Η επιχειρηματική επικοινωνία είναι ο δικός της κόσμος με τους δικούς της νόμους. Πολλά εξαρτώνται από τον τρόπο με τον οποίο συμμορφωνόμαστε με αυτούς τους νόμους: την εντύπωση που αφήνουμε στους συναδέλφους και τους συνεργάτες, την παραγωγικότητα της εργασίας, ακόμη και την εξέλιξη της σταδιοδρομίας.
Ξεχωριστή θέση στην επαγγελματική επικοινωνία κατέχει η επαγγελματική αλληλογραφία, που είναι καθημερινή ευθύνη των περισσότερων υπαλλήλων γραφείου και όχι μόνο. Η ικανότητα να διεξάγετε σωστά την επαγγελματική αλληλογραφία μπορεί να είναι μια καλή βοήθεια για τη σύναψη επικερδών συμφωνιών και τη δημιουργία της εικόνας της επιχείρησής σας.
Ας δούμε μερικά χαρακτηριστικά μιας επαγγελματικής επιστολής. Έτσι, η επαγγελματική αλληλογραφία είναι:
- χρήση προτύπων φράσεων και κλισέ
- συναισθηματική ουδετερότητα,
- σημασιολογική ακρίβεια και συνοπτική παρουσίαση,
- καλά κατασκευασμένη επιχειρηματολογία.
Εμπορική αλληλογραφία προς αγγλική γλώσσα– πρόκειται για το ίδιο σύνολο κανόνων και κλισέ, μερικά από τα οποία συνιστούμε να τα χρησιμοποιούν όλοι όσοι συνεργάζονται με ξένους συνεργάτες ή σε διεθνείς εταιρείες. Φέρνουμε στην προσοχή σας αρκετές χρήσιμες φράσεις που θα διακοσμήσουν την επαγγελματική σας αλληλογραφία. Αυτές οι φράσεις θα τονίσουν τον επαγγελματισμό σας και θα βοηθήσουν στη διαμόρφωση της εικόνας ενός επιχειρηματία. Ας ξεκινήσουμε!
1.Παρακαλώ βρείτε συνημμένο
Ας ξεκινήσουμε με τα κλασικά. Συχνά πρέπει να επισυνάψετε διάφορα έγγραφα ή άλλα αρχεία σε μια επιστολή. Για να ειδοποιήσετε τον παραλήπτη για την παρουσία ενός συνημμένου, αυτή η φράση είναι τέλεια. Εξάλλου, η λέξη "Attachment" στη μετάφραση σημαίνει "συνημμένο". Η φράση πρέπει να χρησιμοποιείται στο τέλος της επιστολής.
Ακολουθούν μερικά παραδείγματα χρήσης:
- Βρείτε συνημμένο το χαρτοφυλάκιό μου.
- Βρείτε συνημμένο αντίγραφο της συμφωνίας/σύμβασης.
2.Έχω προωθήσει
Αυτή η φράση μπορεί να χρησιμοποιηθεί εάν χρειάζεται να προωθήσετε ένα email σε άλλους παραλήπτες. Για να ειδοποιήσετε τον παραλήπτη σχετικά, η φράση "Έχω προωθήσει" είναι τέλεια. Για παράδειγμα:
- Σας έχω προωθήσει το βιογραφικό της Άννας.
- Σας έχω προωθήσει το email του Γιάννη.
3.Έχω κλείσει
Ένα άτομο που δεν είναι μυημένο σε όλα τα μυστικά των ιδιαιτεροτήτων της επαγγελματικής αλληλογραφίας μπορεί να μην καταλάβει τι σημαίνει αυτή η περίεργη συντομογραφία. Αλλά είμαστε επαγγελματίες. Το "I've cc'ed" είναι μια συντομογραφία που σημαίνει I have carbon copied. Η φράση σημαίνει «αντιγράφω κάποιον για να λαμβάνω γράμματα».
Επομένως, εάν χρειάζεται να ενημερώσετε κάποιον ότι έχετε αντιγράψει άλλους παραλήπτες, μη διστάσετε να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη φράση. Π.χ:
- Πήρα τη Σάρα σε αυτό το email.
- Έχω κολλήσει τον Jack και τον Jimmy σε αυτά τα email.
Όσον αφορά τις συντομογραφίες που δεν μπορούν να χρησιμοποιηθούν στην επαγγελματική αλληλογραφία, συνήθως γίνεται εξαίρεση για αυτήν την περίπτωση.
4.Για περισσότερες λεπτομέρειες
Αυτή η φράση είναι ένας αποδεδειγμένος τρόπος για να τελειώσετε ευγενικά την επιστολή σας στα αγγλικά. "Για περισσότερες λεπτομέρειες" σημαίνει "για περισσότερα λεπτομερείς πληροφορίες", "λεπτομερώς". Παραδείγματα χρήσης:
- Για περισσότερες λεπτομέρειες επικοινωνήστε μαζί μου οποιαδήποτε στιγμή.
- Για περισσότερες λεπτομέρειες γράψτε στον υπεύθυνο πωλήσεων μας.
Μια άλλη φράση που θα σας βοηθήσει να ολοκληρώσετε ευγενικά είναι «Αν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις, μη διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μου». Σε μετάφραση, αυτό σημαίνει «Αν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις, μη διστάσετε να μου γράψετε».
5. Ανυπομονώ
Η φράση «κοιτάζω μπροστά» σημαίνει «να κοιτάζω μπροστά». Επομένως, εάν ανυπομονείτε για μια απάντηση ή κάποια άλλη ενέργεια από τον παραλήπτη, τότε θα ήταν πολύ σωστό να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη φράση. Π.χ:
- Περιμένω με ανυπομονησία την απάντησή σας.
- Ανυπομονώ για την απάντησή σας.
Είναι καλύτερα να χρησιμοποιήσετε τη φράση στο τέλος της επιστολής.
Όταν γράφετε ένα γράμμα, πρέπει να είστε ευγενικοί ακόμα και όταν δεν το νιώθετε πραγματικά. Η ικανότητα να γράφετε ικανές επιστολές σε οποιαδήποτε κατάσταση αντικατοπτρίζει τον επαγγελματισμό, τους καλούς τρόπους και τη γνώση της επιχειρηματικής ηθικής. Εν κατακλείδι, να σας υπενθυμίσουμε ότι στην επαγγελματική αλληλογραφία πρέπει να επιδεικνύετε ακρίβεια στη διατύπωση και άψογο γραμματισμό. Η χρήση συντομογραφιών είναι επίσης απαράδεκτη (με σπάνιες εξαιρέσεις).
Γράφω emailsστα αγγλικά σωστά, αγαπητοί φίλοι! Καλή τύχη!
"Εμπορική προσφορά", "Ειδήσεις", "Για εσάς" ή απλά "Re:" - εάν μια τέτοια επιστολή προήλθε από μια άγνωστη διεύθυνση, τότε πιθανότατα θα φαίνεται σαν ανεπιθύμητο. Λίγες λέξεις στη γραμμή θέματος ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να τραβήξουν την προσοχή του παραλήπτη ή να τον κάνουν να απορρίψει το email. Το θέμα είναι το πρώτο πράγμα που θα διαβάσει ο παραλήπτης του email. Γι' αυτό είναι τόσο σημαντικό να το διατυπώσετε.
Στη γραμμή θέματος της επιστολής αναφέρετε συνοπτικά το κύριο περιεχόμενό της. Συνιστάται να γράψετε όσο το δυνατόν πιο συγκεκριμένα, όχι "Σχετικά με τα προβλήματα", αλλά "Προβλήματα με την παροχή φαρμάκων στο φαρμακείο στην οδό Selezneva". Εάν κάνετε πρόταση συνεργασίας, τότε αναφέρετε στο θέμα της επιστολής κάτι που επηρεάζει τα συμφέροντα του παραλήπτη. Για παράδειγμα, γράψτε όχι «Πρόταση συνεργασίας», αλλά «Προσφέρουμε μια κοινή διαφημιστική καμπάνια για αύξηση των πωλήσεων». Ή: «Για την εταιρεία Alpha: αποκλειστική έκπτωση στη διαφήμιση σε καταστήματα λιανικής Beta». Ο παραλήπτης θα πρέπει να καταλάβει αμέσως πώς η επιστολή σας θα του είναι χρήσιμη. Επιπλέον, εάν μετά από κάποιο χρονικό διάστημα θέλει να το βρει στη λίστα των ληφθέντων μηνυμάτων, θα μπορεί να καθορίσει τις λέξεις-κλειδιά που καθορίσατε στο θέμα για αναζήτηση. Όταν ο παραλήπτης της επιστολής είναι πιθανός εργοδότης, μια βολική επιλογή θέματος θα ήταν: «Βιογραφικό του I. A. Ivanova για την κενή θέση φαρμακοποιού».
Ποτέ μην υποβάλλετε αρχεία χωρίς συνοδευτική επιστολή. Είναι σαν να μπαίνεις στο γραφείο ενός συνεταίρου χωρίς να πεις ένα γεια και απλά να πετάς τα απαραίτητα έγγραφα στο γραφείο του. Ξεκινήστε τη συνοδευτική επιστολή σας με μια ευγενική διεύθυνση: με όνομα και πατρώνυμο - σε όσους είναι μεγαλύτεροι από εσάς, κατέχουν ηγετική θέση ή απλώς προτιμούν μια τέτοια διεύθυνση στον εαυτό τους. ονομαστικά - σε όσους συστήνονται πάντα μόνο με αυτόν τον τρόπο και δεν προσφέρονται να αποκαλούν τον εαυτό τους με το πατρώνυμο τους. Εάν δεν ξέρετε πώς να επικοινωνήσετε καλύτερα, επικοινωνήστε με το όνομα και το πατρώνυμο. Ο ίδιος ο παραλήπτης θα σας προτείνει να μεταβείτε σε μια πιο οικεία διεύθυνση με όνομα. Εάν το όνομα είναι άγνωστο, μπορείτε να απευθυνθείτε με γενικές λέξεις: "Αγαπητοί συνάδελφοι!", "Αγαπητέ διοίκηση της εταιρείας!", "Αγαπητοί προμηθευτές/πελάτες/μελλοντικοί συνεργάτες!" Τέλος, αν πραγματικά δεν ξέρετε πώς να απευθυνθείτε στον εαυτό σας, απλώς αφήστε τη λέξη "Γεια!"
Στην αρχή της επιστολής, είναι καλύτερο να υπενθυμίσετε στον παραλήπτη πώς ξεκινήσατε τη συνεργασία και γνωριστήκατε. Για παράδειγμα: «Κατά τη διάρκεια της διάσκεψης στη Μόσχα, συναντηθήκαμε και συζητήσαμε τη δυνατότητα περαιτέρω συνεργασίας». Με αυτή τη φράση θα υπενθυμίσετε στο άτομο ποιος είστε και γιατί του γράφετε εξαρχής. Δεν θα ήταν παράλογο να εκφράσουμε ευγνωμοσύνη εάν υπάρχει κάτι για αυτό, για παράδειγμα: «Εκφράζουμε τη βαθιά μας ευγνωμοσύνη σε εσάς που μας βοηθήσατε στη διεξαγωγή μιας διαφημιστικής καμπάνιας».
Στη συνέχεια, προχωρήστε αμέσως στο κύριο περιεχόμενο της επιστολής. Συνιστάται, χωρίς προοίμιο, να διατυπωθεί ο λόγος της έκκλησης με μία φράση: «Προτείνω να οργανωθεί μια συνάντηση και να συζητηθεί το άνοιγμα ενός νέου υποκαταστήματος». Να θυμάστε ότι οι περισσότεροι άνθρωποι δυσκολεύονται περισσότερο να διαβάσουν κείμενο σε μια οθόνη παρά σε έντυπη μορφή. Επομένως, είναι σημαντικό το άτομο να καταλάβει όσο το δυνατόν γρηγορότερα τι θέλετε από αυτόν. Επιπλέον, οι πρώτες φράσεις απομνημονεύονται καλύτερα. Και αν «κρύψετε» την κύρια ιδέα στη μέση του γράμματος, ο παραλήπτης μπορεί απλώς να μην την πιάσει. Προσπαθήστε να χωρίσετε λογικά ολόκληρο το κείμενο της επιστολής σε παραγράφους. Ξεκινήστε καθένα από αυτά με την κύρια ιδέα του θραύσματος. Εάν προτείνετε να συζητήσετε πολλά θέματα, μπορούν να αριθμηθούν. Αποφύγετε τα υπερβολικά μεγάλα email. Εάν η παρουσίαση του προβλήματος καταλαμβάνει πολύ χώρο, είναι προτιμότερο να το αντιγράψετε ξεχωριστό αρχείοκαι επισυνάψτε στην επιστολή. Στη συνέχεια, εάν είναι απαραίτητο, θα είναι πιο βολικό για τον παραλήπτη να αποθηκεύσει το αρχείο σε ξεχωριστό φάκελο ή να το εκτυπώσει.
Στο τέλος της επιστολής, συνηθίζεται να εκφράσετε την ελπίδα για περαιτέρω συνεργασία, να σας ευχαριστήσω ή να υποδείξετε με κάποιο άλλο τρόπο τη φιλική σας στάση απέναντι στον παραλήπτη της επιστολής. Για παράδειγμα: "Ελπίζω ότι όλες οι δυσκολίες στη συνεργασία μας θα ξεπεραστούν και θα δημιουργήσουμε την πιο αποτελεσματική αλληλεπίδραση!", "Εκφράζουμε την ευγνωμοσύνη μας για τη μακροχρόνια και εποικοδομητική συνεργασία και υποστήριξη του έργου μας!"
Στο τέλος της επιστολής, συμπεριλάβετε το πλήρες όνομα, τη θέση, το όνομα της εταιρείας και τα στοιχεία επικοινωνίας σας. Συνιστάται να αναφέρετε όλες τις επαφές που μπορεί να χρειαστεί ο παραλήπτης: ταχυδρομική διεύθυνση, αριθμοί τηλεφώνου, φαξ, email, διεύθυνση ιστότοπου. Εάν χρησιμοποιείτε το Skype και το ICQ για εργασιακούς σκοπούς, υποδείξτε τα επίσης. Σε αυτή την περίπτωση, καλό είναι να μην υποδεικνύονται «επιπλέον» επαφές. Για παράδειγμα, δεν πρέπει να καθορίσετε πολλές διευθύνσεις email - είναι προτιμότερο να γράψετε μία στην οποία παραδίδεται η αλληλογραφία με την πιο αξιόπιστη.
Υπογράψτε κάθε γράμμα που στέλνετε. Είναι εξαιρετικά άβολο όταν ένα άτομο υποδεικνύει επαφές από καιρό σε καιρό και για να τον καλέσετε, πρέπει να κοιτάξετε πολλές από τις επιστολές του αναζητώντας έναν αριθμό τηλεφώνου. Χρησιμοποιήστε την αυτόματη υπογραφή σε προγράμματα email και σε ιστότοπους ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Χάρη σε αυτή τη δυνατότητα, το πρόγραμμα email προσθέτει αυτόματα μια αυτόματη υπογραφή σε κάθε γράμμα που δημιουργεί.
Εάν χρειάζεστε πολλές επιλογές υπογραφής — για παράδειγμα, με διαφορετικά στοιχεία επικοινωνίας για περιφερειακούς και ομοσπονδιακούς συνεργάτες — μπορείτε να δημιουργήσετε πολλές επιλογές αυτόματης υπογραφής.
"Ω, ξέχασα να επισυνάψω το αρχείο που το στέλνω" είναι ίσως η πιο κοινή φράση που μπορεί να βρεθεί με γράμματα με συνημμένα αρχεία. Μια τέτοια λήθη φαίνεται να είναι ασήμαντο. Προκαλεί όμως σημαντικές καθυστερήσεις στις επιχειρηματικές διαδικασίες. Έχετε στείλει το αρχείο και περιμένετε απάντηση. Την επόμενη μέρα τηλεφωνείτε και μαθαίνετε ότι το αρχείο δεν ελήφθη επειδή ξεχάσατε να το επισυνάψετε. Για να αποφύγετε αυτήν την κατάσταση, συνηθίστε να επισυνάπτετε αρχεία στο email πρώτα και μετά να γράφετε μια συνοδευτική επιστολή.
Μια άλλη συμβουλή είναι να ονομάσετε τα αρχεία με τρόπο που να τα καθιστά σαφή στον παραλήπτη. Εάν ο παραλήπτης σας είναι δυνητικός εργοδότης, τότε το αρχείο δεν πρέπει να ονομάζεται "Βιογραφικό", αλλά "Βιογραφικό για την κενή θέση φαρμακοποιού" ή "Φαρμακοποιός". Εάν ο παραλήπτης είναι επιχειρηματικός εταίρος, τότε κοιτάξτε επίσης το αρχείο μέσα από τα μάτια του. Μην το πείτε: «Εμπορική πρόταση για την εταιρεία Alpha», αλλά «Εμπορική πρόταση από την εταιρεία Beta». Όχι: "Τιμή", αλλά "Τιμή σε κουτιά νομισμάτων" της εταιρείας "Διαφημιστής". Σε αυτήν την περίπτωση, ο παραλήπτης θα αποθηκεύσει γρήγορα το γράμμα στον φάκελό του και δεν θα χρειαστεί να το μετονομάσει ειδικά.
Συνιστάται η αποστολή της επιστολής στο πρόσωπο του οποίου η αρμοδιότητα περιλαμβάνει όντως την επίλυση των ζητημάτων που τίθενται στην επιστολή. Εάν αποστέλλετε βιογραφικό, πρέπει πρώτα να μάθετε το email του διευθυντή ανθρώπινου δυναμικού ή του επόπτη. Εάν αποσταλεί πρόταση συνεργασίας, πρέπει να σταλεί στο άτομο που λαμβάνει αποφάσεις για τέτοια θέματα, είτε είναι υπεύθυνος αγορών, ειδικός στη διαφήμιση είτε διευθυντής.
Συμβαίνει ότι η μόνη διαθέσιμη διεύθυνση είναι η γενική διεύθυνση της εταιρείας όπως info@ ή reklama@. Γράφοντας σε μια τέτοια διεύθυνση, μπορείτε εύκολα να περάσετε απαρατήρητοι, αφού λαμβάνει πολλά ανεπιθύμητα μηνύματα. Επομένως, καλό είναι να αναφέρετε στη γραμμή θέματος το όνομα του υπαλλήλου της εταιρείας για τον οποίο προορίζεται η επιστολή ή το όνομα της εταιρείας με την οποία επικοινωνείτε. Λέξεις-κλειδιά που σχετίζονται με τις δραστηριότητες της εταιρείας θα σας βοηθήσουν επίσης να προσελκύσετε την προσοχή. Για παράδειγμα: "Προβλήματα με την προμήθεια ξυλείας από την εταιρεία "Firewood of Siberia"" - αυτή η διατύπωση θα προσελκύσει την προσοχή των διευθυντών της αντίστοιχης εταιρείας.
Αλλο ένα τυπικό λάθοςαποστολείς - η επιθυμία να ειδοποιηθούν όλοι για το περιεχόμενο της επιστολής τους. Υποδεικνύουν τις διευθύνσεις όλων των περισσότερο ή λιγότερο ενδιαφερομένων ώστε να λαμβάνουν αντίγραφα. Τα περιττά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εκνευρίζουν τους παραλήπτες σας αποσπούν την προσοχή από την εργασία σας, συμπεριλαμβανομένου του εαυτού σας όταν αρχίζουν να σας καλούν για διευκρινίσεις.
Υπάρχει ένας κανόνας: εάν αναφέρετε όλους τους παραλήπτες διαχωρισμένους με κόμμα, τότε περιμένετε μια απάντηση από τον καθένα από αυτούς και εάν υποδείξετε μέρος των διευθύνσεων στη γραμμή "Αντιγραφή του γράμματος", τότε δεν περιμένετε απάντηση από αυτούς τους αποδέκτες, απλώς ενημερώνοντάς τους. Ωστόσο, αυτός ο κανόνας δεν τηρείται από όλους. Και είναι καλύτερο να συμφωνήσετε συγκεκριμένα σε έναν τέτοιο κανόνα με τους τακτικούς παραλήπτες.
Ένα άλλο εύχρηστο χαρακτηριστικό για την αποστολή αντιγράφων είναι " Κρυφό αντίγραφο"Εάν εισάγετε τη διεύθυνση του δεύτερου παραλήπτη σε αυτήν τη γραμμή, ο πρώτος παραλήπτης δεν θα γνωρίζει ότι ενημερώσατε κάποιον άλλο.
Χρησιμοποιήστε την ειδοποίηση παράδοσης για σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μην προσπαθήσετε να το συμπεριλάβετε σε κάθε γράμμα. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε μια σημείωση που υποδεικνύει ότι το γράμμα είναι ιδιαίτερα σημαντικό. Απλά μην το καταχραστείτε. Διαφορετικά, ορισμένοι αποστολείς επιστολών επιθυμούν να επισημαίνουν όλα τα γράμματα στη σειρά ως ιδιαίτερα σημαντικά και ως εκ τούτου τα γράμματά τους παύουν να θεωρούνται καθόλου σημαντικά.
Για να εργαστείτε με ληφθέντα γράμματα, η λειτουργία ταξινόμησης των ληφθέντων γραμμάτων σε φακέλους είναι πολύ βολική. Στο πρόγραμμα αλληλογραφίας σας, μπορείτε να δημιουργήσετε ορισμένους κανόνες σύμφωνα με τους οποίους τα εισερχόμενα γράμματα θα διανέμονται σε φακέλους από έναν συγκεκριμένο παραλήπτη, με μια συγκεκριμένη λέξη-κλειδί κ.λπ. Τα γράμματα μπορούν να ταξινομηθούν κατά σχεδόν οποιεσδήποτε παραμέτρους: κατά σημασία, μέγεθος, ημερομηνία, λίστα παραληπτών και ούτω καθεξής. Η χρήση της ταξινόμησης είναι ιδιαίτερα βολική εάν έχετε εγγραφεί σε οποιεσδήποτε λίστες αλληλογραφίας ή εάν λαμβάνετε μεγάλο όγκο email. Σε αυτήν την περίπτωση, για παράδειγμα, οι ειδήσεις που λαμβάνονται μέσω λίστας αλληλογραφίας θα καταλήγουν σε ξεχωριστό φάκελο και θα μπορείτε να τις διαβάζετε όταν είναι η κατάλληλη στιγμή και όχι κάθε φορά που φθάνει ένα τέτοιο γράμμα.
Δεν συνηθίζεται να χρησιμοποιείτε emoticon σε επαγγελματικές επιστολές. Εκφράστε συναισθήματα με λέξεις: «υπέροχο», «πολύ χαρούμενο», «θαυμάζω». Εξαίρεση αποτελεί η αλληλογραφία με επιχειρηματικούς συνεργάτες με τους οποίους έχετε εξοικειωθεί, έχετε πιει καφέ μαζί περισσότερες από μία φορές και γενικά διατηρείτε άτυπες σχέσεις. Μερικοί άνθρωποι προσπαθούν να είναι πρωτότυποι στα γράμματά τους. Για παράδειγμα, καταλήγουν με μη τυπικές υπογραφές και τελικές φράσεις: "Ο πιο δημιουργικός διευθυντής", " Καλύτερος μάνατζερΠωλήσεις», «Με σεβασμό και αγάπη για σένα», «Ανυπομονώ για την απάντησή σου».
Για έναν υπάλληλο ενός πρακτορείου διακοπών ή ενός στούντιο σχεδιασμού, του οποίου η εργασία απαιτεί δημιουργική προσέγγιση, η μη τυπική διατύπωση θα είναι μόνο ένα πλεονέκτημα, αλλά εάν ένας λογιστής ή διευθυντής αρχίσει να είναι πρωτότυπος, είναι απίθανο να γίνει αποδεκτό με κατανόηση.
Όταν απαντάτε σε γράμματα, είναι πιο βολικό να αποθηκεύσετε ένα αντίγραφο στο σώμα της επιστολής. εισερχόμενη επιστολή, είναι επίσης πιο βολικό να αφήσετε το ίδιο θέμα όπως δηλώνει ο αποστολέας. Τότε θα είναι βολικό και για τους δύο να παρακολουθείτε την πρόοδο της επίλυσης του προβλήματος. Αλλά είναι εξαιρετικά άβολο όταν ο συγγραφέας, για πρώτη φορά στέλνοντας μια επιστολή για κάποιο νέο θέμα, αφήνει ένα θέμα που διατηρήθηκε σε κάποια παλιά εισερχόμενη επιστολή. Λάβετε μια επιστολή την άνοιξη με θέμα "Re: Happy New Year!" όχι πολύ ευχάριστο και βολικό. Θα είναι αδύνατο να καταλάβουμε αμέσως περί τίνος πρόκειται η επιστολή. Βρείτε το μέσω της "Αναζήτησης" από λέξεις-κλειδιάεπίσης δεν θα λειτουργήσει αργότερα.
Εάν πρόκειται να πάτε διακοπές ή να πάτε επαγγελματικό ταξίδι για κάποιο χρονικό διάστημα, χρησιμοποιήστε τη λειτουργία "Αυτόματη απάντηση όταν λείπετε". Σε αυτή την περίπτωση, κατά την αναχώρησή σας, όλοι όσοι σας στέλνουν επιστολές θα λάβουν μια τυπική απάντηση που θα γράψετε μόνοι σας. Σε αυτήν την αυτόματη απάντηση, συνιστάται να αναφέρετε ποια ημερομηνία θα επιστρέψετε στην εργασία σας, καθώς και με ποιους μπορείτε να επικοινωνήσετε κατά τη διάρκεια της απουσίας σας.
Αυτός ο τύπος επαγγελματικής αλληλογραφίας χρησιμοποιείται όλο και λιγότερο στη ζωή μας, έχει αντικατασταθεί από το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Ωστόσο, υπάρχουν περιπτώσεις όπου οι έντυπες επιστολές είναι πιο αποτελεσματικές από τις ηλεκτρονικές. Για παράδειγμα, όταν πρέπει να προσκαλέσετε ένα στέλεχος σε μια ιδιαίτερα σημαντική εκδήλωση ή όταν θέλετε να παραδώσετε αυτοπροσώπως μια έντυπη εμπορική πρόταση υψηλής ποιότητας. Σε αυτήν την περίπτωση, το γεγονός ότι ο αποστολέας αφιέρωσε χρόνο για να εκτυπώσει και να ταχυδρομήσει την επιστολή θα τονίσει τον σεβασμό προς τον παραλήπτη.
Οι συστάσεις για τη σύνταξη χάρτινων επιστολών είναι γενικά οι ίδιες με τις ηλεκτρονικές. Είναι απαραίτητο να απευθυνθείτε με σεβασμό στον παραλήπτη, να διατυπώσετε την κύρια ιδέα της επιστολής στην αρχή (για παράδειγμα: «Σας προσκαλούμε στην τελετή απονομής των βραβείων»), να παρουσιάσετε το κύριο περιεχόμενο με δομημένο τρόπο και να υποδείξετε όλα τα απαραίτητα επαφές.
Είναι σημαντικό να χρησιμοποιείτε ποιοτικό χαρτί και διαφανή εκτυπωτή για να δημιουργήσετε το γράμμα και να εκτυπώσετε τον φάκελο. Μόνο σε αυτή την περίπτωση μια έντυπη επιστολή θα τονίσει πραγματικά ότι ο παραλήπτης της είναι ένα εξαιρετικά σημαντικό πρόσωπο για τον αποστολέα.
Γράψτε γράμματα μόνο όταν είναι πραγματικά απαραίτητο. Σημαντική προϋπόθεση της επαγγελματικής αλληλογραφίας, αλλά και της επαγγελματικής επικοινωνίας γενικότερα, είναι ο σεβασμός στον χρόνο του συντρόφου σας. Εξοικονομήστε χρόνο από τους παραλήπτες των email σας διατυπώνοντας προσεκτικά ερωτήσεις και εξαλείφοντας τις περιττές λεπτομέρειες. Τότε τα μηνύματά σας θα γίνονται πάντα αντιληπτά ως σημαντικά και ενημερωτικά και θα λαμβάνετε απαντήσεις σε αυτά.
Κείμενο: Irina Kurivchak
Τι είναι το email; Στον σύγχρονο επιχειρηματικό κόσμο αυτό είναι:
- Το πρόσωπό σου. Είναι με τη βοήθεια του email που μπορείτε να δημιουργήσετε μια θετική εικόνα στα μάτια του αντισυμβαλλόμενου ή να χαλάσετε την πρώτη εντύπωση.
- Το εργαλείο εργασίας σας. Πολλή επικοινωνία με τον έξω κόσμο γίνεται μέσω email. Επομένως, εάν είστε ικανοί σε αυτό το όργανο, μπορείτε να κάνετε τη ζωή σας πολύ πιο εύκολη.
- Δυνατός αντιπερισπασμός. Ο έξω κόσμος προσπαθεί να σας προσβάλει, να σας αποσπάσει την προσοχή και να σας παρασύρει μέσω email.
Από αυτή την άποψη, ας δούμε την εργασία με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Ας ξεκινήσουμε με κάτι απλό.
Μορφοποίηση επιστολής
Χρησιμοποιώ το πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Mozilla Thunderbird, επομένως θα το χρησιμοποιήσω ως παράδειγμα. Ας δημιουργήσουμε ένα νέο γράμμα και ας προχωρήσουμε από πάνω προς τα κάτω στη λίστα των πεδίων.
Σε ποιον. Αντίγραφο. Κρυφό αντίγραφο
Κάποιοι μπορεί να μην γνωρίζουν, αλλά το "Προς" στο Mozilla μπορεί να αλλάξει σε "Κοιν." ή "Κρυφή κοινοποίηση".
- Σε ποιον: γράφουμε τον κύριο παραλήπτη ή πολλούς παραλήπτες που χωρίζονται με ερωτηματικό.
- αντίγραφο: γράφουμε σε κάποιον που πρέπει να διαβάσει το γράμμα, αλλά από τον οποίο δεν περιμένουμε αντίδραση.
- Κρυφό αντίγραφο: γράφουμε σε κάποιον που πρέπει να διαβάσει την επιστολή, αλλά θα πρέπει να παραμείνει άγνωστος στους άλλους παραλήπτες της επιστολής. Είναι ιδιαίτερα κατάλληλο να χρησιμοποιείται για μαζική αποστολή επαγγελματικών επιστολών, όπως ειδοποιήσεις.
Λανθασμένος V μαζική αποστολήκαθορίστε τους παραλήπτες χρησιμοποιώντας τα πεδία "Αντιγραφή" ή "Προς". Πολλές φορές το χρόνο λαμβάνω επιστολές που αναφέρουν 50–90 παραλήπτες στο πεδίο «Κοιν.». Υπάρχει παραβίαση του απορρήτου. Δεν χρειάζεται όλοι οι παραλήπτες σας να γνωρίζουν με ποιους άλλους συνεργάζεστε σε ένα παρόμοιο θέμα. Είναι καλό αν αυτοί είναι άνθρωποι που γνωρίζονται μεταξύ τους. Τι γίνεται αν υπάρχουν ανταγωνιστικές εταιρείες στη λίστα που δεν γνωρίζουν η μία για την άλλη; Τουλάχιστον, πρέπει να είστε προετοιμασμένοι για περιττές εξηγήσεις και το πολύ, να τερματίσετε τη συνεργασία με έναν από αυτούς. Μην το κάνετε με αυτόν τον τρόπο.
Θέμα επιστολής
Οι επαγγελματικές υπηρεσίες αλληλογραφίας συχνά γράφουν (μερικές φορές λογικά) για τη σημασία της γραμμής θέματος του email στα εταιρικά τους ιστολόγια. Αλλά πιο συχνά μιλάμε για επιστολές πωλήσεων, όπου το θέμα της επιστολής λύνει το πρόβλημα "το email πρέπει να ανοίξει".
Συζητάμε την καθημερινή επαγγελματική αλληλογραφία. Εδώ το θέμα λύνει το πρόβλημα «η επιστολή και ο συντάκτης της πρέπει να εντοπιστούν εύκολα και στη συνέχεια να βρεθούν». Επιπλέον, η επιμέλειά σας θα επιστρέψει σε εσάς με τη μορφή κάρμα πολλών επιστολών απάντησης, μόνο με προθέματα Σχετικά με:ή Fwd, μεταξύ των οποίων θα πρέπει να αναζητήσετε το επιθυμητό γράμμα για το θέμα.
Είκοσι γράμματα είναι ο όγκος της μονοήμερης αλληλογραφίας για έναν μεσαίο διευθυντή. Δεν μιλώ καθόλου για επιχειρηματίες και ιδιοκτήτες επιχειρήσεων, ο αριθμός των επιστολών τους μερικές φορές ξεφεύγει από 200 ή περισσότερες την ημέρα. Για άλλη μια φορά λοιπόν: μην στέλνετε email με κενό θέμα.
Λοιπόν, πώς να διατυπώσετε σωστά τη γραμμή θέματος ενός email;
Λάθος #1 : Μόνο το όνομα της εταιρείας στο θέμα. Για παράδειγμα, "Sky" και αυτό είναι. Πρώτον, πιθανότατα δεν είστε ο μόνος από την εταιρεία σας που επικοινωνεί με αυτόν τον αντισυμβαλλόμενο. Δεύτερον, ένα τέτοιο θέμα δεν έχει νόημα, επειδή το όνομα της εταιρείας σας είναι ήδη ορατό από τη διεύθυνση. Τρίτον, μαντέψτε πώς θα μοιάζει το δικό σας γραμματοκιβώτιο με αυτήν την προσέγγιση στην αλληλογραφία; Κάτι σαν αυτό.
Είναι βολικό να ψάχνεις για τέτοια θέματα;
Λάθος #2 : φανταχτερός τίτλος πώλησης. Είναι υπέροχο αν ξέρεις να γράφεις τέτοιους τίτλους. Είναι όμως σκόπιμο να χρησιμοποιηθούν αυτές οι δεξιότητες στην επαγγελματική αλληλογραφία; Θυμηθείτε τον σκοπό της γραμμής θέματος ενός επαγγελματικού email: όχι για την πώληση, αλλά για την παροχή ταυτότητας και αναζήτησης.
Κείμενο της επιστολής
Υπάρχουν πολλοί οδηγοί γραφής για διαφορετικές περιστάσεις. Για παράδειγμα, ο Maxim Ilyakhov, ο Alexander Amzin και άλλοι δάσκαλοι των λέξεων έχουν πολλές χρήσιμες πληροφορίες. Σας συμβουλεύω να διαβάσετε τα άρθρα τους, τουλάχιστον για να βελτιώσετε τον γενικό γραμματισμό και να βελτιώσετε το συνολικό ύφος του γραπτού λόγου.
Στη διαδικασία σύνταξης μιας επιστολής, πρέπει να λάβουμε αρκετές αποφάσεις διαδοχικά.
Θέμα ευγένειας . Στην αρχή της επιστολής, μπορείς να θολώσεις σε ευχαρίστηση ή ακόμα και τρυφερότητα στο πνεύμα του «Αγαπητή μου Ρόδια, έχουν περάσει πάνω από δύο μήνες από τότε που σου μίλησα γραπτώς, από την οποία υπέφερα και δεν κοιμήθηκα καν. νύχτες, σκέψη». Πολύ ευγενικό και πολύ δαπανηρό, τόσο από άποψη χρόνου για να γραφτεί μια τέτοια εισαγωγή, όσο και από άποψη χρόνου που έχει ο συνομιλητής να τη διαβάσει. Η αλληλογραφία είναι δουλειά, θυμάσαι; Όχι ένα δοκίμιο στο επιστολικό είδος για έναν διαγωνισμό ή ένα γράμμα στη μητέρα του Ρασκόλνικοφ, αλλά επαγγελματική αλληλογραφία.
Σεβόμαστε τον χρόνο μας και του παραλήπτη!
Έχει νόημα μόνο να συστηθείς και να θυμηθείς τις συνθήκες της γνωριμίας σου στην πρώτη επιστολή που εστάλη μετά από μια φευγαλέα συνάντηση σε μια έκθεση. Εάν πρόκειται για συνέχιση συνεργασίας ή συνεχιζόμενη αλληλογραφία, στο πρώτο γράμμα της ημέρας γράφουμε: «Γεια σου, Ιβάν», στο δεύτερο και τα επόμενα: «Ιβάν, ...».
Εφεση . Πάντα με απασχολούσε το ερώτημα σε ποιον να απευθυνθώ σε μια επιστολή εάν υπάρχουν πολλοί παραλήπτες. Πρόσφατα έγραψα ένα γράμμα απευθυνόμενο σε τρία κορίτσια που ονομάζονταν Άννα. Χωρίς καμία αμφιβολία, έγραψα «Γεια σου, Άννα» και δεν ανησυχούσα. Αλλά τέτοια τύχη δεν συμβαίνει πάντα.
Τι γίνεται αν υπάρχουν τρεις ή και επτά παραλήπτες και δεν έχουν το ίδιο όνομα; Μπορείτε να τα απαριθμήσετε ονομαστικά: «Καλημέρα, Rodion, Pulcheria, Avdotya και Pyotr Petrovich». Αλλά είναι πολύ και θέλει χρόνο. Μπορείτε να γράψετε: "Γεια σας, συνάδελφοι!"
Για τον εαυτό μου, χρησιμοποιώ τον κανόνα να απευθύνομαι ονομαστικά στο άτομο στο πεδίο "Προς". Και μην επικοινωνείτε καθόλου με αυτούς στο αντίγραφο. Αυτός ο κανόνας σας επιτρέπει επίσης να προσδιορίσετε με μεγαλύτερη ακρίβεια (έναν!) τον παραλήπτη της επιστολής και τον σκοπό αυτής της επιστολής.
Παραπομπή . Συχνά η αλληλογραφία είναι μια αλυσίδα γραμμάτων με ερωτήσεις και απαντήσεις - με μια λέξη, ένας διάλογος. Θεωρείται καλή πρακτική να μην διαγράφετε το ιστορικό αλληλογραφίας και να γράφετε την απάντησή σας στο επάνω μέρος του παρατιθέμενου κειμένου, έτσι ώστε όταν επιστρέψετε σε αυτήν την αλληλογραφία μια εβδομάδα αργότερα, να μπορείτε να διαβάσετε εύκολα τον διάλογο από πάνω προς τα κάτω, φθίνοντας κατά ημερομηνία.
Για κάποιο λόγο, η προεπιλεγμένη ρύθμιση στο Mozilla είναι "Τοποθέτηση δρομέα μετά από κείμενο σε εισαγωγικά". Συνιστώ να το αλλάξετε στο μενού "Εργαλεία" → "Επιλογές". λογαριασμός» → «Σχέδιο και διευθυνσιοδότηση». Έτσι πρέπει να είναι.
Σκοπός της επιστολής . Υπάρχουν δύο τύποι επαγγελματικών επιστολών:
- όταν απλώς ενημερώνουμε τον συνομιλητή (για παράδειγμα, μια αναφορά για τη δουλειά που έγινε για τον μήνα).
- και όταν θέλουμε κάτι από τον συνομιλητή μας. Για παράδειγμα, ώστε να εγκρίνει το συνημμένο τιμολόγιο για πληρωμή.
Κατά κανόνα, υπάρχουν πολλές φορές πιο ενθαρρυντικές επιστολές από τις επιστολές αναφοράς. Αν θέλουμε να πετύχουμε κάτι από τον συνομιλητή, είναι πολύ σημαντικό να το πούμε αυτό σε μια επιστολή σε απλό κείμενο. Η παρότρυνση για δράση θα πρέπει να συνοδεύεται από ένα όνομα και να είναι η τελευταία πρόταση στην επιστολή.
Λανθασμένος : «Πόρφιρυ Πέτροβιτς, ξέρω ποιος χακάρισε τη γριά μέχρι θανάτου».
σωστά : "Porfiry Petrovich, ήμουν εγώ που χάκαρα τη γριά μέχρι θανάτου, λάβετε μέτρα για να με συλλάβετε, βαρέθηκα να υποφέρω!"
Γιατί να σκεφτεί ο ανταποκριτής τι να κάνει με αυτό το γράμμα; Άλλωστε μπορεί να πάρει λάθος απόφαση.
Υπογραφή στο κείμενο . Πρέπει να είναι. Επιπλέον, όλα τα προγράμματα-πελάτες email σάς επιτρέπουν να διαμορφώσετε την αυτόματη αντικατάσταση υπογραφής, για παράδειγμα το κλασικό «Με εκτίμηση,…». Στο Mozilla, αυτό γίνεται στο μενού "Εργαλεία" → "Επιλογές λογαριασμού".
Το αν θα γραφτούν ή όχι οι επαφές στην υπογραφή είναι προσωπική υπόθεση του καθενός. Αλλά αν είστε με οποιονδήποτε τρόπο συνδεδεμένος με τις πωλήσεις, φροντίστε να γράψετε. Ακόμα κι αν η συμφωνία δεν πραγματοποιηθεί ως αποτέλεσμα επικοινωνίας, στο μέλλον θα βρεθείτε εύκολα χρησιμοποιώντας τις επαφές από την υπογραφή.
Τέλος, ένα ακόμη χαρακτηριστικό του σώματος των επιστολών για όσους συνομιλητές δεν τους αρέσει (δεν μπορούν, δεν θέλουν, δεν έχουν χρόνο) να απαντούν στις επιστολές σας. Σημειώστε την προεπιλογή στο σώμα της επιστολής. Για παράδειγμα, «Porfiry Petrovich, αν δεν έρθεις να με συλλάβεις πριν από τις 12:00 την Παρασκευή, τότε θεωρώ ότι έχω αμνηστευτεί». Φυσικά, η προθεσμία πρέπει να είναι πραγματική (δεν πρέπει να στείλετε το κείμενο από το παράδειγμα την Παρασκευή στις 11:50). Ο παραλήπτης πρέπει να είναι σε θέση να διαβάσει και να ενεργήσει σύμφωνα με την επιστολή σας. Μια τέτοια «σιωπή» σας απαλλάσσει από την ευθύνη για την αποτυχία του συνομιλητή να απαντήσει. Όπως πάντα, πρέπει να προσεγγίσετε τη χρήση αυτής της δυνατότητας με σύνεση. Εάν ένα άτομο απαντήσει στις επιστολές σας εγκαίρως και τακτικά, ένα τέτοιο τελεσίγραφο μπορεί, αν όχι να τον προσβάλει, να τον αγχώσει λίγο ή να τον οδηγήσει να αποφασίσει να μην απαντήσει στην επιστολή αυτή τη στιγμή, αλλά να σας κάνει να περιμένετε μέχρι την Παρασκευή.
Συνημμένα
Οι επιστολές συχνά συνοδεύονται από συνημμένα: βιογραφικά, εμπορικές προτάσεις, εκτιμήσεις, χρονοδιαγράμματα, σαρώσεις εγγράφων - ένα πολύ βολικό εργαλείο και ταυτόχρονα πηγή δημοφιλών λαθών.
Λάθος : τεράστιο μέγεθος επένδυσης. Συχνά λαμβάνω email με συνημμένα μεγέθους έως 20 MB. Κατά κανόνα, πρόκειται για σαρώσεις ορισμένων εγγράφων σε μορφή TIFF, με ανάλυση 600dpi. Πρόγραμμα αλληλογραφίαςο ανταποκριτής είναι σχεδόν βέβαιο ότι θα κολλήσει για αρκετά λεπτά σε μια μάταιη προσπάθεια να φορτώσει μια προεπισκόπηση αυτού του συνημμένου. Και ο Θεός φυλάξοι ο παραλήπτης προσπαθήσει να διαβάσει αυτό το γράμμα σε smartphone...
Προσωπικά, διαγράφω αμέσως τέτοια γράμματα. Δεν θέλετε το email σας να καταλήξει στον κάδο απορριμμάτων πριν διαβαστεί; Ελέγξτε το μέγεθος της επένδυσης. Συνιστάται να μην υπερβαίνει τα 3 MB.
Τι να κάνετε αν υπερβαίνει;
- Δοκιμάστε να διαμορφώσετε ξανά τον σαρωτή σας σε διαφορετική μορφή και ανάλυση. Για παράδειγμα, το PDF και τα 300dpi παράγουν αρκετά ευανάγνωστες σαρώσεις.
- Σκεφτείτε προγράμματα όπως Αρχειοθέτηση WinRarή 7zip. Ορισμένα αρχεία συμπιέζονται τέλεια.
- Τι να κάνετε εάν το εξάρτημα είναι τεράστιο και δεν μπορείτε να το συμπιέσετε; Για παράδειγμα, μια σχεδόν άδεια λογιστική βάση δεδομένων ζυγίζει 900 MB. Η αποθήκευση πληροφοριών στο σύννεφο θα έρθει στη διάσωση: Dropbox, Google Drive και παρόμοια. Ορισμένες υπηρεσίες, όπως η Mail.ru, μετατρέπουν αυτόματα τεράστια συνημμένα σε συνδέσμους για αποθήκευση cloud. Αλλά προτιμώ να διαχειρίζομαι μόνος μου τις πληροφορίες μου που είναι αποθηκευμένες στο cloud, επομένως δεν καλωσορίζω την αυτοματοποίηση από το Mail.ru.
Και μια ακόμη όχι απολύτως προφανής σύσταση σχετικά με τις επενδύσεις - τους Ονομα . Πρέπει να είναι κατανοητό και αποδεκτό από τον παραλήπτη. Κάποτε εμείς στην παρέα ετοιμάζαμε μια εμπορική πρόταση στο όνομα του... Φιοντόρ Μιχαήλοβιτς Ντοστογιέφσκι. Έλαβα μια επιστολή από τον διαχειριστή με ένα προσχέδιο CP για έγκριση και το συνημμένο περιλάμβανε ένα αρχείο με το όνομα "ForFedi.docx". Ο διευθυντής που μου έστειλε αυτό είχε έναν διάλογο που πήγε κάπως έτσι:
Αγαπητέ διευθυντή, είσαι προσωπικά έτοιμος να προσεγγίσεις αυτόν τον σεβαστό άνθρωπο και να τον αποκαλέσεις Fedya κατάμουτρα;
Κάπως, όχι, είναι ένας σεβαστός άνθρωπος, όλοι τον λένε με το μικρό του όνομα και το πατρώνυμο του.
Γιατί ονομάσατε το συνημμένο "Για τον Φέντι"; Αν του το στείλω τώρα, πιστεύεις ότι θα αγοράσει τσεκούρια από εμάς χρησιμοποιώντας αυτό το CP;
Επρόκειτο να το μετονομάσω αργότερα...
Γιατί να ετοιμάσετε μια ωρολογιακή βόμβα - την άρνηση ενός πιθανού πελάτη - ή να δημιουργήσετε επιπλέον δουλειά για τον εαυτό σας μετονομάζοντας το αρχείο; Γιατί να μην ονομάσετε αμέσως σωστά το συνημμένο: "Για τον Fyodor Mikhailovich.docx" ή ακόμα καλύτερα - "KP_Sky_Axes.docx".
Έτσι, έχουμε λίγο-πολύ διευθετήσει το email ως «πρόσωπο». Ας προχωρήσουμε στο να δούμε το email ως εργαλείο. αποτελεσματική εργασίακαι ας μιλήσουμε για το συστατικό που αποσπά την προσοχή.
Εργασία με γράμματα
Το email είναι ένας ισχυρός αντιπερισπασμός. Όπως συμβαίνει με κάθε απόσπαση της προσοχής, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο πρέπει να αντιμετωπίζεται με αυστηρότερους κανόνες και εισάγοντας χρονοδιαγράμματα εργασίας.
Τουλάχιστον, πρέπει να απενεργοποιήσετε ΟΛΕΣ τις ειδοποιήσεις σχετικά με τις αφίξεις αλληλογραφίας. Εάν το πρόγραμμα-πελάτης email έχει ρυθμιστεί από προεπιλογή, θα ειδοποιηθείτε και ηχητικό σήμα, και θα αναβοσβήνουν το εικονίδιο δίπλα στο ρολόι και θα εμφανίσουν μια προεπισκόπηση του γράμματος. Με μια λέξη, θα κάνουν τα πάντα για να σας απομακρύνουν πρώτα από την επίπονη δουλειά και στη συνέχεια να σας βυθίσουν στην άβυσσο των αδιάβαστων επιστολών και των απαρατήρητων αποστολών - μείον μία ή δύο ώρες από τη ζωή σας.
Μερικοί άνθρωποι έχουν ισχυρή δύναμη θέλησης που τους επιτρέπει να μην αποσπώνται από τις ειδοποιήσεις, αλλά οι απλοί άνθρωποι είναι καλύτερα να μην δελεάσουν τη μοίρα και να τους απενεργοποιήσουν. Στο Mozilla Thunderbird, αυτό γίνεται μέσω του μενού "Εργαλεία" → "Ρυθμίσεις" → "Γενικά" → "Όταν εμφανίζονται νέα μηνύματα".
Εάν δεν υπάρχουν ειδοποιήσεις, πώς μπορείτε να καταλάβετε ότι έχει φτάσει μια επιστολή;
Πολύ απλό. Εσείς οι ίδιοι, συνειδητά, αφιερώνετε χρόνο για να αναλύσετε την αλληλογραφία σας, να ανοίξετε το πρόγραμμα-πελάτη email σας και να δείτε τα πάντα μη αναγνωσμένα μηνύματα. Αυτό μπορεί να γίνει δύο φορές την ημέρα, για παράδειγμα, το μεσημεριανό γεύμα και το βράδυ ή κατά τη διάρκεια αναγκαστικής διακοπής λειτουργίας, για παράδειγμα, σε κυκλοφοριακή συμφόρηση.
Οι άνθρωποι συχνά ρωτούν, τι γίνεται με τους χρόνους απόκρισης και τις επείγουσες επιστολές; Απαντώ: δεν έχετε επείγοντα γράμματα στην αλληλογραφία σας. Εκτός αν εργάζεστε στο τμήμα υποστήριξης πελατών (αυτό το τμήμα έχει τους δικούς του κανόνες για την εργασία με την αλληλογραφία).
Εάν υπάρχουν επείγουσες επιστολές, ο αποστολέας θα σας ειδοποιήσει σχετικά μέσω άλλων καναλιών - τηλεφώνου, SMS, Skype. Στη συνέχεια, θα μεταβείτε συνειδητά στο πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και θα επεξεργαστείτε την επείγουσα αλληλογραφία. Όλοι οι γκουρού διαχείρισης χρόνου (για παράδειγμα, ο Gleb Arkhangelsky με το "Time Drive") δηλώνουν μια τυπική απάντηση στο email εντός 24 ωρών. Αυτός είναι ένας κανονικός κανόνας καλών τρόπων - να μην περιμένετε άμεσες απαντήσεις μέσω email από τον συνομιλητή σας. Εάν υπάρχει επείγουσα επιστολή, ειδοποιήστε το μέσω ταχύτερων καναλιών επικοινωνίας.
Έτσι, απενεργοποιήσαμε τις ειδοποιήσεις και τώρα ενεργοποιήσαμε το πρόγραμμα-πελάτη email σύμφωνα με το πρόγραμμά μας.
Τι να κάνουμε όταν πηγαίνουμε στο ταχυδρομείο και συμμετέχουμε σε μια δραστηριότητα που ονομάζεται "διαλογή email"; Πού είναι η αρχή και το τέλος αυτής της δουλειάς;
Έχω ακούσει πολλά για το σύστημα μηδενικών εισερχομένων, αλλά, δυστυχώς, δεν έχω γνωρίσει ούτε ένα άτομο να το χρησιμοποιεί. Έπρεπε να ανακαλύψω ξανά τον τροχό μου. Υπάρχουν άρθρα για αυτό το θέμα στο Lifehacker. Για παράδειγμα, " ". Παρακάτω θα μιλήσω για το μηδενικό σύστημα εισερχομένων κατά την ερμηνεία μου. Θα ήμουν ευγνώμων εάν οι γκουρού του GTD σχολίαζαν και προσθέτουν ή βελτιώνουν το σύστημα που περιγράφεται.
Είναι σημαντικό να κατανοήσετε και να αποδεχτείτε ότι το email δεν είναι προγραμματιστής εργασιών ή αρχείο για τις δραστηριότητές σας. Επομένως, ο φάκελος Εισερχόμενα θα πρέπει να είναι πάντα κενός. Μόλις αρχίσετε να ταξινομείτε τα εισερχόμενά σας, μην σταματήσετε και μην σας αποσπά τίποτα μέχρι να αδειάσετε αυτόν τον φάκελο.
Τι να κάνετε με τα email στα εισερχόμενά σας; Πρέπει να διαβάσετε κάθε γράμμα διαδοχικά και να το διαγράψετε. Ναι, απλώς επισημάνετε και πατήστε Διαγραφή στο πληκτρολόγιό σας. Εάν δεν μπορείτε να αναγκαστείτε να διαγράψετε το γράμμα, θα πρέπει να αποφασίσετε τι να το κάνετε.
- Μπορείτε να το απαντήσετε σε τρία λεπτά; Χρειάζεται να το απαντήσω; Ναι, είναι απαραίτητο και η απάντηση θα διαρκέσει όχι περισσότερο από τρία λεπτά, και στη συνέχεια απαντήστε αμέσως.
- Πρέπει να απαντήσετε, αλλά η προετοιμασία μιας απάντησης θα διαρκέσει περισσότερα από τρία λεπτά. Εάν χρησιμοποιείτε έναν προγραμματιστή εργασιών που σας επιτρέπει να μετατρέψετε ένα email σε εργασία, μετατρέψτε το email σε εργασία και ξεχάστε το για λίγο. Για παράδειγμα, χρησιμοποιώ την απολύτως υπέροχη υπηρεσία Doit.im. Σας επιτρέπει να δημιουργήσετε μια προσωπική διεύθυνση email: προωθείτε την επιστολή σε αυτήν και μετατρέπεται σε εργασία. Αλλά αν δεν έχετε προγραμματιστή εργασιών, μετακινήστε το γράμμα στον υποφάκελο "0_Run".
- Αφού απαντήσετε γρήγορα σε μια επιστολή, τη μετατρέψετε σε εργασία ή απλώς την διαβάσετε, πρέπει να αποφασίσετε τι θα κάνετε με αυτό το μήνυμα στη συνέχεια: διαγράψτε το ή στείλτε το σε έναν από τους φακέλους για μακροχρόνια αποθήκευση.
Εδώ είναι οι φάκελοι μακροπρόθεσμης αποθήκευσης που έχω.
- 0_Εκτέλεση.Δεν έχω τέτοιο φάκελο, αλλά αν δεν έχετε προγραμματιστή, επαναλαμβάνω, μπορείτε να βάλετε γράμματα που απαιτούν λεπτομερή εργασία εδώ. Αυτός ο φάκελος πρέπει επίσης να καθαρίζεται τακτικά, αλλά με μια προσεκτική προσέγγιση τη στιγμή που διατίθεται ειδικά για αυτό.
- 1_Αναφ.Από εδώ βάζω γράμματα γενικές πληροφορίες: επιστολές καλωσορίσματος με στοιχεία σύνδεσης από διάφορες υπηρεσίες ιστού, εισιτήρια για επερχόμενες πτήσεις και ούτω καθεξής.
- 2_Έργα.Εδώ αποθηκεύεται ένα αρχείο αλληλογραφίας για εταίρους και έργα με τα οποία υπάρχουν τρέχουσες σχέσεις. Φυσικά, έχει δημιουργηθεί ένας ξεχωριστός φάκελος για κάθε έργο ή συνεργάτη. Στο φάκελο του συνεργάτη έβαλα επιστολές όχι μόνο από τους υπαλλήλους του, αλλά και επιστολές από υπαλλήλους της Neb που σχετίζονται με αυτόν τον συνεργάτη. Πολύ βολικό: εάν είναι απαραίτητο, όλη η αλληλογραφία για το έργο είναι διαθέσιμη με μερικά κλικ.
- 3_Μουσείο.Εδώ έβαλα εκείνα τα γράμματα που θα ήταν κρίμα να διαγραφούν, και το όφελος από αυτά δεν είναι προφανές. Επίσης, οι φάκελοι με κλειστά έργα από το "2_Projects" μεταφέρονται εδώ. Εν ολίγοις, το «Μουσείο» αποθηκεύει τους πρώτους υποψήφιους προς απομάκρυνση.
- 4_Έγγραφα.Ακολουθούν επιστολές με ηλεκτρονικά δείγματα εγγράφων που μπορεί να είναι χρήσιμα στο μέλλον για τη λογιστική, για παράδειγμα, αναφορές συμφωνίας από πελάτες, εισιτήρια για ταξίδια που πραγματοποιήθηκαν. Ο φάκελος έχει πολλές ομοιότητες με τους φακέλους "2_Projects" και "1_Reference", μόνο λογιστικές πληροφορίες αποθηκεύονται σε αυτόν και οι πληροφορίες διαχείρισης αποθηκεύονται στο φάκελο "2_Projects". Στο "4_Documents" υπάρχουν νεκρές πληροφορίες και στο "2_Projects" υπάρχουν ζωντανές πληροφορίες.
- 5_Γνώση.Εδώ βάζω μόνο πραγματικά χρήσιμα ενημερωτικά δελτία στα οποία θέλω να επιστρέψω μετά από λίγο για έμπνευση ή για να βρω λύσεις.
Υπάρχουν άλλες ρυθμίσεις πελάτη αλληλογραφίας, σημαντικό για τη λειτουργία αυτού του συστήματος. Πρώτον, από προεπιλογή στο Thunderbird υπάρχει ένα πλαίσιο ελέγχου "Επισήμανση μηνυμάτων ως αναγνωσμένων". Προτιμώ να το κάνω συνειδητά, οπότε κάτω η σημαία! Για να το κάνετε αυτό, μεταβείτε στο μενού "Εργαλεία" → "Ρυθμίσεις" → "Για προχωρημένους" → "Ανάγνωση και εμφάνιση".
Δεύτερον, χρησιμοποιούμε φίλτρα . Προηγουμένως, χρησιμοποιούσα ενεργά φίλτρα που προωθούσαν αυτόματα γράμματα στους κατάλληλους φακέλους με βάση τη διεύθυνση του αποστολέα. Για παράδειγμα, οι επιστολές ενός δικηγόρου μετακινήθηκαν στο φάκελο "Δικηγόρος". Εγκατέλειψα αυτήν την προσέγγιση για διάφορους λόγους. Πρώτον: οι επιστολές από δικηγόρο στο 99% των περιπτώσεων σχετίζονται με κάποιο έργο ή συνεργάτη, πράγμα που σημαίνει ότι πρέπει να μετακινηθούν στον φάκελο αυτού του συνεργάτη ή του έργου. Δεύτερον: Αποφάσισα να προσθέσω ευαισθητοποίηση. Εσείς πρέπει να αποφασίσετε πού θα αποθηκευτεί μια συγκεκριμένη επιστολή και είναι πιο βολικό να αναζητάτε μη επεξεργασμένα μηνύματα μόνο σε ένα μέρος - στα εισερχόμενα. Τώρα χρησιμοποιώ φίλτρα μόνο για τη διανομή αυτόματων τακτικών γραμμάτων από διάφορα συστήματα, δηλαδή γράμματα που δεν απαιτούν από εμένα να παίρνω αποφάσεις. Τα φίλτρα στο Mozilla Thunderbird διαμορφώνονται στο μενού "Εργαλεία" → "Φίλτρα μηνυμάτων".
Οπότε πότε η σωστή προσέγγισηΤο email θα πρέπει να διαρκεί από 10 έως 60 λεπτά την ημέρα, ανάλογα με τον όγκο της αλληλογραφίας.
Ναι, και κάτι ακόμα. Έχετε ήδη απενεργοποιήσει τις ειδοποιήσεις σχετικά με την άφιξη νέων επιστολών; ;)
Μάλλον το έχετε ήδη παρατηρήσειμετά τη λήψη επιστολών από ορισμένους συγγραφείςστην ενότητα "προς" υπάρχει μια λίστα με πολλές δεκάδες email διαφορετικών ατόμων. Επιπλέον, ούτε εσείς ούτε αυτά τα άτομα δώσατε τη συγκατάθεσή τους για να «εκτεθούν» αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Φυσικά, ορισμένοι από τους παραλήπτες θα διαγραφούν από αυτήν τη λίστα αλληλογραφίας (είμαστε όλοι κουρασμένοι από τη ροή ανεπιθύμητων μηνυμάτων στα email μας). Αλλά ένα πράγμα είναι σίγουρο - όλοι οι παραλήπτες θα αντιμετωπίζουν τον συγγραφέα του ενημερωτικού δελτίου ως αντιεπαγγελματικό άτομο. Και είναι απίθανο να συμφωνήσουν να αποδεχτούν την προσφορά του.
Πώς μπορείτε να το κάνετε για να μην στείλετε γράμμα σε κάθε παραλήπτη ξεχωριστά και ταυτόχρονα «να μην λάμπετε πριν από όλους»;
Σχεδόν οποιαδήποτε Ταχυδρομική υπηρεσίασας επιτρέπει να το κάνετε αυτό.
Ας εξετάσουμε αυτήν την ευκαιρία χρησιμοποιώντας το παράδειγμα της πιο δημοφιλής διεύθυνσης email για επαγγελματικές αποστολές: gmail.com
Συνήθως, χρησιμοποιείτε το παράθυρο Σύνταξη για να στείλετε ένα email. Κάνοντας κλικ σε αυτό, βλέπετε ένα νέο παράθυρο "Νέο μήνυμα", στο οποίο εισάγετε όλα όσα είναι απαραίτητα για τη δημιουργία και αποστολή της ίδιας της επιστολής.
Συνήθως εισάγουμε τα email των παραληπτών μας στο παράθυρο «Παραλήπτες».
Αντιγραφή σημαίνει " ακριβές αντίγραφο" Αυτό το πεδίο χρησιμοποιείται όταν θέλετε απλώς να στείλετε ένα email σε κάποιον που δεν είναι ο κύριος παραλήπτης. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να κρατήσετε το άτομο ενήμερο, ενώ θα του ενημερώσετε ότι δεν χρειάζεται να απαντήσει στο email. Αλλά όλοι οι παραλήπτες αυτής της επιστολής βλέπουν ο ένας τις διευθύνσεις του άλλου (ακόμα και τα ονόματα).
BCC σημαίνει "ένα ακριβές κρυφό αντίγραφο". Λειτουργεί το ίδιο όπως Κοιν., αλλά αυτό το πεδίο κρύβει όλες τις διευθύνσεις παραληπτών.
Επομένως, η χρήση αυτού του πεδίου είναι ένα από τα τους καλύτερους τρόπουςστείλτε μια επιστολή σε μεγάλο αριθμό ατόμων και διατηρήστε την εμπιστευτικότητα. Αυτό σημαίνει ότι δεν θα καταστρέψετε τη σχέση σας μαζί τους. Χρησιμοποιώντας αυτήν τη δυνατότητα, μπορείτε να εισαγάγετε έως και 30 email. Αυτό σημαίνει ότι με ένα κλικ ενός κουμπιού μπορείτε να στείλετε αυτό το γράμμα σε 30 παραλήπτες ταυτόχρονα, χωρίς να εμφανίσετε τα email τους.
Και, εάν είναι απαραίτητο, μπορείτε να εισαγάγετε μια εικόνα στο σώμα του γράμματος ( 4 ) ή επισυνάψτε ένα αρχείο ( 5 ).
Είναι αυτό το mail που δίνει μέγιστο ποσόδυνατότητες επεξεργασίας.
Ομοίως, μπορείτε να στείλετε μια επιστολή σε πολλούς παραλήπτες ταυτόχρονα μέσω του ταχυδρομείου yandex.ru.
Κάντε κλικ στο "Write" και μετά στο παράθυρο "To" ( 1 ) εισάγετε το email του πρώτου παραλήπτη και, στη συνέχεια, επιλέξτε τη λειτουργία «Αντιγραφή» ( 2 ) ή "Κρυφή κοινοποίηση" ( 3 ). Ανάλογα με το αν θέλετε όλοι οι παραλήπτες της επιστολής σας να βλέπουν όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή να διατηρούν το δικαίωμά τους στην εμπιστευτικότητα των διευθύνσεων, επιλέξτε μία από τις λειτουργίες. Για να προσθέσετε κάθε επόμενο email στη λίστα, πρέπει να κάνετε κλικ στο κουμπί με την εικόνα ενός άνδρα με το σύμβολο συν μπροστά ( 4 ). Στη συνέχεια, μπορείτε να επιλέξετε τους τακτικούς σας παραλήπτες από την αναπτυσσόμενη λίστα ή να εισαγάγετε τα email τους με μη αυτόματο τρόπο.
Μπορείτε να λάβετε φωτογραφίες από το Yandex Disk και να επισυνάψετε αρχεία ως συνήθως.
Κάντε κλικ στο κουμπί "Εγγραφή", εμφανίζεται ένα παράθυρο στο οποίο όταν κάνετε κλικ με το ποντίκι στο παράθυρο "Προς" ( 1 ), εμφανίζεται μια αναπτυσσόμενη λίστα με μια λίστα με τους τακτικούς σας παραλήπτες ( 2 ). Μπορείτε να επιλέξετε από αυτή τη λίστα τι χρειάζεστε. Ή απλώς εισάγετε το επιθυμητό email προορισμός χειροκίνητα.
Φόρτωση...