Hârtiile și circulația documentelor sunt proceduri auxiliare importante ale sistemului de management al companiei, care formează de fapt structura proceselor sale de management care afectează direct activitatea organizației în ansamblu. Cu toate acestea, pentru a implementa un sistem de gestionare a documentelor electronice cu drepturi depline, sunt necesare servere dedicate, infrastructură adecvată și personal, ceea ce poate fi costisitor pentru companii. Modelul de serviciu și norii permit o extindere semnificativă public țintă sisteme electronice de gestionare a documentelor. Majoritatea producătorilor de sisteme electronice de management al documentelor (EDMS) se concentrează pe companii și organizații cu o distribuție teritorială pronunțată și un număr destul de mare de locuri de muncă. Aceste companii au mare nevoie de optimizarea fluxului de documente și organizarea interacțiunii electronice. Cu toate acestea, nu fiecare companie are suficiente resurse pentru a plăti „biletul de intrare” la procesul de implementare a EDMS. Furnizarea de servicii de gestionare a documentelor bazate pe modelul SaaS (Software as a Servise) este destul de acceptabilă pentru organizațiile de orice dimensiune și profil cu cerințe diferite pentru protecția informațiilor.
Funcționalitatea EDMS
După funcționalitate, EDMS poate fi împărțit în (Fig. 1): soluții clasice de automatizare a fluxului de lucru care sunt solicitate în principal de clienții guvernamentali - funcționalitatea și interfețele sunt definite de mult aici; sisteme de management al documentației (industriale, de reglementare, administrative); instrumente pentru lucrul în grup cu documente; sisteme standard de control al proceselor (automatizarea fluxului de lucru); sisteme arbitrare de control al procesului.
Arhitectura cloud EDMS
Orice EDMS modern, indiferent de conceptul pe care se bazează metodologia de vânzare și ce procese automatizează (lucru de birou, managementul documentelor, suport informațional pentru modelele de management), este construit pe baza unei arhitecturi cu trei niveluri (Fig. 2). La bază se află DBMS și, dacă este necesar, sistemul protecţie criptografică. Al doilea și al treilea nivel sunt ocupate de servicii de sistem și aplicații, precum și de serverul de aplicații. Există, de asemenea, un al patrulea nivel, care include soluții de interfață care vă permit să creați cea mai funcțională interfață pentru dispozitiv specific(calculatorul de birou, tabletă, telefon mobil etc.).
Se bazează pe un DBMS industrial de la Microsoft, IBM sau Oracle. Sarcinile sale includ stocarea în siguranță a documentației electronice, organizarea accesului la aceasta, inclusiv ierarhic (IBM Lotus Domino/note). În plus față de DBMS, nivelul inferior al arhitecturii clasice cu trei niveluri a EDMS poate include infrastructura de informații și transport, precum și un sistem de suport. securitatea informatiei cu suport de proceduri criptografice, semnătură electronică.
Într-un sistem cloud, stocarea datelor poate fi efectuată atât într-o singură stocare dedicată, cât și distribuită, de exemplu, la locul în care sunt introduse documentele în sistem, ceea ce poate fi deosebit de important în automatizarea în cloud a fluxului de documente al unui organizație cu un număr mare de birouri situate în diferite regiuni.
Ca bază pentru un EDMS modern, pot fi utilizate soluții specifice de management orientate spre documente. conținut corporativ. O pondere semnificativă a acestei părți a pieței este platforma Lotus. Dacă SGBD discutat anterior reprezintă o abordare relațională a gestionării bazei de date, iar informațiile din acestea sunt prezentate sub formă de tabele dreptunghiulare, atunci datele din Lotus Domino sunt stocate ierarhic, adică într-o structură similară cu stocarea obișnuită a documentelor în o organizatie. Această abordare îmbunătățește semnificativ procedurile de gestionare a documentației, ceea ce a permis acestei tehnologii să ocupe un loc proeminent pe piața modernă a soluțiilor EDMS.
Puțin aparte în acest grup se află soluția Microsoft, concepută mai mult pentru managementul conținutului corporativ - SharePoint. Ca platformă ECM, SharePoint găsește mulți fani, în special în întreprinderile mijlocii, deoarece sistemele construite pe baza sa se pot scala cu ușurință atât în volum, cât și în funcționalitate, în funcție de nevoile actuale ale afacerii, cu toate acestea, abordările bazate pe SharePoint nu sunt practic. implementat sub formă de EDMS bazat pe cloud.
Mulți dezvoltatori EDMS autohtoni, care interacționează în mod deosebit strâns cu furnizorii, au mai multe soluții industriale în același timp, create atât ca parte a unei arhitecturi comune cu trei niveluri, cât și ca supliment la un mediu orientat spre documente care vă permite să gestionați eficient. documentați datele pe cont propriu.
Al doilea și al treilea nivel ale arhitecturii cu trei niveluri implementează serverul de aplicații și o varietate de servicii de sistem, ale căror resurse sunt utilizate de modulele de aplicație ale EDMS - un pachet software care oferă funcționalitatea de bază a EDMS. De exemplu, în procedura de procesare a corespondenței primite, un astfel de complex universal oferă sistemului următoarea funcționalitate: numerotarea documentelor; stocarea conținutului documentului (imagine, text); automatizarea procedurilor standard (coordonare, aprobare sau semnare).
Desigur, există mult mai multe sarcini rezolvate de serverul de aplicații, dar acestea ar trebui luate în considerare numai în contextul funcționalității pe care le oferă.
EDMS în versiunea „cloud” nu este fundamental diferit. Astfel, pentru această categorie de consumatori, aspectele arhitecturale ale soluției, precum și aspectele de gestionare a licențelor, nu sunt importante.
Al patrulea nivel se deosebește în arhitectura pe care am luat-o în considerare, care este nivelul interfețelor utilizator (UI) concepute pentru a organiza interacțiunea convenabilă și completă a utilizatorului final cu EDMS ca atare, precum și echipamentele periferice care, în plus la EDMS, este inclusă în complexul de la locul de muncă al utilizatorului (scaner, imprimantă, scaner de coduri de bare etc.).
Stratul de interfață cu utilizatorul pot fi clasificate în funcție de tipurile de interfețe utilizate:
. Client „gras”. Cel mai vechi EDMS, care, totuși, oferă utilizatorului interacțiune cu funcții complete cu EDMS. De obicei, este prezentat ca un modul software instalat direct pe stația utilizatorului, ceea ce indică principalele sale dezavantaje: costul implementării și al operațiunii ulterioare. Clienții grosi depind de tipul de sistem de operare al aplicației. Această abordare este considerată destul de depășită, iar soluțiile bazate pe aceasta pentru EDMS bazate pe cloud nu sunt utilizate.
. Client slab. Un EDMS modern care interacționează cu utilizatorul printr-o interfață web folosind un browser de internet. Mai mult, această interacțiune poate fi organizată atât în interior retea locala organizații și prin vpn și internet. Prin urmare, ușurința de implementare și întreținere este evidentă. Funcționalitatea unui astfel de sistem poate fi actualizată fără rearanjarea în masă a aplicațiilor client, ceea ce reduce semnificativ și costurile. În EDMS modern „cloud”, acest tip de interfață, care nu depinde de platforma locului de muncă, este principala.
. Client mobil conceput pentru operarea pe platforme mobile moderne orientate spre afaceri: Apple iOS, RiM BlackBerry, Google Androidși MS Windows Phone. Doar soluțiile bazate pe iOS și BlackBerry OS oferă un nivel adecvat de securitate atunci când transferați date către și de pe telefon.
Sistemele moderne de gestionare a documentelor electronice continuă să se dezvolte, captând noi sectoare de piață și oferind servicii în cadrul noilor modele de afaceri, principalul dintre acestea fiind SaaS.
Un număr mare de aspecte arhitecturale sunt aceleași atât pentru EDMS clasic, cât și pentru cel bazat pe cloud. Totuși, soluțiile cloud din domeniul managementului documentelor prezintă și multe diferențe față de sistemele informaționale convenționale corporative, care practic exclud posibilitatea reproiectării unei soluții EDMS clasice într-una cloud, ceea ce explică în prezent reprezentarea clar slabă a soluțiilor cloud în sectorul sistemelor electronice de management al documentelor pe piața internă. Anul trecut, cel puțin trei astfel de sisteme au fost puse oficial în funcțiune comercială; în 2012, dezvoltatorii promit cel puțin cinci soluții orientate spre documente bazate pe cloud. Noile soluții ar trebui să aducă noi abordări atât tehnice, cât și juridice ale capacităților de licențiere și facturare, precum și să asigure interconectarea cu soluțiile portalului guvernamental, sistemele de interacțiune electronică interdepartamentală (SMEV) și managementul electronic interdepartamental al documentelor (MEDO).
Probleme de alegere
Dacă pentru o companie sarcina de a alege un flux de lucru în cloud coincide cu prima automatizare a fluxului de lucru în general, adică compania se confruntă cu alegerea „dacă să implementeze un EDMS clasic, sau pur și simplu să se conecteze la o soluție cloud existentă”, beneficiul financiar a „opțiunii cloud” este clar vizibilă. Dar problema încrederii în furnizorul unei soluții cloud poate fi destul de acută. Și aici este necesar să răspundem la o serie de întrebări: va asigura furnizorul confidențialitatea reală, și nedeclarată, a documentelor stocate în sistem, backup date etc.
Unul dintre documentele cheie care definesc relația juridică dintre furnizor și client este SLA (Service Level Agreement). Un acord SLA, spre deosebire de un contract de servicii obișnuit, implică nu numai și nu atât o listă de lucrări efectuate de furnizor, ci definește toate serviciile cloud EDMS care vor fi furnizate clientului pe durata contractului, precum și limitele de timp în care aceste servicii vor fi furnizate în cantitate și calitate corespunzătoare. Contractul definește clar toate limitele de timp pentru soluționarea incidentelor și problemelor apărute, definește măsuri disciplinare pentru furnizor în cazul neîndeplinirii sau îndeplinirii necorespunzătoare a obligațiilor.
Cloud SED sau nu?
În ciuda faptului că abordarea SaaS funcționează bine în multe situații și există un număr mare de argumente „pentru”, implementarea EDMS „cloud” în companie încă rezistă. Ce criterii pot sugera cum să automatizezi fluxul de lucru?
Criteriul 1. O creștere rapidă a volumului fluxului de lucru.
Pentru o companie mică sau mijlocie, un astfel de semn este primul semnal că este timpul să ne gândim la automatizarea acestui grup de procese. Creșterea rapidă a volumului de conținut atât în cadrul întreprinderii, cât și între companii a impus introducerea unor sisteme și tehnologii eficiente de gestionare a documentelor. Serviciile web permit multor companii să automatizeze rapid gestionarea conținutului, cu beneficii precum costuri de achiziție semnificativ mai mici și o administrare mai ușoară a sistemului IT. Furnizorul este responsabil pentru gestionarea infrastructurii și întreținerea serviciului, utilizatorul nu trebuie să cumpere, să întrețină sau să gestioneze nimic.
Se crede că, în majoritatea cazurilor, întreprinderile mari pot economisi mai mult de 50% din costurile de infrastructură și management, comparativ cu implementarea tradițională. produs software prin alegerea unui model SaaS pentru managementul documentelor. Pentru companiile mici, automatizarea fluxului de lucru prin EDMS „cloud” va fi și mai puțin costisitoare, deoarece. costul relativ al infrastructurii, precum și costul administrației, este semnificativ redus.
Criteriul 2. Firma are nevoie de o singură aplicație sau de un sistem de mai multe module interconectate?
Unele companii au nevoie de funcții multiple, cum ar fi capacitatea de a primi și trimite e-mail din interiorul aplicației; recunoașterea textului pentru a converti faxurile și documentele scanate documente text, alte caracteristici pentru o mai bună organizare a conținutului. Astfel de lucruri mici importante sunt mult mai ieftine și o calitate mai bună poate fi implementată doar de către furnizor.
Criteriul 3. Care este viteza de implementare necesară?
În mod tradițional, etapa achiziționării unui standard software, care include licitație, dezvoltare a termenilor de referință, testare și negocieri, poate dura o lună, după care vine termenul de finalizare a lucrărilor, care într-o organizație medie cu 50-100 de locuri de muncă în EDMS este încă două luni. . Atunci când alege un EDMS bazat pe cloud, clientul va vedea aplicația în funcțiune deja în perioada de testare, iar rentabilitatea investiției va veni mult mai devreme.
Criteriul 4. Există instrumente convenabile pentru migrarea datelor către un sistem cloud de la un EDMS deja în funcțiune la întreprindere. Care este probabilitatea ca unele sau toate datele să fie corupte sau pierdute? La rândul său, trebuie deja să evaluați riscurile care apar atât în timpul migrării, cât și în timpul funcționării unui sistem de management al documentelor pe o platformă cloud.
Criteriul 5. Aveți un buget limitat pentru proiect? Odată cu introducerea EDMS „în nor”, costurile de pornire sunt reduse semnificativ și sunt proporționale cu costul de operare. Doriți să vă reduceți costurile de pornire?
Achiziția de software generic implică adesea costuri mari de licențiere. O estimare expertă a costului unui pachet software tipic este de aproximativ 15% din costul deținerii și operațiunii acestei aplicații timp de 5 ani. Cu o soluție cloud, costul de proprietate poate fi văzut mai degrabă ca o mică taxă lunară decât ca o investiție uriașă de capital.
Criteriul 6. Aveți nevoie de un sistem ECM în continuă îmbunătățire?
Dacă linia principală de activitate a companiei se dezvoltă rapid, atunci utilizarea unui EDMS „în nor” modificat poate reduce semnificativ costurile companiei pentru gestionarea software-ului: modificările într-un astfel de sistem apar simultan pentru toată lumea, în timp ce instalarea de software suplimentar este exclusă. Ca urmare, furnizorul de soluții efectuează actualizări pe server, care sunt disponibile instantaneu prin acces Web, astfel încât upgrade-ul versiunii este transparent pentru operator și nu trebuie plătit suplimentar.
Criteriul 7. Puteți evalua riscurile care vor apărea atunci când un furnizor de sisteme informatice părăsește piața? În mare măsură, răspunsul la această întrebare este solutii tehnice, permițându-vă să migrați datele atât din cloud în sine, cât și din copii de rezervă. Pe de altă parte, probabilitatea de discreditare a documentelor care apare atunci când furnizorul de sistem este schimbat din motive în primul rând politice pentru astfel de acțiuni poate fi minimizată prin utilizarea mijloace criptografice protecția informațiilor de o fermitate corespunzătoare.
Criteriul 8. Îți poți gestiona afacerea pe o bază Pareto, când principalele caracteristici ale produsului pot rezolva maximul sarcinilor care îi sunt atribuite? Dacă da, atunci implementarea bazată pe EDMS „cloud” este potrivită pentru organizația în cauză, dar dacă funcționalitatea este mai fragmentată și există sarcini care nu pot fi deloc rezolvate cu ajutorul său, atunci implementarea obiectivelor bazate pe pe „norul” ales EDMS este cel mai probabil îndoielnic și este necesară o analiză suplimentară pentru acceptare decizie de management despre automatizarea fluxului de lucru în acest fel. Acest lucru se datorează faptului că majoritatea sistemelor cloud bine concepute oferă mari dimensiuni funcţionalitate. Cu toate acestea, unele funcționalități specializate nu pot fi furnizate. Prin urmare, multe companii se tem că își vor pierde flexibilitatea. Dar cu o utilizare mai eficientă, este permisă o soluție în care EDMS va oferi doar funcționalitate standard. Alte funcționalități cerute de companie pot fi implementate suplimentar.
În Rusia, recent au avut loc schimbări semnificative în domeniul automatizării circulației documentelor și al muncii de birou. Experții notează interesul activ al organelor de stat în utilizarea avantajelor oferite de managementul electronic al documentelor. A existat și o creștere a popularității soluții mobile pentru organizarea EDMS. Cu toate acestea, o tendință la fel de semnificativă, care este observată acum de toți experții și care are un impact semnificativ asupra industriei autohtone de automatizare a managementului documentelor, este EDMS SaaS.
Până de curând, în țara noastră, potrivit experților, creșterea pătrunderii serviciilor „cloud” a fost în mare măsură împiedicată de faptul că nivelul de dezvoltare a infrastructurii și debitului canalele de comunicare nu permiteau furnizarea de servicii „cloud” la nivelul corespunzător. Dar lucrurile se schimbă rapid: îmbunătățirea rapidă a acoperirii și specificații infrastructura necesară organizării accesului la Rețea, duce la faptul că tot mai mult interes și mai răspândit sunt soluțiile bazate pe tehnologii „cloud”.
Printre acestea se numără și posibilitatea implementării serviciilor EDMS bazate pe principiul SaaS, în care utilizatorul are acces la produse pe bază de abonament și plătește nu pentru achiziționarea unei licențe pentru software-ul corespunzător, ci pentru utilizarea produsului în măsura în care are nevoie. .
Tendința „mergării” în „norii” serviciilor de organizare a managementului documentelor electronice și, în special, furnizarea de soluții pe modelul SaaS a devenit una dintre principalele din industria luată în considerare. Această direcție are, desigur, avantajele ei incontestabile atât pentru cei care prestează aceste servicii, cât și pentru utilizatorii serviciilor organizate după acest model. În același timp, experții spun că au rămas încă multe întrebări cu privire la modul de organizare a unei scheme de vânzare a serviciilor folosind modelul SaaS, la stabilirea unui preț pentru acest model de lucru etc.
Remarcând aspectele existente care trebuie depășite pentru dezvoltarea cu succes a unui astfel de model de consum de servicii precum SaaS, în relație directă cu EDMS, participanții de pe piață indică următoarele: „Noi, ca producător și furnizor de soluții, ne confruntăm cu o întrebare importantă, cum să organizezi nivelul optim suport tehnic astfel încât utilizatorii să poată utiliza soluțiile noastre în mod productiv. Ne străduim să simplificăm lucrul cu produse atât prin setări tipice soluții și o interfață prietenoasă, precum și prin formarea de recomandări metodologice și materiale care să permită utilizatorului să rezolve în mod independent problemele care apar atunci când organizează gestionarea documentelor în formă electronică ”, spune CEO compania EOS PV Yakovenko Vitaly.
Experții mai spun că atunci când se lucrează cu produse software pe modelul SaaS, există o dificultate asociată cu necesitatea asigurării toleranței la erori ale sistemului la nivel de infrastructură pentru a asigura funcționarea corectă a produsului în mediul „cloud”. Există, de asemenea, anumite bariere din partea utilizatorilor înșiși, deși, în multe privințe, aceste bariere sunt de natură psihologică. Este adesea dificil pentru consumatori să accepte că informațiile interne din e-business sunt stocate „acolo pe servere necunoscute”. Problema siguranței informațiilor și a inaccesibilității acesteia către terți sub condiția lucrului în „nori” astăzi este poate principala preocupare a potențialilor consumatori de servicii „cloud”. În același timp, experții spun că asigurarea unui nivel suficient de securitate în mediul „cloud” este destul de posibilă (de exemplu, prin organizarea unui VPN la nivelul canalelor de comunicare și încheierea unui SLA cu un operator pentru a minimiza riscurile). de scurgere sau pierdere de informații).
Serviciile web care se răspândesc activ în sectorul corporativ încep să influențeze dezvoltarea sferei managementului documentelor electronice. În ciuda faptului că încă nu un procent foarte mare de entități de afaceri utilizează sisteme electronice de gestionare a documentelor bazate pe SaaS, pentru unele organizații, EDMS-ul bazat pe cloud devine singura modalitate de a gestiona cu înțelepciune resursele și costurile.
Potrivit experților, tendința de a plasa EDMS în „nori” în viitorul apropiat va crește, în special în rândul întreprinderilor mijlocii și mici. Astfel de organizații nu trebuie să își organizeze propriile servere, centre de date, să formeze utilizatorii și nici măcar nu au nevoie să implementeze nimic. Costurile în acest caz sunt proporționale cu utilizarea. Puteți modifica oricând numărul de utilizatori și alte setări ale soluției. EDMS din „nor” în aceste cazuri poate fi o opțiune ideală.
În ceea ce privește companiile mari, experții sunt siguri că EDMS-ul lor va fi dezvoltat în așa-numitele cloud-uri „private”, ceea ce va permite centralizarea instrumentelor de gestionare a documentelor ale companiilor distribuite geografic într-un singur centru de date.
Activitatea legislativă în domeniul managementului documentelor electronice și interesul față de această temă din partea conducerii țării au un efect pozitiv și asupra dezvoltării tehnologiilor de schimb securizat de documente, inclusiv a celor bazate pe „tehnologii cloud”. Faptul că țara a aprobat legal posibilitatea emiterii și primirii facturilor electronice va duce la apariția unui nou serviciu „cloud” reprezentat de operatorii EDMS care vor controla procesul de mișcare a documentelor și vor avea autoritatea de a certifica facturile.
Cu toate acestea, în timp ce procesul de dezvoltare servicii cloud”, inclusiv în domeniul managementului documentelor, este încetinit de faptul că utilizatorii încă mai au temeri și îndoieli cu privire la securitatea lor.
De fapt, majoritatea motivelor pentru care companiile se opresc de la utilizarea serviciilor web nu au o bază logică.
De exemplu, mulți cred că „cloud computing” este un fenomen nou și, prin urmare, puțin studiat și nesigur. De fapt, dezvoltarea „norilor” a început în acei ani îndepărtați, când computerele erau mașini uriașe și ocupau mai multe încăperi, și chiar etaje. În tot acest timp, aceste servicii au fost numite servicii online și au fost folosite pentru a comunica, stoca diverse informații, fotografii, videoclipuri, copii de siguranță ale datelor. Dar metafora „norului” care a apărut de undeva a derutat utilizatorii și a dat naștere la neîncredere în serviciile deja testate în timp.
Un alt motiv pentru reticența de a folosi „servicii cloud” în activitățile companiei este adesea încrederea în unicitatea proceselor lor de afaceri și imposibilitatea automatizării acestora folosind „nori”. Există 2 soluții aici:
- Analiza proceselor de afaceri pentru a determina ce cauzează „unicitatea” acestora. Adesea, motivul pentru care procesele de afaceri ale unei organizații diferă de standard este aderarea la tradiții, ceea ce înseamnă, în practică, că procesele de afaceri nu au fost revizuite și optimizate de mult timp.
- A doua opțiune implică personalizarea serviciului cloud. Astfel, utilizarea infrastructurii ca serviciu vă permite să creați un pool virtual de resurse pe care puteți instala software-ul obișnuit. Sau, o platformă software poate fi folosită ca serviciu, iar aplicația necesară în acest caz este proiectată în conformitate cu caracteristicile individuale ale proceselor de afaceri ale organizației.
Un alt complex de temeri este legat de problema controlului asupra informațiilor stocate în „nor”: datele sunt stocate într-un loc de neînțeles, pot fi pierdute, devin disponibile concurenților, pot fi furate.
De fapt, toate problemele legate de securitatea informațiilor pot fi rezolvate prin evidențierea lor într-un contract, regulament, acord sau alt document care determină sfera serviciilor furnizate (SLA - service level agreement). De asemenea, poate determina nivelul de furnizare a serviciului, responsabilitatea operatorului pentru încălcările procedurii de furnizare a serviciului și standardele pentru recuperarea datelor după o defecțiune. Mai mult decât atât, se întâmplă adesea ca furnizorii de cloud să poată oferi o recuperare a sistemului mult mai rapidă decât specialiștii în servicii IT ai unei anumite companii. Responsabilitatea pentru serviciile furnizate de furnizorul de servicii este determinată la nivel entitate legală, iar o parte importantă a securității este Acordul de nedivulgare, care protejează legal datele. Acesta prevede obligațiile părților și responsabilitatea dezvăluirii datelor. Desigur, furnizorii de servicii care au investit masiv în organizarea afacerilor vor evita încălcările cu orice preț, deoarece toate activitățile lor sunt construite pe încredere.
În ceea ce privește problemele de acces la datele altor utilizatori, aici merită să întrebați operatorul cum este organizat partajarea resurse. Există multe opțiuni de implementare. Și, de fapt, cel mai adesea, utilizatorii au capacitatea de a-și controla datele, cel mai important, exercită cu competență acest control.
În plus, soluțiile tradiționale nu sunt asigurate împotriva unor astfel de amenințări precum furtul de date, atacurile DDoS și „defalcarea” intenționată a serviciului și nu există nicio diferență mare dacă serverul este instalat în biroul clientului sau în centrul de date. Dar atunci când încearcă să obțină acces la datele stocate de un furnizor de servicii, atacatorii vor întâlni hardware și software profesional de securitate (de exemplu, dispozitive Cisco ASA 5500 Series și IronPort), soluții specializate de securitate la nivel de aplicație, administratori de sistem cu experiență care se ocupă exclusiv de securitate. probleme.
Problema neîncrederii operatorului poate fi rezolvată, de exemplu, cu ajutorul certificării independente a soluțiilor cloud. Procedura poate fi fie voluntară, fie obligatorie. Așadar, în SUA există mai multe standarde de certificare folosite pentru a asigura conformitatea cu cerințele managementului organizației, securitate, disponibilitatea serviciilor, integritatea procesării datelor, confidențialitate. Natura globală a Internetului implică faptul că un furnizor poate fi localizat legal și fizic oriunde în lume, atâta timp cât condițiile sale îndeplinesc cerințele clientului. Prin urmare, conformitatea operatorului cu standardul strict de cloud al altei țări poate fi considerată drept avantaj competitiv al acestuia.
Dacă vorbim despre acele probleme care pot apărea de fapt la utilizarea soluțiilor cloud, atunci se pot face cel puțin 2 observații aici.
1. Nu toate sistemele informatice pot fi transferate în cloud. Versiunea cloud a existenței pentru unii dintre ei este pur și simplu nepractică. Aceste sisteme includ: sisteme care lucrează cu producție și alte echipamente specifice, inclusiv sisteme în timp real, sisteme foarte integrate, sisteme personalizate dezvoltate acum 15-30 de ani. Aceste sisteme pot utiliza hardware vechi, sisteme de operare și platforme care nu mai sunt acceptate. Adesea, dezvoltatorul însuși a încetat deja să le susțină; sisteme care asigură durata de viață a întreprinderii. Acestea sunt sisteme ale căror timpi de nefuncționare pot duce la consecințe catastrofale sau la pierderea afacerii. De exemplu, pentru o bancă, un astfel de sistem este ABS.
2. Problema fiabilității conexiunii cu furnizorul de internet. Atunci când utilizați servicii online, compania devine dependentă de disponibilitatea, viteza și fiabilitatea conexiunii la Internet. Pentru a evalua acest risc, probabilitatea și deteriorarea acestuia trebuie determinate (de exemplu, prin evaluarea statisticilor și a problemelor din trecut). Cea mai evidentă opțiune pentru a minimiza acest risc este organizarea unei conexiuni de rezervă.
De fapt, merită să luați în considerare utilizarea unui serviciu web pentru a lucra cu documentația dacă:
- Volumul circulației documentelor crește rapid în organizație. Servicii on-line vă permit să automatizați rapid și eficient gestionarea fluxului de documente cu beneficii precum costuri mai mici de achiziție și administrare mai ușoară a sistemului IT. Furnizorul este responsabil pentru gestionarea infrastructurii și întreținerea serviciului, utilizatorul nu trebuie să cumpere, să întrețină sau să gestioneze nimic. Se crede că, în majoritatea cazurilor, întreprinderile mari pot economisi mai mult de 50% din costurile de infrastructură și management, în comparație cu implementarea tradițională a produselor software, prin alegerea unui model SaaS pentru managementul documentelor. Pentru companiile mici, automatizarea fluxului de lucru prin EDMS „cloud” va fi și mai puțin costisitoare, deoarece. costul relativ al infrastructurii, precum și costul administrației, este semnificativ redus.
- Linia de afaceri a companiei se dezvoltă rapid. Utilizarea EDMS din „cloud” poate reduce semnificativ costurile companiei pentru gestionarea software-ului: schimbările în sistem apar la un moment dat pentru toată lumea, fără a instala software suplimentar. Furnizorul de soluții realizează actualizări pe server, care sunt disponibile instantaneu prin acces Web, astfel încât versiunea este transparentă pentru operator și nu necesită plată suplimentară.
- Nu doriți să cheltuiți bani și timp pe procedurile de achiziție, negocieri, testare, implementare și lucrări de configurare. Alegând un EDMS bazat pe cloud, clientul va vedea aplicația în funcțiune deja în perioada de testare, timpul de implementare va fi mult mai scurt, iar rambursarea va veni mult mai devreme.
- organizația dumneavoastră are un număr destul de mare de tranzacții. Sistemele de gestionare a documentelor „Cloud” vă permit de obicei să automatizați nu numai fluxul de documente intern al unei organizații, ci și mișcarea documentelor între diferite organizații, ceea ce este destul de relevant în epoca noastră. Dacă o companie lucrează activ cu clienți, furnizori, parteneri, un serviciu web pentru lucrul cu documente poate fi o opțiune ideală pentru aceasta.
Într-un fel sau altul, trecerea la utilizarea „soluțiilor în cloud” ar trebui să fie o evoluție pentru companie, nu o revoluție: întotdeauna există posibilitatea de a alege dacă să instalezi servere și software acasă, să folosești un serviciu „cloud” sau să alegi un model hibrid.
Managementul documentelor în „cloud” – rezolvarea problemelor întreprinderilor mijlocii și mici
Problema organizării gestiunii electronice a documentelor este relevantă pentru o companie de orice dimensiune. Cu toate acestea, soluțiile prezentate pe piață sunt concepute în principal pentru mari și afaceri mediiși nu pot ajuta IMM-urile. Întreprinderile mici au nevoie de EDMS „uşoare”, simple şi ieftine. Este timpul să apelăm la „nori”.
Implementarea munca în comun cu documente pentru întreprinderile mici este aceeași sarcină importantă ca și pentru cele mijlocii și mari. Adesea este complicat de faptul că unii dintre angajații unor astfel de companii (de exemplu, un contabil) sunt „la distanță”, și nu au locuri de muncă la birou. Se întâmplă să nu existe un birou ca atare, iar toți angajații lucrează de acasă. În același timp, este evident că sistemele mari care predomină pe piață cu implementare costisitoare nu sunt potrivite pentru IMM-uri - nu are sens ca șeful unei întreprinderi mici să plătească pentru funcționalitate suplimentară, nu există un site cu un server puternic și administratori care sunt gata să configureze și să susțină un astfel de EDMS.
IMM-urile trebuiau să se mulțumească să lucreze cu documente folosind editori de birou obișnuiți și E-mail. Cu toate acestea, trimiterea, dezvoltarea comună și aprobarea documentelor în acest fel nu numai că nu ajută la rezolvarea principalelor sarcini ale întreprinderilor mici, dar le complică în mod semnificativ. Managerul nu are o înțelegere clară a locului și în ce stare se află ediția necesară a documentului, când și ce modificări au fost aduse acestuia. Toate acestea generează haos și ne obligă să petrecem timp suplimentar pentru comandă și control.
Datorită dezvoltării serviciilor cloud, pe piața rusă au început să apară sisteme care sunt concepute pentru a rezolva problema organizării lucrului în comun cu documente special pentru întreprinderile mici. O astfel de soluție este sistemul electronic de gestionare a documentelor bazat pe cloud Docloud.
Cum schimbă norii SED
Tehnologii cloud(în engleză cloud computing, se folosește și termenul „cloud computing”) este o tehnologie de prelucrare a datelor în care resursele și capacitățile computerului sunt furnizate utilizatorului ca un serviciu accesibil prin Internet. Utilizatorul are acces la propriile date și în același timp nu trebuie să-și facă griji cu privire la infrastructură, sistemul de operare și software-ul propriu-zis cu care lucrează.
În ceea ce privește EDMS, aceasta înseamnă că, pentru a utiliza sistemul, nu este necesară achiziționarea de echipamente scumpe, implementarea acestuia și trimiterea angajaților la instruire. Pentru a accesa toate caracteristicile și funcțiile serviciului, este suficient să vă înregistrați pe site. Utilizatorul plătește doar pentru cantitatea de resurse de care are nevoie și se poate conecta în sistem de pe un computer, tabletă sau smartphone în orice moment, oriunde s-ar afla.
Ce poate face EDMS în cloud
Luați în considerare principalele caracteristici funcționale ale sistemului.
Să începem cu faptul că sistemul vă permite să stocați și să organizați orice documente după tip sau direcție. Pentru a face acest lucru, trebuie doar să le transferați de pe un computer sau de pe un scaner în sistem și, dacă este necesar, să adăugați comentarii sau să specificați metadate suplimentare. Trebuie remarcat faptul că fișierele imbricate ale principalului formate de text(TXT, RTF, DOC) pot fi vizualizate direct din sistem fără descărcare pe dispozitiv și fără software-ul necesar pentru vizualizarea fișierelor de acest tip. De exemplu, de pe un smartphone care nu are instalate programe de fișiere, puteți vizualiza fișiere Word și Excel. Acest lucru simplifică foarte mult lucrul cu tablete și dispozitive mobile.
De asemenea, managerul poate configura rapid și ușor setările de acces determinând ce angajați pot vedea sau edita anumite documente.
Pentru a simplifica munca cu documente standard, sistemul prevede crearea de șabloane. Cu ajutorul lor, puteți facilita foarte mult procesul de creare și completare a documentelor solicitate frecvent, cum ar fi „factura” sau „act”.
O funcție importantă a organizării fluxului de lucru este coordonarea și aprobarea documentului, astfel încât implementarea acestuia ar trebui să fie clară și simplă. În Docloud, un document poate fi trimis spre aprobare imediat după creare, specificând angajații care trebuie să aprobe sau să facă modificări, toate informațiile despre mișcarea documentului, versiunea curentă și starea acestuia sunt întotdeauna disponibile pentru toți utilizatorii care lucrează cu acesta.
Rapid și convenabil căutarea textului integral vă permite să găsiți documentele necesare după conținutul fișierelor atașate acestora, iar căutarea parametrică în foldere face posibilă selectarea în funcție de parametrii necesari.
Ce oferă EDMS bazat pe cloud?
Luați în considerare beneficiile soluțiilor cloud pentru IMM-uri. În primul rând, atunci când se utilizează un astfel de software, compania nu trebuie să plătească pentru implementarea sistemului. Docloud oferă deja o soluție care conține tot ce aveți nevoie. După autentificare, utilizatorul va găsi foldere configurate pentru activitățile companiei, va vedea principalele tipuri de documente utilizate frecvent și o soluție convenabilă pentru vizualizarea acestora. Toate documentele deja incluse în sistem acoperă majoritatea nevoilor oricărei companii mici și, dacă este necesar, pot fi ajustate.
În al doilea rând, interfața Docloud permite oricărui utilizator să înceapă imediat să lucreze cu sistemul - el poate învăța toți pașii de bază pentru lucrul cu documente în primele zile de lucru.
În al treilea rând, atunci când utilizează software cloud, companiile nu trebuie să plătească pentru asistență sau să angajeze administrator de sistem, pentru că această specie serviciul este deja inclus în prețul licenței. Dacă apar probleme, utilizatorul poate primi rapid un răspuns de la specialiști, precum și să se uite la forumul de asistență tehnică și să se familiarizeze cu opțiunile de rezolvare a problemei de la utilizatorii care au întâlnit-o deja.
În al patrulea rând, nu este nevoie să plătiți în plus pentru perioada de utilizare a sistemului. O politică flexibilă de licențiere vă va ajuta să alegeți tipul de abonament și să specificați numărul necesar de utilizatori. În caz de probleme, managerul poate suspenda munca până la șase luni, pentru a reveni la aceasta ulterior. În acest caz, toate setările și documentele pentru acesta vor fi salvate.
Cum „norii” ademenesc giganții
Am luat în considerare beneficiile utilizării EDMS bazate pe cloud pentru managerii companiilor mici, dar această funcționalitate poate fi de interes nu numai pentru aceștia.
Imaginați-vă șeful unuia dintre departamentele unei companii mari - departamentul său avea nevoie de un sistem ieftin și simplu de coordonare internă a documentelor, dar EDMS instalat în organizația sa este prea supraîncărcat de funcționalități sau nu îi permite să se separe de structura de ansamblu. În acest caz, Docloud îi este potrivit, în care își poate implementa sarcinile fără a instala sisteme suplimentare în birourile întreprinderii și fără a cheltui mulți bani pe asta din bugetul departamentului.
Sau imaginați-vă o echipă de proiect formată din angajați ai mai multor organizații diferite care trebuie să coordoneze documentele între ei. Într-o astfel de situație, nu este posibilă implementarea unei soluții locale și puteți utiliza sistemul Docloud. Ei nu trebuie să cumpere această decizie pe termen lung - prin alegerea tarifului optim pe durata de viață a proiectului, aceștia pot înceta utilizarea sistemului imediat după finalizarea acestuia.
Experții notează că dacă vorbim despre „nori” în raport cu domeniul managementului documentelor, atunci tehnologiile cloud nu sunt ceva complet nou. Astăzi, toată lumea cunoaște principiile de bază pe care se construiește munca la implementarea modelului „cloud”, precum și beneficiile despre care vorbesc furnizorii de servicii cloud. Printre aceste avantaje se remarcă reducerea investițiilor de capital în infrastructură, costul întreținerii acesteia, specialiști etc.
„Acum, în multe țări, autoritățile iau în considerare posibilitatea de a organiza managementul documentelor în structurile guvernamentale folosind tehnologii cloud. În același timp, acele autorități care sunt responsabile cu asigurarea gestionării documentelor la nivel de stat (în primul rând Arhivele Naționale) elaborează linii directoare și standarde pentru lucrul cu documente în medii cloud. Cu toate acestea, în Rusia, dezvoltarea unor astfel de standarde nu este în prezent în curs. Prin urmare, atunci când decideți să vă mutați în nori, trebuie să înțelegeți că există anumite riscuri în mediile cloud, iar aceste riscuri vă pot împiedica să deveniți real. beneficiile existente din utilizarea tehnologiilor cloud”, spune Natalya Khramtsovskaya, un expert de top în managementul documentelor la EOS, membru al Guild of Document Managers și ARMA International.
Potrivit doamnei Khramtsovskaya, beneficiile „norilor” se manifestă cel mai pe deplin în cloud-ul public. Dar astăzi, nici una dintre Arhivele Naționale ale țărilor în care se elaborează standarde „cloud” nu recomandă agentii guvernamentale utilizați nori publici. Recomandări pentru agențiile guvernamentale - să creeze „nori private” (private cloud) pentru a menține documentele și „norul” sub control deplin. Cu toate acestea, acest model reduce semnificativ eficiența utilizării „norului” și nivelul de economisire a costurilor.
De asemenea, este important să se țină seama de faptul că în Rusia există o dezvoltare neuniformă a domeniului automatizării managementului documentelor. Această componentă este mai bine dezvoltată în marile structuri de stat la nivel federal decât la nivelul autorităților locale. Experții notează că structurile guvernamentale care sunt slabe în ceea ce privește informatizarea vor beneficia cel mai vizibil de introducerea tehnologiilor „cloud” în automatizarea de birou. Pentru autoritățile federale, multe dintre ele au propriile centre de date și unice dezvoltare de software, beneficiile mutării infrastructurii existente în „nor” pot fi mult mai mici.
Problemele de securitate a informațiilor și managementul riscurilor sunt una dintre cele cheie, sub rezerva trecerii la „nori”. Acest lucru se aplică în mod egal atât autorităților publice, cât și structurilor comerciale, iar experții din toate țările, inclusiv din Rusia, vorbesc în unanimitate despre acest lucru. Iată câteva dintre principalele dintre aceste riscuri „cloud”: primul este posibilitatea de a cădea în dependență de un furnizor de servicii cloud. Există și riscuri asociate cu posibilitatea unei scurgeri din interior, deoarece clientul nu poate controla care specialiști lucrează cu datele sale din partea operatorului. De asemenea, sunt importante riscul pierderii de informații și problema îndeplinirii cerințelor legii privind gestionarea documentelor.
Probleme de împărțire fiabilă a resurselor între diverși utilizatori„norii”, protecția datelor cu caracter personal și funcționarea corectă a rețelei de transmisie a datelor se numără, de asemenea, printre acele riscuri de securitate a informațiilor care trebuie luate în considerare.
Poate părea că numărul de riscuri este prea mare și utilizarea „norilor” este inadecvată, dar nu este așa. În primul rând, să ne amintim încă o dată beneficiile transferului infrastructurii de gestionare a documentelor în „cloud”: în modelul „cloud”, consumatorul plătește doar pentru volumul de servicii pe care le consumă, fără a cheltui bani pentru construirea și întreținerea infrastructurii și a personalului. salarii . Reducerea costurilor este o problemă importantă pentru companiile comerciale care doresc să aibă succes. În cazul agențiilor guvernamentale (în special structurilor regionale), de multe ori nu există altă opțiune decât utilizarea „cloudului”, deoarece nu există buget pentru organizarea infrastructurii și pentru plata unui specialist IT cu normă întreagă.
În plus, să clarificăm că riscurile și evenimentele inevitabile sunt concepte diferite. Riscurile pot și trebuie luate în considerare. Dacă abordați această problemă într-un mod echilibrat, atunci nu vor mai fi probleme atunci când utilizați „nori”, și cel mai probabil chiar mai puțin decât atunci când lucrați „mod vechi”. În cele din urmă, infrastructura lor fizică eșuează periodic și nimeni nu este ferit de amenințarea cu scurgeri de informații privilegiate.
Înainte de a decide să transfere gestionarea documentelor electronice în „nor”, experții sfătuiesc să se gândească la modalități de a rezolva mai multe probleme de bază: „Primul lucru pe care trebuie să-l determinați singur este ce informații corporative sau de altă natură vor fi stocate, utilizate și vor fi disponibile. prin mediul „nor”. De asemenea, este necesar să se răspundă la întrebarea cum se va desfășura în prealabil procesul de asigurare a regimului de securitate pentru documentele care au restricții de acces (de exemplu, documente care constituie un secret de afaceri, date cu caracter personal și așa mai departe). A doua problemă serioasă este necesitatea de a urmări termenii de stocare și distrugere a documentelor după expirarea termenului de prescripție, precum și distrugerea copiilor de informații. Mai notez: este de dorit ca serverele unde sunt stocate informațiile în „nor” să fie în interior Federația Rusă. Dacă acestea se află în afara țării noastre, în cazul unor conflicte juridice, proprietarii centrelor de date vor fi supuși legilor țării în care se află. Cred că puțini oameni doresc ca accesul la datele corporative sau la datele agențiilor guvernamentale ruse să fie obținute de o terță parte printr-o decizie judecătorească dintr-o altă țară, deoarece serverele cu date cloud sunt situate pe teritoriul său”, spune Natalia Khramtsovskaya.
La cele de mai sus, trebuie adăugat că consumatorul ar trebui să abordeze cu atenție alegerea operatorului de servicii „cloud”. Primul aspect aici este modul în care este organizat sistemul de securitate a informațiilor la furnizorul de servicii „cloud”. Ar trebui să acordați atenție modului în care furnizorul recrutează, să aflați dacă angajații furnizorului trec verificările de securitate, să aflați cum este controlat accesul la informații și ce sisteme de urmărire și control utilizează furnizorul.
Atunci când negociați cu un furnizor de servicii „cloud”, experții recomandă să acordați atenție drepturilor și obligațiilor părților prevăzute în SLA. De exemplu, Natalya Khramtsovskaya vorbește despre următoarele „capcane”: „Primul lucru la care ar trebui să acordați atenție este prezența în contract a așa-numitelor plăți de răscumpărare, adică suma stipulată care este percepută de la consumator pentru retragerea informațiilor înainte de termenul specificat în contract. Dacă există un astfel de punct, atunci organizația poate avea dificultăți dacă decide să treacă la serviciu cu un alt furnizor de servicii. Contractul ar trebui să precizeze în mod clar sumele specifice ale amenzilor și sancțiunile care vor fi impuse furnizorului de servicii „cloud” în caz de pierdere sau deteriorare a informațiilor stocate de acesta. De asemenea, este necesar să se evalueze, să se delimiteze și să se stabilească în mod clar în contract politicile de securitate obligatorii cu privire la tipuri variate documentele electronice stocate, precum și să determine și să prescrie valoarea prejudiciului în caz de scurgere de informații confidențiale sau altele Informații importante. De asemenea, este necesar să se determine în prealabil în contract eventuala pagubă din cauza nedistrugerii documentelor de către furnizorul de servicii după expirarea perioadei de stocare la încheierea SLA.
Experții identifică câteva forțe motrice principale care vor contribui la o tranziție activă la documentele electronice și la utilizarea modelelor „cloud” în industrie. Prima este dorința societății, a utilizatorilor. Natalya Khramtsovskaya subliniază următoarele: „Este deja posibil să spunem cu deplină încredere că oamenii percep Tehnologia de informație nu ca ceva neobișnuit, ci ca ceva care ar trebui să existe „în mod implicit”. În acest sens, atitudinea față de documente este orientativă. Oamenii nu vor să știe la ce arhivă trebuie să meargă pentru a se familiariza cu anumite documente. Astăzi vor să știe unde poate fi găsită documentația potrivită pe internet. În opinia mea, anul acesta industria de management electronic al documentelor din țara noastră își va continua dezvoltarea.”
De asemenea, pentru dezvoltarea industriei este important să se înțeleagă situația și dorința corespunzătoare din partea conducerii țării. Cu toate acestea, există o serie de probleme care rămân de rezolvat. Printre acestea, doamna Khramtsovskaya notează în primul rând cele organizatorice. În Rusia de astăzi există documente electronice, inclusiv cele cu perioadă de stocare permanentă, dar până în prezent nu există o singură arhivă electronică de stat. În plus, în Rusia nu există nici un oficial document normativ, care ar reglementa stocarea documentelor electronice.
18 iunie 2012 18:40La Docflow 2012, s-a acordat multă atenție discuțiilor despre „soluții în cloud”, după cum s-a dovedit - acesta este poate cel mai popular subiect printre experții de astăzi.
L-am întrebat pe unul dintre ei ce este „norul”, mi-au explicat că „soluțiile în cloud” sunt, de fapt, capacitatea de a lucra de la distanță.
Imaginația a desenat imediat o imagine a „norilor” în legătură cu gestionarea electronică a documentelor, unde o companie mică a decis să instaleze un EDMS. Iar pentru a nu atrage personal IT suplimentar, pentru a nu achiziționa echipamente suplimentare sau upgrade pe cel actual, închiriază un server. De exemplu, o companie care furnizează un sistem electronic de gestionare a documentelor.
Cu toate acestea, după ce am citit o serie de articole pe tema tehnologiilor cloud, devine clar că în lumea modernă conceptul de „nor” este interpretat mult mai larg. Și există o mulțime de articole pe rețea pe această temă și, după cum a spus pe bună dreptate autorul unuia dintre ele: - „... abundența materialelor publicate nu numai că nu clarifică problema luată în considerare, ci și complică înțelegerea conceptelor cloud”.
Deci, unde se termină accesul la distanță și unde începe cloud computing?
Să începem cu o prezentare generală a definițiilor „cloud” și „tehnologiilor cloud”, care sunt destul de multe:
Pe scurt, norii sunt implementarea unei infrastructuri virtualizate dinamice.
Cloud-ul nu este altceva decât un mare centru de date (sau o rețea de servere interconectate).
Tehnologiile cloud sunt tehnologii de procesare a datelor în care resursele computerului sunt furnizate unui utilizator de internet ca serviciu online. Cuvântul „nor” este prezent aici ca o metaforă, personificând o infrastructură complexă care ascunde toate detaliile tehnice din spatele ei... Acesta este un concept mare care include multe concepte diferite care oferă servicii. De exemplu, software, infrastructură, platformă, date, la locul de muncă etc.
Recent, problemele legate de construcția sistemelor cloud încep să atragă nu doar companii mari, ci și agenții guvernamentale din diferite țări ale lumii. Destul de recent, un grup de experți a lansat un document destinat Comisiei Europene, în care s-a încercat sistematizarea experienței moderne în domeniul construirii sistemelor cloud și elaborarea de recomandări pentru dezvoltarea sistemelor IT în Uniunea Europeană.
Potrivit acestui document, „norul este o expansiune dinamică Sistem informatic, care, dacă este necesar, oferă consumatorilor servicii IT cu caracteristici specificate și vă permite să controlați calitatea furnizării serviciilor în conformitate cu metricile stabilite.
Cel mai important lucru în această definiție este că sistemele cloud sunt orientate spre servicii: sarcina lor principală este să ofere consumatorului un serviciu de calitate.
În consecință, există mai multe modele pentru furnizarea de servicii:
- infrastructura ca serviciu (IaaS)
De obicei, modelul IaaS presupune furnizarea server virtual, stocare, infrastructură de rețea;
- platformă ca serviciu (PaaS)
- asigurarea accesului la platforma software. Utilizatorii își pot crea și găzdui propriile aplicații pe baza acestei platforme, au acces la managementul resurselor de nivel inferior (sistem de operare, depozite de date etc.);
- Software ca serviciu (SaaS)
— furnizarea de software. În acest model, utilizatorii au acces numai la funcționalitatea software-ului necesar prin intermediul rețelei. *
Conform conceptului SaaS, nu plătiți la un moment dat când cumpărați un produs, ci ca și cum l-ați închiria. Mai mult, utilizați exact funcțiile de care aveți nevoie (și, în consecință, plătiți pentru ele).
Cu definiții și modele de servicii rezolvate puțin.
Acum să încercăm să înțelegem esența modului în care funcționează cloud computing.
Pentru a lua un exemplu simplu de jocuri pe calculator, « apoi din punct de vedere tehnic arată astfel: jocul în sine este localizat pe un server la distanță și grafica este procesată acolo, care este livrat computerului utilizatorului final deja într-o formă „gata”. Mai simplu spus, calculele pe care le efectuează o placă video și un procesor în timpul unui joc normal pe un computer sunt deja efectuate pe server aici, iar computerul tău este folosit doar ca monitor. *
Cu cine au început astfel de servicii fabuloase?
Istoria publică a cloud computing-ului în sine în implementarea modernă începe în jurul anului 2006. Atunci Amazon, care nu are nevoie de prezentare, și-a introdus infrastructura de servicii web, oferind nu numai găzduire, ci și putere de calcul de la distanță pentru client. După Amazon, servicii similare au fost introduse de Google, Sun și IBM. Și în 2008, Microsoft și-a anunțat planurile în acest domeniu. Mai mult, Microsoft a anunțat nu doar un serviciu, ci și un sistem de operare cloud cu drepturi depline. sistem Windows Azur.
Acum să ne întoarcem la zona de interes direct legată de EDMS. Ce înseamnă „tehnologia cloud” pentru ea?
Accesul de la distanță la EDMS oferă angajatului informații la zi cu privire la deciziile luate în companie, face posibilă participarea la discuțiile și adoptarea acestor decizii, indiferent de locul în care se află angajatul. Desigur, în primul rând, acest lucru este relevant pentru manageri, deoarece nici o decizie importantă nu este luată fără un acord cu aceștia. Cu toate acestea, managerii de mijloc pot aprecia și oportunitățile acces de la distanță la SED. De exemplu, șefii departamentelor de producție ai companiilor mari care se află în permanență la fața locului, sau directorii de vânzări care sunt nevoiți adesea să se deplaseze la întâlniri, datorită acestei oportunități, vor putea vizualiza și conveni asupra documentelor pregătite de back office pentru clienții din timp.
Cum poate ajuta cloud computing-ul companiilor?
În primul rând, utilizatorul nu trebuie să-și facă griji cu privire la performanța PC-ului său, nu este nevoie să-și facă griji spatiu liber pe spațiu pe disc.
În al doilea rând, utilizatorul plătește doar pentru serviciu, caracteristicile oferite și numai pentru anumite caracteristici.
În al treilea rând, tehnologiile cloud ajută afacerile într-un sens sezonier. De exemplu, dacă o companie vinde cadouri pentru Ziua Internațională a Femeii, care, după cum știe toată lumea, doar o dată pe an, în restul timpului (iarna, vara, toamna) nimeni nu va avea nevoie de serviciile sale. Și tocmai în acest moment compania nu va suporta costul menținerii acelei funcționalități uriașe de care are nevoie doar în perioada de vârf.
Deci, folosind tehnologii cloud, compania evită problemele asociate cu achiziționarea de licențe suplimentare, instalarea și configurarea aplicațiilor pe fiecare computer și găsirea unui nou angajat IT folosind opțiunea online. software-ul necesar, plătind doar pentru timpul în care angajații au folosit acest software.
Vorbind la nivel global, toate opțiunile pentru tehnologiile cloud implică un model de plată a abonamentului (pentru utilizare reală). Mai mult, nu numai în ceea ce privește software-ul, ci și în ceea ce privește resursele hardware. Și asta se numește condiționat Plătește pe măsură ce mergi. Ei bine, pentru cei care nu au nevoie de resurse hardware, pot pur și simplu să închirieze aplicațiile necesare (și aici revenim la conceptul de Software as a Service (SaaS).
Se încarcă...