Електронна поштавизнаний інструмент управлінської діяльності у світі.
У розвинутих країнах повідомлення електронної пошти розглядаються як повноцінні ділові документи, що закріплено лише на рівні законодавства.
У США електронна пошта зараз становить основну частину документів адміністрації, що приймаються на архівне зберігання.
Згідно з дослідженнямARMA International: більше 60 % електронних ділових документів передаються у вигляді приєднаних файлів у повідомленнях електронної пошти та до 60 % критично важливої ділової інформації зберігається у середовищі обміну повідомленнями.
Проблеми організації роботи з корпоративною електронною поштою:
робота з електронною поштою виконавців, які не мають відповідної підготовки у галузі управління документами. Потрібно автоматизувати роботу з електронною поштою таким чином, щоб основні рутинні діловодчі операції (реєстрація, класифікація, встановлення термінів зберігання тощо) проводилися в автоматизованому або напівавтоматизованому режимі;
різке зростання обсягів інформації, довгострокову безпеку якої потрібно забезпечити (нові законодавчі акти про вилучення електронної інформації, передбачають жорсткі покарання за незбереження документів, внаслідок чого багато організацій почали зберігати всі коли-небудь отримані електронною поштою повідомлення).
Теорія зберігання електронних листів як ділових документів добре розроблена, але вимагає від рядових виконавців великих знань та проведення нетривіальних технічних операцій, що створює низку додаткових проблем.
Зазвичай рекомендується зберігати електронну пошту в системах керування електронними документами (СЕД/ECM/ERM ), оснащених відповідними технічними модулями, але навіть за використання таких систем у працівників виникають труднощі. Більше того, застосування ERM-системи змушують користувачів змінювати свій звичний стиль роботи на більш трудомісткий та обтяжливий. Більшість поштових систем не забезпечують надійного захиступовідомлень та управління ними відповідно до вимог до діловодства, а просто служать місцем зберігання повідомлень.
Е електронна пошта, як правило, надходить до організації на адреси конкретних співробітників, отже:
лише один співробітник організації має доступ до цінної корпоративної інформації, важливі корпоративні знання практично недоступні іншим співробітникам;
повідомлення електронної пошти не захищені, вони просто зберігаються в поштової системи;
управління поштою здійснюється на розсуд окремих співробітників, і немає жодної впевненості в тому, що вони роблять це відповідно до встановлених у цій організації правил (якщо такі правила є).
ІТ-забезпечення безпеки корпоративної електронної пошти:
Поштовий брандмауер– режим роботи, за якого сервер корпоративної пошти знаходиться всередині корпоративної мережі підприємства та захищений міжмережевим екраном, а доставка повідомлень адресатам доручається MailEssentials. Ця функція дозволяє убезпечити поштовий сервер від вторгнень ззовні – зловмисник просто не побачить його.
Попередження про відповідальність(disclaimer – англ., юр. відмова від прав будь-що) - примусове приєднання до тілу кожного вихідного листа заздалегідь певного короткого тексту. Тут може бути інформація про компанію, реквізити тощо, а може й попередження про умови використання інформації, що міститься в листі. Така функція відсутня у переважної більшості поштових серверіві допоможе створенню іміджу серйозної компанії, що піклується про зовнішній вигляд електронних повідомленьсвоїх працівників.
Антивірусний захист – завдяки вбудованому антивірусу всі повідомлення автоматично перевіряються на наявність шкідливих програм. Це та сама профілактика, яку краще провести заздалегідь, ніж лікувати потім хворобу-вірус, який заразив корпоративну інтрамережу.
Архівація прийнятої та відправленої кореспонденції– зберігає копії всієї вхідної та вихідної пошти. Допоможе відновити втрачене листування та посилити контроль за співробітниками.
Перевірка вмісту/антиспам – допоможе зупинити потік небажаної кореспонденції, що зростає в інтернеті з кожним днем. Дозволить скоротити втрати робочого часу через використання співробітниками корпоративної пошти в особистих цілях.
Автоматичне стиск за критерієм– включає вбудований архіватор для стиснення (формат zip), вкладених у вихідний лист файлів. Стиснення можна налаштувати за критерієм – файл більш певного розміру, розширення зі списку тощо. Дозволяє заощаджувати пропускну спроможністьвихідного каналу під час надсилання кореспонденції.
Шифрація/дешифрація кореспонденції – криптографічний захиствхідної та вихідної пошти «на льоту». За загальнодоступними каналами електронна пошта передається та приймається в зашифрованому вигляді, що не читається, і автоматично без участі кінцевого користувача-співробітника дешифрується для передачі по корпоративній мережі. Застосовується відомий криптографічний пакет PGP, який використовує технологію відкритого ключа, із стійкістю до 4096 біт.
Про парність (за обсягом, кількістю, часом доби, цільовим доменом та користувачем відправленої та прийнятої кореспонденції). Дозволить ІТ-відділу прогнозувати інформаційні потоки та збалансувати навантаження на поштовий сервер.
Програма "Пошта" (або "Mail") є штатним додатком системи iOSі не вимагає додаткової установкиз App Store. Однак для роботи з поштовим клієнтом необхідно заздалегідь провести процедуру налаштування «Пошта». У цій статті будуть розглянуті всі можливі етапи налаштування поштового клієнта на прикладі програми «Пошта».
Стандартне налаштування «Пошти» на iPhone/iPad
Для налаштування поштового клієнта йдемо в "Налаштування" -> "Пошта, адреси, календарі". Тут користувач надає вибір сервісів, таких, як Google, Yahoo, iCloud, Outlook і так далі. Для підключення облікового запису сервісу, що не входить до загального списку, необхідно тапнути за кнопкою «Інше», проте в цьому випадку процедура підключення облікового запису може відрізнятися від стандартної.
Вибравши сервіс, в якому у вас вже існує обліковий запис, необхідно тапнути за його логотипом, після чого вказати основні дані вашого облікового запису: ім'я, e-mail, пароль. Після перевірки інформації, у разі відсутності помилок, програма «Пошта» буде готова до роботи. Не поспішайте залишати розділ «Пошта, адреси, календарі». Тут також можна налаштувати деякі стилі оформлення, сповіщення, підпис та інші дрібниці.
До речі, у разі потреби можна додати відразу кілька облікових записів різних поштових сервісів.
Додавання облікового запису Tut.by, Rambler, Яндекс і т.д. до програми «Пошта» на iPhone / iPad
Додати до штатного поштового клієнта iOS «Пошта» обліковий запис Tut.by чи Rambler можна лише з допомогою прив'язки адреси сервера. Для цього у вікні вибору сервісу необхідно натиснути «Інші». У меню, що з'явиться, введіть ім'я, пошту та пароль.
- Mail.ru - pop.mail.ru
- Yandex - pop.yandex.ru
- Rambler - pop.rambler.ru
- Tut.by - pop.gmail.com
- Mail.ru - smtp.mail.ru:25
- Yandex -smtp.yandex.ru
- Rambler - smtp.rambler.ru
- Tut.by - smtp.gmail.com
Якщо ви зіткнулися з помилкою «Сервер відхилив одержувача, оскільки. він не дозволяє ретрансляцію» або «Помилка ретрансляції» у поштовому клієнті, перевірте правильно заповнену інформацію.
Як завершальний етап, в останньому меню налаштування вказуємо ті розділи, які хочемо синхронізувати з поштовим сервісом (контакти, календарі і т.д.), зберігаємо всі виконані налаштування і перевіряємо роботу пошти. У разі помилки в роботі поштового сервісу спробуйте повторити всю процедуру знову. Можливо, ви просто щось пропустили на одному з етапів.
Також перевірте, щоб у налаштуваннях вашого поштового облікового запису, у розділі «вихідна пошта», у пункті «первинний сервер» було активовано використання SSL. Якщо це не допомагає і пошта продовжує не працювати на вашому iPhone або iPad, то, в тому ж розділі, змініть чисельне значення порту сервера на 465 або 25.
Двоетапна автентифікація Google: налаштування пошти на iPhone або iPad
Найчастіше користувачі Gmail для підвищення безпеки свого облікового запису Google активують функцію двоетапної автентифікації. З моменту її включення активний поштовий обліковий запис на iPhone і iPad перестає працювати, видаючи помилку «Неправильне ім'я користувача або пароль». При цьому повторне введення пароля або перевірка імені користувача (про всяк випадок) користі ніякої не приносять.У такому разі необхідно зробити наступне:
Крок 1. Заходимо через браузер у свій обліковий запис Google і переходимо в розділ «Безпека» .
Крок 2. Шукаємо рядок «Двоетапна автентифікація» та заходимо до «Налаштувань».
Крок 3. Вам запропонують ввести пароль від облікового запису Google, після чого ви потрапите в налаштування цієї функції. Нам потрібна друга вкладка "Паролі додатків". Тиснемо на кнопку «Керування паролями програм» і ще раз вводимо пароль.
Крок 4. Нам відкривається список усіх програм, які мають доступ до вашого Google-акаунта та пошти в тому числі. Тут можна надати доступ до програми «Пошта» на вашому iPhone та iPad. Для цього, клацнувши по меню «Програми», виберіть «Пошта», а праворуч, клацнувши по меню «Пристрій», виберіть iPhone або iPad і натисніть кнопку «Створити».
Крок 5. Після всіх маніпуляцій відразу відкриється інструкція, що містить Новий парольдля налаштування облікового запису на вашому девайсі.
Дотримуючись інструкцій, зайдіть у "Налаштування" -> "Пошта, адреси, календарі", виберіть у списку обліковий запис Gmail і змініть пароль на те, що буде вказано в інструкції. Готово!
Поштові клієнти з App Store
Незважаючи на наявність цілком якісного штатного на iOS, непоганими альтернативними варіантамиможуть стати: Mailbox, myMail, Boxer (доступна lite версія) та стандартні клієнти від Google, Yandex, Yahoo тощо. Кожна з додатків має унікальний дизайн і може похвалитися цікавими функціями, завдяки яким робота з електронними листамистане набагато легше та зручніше. Вибір залишається за вами.Якщо ви не знайшли відповіді на своє запитання або у вас щось не вийшло, а в коментарях нижче немає відповідного рішення, запитайте через нашу . Це швидко, просто, зручно та не вимагає реєстрації. Відповіді на свої та інші питання ви знайдете в розділі.
Приєднуйтесь до нас
У зв'язку з майбутнім закриттям Google всіх сервісів своєї електронної пошти, що знаходяться поза доменом gmail.com на сервісі Google Apps Partner Edition, TUT.BY домовився з компанією Яндекс про поступове перенесення вмісту поштових скриньок та всього листування користувачів TUT.BY на сервіс Яндекс.Пошта. Усього буде перенесено понад 2 мільйони акаунтів.
Частина листа Google із попередженням про швидке закриття сервісу
Шановні партнери,Re: Повідомлення про припинення підтримки Google Apps Partner Edition
Дякуємо за співпрацю та використання партнерської версії Google Apps.
Згідно з планами Google з інтеграції, ми вирішили припинити підтримку партнерської версії цього продукту.
Що станеться?
Не пізніше 15 квітня 2015 року поштова скринька @tut.by змінить дизайн, стане дуже схожою на Яндекс.Пошту, але продовжить виконувати свої колишні функції з колишнім архівом та колишніми папками.Ваш електронний Поштова адресатакож залишиться тим самим -<…>@tut.by, нікого сповіщати не треба. Поштові роботи непомітно автоматично перенесуть ваше листування та папки в новий сервіс цілістю та безпекою.
Враховуючи той факт, що "Белтелеком" має окремий виділений канал для Яндекса, з'єднання з поштовою скринькою стане швидшим і надійнішим.
До чого потрібно бути готовим?
Жодних дій вчиняти не потрібно, якщо ви:
- Не користуєтеся поштовими програмами (MS Outlook, The BAT!, Пошта Android, iPhone, Microsoft Outlook Mobile та ін.) для перегляду пошти TUT.BY;
- Не прив'язували адресу TUT.BY в Android-смартфоні (планшеті) до облікового запису Google (розділ "Налаштування - Облікова запис Google" - <…>@tut.by);
- Не користувалися сервісами Googleза допомогою прив'язаного до пошти TUT.BY облікового запису Google (Календар, Контакти, Google Drive, Google Play Store та ін.)
У решті випадків потрібно підготуватися до переходу:
- Інформація для користувачів поштових програм (MS Outlook, BAT!, Пошта Android, iPhone, Microsoft Outlook Mobile та ін) знаходиться .
- Інформація для тих, хто вказав свою скриньку TUT.BY в обліковому записі смартфона або планшета на Android - . Важливо!Не плутайте обліковий запис Google для Android-девайсів з електронним обліковим записом пошти Gmail: щось змінювати, якщо в налаштуваннях смартфона/планшета (розділ "Налаштування - Обліковий запис Google") адреса вже закінчується на gmail.com, не потрібно. Змінити реєстрацію потрібно лише якщо вона закінчується на @tut.by.
- Інформація для користувачів Google Apps, зокрема, Календаря, Drive і т.д., знаходиться .
Звертаємо вашу увагу, що вирішити всі питання зі зміною налаштувань та перенесенням даних (Контакти, Завдання, Календар тощо) необхідно протягом найближчих 10 календарних днів.
Оновлення поштового сервісу TUT.BY коментує генеральний директорТОВ "ТУТ БАЙ МЕДІА" Олександр Чекан:
"Ми розуміємо, що багатьом користувачам доведеться знову звикати до нового зовнішньому виглядуїх ящика, проте продукт компанії Яндекс - це найкраще з можливих рішеньдля пошти TUT.BY на сьогодні. Наша багаторічна співпраця з цією компанією дозволяє бути впевненими, що якість сервісу буде на вищому рівніі листи, як і раніше, приходитимуть і доставлятимуться миттєво".
Які можливості надаються під час реєстрації поштової скриньки?Безкоштовні поштові скриньки користувачів TUT.BY розміщені на платформі Яндекс.Пошта. Об'єм поштової скриньки не обмежений.
Користувачам електронної пошти надається:
- коротка поштова скринька з адресою у форматі имя@tut.by;
- доступ через поштові клієнтиза поширеними протоколами IMAP4/POP3/SMTP;
- підтримка шифрування SSL/TLS;
- доступ через мобільні пристрої;
- зручний веб-інтерфейс, який може повністю замінити поштову програму;
- фільтрація небажаної кореспонденції (спаму) та вірусів із застосуванням інноваційних технологій;
- підтримка документів та електронних таблиць з можливістю імпорту та експорту з/в ПЗ сімейства Microsoft Office(Word, Excel);
- список контактів, календар, можливість зберігання файлів на Яндекс.Диску
- і багато іншого…
Існує три способи відновлення: за допомогою резервної адреси, SMS або відповіді на Секретне питання.
- Якщо у вас є доступ до електронної скриньки, який ви вказали як резервний для облікового запису на TUT.BY, те, щоб отримати посилання на введення нового пароля, достатньо ввести логін (ім'я користувача TUT.BY) на сторінці , а потім вказати резервну адресу.
- Щоб отримати код для зміни пароля у вигляді SMS, потрібно ввести логін (ім'я користувача TUT.BY) на сторінці , натиснути кнопку "SMS" і ввести номер телефону повністю.
- Ви також можете ввести новий пароль після відповіді на таємне запитання безпосередньо на сторінці.
Зверніть, будь ласка, увагу на те, що змінити пароль засобами Яндекса неможливо: усі операції з паролями здійснюються лише на TUT.BY.
Якщо ви вибрали більше одного способу відновлення, будь-який з цих способів можна видалити. Після видалення відповіді на секретне запитання даний спосібвідновлення стає недоступним надалі, тоді як резервну адресу та номер телефону після видалення можна буде знову прив'язати до облікового запису. Кожна поштова адреса може бути використана як резервна тільки для одного облікового запису на TUT.BY. Аналогічно: кожен номер телефону може бути прив'язаний лише до одного облікового запису.
Служба технічної підтримкипорталу також не займається розробкою програмного забезпечення і ніколи не розсилає програми користувачам. У жодному разі не запускайте додані до подібних листів файли і не переходьте за посиланнями (особливо якщо файли заархівовані) – це небезпечні віруси.
Якщо ви отримали такий підозрілий лист з будь-якої з адрес у форматі ім'я@tut.by, повідомте про це, будь ласка, за адресою [email protected], щоб ми могли заблокувати обліковий запис відправника.
Єдина відмінність: користувачі TUT.BY у полі Ім'я користувачавказують не просто логін, а адреса поштової скриньки повністюу форматі ім'я@tut.by.
Якщо всі налаштування вказані, а поштова програма не приймає або не надсилає листи, ви можете звернутися за допомогою за адресою [email protected]– до листа додайте скріншоти налаштувань та вікна з повідомленням про помилку.
Єдина відмінність: у полі "Ім'я користувача" потрібно буде ввести адресу поштової скриньки у форматі имя@tut.by. З двох можливих протоколів вхідної пошти рекомендуємо вибрати IMAP.
Крім того, на мобільних пристрояхтакож можна працювати з поштою через web-інтерфейс (вхід на сторінці https://mail.tut.by).
Можливість встановлювати аватари на Яндекс.Пошті для користувачів TUT.BY, на жаль, не передбачено. Іноді в рядки з надісланими листами додаються фотографії користувача, вибрані за результатами автоматичної обробки даних соціальних мереж. Якщо ви виявили помилку (тобто, у відправника відображається не ваш аватар), ви можете звернутися до служби підтримки Яндекса через форму зворотнього зв'язкуна сторінці https://yandex.ru/support/mail-new/web/preferences/about-sender-form.html#about-sender-form.
Завантаження...