Небольшая заметка на тему ограничений на максимальный размер правил в Outlook. Правила Outlook – мощный инструмент, позволяющий организовать и автоматизировать работу пользователя в Outlook.
Благодаря правилам можно настроить перемещение, пересылку, удаление входящей и исходящей корреспонденции, организовать сортировку и категоризацию писем и много другое… Однако нельзя создать бесконечное количество правил, т.к. максимальный размер правил ограничен – причем это ограничение не самого Outlook, а почтового сервера Exchange, на котором хранится ящик пользователя.
В некоторых случаях при создании или редактировании правил в Outlook может появиться окно с сообщением о невозможности записи правила на сервер:
Одно или несколько правил не удалось передать на сервер Exchange и они были отключены. Возможно, некоторые параметры не поддерживаются или не хватает места для хранения всех ваших правил.
В английской версии Outlook ошибка выглядит так:
Это означает, что в вашем ящике на почтовом сервере Exchange кончилось место для хранения правил. Количество места, выделяемое под правила зависит от версии Microsoft Exchange:
- Exchange 2003 – под правила отводится 32 Кб (этого в среднем хватает на хранение 20 – 25 правил)
- Exchange 2007/ Exchange 2010/ Exchange 2013 / 2016 – под правила отводится 64 Кб
В Exchange 2003 ограничение на максимальный размер правил является фиксированным и изменить его нельзя. В более новых версиях Exchange объем памяти под хранение правил можно увеличить до 256 Кб. Лимит правил устанавливается индивидуально для каждого пользователя через специальный атрибут RulesQuota .
Текущий размер квоты правил Exchange для конкретного пользователя можно узнать с помощью следующей команды, выполненной в Exchange Management Console:
Get-Mailbox username | ft name, RulesQuota
Чтобы увеличить память для ящика:
Set-Mailbox -identity username -RulesQuota 256Kb
Примечание . Для квоты на размер правил можно задать следующие значения: 64 KB, 128KB или 256KB.
Если нужно увеличить лимит под правила сразу для всех ящиков, вам поможет команда:
Get-Mailbox | Set-Mailbox -RulesQuota 128KB
В том случае, если и этого места для хранения правил будет недостаточно, пользователю рекомендуется прибегнуть к следующим манипуляциям:
- Удалить ненужные правила
- Объединить правила (например, перемещающие письма в одну и ту же папку)
- Уменьшить названия правил
- Если одно из правил перемещает письма в файл личных папок.pst, необходимо переместить архив в каталог с более коротким путем. Например, из папки C:\Documents and Settings\winitpro\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\mymail2013.pst в папку C:\mail\mymail2013.pst
Используйте правила папки "Входящие" для автоматического выполнения определенных действий с сообщениями, которые в нее поступают.
Сведения о том, как использовать архивацию, очистку и другие средства, см. в статье Упорядочение папки "Входящие" с помощью архивации, очистки и других инструментов в Outlook.com .
Создание правила для папки "Входящие"
Правила применяются к входящим сообщениям и могут создаваться в любой папке.
Чтобы быстро создать правило, перемещающее все сообщения от определенного отправителя или набора отправителей в папку, в списке сообщений щелкните правой кнопкой мыши письмо, для которого вы хотите создать правило, и выберите команду Создать правило .
Выберите папку, в которую должны перемещаться все сообщения от этого отправителя или набора отправителей, и нажмите кнопку ОК .
Нажмите кнопку ОК .
Если вы хотите, чтобы помимо перемещения сообщения от определенного отправителя или набора отправителей в папку выполнялись какие-либо другие действия, выберите Дополнительные параметры .
У каждого правила должно быть как минимум три элемента: имя, условие и действие. Правила также могут содержать исключения для условий. На каждом этапе можно добавить несколько условий, действий или исключений с помощью кнопок Добавить условие , Добавить действие и Добавить исключение .
Если вы не хотите, чтобы после этого правила обрабатывались другие, установите флажок Остановить дальнейшую обработку правил . Дополнительные сведения можно найти в разделе остановка обработки дополнительных правил в Outlook.com .
Изменение правила для папки "Входящие"
Примечание: Некоторые правила, созданные в других версиях Outlook, не обрабатываются в Outlook.com. Такое правило невозможно выполнить или изменить в Outlook.com.
Удаление правила для папки "Входящие"
Также полезно знать...
Возможно вы создали правило для переадресации или перенаправления сообщений, которые вы получаете на другой адрес электронной почты. В таком случае важно знать, чем отличаются переадресация и перенаправление.
Переадресация заключается в отправлении письма, полученного вами, другому получателю. Если получатель ответит, его ответ придет на адрес, с которого было переслано вышеупомянутое сообщение.
Перенаправленное сообщение сохраняет исходного отправителя в строке "От". Когда получатель, которому было перенаправлено сообщение, отвечает, его ответ придет изначальному отправителю.
Есть дополнительные вопросы?
Деловая переписка по интернету в наше время стала обыденным делом. Через электронные письма передаётся масса нужной и важной информации, отправляются документы и даже заключаются сделки. Что делать, если ваша работа напрямую связана с электронной почтой, но по каким-то причинам (отпуск, командировка) вы не сможете иметь доступ к вашему почтовому аккаунту? Outlook позволяет держать связь с адресатами даже на расстоянии.
Как сделать автоматический ответ в Outlook: шаблоны и правила
Для пользователя Outlook доступны два варианта автоматических действий над входящими и исходящими сообщениями: шаблоны и правила.
Шаблоны упрощают процесс создания и отправки сообщений, текст которых зачастую повторяется, отличаясь только несколькими данными (буквально пара слов или цифр). По своей сути, шаблоны - хранимые сообщения, в которые непосредственно перед отправкой вставляются новые данные.
Правила в Microsoft Outlook - это автоматически исполняемые над сообщениями действия, созданные на основе имеющегося шаблона или заданных условий.
Разберём пошагово процесс создания и шаблонов, и правил, а также имеющиеся различия для разных версий Outlook.
Создание шаблона для версий Outlook 2003 и 2007
Навряд ли кто-то ещё пользуется этими «динозаврами» мира электронной почты, но если вам посчастливилось заполучить рабочее место именно с таким софтом, то эта инструкция для вас.
Создание шаблона для версий Outlook 2010–2016
Алгоритм действий в более поздних версиях гораздо упрощён, но в то же время добавлен новый функционал в настройках.
Создание правила для версий Outlook 2007 и 2003
Чтобы создать правило в Outlook версий 2003 и 2007, делаем следующее:
Какие отличия в настройках для версий 2010, 2013, 2016
Принципиальной разницы в настройках нет. Есть небольшие улучшения в процессе.
Видео: как включить автоответчик в Outlook 2013
Как отключить автоответ
Тут всё ещё проще, чем при настройке включения. В версиях 2010–2016 при очередном заходе в Outlook при включённых автоответах вы увидите соответствующее предупреждение («Для данной учётной записи выполняется отправка автоответов»). Нажмите на кнопку «Отключить», и все праметры будут отключены.
В 2007 и 2003 версиях нужно будет перейти в меню «Сервис», в пункт «Заместитель» и выбрать подпункт «Я нахожусь на работе».
Зайдите в сервис «Заместитель» и отключите автоответ
Почтовый клиент Outlook значительно упрощает работу с электронной почтой. Без сомнения, автоответчик во время отпуска для человека, чья работа постоянно связана с перепиской, - незаменимая вещь. Остаётся только правильно настроить параметры вашего личного «заместителя» и со спокойной совестью заняться своими делами или же просто отдохнуть!
Итак, мы рассмотрели основные аспекты работы с электронной почтой: создание сообщения, отправка и прием, а также ответ, пересылка и установка параметров электронной почты. Все это, без сомнения, позволяет на достойном уровне организовать вашу коммуникационную деятельность. Но рассмотренные ниже возможности Outlook, позволяют не только организовать этот процесс, но и оптимизировать его, что делает Microsoft Outlook лидером среди почтового программного обеспечения.
Мастер правил - это специальное средство Outlook, помогающее обрабатывать электронную почту. Правила определяют действия, которые должны автоматически выполняться для тех или иных сообщений. Созданное правило применяется программой Microsoft Outlook к поступающим или к отправляемым сообщениям.
Правила Outlook
Правила - это набор условий, действий и исключений для обработки и упорядочения сообщений. Каждое правило состоит из трех элементов: одного или нескольких условий, описывающих сообщения, к которым применяется данное правило; одного или нескольких действий, определяющих операции, которые нужно выполнить с сообщениями, удовлетворяющими условиям, и одного или нескольких исключений, указывающих, к каким сообщениям не должно применяться это правило. Например, все сообщения, полученные от вашего руководителя (условие), кроме тех сообщений, которые имеют высокую важность (исключение), вы можете автоматически переместить в отдельную папку (действие).
В табл.. 9.7 приведены стандартные виды правил и их описание.
| Вид правила | Описание правила |
| Проверка сообщений после получения | Применить это правило, когда получены сообщения |
| Проверка сообщений после отправки | Применить это правило, когда отправлены сообщения |
| Перемещение новых сообщений от кого-либо | Применить это правило, когда получены сообщения от <отправители или список рассылки> переместить в папку <имя> |
| Уведомление при получении важных сообщений | Применить это правило, когда получены сообщения, адресованные мне и имеющие высокую важность. Известить меня, используя уведомление <текст> |
| Перемещение сообщений на основе содержания | <текст> в тексте или в поле Тема (Subject). Переместить в папку <имя> |
| Удаление обсуждения | Применить это правило, когда получены сообщения, содержащие <текст> в поле Тема (Subject). Удалить их |
| Отметка сообщений от кого-либо | Применить это правило, когда получены сообщения от отправители или список рассылки>. Установить для них отметку <действие и срок> |
| Определение категорий отправленных сообщений | <получатель или список рассылки>. Поместить их в категорию <имя> |
| Определение категории на основе содержания | Применить это правило, когда получены сообщения, содержащие <текст> в тексте или в поле Тема (Subject). Поместить их в категорию <имя> |
| Перемещение отправленных сообщений | Применить это правило, когда отправлены сообщения, адресованные <получатель или список рассыл-ки>. Переместить копию в папку <имя> |
| Прекращение обработки всех следующих правил | Применить это правило, когда получено сообщение. Остановить дальнейшую обработку правил |
Таблица 9.7. Стандартные виды правил и их описание
Создание правила
Давайте рассмотрим работу Мастера правил (Rules Wizard) на следующем примере. Допустим, что вы являетесь Интернет-подписчиком и каждый день вам приходят сообщения от сервера подписки (в моем случае, это новости дня от CityCat). Естественное желание - автоматически перемещать новости в специально созданную для них папку. Но допустим, что помимо новостей от CityCat приходят и сообщения о погоде. Более того, если сообщение (новость) будет иметь вложение, не хотелось бы помещать его в эту папку.
Таким образом, можно задать следующее правило: "Перемещать новые сообщения в папку CityCat при условии, что отправитель - CityCat и тема сообщения содержит текст "новости", за исключением тех случаев, когда сообщение содержит вложение".
Пример 9.31. Создание правила
> Сервис > Мастер правил...
Создать...
Создать правило на основе шаблона
Вида правил Перемещение новых сообщений от кого-либо
Описание правила
Имя City Cat
Имя:= <Имя папки>
Поместить в папку Входящие
<Текст>
Добавить новый:= <текст> (рис. 9.47)
Name of Rule:= <Имя правила>
Выполнить это правило на сообщениях, которые уже находятся в папке Входящие
После нажатия кнопки Готово (Finish) будет запущено правило для элементов папки Свойства пользователя (Personal Folders). Теперь правило полностью готово к работе.
Работа с правилами
Все созданные правила находятся в списке Применить правила в следующем порядке (Apply rules in the following order) диалогового окна Мастер правил (Rules Wizard). Можно создавать, изменять, переименовывать и удалять правила посредством соответствующих кнопок.
В случае необходимости можно отключать или включать режим выполнения правил. Для этого снимите или установите флажок рядом с названием режима.
Если имеется более одного правила, то можно изменять последовательность их выполнения посредством кнопок Вверх (Move Down) и Вниз (Move Up). В некоторых случаях порядок выполнения правил имеет большое значение.
Также, помимо автоматического, Мастер правил поддерживает ручное выполнение созданных правил.
Пример 9.32. "Ручное" выполнение правил
Выполнить...
Включая вложенные папки
Применить к Все сообщения
Выполнить
В заключение данного раздела я хочу привести ряд замечаний и советов по работе с Мастером правил.
- Очень хорошо обдумайте, каким образом вы будете структурировать сообщения. Важно четко понимать работу Outlook с выбранной вами структурой. Так, например, можно создавать однотипные папки для каждого из контактов, содержащие подпапки: Входящие (Inbox) - для пришедших от контакта сообщений, и Отправленные (Sent Items) - для отправленных ему.
- Создавая правило, продумайте весь его алгоритм. Убедитесь, что правило не пересекается с другими и не противоречит самому себе, чтобы впоследствии не искать сообщение там, где его нет. Иногда в таких случаях Мастер правил выдает предупреждение о несовместимости.
- В случае, если сообщение не удовлетворяет ни одному из правил, оно помещается в папку Входящие (Inbox)
- Не забывайте еще об одном общем средстве структуризации - Категории (Category). Создайте для типичных сообщений правила определения категорий.
Использование правил для сообщений Outlook позволяет экономить время, которое вы могли бы потратить на рутинные процессы и значительно повышает производительность вашей работы. Достаточно настроить правила единожды и в дальнейшем заданные условия будут применяться автоматически. Наиболее популярное правило, которое, наверное, используют все пользователи Outlook - сортировка писем по папкам. В моем ящике без этой сортировки творился бы полнейший хаос. А какие еще правила можно настроить в Outlook?
Правила в Outlook подразделяются на две категории: правила организованности и правила информированности. Кроме того, можно создать пустое правило, чтобы настроить его по своему усмотрению.
- Организованность . Эти правила помогают хранить и отслеживать сообщения. Например, можно создать правило для сообщений от определенного отправителя, например от Егора Трибалова, чтобы его сообщения со словом "отчет" в строке Тема были помечены для исполнения, им была присвоена категория "Отчеты" и они были перемещены в папку с именем "Отчеты Егора".
- Информированность . Эти правила обеспечивают оповещение пользователя тем или иным способом о получении определенного сообщения. Например, можно создать правило, чтобы на мобильный телефон пользователя автоматически отправлялось сообщение при получении сообщения от его руководителя.
- Начать с пустого правила . Эти правила создаются пользователем без помощи шаблона правил, что позволяет разрабатывать полностью настраиваемые правила.
Создание встроенных шаблонов правил для стандартных сценариев
На вкладке Файл выберите пункт Управление правилами и оповещениями .
В диалоговом окне Правила и оповещения на вкладке Правила для электронной почты нажмите кнопку Новое .
В группе Шаг 1 выберите нужный шаблон из коллекции шаблонов Организованность или Информированность .
В группе Шаг 2 щелкните подчеркнутые значение. При выборе ссылки адресаты или общедоступная группа , будет открыта адресная книга.
В окне Шаг 1. Выберите условия отбора выберите условия, которым должны удовлетворять сообщения, чтобы правило применялось.
В группе Шаг 1 выберите действие, которое необходимо выполнить правилу, когда выполняются указанные условия.
В группе Шаг 1 выберите исключения из правила, а затем нажмите кнопку Далее .
В окне Шаг 1 введите имя правила.
В группе Шаг 2 установите флажки для нужных параметров.
Если нужно применить это правило к сообщениям, которые уже находятся в папке Входящие , установите флажок Выполнить это правило для сообщений, которые уже находятся в папке "Входящие" .
Создание правил из сообщения
Кроме того, можно быстро создать правило на основе уже полученных сообщений. Наиболее логичное применение этого правила - перемещение сообщений от заданного отправителя/группы отправителей в одну папку.
Щелкните сообщение, для которого нужно создать правило, затем на вкладке Главная в группе Переместить щелкните Правила .
Предлагаемые правила отображаются в зависимости от отправителя и получателей сообщения.
Сделайте одно из следующего:
- Щелкните одно из предлагаемых правил, выберите папку назначения и нажмите кнопку ОК .
- Чтобы просмотреть другие параметры правил на основе отправителя, получателей или темы сообщения, выберите команду Создать правило .
Откроется диалоговое окно Создание правила .
- В поле При получении сообщения, удовлетворяющего следующим условиям установите флажки для нужных условий.
- В поле Выполнить следующие действия установите флажки для действия, которое необходимо выполнить правилу, когда выполняются указанные условия.
- Установите флажок Переместить элемент в папку .
Щелкните существующую папку или нажмите кнопку Создать , чтобы создать папку для хранения указанных сообщений.
Чтобы добавить к правилу дополнительные условия, действия или исключения, нажмите кнопку Дополнительно и следуйте дальнейшим указаниям в мастере правил.
Загрузка...