Puna në zyrë dhe qarkullimi i dokumenteve janë procedura të rëndësishme ndihmëse të sistemit të menaxhimit të kompanisë, të cilat në fakt formojnë strukturën e proceseve të menaxhimit të saj, të cilat ndikojnë drejtpërdrejt në punën e organizatës në tërësi. Megjithatë, vendosja e një sistemi të plotë të menaxhimit të dokumenteve elektronike kërkon serverë të dedikuar, infrastrukturë dhe personel të përshtatshëm, gjë që mund të jetë e shtrenjtë për kompanitë. Modeli i shërbimit dhe retë lejojnë një zgjerim të konsiderueshëm audienca e synuar sistemet elektronike të menaxhimit të dokumenteve. Shumica e prodhuesve të sistemeve të menaxhimit të dokumenteve elektronike (EDMS) janë të përqendruar në kompani dhe organizata me një shpërndarje të theksuar territoriale dhe një numër mjaft të madh vendesh pune. Janë këto kompani që kanë nevojë urgjente për optimizimin e rrjedhës së dokumenteve dhe organizimin e ndërveprimit elektronik. Sidoqoftë, jo çdo kompani ka burime të mjaftueshme për të paguar "biletën e hyrjes" në procesin e zbatimit të EDMS. Ofrimi i shërbimeve të menaxhimit të dokumenteve në modelin SaaS (Software as a Servise) është mjaft i pranueshëm për organizata të çdo madhësie dhe profili me kërkesa të ndryshme për mbrojtjen e informacionit.
Funksionaliteti EDMS
Sipas funksionalitetit, EDMS mund të ndahet në (Fig. 1): zgjidhje klasike të automatizimit të rrjedhës së punës që kërkohen kryesisht nga klientët e qeverisë - funksionaliteti dhe ndërfaqet janë përcaktuar prej kohësh këtu; sistemet e menaxhimit të dokumentacionit (industri, rregullator, administrativ); mjete për punë në grup me dokumente; sisteme standarde të kontrollit të procesit (automatizimi i rrjedhës së punës); sistemet arbitrare të kontrollit të procesit.
Arkitektura EDMS në renë kompjuterike
Çdo EDMS moderne, pavarësisht se në çfarë koncepti bazohet metodologjia e shitjeve dhe çfarë procesesh automatizon (punë në zyrë, menaxhim dokumentesh, mbështetje informacioni për modelet e menaxhimit), është ndërtuar mbi bazën e një arkitekture me tre nivele (Fig. 2). Në bazë është DBMS dhe, nëse është e nevojshme, sistemi mbrojtje kriptografike. Nivelet e dyta dhe të treta janë të zëna nga shërbimet e sistemit dhe aplikacionit, si dhe nga serveri i aplikacionit. Ekziston edhe një nivel i katërt, i cili përfshin zgjidhje ndërfaqesh që ju lejojnë të krijoni ndërfaqen më funksionale për të pajisje specifike(PC desktop, kompjuter tabletë, celular etj.).
Ai bazohet në një DBMS industriale nga Microsoft, IBM ose Oracle. Detyrat e tij përfshijnë ruajtjen e sigurt të dokumentacionit elektronik, organizimin e aksesit në të, përfshirë hierarkinë (IBM Lotus Domino/shënime). Përveç DBMS, niveli më i ulët i arkitekturës klasike me tre nivele të EDMS mund të përfshijë infrastrukturën e informacionit dhe transportit, si dhe një sistem mbështetës. siguria e informacionit me mbështetjen e procedurave kriptografike, nënshkrimin elektronik.
Në një sistem cloud, ruajtja e të dhënave mund të kryhet si në një ruajtje të vetme, të dedikuar, ashtu edhe të shpërndahet, për shembull, në vendin ku dokumentet futen në sistem, gjë që mund të jetë veçanërisht e rëndësishme kur automatizimi në renë kompjuterike i rrjedhës së dokumentit të një organizatë me një numër të madh zyrash të vendosura në rajone të ndryshme.
Si bazë për një EDMS moderne, mund të përdoren zgjidhje specifike të menaxhimit të orientuara nga dokumentet. përmbajtjen e korporatës. Një pjesë e konsiderueshme e kësaj pjese të tregut është platforma Lotus. Nëse DBMS-të e diskutuara më parë përfaqësojnë një qasje relacionale për menaxhimin e bazës së të dhënave, dhe vetë informacioni paraqitet në formën e tabelave drejtkëndore, atëherë të dhënat në Lotus Domino ruhen në mënyrë hierarkike, domethënë në një strukturë të ngjashme me ruajtjen e zakonshme të dokumenteve në një organizimi. Kjo qasje përmirëson ndjeshëm procedurat e menaxhimit të dokumentacionit, gjë që lejoi që kjo teknologji të zërë një vend të spikatur në tregun modern për zgjidhjet EDMS.
Pak larg në këtë grup është zgjidhja e Microsoft, e krijuar më shumë për menaxhimin e përmbajtjes së korporatës - SharePoint. Si një platformë ECM, SharePoint gjen shumë fansa, veçanërisht në bizneset e mesme, pasi sistemet e ndërtuara mbi bazën e saj mund të shkallëzohen lehtësisht si në vëllim ashtu edhe në funksionalitet në varësi të nevojave aktuale të biznesit, megjithatë, qasjet e bazuara në SharePoint janë ende praktikisht jo zbatuar në formën e EDMS të bazuar në renë kompjuterike.
Shumë zhvillues vendas EDMS, të cilët ndërveprojnë veçanërisht ngushtë me shitësit, kanë disa zgjidhje industriale në të njëjtën kohë, të krijuara si pjesë e një arkitekture të përbashkët me tre nivele dhe si një shtesë në një mjedis të orientuar nga dokumenti që ju lejon të menaxhoni në mënyrë efektive dokumentoni të dhënat vetë.
Nivelet e dyta dhe të treta të arkitekturës me tre nivele zbatojnë serverin e aplikacionit dhe një sërë shërbimesh të sistemit, burimet e të cilave përdoren nga modulet e aplikimit EDMS - një paketë softuerike që ofron funksionalitetin bazë të EDMS. Për shembull, në procedurën e përpunimit të korrespondencës hyrëse, një kompleks i tillë universal i siguron sistemit funksionalitetin e mëposhtëm: numërimi i dokumenteve; ruajtja e përmbajtjes së dokumentit (imazhi, teksti); automatizimi i procedurave standarde (koordinimi, miratimi ose nënshkrimi).
Sigurisht, ka shumë më tepër detyra të zgjidhura nga serveri i aplikacionit, por ato duhet të konsiderohen vetëm në kontekstin e funksionalitetit që ofrojnë.
EDMS në versionin "cloud" nuk është thelbësisht i ndryshëm. Kështu, për këtë kategori konsumatorësh nuk janë të rëndësishme aspektet arkitekturore të zgjidhjes, si dhe aspektet e menaxhimit të licencës.
I veçantë në arkitekturën që kemi shqyrtuar është niveli i katërt, i cili është niveli i ndërfaqeve të përdoruesit (UI) i krijuar për të organizuar ndërveprim të përshtatshëm dhe të plotë të përdoruesit përfundimtar me EDMS si të tillë, si dhe pajisjet periferike që, përveç kësaj në EDMS, është pjesë e kompleksit të vendit të punës të përdoruesit (skaner, printer, skaner barkodi, etj.).
Shtresa e ndërfaqes së përdoruesit mund të kategorizohet sipas llojeve të ndërfaqeve të përdorura:
. Klient "i shëndoshë". EDMS më i vjetër, i cili, megjithatë, ofron ndërveprim të plotë të përdoruesit me EDMS. Zakonisht paraqitet në formë modul softuerik instaluar direkt në stacionin e përdoruesit, gjë që tregon disavantazhet e tij kryesore: koston e vendosjes dhe funksionimin e mëtejshëm. Klientët e trashë varen nga lloji i sistemit operativ të aplikacionit. Kjo qasje konsiderohet mjaft e vjetëruar dhe zgjidhjet e bazuara në të për EDMS të bazuara në cloud nuk përdoren.
. Klient i hollë. Një EDMS moderne që ndërvepron me përdoruesin përmes një ndërfaqeje në internet duke përdorur një shfletues interneti. Për më tepër, ky ndërveprim mund të organizohet si brenda rrjet lokal organizatat, dhe përmes vpn dhe internetit. Prandaj, lehtësia e vendosjes dhe mirëmbajtjes është e dukshme. Funksionaliteti i një sistemi të tillë mund të përditësohet pa rirregullim masiv të aplikacioneve të klientit, gjë që gjithashtu redukton ndjeshëm kostot. Në EDMS moderne "cloud", ky lloj ndërfaqeje, i cili nuk varet nga platforma e vendit të punës, është kryesori.
. Klient celular i krijuar për operim në platforma moderne celulare të orientuara nga biznesi: Apple iOS, RiM BlackBerry, Google Android dhe MS telefon Windows. Vetëm zgjidhjet e bazuara në iOS dhe BlackBerry OS ofrojnë një nivel të përshtatshëm sigurie kur transferoni të dhëna nga dhe në telefonin tuaj.
Sistemet moderne të menaxhimit të dokumenteve elektronike vazhdojnë të zhvillohen, duke kapur sektorë të rinj tregu dhe duke ofruar shërbime brenda modeleve të reja të biznesit, kryesori i të cilave është SaaS.
Një numër i madh i aspekteve arkitekturore janë të njëjta si për EDMS klasike ashtu edhe për ato të bazuara në cloud. Sidoqoftë, zgjidhjet cloud në fushën e menaxhimit të dokumenteve kanë gjithashtu shumë ndryshime nga sistemet konvencionale të informacionit të korporatave, të cilat praktikisht përjashtojnë mundësinë e ridizajnimit të një zgjidhjeje klasike EDMS në një re, gjë që për momentin shpjegon përfaqësimin qartësisht të dobët të zgjidhjeve cloud në sektori i sistemeve të menaxhimit elektronik të dokumenteve në tregun vendas. Vitin e kaluar, të paktën tre sisteme të tilla u vunë zyrtarisht në funksionim komercial; në vitin 2012, zhvilluesit premtuan të paktën pesë zgjidhje të orientuara nga dokumentet e bazuara në cloud. Zgjidhjet e reja duhet të sjellin qasje të reja teknike dhe ligjore për aftësitë e licencimit dhe faturimit, si dhe sigurimin e ndërlidhjes me zgjidhjet e portaleve qeveritare, sistemet e ndërveprimit elektronik ndër-departamental (SMEV) dhe menaxhimin e dokumenteve elektronike ndër-departamentale (MEDO).
Problemet e zgjedhjes
Nëse për një kompani detyra e zgjedhjes së një fluksi pune në cloud përkon me automatizimin e parë të rrjedhës së punës në përgjithësi, domethënë, kompania përballet me zgjedhjen "nëse do të zbatojë një EDMS klasik ose thjesht do të lidhet me një zgjidhje ekzistuese cloud", përfitimi financiar i "opsioni i resë" është qartë i dukshëm. Por çështja e besimit te ofruesi i një zgjidhjeje cloud mund të jetë mjaft akute. Dhe këtu është e nevojshme t'i përgjigjemi një numri pyetjesh: a do të sigurojë ofruesi konfidencialitetin real dhe jo të deklaruar të dokumenteve të ruajtura në sistem, a do ta bëjë këtë rezervë të dhëna etj.
Një nga dokumentet kryesore që përcakton marrëdhëniet juridike midis ofruesit dhe klientit është SLA (Marrëveshja e Nivelit të Shërbimit). Një marrëveshje SLA, ndryshe nga një marrëveshje shërbimi të rregullt, nënkupton jo vetëm dhe jo aq një listë të punës së kryer nga ofruesi, por përcakton të gjitha shërbimet cloud EDMS që do t'i ofrohen klientit gjatë afatit të marrëveshjes, si dhe afatet kohore në të cilat këto shërbime do të ofrohen në sasinë dhe cilësinë e duhur. Kontrata përcakton qartë të gjitha afatet kohore për zgjidhjen e incidenteve dhe problemeve të shfaqura, përcakton masat disiplinore për ofruesin në rast mospërmbushjeje ose përmbushjeje të pahijshme të detyrimeve.
Cloud SED apo jo?
Përkundër faktit se qasja SaaS funksionon mirë në shumë situata dhe ka një numër të madh argumentesh "për", zbatimi i EDMS "cloud" në kompani ende po përballet me rezistencë. Cilat kritere mund të sugjerojnë se si të automatizoni rrjedhën e punës?
Kriteri 1. Një rritje e shpejtë e vëllimit të rrjedhës së punës.
Për një kompani të vogël apo të mesme, një shenjë e tillë është sinjali i parë që është koha për të menduar për automatizimin e këtij grupi procesesh. Rritja e shpejtë e vëllimit të përmbajtjes si brenda ndërmarrjes ashtu edhe ndërmjet kompanive ka bërë të nevojshme futjen e sistemeve dhe teknologjive efektive të menaxhimit të dokumenteve. Shërbimet e uebit u mundësojnë shumë kompanive të automatizojnë shpejt menaxhimin e përmbajtjes, me përfitime të tilla si kosto dukshëm më të ulëta të blerjes dhe administrim më i lehtë i sistemit të TI-së. Ofruesi është përgjegjës për menaxhimin e infrastrukturës dhe mirëmbajtjen e shërbimit, përdoruesi nuk duhet të blejë, mirëmbajë ose menaxhojë asgjë.
Besohet se në shumicën e rasteve, ndërmarrjet e mëdha mund të kursejnë potencialisht më shumë se 50% të kostove të infrastrukturës dhe menaxhimit në krahasim me zbatimin tradicional. produkt software duke zgjedhur një model SaaS për menaxhimin e dokumenteve. Për kompanitë e vogla, automatizimi i rrjedhës së punës përmes EDMS "cloud" do të jetë edhe më pak i kushtueshëm, sepse. kostoja relative e infrastrukturës, si dhe kostoja e administrimit, janë ulur ndjeshëm.
Kriteri 2. A ka nevojë kompania për një aplikacion të vetëm apo një sistem prej disa modulesh të ndërlidhura?
Disa kompani kanë nevojë për veçori të shumta si aftësia për të marrë dhe dërguar postë nga brenda aplikacionit; njohja e tekstit për të kthyer fakset dhe dokumentet e skanuara dokumente tekstuale, veçori të tjera për organizim më të mirë të përmbajtjes. Gjëra të tilla të vogla të rëndësishme janë shumë më të lira dhe cilësia më e mirë mund të zbatohet vetëm nga ofruesi.
Kriteri 3. Sa është shpejtësia e kërkuar e zbatimit?
Tradicionalisht, faza e blerjes së një standardi software, i cili përfshin një tender, zhvillimin e termave të referencës, testimin dhe negociatat, mund të zgjasë një muaj, pas së cilës vjen afati i përfundimit të punës, i cili në një organizatë mesatare me 50-100 vende pune në EDMS është edhe dy muaj. . Kur zgjedh një EDMS të bazuar në cloud, klienti do ta shohë aplikacionin në funksion tashmë gjatë periudhës së funksionimit të testimit, dhe kthimi i investimit do të vijë shumë më herët.
Kriteri 4. A ka mjete të përshtatshme për migrimin e të dhënave në një sistem cloud nga një EDMS tashmë në funksionim në ndërmarrje. Sa është probabiliteti që disa ose të gjitha të dhënat mund të korruptohen ose humbasin? Nga ana tjetër, ju tashmë duhet të vlerësoni rreziqet që lindin si gjatë migrimit ashtu edhe gjatë funksionimit të një sistemi të menaxhimit të dokumenteve në një platformë cloud.
Kriteri 5. A keni një buxhet të kufizuar të projektit? Me prezantimin e EDMS "cloud", kostot e fillimit janë ulur ndjeshëm dhe janë në përpjesëtim me koston e funksionimit. Dëshironi të ulni kostot tuaja fillestare?
Blerja e softuerit gjenerik shpesh kërkon kosto të larta licencimi. Një vlerësim ekspert i kostos së një pakete tipike softuerësh është afërsisht 15% e kostos së zotërimit dhe funksionimit të këtij aplikacioni për 5 vjet. Me një zgjidhje cloud, kostoja e pronësisë mund të shihet si një tarifë e vogël mujore dhe jo si një investim i madh kapital.
Kriteri 6. A keni nevojë për një sistem ECM gjithnjë në përmirësim?
Nëse linja kryesore e biznesit të kompanisë po zhvillohet me shpejtësi, atëherë përdorimi i një "re" të modifikuar EDMS mund të zvogëlojë ndjeshëm kostot e kompanisë për menaxhimin e softuerit: ndryshimet në një sistem të tillë ndodhin menjëherë për të gjithë, ndërsa instalimi i softuerit shtesë është i përjashtuar. Si rezultat, ofruesi i zgjidhjeve kryen përditësime në server, të cilat janë të disponueshme menjëherë nëpërmjet aksesit në ueb, kështu që përmirësimi i versionit është transparent për operatorin dhe nuk kërkon tarifa shtesë.
Kriteri 7. A mund të vlerësoni rreziqet që do të shfaqen kur një ofrues i sistemit të informacionit të largohet nga tregu? Në një masë të madhe, përgjigja për këtë pyetje është zgjidhje teknike, duke ju lejuar të migroni të dhëna si nga vetë cloud ashtu edhe nga kopje rezervë. Nga ana tjetër, gjasat e diskreditimit të dokumenteve që ndodhin kur një ofrues i sistemit ndryshohet për arsye kryesisht politike për veprime të tilla mund të minimizohet duke përdorur mjete kriptografike mbrojtja e informacionit me qëndrueshmëri të përshtatshme.
Kriteri 8. A mund ta menaxhoni biznesin tuaj mbi bazën Pareto, kur karakteristikat kryesore të produktit mund të zgjidhin maksimumin e detyrave që i janë caktuar? Nëse po, atëherë zbatimi i bazuar në EDMS "cloud" është i përshtatshëm për organizatën në fjalë, por nëse funksionaliteti është më i fragmentuar dhe ka detyra që nuk mund të zgjidhen fare me ndihmën e tij, atëherë zbatimi i qëllimeve të bazuara. në "cloud" e zgjedhur EDMS ka shumë të ngjarë të dyshimtë dhe kërkohet analizë e mëtejshme për pranim vendimi i menaxhmentit në lidhje me automatizimin e rrjedhës së punës në këtë mënyrë. Kjo është për shkak se shumica e sistemeve cloud të mirë-projektuara ofrojnë të mëdha funksionalitetin. Megjithatë, disa funksione të specializuara nuk mund të sigurohen. Prandaj, shumë kompani kanë frikë se do të humbasin fleksibilitetin. Por me përdorim më efikas, lejohet një zgjidhje në të cilën EDMS do të ofrojë vetëm funksionalitet standard. Funksionalitete të tjera të kërkuara nga kompania mund të zbatohen shtesë.
Në Rusi, kohët e fundit kanë ndodhur ndryshime të rëndësishme në fushën e automatizimit të qarkullimit të dokumenteve dhe punës në zyrë. Ekspertët vërejnë interesin aktiv të organeve shtetërore për të shfrytëzuar avantazhet e ofruara nga menaxhimi elektronik i dokumenteve. Ka pasur gjithashtu një rritje të popullaritetit zgjidhje celulare për organizimin e EDMS. Megjithatë, një prirje po aq domethënëse, e cila tani vërehet nga të gjithë ekspertët dhe që ka një ndikim të rëndësishëm në industrinë vendase të automatizimit të rrjedhës së punës, është SaaS EDMS.
Deri vonë, në vendin tonë, sipas ekspertëve, rritja e depërtimit të shërbimeve "cloud" pengohej kryesisht nga fakti se niveli i zhvillimit të infrastrukturës dhe gjerësia e brezit të kanaleve të komunikimit nuk lejonte ofrimin e shërbimeve "cloud" në. nivelin e duhur. Por gjërat po ndryshojnë me shpejtësi: përmirësimi i shpejtë i mbulimit dhe specifikimet infrastruktura e nevojshme për organizimin e aksesit në Rrjet, çon në faktin se gjithnjë e më shumë interes dhe zgjidhje më të përhapura të bazuara në teknologjitë "cloud".
Midis tyre është mundësia e zbatimit të shërbimeve EDMS bazuar në parimin SaaS, në të cilin përdoruesi ka akses në produktet me bazë abonimi dhe nuk paguan për blerjen e një licence për softuerin përkatës, por për përdorimin e produktit në masën që i nevojitet. .
Tendenca e "kalimit" në "retë" e shërbimeve për organizimin e menaxhimit të dokumenteve elektronike dhe, në veçanti, ofrimin e zgjidhjeve të bazuara në modelin SaaS është bërë një nga kryesoret në industrinë në shqyrtim. Ky drejtim sigurisht që ka avantazhet e tij të padyshimta si për ata që ofrojnë këto shërbime, ashtu edhe për përdoruesit e shërbimeve të organizuara sipas këtij modeli. Në të njëjtën kohë, ekspertët thonë se kanë mbetur ende shumë pyetje në lidhje me mënyrën e organizimit të një skeme për shitjen e shërbimeve duke përdorur modelin SaaS, si të vendoset një çmim për një model të tillë pune etj.
Duke vënë në dukje aspektet ekzistuese që duhen kapërcyer për zhvillimin e suksesshëm të një modeli të tillë konsumi shërbimi si SaaS, në lidhje direkt me EDMS, pjesëmarrësit e tregut tregojnë si më poshtë: “Ne, si prodhues dhe ofrues zgjidhjesh, përballemi me një pyetje të rëndësishme, si të organizohet niveli optimal mbeshtetje teknike në mënyrë që përdoruesit të mund të përdorin zgjidhjet tona në mënyrë produktive. Ne përpiqemi të thjeshtojmë punën me produktet si përmes cilësimet tipike zgjidhje dhe një ndërfaqe miqësore, si dhe përmes formimit të rekomandimeve dhe materialeve metodologjike që i mundësojnë përdoruesit të zgjidhë në mënyrë të pavarur çështjet që lindin gjatë organizimit të menaxhimit të dokumenteve në formë elektronike, "thotë CEO kompania EOS PV Yakovenko Vitaly.
Ekspertët thonë gjithashtu se kur punoni me produkte softuerike në modelin SaaS, ekziston një vështirësi që lidhet me nevojën për të siguruar tolerancën e gabimeve të sistemit në nivelin e infrastrukturës në mënyrë që të sigurohet funksionimi i saktë i produktit në mjedisin "cloud". Ka edhe pengesa të caktuara nga ana e vetë përdoruesve, megjithëse në shumë mënyra këto pengesa janë psikologjike. Shpesh është e vështirë për konsumatorët të pranojnë se informacioni i brendshëm në biznesin elektronik ruhet "atje në serverë të panjohur". Çështja e sigurisë së informacionit dhe e paarritshmërisë së tij për palët e treta në kushtet e punës në "re" sot është ndoshta shqetësimi kryesor i konsumatorëve potencialë të shërbimeve "cloud". Në të njëjtën kohë, ekspertët thonë se sigurimi i një niveli të mjaftueshëm sigurie në mjedisin "cloud" është mjaft i mundshëm (për shembull, duke organizuar një VPN në nivelin e kanaleve të komunikimit dhe duke lidhur një SLA me një operator për të minimizuar rreziqet rrjedhje ose humbje e informacionit).
Shërbimet e uebit që po përhapen në mënyrë aktive në sektorin e korporatave kanë filluar të ndikojnë në zhvillimin e sferës së menaxhimit të dokumenteve elektronike. Përkundër faktit se ende një përqindje jo shumë e madhe e subjekteve të biznesit përdorin sisteme elektronike të menaxhimit të dokumenteve të bazuara në SaaS, për disa organizata, EDMS me bazë cloud po bëhet e vetmja mënyrë për të menaxhuar burimet dhe kostot me mençuri.
Sipas ekspertëve, tendenca e vendosjes së EDMS në “re” në të ardhmen e afërt do të rritet, sidomos tek bizneset e mesme dhe të vogla. Organizata të tilla nuk kanë nevojë të organizohen serverët e vet, qendrat e të dhënave, trajnoni përdoruesit dhe as nuk keni nevojë të zbatoni asgjë. Kostot në këtë rast janë proporcionale me përdorimin. Mund të ndryshoni numrin e përdoruesve dhe cilësimet e tjera të zgjidhjes në çdo kohë. EDMS nga "cloud" në këto raste mund të jetë një opsion ideal.
Sa i përket kompanive të mëdha, ekspertët janë të sigurt se EDMS e tyre do të zhvillohet në të ashtuquajturat retë "private", të cilat do të lejojnë centralizimin e mjeteve të menaxhimit të dokumenteve të kompanive të shpërndara gjeografikisht në një qendër të vetme të dhënash.
Veprimtaria legjislative në fushën e menaxhimit të dokumenteve elektronike dhe interesimi për këtë temë nga ana e udhëheqjes së vendit kanë një efekt pozitiv edhe në zhvillimin e teknologjive të sigurta të shkëmbimit të dokumenteve, përfshirë ato të bazuara në "teknologjitë cloud". Fakti që vendi ka miratuar ligjërisht mundësinë e lëshimit dhe marrjes së faturave elektronike do të çojë në shfaqjen e një shërbimi të ri “cloud” të përfaqësuar nga operatorët EDMS, të cilët do të kontrollojnë procesin e lëvizjes së dokumenteve dhe do të kenë autoritetin për të certifikuar faturat.
Sidoqoftë, ndërkohë që procesi i zotërimit të "shërbimeve në cloud", përfshirë në fushën e menaxhimit të dokumenteve, ngadalësohet nga fakti se përdoruesit ende kanë frikë dhe dyshime për sigurinë e tyre.
Në fakt, shumica e arsyeve pse kompanitë mbyllen nga përdorimi i shërbimeve të internetit nuk kanë asnjë bazë logjike.
Për shembull, shumë besojnë se cloud computing” është një fenomen i ri, prandaj pak i studiuar dhe i pasigurt. Në fakt, zhvillimi i "reve" filloi në ato vite të largëta, kur kompjuterët ishin makina të mëdha dhe zinin disa dhoma, madje edhe dysheme. Gjatë gjithë kësaj kohe, këto shërbime quheshin shërbime online dhe përdoreshin për të komunikuar, ruajtur informacione të ndryshme, foto, video, kopje rezervë të të dhënave. Por metafora e "cloud" që doli nga diku ngatërroi përdoruesit dhe shkaktoi mosbesim në shërbimet tashmë të testuara me kohë.
Një arsye tjetër për hezitimin për të përdorur "shërbimet cloud" në aktivitetet e kompanisë është shpesh besimi në veçantinë e proceseve të tyre të biznesit dhe pamundësia e automatizimit të tyre duke përdorur "retë". Këtu ka 2 zgjidhje:
- Analiza e proceseve të biznesit për të përcaktuar se çfarë e shkakton "unikalitetin" e tyre. Shpesh arsyeja që proceset e biznesit të një organizate ndryshojnë nga standardi është ndjekja e traditave, që në praktikë do të thotë se proceset e biznesit nuk janë rishikuar dhe optimizuar për një kohë të gjatë.
- Opsioni i dytë përfshin personalizimin e shërbimit cloud. Kështu, përdorimi i infrastrukturës si shërbim ju lejon të krijoni një grup virtual burimesh mbi të cilat mund të instaloni softuerin e zakonshëm. Ose, një platformë softuerike mund të përdoret si shërbim, dhe aplikacioni i nevojshëm në këtë rast është projektuar në përputhje me karakteristikat individuale të proceseve të biznesit të organizatës.
Një kompleks tjetër frikash lidhet me çështjen e kontrollit mbi informacionin e ruajtur në "cloud": të dhënat ruhen në një vend të pakuptueshëm, mund të humbasin, të bëhen të disponueshme për konkurrentët, mund të vidhen.
Në fakt, të gjitha çështjet që lidhen me sigurinë e informacionit mund të zgjidhen duke i nënvizuar ato në një kontratë, rregullore, marrëveshje ose dokument tjetër që përcakton fushën e shërbimeve të ofruara (SLA - marrëveshje e nivelit të shërbimit). Mund të përcaktojë gjithashtu nivelin e ofrimit të shërbimit, përgjegjësinë e operatorit për shkeljet e procedurës së ofrimit të shërbimit dhe standardet për rikuperimin e të dhënave pas një dështimi. Për më tepër, shpesh ndodh që ofruesit e cloud mund të ofrojnë rikuperim shumë më të shpejtë të sistemit sesa specialistët e shërbimit IT të një kompanie të caktuar. Përgjegjësia për shërbimet e ofruara nga ofruesi i shërbimit përcaktohet në nivel person juridik, dhe një pjesë e rëndësishme e sigurisë është Marrëveshja e mos zbulimit, e cila mbron ligjërisht të dhënat. Ai përcakton detyrimet e palëve dhe përgjegjësinë për zbulimin e të dhënave. Natyrisht, ofruesit e shërbimeve që kanë investuar shumë në organizimin e biznesit do të shmangin shkeljet me çdo kusht, pasi të gjitha aktivitetet e tyre bazohen në besim.
Sa i përket çështjeve të aksesit në të dhënat e përdoruesve të tjerë, këtu ia vlen të pyesni operatorin se si është organizuar ndarjen burimet. Ka shumë mundësi zbatimi. Dhe në fakt, më shpesh, përdoruesit kanë aftësinë të kontrollojnë të dhënat e tyre, më e rëndësishmja, të ushtrojnë me kompetencë këtë kontroll.
Për më tepër, zgjidhjet tradicionale nuk janë të siguruara ndaj kërcënimeve të tilla si vjedhja e të dhënave, sulmet DDoS dhe "prishja" e qëllimshme e shërbimit dhe nuk ka ndonjë ndryshim të madh nëse serveri është i instaluar në zyrën e klientit apo në qendrën e të dhënave. Por kur përpiqen të fitojnë akses në të dhënat e ruajtura nga një ofrues shërbimi, sulmuesit do të ndeshen me pajisje dhe softuer profesional të sigurisë (për shembull, pajisjet Cisco ASA 5500 Series dhe IronPort), zgjidhje të specializuara sigurie në shtresën e aplikacionit, administratorë me përvojë të sistemit që merren ekskluzivisht me sigurinë çështjet.
Problemi i mosbesimit të operatorit mund të zgjidhet, për shembull, me ndihmën e certifikimit të pavarur të zgjidhjeve cloud. Procedura mund të jetë ose vullnetare ose e detyrueshme. Pra, në SHBA ekzistojnë disa standarde certifikimi që përdoren për të siguruar përputhjen me kërkesat e menaxhimit të organizatës, sigurinë, disponueshmërinë e shërbimit, integritetin e përpunimit të të dhënave, konfidencialitetin. Natyra globale e internetit nënkupton që një ofrues mund të vendoset ligjërisht dhe fizikisht kudo në botë, për sa kohë që kushtet e tij plotësojnë kërkesat e klientit. Prandaj, përputhja e operatorit me standardin e rreptë të cloud të një vendi tjetër mund të konsiderohet si avantazhi i tij konkurrues.
Nëse flasim për ato çështje që mund të lindin në të vërtetë kur përdorni zgjidhjet e cloud, atëherë mund të bëhen të paktën 2 vërejtje këtu.
1. Jo të gjitha sistemet e informacionit mund të transferohen në cloud. Versioni cloud i ekzistencës për disa prej tyre është thjesht jopraktik. Këto sisteme përfshijnë: sisteme që punojnë me prodhim dhe pajisje të tjera specifike, duke përfshirë sisteme në kohë reale, sisteme shumë të integruara, sisteme me porosi të zhvilluara 15-30 vjet më parë. Këto sisteme mund të përdorin pajisje të vjetra, sisteme operative dhe platforma që nuk mbështeten më. Shpesh vetë zhvilluesi tashmë ka ndaluar mbështetjen e tyre; sistemet që sigurojnë jetën e ndërmarrjes. Këto janë sisteme ndërprerja e të cilave mund të çojë në pasoja katastrofike ose humbje të biznesit. Për shembull, për një bankë, një sistem i tillë është ABS.
2. Problemi i besueshmërisë së lidhjes me ofruesin e internetit. Kur përdorni shërbimet online, kompania varet nga disponueshmëria, shpejtësia dhe besueshmëria e lidhjes në internet. Për të vlerësuar këtë rrezik, duhet të përcaktohet probabiliteti dhe dëmtimi i tij (për shembull, duke vlerësuar statistikat dhe problemet e kaluara). Opsioni më i dukshëm për të minimizuar këtë rrezik është organizimi i një lidhjeje rezervë.
Në fakt, ia vlen të merret parasysh përdorimi i një shërbimi në internet për të punuar me dokumentacionin nëse:
- Vëllimi i qarkullimit të dokumenteve po rritet me shpejtësi në organizatë. Shërbimet online ju lejon të automatizoni shpejt dhe me efikasitet menaxhimin e rrjedhës së dokumenteve me përfitime të tilla si kosto më të ulëta të blerjes dhe administrim më i lehtë i sistemit të IT. Ofruesi është përgjegjës për menaxhimin e infrastrukturës dhe mirëmbajtjen e shërbimit, përdoruesi nuk duhet të blejë, mirëmbajë ose menaxhojë asgjë. Besohet se në shumicën e rasteve, ndërmarrjet e mëdha mund të kursejnë potencialisht më shumë se 50% të kostove të infrastrukturës dhe menaxhimit në krahasim me zbatimin tradicional të produkteve softuerike duke zgjedhur një model SaaS për menaxhimin e dokumenteve. Për kompanitë e vogla, automatizimi i rrjedhës së punës përmes EDMS "cloud" do të jetë edhe më pak i kushtueshëm, sepse. kostoja relative e infrastrukturës, si dhe kostoja e administrimit, janë ulur ndjeshëm.
- Linja e biznesit të kompanisë po zhvillohet me shpejtësi. Përdorimi i EDMS nga "cloud" mund të zvogëlojë ndjeshëm kostot e kompanisë për menaxhimin e softuerit: ndryshimet në sistem ndodhin në një kohë për të gjithë pa instaluar softuer shtesë. Ofruesi i zgjidhjeve bën përditësime në server, të cilat janë të disponueshme menjëherë nëpërmjet aksesit në ueb, kështu që versionimi është transparent për operatorin dhe nuk kërkon pagesë shtesë.
- Ju nuk dëshironi të shpenzoni para dhe kohë për procedurat e prokurimit, negociatat, testimin, zbatimin dhe punën e konfigurimit. Zgjedhja e një EDMS të bazuar në cloud, klienti do ta shohë aplikacionin në funksion tashmë gjatë periudhës së funksionimit të testimit, koha e zbatimit do të jetë shumë më e shkurtër dhe kthimi do të vijë shumë më herët.
- organizata juaj ka një numër mjaft të madh transaksionesh. Sistemet e menaxhimit të dokumenteve "Cloud" zakonisht ju lejojnë të automatizoni jo vetëm rrjedhën e brendshme të dokumenteve të një organizate, por edhe lëvizjen e dokumenteve midis organizatave të ndryshme, gjë që është mjaft e rëndësishme në kohën tonë. Nëse një kompani punon në mënyrë aktive me klientë, furnitorë, partnerë, një shërbim në internet për të punuar me dokumente mund të jetë një opsion ideal për të.
Në një mënyrë ose në një tjetër, kalimi në përdorimin e "zgjidhjeve në renë kompjuterike" duhet të jetë një evolucion për kompaninë, jo një revolucion: ekziston gjithmonë një zgjedhje nëse do të instaloni serverë dhe softuer në shtëpi, do të përdorni një shërbim "cloud" apo të zgjidhni një model hibrid.
Menaxhimi i dokumenteve në "cloud" - zgjidhja e problemeve të bizneseve të mesme dhe të vogla
Problemi i organizimit të menaxhimit të dokumenteve elektronike është i rëndësishëm për një kompani të çdo madhësie. Megjithatë, zgjidhjet e paraqitura në treg janë të dizajnuara kryesisht për biznese të mëdha dhe të mesme dhe nuk mund të ndihmojnë SME-të. Bizneset e vogla kanë nevojë për EDMS "të lehta", të thjeshta dhe të lira. Është koha t'i drejtohemi "reve".
Zbatimi i bashkëpunimit të dokumenteve është po aq i rëndësishëm për bizneset e vogla sa është për bizneset e mesme dhe të mëdha. Shpesh është e ndërlikuar nga fakti se disa nga punonjësit e kompanive të tilla (për shembull, një kontabilist) janë "të largët", dhe ata nuk kanë punë në zyrë. Ndodh që nuk ka zyrë si e tillë, dhe të gjithë punonjësit punojnë nga shtëpia. Në të njëjtën kohë, është e qartë se sistemet e mëdha që mbizotërojnë në treg me zbatim të shtrenjtë nuk janë të përshtatshëm për SMB - nuk ka kuptim që drejtuesi i një ndërmarrje të vogël të paguajë për funksionalitet shtesë, nuk ka sit me një server të fuqishëm dhe administratorët të cilët janë të gatshëm të konfigurojnë dhe mbështesin një EDMS të tillë.
SMB duhej të kënaqej me punën me dokumente duke përdorur redaktorë të zakonshëm të zyrës dhe Email. Sidoqoftë, dërgimi, zhvillimi dhe miratimi i përbashkët i dokumenteve në këtë mënyrë jo vetëm që nuk ndihmon në zgjidhjen e detyrave kryesore të bizneseve të vogla, por edhe i ndërlikon ndjeshëm ato. Menaxheri nuk ka një kuptim të qartë se ku dhe në çfarë gjendje ndodhet botimi i nevojshëm i dokumentit, kur dhe çfarë ndryshimesh janë bërë në të. E gjithë kjo gjeneron kaos dhe na detyron të shpenzojmë kohë shtesë për porositjen dhe kontrollin.
Falë zhvillimit të shërbimeve cloud, sistemet kanë filluar të shfaqen në tregun rus që janë krijuar për të zgjidhur problemin e organizimit të punës së përbashkët me dokumente posaçërisht për bizneset e vogla. Një zgjidhje e tillë është sistemi elektronik i menaxhimit të dokumenteve i bazuar në cloud, Docloud.
Si po ndryshojnë retë SED
Teknologjitë e resë(anglisht cloud computing, përdoret gjithashtu termi "cloud computing") është një teknologji e përpunimit të të dhënave në të cilën burimet dhe kapacitetet kompjuterike i ofrohen përdoruesit si një shërbim i aksesueshëm nëpërmjet internetit. Përdoruesi ka akses në të dhënat e tij dhe në të njëjtën kohë nuk duhet të shqetësohet për infrastrukturën, sistemin operativ dhe softuerin aktual me të cilin punon.
Në lidhje me EDMS, kjo do të thotë se për të përdorur sistemin, nuk është e nevojshme të blini pajisje të shtrenjta, ta zbatoni atë dhe të dërgoni punonjës për trajnim. Për të hyrë në të gjitha veçoritë dhe funksionet e shërbimit, mjafton të regjistroheni në sit. Përdoruesi paguan vetëm për sasinë e burimeve që i nevojiten dhe mund të hyjë në sistem nga një kompjuter, tablet ose smartphone në çdo kohë, kudo që të jetë.
Çfarë mund të bëjë cloud EDMS
Konsideroni tiparet kryesore funksionale të sistemit.
Le të fillojmë me faktin se sistemi ju lejon të ruani dhe organizoni çdo dokument sipas llojit ose drejtimit. Për ta bërë këtë, thjesht duhet t'i transferoni ato nga një PC ose nga një skaner në sistem dhe, nëse është e nevojshme, të shtoni komente ose të specifikoni meta të dhëna shtesë. Vlen të përmendet se skedarët e bashkangjitur të formateve bazë të tekstit (TXT, RTF, DOC) mund të shikohen drejtpërdrejt nga sistemi pa u shkarkuar në pajisje dhe pa pasur softuerin e nevojshëm për të parë skedarë të këtij lloji. Për shembull, nga një smartphone që nuk ka programe skedarësh të instaluar, mund të shikoni skedarët word dhe excel. Kjo thjeshton shumë punën me tabletët dhe pajisjet celulare.
Gjithashtu, menaxheri mund të konfigurojë shpejt dhe me lehtësi cilësimet e aksesit duke përcaktuar se cilët punonjës mund të shohin ose modifikojnë dokumente të caktuara.
Për të thjeshtuar punën me dokumente standarde, sistemi parashikon krijimin e shablloneve. Me ndihmën e tyre, ju mund të lehtësoni shumë procesin e krijimit dhe plotësimit të dokumenteve të tilla të kërkuara shpesh si një "faturë" ose "akt".
Një funksion i rëndësishëm i organizimit të rrjedhës së punës është koordinimi dhe miratimi i dokumentit, kështu që zbatimi i tij duhet të jetë i qartë dhe i thjeshtë. Në Docloud, një dokument mund të dërgohet për miratim menjëherë pas krijimit, duke specifikuar punonjësit të cilëve u kërkohet të miratojnë ose bëjnë ndryshime, të gjitha informacionet në lidhje me lëvizjen e dokumentit, versionin aktual dhe statusin e tij janë gjithmonë të disponueshme për të gjithë përdoruesit që punojnë me të.
I shpejtë dhe i përshtatshëm kërkimi i tekstit të plotë ju lejon të gjeni dokumentet e nevojshme sipas përmbajtjes së skedarëve të bashkangjitur, dhe kërkimi parametrik në dosje bën të mundur zgjedhjen sipas parametrave të nevojshëm.
Çfarë ofron EDMS e bazuar në re?
Merrni parasysh përfitimet e zgjidhjeve cloud për SMB-të. Së pari, kur përdorni një softuer të tillë, kompania nuk duhet të paguajë për zbatimin e sistemit. Docloud tashmë ofron një zgjidhje që përmban gjithçka që ju nevojitet. Pas hyrjes, përdoruesi do të gjejë dosje të konfiguruara për aktivitetet e kompanisë, do të shohë llojet kryesore të dokumenteve të përdorura shpesh dhe një zgjidhje të përshtatshme për t'i parë ato. Të gjitha dokumentet e përfshira tashmë në sistem mbulojnë shumicën e nevojave të çdo kompanie të vogël dhe nëse është e nevojshme, ato mund të rregullohen.
Së dyti, ndërfaqja Docloud lejon çdo përdorues të fillojë menjëherë të punojë me sistemin - ai mund të mësojë të gjitha hapat bazë për të punuar me dokumente në ditët e para të punës.
Së treti, kur përdorin softuer cloud, kompanitë nuk kanë nevojë të paguajnë për mbështetje ose të punësojnë administratori i sistemit, për aq sa kjo specie shërbimi është përfshirë tashmë në çmimin e licencës. Nëse lind ndonjë problem, përdoruesi mund të marrë shpejt një përgjigje nga specialistët, si dhe të shikojë forumin e mbështetjes teknike dhe të njihet me opsionet për zgjidhjen e problemit nga përdoruesit që e kanë hasur tashmë atë.
Së katërti, nuk ka nevojë të paguani shumë për periudhën e përdorimit të sistemit. Një politikë fleksibël licencimi do t'ju ndihmojë të zgjidhni llojin e pajtimit tuaj dhe të specifikoni numrin e kërkuar të përdoruesve. Në rast problemesh, menaxheri mund të pezullojë punën deri në gjashtë muaj, për t'u kthyer në të më vonë. Në këtë rast, të gjitha cilësimet dhe dokumentet për të do të ruhen.
Si joshin "retë" gjigantët
Ne kemi shqyrtuar përfitimet e përdorimit të EDMS të bazuar në cloud për menaxherët e kompanive të vogla, por ky funksionalitet mund të jetë me interes jo vetëm për ta.
Imagjinoni kreun e një prej departamenteve të një kompanie të madhe - departamenti i tij kishte nevojë për një sistem të lirë dhe të thjeshtë për koordinimin e brendshëm të dokumenteve, por EDMS i instaluar në organizatën e tij është shumë i mbingarkuar me funksionalitet ose nuk mund ta lejojë atë të ndahet nga struktura e përgjithshme. Në këtë rast, Docloud është i përshtatshëm për të, në të cilin ai mund të zbatojë detyrat e tij pa vendosur sisteme shtesë në zyrat e ndërmarrjes dhe pa shpenzuar shumë para për të nga buxheti i departamentit.
Ose imagjinoni një ekip projekti të përbërë nga punonjës të disa organizatave të ndryshme të cilët duhet të koordinojnë dokumentet mes tyre. Në një situatë të tillë, nuk është e mundur të vendosni një zgjidhje lokale dhe mund të përdorni sistemin Docloud. Ata nuk duhet të blejnë këtë vendim për një afat të gjatë - duke zgjedhur tarifën optimale për jetëgjatësinë e projektit, ata mund të ndalojnë përdorimin e sistemit menjëherë pas përfundimit të tij.
Ekspertët vërejnë se nëse flasim për "re" në lidhje me fushën e menaxhimit të dokumenteve, atëherë teknologjitë cloud nuk janë diçka krejtësisht e re. Sot, të gjithë i dinë parimet bazë mbi të cilat ndërtohet puna gjatë zbatimit të modelit "cloud", si dhe përfitimet për të cilat flasin ofruesit e shërbimeve cloud. Ndër këto avantazhe ata vënë re uljen e investimeve kapitale në infrastrukturë, koston e mirëmbajtjes së saj, specialistët etj.
“Tani në shumë vende, autoritetet po shqyrtojnë mundësinë e organizimit të menaxhimit të dokumenteve në strukturat qeveritare duke përdorur teknologjitë cloud. Në të njëjtën kohë, ato autoritete që janë përgjegjëse për të siguruar menaxhimin e dokumenteve në nivel shtetëror (kryesisht Arkivat Kombëtare) po zhvillojnë udhëzime dhe standarde për të punuar me dokumente në mjediset cloud. Sidoqoftë, në Rusi zhvillimi i standardeve të tilla nuk është duke u zhvilluar aktualisht. Prandaj, kur vendosni të kaloni në retë, duhet të kuptoni se ekzistojnë rreziqe të caktuara në mjediset e reve dhe këto rreziqe mund t'ju pengojnë të bëheni real përfitimet ekzistuese nga përdorimi i teknologjive cloud”, thotë Natalya Khramtsovskaya, një eksperte kryesore në menaxhimin e dokumenteve në EOS, anëtare e Guild of Document Managers dhe ARMA International.
Sipas znj. Khramtsovskaya, përfitimet e "reve" manifestohen plotësisht në renë publike. Por sot asnjë nga Arkivat Kombëtare të vendeve ku po zhvillohen standardet e “cloud” nuk rekomandon agjencive qeveritare përdorni retë publike. Rekomandime për agjencitë qeveritare - të krijojnë "re private" (re private) për të mbajtur dokumentet dhe "cloud" nën kontroll të plotë. Megjithatë, ky model ul ndjeshëm efikasitetin e përdorimit të "cloud" dhe nivelin e kursimit të kostos.
Është gjithashtu e rëndësishme të merret parasysh se në Rusi ka një zhvillim të pabarabartë të fushës së automatizimit të menaxhimit të dokumenteve. Ky komponent zhvillohet më mirë në strukturat e mëdha shtetërore në nivel federal sesa në nivel të autoriteteve vendore. Ekspertët vënë në dukje se strukturat qeveritare të dobëta për sa i përket informatizimit do të përfitojnë më së shumti nga futja e teknologjive “cloud” në automatizimin e zyrave. Për qeveritë federale, shumë prej të cilave kanë qendrat e tyre të të dhënave dhe zhvillimet unike të softuerit, përfitimet e zhvendosjes së infrastrukturës ekzistuese në "cloud" mund të jenë shumë më pak.
Çështjet e sigurisë së informacionit dhe menaxhimit të rrezikut janë një nga çështjet kryesore, që i nënshtrohen kalimit në "re". Kjo vlen njëlloj si për autoritetet publike ashtu edhe për strukturat tregtare, dhe ekspertët nga të gjitha vendet, përfshirë ato ruse, flasin njëzëri për këtë. Këtu janë disa nga këto rreziqe kryesore të "cloud": i pari është mundësia e rënies në varësi nga një ofrues i shërbimit cloud. Ekzistojnë gjithashtu rreziqe që lidhen me mundësinë e rrjedhjes së brendshme, pasi klienti nuk mund të kontrollojë se cilët specialistë punojnë me të dhënat e tij nga ana e operatorit. Rreziku i humbjes së informacionit dhe problemi i përmbushjes së kërkesave të ligjit në lidhje me menaxhimin e dokumenteve janë gjithashtu të rëndësishme.
Çështjet e ndarjes së besueshme të burimeve midis përdoruesve të ndryshëm të "cloud", mbrojtja e të dhënave personale dhe funksionimi korrekt i rrjetit të transmetimit të të dhënave janë gjithashtu ndër ato rreziqe të sigurisë së informacionit që duhet të merren parasysh.
Mund të duket se numri i rreziqeve është shumë i lartë dhe përdorimi i "reve" është i papërshtatshëm, por nuk është kështu. Së pari, le të rikujtojmë edhe një herë përfitimet e transferimit të infrastrukturës së menaxhimit të dokumenteve në "cloud": në modelin "cloud", konsumatori paguan vetëm për vëllimin e shërbimeve që ai konsumon, pa shpenzuar para për ndërtimin dhe mirëmbajtjen e infrastrukturës dhe pagat e personelit. Ulja e kostos është një çështje e rëndësishme për kompanitë tregtare që duan të jenë të suksesshme. Në rastin e agjencive qeveritare (veçanërisht për strukturat rajonale), shpesh thjesht nuk ka mundësi tjetër përveç përdorimit të "cloud", pasi nuk ka buxhet për organizimin e infrastrukturës dhe për të paguar një specialist IT me kohë të plotë.
Përveç kësaj, le të sqarojmë se rreziqet dhe ngjarjet e pashmangshme janë koncepte të ndryshme. Rreziqet mund dhe duhet të merren parasysh. Nëse i qaseni kësaj çështjeje në mënyrë të ekuilibruar, atëherë nuk do të ketë më probleme kur përdorni "retë", dhe ka shumë të ngjarë edhe më pak sesa kur punoni "mënyrën e modës së vjetër". Në fund, infrastruktura e tyre fizike gjithashtu dështon periodikisht dhe askush nuk është i sigurt nga kërcënimi i rrjedhjes së informacionit të brendshëm.
Para se të vendosni të transferoni menaxhimin elektronik të dokumenteve në "cloud", ekspertët këshillojnë të mendoni për mënyrat për të zgjidhur disa çështje themelore: "Gjëja e parë që duhet të përcaktoni vetë është se çfarë informacioni të korporatës ose informacion tjetër do të ruhet, përdoret dhe do të jetë i disponueshëm. përmes mjedisit "cloud". Është gjithashtu e nevojshme t'i përgjigjemi pyetjes se si do të kryhet paraprakisht procesi i sigurimit të regjimit të sigurisë për dokumentet që kanë kufizime aksesi (për shembull, dokumentet që përbëjnë sekret biznesi, të dhëna personale etj.). Çështja e dytë serioze është nevoja për të gjurmuar kushtet e ruajtjes dhe shkatërrimit të dokumenteve pas skadimit të periudhës së kufizimit, si dhe shkatërrimi i kopjeve të informacionit. Unë gjithashtu vërej: është e dëshirueshme që serverët ku informacioni ruhet në "cloud" të jenë brenda Federata Ruse. Nëse ato ndodhen jashtë vendit tonë, në rast konfliktesh ligjore, pronarët e qendrave të të dhënave do t'i nënshtrohen ligjeve të vendit ku ndodhen. Mendoj se pak njerëz duan që qasja në të dhënat e korporatave ose të dhënat e agjencive qeveritare ruse të merren nga një palë e tretë me vendim gjykate në një vend tjetër, sepse serverët me të dhëna "cloud" ndodhen në territorin e tij", thotë Natalya Khramtsovskaya.
Sa më sipër, duhet shtuar se konsumatori duhet t'i afrohet me kujdes zgjedhjes së operatorit të shërbimeve "cloud". Aspekti i parë këtu është se si është organizuar sistemi i sigurisë së informacionit tek ofruesi i shërbimeve "cloud". Duhet t'i kushtoni vëmendje mënyrës se si furnizuesi rekruton, të zbuloni nëse punonjësit e furnizuesit kalojnë kontrollet e sigurisë, të zbuloni se si kontrollohet qasja në informacion dhe çfarë sistemesh gjurmimi dhe kontrolli përdor furnizuesi.
Kur negocioni me një ofrues të shërbimeve "cloud", ekspertët këshillojnë t'i kushtoni vëmendje të drejtave dhe detyrimeve të palëve të përcaktuara sipas SLA. Për shembull, Natalya Khramtsovskaya flet për "grackat" e mëposhtme: "Gjëja e parë që duhet t'i kushtoni vëmendje është prania në kontratë e të ashtuquajturave pagesa të riblerjes, domethënë shuma e përcaktuar që ngarkohet nga konsumatori për tërheqja e informacionit përpara afatit të përcaktuar në kontratë. Nëse ekziston një pikë e tillë, atëherë organizata mund të ketë vështirësi nëse vendos të kalojë në shërbim me një ofrues tjetër shërbimi. Kontrata duhet të përcaktojë qartë shumat specifike të gjobave dhe sanksionet që do të vendosen ndaj ofruesit të shërbimeve "cloud" në rast të humbjes ose dëmtimit të informacionit të ruajtur prej tij. Gjithashtu, është e nevojshme të vlerësohen, të kufizohen dhe të fiksohen qartë në kontratë politikat e sigurisë së detyrueshme për lloje të ndryshme të dokumenteve elektronike të ruajtura, si dhe të përcaktohet dhe të përshkruhet masa e dëmtimit në rast të rrjedhjes së informacioneve konfidenciale ose të tjera. informacion i rendesishem. Gjithashtu është e nevojshme të përcaktohet paraprakisht në marrëveshje dëmi i mundshëm për shkak të mosshkatërrimit të dokumenteve nga ofruesi i shërbimit pas skadimit të periudhës së ruajtjes me rastin e lidhjes së SLA.
Ekspertët identifikojnë disa forca kryesore lëvizëse që do të kontribuojnë në një kalim aktiv në dokumentet elektronike dhe përdorimin e modeleve "cloud" në industri. E para është dëshira e shoqërisë, e përdoruesve. Natalya Khramtsovskaya thekson sa vijon: "Tashmë është e mundur të thuhet me besim të plotë se njerëzit e perceptojnë Teknologjia e informacionit jo si diçka e pazakontë, por si diçka që duhet të ekzistojë "si parazgjedhje". Në këtë drejtim, qëndrimi ndaj dokumenteve është tregues. Njerëzit nuk duan të dinë se në cilin arkiv duhet të shkojnë për t'u njohur me dokumente të caktuara. Sot ata duan të dinë se ku mund të gjendet dokumentacioni i duhur në internet. Për mendimin tim, këtë vit industria e menaxhimit të dokumenteve elektronike në vendin tonë do të vazhdojë zhvillimin e saj.”
Është gjithashtu e rëndësishme që zhvillimi i industrisë të kuptojë situatën dhe dëshirën përkatëse nga ana e udhëheqjes së vendit. Megjithatë, ka një sërë çështjesh që mbeten për t'u zgjidhur. Ndër to, zonja Khramtsovskaya vë në dukje para së gjithash ato organizative. Në Rusi sot ka dokumente elektronike, duke përfshirë edhe ato me afat të përhershëm ruajtjeje, por deri më tani nuk ka asnjë arkiv të vetëm elektronik shtetëror. Për më tepër, në Rusi nuk ka asnjë zyrtar dokument normativ, i cili do të rregullonte ruajtjen e dokumenteve elektronike.
18 qershor 2012 ora 18:40Në Docflow 2012, shumë vëmendje iu kushtua diskutimeve rreth "zgjidhjeve në re", siç doli - kjo është ndoshta tema më e popullarizuar në mesin e ekspertëve sot.
E pyeta njërin prej tyre se çfarë është "cloud", ata më shpjeguan se "zgjidhjet e cloud" janë, në fakt, aftësia për të punuar në distancë.
Imagjinata vizatoi menjëherë një pamje të "reve" në lidhje me menaxhimin e dokumenteve elektronike, ku një kompani e vogël vendosi të instalonte një EDMS. Dhe për të mos tërhequr staf shtesë IT, për të mos blerë pajisje shtesë ose për të përmirësuar atë aktual, ai merr me qira një server. Për shembull, një kompani që furnizon një sistem elektronik të menaxhimit të dokumenteve.
Sidoqoftë, pas leximit të një numri artikujsh mbi temën e teknologjive cloud, bëhet e qartë se në botën moderne koncepti i "cloud" interpretohet shumë më gjerë. Dhe ka shumë artikuj në rrjet për këtë temë dhe, siç tha me të drejtë autori i njërit prej tyre: - "... bollëku i materialeve të publikuara jo vetëm që nuk e sqaron çështjen në shqyrtim, por edhe e ndërlikon të kuptuarit e koncepteve të resë."
Pra, ku përfundon qasja në distancë dhe ku fillon kompjuteri në re?
Le të fillojmë me një përmbledhje të përkufizimeve të "cloud" dhe "teknologjive cloud", të cilat janë mjaft:
Retë, me pak fjalë, janë zbatimi i një infrastrukture dinamike të virtualizuar.
Reja nuk është gjë tjetër veçse një qendër e madhe të dhënash (ose një rrjet serverësh të ndërlidhur).
Teknologjitë e resë kompjuterike janë teknologji të përpunimit të të dhënave në të cilat burimet kompjuterike i ofrohen një përdoruesi të internetit si një shërbim online. Fjala "re" është e pranishme këtu si një metaforë, duke personifikuar një infrastrukturë komplekse që fsheh të gjitha detajet teknike pas saj ... Ky është një koncept i madh që përfshin shumë koncepte të ndryshme që ofrojnë shërbime. Për shembull, softueri, infrastruktura, platforma, të dhënat, vendin e punës etj.
Kohët e fundit, çështjet që lidhen me ndërtimin e sistemeve cloud kanë filluar të tërheqin jo vetëm kompani të mëdha, por edhe agjenci qeveritare në vende të ndryshme të botës. Së fundmi, një grup ekspertësh publikoi një dokument të destinuar për Komisionin Evropian, i cili u përpoq të sistemojë përvojën moderne në fushën e ndërtimit të sistemeve cloud dhe të zhvillojë rekomandime për zhvillimin e sistemeve të IT në Bashkimin Evropian.
Sipas këtij dokumenti, “reja është një zgjerim dinamik Sistemi i informacionit, i cili, nëse është e nevojshme, u ofron konsumatorëve shërbime IT me karakteristika të specifikuara dhe ju lejon të kontrolloni cilësinë e ofrimit të shërbimit në përputhje me matjet e përcaktuara.
Gjëja më e rëndësishme në këtë përkufizim është se sistemet cloud janë të orientuara drejt shërbimit: detyra e tyre kryesore është t'i ofrojnë konsumatorit një shërbim cilësor.
Prandaj, ekzistojnë disa modele për ofrimin e shërbimeve:
- infrastruktura si shërbim (IaaS)
Në mënyrë tipike, modeli IaaS përfshin ofrimin server virtual, ruajtja, infrastruktura e rrjetit;
- platforma si shërbim (PaaS)
- sigurimi i aksesit në platformë softuerike. Përdoruesit mund të krijojnë dhe presin aplikacionet e tyre bazuar në këtë platformë, ata kanë akses në menaxhimin e burimeve të nivelit më të ulët (sistemi operativ, dyqanet e të dhënave, etj.);
- Softueri si shërbim (SaaS)
— sigurimi i softuerit. Në këtë model, përdoruesit kanë akses vetëm në funksionalitetin e softuerit të kërkuar përmes rrjetit. *
Sipas konceptit SaaS, ju nuk paguani në një kohë kur blini një produkt, por sikur ta merrni me qira. Për më tepër, ju përdorni saktësisht funksionet që ju nevojiten (dhe, në përputhje me rrethanat, paguani për to).
Me përkufizimet dhe modelet e shërbimeve të renditura pak.
Tani le të përpiqemi të kuptojmë thelbin se si funksionon kompjuteri në cloud.
Për të marrë një shembull të thjeshtë të lojërave kompjuterike, « atëherë teknikisht duket kështu: vetë loja ndodhet në një server të largët dhe grafika përpunohet atje, e cila i dorëzohet kompjuterit të përdoruesit përfundimtar tashmë në një formë "të gatshme". E thënë thjesht, llogaritjet që kryejnë një kartë video dhe procesori gjatë një loje normale në një kompjuter janë kryer tashmë në server këtu dhe kompjuteri juaj përdoret vetëm si monitor. *
Me kë filluan shërbime të tilla përrallore?
Historia publike e vetë kompjuterit cloud në zbatimin modern fillon rreth vitit 2006. Pikërisht atëherë Amazon, e cila nuk ka nevojë për prezantim, prezantoi infrastrukturën e saj të Shërbimeve Ueb, e cila ofron jo vetëm hosting, por gjithashtu i siguron klientit fuqi llogaritëse në distancë. Pas Amazon, shërbime të ngjashme u prezantuan nga Google, Sun dhe IBM. Dhe në vitin 2008, Microsoft njoftoi planet e tij në këtë fushë. Për më tepër, Microsoft njoftoi jo vetëm një shërbim, por një sistem operativ të plotë cloud. Sistemi Windows Azure.
Tani le të kthehemi te zona e interesit që lidhet drejtpërdrejt me EDMS. Çfarë do të thotë për të "teknologjia cloud"?
Qasja në distancë në EDMS i siguron punonjësit informacione të përditësuara për vendimet e marra në kompani, bën të mundur pjesëmarrjen në diskutimet dhe miratimin e këtyre vendimeve, pavarësisht se ku ndodhet punonjësi. Sigurisht, para së gjithash, kjo është e rëndësishme për menaxherët, pasi asnjë vendim i vetëm i rëndësishëm nuk merret pa marrëveshje me ta. Megjithatë, menaxherët e mesëm mund të vlerësojnë gjithashtu mundësitë akses në distancë te SED. Për shembull, drejtuesit e departamenteve të prodhimit të kompanive të mëdha që janë vazhdimisht në vend, ose menaxherët e shitjeve që shpesh duhet të udhëtojnë në takime, falë kësaj mundësie, ata do të jenë në gjendje të shikojnë dhe bien dakord për dokumentet e përgatitura nga zyra e pasme për klientët në koha.
Si mund t'i ndihmojë bizneset cloud computing?
Së pari, përdoruesi nuk ka nevojë të shqetësohet për performancën e kompjuterit të tij, nuk ka nevojë të shqetësohet hapesire e lire në hapësirën e diskut.
Së dyti, përdoruesi paguan vetëm për shërbimin, veçoritë e ofruara dhe vetëm për veçori specifike.
Së treti, teknologjitë cloud ndihmojnë biznesin në një kuptim sezonal. Për shembull, nëse një kompani shet dhurata për Ditën Ndërkombëtare të Gruas, e cila, siç e dinë të gjithë, vetëm një herë në vit, pjesën tjetër të kohës (dimër, verë, vjeshtë) askush nuk do të ketë nevojë për shërbimet e saj. Dhe është në këtë kohë që kompania nuk do të përballojë koston e mbajtjes së atij funksionaliteti të madh që i nevojitet vetëm gjatë periudhës së pikut.
Pra, duke përdorur teknologjitë cloud, kompania shmang problemet që lidhen me blerjen e licencave shtesë, instalimin dhe konfigurimin e aplikacioneve në çdo kompjuter dhe gjetjen e një punonjësi të ri IT duke përdorur opsionin online. softuerin e nevojshëm, duke paguar vetëm për kohën që punonjësit kanë përdorur këtë softuer.
Duke folur globalisht, të gjitha opsionet për teknologjitë cloud nënkuptojnë një model pagese abonimi (për përdorimi aktual). Për më tepër, jo vetëm në lidhje me softuerin, por edhe në aspektin e burimeve harduerike. Dhe kjo quhet me kusht Paguani sa të shkoni. Epo, për ata që nuk kanë nevojë për burime harduerike, ata thjesht mund të marrin me qira aplikacionet e kërkuara (dhe këtu kthehemi te koncepti i Softuerit si Shërbim (SaaS).
Po ngarkohet...