วิธีสร้างตารางในการเข้าถึง เพื่อสร้างเอนทิตี

ในบทเรียนนี้ เราจะมาดูกันว่า สร้างตารางในการเข้าถึงในโหมดการออกแบบ เราจะเรียนรู้ว่าฟิลด์คืออะไร วิธีเลือกประเภทฟิลด์ วิธีบันทึกตารางและป้อนข้อมูล

คุณสามารถสร้างตารางใน Access ได้หลายวิธี เช่น คุณสามารถป้อนข้อมูลลงในตาราง (ทั้งๆ ที่แทบจะไม่มีใครทำแบบนั้น !!) หรือใช้ตัวช่วยสร้างการสร้างตาราง

เราได้กล่าวถึงข้อดีและข้อเสียของการใช้วิซาร์ดการสร้างตารางในบทเรียนที่แล้ว:. วิธีที่ดีที่สุดและสะดวกที่สุดในการสร้างตารางคือตัวสร้าง

หากต้องการสร้างตารางในโหมดออกแบบ ในฐานข้อมูลแบบเปิด ให้เลือกออบเจกต์ Tables แล้วคลิกสองครั้งที่ Create table in design mode หรือบนปุ่ม Design

หน้าต่างจะเปิดขึ้นต่อหน้าคุณซึ่งคุณจะต้องสร้างโครงสร้างตาราง ในหน้าต่างนี้ เขียน

• ชื่อของเขตข้อมูล และเขตข้อมูล ตามที่คุณจำได้คือคอลัมน์ในตาราง
• เลือกประเภทฟิลด์ (ประเภทฟิลด์ถูกเลือกจากรายการแบบหล่นลง)
• คำอธิบายช่องเป็นตัวเลือก

ในวิดีโอบทช่วยสอนนี้ เราจะมาดูกันอย่างละเอียดว่าเป็นอย่างไร สร้างตารางในการเข้าถึงในโหมดออกแบบ วิธีเลือกชนิดเขตข้อมูล วิธีบันทึกโครงสร้างของตารางใน Access:

เพียงเท่านี้ โครงสร้างตารางก็ถูกสร้างขึ้นแล้ว ตอนนี้คุณสามารถป้อนข้อมูลลงในตารางได้แล้ว มีสองวิธีในการป้อนข้อมูลลงในตาราง:

• โหมดตาราง
• รูปร่าง.

เราจะดูวิธีการทำงานกับแบบฟอร์มในบทเรียนถัดไป แต่ในบทเรียนนี้เราจะดับเบิลคลิกที่ชื่อตารางและกรอกข้อมูล

ในการสร้างตาราง สิ่งสำคัญคือต้องรู้ไม่เพียงแค่วิธีสร้างฟิลด์คีย์เท่านั้น แต่ที่สำคัญที่สุดคือต้องเลือกฟิลด์คีย์ให้ถูกต้องด้วย บทเรียนวิดีโอที่เราศึกษาในบทเรียนจะช่วยเราในเรื่องนี้:

ฉันหวังเป็นอย่างยิ่งว่าตอนนี้คุณจะไม่มีปัญหาในการสร้างตารางใน Access และหากคุณมีคำถามใด ๆ โปรดเขียนความคิดเห็นลงในความคิดเห็น เราจะหาคำตอบให้ ขอบคุณสำหรับความคิดเห็นและคำถาม

การเข้าถึง DBMSเน้นการทำงานกับวัตถุ ซึ่งรวมถึงตารางฐานข้อมูล ฟอร์ม คิวรี รายงาน มาโคร และโมดูล

Access สร้างวัตถุแบบโต้ตอบ เช่น ฟอร์ม แบบสอบถาม รายงาน

ตัวช่วยสร้าง Access 7.0 จำนวนมากช่วยให้ผู้ใช้ทำงานได้โดยไม่ต้องหันไปใช้การออกแบบ พัฒนาฟอร์ม คิวรี รายงาน วิเคราะห์ตารางฐานข้อมูล หรือแม้แต่สร้างหนึ่งในฐานข้อมูลตัวอย่างที่มีอยู่มากมาย

แพ็คเกจไมโครซอฟต์สามารถใช้ Access เพื่อค้นหาและประมวลผลข้อมูลทุกประเภท และเตรียมเอกสารการรายงาน เป็นระบบจัดการฐานข้อมูลแบบเชื่อมโยงที่ให้คุณจัดกลุ่มข้อมูลในหัวข้อต่างๆ ลงในตาราง แล้วสร้างความสัมพันธ์ระหว่างตาราง สิ่งนี้ทำให้สามารถรวมข้อมูลที่เชื่อมโยงกัน ในขณะที่หลีกเลี่ยงการทำซ้ำข้อมูลโดยไม่จำเป็น ซึ่งนำไปสู่การประหยัดทรัพยากรคอมพิวเตอร์ เพิ่มความเร็วและความแม่นยำของการประมวลผลข้อมูล

ตาราง– ถูกสร้างขึ้นโดยผู้ใช้ข้อมูลสำหรับการจัดเก็บโดยวัตถุหนึ่งของแบบจำลองข้อมูลของสาขาวิชา

คำขอจำเป็นต้องเลือกข้อมูลที่ต้องการจากตารางที่เกี่ยวข้องตั้งแต่หนึ่งตารางขึ้นไป สามารถสร้างคำขอได้โดยใช้:

คำขอตามตัวอย่าง (QBE)

ภาษาโครงสร้างแบบสอบถาม (SQL)

คุณยังสามารถใช้คิวรีเพื่ออัปเดต ลบ หรือเพิ่มข้อมูลลงในตาราง หรือสร้างตารางใหม่ตามตารางที่มีอยู่

แบบฟอร์มมีไว้สำหรับการป้อน ดู แก้ไขข้อมูลฐานข้อมูลที่เชื่อมต่อกันบนหน้าจอในรูปแบบที่สะดวกซึ่งสอดคล้องกับเอกสารที่ผู้ใช้คุ้นเคย แบบฟอร์มสามารถใช้เพื่อสร้างแผงควบคุมในแอปพลิเคชันของผู้ใช้

รายงานออกแบบมาเพื่อสร้างเอกสารเอาต์พุตสำหรับการพิมพ์

มาโครมีคำอธิบายของการดำเนินการที่จะดำเนินการเพื่อตอบสนองต่อเหตุการณ์บางอย่าง การดำเนินการแต่ละรายการจะถูกนำไปใช้โดยมาโคร มาโครช่วยให้คุณสามารถรวมการดำเนินการประมวลผลข้อมูลที่แตกต่างกันในแอปพลิเคชัน มาโครทำให้การดำเนินการของฐานข้อมูลเฉพาะเป็นแบบอัตโนมัติโดยไม่ต้องตั้งโปรแกรม

โมดูลมีโปรแกรมในภาษา วิชวลเบสิกซึ่งผู้ใช้สามารถพัฒนาเพื่อใช้ขั้นตอนที่ไม่ได้มาตรฐานเมื่อสร้างแอปพลิเคชัน

เพิ่มวัตถุใหม่ใน MS Access 2000 หน้าการเข้าถึงข้อมูล , มีไว้สำหรับดูและทำงานผ่านอินเทอร์เน็ตหรืออินทราเน็ตที่เก็บข้อมูลไว้ในฐานข้อมูล Access หรือฐานข้อมูล MS เซิร์ฟเวอร์ SQL. หน้าการเข้าถึงข้อมูลคือ ชนิดพิเศษ หน้าเว็บและอาจรวมถึงข้อมูลจากแหล่งอื่นๆ เช่น MS Excel

กล่องโต้ตอบ Access ประกอบด้วย:

แถบชื่อเรื่อง;

แถบเมนู;

แถบเครื่องมือ;

แถบสถานะ;

เขตการทำงาน.

การสร้างฐานข้อมูล. หากต้องการสร้างฐานข้อมูลใหม่จากเมนู ให้เลือกคำสั่ง ไฟล์/ใหม่. จากนั้นเลือกแท็บ เป็นเรื่องธรรมดาและเปิดใช้งานป้ายกำกับ "ฐานข้อมูล" ในกล่องโต้ตอบที่เปิดขึ้น คุณต้องระบุชื่อฐานข้อมูลที่จะสร้าง หากต้องการเปิดฐานข้อมูลที่มีอยู่ ให้เลือกคำสั่ง ไฟล์/เปิด. เมื่อเปิดฐานข้อมูล หน้าต่างฐานข้อมูลจะปรากฏขึ้นบนหน้าจอ ซึ่งคุณสามารถเข้าถึงตาราง คิวรี แบบฟอร์ม รายงาน มาโครและโมดูล และหน้าเข้าถึงข้อมูลทั้งหมดที่มีอยู่ในนั้น

การทำงานกับฐานข้อมูลใน Access เริ่มต้นด้วยการสร้างตาราง

การสร้างตารางฐานข้อมูลประกอบด้วยสองขั้นตอน:

1) กำหนดโครงสร้าง: องค์ประกอบของฟิลด์, ชื่อ, ลำดับที่วางในตาราง, ชนิดข้อมูล, ขนาด, ฟิลด์คีย์และคุณสมบัติอื่น ๆ ของฟิลด์

2) บันทึกตารางถูกสร้างขึ้นและเต็มไปด้วยข้อมูล

หากต้องการสร้างตาราง ให้เลือกแท็บในหน้าต่างฐานข้อมูล ตารางและกดปุ่ม สร้าง.จากนั้นเลือกวิธีสร้างตาราง: โหมดตาราง มุมมองออกแบบ หรือตัวช่วยสร้างตาราง

โหมดตัวสร้าง

ในการกำหนดฟิลด์ ให้ระบุชื่อฟิลด์ ชนิดข้อมูล คำอธิบาย (ข้อคิดเห็นสั้น ๆ รวมถึงคุณสมบัติทั่วไป)

ชื่อฟิลด์แต่ละเขตข้อมูลในตารางต้องมีชื่อเฉพาะ

ประเภทข้อมูล.ชนิดข้อมูลถูกกำหนดโดยค่าที่ควรป้อนในฟิลด์ และการดำเนินการที่จะดำเนินการกับค่าเหล่านี้

Access อนุญาตประเภทข้อมูลพื้นฐานต่อไปนี้:

ข้อความ;

บันทึก (ข้อความขนาดใหญ่);

ตัวเลข (ตัวแปรเฉพาะของประเภทตัวเลขและความยาวถูกกำหนดไว้ในคุณสมบัติ "ขนาดฟิลด์")

การเงิน;

วันเวลา;

ตัวนับ (ใช้เพื่อกำหนดรหัสระบบเฉพาะของตาราง)

ตรรกะ;

ฟิลด์วัตถุ OLE

รายการประเภทฟิลด์ถูกเรียกใช้โดยการกดปุ่มรายการเมื่อเลือกประเภทข้อมูลของแต่ละฟิลด์

คุณสมบัติฟิลด์ทั่วไปถูกตั้งค่าสำหรับแต่ละฟิลด์และขึ้นอยู่กับประเภทข้อมูลที่เลือก

คุณสมบัติฟิลด์:

ขนาดของชุดฟิลด์ ขนาดสูงสุดข้อมูลที่เก็บไว้ในสนาม

· รูปแบบของฟิลด์ระบุรูปแบบสำหรับการแสดงข้อมูลบนหน้าจอหรือการพิมพ์

· จำนวนตำแหน่งทศนิยมกำหนดจำนวนตำแหน่งทศนิยมสำหรับประเภทข้อมูลตัวเลขและสกุลเงิน

· คำอธิบายฟิลด์ระบุข้อความที่แสดงในส่วนหัวของตาราง ฟอร์ม และรายงาน

· เงื่อนไขของค่าจะกำหนดข้อจำกัดของค่าอินพุตและอนุญาตให้คุณควบคุมอินพุต

· ข้อความแสดงข้อผิดพลาดระบุข้อความของข้อความที่แสดงบนหน้าจอเมื่อเงื่อนไขค่าถูกละเมิด

คำจำกัดความของคีย์หลักเมื่อต้องการสร้างความสัมพันธ์ระหว่างตาราง คุณต้องกำหนดคีย์หลักสำหรับแต่ละตาราง ในการทำเช่นนี้ ฟิลด์ที่ประกอบกันเป็นคีย์จะถูกเลือกและกดปุ่ม "ฟิลด์คีย์" ดัชนีถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติสำหรับฟิลด์คีย์ ซึ่งจะไม่ซ้ำกันเสมอและไม่อนุญาตให้มีฟิลด์ว่างในเรกคอร์ด

หลังจากกำหนดโครงสร้างของตารางแล้ว จะต้องบันทึกด้วยชื่อว่าง หลังจากบันทึกตารางแล้ว โหมดตารางจะพร้อมใช้งาน ช่วยให้คุณไปยังขั้นตอนที่สองของการสร้างตารางได้ นั่นคือ การสร้างระเบียน การสลับเป็นโหมดตารางทำได้โดยการกดปุ่ม "มุมมองตาราง"

การป้อนข้อมูลลงในตาราง

การป้อนข้อมูลโดยตรงในตารางจะดำเนินการในโหมดตาราง หากต้องการเปลี่ยนเป็นโหมดนี้จากหน้าต่างฐานข้อมูล ให้เลือกตารางแล้วกดปุ่ม เปิด.ในตารางที่เปิดขึ้น คุณสามารถป้อนระเบียนใหม่ได้โดยการกรอกค่าในฟิลด์

เมื่อกรอกข้อมูลลงในตาราง สำหรับลิงก์ระหว่างที่ไม่มีการกำหนดพารามิเตอร์ความสมบูรณ์ จะขึ้นอยู่กับผู้ใช้ในการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่ป้อน ด้วยความสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อหลายค่าระหว่างตารางและการป้อนระเบียนลงในตารางรอง จึงจำเป็นต้องตรวจสอบการมีอยู่ของระเบียนด้วยค่าที่ป้อนของเขตข้อมูลหลักในตารางหลัก เมื่อเปลี่ยน (ลบ) คีย์ฟิลด์ในเรกคอร์ดของตารางหลัก จำเป็นต้องเปลี่ยน (ลบ) เรกคอร์ดที่เกี่ยวข้องในตารางรอง

หลังจากที่คุณใส่ค่าลงในเซลล์เขตข้อมูลและคุณพยายามนำทางไปยังเซลล์อื่น Access จะตรวจสอบเพื่อดูว่าข้อมูลที่ป้อนนั้นถูกต้องสำหรับเขตข้อมูลนั้นหรือไม่ ถ้าคุณใส่ค่าที่ไม่ตรงกับชนิดข้อมูลของเขตข้อมูล Access จะพยายามแปลงเป็นชนิดข้อมูลที่ถูกต้อง

สคีมาข้อมูลใน Access

การสร้างสคีมาข้อมูลช่วยให้คุณลดความซับซ้อนของการออกแบบฟอร์ม คิวรี รายงานแบบหลายตาราง ตลอดจนรับประกันความสมบูรณ์ของข้อมูลที่เกี่ยวข้องเมื่อปรับตาราง

สคีมาข้อมูลแสดงตารางและความสัมพันธ์ระหว่างกันอย่างชัดเจน และยังรับประกันการใช้ความสัมพันธ์ในการประมวลผลข้อมูลและความสมบูรณ์ของฐานข้อมูล

ความสัมพันธ์ของตาราง . สคีมาข้อมูลกำหนดโครงสร้างของฐานข้อมูล กำหนดและจดจำความสัมพันธ์ระหว่างตาราง สคีมาข้อมูลคือการแสดงกราฟิกของฐานข้อมูล สคีมาข้อมูลฐานข้อมูลจะแสดงแบบกราฟิกในหน้าต่างของตัวเอง โดยที่ตารางจะแสดงด้วยรายการของฟิลด์ และความสัมพันธ์จะแสดงด้วยเส้นระหว่างฟิลด์ ตารางที่แตกต่างกัน. แบบแผนข้อมูลมุ่งเน้นไปที่การทำงานกับตารางที่ตรงตามข้อกำหนดของการทำให้เป็นมาตรฐาน ซึ่งระหว่างความสัมพันธ์แบบ 1:M และ 1:1 จะถูกสร้างขึ้นเพื่อให้มั่นใจถึงความสมบูรณ์ของฐานข้อมูล ดังนั้น สคีมาข้อมูลจึงถูกสร้างขึ้นตามโมเดลโลจิคัลข้อมูล

เมื่อสร้างสคีมาข้อมูล Access จะกำหนดชนิดของความสัมพันธ์ระหว่างตารางโดยอัตโนมัติตามเขตข้อมูลความสัมพันธ์ที่เลือก ถ้าเขตข้อมูลที่คุณต้องการเชื่อมโยงเป็นคีย์เฉพาะทั้งในตารางหลักและตารางย่อย Access จะสร้างลิงก์แบบหนึ่งต่อหนึ่ง ถ้าเขตข้อมูลความสัมพันธ์เป็นคีย์เฉพาะในตารางหลัก แต่เป็นคีย์ที่ไม่ใช่คีย์หรือคีย์ผสมในตารางย่อย Access จะสร้างความสัมพันธ์แบบหนึ่ง-ต่อ-กลุ่มจากตารางหลักไปยังตารางรอง

ลิงค์คือการเชื่อมโยงเมื่อคุณเลือกเขตข้อมูลที่ไม่ใช่คีย์เป็นเขตข้อมูลลิงก์ในตารางหลัก Access จะรายงานว่าไม่สามารถกำหนดชนิดความสัมพันธ์ได้ ในกรณีนี้ คุณสามารถสร้างการเชื่อมต่อระหว่างตาราง - การรวมเท่านั้น ความสัมพันธ์ - การรวมเป็นการรวมเรกคอร์ดจากสองตารางที่มีค่าเหมือนกันในฟิลด์ความสัมพันธ์ นอกจากนี้ แต่ละระเบียนจากตารางหนึ่งจะรวมกับแต่ละระเบียนจากตารางอื่น โดยที่ค่าในฟิลด์ลิงก์จะเท่ากัน ผลลัพธ์ของการรวมเรกคอร์ด ซึ่งกำหนดโดยการเลือกวิธีใดวิธีหนึ่งจากสามวิธี ได้แก่:

รวมเฉพาะระเบียนที่เขตข้อมูลที่เกี่ยวข้องของทั้งสองตารางตรงกัน

การรวมบันทึกเหล่านั้นซึ่งเขตข้อมูลที่เกี่ยวข้องของทั้งสองตารางเหมือนกันรวมถึงการรวมบันทึกทั้งหมดจากตารางแรก (ซึ่งไม่มีรายการที่เกี่ยวข้องในตารางที่สอง) กับบันทึกว่างในตารางที่สอง

ผสานเรกคอร์ดเหล่านั้นซึ่งฟิลด์ที่เกี่ยวข้องของทั้งสองตารางเหมือนกัน รวมทั้งผสานเรกคอร์ดทั้งหมดจากตารางที่สองซึ่งไม่มีเรกคอร์ดที่เกี่ยวข้องในตารางแรก ด้วยเรกคอร์ดว่างในตารางแรก

การสร้าง data schema เริ่มต้นในหน้าต่างฐานข้อมูลโดยดำเนินการคำสั่ง บริการ/สคีมาข้อมูลหรือกดปุ่มที่เกี่ยวข้อง หลังจากนั้น คุณสามารถเลือกตารางที่จะรวมไว้ในสคีมาข้อมูลและเริ่มกำหนดความสัมพันธ์ระหว่างตารางเหล่านั้นได้ หากต้องการสร้างลิงก์ระหว่างคู่ของตารางในสคีมาข้อมูล คุณต้องเลือกเขตข้อมูลคีย์เฉพาะในตารางหลักซึ่งสร้างลิงก์ขึ้น และลากเคอร์เซอร์ของเมาส์ไปยังช่องที่เกี่ยวข้องของตารางรอง

การสร้างตาราง ขอให้เป็นวันที่ดีสำหรับทุกคนที่ตัดสินใจที่จะเชี่ยวชาญ Microsoft Access โปรแกรมนี้หมายถึงระบบจัดการฐานข้อมูลหรือเรียกสั้นๆ ว่า DBMS Access เป็นโปรแกรมที่ค่อนข้างง่ายและมีประสิทธิภาพในเวลาเดียวกันสำหรับการทำงานกับฐานข้อมูล ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมจึงใช้ทั้งผู้เริ่มต้นและผู้ใช้ขั้นสูง โปรแกรมที่เรากำลังพิจารณาทำงานร่วมกับฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ ในฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ ข้อมูลทั้งหมดจะถูกจัดเก็บไว้ในตารางที่ค่อนข้างเป็นอิสระจากกัน โครงสร้างนี้มีความยืดหยุ่นสูง และจะช่วยให้คุณสามารถเพิ่มแอตทริบิวต์และเรกคอร์ดใหม่ได้อย่างง่ายดาย หรือในทางกลับกัน ลบออกโดยไม่กระทบกับส่วนประกอบฐานข้อมูลอื่นๆ แถวในตารางสอดคล้องกับบันทึก - นี่เป็นการแสดงวัตถุบางอย่างที่อธิบายไว้ในฐานข้อมูลของเรา คอลัมน์ในตารางสอดคล้องกับแอตทริบิวต์ - พารามิเตอร์ที่กำหนดคุณสมบัติของวัตถุที่อธิบายไว้ในบันทึก

ดังนั้นเราจึงได้ข้อสรุปแล้วว่าข้อมูลทั้งหมดใน Ms Access ถูกจัดเก็บไว้ในตาราง ดังนั้นการกำหนดขั้นตอนแรก - ฐานข้อมูลใหม่จะเริ่มต้นด้วยตาราง เช่น คุณต้องตัดสินใจว่าข้อมูลประเภทใดที่จะอยู่ในตาราง หากคุณตัดสินใจแล้ว คุณสามารถเริ่มสร้างฐานข้อมูลใหม่ได้ ตัวอย่างในบทความนี้ เราจะสร้างฐานข้อมูลแบบตารางเดียวที่มี ประเภทที่เรียบง่ายข้อมูล. เราเปิดตัว Ms Access ในวิธีที่สะดวกสำหรับคุณ หน้าต่างต่อไปนี้จะปรากฏขึ้นต่อหน้าเรา

เราได้รับเชิญให้สร้างฐานข้อมูลใหม่หรือใช้เทมเพลตที่มีอยู่แล้วบนอินเทอร์เน็ต เทมเพลตมีความสะดวกในการสร้างฐานข้อมูลโดยใช้เทมเพลตที่สอดคล้องกับงานของเรา ตารางที่มีแอตทริบิวต์ที่จำเป็นจะถูกสร้างขึ้นแล้ว แต่ตามกฎแล้ว ไม่เสมอไป แม้ว่าจะสร้างฐานข้อมูลที่ตรงกับงานของเรา เราก็ต้องการตารางและแอตทริบิวต์ทั้งหมด หรือในทางกลับกัน เราจะขาดตารางหรือแอตทริบิวต์บางรายการที่จะต้องเพิ่มด้วยตนเอง คุณยังอาจพบกับแบบสอบถาม ฟอร์ม หรือความสัมพันธ์ของตารางที่เราไม่ต้องการ (วัตถุ Access เหล่านี้จะกล่าวถึงในบทความต่อๆ ไป) ดังนั้น การสร้างฐานข้อมูลด้วยตัวเองตั้งแต่เริ่มต้นจึงง่ายกว่าเสมอ ซึ่งเป็นสิ่งที่เราจะทำ ในการสร้างฐานข้อมูลใหม่ คุณต้องคลิกปุ่ม " ฐานใหม่ข้อมูล" ในขณะที่ส่วนด้านขวาของหน้าต่างจะเปลี่ยน:

เมื่อเราระบุชื่อฐานข้อมูลในอนาคต สถานที่ที่จะจัดเก็บ จากนั้นคลิกปุ่ม "สร้าง" หน้าต่าง Access จะมีลักษณะดังนี้:

โดยที่เราเห็นแล้วว่าตารางถูกสร้างขึ้นแล้วในฐานข้อมูลใหม่ซึ่งไม่มีระเบียนใด ๆ (เช่น แถว) และมีแอตทริบิวต์ (หรือคอลัมน์) หนึ่งรายการชื่อ "รหัส" แอตทริบิวต์นี้ระบุแต่ละรายการด้วยหมายเลขเฉพาะหรือ (โดยปกติแล้ว ตัวเลขจะได้รับจากน้อยไปหามาก แต่สามารถกำหนดหมายเลขที่สร้างแบบสุ่มสำหรับรายการ) แอตทริบิวต์นี้จะช่วยให้คุณสามารถแยกความแตกต่างของเรกคอร์ดได้ เนื่องจากเรกคอร์ดสองเรกคอร์ดที่มีแอตทริบิวต์เดียวกันทุกประการไม่สามารถมีรหัสเดียวกันได้ แต่แน่นอนว่ารหัสเดียวจะไม่เพียงพอสำหรับเรา ดังนั้นเราจะต้องเพิ่มคอลัมน์ใหม่ (หรือตามที่เรียกว่าใน Access - ฟิลด์) เพื่อเพิ่มข้อมูลใหม่ที่ระบุลักษณะระเบียนเฉพาะ สามารถเพิ่มฟิลด์ใหม่ได้หลายวิธี:

เราสร้างแอตทริบิวต์ทั้งหมดที่เราสนใจด้วยวิธีใดวิธีหนึ่งข้างต้น หากแอตทริบิวต์บางรายการดูเหมือนไม่จำเป็นสำหรับคุณ คุณสามารถลบออกได้โดยเลือกคอลัมน์ที่มีแอตทริบิวต์ที่เกี่ยวข้องแล้วคลิกปุ่ม "ลบ" แต่ละแอตทริบิวต์สามารถมีข้อมูลที่แตกต่างกัน Ms Access มีประเภทข้อมูลดังต่อไปนี้:

• ข้อความ - เก็บหนึ่งสตริงของอักขระใดก็ได้ (เช่น ตัวอักษร ตัวเลข เครื่องหมายวรรคตอน ฯลฯ)
• ฟิลด์บันทึกช่วยจำ - ให้คุณจัดเก็บสตริงอักขระหลายตัว
• ตัวเลข - เก็บข้อมูลตัวเลขของการเป็นตัวแทนต่างๆ (จำนวนเต็ม จริง เปอร์เซ็นต์ ฯลฯ)
• วันที่/เวลา - เก็บวันที่หรือเวลาขึ้นอยู่กับรูปแบบที่เลือก
• การเงิน - ช่วยให้คุณเก็บข้อมูลตัวเลขด้วยคุณสมบัติที่โดดเด่นบางอย่าง
• บูลีน - รับค่าสองค่า: TRUE หรือ FALSE (ในตาราง สถานะของฟิลด์จะถูกระบุด้วยแฟล็ก)
• ฟิลด์วัตถุ OLE - อนุญาตให้คุณเพิ่ม ชนิดที่แตกต่างไฟล์ (เช่น เอกสารข้อความหรือรูปภาพ)
• ไฮเปอร์ลิงก์คือลิงก์ไปยังหน้าบนอินเทอร์เน็ตหรือไฟล์
• การลงทุน - ทำเกือบจะเหมือนกับ วัตถุ OLEแต่มีลักษณะเฉพาะของตัวเอง ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับประเภทเหล่านี้จะกล่าวถึงในบทความต่อๆ ไป

ประเภทของฟิลด์ถูกกำหนดโดยการเลือกที่เหมาะสมในรายการแบบเลื่อนลง "ประเภทข้อมูล" ที่ด้านบนของตารางในบล็อก "การจัดรูปแบบและประเภทข้อมูล" ข้อมูลบางประเภทอาจมีรูปแบบที่แตกต่างกัน เช่น ถ้าชนิดข้อมูลเป็นตัวเลข ข้อมูลในฟิลด์ที่กำหนดสามารถจัดเก็บได้ทั้งในรูปแบบเลขชี้กำลังหรือรูปแบบจุดคงที่ เลือกรูปแบบที่เหมาะสมจากรายการแบบเลื่อนลงด้านล่าง ช่องทำเครื่องหมาย "เฉพาะ" หมายความว่าแต่ละรายการจะมีค่าแตกต่างจากรายการอื่นๆ ในฟิลด์นี้ ซึ่งคล้ายกับฟิลด์ "รหัส" ช่องทำเครื่องหมาย "จำเป็น" ระบุว่าแต่ละรายการต้องมีข้อมูลบางอย่างในฟิลด์นี้ ไม่อนุญาตให้มีเซลล์ว่าง

ในตารางเลขชี้กำลังของเรา ฟิลด์จะอยู่ในรูปแบบต่อไปนี้:

โดยฟิลด์มีรูปแบบดังนี้

• Model เป็นฟิลด์ข้อความที่จำเป็นเฉพาะ
• ประเทศต้นทาง - ช่องข้อความที่ต้องกรอก
• เวลาสแตนด์บาย - หมายเลขคงที่
• วันที่ขาย - วันที่/เวลาที่มีรูปแบบวันที่ขนาดกลาง
• หน้าจอสัมผัส - ฟิลด์บูลีน

เมื่อตั้งค่าแอตทริบิวต์ทั้งหมดแล้ว เราสามารถเริ่มเติมข้อมูลในตารางได้ การคลิก คลิกขวาวางเมาส์เหนือตารางและเลือก " รายการใหม่" ในฟิลด์แรก (รุ่น) เราเริ่มป้อนค่าข้อความ (เช่น ฉันเอา แอปเปิ้ลไอโฟน 4G คือโทรศัพท์ในฝันของฉัน) โปรดทราบว่าหมายเลขใหม่จะถูกเพิ่มลงในฟิลด์ "รหัส" โดยอัตโนมัติ ซึ่งสอดคล้องกับหมายเลขของบันทึกของเรา (ในกรณีของฉัน 2 ถูกนำออก เนื่องจากฉันทำให้ระเบียนแรกยุ่งเหยิงและลบออก แต่ รหัสเฉพาะยังคงรักษาไว้ จากนั้นกรอกข้อมูลต่อไปนี้ โปรดทราบว่าเราไม่สามารถปล่อยให้ช่อง "ประเทศต้นทาง" ว่างได้ เนื่องจาก จำเป็นต้องกรอกในช่อง "เวลาทำงาน ... " เราไม่สามารถเขียนจดหมายได้เนื่องจากประเภทตัวเลขและในช่อง "วันที่ได้รับ" เมื่อป้อน 06/24/2010 ค่าจะเปลี่ยนเป็น 24 มิถุนายน 2553 สอดคล้องกับรูปแบบข้อมูลเฉลี่ย เป็นผลให้เราเพิ่มรายการต่อไปนี้ได้สำเร็จ:

เพื่อความชัดเจน ขอเพิ่มรายการด้วยวิธีเดียวกัน (สอดคล้องกับโทรศัพท์ปัจจุบันของฉัน):

เนื่องจากฉันไม่ทราบวันที่วางจำหน่ายของโทรศัพท์นี้ ฉันจึงเว้นช่องนี้ว่างไว้ ซึ่งเป็นไปได้ เนื่องจากช่อง "วันที่วางจำหน่าย ..." เป็นตัวเลือก

จำนวนรายการในตารางเกือบจะไม่ จำกัด (ฉันสร้างตารางที่มี 2 ล้านรายการ) รายการจะถูกจัดเรียงตามรหัสจากน้อยไปมากตามค่าเริ่มต้น เพื่อความสะดวก คุณสามารถเลือกจัดเรียงตามฟิลด์ที่ต้องการได้ ในการทำเช่นนี้เพียงเลือกคอลัมน์ที่ตรงกับแอตทริบิวต์ที่คุณกำลังมองหาและโดยการคลิกขวาเลือกการเรียงลำดับ "จาก A ถึง Z" ซึ่งสอดคล้องกับลำดับจากน้อยไปมากหรือ "จาก Z ถึง A" ที่สอดคล้องกับ ลำดับถัดลงมา.

นี่เป็นการสรุปคำแนะนำสั้น ๆ ของเราเกี่ยวกับตารางในฐานข้อมูล ข้อมูลไมโครซอฟต์เข้าถึง. ในบทความต่อๆ ไป เราจะพิจารณาประเภทฟิลด์ แบบสอบถาม แบบฟอร์ม และอื่นๆ ให้ละเอียดยิ่งขึ้น ขอขอบคุณทุกท่านที่อ่านบทความของฉัน!

วิธีสร้างตารางใน Access

วันนี้ในบทเรียนเราจะดูวิธีสร้างตารางในฐานข้อมูล MS Access เรียนรู้วิธีสร้างตารางในโหมดตัวช่วยสร้างและโดยการป้อนค่า วิเคราะห์ข้อดีและข้อเสียของสิ่งเหล่านี้ วิธีสร้างตารางใน Access.

ในฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ ข้อมูลทั้งหมดต้องเก็บไว้ในตาราง ดังนั้น สิ่งที่สำคัญที่สุดเมื่อทำงานกับฐานข้อมูลคือความสามารถในการสร้างตาราง พิจารณาว่าคุณสามารถสร้างตารางใน MS Access ได้อย่างไร

ที่มสธ เข้าถึงมีสาม วิธีสร้างตาราง:

1) ในโหมดการออกแบบ

2) ในโหมดมาสเตอร์

3) และโดยการป้อนข้อมูล

และก่อนที่จะใช้วิธีการใด ๆ คุณต้องกำหนดโครงสร้างของตารางเช่น กำหนดฟิลด์ (คอลัมน์) ที่จะรวมอยู่ในตารางของเรา เริ่มจากสิ่งนี้จากนั้นเราจะพิจารณาทุกวิธีและค้นหาวิธีที่ดีที่สุด!

มาสร้างตารางการให้เกรดในฐานข้อมูลของเราด้วยเกรดของนักเรียนในกลุ่มของเราในวิชาต่างๆ ให้ตารางของเราประกอบด้วยคอลัมน์: Last Name, First Name, Mathematics, Informatics, Physics, etc.

นี่คือโครงสร้างของตารางในอนาคต:

โดยทั่วไปสามารถทำซ้ำได้มากมาย แต่ทำไม? ท้ายที่สุด คุณสามารถสร้างโครงสร้างตารางได้เองโดยไม่ต้องทำอะไรเลย! เราจะดูวิธีการสร้างตารางด้วยตนเองในโหมดการออกแบบในภายหลัง แต่ตอนนี้มาจัดการกับการสร้างตารางโดยการป้อนข้อมูล ดังนั้น,

• เลือกวัตถุตารางอีกครั้ง
• เลือกสร้างตารางโดยป้อนข้อมูล

ตารางเปิดขึ้น ซึ่งประกอบด้วยฟิลด์ 10 ฟิลด์ ซึ่งมีชื่อเป็นฟิลด์ 1, ฟิลด์ 2 เป็นต้น ตารางนี้ได้รับการออกแบบสำหรับการป้อนข้อมูลแล้ว ลองป้อนสองสามบรรทัด (บันทึก) และดูข้อดีข้อเสียของวิธีนี้

ข้อเสียของวิธีนี้:

• ทำไมมีแค่สิบช่อง (คอลัมภ์) แล้วถ้าต้องเพิ่มต้องเพิ่มยังไงคะ?
• ทำไมฟิลด์ชื่อ Pole1, Pole2 ฯลฯ จะเปลี่ยนชื่อคอลัมน์ของตารางในอนาคตได้อย่างไร?
• จะเปลี่ยนชื่อตารางได้อย่างไร?

โดยทั่วไปอย่างที่คุณเห็น วิธีนี้ยังไม่ค่อยดีนัก และหลังจากวิเคราะห์แล้ว เราได้ข้อสรุปว่าการสร้างตารางในโหมดออกแบบด้วยตนเองจะดีกว่า

วิธีสร้างตารางในมุมมองออกแบบ เราจะพิจารณาในบทเรียนถัดไป

หากคุณยังไม่เข้าใจว่าทำไมนักออกแบบ ฉันขอแนะนำให้คุณอ่านบทความอีกครั้งก่อนและถามคำถามในความคิดเห็น

งานจริง:

1. พัฒนาโครงสร้างตารางจากเวอร์ชันของคุณ
2. สร้างตารางในโหมดตัวช่วยสร้าง: เลือกตารางที่เหมาะสม เพิ่มฟิลด์ใหม่ลงในตาราง บันทึกตาราง วิเคราะห์ข้อดีและข้อเสียของการสร้างตารางด้วยวิธีนี้
3. สร้างตารางโดยป้อนค่า บันทึกตาราง วิเคราะห์ข้อดีข้อเสียของวิธีการสร้างตาราง MS Access นี้

5) หลังจากป้อนข้อมูลเสร็จแล้วให้กดปุ่ม ปิด(ที่มุมขวาบนของหน้าต่างตาราง)

6) ในการตอบคำถาม บันทึกเค้าโครงตารางหรือการเปลี่ยนแปลงโครงสร้าง<имя таблицы>? (คุณต้องการบันทึกการเปลี่ยนแปลงการออกแบบตาราง< ชื่อตาราง >?) กดปุ่ม ใช่(ใช่).

7) ในหน้าต่าง การเก็บรักษา(บันทึกเป็น) ในฟิลด์ ชื่อตาราง(ชื่อตาราง) ป้อนชื่อตารางใหม่แล้วคลิกปุ่ม ตกลง(รูปที่ 5.2)

รูปที่ 5.2 -หน้าต่างโต้ตอบ การเก็บรักษา

Microsoft Access จะแสดงข้อความ ไม่ได้ตั้งค่าฟิลด์คีย์(ไม่มีการกำหนดคีย์หลัก) และคำถาม สร้างคีย์ฟิลด์เลยไหม(คุณต้องการสร้างคีย์หลักตอนนี้หรือไม่). คลิกปุ่ม ไม่ ถ้าเขตข้อมูลอย่างน้อยหนึ่งเขตข้อมูลในตารางสามารถระบุระเบียนในตารางและทำหน้าที่เป็นคีย์หลักได้โดยไม่ซ้ำกัน หรือปุ่ม ใช่ จากนั้น Access จะสร้างเขตข้อมูลเพิ่มเติมที่จะทำให้เป็นเขตข้อมูลสำคัญ

5 .2 การสร้างตารางด้วย Table Wizard

สำหรับสิ่งนี้คุณต้อง:

1) คลิกซ้ายสองครั้งที่ฉลาก สร้างตารางโดยใช้วิซาร์ด(สร้างตารางโดยใช้ตัวช่วยสร้าง)

2) ในกล่องโต้ตอบ การสร้างตาราง(ตัวช่วยสร้างตาราง) (รูปที่ 5.3) เลือกวัตถุประสงค์ของตาราง: ธุรกิจ(ธุรกิจ) (สำหรับวัตถุประสงค์อื่น ๆ คุณสามารถเลือกและ ส่วนตัว(ส่วนตัว)).

3) ในสนาม ตารางตัวอย่าง(ตารางตัวอย่าง) เลือกตารางที่เหมาะสม - รายการจัดจำหน่าย(รายชื่อผู้รับจดหมาย).

4) ย้ายฟิลด์ที่จำเป็นออกจากรายการ ตัวอย่างภาคสนาม(เขตข้อมูลตัวอย่าง) เพื่อแสดงรายการ เขตข้อมูลตารางใหม่(ฟิลด์ในตารางใหม่ของฉัน). ในการดำเนินการนี้ ให้ใช้ปุ่มลูกศร: > - ย้ายหนึ่งฟิลด์ » - ย้ายฟิลด์ทั้งหมด

รูปที่ 5.3 -กล่องโต้ตอบตัวช่วยสร้างตาราง

5. ทำซ้ำตามที่อธิบายไว้ในย่อหน้า 3-4 ขั้นตอนจนกว่าจะมีการสร้างรายการฟิลด์ที่เหมาะสมสำหรับตารางใหม่

6. หากคุณต้องการเปลี่ยนชื่อฟิลด์ใดๆ คุณต้องเลือกฟิลด์นั้นในรายการ เขตข้อมูลตารางใหม่(เขตข้อมูลในตารางใหม่ของฉัน) แล้วคลิกปุ่ม เปลี่ยนชื่อฟิลด์(เปลี่ยนชื่อฟิลด์) จากนั้นป้อนในกล่องโต้ตอบ การเปลี่ยนชื่อฟิลด์(เปลี่ยนชื่อฟิลด์) ชื่อฟิลด์ใหม่ แล้วคลิกปุ่ม ตกลง (รูปที่ 5.4) ปุ่มกด ไกลออกไป(ต่อไป).

รูปที่ 5.4 -หน้าต่างโต้ตอบ การเปลี่ยนชื่อฟิลด์

7. ในกล่องโต้ตอบถัดไป ในฟิลด์ คุณต้องตั้งชื่อให้กับตารางใหม่(คุณต้องการตั้งชื่อตารางของคุณว่าอะไร) ป้อนชื่อตารางใหม่ "Alert Mailing List" (รูปที่ 5.5)

รูปที่ 5.5 -กล่องโต้ตอบตัวช่วยสร้างตารางที่สอง

8. เลือกวิธีการกำหนดคีย์ Microsoft Access จะตรวจหาคีย์โดยอัตโนมัติ(ใช่ ตั้งค่าคีย์หลักให้ฉัน) (มีทางเลือกอื่น ผู้ใช้กำหนดคีย์เอง(ไม่ฉันจะตั้งค่าคีย์หลัก)) จากนั้นฟิลด์หมายเลขอัตโนมัติจะถูกเพิ่มลงในตาราง กดปุ่ม ไกลออกไป(ต่อไป).

หากเลือกคีย์ที่กำหนดด้วยตนเองในกล่องคำสั่งผสม คุณต้องเลือกฟิลด์ที่มีข้อมูลเฉพาะสำหรับแต่ละระเบียน(ฟิลด์ใดที่จะเก็บข้อมูลที่ไม่ซ้ำกันสำหรับแต่ละระเบียน) คุณต้องเลือกชื่อฟิลด์ที่จะกลายเป็นคีย์ จากนั้นคุณต้องกำหนดประเภทของข้อมูลที่จะอยู่ในฟิลด์คีย์

9. ในหน้าต่างถัดไป ตัวช่วยสร้างตารางเสนอให้สร้างลิงก์ระหว่างตารางที่มีอยู่และตารางที่กำลังสร้าง (รูปที่ 5.6) เขาพยายามสร้างลิงก์ระหว่างตารางเอง และให้ข้อมูลเกี่ยวกับลิงก์ที่สร้างขึ้นแก่ผู้ใช้ในรูปแบบของรายการ หากคุณต้องการแก้ไขลิงก์ ให้เลือกบรรทัดที่เกี่ยวข้องในรายการแล้วคลิกปุ่ม การเชื่อมต่อ(ความสัมพันธ์).

รูปที่ 5.6 -กล่องโต้ตอบที่สามของตัวช่วยสร้างตาราง

รูปที่ 5.7 -หน้าต่างโต้ตอบ การเชื่อมต่อ

รูปที่ 5.8 -หน้าต่างที่สี่ของตัวช่วยสร้างตาราง

10. ในหน้าต่าง การเชื่อมต่อ(ความสัมพันธ์) คุณต้องเลือกประเภทของความสัมพันธ์ด้วยตารางนี้ (รูปที่ 5.7)

11. ในกล่องโต้ตอบของตัวช่วยสร้างตาราง (ดูรูปที่ 5.6) ให้คลิกปุ่ม ไกลออกไป(ต่อไป).

12. ในกล่องโต้ตอบสุดท้าย ผู้ใช้ต้องเลือกว่าจะทำอะไรกับตารางต่อไป (เปลี่ยนโครงสร้างตาราง) แล้วคลิกปุ่ม พร้อม(เสร็จสิ้น) (รูปที่ 5.8)

5 .3 การสร้างตารางโดยใช้ Table Builder

ในมุมมองออกแบบ ตารางจะถูกสร้างขึ้นโดยการระบุชื่อเขตข้อมูล ชนิด และคุณสมบัติ เมื่อต้องการสร้างตารางในมุมมองออกแบบ คุณต้อง:

1. คลิกซ้ายสองครั้งที่ฉลาก การสร้างตารางโดยใช้ตัวสร้าง(สร้างตารางใน Design View) หรือคลิกที่ปุ่ม สร้าง(ใหม่) ที่ด้านบนของหน้าต่างฐานข้อมูล ให้เลือกจากรายการในหน้าต่าง ตารางใหม่(ตารางใหม่) องค์ประกอบ ตัวสร้าง(มุมมองการออกแบบ) (รูปที่ 5.9)

รูปที่ 5.9 -หน้าต่างตารางใหม่ในมุมมองออกแบบ

2. ในหน้าต่างตัวออกแบบตาราง ในคอลัมน์ชื่อเขตข้อมูล ให้ป้อนชื่อเขตข้อมูลของตารางที่กำลังสร้าง

3. ในคอลัมน์ ประเภทข้อมูล(ประเภทข้อมูล) สำหรับแต่ละฟิลด์ของตาราง เลือกจากรายการแบบหล่นลงประเภทของข้อมูลที่จะบรรจุในฟิลด์นี้

4. ในคอลัมน์ คำอธิบาย(คำอธิบาย) คุณสามารถป้อนคำอธิบายสำหรับฟิลด์นี้ (ไม่บังคับ)

5. ที่ด้านล่างของหน้าต่างออกแบบตาราง บนแท็บ เป็นเรื่องธรรมดา(ทั่วไป)และ การแทน(ค้นหา) ป้อนคุณสมบัติของแต่ละฟิลด์ หรือปล่อยค่าคุณสมบัติเริ่มต้นไว้

6. หลังจากอธิบายฟิลด์ทั้งหมดของตารางในอนาคตแล้ว ให้กดปุ่ม ปิด(ที่มุมขวาบนของหน้าต่างตาราง)

7. คำถาม บันทึกเค้าโครงตารางหรือการเปลี่ยนแปลงโครงสร้าง<имя таблицы>? (คุณต้องการบันทึกการเปลี่ยนแปลงการออกแบบตาราง< ชื่อตาราง>?), กดปุ่ม ใช่(ใช่).

9. ในการตอบสนองต่อ. ข้อความ ไม่ได้ตั้งค่าฟิลด์คีย์(ไม่มีการกำหนดคีย์หลัก) และคำถาม สร้างคีย์ฟิลด์เลยไหม(คุณต้องการสร้างคีย์หลักตอนนี้หรือไม่) คลิกปุ่ม ใช่ หากจำเป็นต้องป้อนฟิลด์คีย์ หรือปุ่ม ไม่ หากไม่ต้องการ

การพิมพ์ตาราง

วิธีที่ง่ายที่สุดในการพิมพ์ตารางคือการใช้ปุ่ม ผนึก(พิมพ์) บนแถบเครื่องมือ ฐานข้อมูล(ฐานข้อมูล). ในการพิมพ์ตารางด้วยวิธีนี้ คุณต้อง:

1. เลือกตารางในหน้าต่างฐานข้อมูล

2. ปุ่มกด ผนึก(พิมพ์) บนแถบเครื่องมือ ฐานข้อมูล(ฐานข้อมูล).

สิ่งนี้จะพิมพ์ทั้งตาราง หากต้องการแสดงทั้งตาราง คุณยังสามารถคลิกขวาที่ไอคอนตารางในหน้าต่างฐานข้อมูลและเลือกคำสั่งจากเมนูบริบท ผนึก(พิมพ์).