Невелика нотатка на тему обмежень на максимальний розмірправил у Outlook. Правила Outlook – потужний інструмент, який дозволяє організувати та автоматизувати роботу користувача в Outlook.
Завдяки правилам можна налаштувати переміщення, пересилання, видалення вхідної та вихідної кореспонденції, організувати сортування та категоризацію листів та багато іншого… Проте не можна створити безліч правил, т.к. максимальний розмір правил обмежений – причому це обмеження не самого Outlook, а поштового сервера Exchange, де зберігається скринька користувача.
У деяких випадках під час створення або редагування правил Outlook може з'явитися вікно з повідомленням про неможливість запису правила на сервер:
Одне або кілька правил не вдалося передати на сервер Exchange і їх було вимкнено. Можливо, деякі параметри не підтримуються або не вистачає місця для зберігання всіх правил.
В англійській версії Outlook помилка виглядає так:
Це означає, що у вашому ящику на поштовому сервері Exchange закінчилося місце для зберігання правил. Кількість місця, що виділяється під правила, залежить від версії Microsoft Exchange:
- Exchange 2003- під правила відводиться 32 Кб (цього в середньому вистачає на зберігання 20 - 25 правил)
- Exchange 2007/ Exchange 2010/ Exchange 2013 / 2016- під правила відводиться 64 Кб
У Exchange 2003 обмеження на максимальний розмір правил фіксовано і змінити його не можна. У нових версіях Exchange обсяг пам'яті під зберігання правил можна збільшити до 256 Кб. Ліміт правил встановлюється індивідуально для кожного користувача через спеціальний атрибут RulesQuota.
Поточний розмір квоти правил Exchange для конкретного користувача можна дізнатися за допомогою наступної команди, виконаної в Exchange Management Console:
Get-Mailbox username | ft name, RulesQuota
Щоб збільшити пам'ять для скриньки:
Set-Mailbox -identity username -RulesQuota 256Kb
Примітка. Для квоти на розмір правил можна встановити такі значення: 64 KB, 128KB або 256KB.
Якщо потрібно збільшити ліміт під правила одразу для всіх ящиків, вам допоможе команда:
Get-Mailbox | Set-Mailbox -RulesQuota 128KB
У тому випадку, якщо і цього місця для зберігання правил буде недостатньо, користувачеві рекомендується вдатися до таких маніпуляцій:
- Видалити непотрібні правила
- Об'єднати правила (наприклад, листи, що переміщують, в ту саму папку)
- Зменшити назви правил
- Якщо одне з правил переміщує листи до файлу особистих папок.pst, необхідно перемістити архів до каталогу з більш коротким шляхом. Наприклад, з папки C:\Documents and Settings\winitpro\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\mymail2013.pst до папки C:\mail\mymail2013.pst
Використовуйте правила папки "Вхідні" для автоматичного виконанняпевних дій із повідомленнями, які до неї надходять.
Щоб дізнатися, як використовувати архівацію, очищення та інші засоби, див. Упорядкування папки "Вхідні" за допомогою архівації, очищення та інших інструментів в Outlook.com .
Створення правил для папки "Вхідні"
Правила застосовуються до вхідних повідомлень і можуть створюватись у будь-якій папці.
Щоб швидко створити правило, яке переміщає всі повідомлення від певного відправника або набору відправників до папки, у списку повідомлень клацніть правою кнопкою миші лист, для якого ви хочете створити правило, і виберіть команду Створити правило.
Виберіть папку, до якої потрібно перемістити всі повідомлення від цього відправника або набору відправників, і натисніть кнопку ОК.
Натисніть кнопку ОК.
Якщо ви бажаєте, щоб, крім переміщення повідомлення від певного відправника або набору відправників, в папку виконувались будь-які інші дії, виберіть Додаткові параметри.
У кожного правила має бути як мінімум три елементи: ім'я, умова та дія. Правила можуть містити винятки для умов. На кожному етапі можна додати кілька умов, дій або виключень за допомогою кнопок Додати умову, Додати діюі Додати виняток.
Якщо ви не бажаєте, щоб після цього правила оброблялися інші, встановіть прапорець Зупинити подальшу обробку правил. додаткові відомостіможна знайти у розділі зупинка обробки додаткових правил у Outlook.com.
Зміна правил для папки "Вхідні"
Примітка:Деякі правила, створені в інших версіях Outlook, не обробляються Outlook.com. Таке правило неможливо виконати або змінити в Outlook.com.
Видалення правила для папки "Вхідні"
Також корисно...
Можливо, ви створили правило для переадресації або перенаправлення повідомлень, які ви отримуєте на іншу адресу електронної пошти. У такому разі важливо знати, чим відрізняються переадресація та перенаправлення.
Переадресація полягає у надісланні листа, отриманого вами, іншому одержувачу. Якщо одержувач відповість, його відповідь прийде на адресу, з якої було надіслано вищезгадане повідомлення.
Перенаправлене повідомлення зберігає вихідного відправника у рядку "От". Коли одержувач, якому було перенаправлено повідомлення, відповідає, його відповідь прийде відправнику.
Чи є додаткові питання?
Ділове листування по інтернету в наш час стало повсякденною справою. Через електронні листипередається маса потрібної та важливої інформації, надсилаються документи і навіть укладаються угоди. Що робити, якщо ваша робота безпосередньо пов'язана з електронною поштою, але з якихось причин (відпустка, відрядження) ви не зможете мати доступу до вашого поштового облікового запису? Outlook дозволяє тримати зв'язок із адресатами навіть на відстані.
Як зробити автоматичну відповідь в Outlook: шаблони та правила
Для користувача Outlook доступні два варіанти автоматичних дійнад вхідними та вихідними повідомленнями: шаблони та правила.
Шаблони спрощують процес створення та надсилання повідомлень, текст яких часто повторюється, відрізняючись лише кількома даними (буквально кілька слів або цифр). По суті, шаблони - збережені повідомлення, які безпосередньо перед відправкою вставляються нові дані.
Правила в Microsoft Outlook - це дії, що автоматично виконуються над повідомленнями, створені на основі наявного шаблону або заданих умов.
Розберемо крок за кроком процес створення і шаблонів, і правил, а також наявні відмінності для різних версій Outlook.
Створення шаблону для версій Outlook 2003 та 2007
Навряд чи хтось ще користується цими «динозаврами» світу електронної пошти, але якщо вам пощастило отримати робоче місцесаме з таким софтом, ця інструкція для вас.
Створення шаблону для версій Outlook 2010–2016
Алгоритм дій у пізніших версіях значно спрощений, але водночас доданий новий функціонал у налаштуваннях.
Створення правил для версій Outlook 2007 та 2003
Щоб створити правило в Outlook версій 2003 та 2007, робимо таке:
Які відмінності в налаштуваннях для версій 2010, 2013, 2016
Принципової різниці в налаштуваннях немає. Є невеликі покращення у процесі.
Відео: як увімкнути автовідповідач у Outlook 2013
Як вимкнути автовідповідь
Тут все ще простіше, ніж під час налаштування включення. У версіях 2010–2016 при черговому заході в Outlook при ввімкнених автовідповідях ви побачите відповідне попередження («Для цього облікового записувиконується надсилання автовідповідей»). Натисніть кнопку "Вимкнути", і всі праметри будуть відключені.
У 2007 та 2003 версіях потрібно буде перейти в меню «Сервіс», у пункт «Заступник» та вибрати підпункт «Я перебуваю на роботі».
Зайдіть у сервіс «Заступник» та відключіть автовідповідь Поштовий клієнт Outlookзначно полегшує роботу з електронною поштою. Без сумніву, автовідповідач під час відпустки для людини, робота якої пов'язана з листуванням, - незамінна річ. Залишається тільки правильно налаштувати параметри вашого особистого «заступника» і зі спокійною совістю зайнятися своїми справами або просто відпочити!
Отже, ми розглянули основні аспекти роботи з електронною поштою: створення повідомлення, надсилання та прийом, а також відповідь, пересилання та встановлення параметрів електронної пошти. Все це, без сумніву, дозволяє на належному рівні організувати вашу комунікаційну діяльність. Але розглянуті нижче можливості Outlook, дозволяють не лише організувати цей процес, а й оптимізувати його, що робить Microsoft Outlook лідером серед поштового програмного забезпечення.
Майстер правил- це спеціальний засіб Outlook, який допомагає обробляти електронну пошту. Правила визначають дії, які мають автоматично виконуватися для тих чи інших повідомлень. Соз це правилозастосовується програмою Microsoft Outlook до вступників або до надісланих повідомлень.
Правила Outlook
Правила -це набір умов, дій та винятків для обробки та впорядкування повідомлень. Кожне правило складається з трьох елементів: одного або кількох умов, що описують повідомлення, яких застосовується дане правило; однієї або кількох дій, що визначають операції, які потрібно виконати з повідомленнями, що задовольняють умовам, та одного або кількох винятків, що вказують, до яких повідомлень не повинне застосовуватися це правило. Наприклад, всі повідомлення, отримані від вашого керівника (умова), крім тих повідомлень, які мають високу важливість (виключення), можна автоматично перемістити в окрему папку (дія).
У табл. 9.7 наведено стандартні види правил та їх опис.
| Вигляд правила | Опис правила |
| Перевірка повідомлень після отримання | Застосувати це правило, коли отримано повідомлення |
| Перевірка повідомлень після надсилання | Застосувати це правило, коли надіслано повідомлення |
| Переміщення нових повідомлень від будь-кого | Застосувати це правило, коли отримані повідомлення від<отправители или список рассылки>перемістити до папки<имя> |
| Повідомлення при отриманні важливих повідомлень | Застосувати це правило, коли отримані повідомлення, адресовані мені та мають високу важливість. Повідомити мене, використовуючи повідомлення<текст> |
| Переміщення повідомлень на основі змісту | <текст>у тексті або полі Тема (Subject). Перемістити до папки<имя> |
| Видалення обговорення | Застосувати це правило, коли отримані повідомлення, що містять<текст>у полі Тема (Subject). Видалити їх |
| Позначка повідомлень від будь-кого | Застосувати це правило, коли отримано повідомлення від відправника або список розсилки. Встановити для них позначку<действие и срок> |
| Визначення категорій надісланих повідомлень | <получатель или список рассылки>. Помістити їх у категорії<имя> |
| Визначення категорії на основі змісту | Застосувати це правило, коли отримані повідомлення, що містять<текст>у тексті або полі Тема (Subject). Помістити їх у категорії<имя> |
| Переміщення надісланих повідомлень | Застосувати це правило, коли надіслано повідомлення, адресовані<получатель или список рассыл-ки>. Перемістити копію до папки<имя> |
| Припинення обробки всіх наступних правил | Застосувати це правило, коли отримано повідомлення. Зупинити подальшу обробку правил |
Таблиця 9.7. Стандартні види правил та їх опис
Створення правила
Давайте розглянемо роботу Майстра правил (Rules Wizard) на наступному прикладі. Припустимо, що ви є передплатником Інтернету і щодня вам надходять повідомлення від сервера передплати (у моєму випадку, це новини дня від CityCat). Природне бажання - автоматично переміщувати новини до спеціально створеної для них папки. Але припустимо, що, крім новин від CityCat, приходять і повідомлення про погоду. Більше того, якщо повідомлення (новина) матиме вкладення, не хотілося б поміщати його до цієї папки.
Таким чином, можна задати таке правило: "Переміщати нові повідомлення до папки CityCatза умови, що відправник - CityCat та тема повідомлення містить текст "новини", за винятком тих випадків, коли повідомлення містить вкладення.
Приклад 9.31. Створення правила
> Сервіс > Майстер правил...
Створити...
Створити правило на основі шаблону
Вида правил Переміщення нових повідомлень від будь-кого
Опис правила
Ім'я City Cat
Ім'я:= <Имя папки>
Помістити до папки Вхідні
<Текст>
Додати новий:=<текст>(Рис. 9.47)
Name of Rule:= <Имя правила>
Виконайте це правило на повідомленнях, які вже знаходяться в папці Вхідні
Після натискання кнопки Готово(Finish) буде запущено правило для елементів папки Властивості користувача(Personal Folders). Тепер правило повністю готове до роботи.
Робота з правилами
Усі створені правила знаходяться у списку Застосувати правила у такому порядку(Apply rules in the following order) діалогового вікна Майстер правил(Rules Wizard). Можна створювати, змінювати, перейменовувати та видаляти правила за допомогою відповідних кнопок.
У разі потреби можна вимкнути або вмикати режим виконання правил. Для цього зніміть або встановіть прапорець поруч із назвою режиму.
Якщо є більше одного правила, можна змінювати послідовність їх виконання за допомогою кнопок Вгору(Move Down) та вниз(Move Up). У деяких випадках порядок виконання правил має велике значення.
Також, крім автоматичного, Майстер правил підтримує ручне виконання створених правил.
Приклад 9.32. "Ручне" виконання правил
Виконати...
Включно з вкладеними папками
Застосувати до Всі повідомлення
Виконати
На закінчення даного розділу я хочу навести ряд зауважень та порад щодо роботи з Майстром правил.
- Дуже добре обміркуйте, яким чином ви структуруватимете повідомлення. Важливо чітко розуміти роботу Outlook з обраною структурою. Так, наприклад, можна створювати однотипні папки для кожного з контактів, що містять підпапки: Вхідні(Inbox) - для повідомлень, що прийшли від контакту, і Надіслані(Sent Items) – для відправлених йому.
- Створюючи правило, продумайте його алгоритм. Переконайтеся, що правило не перетинається з іншими і не суперечить собі, щоб згодом не шукати повідомлення там, де його немає. Іноді у разі Майстер правил видає попередження про несумісності.
- У випадку, якщо повідомлення не задовольняє жодному правилу, воно поміщається в папку Вхідні(Inbox)
- Не забувайте ще про один загальний засіб структуризації - Категорії(Category). Створіть для типових повідомлень правила визначення категорій.
Використання правил для повідомлень Outlookдозволяє заощаджувати час, який ви могли б витратити на рутинні процеси та значно підвищує продуктивність вашої роботи. Достатньо налаштувати правила якось і надалі задані умови будуть застосовуватися автоматично. Найбільш популярне правило, яке, напевно, використовують усі користувачі Outlook – сортування листів по папках. У моєму ящику без цього сортування був би цілковитий хаос. А які ще правила можна настроїти у Outlook?
Правила в Outlook поділяються на дві категорії: правила організованості та правила інформованості. Крім того, можна створити порожнє правило, щоб налаштувати його на власний розсуд.
- Організованість. Ці правила допомагають зберігати та відстежувати повідомлення. Наприклад, можна створити правило для повідомлень від певного відправника, наприклад від Єгора Трибалова, щоб його повідомлення зі словом "звіт" у рядку Тема були позначені для виконання, їм була присвоєна категорія "Звіти" і вони були переміщені в папку з ім'ям "Звіти Єгора ".
- Інформованість. Ці правила забезпечують оповіщення користувача тим чи іншим способом отримання певного повідомлення. Наприклад, можна створити правило, щоб на мобільний телефонкористувача автоматично надсилалося повідомлення після отримання повідомлення з його керівника.
- Почати з порожнього правила. Ці правила створюються користувачем без допомоги шаблону правил, що дозволяє розробляти правила, що повністю настроюються.
Створення вбудованих шаблонів правил для стандартних сценаріїв
На вкладці Файлвиберіть пункт Управління правилами та оповіщеннями.
У діалоговому вікні Правила та оповіщенняна вкладці Правила для електронної поштинатисніть кнопку Нове.
У групі Крок 1виберіть потрібний шаблон із колекції шаблонів Організованістьабо Інформованість.
У групі Крок 2клацніть підкреслене значення. При виборі посилання адресати або загальнодоступна група, буде відкрито адресну книгу.
У вікні Крок 1. Виберіть умови відбору, виберіть умови, які повинні відповідати повідомленням, щоб правило застосовувалося.
У групі Крок 1виберіть дію, яку потрібно виконати правилу, коли виконуються зазначені умови.
У групі Крок 1виберіть винятки з правила, а потім натисніть кнопку Далі.
У вікні Крок 1Введіть ім'я правила.
У групі Крок 2встановіть прапорці для потрібних параметрів.
Якщо потрібно застосувати це правило до повідомлень, які вже знаходяться у папці Вхідні, встановіть прапорець Виконайте це правило для повідомлень, які вже знаходяться в папці "Вхідні".
Створення правил із повідомлення
Крім того, можна швидко створити правило на основі отриманих повідомлень. Найбільш логічним застосуванням цього правила є переміщення повідомлень від заданого відправника/групи відправників в одну папку.
Клацніть повідомлення, для якого потрібно створити правило, а потім на вкладці Головнау групі Переміститинатисніть Правила.
Пропоновані правила відображаються залежно від відправника та одержувачів повідомлення.
Зробіть одне з наступного:
- Клацніть одне з запропонованих правил, виберіть папку призначення та натисніть кнопку ОК.
- Щоб переглянути інші параметри правил на основі відправника, одержувачів або теми повідомлення, виберіть команду Створити правило.
Відкриється діалогове вікно Створення правила.
- В полі При отриманні повідомлення, що відповідає наступним умовамвстановіть прапорці для відповідних умов.
- В полі Виконати такі діївстановіть прапорці для дії, яку потрібно виконати правилу, коли виконуються зазначені умови.
- Встановіть прапорець Перемістити елемент до папки.
Натисніть існуючу папку або натисніть кнопку Створити, щоб створити папку для збереження вказаних повідомлень.
Щоб додати до правила додаткові умови, дії чи винятки, натисніть кнопку Додатковоі дотримуйтесь подальших вказівок у майстрі правил.
Завантаження...