Малка бележка по темата за ограниченията на максимален размерправила в Outlook. Outlook Rules е мощен инструмент, който ви позволява да организирате и автоматизирате работата на потребителя в Outlook.
Благодарение на правилата можете да настроите движението, препращането, изтриването на входяща и изходяща кореспонденция, да организирате сортирането и категоризирането на писма и много други ... Не можете обаче да създадете безкраен брой правила, т.к. максималният размер на правилата е ограничен - и това не е ограничение на самия Outlook, а на пощенския сървър на Exchange, на който се съхранява потребителската кутия.
В някои случаи, когато създавате или редактирате правила в Outlook, може да се появи прозорец със съобщение, че правилото не може да бъде записано на сървъра:
Едно или повече правила не успяха да преминат към сървъра на Exchange и бяха деактивирани. Може би някои опции не се поддържат или няма достатъчно място за съхраняване на всички ваши правила.
В английската версия на Outlook грешката изглежда така:
Това означава, че във вашата кутия на пощенски сървър Exchange свърши мястото за съхраняване на правилата. Размерът на пространството, разпределено за правила, зависи от Версии на MicrosoftБорса:
- Exchange 2003- 32 Kb са разпределени за правилата (средно това е достатъчно за съхраняване на 20 - 25 правила)
- Exchange 2007/ Exchange 2010/ Exchange 2013/2016- За правилата са отделени 64 Kb
В Exchange 2003 ограничението за максимален размер на правилото е фиксирано и не може да се променя. В по-новите версии на Exchange количеството памет за съхраняване на правила може да се увеличи до 256 KB. Ограничението на правилото се задава индивидуално за всеки потребител чрез специален атрибут ПравилаКвота.
Текущата квота на правилата на Exchange за конкретен потребител може да бъде намерена чрез изпълнение на следната команда в конзолата за управление на Exchange:
Потребителско име на Get-Mailbox | ft име, RulesQuota
За да увеличите паметта за кутия:
Set-Mailbox -identity потребителско име -RulesQuota 256Kb
Забележка. Квотата за размер на правилото може да бъде зададена на следните стойности: 64 KB, 128 KB или 256 KB.
Ако трябва да увеличите ограничението за правилата за всички пощенски кутии наведнъж, командата ще ви помогне:
Вземете пощенска кутия | Set-Mailbox -RulesQuota 128KB
В случай, че това място за съхранение на правила не е достатъчно, на потребителя се препоръчва да прибегне до следните манипулации:
- Премахнете ненужните правила
- Правила за сливане (напр. преместване на имейли в една и съща папка)
- Намалете имената на правилата
- Ако някое от правилата премества имейлите в личен файл folders.pst, трябва да преместите архива в директория с по-кратък път. Например от C:\Documents and Settings\winitpro\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\mymail2013.pst до C:\mail\mymail2013.pst
Използвайте правилата за входяща кутия за автоматично изпълнениеопределени действия със съобщенията, които получава.
За информация как да използвате инструменти за архивиране, изчистване и други, вижте Организиране на вашата входяща кутия с инструменти за архивиране, изчистване и други в Outlook.com.
Създайте правило за входяща кутия
Правилата се прилагат за входящи съобщения и могат да бъдат създадени във всяка папка.
За да създадете бързо правило, което премества всички съобщения от определен подател или набор от податели в папка, в списъка със съобщения щракнете върху Кликнете с десния бутонщракнете върху съобщението, за което искате да създадете правило, и изберете командата Създаване на правило.
Изберете папката, в която искате да преместите всички съобщения от този подател или набор от податели, и щракнете Добре.
Щракнете върху бутона Добре.
Ако искате да направите нещо различно от преместване на съобщение от определен подател или набор от податели в папка, изберете Допълнителни опции.
Всяко правило трябва да има поне три елемента: име, условие и действие. Правилата могат да съдържат и изключения от условията. На всеки етап можете да добавите множество условия, действия или изключения с помощта на бутоните Добавете условие, Добавете действиеИ Добавете изключение.
Ако не искате да се обработват други правила след това правило, поставете отметка в квадратчето Спрете по-нататъшната обработка на правилата. Допълнителна информацияВижте Спиране на обработката на допълнителни правила в Outlook.com за повече информация.
Редактиране на правило за входяща кутия
Забележка:Някои правила, създадени в други версии на Outlook, не се обработват от Outlook.com. Такова правило не може да бъде изпълнено или модифицирано в Outlook.com.
Изтриване на правило за входяща кутия
Също така е добре да знаете...
Може да сте създали правило за препращане или пренасочване на получените съобщения към друг адрес електронна поща. В този случай е важно да знаете разликата между пренасочване и пренасочване.
Препращането се състои в изпращане на полученото от вас писмо до друг получател. Ако получателят отговори, отговорът му ще бъде изпратен на адреса, от който е препратено горното съобщение.
Препратеното съобщение запазва оригиналния подател в реда „От“. Когато получателят, до когото е препратено съобщението, отговори, неговият отговор ще отиде при първоначалния подател.
Имате допълнителни въпроси?
Бизнес кореспонденцията в Интернет е станала нещо обичайно в наше време. През имейлимасата на необходимата и важна информация, изпращат се документи и дори се сключват сделки. Какво да направите, ако работата ви е пряко свързана с електронната поща, но по някаква причина (ваканция, командировка) няма да имате достъп до вашата имейл акаунт? Outlook ви позволява да поддържате връзка с получателите дори от разстояние.
Как да направите автоматичен отговор в Outlook: шаблони и правила
Има две налични опции за потребител на Outlook автоматични действиянад входящи и изходящи съобщения: шаблони и правила.
Шаблоните опростяват процеса на създаване и изпращане на съобщения, чийто текст често се повтаря, различавайки се само в няколко данни (буквално няколко думи или числа). В основата си шаблоните са съхранени съобщения, в които се вмъкват нови данни точно преди да бъдат изпратени.
Правила в Microsoft Outlook- това са действия, извършвани автоматично върху съобщения, създадени на базата на съществуващ шаблон или зададени условия.
Нека преминем през процеса на създаване на шаблони и правила, както и разликите за различни версииперспектива.
Създайте шаблон за Outlook 2003 и 2007
Малко вероятно е някой друг да използва тези "динозаври" в света на имейлите, но ако сте имали късмета да получите работно мястос такъв софтуер, тогава тази инструкция е за вас.
Създайте шаблон за версии на Outlook 2010-2016
Алгоритъмът на действията в по-късните версии е много опростен, но в същото време в настройките е добавена нова функционалност.
Създайте правило за Outlook 2007 и 2003
За да създадете правило в Outlook версии 2003 и 2007, направете следното:
Какви са разликите в настройките за версии 2010, 2013, 2016
Няма фундаментална разлика в настройките. Има малки подобрения в процеса.
Видео: Как да включите автоматичния отговор в Outlook 2013
Как да деактивирате автоматичния отговор
Все още е по-лесно, отколкото при настройка на включването. Във версии 2010-2016 следващия път, когато влезете в Outlook с активирани автоматични отговори, ще видите съответното предупреждение („За това сметкаизпращат се автоматични отговори). Кликнете върху бутона "Деактивиране" и всички опции ще бъдат деактивирани.
Във версиите 2007 и 2003 ще трябва да отидете в менюто „Услуга“, до елемента „Заместник“ и да изберете подпозицията „Аз съм на работа“.
Отидете в услугата "Заместник" и деактивирайте автоматичния отговор поща Outlook клиентзначително опростява работата с електронна поща. Без съмнение телефонният секретар по време на празниците за човек, чиято работа е постоянно свързана с кореспонденция, е незаменимо нещо. Остава само да конфигурирате правилно параметрите на вашия личен "заместник" и с чиста съвест да се занимавате с бизнеса си или просто да се отпуснете!
И така, разгледахме основните аспекти на работата с електронна поща: създаване на съобщение, изпращане и получаване, както и отговаряне, препращане и настройка на опции за електронна поща. Всичко това без съмнение ви позволява да организирате комуникационните си дейности на прилично ниво. Но характеристиките на Outlook, обсъдени по-долу, позволяват не само да организирате този процес, но и да го оптимизирате, което прави Microsoft Outlook лидер сред пощата софтуер.
Майстор на правилатае специален инструмент на Outlook, който ви помага да обработвате имейл. Правилата дефинират действия, които трябва да се изпълняват автоматично за определени съобщения. изскача това правилоприложено Програма на Microsoft Outlook към входящи или изходящи съобщения.
Правила на Outlook
правила -това е набор от условия, действия и изключения за обработка и подреждане на съобщения. Всяко правило се състои от три елемента: едно или повече условия, които описват съобщенията, към които се прилага правилото; едно или повече действия, които определят операциите, които трябва да бъдат извършени върху съобщения, които отговарят на условията, и едно или повече изключения, които определят към кои съобщения това правило не трябва да се прилага. Например, всички съобщения, получени от вашия мениджър (условие), с изключение на тези съобщения, които са от голямо значение (изключение), можете автоматично да преместите в отделна папка (действие).
Таблица 9.7 показва стандартните типове правила и тяхното описание.
| Тип правило | Описание на правилото |
| Проверка на съобщенията след получаване | Прилагайте това правило при получаване на съобщения |
| Проверка на съобщения след изпращане | Прилагайте това правило, когато се изпращат съобщения |
| Преместете нови съобщения от някого | Приложете това правило, когато се получават съобщения от<отправители или список рассылки>премести в папка<имя> |
| Уведомяване при получаване на важни съобщения | Прилагайте това правило, когато се получават съобщения, които са адресирани до мен и са от голямо значение. Уведомете ме с помощта на известие<текст> |
| Преместване на съобщения въз основа на съдържание | <текст>в текст или в полето Тема. Премести в папка<имя> |
| Изтриване на дискусия | Приложете това правило, когато съобщенията, съдържащи<текст>в полето Тема. Изтрийте ги |
| Маркиране на съобщения от някого | Приложете това правило, когато се получават съобщения от податели или пощенски списък>. Поставете знак за тях<действие и срок> |
| Определяне на категории изпратени съобщения | <получатель или список рассылки>. Поставете ги в категория<имя> |
| Определяне на категория въз основа на съдържанието | Приложете това правило, когато съобщенията, съдържащи<текст>в текст или в полето Тема. Поставете ги в категория<имя> |
| Преместване на изпратени съобщения | Прилагайте това правило, когато изпращате съобщения, адресирани до<получатель или список рассыл-ки>. Преместване на копие в папка<имя> |
| Спрете обработката на всички следните правила | Прилагайте това правило при получаване на съобщение. Спрете по-нататъшната обработка на правилата |
Таблица 9.7. Стандартни типове правила и тяхното описание
Създайте правило
Нека видим как работи съветникът за правила със следния пример. Да кажем, че сте интернет абонат и всеки ден получавате съобщения от абонаментния сървър (в моя случай това е новината на деня от CityCat). Естественото желание е автоматично да преместите новините в специално създадена за тях папка. Но да кажем, че освен новини от CityCat влизат и метеорологичните прогнози. Освен това, ако съобщението (новината) ще има прикачен файл, не бих искал да го слагам в тази папка.
По този начин можете да зададете следното правило: „Преместване на нови съобщения в папката градска коткапри условие, че подателят е CityCat и темата на съобщението съдържа текста „новина“, освен ако съобщението не съдържа прикачен файл."
Пример 9.31. Създайте правило
> Инструменти > Съветник за правила...
Създай...
Създайте правило от шаблон
Тип правило Преместете нови съобщения от някого
Описание на правилото
Име градска котка
Име:= <Имя папки>
Поставете във входящата кутия
<Текст>
Добавяне на нов:=<текст>(Фиг. 9.47)
Име на правилото:= <Имя правила>
Изпълнете това правило за съобщения, които вече са във входящата кутия
След натискане на бутона Готов(Край) ще се изпълни правилото за елементи от папката Потребителски свойства(Лични папки). Сега правилото е напълно готово за работа.
Работа с правила
Всички създадени правила са в списъка Приложете правилата в следния ред(Прилагане на правила в следния ред) диалогов прозорец Майстор на правилата(Съветник за правила). Можете да създавате, променяте, преименувате и изтривате правила, като използвате съответните бутони.
Ако е необходимо, можете да деактивирате или активирате режима на изпълнение на правилото. За да направите това, премахнете отметката или поставете отметка в квадратчето до името на режима.
Ако има повече от едно правило, можете да промените последователността на тяхното изпълнение с помощта на бутоните нагоре(Преместване надолу) и Надолу(Преместване нагоре) В някои случаи е важен редът, в който се изпълняват правилата.
Също така, освен автоматично, съветникът за правила поддържа ръчно изпълнение на създадените правила.
Пример 9.32. "Ръчно" изпълнение на правилата
бягай...
Включително подпапки
Прилагане към всички съобщения
Бягай
В заключение на този раздел искам да дам няколко бележки и съвети за работа със съветника за правила.
- Помислете много внимателно как ще структурирате посланията си. Важно е да имате ясно разбиране за това как Outlook работи с избраната от вас структура. Така например можете да създадете един и същи тип папки за всеки от контактите, съдържащи подпапки: входяща кутия(Входящи) - за съобщения, получени от контакта, и Изпратено(Изпратени артикули) - за изпратени до него.
- Когато създавате правило, помислете върху целия му алгоритъм. Уверете се, че правилото не се пресича с други и не си противоречи, така че по-късно да не търсите съобщение там, където не съществува. Понякога в такива случаи съветникът за правила издава предупреждение за несъвместимост.
- Ако съобщението не отговаря на някое от правилата, то се поставя в папката входяща кутия(Входящи)
- Не забравяйте за друг общ инструмент за структуриране - Категории(Категория). Създайте правила за категоризиране на типични съобщения.
Използване на правила за Outlook съобщенияви позволява да спестите време, което бихте могли да отделите за рутинни процеси и значително увеличава производителността на вашата работа. Достатъчно е да зададете правилата веднъж и в бъдеще зададените условия ще се прилагат автоматично. Най-популярното правило, което вероятно се използва от всички потребители на Outlook, е сортирането на имейли в папки. Без това сортиране пощенската ми кутия щеше да е пълен хаос. Какви други правила могат да бъдат конфигурирани в Outlook?
Правилата в Outlook попадат в две категории: организирани правила и информирани правила. Като алтернатива можете да създадете празно правило, за да го персонализирате както желаете.
- организация. Тези правила помагат за съхраняване и проследяване на съобщения. Например, можете да създадете правило за съобщения от конкретен подател, като Егор Трибалов, така че неговите съобщения с думата „доклад“ в реда за тема да бъдат маркирани за последващи действия, категоризирани като „Доклади“ и преместени в папка с име „Докладите на Егор“.
- Осъзнатост. Тези правила гарантират, че потребителят е уведомен по един или друг начин, когато дадено съобщение е получено. Например, можете да създадете правило за мобилен телефонна потребителя автоматично е изпратено съобщение, когато получи съобщение от своя мениджър.
- Започнете с празно правило. Тези правила се създават от потребителя без помощта на шаблон за правило, което ви позволява да разработите напълно персонализирани правила.
Създайте вградени шаблони за правила за стандартни сценарии
В раздела ФайлИзбери предмет Управление на правила и сигнали.
В диалоговия прозорец Правила и сигналираздел Правила за имейлНатисни бутона Нов.
В група Етап 1изберете желания шаблон от колекцията шаблони организацияили Осъзнатост.
В група Стъпка 2щракнете върху подчертаната стойност. При избора на връзка получатели или публична група, ще се отвори адресната книга.
В прозореца Стъпка 1. Изберете условия за филтриране изберете условията, на които трябва да отговарят съобщенията, за да се приложи правилото.
В група Етап 1изберете действието, което да се предприеме за правилото, когато посочените условия са изпълнени.
В група Етап 1изберете изключения от правилото и след това щракнете върху бутона По-нататък.
В прозореца Етап 1въведете име за правилото.
В група Стъпка 2поставете отметки в квадратчетата за опциите, които искате.
Ако искате да приложите това правило към съобщения, които вече са в папката входяща кутия, поставете отметка в квадратчето Изпълнете това правило за съобщения, които вече са във входящата кутия.
Създайте правила от съобщение
Освен това можете бързо да създадете правило въз основа на вече получени съобщения. Най-логичното приложение на това правило е да преместите съобщения от даден подател/група податели в една папка.
Щракнете върху съобщението, за което искате да създадете правило, след което върху раздела У домав група Ходщракнете правила.
Предложените правила се показват в зависимост от подателя и получателите на съобщението.
Направете едно от следните неща:
- Щракнете върху едно от предложените правила, изберете целева папка и след това щракнете Добре.
- За да видите други опции за правило въз основа на подателя, получателите или темата на съобщението, изберете Създаване на правило.
Ще се отвори диалогов прозорец Създайте правило.
- В полето Когато получите съобщение, което отговаря на следните условияпоставете отметки в квадратчетата за желаните от вас условия.
- В полето Направете следнотоизберете квадратчетата за отметка за действието, което правилото трябва да предприеме, когато посочените условия са изпълнени.
- Квадратче за отметка Преместване на елемент в папка.
Щракнете върху съществуваща папка или щракнете върху бутона Създавайтеза създаване на папка за съхраняване на посочените съобщения.
За да добавите допълнителни условия, действия или изключения към правилото, щракнете Допълнителнои следвайте допълнителни инструкции в съветника за правила.
Зареждане...