Діловодство та документообіг - важливі допоміжні процедури системи управління компанією, що фактично формують структуру її управлінських процесів, що безпосередньо впливають на роботу організації в цілому. Водночас для розгортання повноцінної системи управління електронним документообігом необхідні виділені сервери, відповідна інфраструктура та кадри, що може виявитися дорогим для компаній. Сервісна модель та хмари дозволяють значно розширити цільову аудиторіюсистем керування електронним документообігом. Більшість виробників систем електронного документообігу (СЕД) орієнтуються на підприємства та організацій з вираженою територіальною розподіленістю та досить великою кількістю робочих місць. Саме такі компанії гостро потребують оптимізації документообігу та організації електронної взаємодії. Однак далеко не кожна компанія має достатньо ресурсів для оплати вхідного квитка в процес впровадження СЕД. Надання послуг документообігу за моделлю SaaS (Software as a Servise) виявляється цілком прийнятним для організацій будь-якого розміру та профілю, що висувають різні вимоги до захисту інформації.
Функціональність СЕД
За функціональністю СЕД можна поділити на (рис. 1): класичні рішення автоматизації документообігу, затребувані переважно державними замовниками – функціональність та інтерфейси тут давно визначені; системи управління документацією (галузевою, нормативною, розпорядчою); інструменти групової роботи з документами; системи керування типовими процесами (автоматизація потоків робіт); системи управління довільними процесами
Архітектура хмарних СЕД
Будь-яка сучасна СЕД незалежно від того, на якій концепції базується методика її продажу та які процеси вона автоматизує (діловиробництво, документообіг, інформаційну підтримку моделей управління), побудована на основі триланкової архітектури (рис. 2). На підставі знаходиться СУБД і за необхідності система криптографічного захисту. Другий та третій рівні зайняті системними та прикладними сервісами, а також сервером додатків. Є ще четвертий рівень, що включає інтерфейсні рішення, що дозволяють створити максимально функціональний інтерфейс конкретного пристрою(Настільного ПК, планшетного комп'ютера, мобільного телефонута ін).
В основі лежить промислова СУБД від Microsoft, IBM або Oracle. До її завдань входить безпечне зберігання електронної документації, організація доступу до неї, у тому числі ієрархічного (IBM) Lotus Domino/Notes). Крім СУБД до нижнього рівня класичної триланкової архітектури СЕД можуть входити інформаційна та транспортна інфраструктура, а також система забезпечення інформаційної безпекиз підтримкою крипографічних процедур, електронного підпису.
У хмарній системі зберігання даних може здійснюватися як в єдиному, виділеному сховищі, так і розподілено, наприклад, за місцем введення документів у систему, що може бути особливо актуальним при хмарній автоматизації документообігу організації з великою кількістю офісів, що знаходяться у різних регіонах.
Як основу сучасної СЕД можуть бути використані специфічні документоорієнтовані рішення з управління корпоративним контентом. Помітну частку цієї частини ринку становить платформа Lotus. Якщо розглянуті раніше СУБД представляють реляційний підхід до управління базами даних, а самі відомості в них представлені у вигляді прямокутних таблиць, то дані в Lotus Domino зберігаються ієрархічно, тобто в структурі, подібною до звичайного зберігання документів в організації. Цей підхід помітно вдосконалює процедури управління документацією, що дозволило цій технології зайняти помітне місце у сучасному ринку СЕД-решений.
Трохи особняком у цій групі стоїть рішення Microsoft, призначене скоріше управління корпоративним контентом, - SharePoint. Будучи ECM-платформою, SharePoint знаходить безліч шанувальників, особливо в середньому бізнесі, оскільки системи, побудовані на її основі, можуть легко масштабуватися і за обсягом, і функціонально залежно від поточних потреб бізнесу, проте підходи на основі SharePoint поки що практично не реалізовані як хмарних СЕД.
У багатьох вітчизняних розробників СЕД, особливо тісно взаємодіючих з вендорами, існує одночасно кілька промислових рішень, створених як у рамках загальної триланкової архітектури, так і як надбудова над документоорієнтованим середовищем, що дозволяє ефективно управляти документними даними самостійно.
Другий та третій рівні триланкової архітектури реалізує сервер додатків та різноманітні системні сервіси, ресурси яких використовуються прикладними модулями СЕД – програмний комплекс, що забезпечує базовий функціонал СЕД. Наприклад, у процедурі обробки вхідної кореспонденції такий універсальний комплекс забезпечує систему такою функціональністю: нумерація документів; зберігання контенту документів (образ, текст); автоматизація стандартних процедур (узгодження, затвердження чи підписання).
Безумовно, завдань, які вирішуються сервером додатків, значно більше, проте розглядати їх слід виключно в контексті функціоналу, що вони забезпечують.
СЕД у «хмарній» версії принципово не відрізняється. Таким чином, для цієї категорії споживачів архітектурні аспекти рішення, як і аспекти управління ліцензіями, не є важливими.
Особняком у розглянутій нами архітектурі є четвертий рівень, що є рівень інтерфейсів користувача (UI), призначених для організації зручної та повноцінної взаємодії кінцевого користувача з СЕД як такої, а також периферійного обладнання, що входить крім СЕД в комплекс робочого місця користувача (сканер, принтер, сканер штрих-коду тощо).
Рівень інтерфейсів користувачаможе бути розділений на категорії за типами використовуваних інтерфейсів:
. "Товстий" клієнт. Найбільш стара СЕД, що забезпечує однак повнофункціональну взаємодію користувача з СЕД. Представлена зазвичай у вигляді програмного модуля, що інсталюється безпосередньо на користувальницьку станцію, що вказує на його основні недоліки: витратність у розгортанні та подальшій експлуатації. «Товсті» клієнти залежать від типу операційної системи програми. Такий підхід вважається застарілим, і рішення на його основі для хмарних СЕД не використовуються.
. "Тонкий клієнт. Сучасна СЕД, що взаємодіє із користувачем через web-інтерфейс за допомогою інтернет-браузера. Причому ця взаємодія може бути організована як усередині локальної мережіорганізації, так і через vpn та мережу Інтернет. Звідси очевидні легкість у розгортанні та обслуговуванні. Функціонал такої системи можна оновлювати без масової перестановки клієнтських програм, що також помітно скорочує витрати. У сучасних «хмарних» СЕД такий вид інтерфейсу, що не залежить від платформи робочого місця, є основним.
. Мобільний клієнт, призначений для експлуатації на сучасних мобільних бізнес-орієнтованих платформах: Apple iOS, RiM BlackBerry, Google Androidта MS Windows Phone. Тільки рішення на основі iOS та BlackBerry OS забезпечують належний рівень безпеки під час передачі даних на телефон і назад.
Сучасні системи електронного документообігу продовжують розвиватися, захоплюючи нові сектори ринку та надаючи послуги в рамках нових бізнес-моделей, основною з яких є SaaS.
Велика кількість саме архітектурних аспектів співпадає як для класичних СЕД, так і для хмарних. Тим не менш, хмарні рішення в галузі документообігу мають і багато відмінностей від звичайних корпоративних інформаційних систем, які практично виключають можливості редизайну класичного СЕД-рішення в хмарне, ніж зараз і пояснюється виражена слабка представленість хмарних рішень у секторі систем електронного документообігу на вітчизняному ринку . Минулого року таких систем офіційно було введено у промислову експлуатацію не менше трьох, то 2012-го розробники обіцяють не менше п'яти хмарних документоорієнтованих рішень. Нові рішення мають привнести як технічні, так і юридичні нові підходи до можливостей ліцензування та білінгу, а також забезпечення взаємозв'язку з державними портальними рішеннями, системами міжвідомчої електронної взаємодії (СМЕВ) та міжвідомчого електронного документообігу (МЕДО).
Проблеми вибору
Якщо для компанії завдання вибору хмарним документообігом збігається з першою автоматизацією документообігу взагалі, тобто компанія стає перед вибором «чи впроваджувати класичну СЕД, чи просто підключитися до наявного хмарного рішення», фінансовий зиск «хмарного варіанта» явно помітний. Але питання довіри до провайдера хмарного рішення може стояти досить гостро. І тут треба відповісти на низку запитань: чи забезпечить провайдер реальну, а не декларовану конфіденційність документів, що зберігаються в системі, чи буде своєчасно робити резервне копіюванняданих та ін.
Одним із ключових документів, що визначають правовідносини між провайдером та клієнтом є SLA (Service Level Agreement). Договір SLA на відміну від звичайного договору надання послуг передбачає не тільки і не стільки перелік робіт, що виконуються провайдером, а визначає всі послуги хмарної СЕД, які будуть надаватися клієнту протягом дії договору, а також тимчасові кордони, в яких ці послуги будуть надаватися в належному обсязі. та якості. У договорі чітко визначаються всі тимчасові межі вирішення виникаючих інцидентів і проблем, визначаються заходи дисциплінарного на провайдера при невиконанні чи неналежному виконанні зобов'язань.
Хмарна СЕД чи ні?
Незважаючи на те, що SaaS-підхід відмінно функціонує в багатьох ситуаціях, і існує велика кількість аргументів «за», використання в компанії саме «хмарної» СЕД поки що зустрічає опір. Які критерії можуть підказати, як проводити автоматизацію документообігу?
Критерій 1. Швидке збільшення обсягів документообігу.
Для невеликої або середньої компанії така ознака є першим сигналом до того, що настав час замислюватися про автоматизацію цієї групи процесів. Стрімке збільшення обсягів контенту як усередині підприємства, і між компаніями зумовило необхідність запровадження ефективних систем та технологій управління документообігом. Web-сервіси дають можливість багатьом компаніям швидко автоматизувати управління контентом з такими перевагами, як значно нижча ціна придбання та просте адміністрування ІТ-системи. Постачальник відповідає за управління інфраструктурою та підтримку сервісу, користувачеві не доводиться щось купувати, підтримувати чи чимось управляти.
Вважається, що у більшості випадків великі підприємства можуть потенційно заощадити понад 50% витрат на інфраструктуру та управління порівняно з традиційним впровадженням програмного продукту, вибравши для керування документами модель SaaS Для невеликих компаній автоматизація документообігу у вигляді «хмарної» СЕД вийде ще менш витратною, т.к. відносна вартість інфраструктури, а також вартість адміністрування при цьому помітно знижуються.
Критерій 2. Чи потрібен компанії одиничний додаток або система з кількох взаємопов'язаних модулів?
Деяким компаніям необхідні численні функції, такі як можливість отримувати та надсилати пошту з програми; розпізнавання тексту для перетворення факсів та відсканованих документів на текстові документиінші функції для кращої організації контенту. Такі важливі дрібниці набагато дешевше та якісніше може реалізувати лише провайдер.
Критерій 3. Яка необхідна швидкість застосування?
Традиційно етап закупівлі типового програмного забезпечення, Що включає проведення тендера, розробку технічного завдання, тестування і переговори, може зайняти місяць, після цього настає термін виконання робіт, що в умовах середньої організації з 50-100 робочими місцями в СЕД становить ще пару місяців. При виборі хмарної СЕД замовник побачить програму в роботі вже в період тестової експлуатації, а окупність інвестицій настане набагато раніше.
Критерій 4. Чи існують зручні інструменти міграції даних у хмарну систему із СЕД, що вже експлуатується на підприємстві. Якою є ймовірність того, що дані частково або повністю можуть бути пошкоджені або втрачені? У свою чергу, вже вам необхідно оцінити ризики, що виникають і під час міграції, і під час експлуатації системи документообігу на хмарній платформі.
Критерій 5. Чи маєте ви обмежений бюджет проекту? При впровадженні «хмарної» СЕД стартові витрати значно знижено і можна порівняти з вартістю експлуатації. Чи хочете ви скоротити ваші стартові витрати?
Придбання типового програмного забезпечення часто спричиняє великі витрати на ліцензії. Експертна оцінка вартості типового пакета програм становить приблизно 15% від вартості володіння та експлуатації цієї програми протягом 5 років. З використанням хмарного рішення вартість права власності можна як невеликий щомісячний внесок, а чи не величезні капіталовкладення.
Критерій 6. Чи потрібна вам система ECM, що постійно вдосконалюється?
Якщо основний напрямок бізнесу компанії, що швидко розвивається, то використання модифікованої «хмарної» СЕД може значно зменшити витрати компанії на управління програмним забезпеченням: зміни в такій системі відбуваються одномоментно для всіх, при цьому установка додаткового ПЗ виключена. Як наслідок, постачальник рішення здійснює оновлення на сервері, які миттєво стають доступними через Web-доступ, тому оновлення версій проходить непомітно для експлуатанта і додатково не оплачується.
Критерій 7. Чи можете ви оцінити ризики, що виникнуть під час відходу провайдера інформаційної системи з ринку? Багато в чому відповіддю на це питання є технічне рішення, що дозволяють здійснити міграцію даних як із самої хмари, так і з резервних копій. З іншого боку, ймовірність дискредитації документів, що виникає при зміні провайдера системи насамперед політичного мотивування подібних дій, може бути мінімізована за рахунок застосування криптографічних засобівзахисту інформації належної стійкості.
Критерій 8. Чи можете ви керувати вашим бізнесом за принципом Парето, коли основні можливості продукту можуть вирішити максимум завдань, що покладаються на нього? Якщо так, то впровадження на основі «хмарної» СЕД підходить для організації, що розглядається, якщо ж функціональність більш роздроблена, а також існують завдання, які з її допомогою зовсім не вирішуються, значить реалізація цілей на основі обраної «хмарної» СЕД, швидше за все, сумнівна та потрібен додатковий аналіз для прийняття управлінського рішенняпро автоматизацію документообігу саме в такий спосіб. Це відбувається тому, що більшість добре спроектованих «хмарних» систем пропонує великі функціональні можливості. Однак деякі спеціалізовані функціональні можливості не можуть надати. Тому багато компаній бояться, що втратить гнучкість. Але за більш ефективному використанні допускається рішення, у якому СЕД забезпечуватиме лише стандартну функціональність. Інші функціональні можливості, що потрібні компанії, можуть бути реалізовані додатково.
У Росії її останнім часом відбуваються значні зміни у сфері автоматизації документообігу і діловодства. Експерти відзначають активну зацікавленість державних органів у використанні переваг, що дає електронний документообіг. Також помітне і зростання популярності мобільних рішеньдля організації СЕД. Проте не менш значущим трендом, який зараз спостерігають усі експерти і який значно впливає на вітчизняну галузь автоматизації документообігу, є СЕД у форматі SaaS.
Донедавна в нашій країні, на думку експертів, зростання проникнення «хмарних» сервісів багато в чому перешкоджало те, що рівень розвитку інфраструктури та пропускна спроможність каналів зв'язку не дозволяли надавати «хмарні» послуги на належному рівні. Але все змінюється стрімко: швидке поліпшення охоплення та технічних характеристикінфраструктури, необхідної для організації доступу до мережі, призводить до того, що все більший інтерес і все більшого поширення набувають рішення, засновані на «хмарних» технологіях.
Серед них - можливість реалізації сервісів з організації СЕД, заснованих на принципі SaaS, при якому користувач отримує доступ до продуктів за принципом підписки і платить не за придбання ліцензії на ПЗ, а за використання продукту в тому обсязі, який йому необхідний.
Тренд «догляду» в «хмари» сервісів з організації електронного документообігу і, зокрема, надання рішень за моделлю SaaS став одним з основних у галузі, що розглядається. Цей напрямок, звичайно, має свої безумовні плюси як для тих, хто надає ці послуги, так і для користувачів сервісів, організованих за вказаною моделлю. Разом з тим, експерти говорять про те, що залишилося ще багато питань щодо того, як організовувати схему продажу послуг за моделлю SaaS, як формувати ціну за такої моделі роботи і так далі.
Зазначаючи існуючі аспекти, які необхідно подолати для успішного розвитку такої моделі споживання послуг, як SaaS, безпосередньо до СЕД, учасники ринку вказують наступне: «Перед нами як перед виробником і постачальником рішення стоїть важливе питання, як при наданні послуги за цією моделлю організувати оптимальний рівень технічної підтримкищоб користувачі могли продуктивно користуватися нашими рішеннями. Ми прагнемо спростити роботу з продуктами як за рахунок типових налаштуваньрішення та дружнього інтерфейсу, так і шляхом формування методичних рекомендацій та матеріалів, що дають можливість користувачеві самостійно вирішувати питання, що виникають при організації документообігу в електронному вигляді», - розповідає генеральний директоркомпанії ЕОС ПВ Яковенко Віталій.
Експерти також кажуть, що при роботі з програмними продуктами за моделлю SaaS існує складність, пов'язана з необхідністю забезпечення відмовостійкості системи на рівні інфраструктури для того, щоб забезпечити коректну роботу з продуктом у «хмарному» середовищі. Існує також певні бар'єри з боку самих користувачів, хоча багато в чому ці бар'єри носять психологічний характер. Споживачам часто складно прийняти те, що внутрішня інформація у межах електронного діловодства зберігається «десь там, на невідомих серверах». Питання безпеки інформації та її недоступності для сторонніх осіб за умови роботи в «хмарах» на сьогоднішній день є чи не основним, що хвилює потенційних споживачів «хмарних» сервісів. Експерти при цьому кажуть, що забезпечення достатнього рівня безпеки в «хмарному» середовищі цілком можливе (наприклад, за рахунок організації VPN на рівні каналів зв'язку та укладання SLA з оператором для того, щоб мінімізувати ризики витоку або втрати інформації).
Веб-сервіси, що активно поширюються в корпоративному секторі, починають впливати і на розвиток сфери електронного документообігу. Незважаючи на те, що поки невеликий відсоток суб'єктів бізнесу використовує Системи електронного документообігу, побудовані за моделлю SaaS, для деяких організацій «хмарні» СЕД стають єдиною можливістю розумного управління ресурсами та витратами.
На думку фахівців, тенденція розміщення СЕД в «хмарах» найближчим часом посилюватиметься, особливо серед суб'єктів середнього та малого бізнесу. Таким організаціям не потрібно організовувати власні сервери, ЦОДи, навчати користувачів і навіть не потрібно нічого впроваджувати. Витрати у разі пропорційні використанню. Можна в будь-який момент змінювати кількість користувачів та інші параметри рішень. СЕД із «хмари» у цих випадках може стати ідеальним варіантом.
Щодо великих компаній, фахівці впевнені, що їх СЕД розвиватимуться в так званих «приватних» хмарах, що дозволяють централізувати кошти документообігу територіально розподілених компаній у єдиному дата-центрі.
Законодавча діяльність у галузі електронного документообігу та інтерес до цієї теми з боку керівництва країни також позитивно впливають на розвиток технологій захищеного обміну документами, в тому числі, заснованого на «хмарних технологіях». Той факт, у країні законодавчо затверджено можливість виставлення та отримання електронних рахунків-фактур призведе до появи нового «хмарного» сервісу в особі операторів СЕД, які контролюватимуть процес руху документів та мають повноваження засвідчувати рахунки-фактури.
Однак поки що процес освоєння «хмарних сервісів», у тому числі й у галузі документообігу, уповільнюється тим, що у користувачів досі виникають страхи та сумніви щодо їхньої безпеки.
Насправді більшість причин, якими компанії відгороджують себе від використання web-сервісів, не мають під собою логічного обґрунтування.
Так, наприклад, багато хто вважає, що « хмарні обчислення» - явище нове, тому маловивчене і небезпечне. Насправді розвиток «хмар» почався ще в ті далекі роки, коли комп'ютери були величезними машинами і займали кілька приміщень, а то й поверхів. Весь цей час ці сервіси називали онлайн-сервісами та використовувалися для спілкування, зберігання різноманітної інформації, фотографій, відео, резервних копій даних. Але метафора «хмара», що виникла звідкись, ввела користувачів у замішання і породила недовіру до вже перевірених часом послуг.
Іншою причиною небажання використовувати «хмарні сервіси» в діяльності компанії часто стає впевненістю в унікальності своїх бізнес-процесів і неможливості їх автоматизації за допомогою «хмар». Тут існує 2 шляхи вирішення:
- Аналіз бізнес процесів з метою визначення, чим зумовлена їхня «унікальність». Часто причиною того, що бізнес-процеси організації відрізняються від стандартних, є дотримання традицій, на практиці означає, що бізнес-процеси вже давно не переглядалися і не оптимізувалися.
- Другий варіант передбачає кастомізацію хмарного обслуговування. Так, використання інфраструктури як сервіс дозволяє створити віртуальний пул ресурсів, на які можна встановлювати звичне програмне забезпечення. Або як сервіс можна використовувати програмну платформу, а необхідний додаток у такому разі конструюється відповідно до індивідуальних особливостей бізнес-процесів організації.
Ще один комплекс страхів пов'язаний з питанням контролю за інформацією, що зберігається в «хмарі»: дані зберігаються незрозуміло де вони можуть загубитися, стати доступними конкурентам, їх можуть вкрасти.
Насправді всі питання, пов'язані з інформаційною безпекою, можна вирішити, висвітливши їх у контракті, регламенті, угоді або іншому документі, що визначає обсяг послуг (SLA – service level agreement). У ньому можна визначити рівень надання сервісу, відповідальність оператора за порушення порядку надання сервісу, нормативи відновлення даних після збою. Причому часто буває так, що хмарні провайдери можуть забезпечити більш оперативне відновлення системи, ніж спеціалісти ІТ-служби конкретної компанії. Відповідальність за послуги, що надаються сервіс-провайдером, визначається на рівні юридичного лиця, та важливою частиною забезпечення безпеки є угода про нерозголошення (Non-Disclosure Agreement), яка юридично захищає дані. У ньому прописуються зобов'язання сторін та відповідальність за розголошення даних. Природно сервіс-провайдери, які вклали серйозні кошти в організацію бізнесу, всіма силами уникатимуть порушень, оскільки вся їхня діяльність побудована на довірі.
Щодо питань доступу до даних інших користувачів, тут варто дізнатися у оператора, як організовано спільне використанняресурсів. Варіантів реалізації безліч. І насправді найчастіше користувачі мають можливість контролювати свої дані, головне грамотно цей контроль здійснювати.
Крім того, від таких загроз, як розкрадання даних, DDoS-атаки та навмисна «поломка» сервісу не застраховані і традиційні рішення, і великої різниці, чи встановлено сервер в офісі у замовника чи дата-центрі, немає. Але, намагаючись отримати доступ до даних, що зберігаються у сервіс-провайдера, зловмисники зіштовхнуться з професійними апаратно-програмними засобами захисту (наприклад, пристроями Cisco ASA 5500 Series та IronPort), зі спеціалізованими рішеннями для захисту на рівні програм, з досвідченими системними адміністраторами, які займаються виключно питаннями безпеки.
Проблему недовіри оператору можна вирішити, наприклад, за допомогою незалежної сертифікації хмарних рішень. Процедура може бути як добровільна, і обов'язкова. Так, у США існує кілька стандартів сертифікації, що використовуються для забезпечення відповідності вимог управління організацією, безпеки, доступності сервісу, цілісності обробки даних, конфіденційності. Глобальна природа Інтернету передбачає, що провайдер юридично і фізично може розташовуватися у будь-якій точці світу, аби його умови задовольняли вимогам клієнта. Тому відповідність оператора суворому хмарному стандарту іншої країни може розглядатися як його конкурентна перевага.
Якщо ж говорити про ті питання, які можуть виникнути при використанні хмарних рішень, то тут можна зробити як мінімум 2 зауваження.
1. Не всі інформаційні системи можуть бути переведені у хмару. Хмарний варіант існування для деяких із них просто недоцільний. До таких систем можна віднести: системи, що працюють з виробничим та іншим специфічним обладнанням, у тому числі системи реального часу, високоінтегровані системи, замовні системи, розроблені 15-30 років тому. Дані системи можуть використовувати застаріле обладнання, операційні системи, що більше не підтримуються, і платформи. Часто сам розробник вже припинив їхню підтримку; системи, які забезпечують життєдіяльність підприємства. Це системи, які можуть призвести до катастрофічних наслідків або втрати бізнесу. Наприклад, для банку такою системою є АБС.
2. Проблема надійності підключення до Інтернет-провайдера. Під час використання онлайн-сервісів компанія потрапляє у залежність від доступності, швидкості, надійності інтернет-з'єднання. Щоб оцінити цей ризик, потрібно визначити його ймовірність та збитки (наприклад, за допомогою оцінки статистики та проблем, що виникали в минулих періодах). Найочевидніший варіант мінімізації цього ризику – організація резервного з'єднання.
Насправді задуматися про використання web-сервісу для роботи з документацією варто, якщо:
- в організації швидко збільшуються обсяги документообігу. Онлайн сервісидозволяють швидко і досить ефективно автоматизувати управління потоками документів з такими перевагами, як нижчі витрати на придбання та просте адміністрування ІТ-системи. Постачальник відповідає за управління інфраструктурою та підтримку сервісу, користувачеві не доводиться щось купувати, підтримувати чи чимось управляти. Вважається, що у більшості випадків великі підприємства можуть потенційно заощадити понад 50% витрат на інфраструктуру та управління порівняно з традиційним впровадженням програмного продукту, обравши для керування документами модель SaaS. Для невеликих компаній автоматизація документообігу у вигляді «хмарної» СЕД вийде ще менш витратною, т.к. відносна вартість інфраструктури, а також вартість адміністрування при цьому помітно знижуються.
- напрямок бізнесу компанії, що швидко розвивається. Використання СЕД з «хмари» може значно зменшити витрати компанії на управління програмним забезпеченням: зміни в системі відбуваються одночасно для всіх без встановлення додаткового ПЗ. Постачальник рішення здійснює оновлення на сервері, які миттєво стають доступними через Web-доступ, тому оновлення версій проходить непомітно для експлуатанта і додатково не оплачується.
- Ви не хочете витрачати гроші та час на проведення закупівельних процедур, переговорів, тестування, виконання робіт із впровадження та налаштування. Вибираючи хмарну СЕД, замовник побачить додаток у роботі вже в період тестової експлуатації, терміни впровадження будуть набагато меншими, а окупність настане набагато раніше.
- у Вашій організації є досить велика кількість транзакцій. «Хмарні» системи документообігу зазвичай дозволяють автоматизувати як внутрішній документообіг організації, а й рух документів між різними організаціями, що досить актуально нашого часу. Якщо компанія активно працює з клієнтами, постачальниками, партнерами - web-сервіс для роботи з документами може стати для неї ідеальним варіантом.
Так чи інакше, перехід на використання «хмарних рішень» має стати для компанії еволюцією, а не революцією: вибір, встановити сервери та програмне забезпечення у себе, скористатися «хмарним» сервісом або вибрати гібридну модель, є завжди.
Документообіг у "хмарі" - вирішення проблем середнього та малого бізнесу
Проблема організації електронного документообігу актуальна для будь-якого масштабу. Однак представлені на ринку рішення переважно розраховані на великий та середній бізнес та не можуть допомогти СМБ. Невеликим підприємствам потрібні "легкі", прості та недорогі СЕД. Можна звернутися до "хмар".
Реалізація спільної роботи з документами для малого бізнесу є таким же важливим завданням, як і для середнього та великого. Часто вона ускладнюється тим, що частина співробітників подібних компаній (наприклад, бухгалтер) знаходяться "на відстані", і в офісі робочих місць у них немає. Буває, що офісу як такого не існує, і всі співробітники працюють з дому. При цьому очевидно, що великі системи, що переважають на ринку, з недешевим впровадженням не підходять для СМБ - керівнику маленького підприємства немає сенсу платити за зайвий функціонал, немає свого майданчика з потужним сервером і адміністраторів, готових таку СЕД налаштовувати і підтримувати.
СМБ доводилося задовольнятися роботою з документами за допомогою звичайних офісних редакторів та електронної пошти. Проте пересилання, спільна розробка та узгодження документів таким чином не лише не допомагають вирішити основні завдання малого бізнесу, а й значно ускладнюють їх. У керівника немає чіткого розуміння, де й у якому стані перебуває потрібна редакція документа, коли та які правки до неї було внесено. Усе це породжує хаос і змушує витрачати час на впорядкування і контроль.
Завдяки розвитку хмарних сервісів на російському ринку почали з'являтися системи, призначені для вирішення проблеми організації спільної роботи з документами для невеликих підприємств. Одним із таких рішень є хмарна система електронного документообігу Docloud.
Як "хмари" змінюють СЕД
Хмарні технології(англ. cloud computing, також використовується термін "хмарні обчислення") - технологія обробки даних, за якої комп'ютерні ресурси та потужності надаються користувачеві як сервіс, доступний через інтернет. Користувач має доступ до власних даних і при цьому не повинен піклуватися про інфраструктуру, операційну систему та власне програмне забезпечення, з яким він працює.
Стосовно СЕД це означає, що для використання системи не потрібно закуповувати дороге обладнання, проводити впровадження та відправляти співробітників на навчання. Для доступу до всіх можливостей та функцій сервісу достатньо реєстрації на сайті. Користувач платить тільки за той обсяг ресурсів, який йому потрібен, і може зайти в систему з комп'ютера, планшета або смартфона будь-якої миті, де б він не знаходився.
Що вміє хмарна СЕД
Розглянемо основні функціональні особливості системи.
Почнемо з того, що система дозволяє зберігати та систематизувати будь-які документи за видами чи напрямками. Для цього необхідно лише перенести їх із ПК або зі сканера в систему і, при необхідності, додати коментарі або вказати додаткові метадані. Варто зазначити, що вкладені файли основних текстових форматів (TXT, RTF, DOC) можна переглядати прямо із системи, не завантажуючи на пристрій і не маючи ПЗ, необхідного для перегляду такого типу файлів. Наприклад, зі смартфона, на якому не встановлені програми для роботи з файлами, можна переглядати файли word і excel. Це значно спрощує роботу з планшетів та мобільних пристроїв.
Також керівник може швидко та легко налаштувати параметри доступу, визначивши, які працівники можуть бачити чи редагувати певні документи.
Для спрощення роботи з типовими документами у системі передбачено створення шаблонів. З їхньою допомогою можна значно полегшити процес створення та наповнення таких часто затребуваних документів, як "рахунок-фактура" або "акт".
Важливою функцією організації документообігу є узгодження та затвердження документа, тому її реалізація має бути зрозумілою та простою. У Docloud документ можна надіслати на погодження відразу після створення, вказавши співробітників, від яких потрібне узгодження або внесення правок, вся інформація про рух документа, його поточну версію та статус завжди доступна всім користувачам, що працюють з ним.
Швидкий та зручний повнотекстовий пошукдозволяє знаходити потрібні документи щодо змісту вкладених у них файлів, а параметричний пошук у папках дає можливість відбору за потрібними параметрами.
Що дає хмарна СЕД
Розглянемо переваги хмарних рішень СМБ. По-перше, при використанні такого програмного забезпечення компанії не доводиться платити за використання системи. У Docloud вже надано рішення, що містить найнеобхідніше. Увійшовши в систему, користувач виявить налаштовані за напрямками діяльності компанії папки, побачить основні види документів, що часто використовуються, і зручне рішення для їх перегляду. Всі документи, що вже закладені в систему, закривають більшу частину потреб будь-якої невеликої компанії, а при необхідності їх можна скоригувати.
По-друге, інтерфейс Docloud дозволяє будь-якому користувачеві відразу почати роботу з системою - всі основні дії роботи з документами він може вивчити в перші дні в ході роботи.
По-третє, при використанні хмарного програмного забезпечення компанії не потрібно платити за підтримку або брати на роботу системного адміністратора, оскільки даний видсервісу вже включено у вартість ліцензії. У разі виникнення будь-яких проблем користувач може оперативно отримати відповідь від фахівців, а також заглянути на форум технічної підтримки та ознайомитися з варіантами вирішення проблеми від користувачів, які вже з нею зіткнулися.
По-четверте, немає потреби переплачувати за термін використання системи. Гнучка політика ліцензування допоможе вибрати тип підписки та вказати необхідну кількість користувачів. У разі виникнення проблем керівник може призупинити роботу на строк до півроку, щоб повернутися до неї пізніше. При цьому всі налаштування та документи для нього будуть збережені.
Чим "хмари" заманюють гігантів
Ми розглянули вигоди від використання хмарної СЕД для керівників невеликих компаній, однак цей функціонал може бути цікавим не тільки для них.
Уявімо керівника одного з відділів великої компанії-його відділу знадобилася недорога і проста система внутрішнього узгодження документів, але СЕД, встановлена в його організації, надто перевантажена функціоналом або не може дозволити йому відокремитися від загальної структури. У такому разі йому підійде Docloud, в якій він зможе реалізувати свої завдання, не розгортаючи додаткових систем в офісах підприємства та не витрачаючи на це багато грошей із бюджету відділу.
Або уявімо проектну команду, що складається зі співробітників декількох різних організацій, яким необхідно узгоджувати документи між собою. У такій ситуації розгорнути локальне рішення неможливо і можна скористатися системою Docloud. При цьому їм не доведеться купувати дане рішенняна тривалий термін - обравши оптимальний тариф на час життя проекту, вони можуть припинити використання системи відразу після завершення.
Експерти зазначають, що якщо говорити про «хмари» стосовно сфери управління документацією, то тут хмарні технології не є чимось абсолютно новим. Сьогодні вже всім відомі основні принципи, якими будується робота при реалізації «хмарної» моделі, а також переваги, про які говорять постачальники хмарних сервісів. Серед таких переваг відзначають скорочення капітальних вкладень в інфраструктуру, витрат на її підтримку, спеціалістів тощо.
«Зараз у багатьох країнах органи влади розглядають можливість організації управління документами у державних структурах із застосуванням хмарних технологій. При цьому ті органи влади, які є відповідальними за забезпечення управління документами на державному рівні (насамперед це Національні архіви) займаються розробкою методичних рекомендацій та стандартів роботи з документами у хмарних середовищах. Однак у Росії вироблення таких стандартів зараз не ведеться. Тому, приймаючи рішення про перехід у хмари, необхідно розуміти, що певні ризики у хмарних середовищах існують, і ці ризики можуть перешкоджати отриманню реально існуючих перевагвід використання хмарних технологій», - каже провідний експерт з управління документацією компанії ЕОС, член «Гільдії Управляючих Документацією» та ARMA International Наталія Храмцовська.
За словами пані Храмцовської, найповніше переваги «хмар» виявляються в умовах public cloud. Але сьогодні жоден із Національних архівів країн, де розробляють «хмарні» стандарти, не рекомендує державним установамкористуватися «публічні хмари». Рекомендації для держорганів - створювати «приватні хмари» (private cloud), щоб зберігати під повним контролем документи та саму «хмару». Проте така модель значно знижує ефективність використання «хмари» та рівень економії коштів.
Важливо також враховувати, що у Росії спостерігається нерівномірний розвиток сфери автоматизації документообігу. У великих держструктур федерального рівня ця складова розвинена краще, ніж лише на рівні органів місцевої влади. Експерти зазначають, що від запровадження «хмарних» технологій в автоматизації діловодства найпомітніше виграють слабкі у частині інформатизації держструктури. Для федеральних органів влади, багато з яких мають власні ЦОД та унікальні програмні розробки, вигоди від переведення існуючої інфраструктури в «хмари» можуть бути значно меншими.
Питання інформаційної безпеки та управління ризиками є одними з ключових за умови переходу до «хмар». Це однаково відноситься як до органів державної влади, так і до комерційних структур, і про це в один голос говорять експерти всіх країн, у тому числі російські. Наведемо кілька основних з-поміж таких «хмарних» ризиків: перше - це можливість потрапляння в залежність від постачальника хмарних послуг. Існують також ризики, пов'язані з можливістю інсайдерського витоку, оскільки замовник не може контролювати те, які фахівці займаються роботою з даними на стороні оператора. Ризик втрати інформації та проблема виконання вимог законодавства щодо управління документами також є важливими.
Питання надійного поділу ресурсів між різними користувачами «хмари», захист персональних даних та коректна робота мережі передачі даних також відносяться до тих ризиків інформаційної безпеки, які потрібно враховувати.
Може скластися враження, що кількість ризиків занадто велика і використання «хмар» недоцільно, але це не так. По-перше, ще раз нагадаємо про ті переваги, які дає переведення в «хмару» інфраструктури управління документообігом: у «хмарній» моделі споживач платить лише за той обсяг послуг, який він споживає, не витрачаючи гроші на будівництво та підтримку інфраструктури та зарплату персоналу . Скорочення витрат - важливе питання комерційних компаній, які хочуть бути успішними. У випадку з держорганами (особливо це стосується регіональних структур) часто іншого варіанту, крім використання «хмари», просто немає, оскільки немає бюджету на організацію інфраструктури і на те, щоб платити штатному ІТ-фахівцю.
Крім того, уточнимо, що ризики та невідворотні події – це різні поняття. Ризики можна і треба враховувати. Якщо підійти виважено до цього питання, то проблем при використанні «хмар» буде не більше, а швидше за все навіть менше, ніж під час роботи «за старим роком». Зрештою, власна фізична інфраструктура теж періодично дає збій, а від загрози витоку інсайдерської інформації взагалі ніхто не застрахував.
Перш ніж ухвалити рішення про переведення в «хмару» електронного документообігу, експерти радять подумати над шляхами вирішення кількох основних питань: «Перше, що потрібно для себе визначити – це те, яка корпоративна чи інша інформація зберігатиметься, використовуватиметься і буде доступна через «хмарну» » Середа. Відповісти на питання про те, як буде здійснюватися процес забезпечення режиму безпеки для документів, що мають обмеження щодо доступу (наприклад, документи, що становлять ділову таємницю, персональні дані тощо) також необхідно заздалегідь. Друге серйозне питання - необхідність відстеження термінів зберігання та знищення документів після закінчення терміну давності, а також знищення копій інформації. Зазначу також: бажано, щоб сервери, де зберігається інформація в «хмарі», були в межах Російської Федерації. У випадку, якщо вони знаходяться поза межами нашої країни, у разі виникнення правових колізій власники дата-центрів підпорядковуватимуться законодавству тієї країни, де вони розташовані. Думаю, мало кому хочеться, щоб доступ до корпоративних даних чи даних російських держструктур міг бути отриманий третьою стороною за рішенням суду іншої країни, тому що сервери з «хмарними» даними знаходяться на її території», - каже Наталія Храмцовська.
До сказаного вище слід додати, що споживачеві слід ретельно підходити до вибору оператора «хмарних» сервісів. Найпершим аспектом є те, як у постачальника «хмарних» послуг організована система забезпечення інформаційної безпеки. Слід звернути увагу на те, яким чином постачальник здійснює набір співробітників, дізнатися, чи проходять співробітники компанії-постачальника перевірку служби безпеки, дізнатися, як здійснюється контроль доступу до інформації та якими системами стеження та контролю користується постачальник.
При веденні переговорів з провайдером «хмарних» послуг експерти радять звертати увагу на права та обов'язки сторін, що прописуються в рамках SLA. Наприклад, Наталя Храмцовська говорить про наступні «підводні камені»: «Перше, на що слід звернути увагу – це наявність у договорі так званих викупних платежів, тобто передбаченої суми, яка стягується зі споживача за вилучення інформації до визначеного у договорі терміну. Якщо такий пункт є, то у організації можуть виникнути труднощі, якщо вона вирішить перейти на обслуговування іншого постачальника послуг. У договорі мають бути чітко прописані конкретні розміри штрафів і ті санкції, які будуть накладені на постачальника «хмарних» послуг при втраті або пошкодженні інформації, що зберігається у нього. Необхідно також чітко оцінити, розмежувати та зафіксувати у договорі обов'язкові політики безпеки щодо різних типів електронних документів, що знаходяться на зберіганні, а також визначити та прописати розміри збитків у разі витоку конфіденційної чи іншої важливої інформації. Заздалегідь визначити в угоді можливі збитки внаслідок незнищення постачальником послуг документів після закінчення терміну зберігання також слід під час укладання SLA».
Експерти виділяють кілька основних рушійних сил, які сприятимуть активному переходу до електронних документів та використання у галузі «хмарних» моделей. Перше – це бажання суспільства, користувачів. Наталя Храмцовська вказує на таке: «Вже з повною впевненістю можна говорити про те, що люди сприймають інформаційні технологіїне як щось незвичайне, а як щось таке, що має бути «за умовчанням». Показово у зв'язку з цим ставлення до документів. Люди не хочуть знати, до якого архіву їм треба піти, щоб ознайомитися з тими чи іншими документами. Сьогодні вони хочуть знати, де потрібну документацію можна знайти у мережі Інтернет. На мою думку, цього року галузь електронного документообігу у нашій країні продовжить свій розвиток».
Важливим у розвиток галузі також є розуміння ситуації та відповідне прагнення з боку керівництва країни. Разом з тим, існує низка питань, які ще потрібно вирішити. Серед таких пані Храмцовська насамперед зазначає організаційні. У Росії сьогодні є електронні документи, у тому числі і з постійним терміном зберігання, але при цьому поки що немає жодного державного електронного архіву. Крім того, в Росії поки що не існує офіційного нормативного документа, який регулював порядок зберігання електронних документів.
18 червня 2012 р. 18:40На Docflow 2012 багато уваги було приділено дискусіям про «хмарні рішення», як виявилося – це чи не найпопулярніша нині тема серед експертів.
Я поцікавилася в одного з них, що таке «хмара», мені пояснили, що «хмарні рішення», це, по суті, можливість роботи у віддаленому доступі.
Уява відразу намалювало картинку «хмар» стосовно електронного документообігу, де невелика за чисельністю компанія вирішила встановити СЕД. І щоб не залучати додатковий IT персонал, не закуповувати додаткове обладнання чи оновлювати сучасне, орендує сервер. Наприклад, у компанії-постачальника системи електронного документообігу.
Проте, прочитавши низку статей на тему хмарних технологій, стає зрозумілим, що у світі поняття «хмари» інтерпретується набагато ширше. І статей у мережі з цієї тематики - безліч, і, як слушно висловився автор однієї з них: - «…велика кількість публікованих матеріалів не тільки не вносить ясності в аналізоване питання, а й ускладнює розуміння хмарних концепції».
То все-таки, де закінчується віддалений доступ і починаються хмарні технології?
Почнемо з огляду визначень «хмари» та «хмарних технологій», яких досить багато:
Хмари, коротко кажучи, це реалізація динамічної віртуалізованої інфраструктури.
Хмара — це не що інше, як великий дата-центр (або мережа взаємопов'язаних між собою серверів).
Хмарні технології - це технології обробки даних, у яких комп'ютерні ресурси надаються Інтернет-користувачеві як онлайн-сервіс. Слово «хмара» тут присутня як метафора, що уособлює складну інфраструктуру, що приховує за собою всі технічні деталі… Це одна велика концепція, що включає багато різних понять, що надають послуги. Наприклад, програмне забезпечення, інфраструктура, платформа, дані, робоче місцеі т.п.
Останнім часом питання, пов'язані з побудовою хмарних систем, починають залучати не лише великі компанії, а й державні структури в різних країнах світу. Нещодавно групою експертів було випущено документ, призначений для Єврокомісії, в якому була спроба систематизувати сучасний досвід у галузі побудови хмарних систем та виробити рекомендації щодо розвитку IT систем у Євросоюзі.
Згідно з цим документом, «хмара – це динамічно розширювана інформаційна система, що при необхідності надає споживачам IT сервіси із заданими характеристиками і дозволяє контролювати якість надання послуг відповідно до закладених метриків».
Найважливіше у цьому визначенні те, що хмарні системи є сервіс-орієнтованими: їхнє основне завдання — забезпечити споживача якісною послугою.
Відповідно, виділяється кілька моделей надання послуг:
- інфраструктура як послуга (IaaS)
Як правило, модель IaaS передбачає надання віртуального сервера, сховища, мережної інфраструктури;
- платформа як послуга (PaaS)
- Надання доступу до програмній платформі. Користувачі можуть створювати та розміщувати власні додатки на базі даної платформи, вони мають доступ до управління ресурсами нижчого рівня (операційна система, сховища даних тощо);
- ПЗ як послуга (SaaS)
- Надання програмного забезпечення. У цій моделі користувачі отримують доступ лише до функціоналу необхідного програмного забезпечення через мережу. *
Відповідно до SaaS-концепції ви платите не одноразово, купуючи продукт, а як би берете його в оренду. Причому, використовуєте ті функції, які вам потрібні (і, відповідно, платите за них же).
З визначеннями та моделями послуг трохи розібралися.
Тепер спробуємо зрозуміти сутність роботи хмарних технологій.
Якщо взяти простий приклад комп'ютерних ігор, « то технічно це виглядає так: сама гра розташовується на віддаленому сервері і там же проводиться обробка графіки, яка на комп'ютер кінцевому користувачеві надходить вже в «готовому» вигляді. Простіше кажучи, ті обчислення, які при звичайній грі на комп'ютері виконують відеокарта та процесор, тут уже виконані на сервері, а ваш комп'ютер використовується лише як монітор. *
З кого ж розпочалися такі казкові послуги?
Публічна історія власне cloud computing у сучасній реалізації починається приблизно з 2006 року. Саме тоді компанія, що не потребує представлення, Amazon представила свою інфраструктуру веб-сервісів (Web Services), що забезпечує не тільки хостинг, але і надає клієнту віддалені обчислювальні потужності. Після Amazon аналогічні сервіси представили Google, Sun і IBM. А у 2008 році свої плани у цій галузі озвучила компанія Microsoft. Причому Microsoft анонсувала не просто сервіс, але повноцінну хмарну операційну систему Windows Azure.
Тепер звернемося до області, що цікавить, безпосередньо пов'язаної з СЕД. Що означає «хмарні технології» для неї?
Віддалений доступ до СЕД забезпечує співробітника актуальною інформацією щодо рішень, що приймаються в компанії, дає можливість брати участь в обговореннях та прийнятті цих рішень незалежно від того, де знаходиться співробітник. Звичайно, насамперед це актуально для керівників, тому що без погодження з ними не ухвалюється жодне важливе рішення. Проте представники середньої ланки теж можуть належним чином оцінити можливості віддаленого доступудо СЕД. Наприклад, керівники виробничих відділів великих компаній, які постійно знаходяться на об'єктах, або менеджери з продажу, яким доводиться часто виїжджати на зустрічі, завдяки цій можливості зможуть вчасно переглянути та погодити документи, підготовлені бекофісом для замовників.
Чим хмарні технології можуть допомогти бізнесу?
По-перше, користувачеві не потрібно дбати про продуктивність свого ПК, не потрібно переживати про вільному місціна дисковому просторі.
По-друге, користувач платить лише за послугу, надані можливості та лише за конкретні функції.
По-третє, хмарні технології допомагають бізнесу у сезонному сенсі. Наприклад, якщо компанія продає подарунки до міжнародного жіночого дня, який знають тільки раз на рік, у решту часу (взимку, влітку, восени) її послуги нікому будуть не потрібні. І саме в цей час компанія не буде нести витрати на обслуговування того величезного функціоналу, який потрібен їй тільки в піковий період.
Отже, використовуючи хмарніше технології, компанія уникає проблем, пов'язаних з покупкою додаткових ліцензій, часом на встановлення та налаштування додатків на кожному комп'ютері та пошуку нового IT-співробітника, використовуючи онлайн-варіант необхідного софту, Заплативши лише за той час, який співробітники користувалися цим софтом.
Якщо ж говорити глобально, то всі варіанти хмарних технологій мають на увазі передплату моделі оплати (за фактичне використання). Причому, не тільки щодо софту, а й щодо апаратних ресурсів. І це умовно називається Pay as you go. Ну а тим, кому апаратні ресурси не потрібні, можуть просто взяти необхідні додатки в оренду (і тут ми повертаємося до поняття Software as a Service (SaaS)).
Завантаження...