Загальні відомості. Найважливіший і невід'ємний компонент Створення таблиць нової базиТаблиці є найважливішим і невід'ємним компонентом будь-якої бази даних. Для проходження цього курсу, у якому описується створення таблиць для нової бази даних у покроковому режимі, потрібно лише початковий рівень підготовки.
Цілі курсу 1. Створювати таблиці в режимі таблиці; 2. встановлювати типи даних для полів у таблиці; 3.создавать таблиці як конструктора, ставити для таблиці первинний ключ і типи данных; 4.створювати поля підстановки зі списком варіантів вибору; 5.змінювати значення існуючих полях підстановки як конструктора. Створення таблиць для нової бази даних
Створення таблиць Створення таблиць для нової бази даних Методи створення таблиць. У цьому курсі буде створено базу даних для відстеження активів, що дозволить відмовитись від громіздких електронних таблиць. У попередньому курсі розглядалося проектування таблиць для нової бази даних (поля, типи даних, первинні та зовнішні ключі). Тепер настав час приступити до створення таблиць.
Створення таблиць Створення таблиць для нової бази даних Методи створення таблиць. У реляційній базі даних усі відомості зберігаються виключно у таблицях, що робить їх ключовим компонентом бази даних. Відсутність таблиць означає відсутність бази даних. Цей курс присвячено основним інструментам для створення таблиць режимів таблиці та конструктора.
Створення таблиць Створення таблиць для нової бази даних Методи створення таблиць. Ось опис процесу: У режимі таблиці для створення таблиці необхідно натиснути заголовок порожнього поля, вибрати тип даних та ввести ім'я поля. Таким чином, достатньо лише клацати поля в таблиці і вводити текст, що буде продемонстровано далі. Для деяких таблиць можна заощадити час за допомогою полів з розділу «Короткий посібник», визначених наборів полів, що відповідають деяким основним бізнес-потребам, таким як зберігання адрес, початкових та кінцевих дат. Потрібно лише вибрати відповідний набір полів у меню.
Створення таблиць Створення таблиць для нової бази даних Методи створення таблиць. Ось опис процесу: На відміну від режиму таблиці, в режимі конструктора можна управляти всіма полями та властивостями таблиці. В рамках цього курсу в режимі конструктора буде створено таблицю та змінено значення в полі підстановки (поле, що містить перелік варіантів вибору). Слід пам'ятати, що у базі даних, призначеної для публікації серед SharePoint, створювати таблиці можна лише режимі таблиці.
Створення таблиці у режимі таблиці Створення таблиць для нової бази даних Процес у режимі таблиці. Режим таблиці є наочним інструментом для створення таблиць. Як при створенні нової порожньої бази даних, так і при додаванні таблиці до існуючої нової таблиці відкривається в режимі таблиці. Зверніть увагу: нова таблиця містить поле Код. Це первинний ключ, тому створювати його не потрібно.
Створення таблиці у режимі таблиці Створення таблиць для нової бази даних Процес у режимі таблиці. Режим таблиці є наочним інструментом для створення таблиць. Щоб додати поля, клацніть заголовок першого порожнього поля (натисніть для додавання). З'явиться меню типів даних, у якому ви можете вибрати тип даних для поля. Після цього також можна змінити заголовок поля.
Створення таблиці у режимі таблиці Створення таблиць для нової бази даних Процес у режимі таблиці. Режим таблиці є наочним інструментом для створення таблиць. Введіть ім'я поля та натисніть клавішу Enter. Фокус переміститься до наступного поля, для якого потрібно повторити ту саму процедуру. Пам'ятайте, що в іменах полів, що складаються з декількох слів, не слід використовувати пробіли між ними.
Створення таблиці у режимі таблиці Створення таблиць для нової бази даних Процес у режимі таблиці. Режим таблиці є наочним інструментом для створення таблиць. Завершивши створення полів, натисніть клавіші CTRL+S або кнопку Зберегти на панелі швидкого доступу. Відкриється діалогове вікно Збереження, в якому потрібно ввести ім'я таблиці та зберегти її.
Економія часу за допомогою полів з розділу «Короткий посібник» Створення таблиць для нової бази даних Додавання до таблиці полів з розділу «Короткий посібник». Поля розділу «Короткий посібник» дозволяють швидше створювати окремі сегменти таблиці. У цих полях зберігаються стандартні бізнес-дані, проте всі імена полів і типи даних вже задані.
Економія часу за допомогою полів з розділу «Короткий посібник» Створення таблиць для нової бази даних Додавання до таблиці полів з розділу «Короткий посібник». Відкрийте таблицю в режимі таблиці та на вкладці Поля у групі Додавання та видалення виберіть команду Інші поля. Відкриється список. Перейдіть до розділу Короткий посібник і виберіть поле потрібного типу (наприклад, Адреса або Ім'я). В результаті поля разом з іменами та типами даних будуть автоматично додані до таблиці програмою Access.
Економія часу за допомогою полів з розділу «Короткий посібник» Створення таблиць для нової бази даних Додавання до таблиці полів з розділу «Короткий посібник». Нові поля можна відразу використовувати, почавши вводити в них дані, або перейменувати або видалити. Може здатися, що в іменах полів є прогалини. Насправді це не імена, а підписи зрозумілий текст, пов'язаний з кожним ім'ям поля.
Створення таблиці як конструктора Створення таблиць для нової бази даних Використання режиму конструктора. У режимі конструктора можна створювати таблиці з нуля, а також встановлювати та змінювати будь-які властивості кожного з полів. Крім того, в режимі конструктора можна відкривати існуючі таблиці для додавання, видалення та редагування полів.
Створення таблиці як конструктора Створення таблиць для нової бази даних Використання режиму конструктора. На вкладці Створення групи Таблиці натисніть кнопку Конструктор таблиць. У стовпчику Ім'я поля конструктора введіть імена полів таблиці. Як правило, першим полем, що створюється, є поле первинного ключа. Пам'ятайте про те, що на даному етапіне потрібно додавати зовнішні ключі: це можна буде зробити під час створення зв'язків.
Створення таблиці як конструктора Створення таблиць для нової бази даних Використання режиму конструктора. У стовпці Тип даних у списку поруч із ім'ям поля виберіть тип даних. Як завжди, збережіть зміни і задайте для нової таблиці ім'я, яке описує дані, що зберігаються в ній. В області Властивості поля можна ставити властивості окремих полів.
Додавання та збереження даних Створення таблиць для нової бази даних Процес збереження даних. Завершивши створення таблиць, можна додати кілька записів. Так найпростіше протестувати таблиці і переконатися, що вони зберігаються потрібні дані. У цьому необхідно пам'ятати деякі правила.
Додавання та збереження даних Створення таблиць для нової бази даних Процес збереження даних. При введенні або зміні даних для розміщення їх у базі даних не потрібно натискати кнопку Зберегти. Достатньо перемістити фокус на інший запис. Для цього в таблиці або так званої формі для декількох елементів можна клацнути інший рядок. Крім того, можна перевести фокус на наступний запис за допомогою клавіші TAB або клавіш зі стрілками. Всі ці дії призводять до збереження нових даних.
Використання кнопок навігації із записами Створення таблиць для нової бази даних Кнопки навігації із записами в Access. Після створення таблиць необхідно навчитися використовувати кнопки навігації за записами. Вони розташовані в нижньому лівому куті таблиць, а також у результатах запитів і на більшості форм.
Використання кнопок навігації із записами Створення таблиць для нової бази даних Кнопки навігації із записами в Access. За допомогою цих клавіш можна перейти до потрібних даних. Кнопка Перший запис дозволяє перейти до першого запису таблиці або результатів запиту. Кнопка Попередній запис дозволяє перейти до попереднього запису. Поле Поточний запис містить записи у послідовному порядку, у ньому також відображається вибраний запис. Кнопка Наступний запис дозволяє перейти до наступного запису.
Використання кнопок навігації із записами Створення таблиць для нової бази даних Кнопки навігації із записами в Access. За допомогою цих клавіш можна перейти до потрібних даних. Кнопка Останній запис дозволяє перейти до останнього запису. Щоб додати дані, натисніть кнопку Новий (порожній) запис.
Додавання поля підстановки до таблиці Створення таблиць для нової бази даних Використання майстра підстановок. Замість таблиці можна також використовувати поле підстановки. Припустимо, що потрібно фіксувати інформацію про місця зберігання активів компанії. Якщо є велика кількість розташування, наприклад, кімнати на декількох поверхах, для цих даних можна створити таблицю, щоб спростити роботу з ними. Однак, якщо є всього кілька розташування, відомості про них доцільно зберігати в полі підстановки.
Додавання поля підстановки до таблиці Створення таблиць для нової бази даних Використання майстра підстановок. Список варіантів може зберігатися у полі підстановки чи завантажуватися з поля на інший таблиці. Нижче наведено інструкції щодо створення поля підстановки із внутрішнім списком варіантів вибору (у програмі Access це називається списком значень).
Додавання поля підстановки до таблиці Створення таблиць для нової бази даних Використання майстра підстановок. Відкрийте таблицю в режимі таблиці та на вкладці Поля у групі Додавання та видалення виберіть команду Інші поля. Виберіть пункт меню Підстановка та відношення. Буде запущено майстер підстановок. На першій сторінці майстра виберіть параметр Буде введено фіксований набір значень та натисніть кнопку Далі.
Додавання поля підстановки до таблиці Створення таблиць для нової бази даних Використання майстра підстановок. На наступній сторінці майстра введіть у полі Число стовпців значення 1, а потім введіть варіанти вибору в таблицю (по одному в рядку). На третій сторінці майстра введіть ім'я нового поля та натисніть Готово.
Пропозиції щодо вправ 1. Створіть таблицю «Постачальники» у режимі таблиці. 2. Створіть таблицю «Підтримка» як конструктора. 3. Створіть таблицю "Активи". 4. Створіть поля підстановки у режимі таблиці. 5. Створіть поля підстановки у режимі конструктора. Створення таблиць для нової бази даних Інтерактивні вправиІнтерактивні вправи (необхідний Access 2010)
1 питання тесту Створення таблиць для нової бази даних Правильно. Як первинний ключ у новій таблиці використовується поле «Код». Можна змінити його ім'я або замінити його на інший первинний ключ, однак нова таблиця завжди містить первинний ключ. Під час створення таблиці в режимі таблиці необхідно задати поле первинного ключа. Відповідь: 2. Невірно.
3-е питання тесту Створення таблиць для нової бази даних При необхідності типи даних можна змінити, проте вони вже встановлені. При створенні таблиці з використанням полів розділу «Короткий посібник» необхідно задати для них типи даних. Відповідь: 2. Невірно.
4-е питання тесту Виберіть синтаксично правильний варіант списку значень із запропонованих нижче. (Виберіть одну відповідь.) Створення таблиць для нової бази даних 1. "Варіант 1", "Варіант 2", "Варіант 3" 2. "Варіант 1"; "Варіант 2"; "Варіант 3" 3. "Варіант 1" :"Варіант 2":"Варіант 3"
4-е питання тесту Створення таблиць для нової бази даних Варіанти вибору полягають у подвійні лапки та поділяються крапкою з комою. Виберіть синтаксично правильний варіант списку значень із наведених нижче. Відповідь: 2. "Варіант 1"; "Варіант 2"; "Варіант 3"
Інтерфейс MS Office Access
Microsoft Office Access 2010
База даних Access - це безліч всіх таблиць, запитів, форм, звітів, макросів і модулів, що становлять закінчену систему.
Об'єкти БД – таблиці, запити, форми, звіти, макроси та модулі. Крім того, Access містить деякі інші об'єкти, в.т.ч зв'язку, властивості БД та специфікації імпорту та експорту.
Можна використовувати Access, щоб керувати всіма даними в одному файлі. У файлі бази даних Access можна використовувати такі елементи:
таблиці для збереження даних;
запити для пошуку та вилучення тільки необхідних даних;
форми для перегляду, додавання та зміни даних у таблицях;
звіти для аналізу та друку даних у певному форматі.
Файли баз даних Microsoft Access
Звіт Форма
Файли баз даних Microsoft Access
1. Дані зберігаються один раз в одній таблиці, але переглядаються з різних положень. При зміні даних вони автоматично оновлюються скрізь, де з'являються.
4. Відображення та друк даних здійснюється за допомогою звіту.
Таблиці та зв'язки
Таблиця - сховище даних; це відправна точка під час створення програми. Незалежно від того, зберігаються дані в БД Access або додаток посилається на них шляхом зв'язування зовнішніх таблиць, всі інші об'єкти Access прямо або опосередковано посилаються на таблиці.
Запити
Запит допомагає знаходити та вилучати дані, що задовольняють заданим умовам, включаючи дані з кількох таблиць. Запит можна також використовувати для оновлення або видалення декількох записів одночасно і для виконання розрахунків на основі даних або даних.
Основи даних: поняття, основні елементи. База даних – це інформаційна модель, що дозволяє впорядковано зберігати дані. Програмне забезпечення, призначене до роботи з базами даних, називається система управління базами даних (СУБД). В ієрархічній базі даних записи впорядковуються в певну послідовність, як сходи, і пошук даних може здійснюватися послідовним «спуском» з ступеня на ступінь Реляційна база даних, являє собою двовимірну таблицю. Елементи реляційної БД: Стовпці таблиці називаються полями: кожне поле характеризується своїм ім'ям та типом даних (текст, число, дата, логічне, лічильник). Рядки таблиці є записами про об'єкт. Запис БД – це рядок таблиці, що містить набір значення певної властивості, Класифікація баз даних: За характером інформації, що зберігається: - Фактографічні (картотеки), - Документальні (архіви) За способом зберігання даних: - Централізовані (зберігаються на одному комп'ютері), - Розподілені ( використовуються в локальних та глобальних комп'ютерних мережах). За структурою організації даних: - табличні (реляційні), - ієрархічні,
- Визначення програми;
- Призначення та функції;
- Об'єкти;
- Типи даних;
- Меню програми;
- способи створення об'єктів;
- приклади об'єктів.
На сучасних персональних комп'ютерах найбільшого поширення набули реляційні СУБД ACCESS.
додаток Microsoft Access– це настільна система управління реляційними базами даних ( СУБД), призначена для роботи на автономному персональному комп'ютері(ПК) або локальної обчислювальної мережіпід керуванням сімейства операційних систем Microsoft Windows).
СУБД Microsoft Accessмає потужними, зручними та гнучкими засобами візуального проектування об'єктів за допомогою Майстерів, що дозволяє користувачеві за мінімальної попередньої підготовкидосить швидко створити повноцінну інформаційну системуна рівні таблиць, запитів, форм та звітів.
Бази даних мають розширення .mdb.
ОСНОВНІ ОБ'ЄКТИ БД
Таблиця – об'єкт, призначений зберігання даних як записів і полів.
Форма – об'єкт, призначений полегшення введення даних.
Запит – об'єкт дозволяє отримати потрібні дані з однієї чи кількох таблиць.
Звіт – об'єкт, призначений для друку даних.
БУДЬ-ЯКА ТАБЛИЦЯ МОЖЕ БУТИ ПРЕДСТАВЛЕНА У ДВОХ РЕЖИМАХ:
В режимі таблиці, призначеному для введення даних, їх перегляду та редагування.
В режимі конструктора , призначений для створення структури таблиці, зміни типу даних, зміни структури таблиці (додавання та видалення полів).
ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ З ТАБЛИЦЯМИ
Таблиця- Основний (базовий) об'єкт бази даних. Усі інші об'єкти створюються з урахуванням існуючих таблиць.
- В таблицяхзберігаються всі дані, що є у базі даних; А також таблиці
- В таблицяхзберігаються всі дані, що є у базі даних;
- А також таблицізберігають структуру бази даних (поля, їх типи та властивості)
Існують такі режими створення запиту:
- У режимі майстра.
- У режимі архітектора.
В режимі конструктора.На екрані з'являється новий запит, в якому перераховані всі способи у створенні запиту. Це:
- Конструктор.
- Простий запит.
- Перехресний запит.
- Повторювані записи.
- Записи без підлеглих.
ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ ІЗ ПИТАННЯМИ
Запит– це об'єкт бази даних, який дозволяє проводити основні операції з обробки даних:
- сортування,
- фільтрацію,
- об'єднання даних із різних джерел,
- перетворення даних
- зберігати результати з деяким ім'ям, щоб надалі використовувати їх за необхідності.
- Формає найбільш зручним засобом перегляду та введення даних.
- Формастворюється на основі вже розроблених таблиць і може включати не тільки одну, але і кілька пов'язаних таблиць.
- Найбільш швидкий спосібстворення форми- За допомогою майстра.
- Формаможе мати табличний вигляд, але найчастіше використовують стрічковий – кожен об'єкт має окрему картку.
- Звіт- Можливість створення різних форм подання вихідної інформації.
- Зручність комп'ютерних звітівполягає в тому, що вони дозволяють згрупувати інформацію за заданими ознаками, ввести підсумкові поля підрахунку записів груп по всій базі.
- Звітє зручною формою представлення інформації для введення друку.
ЗАХИСТ БАЗИ ДАНИХ
Access має кращу системою захисту серед усіх настільних СУБД. Вбудований майстер дозволяє створювати групи, користувачів, надавати права доступу до всіх об'єктів, у тому числі і модулів. Для кожного користувача можна надати індивідуальний пароль.
Система захисту є доступною як за допомогою візуальних засобів, так і програмним шляхом.
Microsoft Access- це найпопулярніша сьогодні настільна система управління базами даних. Її успіх багато в чому пов'язаний із включенням її до сімейства Microsoft Office. Цей програмний продуктрозрахований як на початківця, так і на кваліфікованого користувача
Опис презентації з окремих слайдів:
1 слайд
Опис слайду:
Система управління базами даних Microsoft ACCESS Виконала: Павлова О.О. Гр. 331-ЛД Перевірила: Тунакова Г.А. Презентація
2 слайд
Опис слайду:
Об'єкти СУБД Access Таблиці– це основні об'єкти будь-якої бази даних. У таблицях зберігаються: всі дані, що є в основі, структура бази (поля, їх типи та характеристики). Об'єкт (закладка) таблиці Способи створення
3 слайд
Опис слайду:
Об'єкти СУБД Access Запити - ці об'єкти, що служать для отримання даних з таблиць та надання їх користувачеві в зручному вигляді. За допомогою запитів виконують такі операції, як відбір даних за заданим критерієм, їх сортування та фільтрування. За допомогою запитів можна виконувати перетворення даних за заданим алгоритмом, створювати нові таблиці, виконувати автоматичне наповнення таблиць даними, імпортованими з інших джерел, виконувати найпростіші обчислення в таблицях та багато іншого. Об'єкт (закладка) запити
4 слайд
Опис слайду:
Об'єкти СУБД Access Форми - це засоби для введення або перегляду даних. Надають користувачеві кошти для заповнення лише тих полів, які заповнювати йому належить. Одночасно з цим у формі можна розмістити спеціальні елементи управління (лічильники, списки, перемикачі, прапорці та інші), що розкриваються, для автоматизації введення. Закладка «Форми»
5 слайд
Опис слайду:
Об'єкти СУБД Access Звіти призначені для виведення даних на принтер (наприклад, принтер). У них вжито спеціальних заходів для групування виведених даних та для виведення спеціальних елементів оформлення, характерних для друкованих документів (верхній та нижній колонтитули, номери сторінок, службова інформація про час створення звіту тощо). Макроси автоматизують виконання конкретної операції БД без програмування. Модулі містять програми на мові Visual Basic, що застосовуються для налаштування, оформлення та розширення БД. Сторінки доступу призначені для перегляду та роботи через Інтернет із даними, що зберігаються у базах даних MS Access або MS SQL Server.
6 слайд
Опис слайду:
Типи даних Microsoft Access Текстовий тип даних, який використовується для зберігання звичайного неформатованого тексту обмеженого розміру (до 255 символів). Поле Мемо - спеціальний типданих для зберігання великих обсягів тексту (до 65535 символів). Фізично текст не зберігається у полі. Він зберігається в іншому місці бази даних, а в полі зберігається покажчик на нього, але для користувача такий поділ не завжди помітний. Числовий – тип даних для зберігання дійсних чисел. Дата/час - тип даних для зберігання календарних дат та поточного часу.
7 слайд
Опис слайду:
Типи даних Microsoft Access Грошовий - тип даних зберігання грошових сум. Теоретично, для їх запису можна було б користуватися і полями числового типу, але для грошових сум є деякі особливості (наприклад, пов'язані з правилами округлення), які роблять більш зручним використання спеціального типу даних, а не налаштування числового типу. Лічильник – спеціальний тип даних для унікальних (не повторюваних у полі) натуральних чисел з автоматичним нарощуванням. Природне використання – для порядкової нумерації записів. Логічний - тип зберігання логічних даних (можуть приймати лише два значення, наприклад Так чи Ні).
8 слайд
Опис слайду:
Типи даних Microsoft Access Поле об'єкту OLE- спеціальний тип даних, призначений для зберігання об'єктів, наприклад, мультимедійних, що вставляються впровадженням або зв'язуванням (OLE). Реально, звичайно, такі об'єкти у таблиці не зберігаються. Як і у разі полів MEMO, вони зберігаються в іншому місці внутрішньої структури файлу бази даних, а в таблиці зберігаються лише покажчики на них (інакше робота з таблицями була б надзвичайно повільною). Гіперпосилання – спеціальне поле для зберігання адрес URL Web-об'єктів Інтернету. При натисканні на посилання автоматично відбувається запуск броузера та відтворення об'єкта у його вікні. Майстер підстановок - це спеціальний тип даних. Це об'єкт, налаштуванням якого можна автоматизувати введення в даних поле так, щоб не вводити їх вручну, а вибирати зі списку, що розкривається.
9 слайд
Опис слайду:
Засоби створення об'єктів бази даних СУБД Microsoft Access СУБД Microsoft Access надає кілька засобів створення основних об'єктів: ручні – розробка об'єктів у режимі Конструктора; автоматизовані – розробка за допомогою програм-майстрів; автоматичні – засоби прискореної розробки найпростіших об'єктів.
10 слайд
Опис слайду:
Засоби створення об'єктів бази даних СУБД Microsoft Access Рекомендації щодо застосування засобів створення об'єктів: При розробці навчальних таблиць та запитів рекомендується використовувати ручні засоби – працювати у режимі Конструктора. Використання майстрів прискорює роботу, але не сприяє освоєнню понять та методів. При розробці навчальних форм, звітів та сторінок доступу краще користуватися автоматизованими засобами, що надаються майстрами. Дизайн цих об'єктів трудомісткий, тому його краще доручити програмі, а учню зосередитись на змістовній частині роботи.
11 слайд
Опис слайду:
12 слайд
Опис слайду:
Створення структури таблиць БД У вікні бази даних вибрати об'єкт Таблиці Вибрати пункт Створення таблиці в режимі конструктора У вікні конструктора вказати ім'я поля та тип даних Визначити первинний ключ таблиці
13 слайд
Опис слайду:
14 слайд
Опис слайду:
Встановлення зв'язків між таблицями Меню Сервіс – Схема даних Додати таблиці, що беруть участь у зв'язках, та закрити вікно Додати Відбуксирувати поле таблиці Студент на відповідне поле таблиці Книги.
15 слайд
Завантаження...