· Комунікація- це процес спілкування та передачі інформації між людьми або їх групами у вигляді усних та письмових повідомлень, мови рухів тіла та параметрів мови.
· Щодо організації комунікації можуть бути зовнішніми та внутрішніми.
· Зовнішня комунікація- це комунікації між організацією та зовнішнім середовищем. Завдання зовнішніх комунікацій - задовольнити інформаційні потреби організації, налагодити зв'язки України із державними органами, громадськістю, постачальниками, клієнтами.
· Внутрішні комунікаціїє частиною виробничо-господарської діяльності: зв'язок між відділами, звіти відділу реалізації або відомості складського обліку тощо. Комунікація всередині організації включає інструктування, інформацію, навчання, менеджмент методом розмов. Найважливіша мета внутрішньої комунікації у створенні - створення серед співробітників підтримки цілей і політики, проведеної керівництвом організації. За допомогою комунікації співробітники отримують необхідні знання та мотивацію, стають найкращими захисниками та популяризаторами планів компанії.
· Комунікаційна мережа- це поєднання певним чином що у комунікаційному процесі індивідів з допомогою інформаційних потоків. У мережах розглядаються не індивіди, а комунікаційні відносини між ними. Комунікаційна мережа включає потоки послань чи сигналів між двома чи більше індивідами. Вона концентрується на вироблених організації зразках цих потоків. Однак комунікаційна мережа може впливати на скорочення або збільшення розриву між надісланим та отриманим значеннями.
· Створена керівником мережа складається з вертикальних, горизонтальних та діагональних зв'язків. Мережа цих зв'язків створює реальну структуру організації. Завдання формальної організаційної структури у тому, щоб надати комунікаційним потокам правильне направление. Розміри підрозділів організації обмежують можливості розвитку комунікаційної мережі. Якщо розмір групи збільшується в арифметичній прогресії, кількість можливих комунікаційних відносин зростає в геометричній. Залежно від того, як побудовані комунікаційні мережі, діяльність групи може відрізнятись більшою чи меншою ефективністю.
· Загальну кількість каналів зв'язку в мережах комунікації можна визначити, використовуючи такі формули: для послідовної та віялової мереж комунікації:
· L min = P - 1;
· Для кругової:
· L max = P * (P - 1) / 2,
· де L - число каналів у мережі комунікацій,
· P – число працівників (підрозділів).
· Виділяються три види комунікаційних мереж: відкриті, замкнені та комбіновані.
Відкриті характеризуються двома особливостями:
- по-перше, наявністю «глухих кутів», тобто. суб'єктів, на яких ланцюжок комунікацій припиняється, оскільки їм далі нема з ким взаємодіяти;
- по-друге, «контролери» мають можливість через своє становище перешкоджати комунікаціям (зупиняти, спотворювати зміст, змінювати напрямок).
У замкнутих мережах безвихідь і контролери або відсутні, або їх можна обминути.
Комбіновані мережі поєднують у собі в різних варіантахПопередні елементи.
Комунікаційні мережі можуть бути однорівневими, що забезпечують горизонтальну взаємодію та багаторівневими, за допомогою яких здійснюються вертикальні контакти.
· Первинні комунікаційні мережі.
· Мережа типу "змія" (ланцюг).
Вона характеризується тим, що суб'єкти на кінцях ланцюга, яких вона об'єднує, перебувають у глухих кутах, а суб'єкти в середині не тільки виконують роль посередника комунікацій, а й можуть їх контролювати.
Насправді як самостійна така структура існує рідко; Найчастіше вона є елементом складніших утворень, у яких є інструментом неформальних комунікацій суб'єктів одного рівня.
Мережа типу "зірка".
Така мережа дозволяє, наприклад, суб'єкту А оперативно спрямовувати не пов'язаним один з одним суб'єктам Б, В, Р необхідні розпорядження, регулювати, координувати та контролювати їх дії. Тут легко підтримувати порядок, оскільки у комунікаціях відсутні посередники та неформальні канали, що часто створюють різноманітні «обурення».
Переваги "зірки" в наступному:
1) є визнаний лідер, який відповідає за роботу мережі. Тут сильні зв'язки між начальником та підлеглим;
2) «зірка» стійкіша за інші мережі, вся офіційна інформація виходить з центру і йде до центру;
3) дозволяє швидко розпочати виконання завдань, оскільки інформацію та інструкції з центру можна надіслати одночасно всім учасникам групи;
4) тут більше порядку, точності у виконанні завдань, оскільки центр контролює всю мережу. Але якщо у центрі некомпетентна людина, «зірка» стає неефективною. Тому головне значення у «зірці» має вибір лідера. Основним недоліком «зірки» вважається її жорсткість, неможливість прояву ініціативи підлеглих. У жодній іншій мережі система підпорядкування не виражена настільки яскраво, і щоб робота тут йшла гладко, вона повинна суворо дотримуватися. Тому якість роботи такої мережі визначається у центрі. Воно не може бути вищим за рівень роботи керівника.
«Зірка» є централізованою мережею і найефективніша на вирішення простих, поточних завдань. Проте для великих організацій така комунікаційна мережа непридатна. Тут центральна ланка А вже не в змозі одноосібно виробляти та доводити до суб'єктів В, Г, Д усі рішення. Йому допомагає конкретизуючий посередник Б. Така мережа отримала назву «шпора».
Мережа типу "шпора".
Граючи другі ролі, суб'єкт (посередник) насправді має велику владу, оскільки контролює взаємодію всіх суб'єктів і може непомітно нав'язувати волю центру.
У мережах типу «зірка» і «шпора» кількість комунікаційних каналів, що сходяться до нього, практично не може перевищити норми керованості. Це ставить природну межу розвитку управлінських структур, отже, і самих організацій, зростання масштабів своєї діяльності.
Тому великим багатопрофільним організаціям необхідні комунікаційні структури з горизонтальними каналами однією або кількох рівнях (так звані вторинні комунікаційні мережі).
· Рис. 1. Типи комунікаційних мереж: коло; ланцюг; "V" (багатоканальна мережа); колесо.
· Мережа типу "коло".
· Мережа комунікацій у вигляді кола є активною, без лідера, неорганізованою, нестійкою.
· Переваги «кола» в тому, що він:
· 1) формує більш сприятливий морально-психологічний клімат у групі та забезпечує більш високу мотивацію та активність її учасників;
· 2) виховує лідерів, так як здібності кожної людини на увазі, і вона зацікавлена в тому, щоб показати себе з кращого боку;
· 3) обмежує «просіювання» інформації;
· 4) сприяє творчій роботі;
· 5) має більше контрольних точок, тому що інформація надходить від усіх учасників мережі.
· Недоліки «кола»:
· 1) може виникнути феномен «групового мислення»;
· 2) можливий виграш у гнучкості може загрожувати стабільності та порядку;
· 3) можливий виграш від неповного просіювання інформації та більшої кількості контрольних точок може досягатися за рахунок зменшення контрольних функцій каналів.
· «Коло» найбільш ефективне для вирішення складних творчих завдань.
· Мережа типу "колесо".
· У великих організаціях творчі групи можуть бути пов'язані один з одним, і тоді комунікаційна мережа набуває вигляду «сот», що є єдністю відкритої «змії» і замкнутих «колеса» і «кола».
· Мережа типу "стільники".
· Така структура передбачає, що один суб'єкт одночасно бере участь у двох групах, тому виконує по відношенню до них функції "з'єднувальної ланки". Процес комунікацій може тут мати свої безвиході, а зв'язки легко перетворюються на контролерів.
· Вторинні комунікаційні мережі.
· Рис. 2. Вторинні комунікаційні мережі: «тент», «намет» та «дім».
· Мережа типу "тент".
· «Тент» – дуже поширена, сильна та стійка, як «зірка», комунікаційна мережа. Має мінімальну кількість неофіційних взаємодій працівників.
· Мережа типу «намет».
· "Намет" виникає з "тенту", коли встановлюється канал Б - В. "Намет" утворюється, коли керівник А вирішує, що його старшим підлеглим необхідно узгоджувати свої дії і справи, що представляють взаємний інтерес, перш ніж передавати їх йому нагору. Така мережа може бути дуже ефективною та дієвою структурою, якщо чітко визначити права та обов'язки Б та В.
· Мережа типу «будинок».
· Коли в «наметі» виникає новий офіційний канал б - в, виходить «дім». Це повністю замкнута система, де кожен може зв'язатися з будь-якою іншою точкою по кількох каналах, при цьому не зобов'язаний слідувати звичайним ланцюжком команд. Тут три кола комунікацій: великий, який об'єднує всіх членів мережі, та два малих.
· З організаційної точки зору «дім» може виявитися найнебезпечнішою з усіх інформаційних мереж через безліч офіційних каналів, якими від одного до іншого передається інформація. Можуть виникнути інформаційні навантаження. Труднощі породжує помилкова ідея про те, що чим більший обсяг інформації, що передається, і чим легше її безпосередньо обробити, тим краще.
· Знання типів комунікаційних мереж особливо важливе для розуміння відносин влади та контролю в організаціях. Відомо, що приховування чи централізація інформації підтримують владні відносини.
· Характер взаємозалежності робіт та людей у групі чи організації визначає тип більш ефективної комунікаційної мережі. Проста взаємозалежність припускає використання централізованих мереж. Складна взаємозалежність потребує "командного" підходу до побудови комунікаційних мереж. Проте складна мережа може і вирішити просте завдання.
Об'єктом нашого аналізу у цій темі будуть комунікаційні відносини між індивідами, а чи не самі комунікації. Ми розглянемо результати двох основних типів дослідження мереж: лабораторних експериментів із штучно побудованими мережами та соціометричних обстежень комунікаційних мереж в організаціях. Виявляється, лабораторні дослідження менш корисні щодо комунікації у створенні, ніж соціометричні.
Мережа- Це структурована група, що займає за своїми розмірами проміжне місце між індивідом та організацією. Якщо число індивідів у створенні досить велике і їм важко спілкуватися одночасно з усіма іншими, то незабаром сформуються комунікаційні мережі. Існує природна тенденція до формування підсистем, у межах однієї з яких індивіди вступають у контакти один з одним частіше, ніж з індивідами інших підсистем. Немає необхідності говорити, що у великій організації, що складається з тисячі індивідів, існує дуже багато мереж. Фактично систему комунікацій організації можна як сукупність великої кількості мереж, частково збігаються і взаємопов'язаних. Тоді система організаційних комунікацій є мережею, що складається з менших мереж.
При аналізі мереж застосовується підхід, який передбачає чіткого різницю між джерелом і одержувачем повідомлень. Потоки інформації рухаються через посередників, які є і джерелами, і одержувачами повідомлень.
Термін "мережа" є комунікаційним аналогом соціологічного поняття "група". Проте мережа відрізняється від групи тим, що охоплює ряд індивідів, що стійко взаємодіють один з одним відповідно до схем комунікації. Мережі який завжди візуально спостерігаються, проте численні дослідження комунікації переконливо свідчать у тому, що соціометричні моделі мереж цілком реальні.
Мережа складається з індивідів, пов'язаних між собою упорядкованими потоками повідомлень. Коли йдеться про мережі, досліджуються впорядковані неформальні групи індивідів у межах формальної системи. Кожна мережа - це невелика група людей, що інтенсивно спілкуються один з одним, або безліч таких груп, пов'язаних потоками повідомлень, що передаються один одному.
Термін «мережа» фактично використовується вченими, що вивчають організації, для позначення трьох різних понять:
1. Мережа повної системи, що охоплює стійкі схеми комунікації всіх індивідів у системі, наприклад, у організації. У великій організації ця мережа може поєднувати тисячі індивідів.
2. Мережа групи, яка визначається як підсистема, елементи якої взаємодіють один з одним частіше, ніж з іншими елементами комунікаційної системи. Більшість груп зазвичай включають від 5 до 25 осіб.
3. Особова мережа, що є стійку схему комунікаційних потоків даного індивіда з будь-якими іншими індивідами. Кожна людина має особистісну мережу, що пов'язує її з тими, з ким вона постійно контактує з певних питань. Особова мережа частково пояснює поведінку індивіда.
Слід розрізняти два типи особистісних мереж: радіальні та взаємопов'язані. Радіальна особистісна мережа - це мережа, в якій індивід взаємодіє з особами, що не контактують між собою. Взаємопов'язана особистісна мережа - це мережа, у якій ті, хто пов'язані з індивідом, взаємодіють один з одним. Більшість особистісних мереж є частково радіальними та частково взаємопов'язаними (рис. 1).
Рис. 1, на якому з лівого боку зображено взаємопов'язану особистісну мережу індивіда 1, а з правої - радіальна.
Сталі комунікаційні зв'язки, що сформувалися у взаємопов'язаній особистісній мережі, сприяють ефективному обміну інформацією між її членами, але вони можуть утворити бар'єри , що перешкоджають надходженню нових відомостей у цю мережу. Близькі друзі рідко повідомляють одне одному щось нове. Тому у взаємопов'язану особистісну мережу надходить небагато нової інформації.
Комунікація між людьми зазвичай веде до встановлення балансу між новизною і схожістю повідомлень, що передаються один одному. Дослідники міжособистісних мереж стикаються з проблемою, що отримала назву "сили слабких зв'язків".Результати їх досліджень можна висловити так: інформаційна сила комунікаційних взаємозв'язків між двома індивідами обернено пропорційна близькості соціального статусуміж джерелом та одержувачем інформації (рис. 2).
Рис. 2,
який демонструє, що нова ідея передається більшому числуіндивідів і долає велику соціальну дистанцію, якщо проходить через слабкі зв'язки у радіальних особистісних мережах (праворуч), а чи не через сильні у взаємозалежних мережах (ліворуч).
Взаємопов'язані особистісні мережі, таким чином, мають малу інформативну силу. Слабкі ж здавалося б зв'язку у радіальних особистісних мережах дозволяють нової інформації широко поширюватися від групи до групи через «зв'язних» і «містки».
Дослідження комунікаційної мережі групи в лабораторних умовах було звичайним підходом у 1950-60 роки. Ставилися питання: як впливає структура групи на ефективність комунікації, як впливає становище індивіда у структурі групи на його поведінку та задоволеність роботою?
Дослідження комунікаційної мережі групи у лабораторних умовах проводилося у приміщенні, розділеному перегородками з віконцями, якими й здійснювалася комунікація. Членів групи просили контактувати один з одним лише за допомогою письмових повідомлень. Кожній людині з групи надавалась певна інформація, яку потрібно було передавати іншим для виконання поставленого завдання. За умовами експерименту кожен учасник повинен був у результаті знати рішення, інакше завдання вважалося невиконаним. Параметрами експерименту були: час, витрачений для пошуку правильного рішення; кількість повідомлень, якими обмінялися учасники; число допущених помилок; вибір лідера; задоволеність роботою. Взаємодія членів цих груп вивчалася в умовах таких структур комунікації, як "коло", "штурвал", "ланцюг" та "сильно пов'язаний граф".
Рис. 3,
на якому послідовно зображені «коло»,
"штурвал", "ланцюг" і "сильно пов'язаний граф".
Дослідники дійшли висновку, що сильно централізовані мережі типу «штурвал» краще при виконанні рутинних завдань, в яких припустимі помилки; децентралізована мережа типу «коло» ефективніша у виконанні завдань, потребують творчого підходу. Якщо під час виконання такого завдання дозволялася лише мережа з центром, завдання рідко виконувалося успішно. Результати покращувалися під час використання структур без центру типу «коло». Проте «сильно пов'язаний граф» був менш ефективним. Далі, у структурі «штурвал» завдання виконувалися значно швидше, ніж у структурі «коло». У «штурвалі», однак, робилося більше помилок, оскільки розшифрувати інформацію та виправити помилку був здатний лише учасник 1 , тоді як у «крузі» правильно розшифрувати інформацію та, отже, перевірити конкретне рішення могли всі п'ять його учасників.
У процесі експериментів дослідниками було запроваджено нові параметри: «незалежність» та «насичення». Незалежність - ступінь свободи індивіда в групі - виявилася вищою в мережах без центру типу "коло" або "сильно пов'язаний граф" для будь-якого виду вирішуваного завдання. Незалежність позитивно корелювала із задоволеністю виконуваним завданням. Показник «насичення» характеризував рівень інформаційного навантаження в членів групи. Перевантаження було найбільшим у індивіда 1 у «штурвалі».
Експерименти дозволили виявити такі особливості даних комунікаційних структур:
1. Мережа комунікації у вигляді кола є активною, без лідера, неорганізованою, нестійкою. Вона ефективна і під час нерутинних завдань, потребують творчого підходу.
2. Мережа у вигляді штурвала менш активна, має певного лідера, добре та стійко організована, більш упорядкована. Вона переважна при виконанні рутинних завдань, в яких припустимі помилки. За такої структури мережі завдання виконуються значно швидше, ніж за структурі «коло», проте робиться більше помилок.
3. Мережа як ланцюга характеризується високої точністю передачі, але досить середньої швидкістю такий передачі, і навіть середніми показниками задоволеності роботою.
4. Мережа як сильно пов'язаного графа, навпаки, характеризується середньої точністю і високої швидкістю передачі.
Експерименти з малими групами привели до таких висновків:
1. Централізація у мережі, характерна структури типу «штурвал», сприяє швидкому виконання завдань (особливо простих), але за цьому високий відсоток помилок. Це відбувається через слабку комунікацію в ланцюгу зворотного зв'язку. Чим сильніший взаємозв'язок у мережі, тим більше ймовірно, що буде вирішена проблема, що вимагає об'єднання інформації, яку має кожен з елементів мережі.
2. Низька централізація, висока незалежність (у структурах типу «коло») сприяють більшому задоволенню індивідів.
3. Структура мережі впливає на статус групи. Так, дослідники не призначали лідера в лабораторних експериментах, але індивід 1 у «штурвалі» завжди був лідером (на думку учасників). У «крузі» учасники рідко називали лідера під час експерименту, тоді як, коли від них вимагали вказати лідера, вони з різною ймовірністю називали будь-якого члена групи.
4. Ключова позиція лідера в мережі веде до його інформаційного навантаження, оскільки через нього мають проходити всі повідомлення.
Недоліки експериментів із малими групами:
1. Індивідів поміщали в умови експерименту як незнайомих людей до виконання далеких від життя завдань. Умови експериментів не відображали справжніх життєвих ситуацій у організаціях.
2. Використання під час експериментів вкрай незначної кількості незалежних змінних. Основними змінними були розмір, структура мережі та простота завдання. А слід також вивчити вплив інших змінних, наприклад, особливостей особистості членів групи, шумів і спотворень повідомлень, просторового розміщення членів організації та інших.
Соціометричний метод аналізу комунікаційних мереж- це метод, за допомогою якого аналізуються соціометричні дані про потоки повідомлень або стійкі моделі спілкування шляхом розгляду як предмет аналізу міжособистісних взаємозв'язків. Він застосовується виявлення структури комунікації у системі. З його допомогою можна відтворити потоки повідомлень у системі та накласти соціальну структуру організації на ці потоки. Аналіз мереж дозволяє зрозуміти динаміку організаційної структури, оскільки вона визначає потоки повідомлень між підрозділами та посадами в організаційній ієрархії.
Як проводиться соціометричний аналіз? Усіх респондентів просять зазначити, як часто вони розмовляють із кожним іншим членом своєї організації зі службових питань. Потім ці дані аналізуються методом матричної алгебри. Відповідно до такої методики прізвища всіх членів організації розташовують у рядках матриці (хто повідомляє) та їх у тій же послідовності у стовпцях матриці (кому повідомляє). Ця комунікаційна матриця перебудовується далі так, що індивіди, що взаємодіють між собою частіше, розташовуються в матриці ближче один до одного. Так у матриці поступово утворюються підгрупи, які становлять неформальну структуру організації. Цементом, що пов'язує ці підгрупи, є люди, що виконують ролі зв'язкових або містків.
Основне значення застосування соціометричного аналізу полягає в тому, що такі дослідження міжособистісних контактів в організації призвели до поступового усвідомлення важливої функції комунікації в організаціях, що стало основою переходу від звичайного аналізу, сконцентрованого на ізольованих індивідах, до вивчення відносин між ними, в тому числі і комунікаційних.
Специфіка соціометричного аналізу як методу дослідження у тому, що аналіз мереж потребує нової процедури збору даних. Так, передбачається збір даних від усіх респондентів, що цікавлять дослідника, на відміну від застосовувалися раніше методів випадкової вибірки, заснованих на аналізі даних про окремих індивідів як елементи більш представницької генеральної сукупності. Це зменшило можливість узагальнення результатів, яку давали ймовірнісні методи, але дозволило краще зрозуміти взаємозв'язки організаційної структури та комунікації.
Аналіз комунікаційних мереж пов'язані з низкою труднощів. Одна з них полягає в тому, що обмін повідомленнями між елементами системи буває настільки динамічним, що неможливо точно графічно зобразити мережі комунікації. Уявіть собі спробу відобразити за допомогою стрілок і чисел усі людські взаємодії, що відбуваються навіть у невеликій організації за день. Це дуже важко. У системі, що налічує 100 осіб, кожен із 100 може контактувати з 99 іншими, так що можливо 9900 комунікаційних відносин. У системі із двохсот осіб можливе 39 800 комунікаційних діад, а в системі із п'ятьма тисячами індивідів - майже 25 мільйонів. Соціометричні дані справі відбивають лише найбільш явне комунікаційне поведінка, основні лінії комунікації, використовувані найчастіше і інтенсивно. Про слабкі зв'язки, що мають місце в організації, про мало використовувані потоки повідомлень респонденти рідко повідомляють в організаційних дослідженнях, і, отже, ці зв'язки та потоки рідко аналізуються щодо мереж.
Загальний підхід до аналізу мереж містить такі етапи:
1. Про кожного члена організації збирають соціометричні дані щодо міжособистісних потоків повідомлень, пов'язаних з виробничою діяльністю. Ці дані можна отримати з допомогою аналізу анкет, інтерв'ювання, спостереження.
2. Виявляють групи, у яких індивіди спілкуються переважно друг з одним. Для цього викреслюють схеми комунікації, будують соціограми і виділяють індивідів, які найчастіше взаємодіють.
3. Виявлені групи порівнюють зі схемою організаційної структури визначення ступеня їх відповідності. Передбачається, що схема формальної структури відбиває очікувані схеми комунікації, тоді як соціометричні дані характеризують справжній стан речей.
4. Оцінюють адекватність формальної організаційної структури системі комунікацій для вироблення рекомендацій про зміни у схемі (тобто про реорганізації). Наприклад, аналіз мереж може показати, що організація містить «ізолянтів», які ні з ким не контактують у своїй організації. Може виявитися, що у окремих підрозділах відсутні «зв'язні» і «містки» і такі комунікаційні ролі, можливо, доцільно запровадити.
Основні положення теми:
1. У порівнянні з формальною системою комунікації в організації неформальні мережі комунікації менш упорядковані, а отже, і менш передбачувані.
2. Інформаційна цінність парних комунікаційних відносин перебуває у зворотному пропорційної залежності від близькості соціального статусу та сили взаємодії джерел та одержувачів повідомлень.
3. Теорія відкритих систем призвела до переміщення уваги дослідників організаційної комунікації з індивіда як одиниці аналізу на парні чи інші типи відносин, у яких комунікаційні зв'язку є основним об'єктом вивчення, і системні явища, що часто включають аналіз мереж.
4. Централізація мереж комунікації в малих групах (як, наприклад, у мережах типу «штурвал», на відміну від «кола») призводить до підвищення результативності групової діяльності, але одночасно збільшує кількість помилок у процесі комунікації та знижує задоволеність учасників виконанням завдання.
5. Лабораторні експерименти з мереж комунікації в малих групах дали деяку інформацію про вплив структури на потоки в комунікаційних мережах, однак точний характер зв'язку між змінними, що вивчалися, залишився в основному неясним.
6. Більшість членів неформальних груп у комунікаційній мережі організації розташовані у формальній ієрархії порівняно близько один до одного, що вказує на частковий збіг формальної та неформальної систем комунікації в організації.
ЛІТЕРАТУРА
Кордонський М. Б., Ланцберг Ст І.Технологія групи. Мозир, 1999.
Роджерс Е., Агарвала-Роджерс Р.Комунікації у організаціях. М., 1980. З. 110-142.
Комунікаційна мережа - це поєднання певним чином що у комунікаційному процесі індивідів з допомогою інформаційних потоків (рис.5). У разі розглядаються не індивіди як такі, а комунікаційні відносиниміж індивідами. Комунікаційна мережа включає потоки послань чи сигналів між двома чи більше індивідами. Комунікаційна мережа концентрується на вироблених організації зразках цих потоків, а чи не тому, чи вдалося передати значення чи сенс послання. Однак комунікаційна мережа може впливати на скорочення або збільшення розриву між надісланим та отриманим значенням.
Рис. 5.
Мережа, що створюється керівником, складається з вертикальних, горизонтальних і діагональних зв'язків. Вертикальні зв'язкибудуються лінією керівництва від начальника до підлеглим. Горизонтальні зв'язкиздійснюються між рівними за рівнями індивідами чи частинами організації: між заступниками, між начальниками відділів, між підлеглими . Діагональні зв'язки - це зв'язки з іншими начальниками та іншими підлеглими. Мережа цих зв'язків створює реальну структуру організації. Завдання формальної організаційної структури у тому, щоб надати комунікаційним потокам правильне направление. Розміри підрозділів організації обмежують можливості розвитку комунікаційної мережі. Якщо розмір групи збільшується в арифметичній прогресії, кількість можливих комунікаційних відносин зростає по експоненті. Звідси комунікаційна мережа групи з 12 людина різноманітніша і складніша, ніж групи з трьох людина. Залежно від того, як побудовані комунікаційні мережі, діяльність групи може відрізнятись більшою чи меншою ефективністю.
Існують усталені зразки комунікаційних мереж для груп однієї і тієї ж чи різної чисельності (рис.6). У мережах типу «кружок» члени групи можуть комунікувати лише з тими, хто розташований поруч із ними. У мережах типу «колесо» представлено формальну, централізовану ієрархію влади, при якій підлеглі комунікують один з одним через свого начальника. Об'єктивною основою такої ситуації є те, що особа, яка перебуває ъцентрі «колеса», має більше комунікаційних зв'язків, ніж інші члени групи. Він отримує більше послань, частіше визнається іншими членами групи як особа, яка виконує лідерські функції, більше надає соціальний вплив на інших членів групи, зазвичай несе велику відповідальність за передачу інформації, від неї більше, ніж від інших, очікується остаточне вирішення проблеми.
Рис. 6.
Аналогічна картина спостерігається у мережах типу "Y". Такі мережі називаються централізованими і можуть бути ефективними, якщо вирішуються прості проблеми. Інший тип владної ієрархії представляють мережі типу «ланцюжок», у яких виникають горизонтальні зв'язки - елемент децентралізації. "Всеканальні" мережі представляють повністю децентралізовані групи. Зазвичай це потрібно, коли потрібна участь усіх у вирішенні складних проблем. Такий підхід називають ще відкритими комунікаціями.
Знання типів комунікаційних мереж особливо важливе для розуміння відносин влади та контролю в організації. Відомо, що приховування чи централізація інформації підтримують владні відносини.
Характер взаємозалежності робіт і людей групи чи організації визначатиме тип ефективнішої комунікаційної мережі. Проста взаємозалежність припускає використання централізованих мереж. Складна взаємозалежність потребує "командного" підходу до побудови комунікаційних мереж. Проте складна мережа може і вирішити просте завдання.
При організації комунікаційних мереж для підприємства необхідно враховувати специфіку різних типівта каналів комунікацій на кожному з етапів комунікаційного процесу
Дуже важливою характеристикою будь-якої форми комунікації є її схильність до різноманітних перешкод. Під перешкодами розуміються перешкоди, бар'єри, що виникають при формуванні, передачі та прийомі інформації та порушують комунікацію.
Основними комунікаційними бар'єрами є перешкоди, пов'язані із змістом повідомлення, формою повідомлення, засобами повідомлення, організацією повідомлення.
Перешкоди, пов'язані зі змістом повідомлення:
- 1. Мовні вербальні (пов'язані з промовою, словами). Це насамперед семантичні перешкоди, викликані неправильним розумінням сенсу слів (наприклад, через поганий переклад), недостатньою професійною підготовкою (нерозумінням спеціальних термінів), поганою вимовою тощо.
- 2. Мовні невербальні (пов'язані з мовою жестів, рухами тіла, виразом особи). Це перешкоди, що виникають під час переговорів, коли різні сторони надають одним і тим самим жестам різний сенс (наприклад, кивок голови у болгар означає не згоду, як у нас, а заперечення).
- 3. Логічні перешкоди . Тут бар'єром стає різна системадоказів, прийнята сторонами, різне бачення тих самих обставин, різні принципи та установки. Так, логіка багатого відрізняється від логіки бідного, логіка сміливого – від логіки обережного, логіка покупця – від логіки продавця тощо.
- 4. Перешкоди сприйняття . Бар'єром може стати обстановка, у якій сприймається інформація (наприклад, недружня атмосфера), упереджене ставлення до інформації, відсутність довіри, протиріччя з попередніми повідомленнями, неготовність до сприйняття (наприклад, через нехтування необхідною підготовчою роботою).
Перешкоди, пов'язані зі змістом повідомлення, можуть бути значною мірою нейтралізовані шляхом:
- - ретельної підготовки до формування, передачі та прийому інформації;
- - залучення до створення повідомлення та його прийому фахівців;
- - навчання персоналу організації комунікаційних процесів;
- - Створення обстановки, сприятливої комунікаційної діяльності.
Перешкоди, пов'язані з формою повідомлення:
- 1. Складність форми . Тут перешкоди виникають через труднощі розуміння повідомлення (наприклад, при зловживанні спеціальними термінами, великою кількістю цифрових даних тощо).
- 2. Незвичайність форми. Перешкоди з'являються, наприклад, тоді, коли розпорядження надається нетрадиційним способом (наприклад, у незвичайному формулюванні).
- 3. Невідповідність форми змісту інформації . Наприклад, сигнал лиха повинен передаватися коротким повідомленням, а фінансова інформація має мати вичерпний характер.
- 4. Невиправдане посередництво у передачі та інтерпретації інформації. Перешкоди виникають через неминучі спотворення на кожному етапі прийому-передачі повідомлення (ефект «зіпсованого телефону»).
Перешкоди, пов'язані з формою повідомлення, можуть бути подолані шляхом:
- - надання повідомлення зрозумілого виду та доступної форми;
- - дотримання встановлених та узгоджених правил подання інформації;
- - Забезпечення відповідності форми повідомлення його змісту;
- - виключення невиправданих проміжних інстанцій при передачі та прийомі інформації.
Перешкоди, пов'язані із засобами повідомлення:
- 1. Низька оперативність передачі . Наприклад, необхідне даним засобом кодування інформації, що викликає запізнення її передачі.
- 2. Мала пропускна здатність засобу . Це викликає інформаційні навантаження, наприклад, при нестачі в організації, необхідної для оформлення та передачі повідомлення оргтехніки.
- 3. Невідповідність засобу характеру інформації, що передається. Наприклад, відсутність відеоапаратури змушує обмежуватися лише аудіотехнікою, можливості якої значно нижчі.
- 4. Слабка перешкодозахищеність та низька якість комунікаційних засобів. Це призводить до порушення комунікаційного процесу та різко знижує його якість. Перешкоди, пов'язані із засобами сполучення, можуть бути суттєво знижені шляхом виділення додаткових коштів на оснащення комунікацій сучасною технікою.
Перешкоди, пов'язані з організацією повідомлення:
- 1. Погана Зворотній зв'язокабо її відсутність. Це збільшує шанси спотворення інформації, позбавляє організацію можливості контролювати процес управління.
- 2. Запізнення інформації . Це різко знижує цінність інформації та ефективність її використання.
- 3. Невдалий підбір партнерів у комунікаційному процесі. Це збільшує можливість спотворення повідомлень, а часом може призвести до зриву комунікації.
- 4. Невдалий вибір часу та обстановки комунікації. Це знижує цінність повідомлення та ефективність його реалізації.
Перешкоди, пов'язані з організацією повідомлення, можуть бути суттєво зменшені шляхом:
- - обов'язкового налагодження постійного та сталого зворотного зв'язку;
- - Забезпечення своєчасності передачі інформації;
- - Ретельного підбору учасників комунікаційного процесу;
- - продуманого вибору часу та обстановки комунікації.
Комунікаційна мережа - це поєднання певним чином що у комунікаційному процесі індивідів з допомогою інформаційних потоків. У разі розглядаються не індивіди як такі, а комунікаційні відносини між індивідами. Комунікаційна мережа включає потоки послань або сигналів між двома та більше індивідами. Комунікаційна мережа концентрується на вироблених організації зразках цих потоків. А не на тому, чи вдалося передати значення чи зміст послання.
На підприємствах комунікаційні канали об'єднуються у мережі, що пов'язують елементи управлінської структури єдине ціле. Вони поєднують у собі формальні і неформальні комунікаційні канали, як дублюючі, і доповнюють друг друга .
Виходячи з вітчизняного та зарубіжного досвіду, можна виділити три
виду комунікаційних мереж:
відкриті, у цих мережах рух команди чи інформації може бути зупинено, оскільки потрапляє у глухий кут, тобто. елемента структури управління, що знаходиться в кінці каналу. Одночасно рух може зустріти перешкоду у вигляді посередника або контролера, але який з якихось причин цьому руху перешкоджає (зупиняє, спотворює, спрямовує в інший бік) і якого не можна обминути.
замкнені, у яких глухий кут і контролери або відсутні, або може бути обойдены.
комбіновані мережі поєднують у собі обидва принципи побудови та притаманні великим багаторівневим підприємствам.
Розглянемо більш докладно кожен із видів мереж, їх переваги та недоліки, пам'ятаючи при цьому, що йдеться про їх принципові схеми, а не про «портрети» тих чи інших реальних організацій чи підрозділів.
Найпростіший вид відкритої комунікаційної мережі – лінійна, звана змією (рис.2). Вона характеризує елементи структури управління А і Б, які з'єднуючись перебувають у глухих кутах, а У виконує роль не тільки посередника комунікацій, але може контролювати їх. Така мережа поєднує працівників одного рівня управління, маючи найчастіше неформальний характер, або є елементом складнішої мережі.
Рисунок.2
Якщо кількість ланок, що належать до нижнього рівня ієрархії управлінської структури, не виходить за межі діапазону контролю, найбільш підходящою для неї є комунікаційна мережа, звана зірка дозволяє оперативно отримувати інформацію, концентрувати її в центральній ланці А та в найкоротші терміни спрямовувати виконавцям Б, В, Р (рис.3). Лані А легко підтримувати порядок в управлінні, оскільки при комунікаціях відсутні посередники та неформальні канали, що унеможливлює появу різноманітних «обурень». Проте задля великих управлінських структур така комунікаційна мережа непридатна. Центральна ланка А вже не в змозі виробляти самостійно всі рішення та доводити їх до виконавців. У цьому випадку з'являється помічник (посередник) Б, який конкретизує команди і розподіляє інформацію між виконавцями В, Г, Д. Будучи представником середнього рівня управління і граючи другі ролі, насправді він отримує величезну владу, тому що контролює інформацію і може нав'язувати свою волю першому особі. Така мережа одержала назву шпора (рис.4).
Рисунок.3
Рисунок.4
У мережах типу зірка і шпора кількість комунікаційних каналів, що сходяться до центрального елемента, на практиці може нескінченно зростати і, зрештою, перевищити можливості окремої людини їх контролювати. Ця обставина ставить природну межу розвитку управлінських структур, отже, перешкоджає розширенню самих підприємств, обумовленому зростанням масштабів виробництва.
Тому для великих багатопрофільних функціональних структур властиві інші комунікаційні мережі, наприклад, тент та його модифікації. Суть цих модифікацій, що отримали назву намет (рис.5) і будинок (рис.6) полягає в офіційному припущенні поряд з вертикальними горизонтальних комунікаційних каналів, за допомогою яких підлеглі можуть безпосередньо самостійно вирішувати багато другорядних проблем, що дозволяє керівництву не відволікатися на них і зосередитися на головному.
Рисунок.5
Рисунок.6
У «наметі» допускається один рівень горизонтальної комунікації – між іншими особами; в «будинку» такі канали можливі всіх рівнях управлінської структури, що надає йому характер замкнутої мережі. Практика показує, однак, що внаслідок щодо вільного користування комунікаційними каналами тут можуть виникати певні цілеспрямовані деформації, за допомогою яких окремі суб'єкти управлінської структури можуть спочатку вимкнутися з системи комунікацій, а потім видалені з неї.
Наприклад, на основі попередньої домовленості суб'єкт Д може надсилати інформацію для А через Б і Г, минаючи В, що повинен робити відповідно до формальних приписів. Через деякий час буде неважко довести принципову непотрібність і можливість виключення його з управлінської структури.
У цілому нині відкриті комунікаційні структури притаманні бюрократичним структурам, де має місце жорстке підпорядкування одних ланок іншим і переважають формальні связи . Однак у рамках таких підприємств можуть існувати й гнучкі структури – консультаційні та дорадчі (комітети, комісії, спеціальні творчі групи), які ґрунтуються переважно на неформальних чи напівформальних внутрішніх зв'язках та принципах самоврядування. Комунікації тут здійснюються у вигляді замкнутих мереж, у яких посередники.
У великих підприємствах може бути складним, що включає додаткові комунікаційні канали, пов'язують всіх із усіма. «Коло» уражає структур із сприятливим морально-психологічним кліматом (рис.7). Він допомагає поєднувати людей, полегшувати обмін інформацією та ідеями, стимулює творчі процеси.
Рисунок.7
Рисунок.9
У великих підприємствах творчі групи можуть бути пов'язані один з одним, і тоді комунікаційна структура набуває вигляду «сот» (рис.8). Це мережа комбінована, є єдністю відкритої «змії» і замкнутого «колеса» (мал.9) або «кола». Процес комунікацій має вже тут свої безвиході, а зв'язки легко перетворюються на контролерів. Ці глухий кут при необхідності можна подолати замиканням самої «змії» з використанням принципу «сполучної ланки».
Рисунок.8
Комунікаційна мережа організації визначає, хто і з ким взаємодіє.
Формальна структура організації, з іншого боку, визначає поділ відповідальності та рівні влади. Таким чином, формальна структура організації надає лише частину інформації про те, як відбуваються процеси взаємодії в організації та, зокрема, не пояснює внутрішньорівневу взаємодію. Тому потрібні додаткові дослідження.
Якщо за результатами досліджень ми складемо певну схему взаємодії всередині організації, можна помітити деякі цікаві особливості. По-перше, взаємодія йде набагато інтенсивніше всередині підрозділів, ніж між ними. По-друге, у всіх підрозділах ця взаємодія проходить по-різному. У деяких підрозділах всі індивідууми ініціюють і беруть взаємодію, тоді як у деяких існують люди, ні ініціюючі, ні взаємодії (ізольовані) або ті, через кого, навпаки, проходить практично вся інформація («брамники»); ними зазвичай є начальники підрозділів, хоча вони.
Особливо цікавими були дослідження в НДДКР лабораторіях, які є менш формалізованими, ніж інші частини організації та, отже, у яких неформальні комунікаційні мережі мають особливо сильний вплив на продуктивність. Було виявлено, що працівники, які відрізнялися найвищою комунікаційною активністю, були також найпродуктивнішими працівниками. При цьому, щоправда, залишається нез'ясованим, чи була висока комунікаційна активність причиною чи наслідком високої продуктивності. Ще один зазначений дослідниками факт у тому, що більшість взаємодії відбувалася між співробітниками не однієї й тієї ж, а різних підрозділів, але які у складі однієї й тієї організації.
Визначальні чинники комунікаційних мереж. Як було зазначено раніше, формальна структура організації надає вирішальний вплив на взаємодію між організаційними підрозділами та різними ієрархічними рівнями.
Ступінь централізації також впливає характер комунікацій. У централізованих організаціях характерна високий рівеньвертикальних комунікацій, тоді як менш централізованих переважають горизонтальні. На характер комунікацій впливає завдання шляхом розподілу всередині групи ролей, пов'язаних з його виконанням. Комунікації всередині групи йдуть тим інтенсивніше, ніж згуртованіша група, а статус кожного її члена визначає його місце в комунікаційному процесі таким чином, що член з найвищим статусом бере участь у ньому найбільшою мірою, а член із найнижчим статусом - найменшою. Нарешті суто фізичне взаємне розташування працівників (наприклад, близькість їхніх кабінетів) впливає інтенсивність спілкування. Було відмічено, що відкриті офіси (з невисокими перегородками замість стін) знижують рівень спілкування.
Це тим дивніше, що відкриті офіси були впроваджені спеціально для стимуляції спілкування.
Наслідки комунікаційних мереж. Реальна важливість комунікаційних мереж полягає не в факторах, що визначають їх форму, а в наслідках, які кожна з цих форм несе організації. Наприклад, у процесі досліджень було проведено різницю між централізованими та децентралізованими комунікаційними мережами. У разі централізованих мереж, та людина, яка займала центральне становище, отримувала більше повідомлень від своїх колег, отримувала більше задоволення від своєї роботи, з більшою ймовірністю вибиралася іншими членами групи як груповий лідер і мала більший суспільний вплив на інших членів групи.
Продуктивність різних типівмереж залежить від типу виконуваного завдання. Так для складних завдань краще виявляються децентралізовані мережі, оскільки вони дозволяють виконати завдання швидше і з меншою кількістю помилок; в той же час для більш простих завдань, переважно, виявляються централізовані мережі. Недоліки централізованої мережі при вирішенні складних проблем виникають через те, що лідер стає перевантаженим, а інші члени групи не можуть зробити достатній внесок у вирішення проблеми.
Комунікаційні мережі складаються з комунікаційних каналів, конфігурація яких визначає типологію мережі. Комунікаційні канали відрізняються своїми технічними характеристиками: пропускною спроможністю (об'ємом та швидкістю комунікаційних дій, що здійснюються в одиницю часу), величиною можливих втратта збоїв. Важливою характеристикою комунікаційних каналів є спрямованість комунікацій. Крім цього, комунікаційні канали всередині організації можуть бути формальними і неформальними.
Якщо комунікаційні канали поєднують елементи управлінської структури, що належать до різних її рівнів, то вони є вертикальними, а якщо до одного, то горизонтальними. Комунікаційні канали, що зв'язують елементи, що відносяться не тільки до різних рівнів, але і до різних частин структури, називаються діагональними.
Комунікаційні канали об'єднуються у мережі, що пов'язують елементи управлінської структури єдине ціле. Мережі об'єднують у собі формальні та неформальні комунікаційні канали, як дублюючі та доповнюючі один одного.
Виділяють три види комунікаційних мереж: відкриті, замкнені та комбіновані. В відкритих мережах рух інформації може бути зупинено, потрапляючи в глухий кут, тобто до елементу структури управління, що знаходиться в кінці каналу, або натикаючись на "посередника" ("контролера") - проміжне ланка в мережі, яке не можна обминути (він може перешкодити цьому руху : зупинити, спотворити чи направити в інший бік). В замкнутих мережах безвихідь і контролери відсутні або можуть бути обійдені. Комбіновані мережі поєднують у собі обидва принципи побудови і притаманні більшим багаторівневим організаціям.
Найпростіший вид відкритої комунікаційної мережі лінійна (Рис. 15.4). Елементи А і У цій структурі управління перебувають у глухих кутах, а Б виконує роль не тільки посередника комунікацій, але може контролювати їх. Такий тип мережі іноді називають "Змія".
Мережа типу "(д У> (р(5 р.5)) (3 тяст оперативно отримувати центральній ланці в найкоротші терміни спрямовувати виконавцям Б, В і Г. Звену А тут легко підтримувати порядок в управлінні, оскільки при комунікаціях відсутні посередники та неформа"). 1/^> канали.
Рис. 15.4. Лінійна мережа
Рис. 15.5. Мережа типу "Зірка"
Не завжди центральна ланка А в змозі виробляти самостійно всі рішення та довести їх до виконавців, тому з'являється посередник Б, який конкретизує команди та поділяє інформацію між виконавцями В, Р та Д. представником середнього рівня управління та граючи другі ролі, насправді він отримує величезну влада, оскільки контролює інформацію і може нав'язати свою першу особу. Така мережа одержала назву "Шпора".
Рис. 15.6. Мережа типу "Шпора"
Для великих багатопрофільних функціональних структур властиві інші комунікаційні мережі (рис. 15.7). Основним типом такої мережі є тип "Тент", а його модифікації "Намет" та "Дом" відрізняються тим, що поряд з вертикальними допускається наявність і горизонтальних комунікаційних каналів, по яких підлеглі можуть безпосередньо самостійно вирішувати багато другорядних проблем, що дозволяє керівництву не відволікатися. на них, а зосередитись на головному. Зазначимо, що комунікаційна мережа типу "Будинок" має замкнутий характер.
У цілому нині відкриті комунікаційні мережі притаманні бюрократичним організаціям з жорстким підпорядкуванням ланок і переважанням формальних зв'язків. Проте
Рис. 15.7. Мережі типу:а - "Тент"; б - "Намет"; в - "Дім"
Основою замкнутих мереж є мережа типу "коло" (рис. 15.8). Такий тип у великих організаціях може бути складним, що включає додаткові комунікаційні канали, що пов'язують усіх із усіма. Зазначимо, такий тип комунікаційної мережі характерний для структур із сприятливим морально-психологічним кліматом,
15.10.
Процес комунікації має свої безвиході, а зв'язки легко перетворюються на контролерів. Ці глухий кут при необхідності можна подолати замиканням самої "Змії" з використанням принципу "Сполучної ланки".
Завантаження...