على أكبر مقاسالقواعد في Outlook. قواعد Outlook هي أداة قوية تسمح لك بتنظيم وأتمتة عمل المستخدم في Outlook.
بفضل القواعد ، يمكنك إعداد الحركة ، وإعادة التوجيه ، وحذف المراسلات الواردة والصادرة ، وتنظيم فرز الرسائل وتصنيفها ، وغير ذلك الكثير ... ومع ذلك ، لا يمكنك إنشاء عدد لا حصر له من القواعد ، لأنه الحد الأقصى لحجم القواعد محدود - وهذا ليس قيدًا على Outlook نفسه ، ولكن لخادم بريد Exchange الذي تم تخزين مربع المستخدم عليه.
في بعض الحالات ، عند إنشاء القواعد أو تحريرها في Outlook ، قد تظهر نافذة بها رسالة تفيد بعدم إمكانية كتابة القاعدة على الخادم:
فشلت قاعدة أو أكثر في المرور إلى خادم Exchange وتم تعطيلها. ربما لا يتم دعم بعض الخيارات أو لا توجد مساحة كافية لتخزين جميع القواعد الخاصة بك.
في الإصدار الإنجليزي من Outlook ، يبدو الخطأ كما يلي:
هذا يعني أن في المربع الخاص بك على خادم البريدنفدت مساحة الصرف لتخزين القواعد. يعتمد مقدار المساحة المخصصة للقواعد على إصدارات Microsoftتبادل:
- صرف 2003- تم تخصيص 32 كيلوبايت للقواعد (في المتوسط ، هذا يكفي لتخزين 20-25 قاعدة)
- Exchange 2007 / Exchange 2010 / Exchange 2013/2016- 64 كيلو بايت مخصصة للقواعد
في Exchange 2003 ، تم إصلاح الحد الأقصى لحجم القاعدة ولا يمكن تغييره. في الإصدارات الأحدث من Exchange ، يمكن زيادة حجم الذاكرة لتخزين القواعد حتى 256 كيلوبايت. يتم تعيين حد القاعدة بشكل فردي لكل مستخدم من خلال سمة خاصة القواعد.
يمكن العثور على حصة قواعد Exchange الحالية لمستخدم معين عن طريق تشغيل الأمر التالي في وحدة التحكم الإدارية في Exchange:
اسم مستخدم Get-Mailbox | اسم قدم ، قواعد Quota
لزيادة ذاكرة الصندوق:
Set-Mailbox -identity اسم المستخدم -RulesQuota 256Kb
ملحوظة. يمكن تعيين حصة حجم القاعدة على القيم التالية: 64 كيلو بايت أو 128 كيلو بايت أو 256 كيلو بايت.
إذا كنت بحاجة إلى زيادة حد القواعد لجميع علب البريد مرة واحدة ، فسيساعدك الأمر على:
احصل على صندوق البريد | Set-Mailbox -RulesQuota 128KB
في حالة عدم كفاية هذا المكان لتخزين القواعد ، يوصى المستخدم باللجوء إلى التلاعبات التالية:
- قم بإزالة القواعد غير الضرورية
- دمج القواعد (مثل نقل رسائل البريد الإلكتروني إلى نفس المجلد)
- تقليل أسماء القواعد
- إذا نقلت إحدى القواعد رسائل البريد الإلكتروني إلى ملف مجلدات شخصية .pst ، فستحتاج إلى نقل الأرشيف إلى دليل ذي مسار أقصر. على سبيل المثال ، من C: \ Documents and Settings \ winitpro \ Local Settings \ Application Data \ Microsoft \ Outlook \ mymail2013.pst إلى C: \ mail \ mymail2013.pst
استخدم قواعد علبة الوارد لـ التنفيذ التلقائيإجراءات معينة مع الرسائل التي يتلقاها.
للحصول على معلومات حول كيفية استخدام الأرشفة والمسح والأدوات الأخرى ، راجع تنظيم علبة الوارد الخاصة بك باستخدام أدوات الأرشفة والمسح والأدوات الأخرى في Outlook.com.
إنشاء قاعدة علبة الوارد
تنطبق القواعد على الرسائل الواردة ويمكن إنشاؤها في أي مجلد.
لإنشاء قاعدة بسرعة تنقل جميع الرسائل من مرسل معين أو مجموعة من المرسلين إلى مجلد ، في قائمة الرسائل ، انقر فوق انقر على اليمينانقر فوق الرسالة التي تريد إنشاء قاعدة لها ، وحدد الأمر إنشاء قاعدة.
حدد المجلد الذي تريد نقل جميع الرسائل إليه من هذا المرسل أو مجموعة المرسلين وانقر نعم.
انقر فوق الزر نعم.
إذا كنت تريد القيام بشيء آخر غير نقل رسالة من مرسل معين أو مجموعة من المرسلين إلى مجلد ، فحدد خيارات اضافية.
يجب أن تحتوي كل قاعدة على ثلاثة عناصر على الأقل: اسم وشرط وإجراء. يمكن أن تحتوي القواعد أيضًا على استثناءات للشروط. في كل مرحلة ، يمكنك إضافة شروط أو إجراءات أو استثناءات متعددة باستخدام الأزرار أضف الشرط, أضف العملو أضف استثناء.
إذا كنت لا تريد معالجة القواعد الأخرى بعد هذه القاعدة ، فحدد المربع أوقف معالجة القواعد الإضافية. معلومات إضافيةراجع إيقاف معالجة القواعد الإضافية في Outlook.com للحصول على مزيد من المعلومات.
تحرير قاعدة علبة الوارد
ملحوظة:لا تتم معالجة بعض القواعد التي تم إنشاؤها في إصدارات أخرى من Outlook بواسطة Outlook.com. لا يمكن تنفيذ مثل هذه القاعدة أو تعديلها في Outlook.com.
حذف قاعدة البريد الوارد
من الجيد أيضًا معرفة ...
ربما تكون قد أنشأت قاعدة لإعادة توجيه أو إعادة توجيه الرسائل التي تتلقاها إلى عنوان آخر بريد إلكتروني. في هذه الحالة ، من المهم معرفة الفرق بين إعادة التوجيه وإعادة التوجيه.
تتمثل إعادة التوجيه في إرسال الرسالة التي تلقيتها إلى مستلم آخر. إذا أجاب المستلم ، فسيتم إرسال إجابته إلى العنوان الذي تمت إعادة توجيه الرسالة أعلاه منه.
تحافظ الرسالة المعاد توجيهها على المرسل الأصلي في السطر "من". عندما يرد المستلم الذي تمت إعادة توجيه الرسالة إليه ، سينتقل رده إلى المرسل الأصلي.
هل لديك أسئلة إضافية؟
أصبحت المراسلات التجارية على الإنترنت شائعة في عصرنا. خلال رسائل البريد الإلكترونيالكتلة المطلوبة و معلومات مهمةيتم إرسال المستندات وحتى يتم إبرام الصفقات. ماذا تفعل إذا كان عملك مرتبطًا بشكل مباشر بالبريد الإلكتروني ، ولكن لسبب ما (إجازة ، رحلة عمل) لن تتمكن من الوصول إلى البريد الإلكتروني؟ يتيح لك Outlook البقاء على اتصال مع المستلمين حتى من مسافة بعيدة.
كيفية عمل رد تلقائي في Outlook: القوالب والقواعد
هناك خياران متاحان لمستخدم Outlook الإجراءات التلقائيةعلى الرسائل الواردة والصادرة: القوالب والقواعد.
تعمل القوالب على تبسيط عملية إنشاء الرسائل وإرسالها ، والتي يتكرر نصها غالبًا ، وتختلف فقط في عدد قليل من البيانات (حرفيًا كلمتان أو أرقام). في جوهرها ، يتم تخزين القوالب الرسائل التي يتم إدراج البيانات الجديدة فيها قبل إرسالها مباشرة.
القواعد في مايكروسوفت أوتلوك- هذه هي الإجراءات التي يتم تنفيذها تلقائيًا على الرسائل ، والتي تم إنشاؤها على أساس قالب موجود أو شروط محددة.
دعنا نتصفح عملية إنشاء كل من القوالب والقواعد ، بالإضافة إلى الاختلافات في إصدارات مختلفةالآفاق.
أنشئ نموذجًا لبرنامج Outlook 2003 و 2007
من غير المحتمل أن يستخدم أي شخص آخر هذه "الديناصورات" لعالم البريد الإلكتروني ، ولكن إذا كنت محظوظًا بما يكفي للحصول عليها مكان العملمع مثل هذه البرامج ، فهذه التعليمات لك.
قم بإنشاء قالب لإصدارات Outlook 2010-2016
تم تبسيط خوارزمية الإجراءات في الإصدارات الأحدث إلى حد كبير ، ولكن في الوقت نفسه ، تمت إضافة وظائف جديدة في الإعدادات.
قم بإنشاء قاعدة لبرنامج Outlook 2007 و 2003
لإنشاء قاعدة في إصدارات Outlook 2003 و 2007 ، قم بما يلي:
ما هي الاختلافات في إعدادات الإصدارات 2010 و 2013 و 2016
لا يوجد اختلاف جوهري في الإعدادات. هناك تحسينات صغيرة في هذه العملية.
فيديو: كيفية تشغيل الرد التلقائي في Outlook 2013
كيفية تعطيل الرد التلقائي
لا يزال الأمر أسهل مما كان عليه عند تعيين التضمين. في الإصدارات 2010-2016 ، في المرة التالية التي تسجّل فيها الدخول إلى Outlook مع تمكين الردود التلقائية ، سترى تحذيرًا مطابقًا ("لهذا حسابيتم إرسال الردود التلقائية). انقر فوق الزر "تعطيل" وسيتم تعطيل جميع الخيارات.
في إصداري 2007 و 2003 ، ستحتاج إلى الانتقال إلى قائمة "الخدمة" ، إلى عنصر "النائب" وتحديد العنصر الفرعي "أنا في العمل".
انتقل إلى خدمة "Vice" وقم بتعطيل الرد التلقائي بريد عميل Outlookيبسط إلى حد كبير العمل مع البريد الإلكتروني. لا شك أن جهاز الرد على المكالمات أثناء الإجازات بالنسبة لشخص يرتبط عمله باستمرار بالمراسلات هو أمر لا غنى عنه. يبقى فقط لتكوين معايير "نائب" الشخصي الخاص بك بشكل صحيح ، وبضمير مرتاح ، ابدأ عملك أو استرخي فقط!
لذلك ، قمنا بتغطية الجوانب الرئيسية للعمل مع البريد الإلكتروني: إنشاء رسالة وإرسالها واستلامها ، فضلاً عن الرد وإعادة التوجيه وتعيين خيارات البريد الإلكتروني. كل هذا ، بلا شك ، يسمح لك بتنظيم أنشطة الاتصال الخاصة بك على مستوى لائق. لكن ميزات Outlook التي تمت مناقشتها أدناه لا تسمح فقط بتنظيم هذه العملية ، ولكن أيضًا تحسينها ، مما يجعل Microsoft Outlook الرائد بين البريد برمجة.
حكم ماجستيرهي أداة Outlook خاصة تساعدك على معالجة البريد الإلكتروني. تحدد القواعد الإجراءات التي يجب تنفيذها تلقائيًا لرسائل معينة. الملوثات العضوية الثابتة هذه القاعدةمُطبَّق برنامج مايكروسوفت Outlook للرسائل الواردة أو الصادرة.
قواعد Outlook
قواعد -إنها مجموعة من الشروط والإجراءات والاستثناءات لمعالجة الرسائل وترتيبها. تتكون كل قاعدة من ثلاثة عناصر: شرط واحد أو أكثر يصف الرسائل التي تنطبق عليها القاعدة ؛ إجراء واحد أو أكثر يحدد العمليات التي سيتم تنفيذها على الرسائل التي تفي بالشروط ، وواحد أو أكثر من الاستثناءات التي تحدد الرسائل التي لا يجب أن تنطبق عليها هذه القاعدة. على سبيل المثال ، جميع الرسائل المستلمة من مديرك (الحالة) ، باستثناء تلك الرسائل ذات الأهمية العالية (استثناء) ، يمكنك الانتقال تلقائيًا إلى مجلد منفصل (إجراء).
يوضح الجدول 9.7 الأنواع القياسية للقواعد ووصفها.
| نوع القاعدة | وصف القاعدة |
| التحقق من الرسائل بعد استلامها | قم بتطبيق هذه القاعدة عند استلام الرسائل |
| التحقق من الرسائل بعد إرسالها | قم بتطبيق هذه القاعدة عند إرسال الرسائل |
| نقل الرسائل الجديدة من شخص ما | قم بتطبيق هذه القاعدة عند استلام الرسائل من<отправители или список рассылки>انتقل إلى المجلد<имя> |
| إعلام عند تلقي رسائل مهمة | قم بتطبيق هذه القاعدة عند استلام الرسائل الموجهة إلي والتي لها أهمية كبيرة. يخطر لي باستخدام إشعار<текст> |
| نقل الرسائل على أساس المحتوى | <текст>في النص أو في حقل الموضوع. انتقل إلى المجلد<имя> |
| حذف المناقشة | قم بتطبيق هذه القاعدة عندما تحتوي الرسائل على<текст>في مجال الموضوع. اشطبهم |
| ضع علامة على الرسائل من شخص ما | قم بتطبيق هذه القاعدة عند استلام رسائل من المرسلين أو من القائمة البريدية>. ضع علامة لهم<действие и срок> |
| تحديد فئات الرسائل المرسلة | <получатель или список рассылки>. ضعهم في فئة<имя> |
| تحديد فئة على أساس المحتوى | قم بتطبيق هذه القاعدة عندما تحتوي الرسائل على<текст>في النص أو في حقل الموضوع. ضعهم في فئة<имя> |
| نقل الرسائل المرسلة | قم بتطبيق هذه القاعدة عند إرسال الرسائل الموجهة إلى<получатель или список рассыл-ки>. انقل النسخة إلى المجلد<имя> |
| توقف عن معالجة جميع القواعد التالية | قم بتطبيق هذه القاعدة عند تلقي رسالة. أوقف معالجة القواعد الإضافية |
الجدول 9.7. أنواع القواعد القياسية ووصفها
أنشئ قاعدة
دعونا نرى كيف يعمل معالج القواعد مع المثال التالي. لنفترض أنك مشترك في الإنترنت وكل يوم تتلقى رسائل من خادم الاشتراك (في حالتي ، هذه هي أخبار اليوم من CityCat). الرغبة الطبيعية هي نقل الأخبار تلقائيًا إلى مجلد تم إنشاؤه خصيصًا لهم. لكن دعنا نقول أنه بالإضافة إلى الأخبار من CityCat ، تأتي تقارير الطقس أيضًا. علاوة على ذلك ، إذا كانت الرسالة (الأخبار) تحتوي على مرفق ، فلن أرغب في وضعها في هذا المجلد.
وبالتالي ، يمكنك تعيين القاعدة التالية: "نقل الرسائل الجديدة إلى المجلد قطة المدينةشريطة أن يكون المرسل هو CityCat وأن يحتوي موضوع الرسالة على النص "أخبار" ، ما لم تكن الرسالة تحتوي على مرفق ".
مثال 9.31. أنشئ قاعدة
> أدوات> معالج القواعد ...
يخلق...
إنشاء قاعدة من النموذج
نوع القاعدة نقل الرسائل الجديدة من شخص ما
وصف القاعدة
اسم قطة المدينة
الاسم: = <Имя папки>
ضع في Inbox
<Текст>
إضافة جديد: =<текст>(الشكل 9.47)
اسم القاعدة: = <Имя правила>
قم بتشغيل هذه القاعدة على الرسائل الموجودة بالفعل في علبة الوارد
بعد الضغط على الزر مستعد(إنهاء) سيتم تشغيل قاعدة عناصر المجلد خصائص المستخدم(المجلدات الشخصية). الآن القاعدة جاهزة تمامًا للعمل.
العمل مع القواعد
جميع القواعد التي تم إنشاؤها موجودة في القائمة طبق القواعد بالترتيب التاليمربع الحوار (تطبيق القواعد بالترتيب التالي) حكم ماجستير(معالج القواعد). يمكنك إنشاء القواعد وتعديلها وإعادة تسميتها وحذفها باستخدام الأزرار المقابلة.
إذا لزم الأمر ، يمكنك تعطيل أو تمكين وضع تنفيذ القاعدة. للقيام بذلك ، قم بإلغاء تحديد المربع المجاور لاسم الوضع أو تحديده.
إذا كان هناك أكثر من قاعدة واحدة ، فيمكنك تغيير تسلسل تنفيذها باستخدام الأزرار أعلى(تحريك لأسفل) و تحت(تحرك) في بعض الحالات ، يكون الترتيب الذي يتم تنفيذ القواعد به مهمًا.
أيضًا ، بالإضافة إلى التلقائي ، يدعم معالج القواعد التنفيذ اليدوي للقواعد التي تم إنشاؤها.
مثال 9.32. التنفيذ "اليدوي" للقواعد
يجري...
بما في ذلك المجلدات الفرعية
تنطبق على كل الرسائل
يجري
في ختام هذا القسم ، أود أن أقدم عددًا من الملاحظات والنصائح للعمل مع معالج القواعد.
- فكر جيدًا في كيفية هيكلة رسائلك. من المهم أن يكون لديك فهم واضح لكيفية عمل Outlook مع الهيكل الذي تختاره. لذلك ، على سبيل المثال ، يمكنك إنشاء نفس نوع المجلدات لكل جهة من جهات الاتصال ، والتي تحتوي على مجلدات فرعية: صندوق الوارد(صندوق الوارد) - للرسائل المستلمة من جهة الاتصال ، و مرسل(العناصر المرسلة) - لإرسالها إليه.
- عند إنشاء قاعدة ، فكر في الخوارزمية بأكملها. تأكد من أن القاعدة لا تتقاطع مع الآخرين ولا تتعارض مع نفسها ، حتى لا تبحث لاحقًا عن رسالة لا توجد فيها. في بعض الأحيان في مثل هذه الحالات ، يصدر "معالج القواعد" تحذيرًا بشأن عدم التوافق.
- إذا لم تتطابق الرسالة مع أي من القواعد ، فسيتم وضعها في المجلد صندوق الوارد(صندوق الوارد)
- لا تنسَ أداة هيكلة عامة أخرى - فئات(فئة). قم بإنشاء قواعد تصنيف للرسائل النموذجية.
استخدام القواعد ل رسائل Outlookيتيح لك توفير الوقت الذي يمكن أن تقضيه في العمليات الروتينية ويزيد بشكل كبير من إنتاجية عملك. يكفي تعيين القواعد مرة واحدة وسيتم تطبيق الشروط المحددة تلقائيًا في المستقبل. القاعدة الأكثر شيوعًا ، والتي ربما يستخدمها جميع مستخدمي Outlook ، هي فرز رسائل البريد الإلكتروني في مجلدات. بدون هذا الفرز ، سيكون صندوق بريدي في حالة فوضى تامة. ما هي القواعد الأخرى التي يمكن تكوينها في Outlook؟
تنقسم القواعد في Outlook إلى فئتين: القواعد المنظمة والقواعد المستنيرة. بدلاً من ذلك ، يمكنك إنشاء قاعدة فارغة لتخصيصها كيفما تشاء.
- منظمة. تساعد هذه القواعد في تخزين الرسائل وتتبعها. على سبيل المثال ، يمكنك إنشاء قاعدة للرسائل من مرسل معين ، مثل Yegor Tribalov ، بحيث يتم تمييز رسائله التي تحتوي على كلمة "تقرير" في سطر الموضوع للمتابعة ، وتصنيفها على أنها "تقارير" ، ونقلها إلى مجلد باسم "تقارير Egor". ".
- وعي. تضمن هذه القواعد إخطار المستخدم بطريقة أو بأخرى عند تلقي رسالة معينة. على سبيل المثال ، يمكنك إنشاء قاعدة لـ تليفون محمولتم إرسال رسالة إلى المستخدم تلقائيًا عندما تلقى رسالة من مديره.
- ابدأ بقاعدة فارغة. يتم إنشاء هذه القواعد من قبل المستخدم دون مساعدة من قالب القاعدة ، مما يسمح لك بتطوير قواعد مخصصة بالكامل.
قم بإنشاء قوالب قواعد مضمنة للسيناريوهات القياسية
في علامة التبويب ملفحدد البند إدارة القواعد والتنبيهات.
في مربع الحوار القواعد والتنبيهاتفاتورة غير مدفوعة قواعد البريد الإلكترونياضغط الزر جديد.
في مجموعة الخطوة 1حدد النموذج المطلوب من مجموعة القوالب منظمةأو وعي.
في مجموعة الخطوة 2انقر فوق القيمة المسطرة. عند اختيار ارتباط المتلقين أو المجموعة العامة، سيتم فتح دفتر العناوين.
في الخطوة 1. حدد نافذة شروط التصفية ، حدد الشروط التي يجب أن تفي بها الرسائل حتى يتم تطبيق القاعدة.
في مجموعة الخطوة 1حدد الإجراء المطلوب اتخاذه للقاعدة عند استيفاء الشروط المحددة.
في مجموعة الخطوة 1حدد استثناءات للقاعدة ، ثم انقر فوق الزر إضافي.
فى الشباك الخطوة 1أدخل اسمًا للقاعدة.
في مجموعة الخطوة 2حدد المربعات الخاصة بالخيارات التي تريدها.
إذا كنت تريد تطبيق هذه القاعدة على الرسائل الموجودة بالفعل في المجلد صندوق الوارد، تفقد الصندوق قم بتشغيل هذه القاعدة على الرسائل الموجودة بالفعل في البريد الوارد.
إنشاء قواعد من رسالة
بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك إنشاء قاعدة بسرعة بناءً على الرسائل المستلمة بالفعل. التطبيق الأكثر منطقية لهذه القاعدة هو نقل الرسائل من مرسل / مجموعة معينة من المرسلين إلى مجلد واحد.
انقر على الرسالة التي تريد إنشاء قاعدة لها ، ثم على علامة التبويب بيتفي مجموعة يتحركانقر قواعد.
يتم عرض القواعد المقترحة بناءً على مرسل الرسالة ومستلميها.
إفعل واحدا من ما يلي:
- انقر فوق إحدى القواعد المقترحة ، وحدد مجلد وجهة ، ثم انقر فوق نعم.
- لعرض خيارات القواعد الأخرى بناءً على المرسل أو المستلمين أو موضوع الرسالة ، حدد إنشاء قاعدة.
سوف يظهر صندوف حوار أنشئ قاعدة.
- في الميدان عندما تتلقى رسالة تفي بالشروط التاليةحدد المربعات لمعرفة الشروط التي تريدها.
- في الميدان قم بما يليحدد مربعات الاختيار للإجراء الذي يجب أن تتخذه القاعدة عند استيفاء الشروط المحددة.
- خانة الاختيار انقل العنصر إلى المجلد.
انقر فوق مجلد موجود أو انقر فوق الزر يخلقلإنشاء مجلد لتخزين الرسائل المحددة.
لإضافة شروط أو إجراءات أو استثناءات إضافية إلى القاعدة ، انقر فوق بالإضافة إلى ذلكواتبع المزيد من الإرشادات في معالج القواعد.
تحميل...